MANUAL SIAF

Modulo Contable
El presente manual tiene por finalidad brindar orientacin acerca del Modulo Contable

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INTRODUCCIN
Para elaborar un Estado Financiero lo debemos dividir en etapas. No se puede procesar la segunda etapa sin haber culminado la primera, ni la tercera sin haber culminado la segunda, el proceso de trabajo es paso por paso.

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ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS ANUALES

PRIMERA ETAPA FASE PRELIMINAR DE CIERRE ANUAL 2011 (Alimentacin de Dato !
BASE LEGAL. " " " " " " Le$ N% &'()' " Le$ #eneral del istema Nacional de Contabilidad* modificada por la Le$ N+ &,-.(/ Directi0a N+ ))."&)1)"E!2,./)1 " Cierre Contable $ 3resentacin de Informacin para la Elaboracin de la Cuenta #eneral de la 4ep5blica $ sus modificatorias/ Le$ N+ &'11& Le$ Marco de la Administracin del ector 35blico/ Le$ N+ &('1- Le$ del Cdi6o de 7tica de la funcin 35blica/ Le$ N+ &(888 Le$ del 3rocedimiento Administrati0o #eneral $ modificatoria/ 4D N+ ))1 "&)),"E!2,./ Aprob el uso obli6atorio del 3lan Contable #ubernamental &)),* modificada por 4D N+ ))&"&)1)"E!2,./)1

El Usuario, antes de empezar a la contabilizacin de los registros administrativos, se le recomienda que ha a terminado con la in!ormacin siguiente"

#.

Es importante $ctualizar los %ibros &ancos para su posterior 'onciliacin &ancaria, (especto a la 'onciliacin &ancaria siempre he usado un m)todo e!ectivo que consiste en 'onciliar Primero los libros &ancos con el E*tracto &ancario, la di!erencia deben ser cheques en +ransito 'artera que se imprimen del mismo ,-$F, debe cuadrar las di!erencias que no !iguran en este proceso deben ser revisados analizados, !inalmente se concilia los %ibros &ancos con el $u*iliar Estandar. -N.(E,$( $ /01U%0 $1/-N-,+($+-20

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2.

(egistro de 4fechas de entrega, de acuerdo a la !echa en que !irma el comprobante de pago el Proveedor, no se debe llenar la !echa en caso de cheques anulados 5dejar en blanco6. /01U%0 $1/-N-,+($+-20

EN ESTA COLUMNA SE REGISTRA LA FECHA DE ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS EMITIDOS

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3.

(egistro de todos los e*pedientes administrativos de -ngresos .astos al #889, as: como sus ,ecuencias 5$mpliaciones, (ebajas, 1evoluciones, $nulaciones (easignaciones6, en otras palabras todas !ase de los 'ompromisos, 1evengados, .irados, Pagados, 1evoluciones, $nulaciones, (easignaciones, $mpliaciones, (ebajas, etc. correspondiente al Ejercicio 28##, deben estar completamente (egistrados aprobados. $s: como tambi)n todas !ase de 1eterminado, (ecaudado, de los (ubros (ecursos 1irectamente (ecaudados ;8<, 0tros -mpuestos ;8=, Foncomun;8>, 'anon ? #= otros, deber@n estar registrados en el ,-$F al #889 e*cepto el (ecurso 0rdinario (ubro 88. $simismo %os intereses .enerados todo tipo de ingresos a !avor de la Entidad. ,i encontrara e*pedientes con estados di!erentes al $probado, deber@ proceder a su regularizacin. /01U%0 $1/-N-,+($+-20

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EL NUMERO A LA ALTURA DE LA COLUMNA DE LA LETRA A, NOS INDICA QUE EL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA APROBADO,, CASO CONTRARIO SE PROCEDERA A SU APROBACI{ON

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7.

'ontabilizacin de los documentos entregados. Para la contabilizacin de los documentos entregados se ingresa al modulo contable, tal como se muestra a continuacin" Ingre a!o al Modulo CONTABLE" U uar#o " Cla$e " CONTABLE CONTABLE

%os usuarios las claves pueden ser di!erentes en cada uno de los pliegos, pero para nuestro caso tenemos las que mencionamos l:neas arriba.

INGRESAMOS CONTABE

AL

MODULO

E 9ACE CLIC: EN MODULO CONTA;LE E<CUTO4A* =UE E EL MODULO DONDE E 4EALI>A TODO EL 34OCE O DE ELA;O4ACION DE LO E TADO !INANCU4O

3A4A LA CONTA;ILI>ACION DE DOCUMENTO ENT4E#ADO E IN#4E A AL MENU 4E#I T4O* U; MENU CONTA;ILI>A* O3CION DOCUMENTO ENT4E#ADO

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>

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A3A4ECE4A LA I#UIENTE 3ANTALLA* EN LA CUAL E ELI#E EL ME A CONTA;ILI>A4* O<O* 3A4A CONTA;ILI>A4 34EVIAMENTE E DE;E 9A;E4 4E#I T4ADO LA !EC9A DE ENT4E#A/

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EN EL 34E ENTE CA O ?A E 9A 4E#I T4ADO LA !EC9A DE ENT4E#A

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<

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E 9ACE CLIC: EN EL ;OTON CONTABILI%A R

AUTOMATICAMENT E A3A4ECEN LA CUENTA EN LA COLUMNA DE;E ? 9A;E4 ? LA LET4A ? NUME4O E CAM;IA A COLOR A%UL

A.

-ncorporar en el /odulo de Proceso Presupuestario, P-$, saldos de &alances todos los cr)ditos suplementarios, asimismo las modi!icaciones deben estar aprobadas registradas con su Numeracin de (esolucin sirve para la obtencin autom@tica de los PP# PP2.

B. (egularizar con la respectiva (esolucin todas las notas de modi!icacin presupuestaria aprobadas de tipo 4883;'r)ditos $nulacionesC. >. %os responsables de las 0!icinas de Presupuesto o la que haga sus veces, en la Entidad deben de realizar el registro de las metas !:sicas hasta el segundo semestre del ejercicio !iscal a rendir, de pro ectos de inversin gasto social de manera que re!lejen la imagen !iel del avance de las metas !:sicas programadas ejecutadas en el ejercicio, debiendo ser coherentes con los montos programados ejecutados de su presupuesto.5,irve para la obtencin de los reportes P- .,6

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#8

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=. ,olicitar in!ormacin a o!icinas de +esorer:a, $lmac)n, %og:stica, 'ontrol Patrimonial, (ecursos Dumanos, Presupuesto, 0bras $sesor:a Eur:dica, para realizar las conciliaciones semestrales, provisiones, liquidaciones, contingencias otros hechos que tengan incidencia !inanciera. Finalmente al cumplir lo seFalado en los p@rra!os precedentes podemos pasar a la Se"#nda Eta$a para elaborar un Estado Financiero 'ompleto (elevante, el incumpliendo de algunas proceso generara inconsistencia un &alance irreal.

<.

SE%UNDA ETAPA FASE PRELIMINAR DE CIERRE ANUAL 2011 (Conta&ili'acione ( An)li i ( Nota de Conta&ilidad( $*oce o + ,alidacione de e**o*e !

#. %as Unidades Ejecutoras /unicipalidades, registrar@n en !orma autom@tica, v:a el /dulo ,-$F, el $siento de $pertura 28##, el cual mostrar@ las mismas cuentas contables montos del $siento de 'ierre de 'uentas de &alance del 28#8.

Para crear los $sientos de $pertura del Ejercicio 28##, se debe ingresar al /enG Re"i t*o, ,ub /enG Nota de Conta&ilidad-

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##

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El ,istema crear@ los $sientos de $pertura, mostrando los mensajes siguientes" H 4$siento de $pertura 'uentas Patrimoniales !ue creado e*itosamenteI 888888888# Jrea 8888C H 4$siento de $pertura 'uentas de 0rden !ue creado e*itosamenteI 8888888882 Jrea 8888C

%uego de haberse creado los

El botn C4EA4 A IENTO DE A3E4TU4A mi6ra la informacin de las Notas de Cierre del E@ercicio anterior ACuentas 3atrimoniales $ Cuentas de OrdenB/ i en estas Notas no se Cubieran re6istrado los montos correspondientes en el Drea Cuentas ;ancarias* estos no se 0isualiEarFn en el A IENTO DE A3E4TU4A &)11/

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#2

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El Usuario deberF actualiEar estos montos* de lo contrario* al 6rabar la Nota Contable el istema presentara un mensa@e de 0alidacin informati0o* indicando las Cuentas Contables Gue se encuentran pendientes de distribucin/

3ara las entidades Gue Can cerrado su contabilidad &)1) en el IA! $ si no Can 6enerado sus Asientos de Apertura* el istema permite crear Notas de Contabilidad a partir de la Nota N+ ).* reser0ando los n5meros de Notas )1 $ )& para los Asientos de Apertura de Cuentas 3atrimoniales $ Cuentas de Orden/ cual responder@ ,-

Las entidades Gue estFn incorporFndose por primera 0eE en el aHo &)11* crearFn la primera Nota de Contabilidad con el N+ )1/

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#3

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2. $siento de Presupuesto de -nstitucional de $pertura 5P-$6 de -ngresos

gastos.

3or el 3IA de in6reso $ 6astos* se elabora las correspondientes Notas de Contabilidad* en la cual se procederF a ele6ir el cdi6o de la Nota

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#7

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#A

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3. 'r)ditos ,uplementarios Cuando la Entidad tiene ma$ores in6resos ACrIdito suplementarioB por cualGuier fuente de financiamiento* se elabora las correspondientes Notas de Contabilidad

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#B

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7. ,aldo de &alance del aFo 28#8

El saldo de ;alance corresponde un CrIdito suplementario por lo Gue se procederF a elaborar las correspondientes Notas de Contabilidad

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#>

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A. $justes t)cnicos 5provisin6

Efectuar el cFlculo $ re6istro de los a@ustes tIcnicos en forma mensualiEada Aa eJcepcin de la pro0isin para obli6aciones pro0isionales Gue es de periodicidad anualB como son depreciaciones* cts $ otros/ En el presente caso presentamos un e@emplo de asiento contable por depreciacin/

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#=

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#<

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B. -ngresos

salida de &ienes de almac)n.

3ara el caso de in6reso salida de almacIn ele6imos el cdi6o del 6rupo )&)))) Mo0imiento de bienes $ secuencial Gue corresponda

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2#

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>. %iquidaciones de 0bras

otras operaciones de regularizaciones.

3ara el caso de LiGuidaciones de Obras ele6imos el cdi6o del 6rupo )&)))) Mo0imiento de bienes $ secuencial ))(

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=. 'onstatar que la ejecucin de ingresos sea ma or o igual que la ejecucin de gastos por cada rubro. $ntes de proceder a consultar los reportes de ejecucin de ingresos gastos se generar procesos en el menG PR.CES.S, submenG %ESTI.N DE PR.CES.S / EN,I., opcin CIERRE PRESUPUESTAL / ANE0.S-

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Una vez realizada los procesos correspondientes se realiza la consulta como se muestra a continuacin"

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2A

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<. ,e procede a contabilizar todos los .astos -ngresos (egistrados en el ,-$F, deber@n ser contabilizados al #889 aplicando los principios contables criterio personal para una adecuada distribucin usando el plan contable .ubernamental, esta operacin se realizara en el modulo 'ontable. $l !inalizar no deber@ quedar ningGn registro por contabilizar.

PERSONALI%ACION DE TABLA DE OPERACIONES La personaliEacin de TA;LA DE O3E4ACIONE * consiste en seleccionar los 6astos realiEados por el TI3O DE O3E4ACIKN $ CLA I!ICADO4 34E U3UE TAL DE #A TO* con la finalidad de Gue al momento de contabiliEar la !A E DEVEN#ADO* este nos muestre 5nicamente las cuentas seleccionadas* facilitando la contabiliEacin/

3ara personaliEar TA;LA DE O3E4ACIONE se debe seleccionar el Men5 Manten#!#ento ub Men5 Per onal#&ar Tabla de o'era(#one /

En la 0entana Per onal#&a Tabla de O'era(#one * ele6imos T#'o de O'era(#)n $ Cla #*#(ador

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2B

MODULO CONTABLE

e Cace clic en la pestaHa E+e(utar B, -ueda $ aparecen las cuentas correspondientes

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2>

MODULO CONTABLE

eleccionamos las cuentas a utiliEar $ 6rabamos

#rabamo s

Una 0eE realiEada la personaliEacin de la TA;LA DE O3E4ACIONE * se in6resa a la pestaHa* 4E#I T4O CONTA;ILI>A 4E#I T4O ADMINI T4ATIVO * con la finalidad de contabiliEar cada unos de los re6istros de in6reso $ 6astos* tal como se muestra a continuacin/

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2=

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2<

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3#

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Caso N 01: Contabilizacin de una Operacin de Gastos. Contabilizacin de Contrato Administrativo de Servicios.

CONTABILI ACION !"L !"#"NGA!O CONTABILI ACION !"L I$%O&T" N"TO A %AGA&

CONTABILI ACION !"L !"#"NGA!O CONTABILI ACION !"L I$%O&T" %O& CONC"%TO !" A'%

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32

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33

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CONTABILI ACION 'AS" GI&A!O CONTABILI ACION N"TO A %AGA&

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MODULO CONTABLE

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3A

MODULO CONTABLE

CONTABILI ACION 'AS" GI&A!O CONTABILI ACION A'% %&I$A

CONTABILI ACION 'AS" GI&A!O CONTABILI ACION A'% %&O'(T(&O

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3B

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3>

MODULO CONTABLE Contabilizacin de Compra de $ateriales de O)icina

CONTABILI ACION 'AS" !"#"NGA!O

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3=

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3<

MODULO CONTABLE

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MODULO CONTABLE

CONTABILI ACION 'AS" GI&A!O

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7#

MODULO CONTABLE

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72

MODULO CONTABLE

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73

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MODULO CONTABLE Caso N 02: Contabilizacin de una Operacin de In*resos. - In*resos por concepto de Impuesto %redial

CONTABILI%ACION FASE DETERMINADO

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7A

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7B

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7>

MODULO CONTABLE

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7=

MODULO CONTABLE

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7<

MODULO CONTABLE

CONTABILI%ACION FASE RECAUDADO

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A8

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A#

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A2

MODULO CONTABLE

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A3

MODULO CONTABLE

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A7

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#8. Procesar 2alidar, luego .enerar un &alance de 'omprobacin analizar los saldos, veri!icar que los saldos de las cuentas est)n generados de acuerdo a su naturaleza 5deudor o $creedor6. ##. 'ulminado estas operaciones se volver@ a procesar la parte !inanciera !inalidad de e!ectuar la segunda validacin veri!icacin que consisten en" presupuestal con la

2eri!icar en el EP# que la ejecucin de .astos no sea ma or que los -ngresos por 'ada (ubro.

2eri!icar que la Ejecucin de .astos no se encuentre ,obregirada respecto al /arco Presupuestal.

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AA

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'onciliar con la &ase de 1atos 0($'%E, el marco usando el modulo de 'onciliacin

ejecucin presupuestaria de ingresos

gastos,

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AB

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'onciliar que los saldos de Ep# -ngresos 5sin tomar en cuenta (ecursos 0rdinarios6 1ebe ser -gual a los saldos de la cuenta =A8# 5Ejecucin de ingresos6

TOTAL GENERAL

- RO = =

SD 8501 SD 8501 (Fte. Fcto.)

TOTAL (Fte. Fcto.)

SALDO ACREEDOR 8601

'onciliar que los saldos de Ep# .astos 1ebe ser -gual a los saldos de la cuenta =B8# Ejecucin de .astos.

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A>

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'onciliar que la suma total de las cuentas Presupuestales 1E&E PP2. D$&E(, deben ser iguales al PP# K

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A=

MODULO CONTABLE

,aldo de la cuenta =#8# debe ser el P-/ de (ecursos 0rdinarios. %a cuenta =28# debe ser 1eudora no debe quedar con saldo acreedor a nivel sub cuenta, esto signi!icar:a que !alta un cr)dito suplementario. ,aldo de la cuenta =7 debe ser 8.88. ,i tuviese saldo analizar, sacando reporte an@lisis cuenta registro

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A<

MODULO CONTABLE

(SD 8501 + RO ) SA 8601

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B8

MODULO CONTABLE

PI PP-!

EP-1 (GASTOS)

PI PP-!

EP-1 (G"#to#)

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B#

MODULO CONTABLE

PI PP-!

EP-1 (G"#to#)

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B2

MODULO CONTABLE

PI PI

RO = SD 8501 + SD 8!01 RO = SD 8501 SA 8!01

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B3

MODULO CONTABLE

SA 8$01 + SA 8%01 + SA 8601

#2. Elaboracin de Notas de 'ierre 'ontable. #2888;88B 'ierre cuentas clase 7 A di!erencia es el resultado de operacin cta B#8#.8#

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B7

MODULO CONTABLE

#2888;88A +raslado del saldo de la cuenta B#8#.8# a la cuenta B#82.8# El monto debe ser -1E/ a resultado del EF2.

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BA

MODULO CONTABLE

#2888;88A +raslado del saldo de la cuenta B#8#.8# a la cuenta 378#.8#

#3888; 88# Para saldar activo, pasivo

patrimonio.

#3888;882 Para saldar 'uentas de orden #3888;883 Para saldar cuentas presupuesto.

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BB

MODULO CONTABLE

#3. Finalmente se realiza el pre cierre

TERCERA ETAPA CIERRE ANUAL 2011 (%ene*acin de 1o2a T*a&a2o Conta&le( ,alidacin( Llenado de ane3o !
$ esta etapa de trabajo lo llamo Fase de 'ierre, consiste en !ormular los Estados Financieros Presupuestarios $nuales. Para generar los !ormatos de Estados Financieros Presupuestarios, el Usuario debe ingresar al ,ubLmdulo (eportes, menG Estados Financieros Presupuestarios sub menG An#al

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B>

MODULO CONTABLE

#. &alance .eneral. %a elaboracin del &alance .eneral tiene una etapa previa que se llama Recla i4icacin'ulminada la (eclasi!icacinM1istribucin de todas las cuentas en el mes de 'ierre ? $nual, se pasar@ a la pestaFa R#&*o donde se dar@ clic en el botn %ene*a*-

Este botn presentar@ ,alidacione Financie*a 5 S#& C#enta que al !inalizar el Ejercicio N0 deber@n tener saldo 5no se podr@ grabar6"

%a 1epreciacin, $mortizacin est@ relacionado

$gotamiento no puede ser ma or al monto del $ctivo con el que

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B=

MODULO CONTABLE

2. Estado de .estin 5.enera $utom@tico6. 3. Estado de cambios de patrimonio neto 5%lenar6. %os importes comparativos no son editables , se mostrar@ los datos que la UE presentaron a la 1N'P al 'ierre del Ejercicio 28#8. el Pliego

7.

Estado de Flujo E!ectivo 5%lenar6 El Estado de Flujos de E!ectivo El Estado de Flujos de E!ectivo EF;7, se presenta con in!ormacin comparativa 528## 28#86, la columna 28## permite editar los datos del ejercicio vigente, la in!ormacin del aFo 28#8 no es editable muestra los datos que la Unidad Ejecutora el Pliego presentaron a la 1N'P al 'ierre del Ejercicio 28#8.

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B<

MODULO CONTABLE

%a sumatoria de los importes editados 5primera columna6 28#8, son validados con los importes comparativos no editados. A. $ne*os Financieros.

Edificios y Estructuras y Activos No Producidos (AF-2)

,e ha modi!icado el nombre de la segunda columna de la pestaFa $umentos" en la actual versin se llama 'ompras, /ejoras Mo 1esembolsos.

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>8

MODULO CONTABLE

Vehculos, Maquinarias y

tros (AF-2A)

,e ha modi!icado el nombre de la segunda columna de la pestaFa $umentos" en la actual versin se llama 'ompras /ejoras.

!onaciones y "ransferencias de #a$ital %eci&idas (AF-') y !onaciones y "ransferencias de #a$ital tor(adas (AF-'A)
En esta versin los montos del ejercicio 28##, se generan autom@ticamente con las opciones N/a orizarO NPre;cierreO, considerando el saldo de las subcuentas contables contenidas en el &alance 'onstructivo. $dem@s los reportes muestran en la Unidad Ejecutora la columna 28#8 con importes comparativos que son proporcionados por 0F-NE transmitidos a trav)s del ,-$F, en base a la in!ormacin que la UE el Pliego presentaron a la 1N'P al 'ierre del Ejercicio 28#8.

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>#

MODULO CONTABLE

Movi)iento de Fondos que Ad)inistra la !irecci*n Nacional de "esoro P+&lico $or los recursos %eci&idos y Entre(ados (AF-,)

!onaciones y "ransferencias #orrientes %eci&idas (AF--2) y !onaciones y "ransferencias #orrientes tor(adas (AF--.)
En esta versin se generan autom@ticamente los montos del Ejercicio 28##, con las opciones N/a orizarO NPre;cierreO, considerando el saldo de las subcuentas contables contenidas en el &alance 'onstructivo. $dem@s los reportes muestran la columna 28#8 con importes

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>2

MODULO CONTABLE
comparativos que son proporcionados por 0F-NE transmitidos a trav)s del ,-$F, en base a la in!ormacin que la UE el Pliego presentaron a la 1N'P al 'ierre del Ejercicio 28#8.

B.

-n!ormacin Financiera $dicional.

#ontrol de

&li(aciones Previsionales ( A--)/

,e ha modi!icado el nombre de las columnas de la pantalla, para la presente versin se denominan ,aldo -nicial, /ovimientos" $umentosM1isminuciones ,aldo Final. ,lo la 0!icina de Normalizacin Previsional 0NP puede editar los conceptos que corresponden a los grupos" 3 ; +otal Pensionistas 1.%. NP #<<<8 7 ; +otal +rabajadores $ctivos 1.%. NP #<<<8.

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Saldo de C#enta del Acti6o $o* .$e*acione del Secto* P8&lico (.A9:! Rec7$*oca ent*e Entidade

,e ha modi!icado la presentacin de la pantalla, a las pestaFas 'uentas del $ctivo, 'uentas del Pasivo 'uentas de .estin se les han agregado subLpestaFas, $ctivo 'orriente $ctivo No 'orriente, Pasivo 'orriente Pasivo No 'orriente e -ngresos .astos respectivamente, as: mismo, se ha modi!icado la !orma de insertar una Entidad para todas las pestaFas, en esta versin el Usuario se ubicar@ en el tipo de Entidad que desea registrar dar@ un clic en el botn situado en la parte superior derecha INSERTAR se mostrar@ la pantalla $ uda" Entidades, con la cual el Usuario podr@ elegir la Entidad que requiera.

$simismo, para eliminar Entidad a ELIMINAR>. =.

una

Entidad

creada,

el

Usuario

se

posesionar@

sobre

la

%os Estados Presupuestarios son obtenidos del /odulo presupuestal cual antes se procesa en el /PP tambi)n en el /odulo contable.

administrativos para lo

Finalmente la -n!ormacin $dicionales consiste en llenar los datos de contador operaciones reciprocas <. Una vez llenado validado todos los !ormatos se proceder@ al cierre transmisin de la in!ormacin !inanciera presupuestal. %as transmisiones se e!ectGan en 2 etapas" Primero.; ,e transmitir@ del /odulo 'ontable UE a /odulo Pliego ,egundo.; ,e -ntegrara consolidara en el /odulo contable Pliego +ransmisin a la 'ontadur:a PGblica de la Nacin. #8. %a !ormulacin de los Estados !inancieros se e!ectuara con la Gltima 2ersin del ,-$F, la instalacin, actualizacin de parches etc., deber@n coordinar con sus respectivos residentes. ##. El plazo de vencimiento es segGn cronograma elaborado por la 1ireccin Nacional de 'ontabilidad PGblica. %a 'onciliacin del /arco %egal de Presupuesto venci 2= !ebrero 28#2.

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