Factura Electrnica

Un paso ms hacia la administracin sin papeles

La factura electrnica es un documento electrnico que cumple con los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional en papel. Es la evolucin lgica de la factura tradicional en un mundo donde las redes de telecomunicaciones cada vez tienen ms presencia en las relaciones entre empresas, ciudadanos y administraciones. La factura es un elemento ms del flujo de compra-venta de productos, su informatizacin permite y posibilita la informatizacin del resto de elementos de la cadena, lo que posibilita la completa gestin de la compra-venta de manera electrnica con las ventajas que ello conlleva. Las ventajas de la facturacin electrnica son mltiples, destacando: Ahorros de costes (papelera, transporte,) Mayor seguridad de los procesos. Reduccin de tiempos de facturacin. Reduccin de fallos y errores en las facturas. Menor probabilidad de falsificacin

Los formatos de factura electrnica son mltiples, pudindose categorizar en estructurados y no estructurados. Los formatos no estructurados, como por ejemplo una imagen digital de una factura en papel, permiten el almacenamiento electrnico al igual que los formatos estructurados pero carecen del resto de ventajas que hacen a los formatos estructurados tan tiles e importantes. Los formatos estructurados permiten aprovechar la totalidad de las ventajas de la facturacin electrnica al permitir acceder a la informacin de la factura de manera automtica, posibilitando la integracin de las mismas en los sistemas de contabilidad de las empresas de manera directa. Sin necesidad
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de intermediacin o revisin humana, lo que acelera los procesos y elimina errores. Dentro de los tipos de formato estructurados actualmente se pueden encontrar mltiples formatos ya que no existe un formato nico en la actualidad, as por tanto se pueden utilizar formatos como EDIFACT, UBL o el formato espaol Facturae por ejemplo. La actual legislacin espaola establece las bases de la facturacin electrnica en Espaa, definiendo los casos en los que se puede establecer dicha facturacin, las medidas de seguridad necesarias para asegurar la autenticidad e integridad de las mismas, etc. El formato de factura electrnica para la Administracin General del Estado Facturae viene recogido en la Orden PRE/2971/2007 sobre la expedicin de facturas por medios electrnicos cuando el destinatario organismos de las General pblicos mismas del sea Estado la u o Administracin

vinculados

dependientes de aqulla y sobre la presentacin ante la Administracin General del Estado o sus organismos pblicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. Las caractersticas de dicho formato son las siguientes: Formato estructurado: XML Firma Electrnica que garantiza autenticidad e integridad: XML Advanced Electronic Signature (XADES) Formato definido mediante XML Schema Definition (XSD) Poltica de Firma: Propia de Facturae ver 3.1 y Poltica de Firma de la AGE

La versin actual del formato es Facturae 3.2.

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La Administracin General del Estado a travs de la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica de la Secretara de Estado de Administracin Pblica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas ha puesto en funcionamiento el Punto General de Entrada de Facturas Electrnicas FACe que permite unificar en un nico punto la presentacin de facturas electrnicas ante cualquier rgano de la Administracin General del Estado y aquellas Administraciones Pblicas que quieran adherirse a dicho punto. FACe permite presentar facturas a travs del portal web face.gob.es en el que el proveedor puede remitir sus facturas de forma manual, y adems para proveedores que deseen automatizar sus sistemas de gestin de facturacin con el Punto General de Entrada de Facturas Electrnicas, pone a su disposicin una interfaz de servicios web para ser invocados de forma automtica y remitir las facturas de manera automtica. El sistema informa a proveedores de los cambios de estado de tramitacin de su factura, para conocer si por ejemplo si la factura ha sido pagada, si ha sido rechazada, etc La obligacin de facturacin electrnica en la Administracin General del Estado, junto a la obligacin de centralizar la recepcin de facturas electrnicas en un punto nico de entrada, permite simplificar el proceso de remisin de facturas a los proveedores, simplificando en un nico punto y con un formato determinado la presentacin de la factura electrnica, lo que permite ahorrar costes y esfuerzo de integracin, al tener que comunicarse nicamente con un nico punto por Administracin.

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La factura electrnica proporciona beneficios directos a las empresas, pues permiten eliminar pasos en el flujo de tramitacin de facturas, permitiendo ahorrar tiempo y dinero en envos, en digitalizacin de facturas, etc. Permite eliminar la mayor parte de los errores debidos al tratamiento manual de las mismas y permite obtener datos estadsticos e informes directamente al consolidarse la fractura en los sistemas de anlisis de las empresas de una forma automtica. Se estiman los ahorros por factura en 0,70 para el emisor y 2.78 para el receptor. (fuente AECOC). Las Administraciones Pblicas ejercen en tema de factura electrnica de impulsores del uso de las mismas en el sector empresarial. Aunque existen sectores que histricamente han utilizado facturacin electrnica, la gran mayora de las empresas siguen utilizando facturacin tradicional. El impulso por parte de las Administraciones obligando a facturar de manera electrnica es un claro ejemplo de promocin para fomentar que las empresas, grandes, PyMES y micro-PyMES comiencen a utilizar en sus procesos la factura electrnica y puedan beneficiarse de los beneficios que aporta, para mejorar su competitividad en un mercado cada vez ms globalizado.

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