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TEMA 13. AUTOMATIZACIN DE OFICINA. HERRAMIENTAS OFIMTICAS Y PAQUETES INTEGRADOS.

HERRAMIENTAS OFIMTICAS DE USO COMN EN LA GENERALITAT VALENCIANA


13.1. Automatizacin de ocina. 13.2. Herramientas omticas: Hojas de clculo, Procesadores de texto y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas grcos y de autoedicin. 13.5. Herramientas omticas de uso comn en la Generalitat Valenciana.

13.1.

AUTOMATIZACIN DE OFICINA

Las empresas necesitan guardar informacin sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan stos con el n de ser ms productivos. Se entiende por automatizacin de ocinas el conjunto de tecnologas de la informacin y comunicacin que permiten mejorar la productividad de los trabajos tpicos de ocina. Podemos denir la omtica (ocina automtica) como la automatizacin de las tareas que se llevan a cabo en una ocina. En algunos textos se utiliza la denominacin de burtica como sinnimo de omtica.

Las caractersticas del software omtico son las siguientes: Gran capacidad de almacenamiento de informacin. Facilidad de consulta y recuperacin de la informacin. Facilidad para modicar y tratar los datos. Enorme potencia de clculo. Capacidad para manejar informacin de todo tipo: textos, nmeros, imgenes, sonidos, video, etc.

13.2.

HERRAMIENTAS OFIMTICAS: HOJAS DE CLCULO, PROCESADORES DE TEXTO, BASES DE DATOS

13.2.1. Herramientas omticas Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes omticos son las siguientes: El procesador de textos: sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modicarlos y darles formato. La hoja de clculo: con la que se realizan clculos matemticos, monetarios, cientcos o estadsticos de una manera rpida y sencilla. Tambin se emplea para generar grcos. Los gestores de base de datos: permiten almacenar y consultar grandes conjuntos de datos. Los programas de presentaciones: utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva. Los programas de dibujo: permiten elaborar diseos grcos, montajes fotogrcos, etc. Los gestores de correo electrnico: sirven para enviar y recibir mensajes escritos entre ordenadores.
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Figura 13.1. Paquete omtico

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13.2.2. Herramientas omticas El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas omticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortogrco) gener un grave problema: cmo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin que llegue a ser un autntico quebradero de cabeza. La solucin vino con el uso de la interfaz grca de usuario (GUI), que permite que todas las tareas se puedan realizar ms fcilmente mediante el ratn y no a base de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa mediante botones, colores, smbolos y ventanas. La interfaz tiene dos misiones principales: Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposicin y para qu sirven. Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones. Existen numerosos componentes que forman parte de todos los productos omticos actuales. Vamos a describir a continuacin alguno de ellos. Ayuda Todas las aplicaciones omticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes: Ayuda estndar: la ms habitual y la que se utiliza con mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enlaces, ndices, bsquedas temticas, etc. Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a escoger, de manera que la funcin que se va a realizar resulte mucho ms sencilla. Normalmente su funcionamiento no suele resultar complicado. Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un cuadro de dilogo para que vaya eligiendo paso a paso entre las diferentes opciones que se le van mostrando. Asistente de ideas: el programa omtico en ocasiones sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a realizar (suele aparecer un asistente con un personaje, tal como se muestra en la gura adjunta). Tutorial: libro en formato electrnico que ofrece una descripcin de las principales caractersticas y funcionalidades del producto. Ayuda sensible al contexto: segn estemos ejecutando ciertas tareas dentro del programa sern accesibles algunas opciones, mientras que otras estarn desactivadas. Barras de botones Consisten en un conjunto de iconos que poseen una serie de funciones implantadas. Todos estos comandos se podran ejecutar mediante la barra de mens, pero de esta forma resultan ms accesibles, ms rpidos y gracias al grco del icono, ms intuitivos. Estas barras de botones incluyen las funciones que se emplean con mayor frecuencia. Cuadros de dilogo

Lista Desplegable

Casilla de vericacin

Figura 13.3. Ejemplo de dilogo

Figura 13.2. Asistente

Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de dilogo (llamados controles):

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Botones de comando: ejecutan una determinada accin. Botones de opciones: presentan varias posibilidades, teniendo que seleccionar uno de ellos. Casillas de vericacin: presentan diversas posibilidades, pero esta vez se pueden elegir varias de ellas. Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que podamos escribir informacin dentro de l (por ejemplo para poner un nombre a un archivo). Cuadros de nmero: que proporciona un espacio para que podamos escribir un valor numrico (por ejemplo, el nmero de copias a imprimir). Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas opciones, de forma que para seleccionar una de ellas se hace clic con el botn izquierdo del ratn en su interior. Utilizacin de macrocomandos Los macrocomandos son funciones que se ejecutan al pulsar de forma combinada dos o tres teclas. Un ejemplo tpico de este tipo de macrocomandos son: Alt + X, Alt + C y Alt +V, que se corresponden con cortar, copiar y pegar. Estos macrocomandos suelen ser siempre los mismos para todas las aplicaciones omticas. Adems, podemos crear nosotros nuestra propia combinacin de teclas para realizar las funciones que queramos. Importar exportar Importar: este componente permite reconocer documentos o archivos que han sido creados por otros programas en nuestra aplicacin omtica. Existe incluso la opcin de importar archivos de una herramienta omtica diferente a la que vamos a utilizar. Por ejemplo, podemos importar en un documento de texto una grcas que se hayan realizado con una hoja de clculo. Exportar: con esta opcin, dejamos preparado el documento o archivo para que pueda ser ledo directamente por otra aplicacin omtica diferente. Zoom vista preliminar Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documento. Con esta herramienta podemos visualizar el archivo desde lejos o acercarnos a l con una precisin muy elevada. El cambio en la distancia a la que vemos el documento no implica que cambie dicho documento, tan slo lo vemos ms cerca o ms lejos. Vista preliminar: con este componente podemos ver en pantalla una reproduccin con toda delidad de lo que obtendremos al imprimir el documento. Este mtodo de previsualizacin tiene un nombre informtico muy caracterstico: WYSIWYG (What You See Is What You Get), que quiere decir: lo que t ves es lo que t tienes. 13.2.3. Hoja de clculo Aparentemente, se podra decir que realiza las mismas operaciones que una calculadora; sin embargo, las hojas de clculo ofrecen una gran cantidad de ventajas sobre estas mquinas: Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas ms adelante. Si nos equivocamos al introducir un dato, dentro de una serie de operaciones, es posible modicarlo sin repetir todo el proceso.
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Incrustacin - vinculacin de objetos Una de las caractersticas principales de las aplicaciones omticas es que se puede incluir informacin u objetos creados con otras aplicaciones. La tcnica OLE (del ingls Object Linking and Embedding, vinculacin e incrustacin de objetos) y DDE (Dynamic Data Interchange, intercambio dinmico de datos) permite compartir los datos entre distintas aplicaciones y es utilizada en Windows. Gracias a ella, es posible vincular o incrustar informacin procedente de otras aplicaciones. Para esta tcnica son necesarios los siguientes elementos: - Objeto: es una informacin que se crea con una aplicacin distinta a la que se utiliza y que se puede insertar en ella. - Archivo origen: archivo del cual procede el objeto. - Archivo destino: archivo al cual se traslada el objeto. - Vincular: un objeto vinculado es un puntero que seala la posicin que ocupan los datos en un archivo de origen. Cuando se introducen cambios en dicho archivo, stos se reejan en el archivo destino (se puede especicar si dicha actualizacin se realizar automtica o manualmente). Dado que los datos de un objeto vinculado se guardan en el archivo de origen, los usuarios que necesiten editar (o actualizar) un vnculo debern disponer de la aplicacin, tener acceso al archivo de origen y tener asignada la misma letra de unidad que el directorio que contiene los datos. Asimismo, si el archivo de origen se mueve o se elimina, el objeto vinculado tendr que volver a crearse. - Incrustar: un objeto incrustado es una copia de la informacin procedente de un archivo de origen; cuando se introducen cambios en la informacin de dicho archivo, stos no se reejan en el objeto incrustado. Los usuarios que necesiten editar un objeto de este tipo no precisarn acceder al archivo de origen. Los objetos incrustados requieren ms espacio en la base de datos que los objetos vinculados.

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Permite realizar simulaciones, pudiendo cambiar datos con el n de observar los distintos resultados obtenidos. Se pueden emplear en la creacin de bases de datos, grcas y documentos (facturas, presupuesto) que integren texto, imgenes, resultados de operaciones, etc. Desarrollo de las hojas de clculo La primera hoja electrnica fue creada en el ao 1978, por Daniel Bricklin, y se llam Visicalc. El programa le permita al usuario insertar matrices de cinco columnas y 20 las. Posteriormente, el programa se fue modicando para hacerlo ms poderoso y prctico y as poder ser utilizado en un microcomputador. El mercado de las hojas electrnicas fue creciendo rpidamente, a principios de la dcada de los 80 Visicalc fue perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban microprocesadores Intel. Mitch Kapor cre LOTUS 1-2-3, una hoja electrnica rpida que pronto se convirti en el estndar empleado en las industrias. Lotus no slo haca el proceso ms corto y fcil, sino que tena un sistema de referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1 de Visicalc), sino que aadi grcos para as posicionar las hojas electrnicas en el camino de ser el mejor paquete de presentacin visual de los datos. Lotus fue la primera hoja electrnica en introducir las celdas, los rangos y los macros. Quattro Pro es un programa de planilla de clculo desarrollado originalmente por la empresa Borland International y, desde 1996, se incluy en la compaa Corel Corporation, como parte de su suite de ocina Corel WordPerfect Ofce. Fue la principal competidora de Lotus 1-2-3. Comnmente se dice que Quattro Pro fue el primer programa en permitir hojas mltiples en un solo archivo. Otra hoja de clculo que tambin fue bastante empleada en aquella poca fue Framework. El otro gran xito de esa etapa fue Excel, creada originalmente para la 512k Apple Macintosh, en 1985. Excel fue la primera hoja electrnica que us una interface grca con un men de desplazamiento en la pgina y puntero de mouse. Automticamente se convirti en la hoja electrnica ms fcil de usar, ya que no posea la vieja interface de PCDOS (el sistema operativo de IBM que muchos tenan en ese momento). Actualmente, Microsoft Excel domina el mercado de las hojas de clculo. Existen varias versiones de Excel tales como: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003, Excel 2007 o Excel 2010.
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No obstante, hay competidores como el Open Ofce Calc, integrada en el paquete OpenOfce.org, de cdigo libre (software libre). Los productos ms novedoso son las hojas on line como Google Spreadsheets, introducidas en junio de 2006.

Figura 13.4. Logo LOTUS 1-2-3

Componentes comunes de hojas de clculo Una hoja de clculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permite una innidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de clculo, se pueden analizar y trabajar fcilmente con ellos. Est constituida por columnas, las y celdas formadas por la interseccin de ambas. Las columnas se denominan con letras y las las se nombran con nmeros ya que es fundamental la identicacin para poder realizar la insercin de datos, de forma que las celdas se identican con una letra, correspondiente a la columna y el nmero correspondiente a la la. El tamao de las celdas es ajustable, pero hay que tener en cuenta que cuando modicamos el ancho de una columna, cambiamos el ancho de todas las celdas que estn contenidas en esa columna. Idntica situacin nos encontramos al modicar el alto de una la. A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de clculo asigna directamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda referido al aspecto de la celda en s, es tambin modicable, pudiendo trabajar con un conjunto de celdas (se denomina "rango de celdas") aplicando una funcin a todo el conjunto. Los principales elementos de trabajo son pues: Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

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Figura 13.5. Ejemplo de hoja de clculo

Ttulo de la: est siempre a la izquierda y nombra a las las mediante nmeros, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536. Columna: representa un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Ttulo de columna: se encuentra siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.
Encabezados de columnas

Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la la 29 con la columna F, se denomina F29. Rango: los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de clculos. Se denen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente, la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir, celda inicial y celda nal del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. Las funciones ms usuales que se suelen realizar en una hoja de clculo son las siguientes: Introduccin de datos: Dentro de una celda se puede escribir un nmero, texto, fecha, o frmula que se desee. Para aceptar dicha informacin se pulsa Retorno. Formato de celda: Se elige el ancho de columna y el alto de la, se elige el tipo de alineacin, el formato, el tipo de letra, color, bordes, etc. Funciones: Se insertan funciones ya predenidas por la propia hoja de clculo. Existen varios tipos: matemticas, trigonomtricas, de fecha, de texto, estadsticas Adems suele existir la posibilidad de que un asistente vaya guiando al usuario para realizar este tipo de tareas.
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Encabezados de las

Figura 13.6. Elementos de una hoja de clculo

Celda: es la interseccin de una la y una columna y en ella se introducen los grcos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la la.

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Grcos: se crean grcos a partir de los datos introducidos en las hojas de clculo. Se pueden elegir diferentes tipos: columnas, lneas, reas, circulares Bases de datos: una hoja de clculo puede servirnos para almacenar datos con vista a elaborar una base de datos. Se pueden crear listas, ltros, formularios, consultas, bsquedas Macros: permiten agrupar en una sola las funciones que vayamos a usar de una manera habitual, de tal forma que al pulsar un botn determinado o una combinacin de teclas se ejecutarn todas las funciones juntas. Desarrollo de los procesadores de texto Hacia 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores electrnicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir, especializadas en el trabajo con textos. Estas primeras mquinas permitan la manipulacin de un texto mediante su visualizacin en una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de impresin. En la dcada de los aos 80 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadores de texto, diseados para usarse en computadoras personales (PC). Eran simples editores que permitan mover palabras, cortar prrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar palabras. Pronto aparecieron funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctores ortogrcos, los diccionarios, las macros (ejecucin de tareas repetitivas). Tambin se crearon herramientas para la ordenacin de listas, generacin de ndices, tablas de contenido, aplicacin de ecuaciones cientcas y los mtodos de lnea roja (encontrar errores con un simple vistazo).

13.2.4. Procesadores de texto El procesador de textos es la herramienta omtica ms usada. Se emplea tanto en ocinas como en cualquier entorno, ya sea empresarial o domstico. El conjunto ordenador + procesador de textos + impresora ha desplazado de manera clara y denitiva a la mquina de escribir. Un procesador de textos es un programa de aplicacin que permite a un ordenador crear todo tipo de textos con el n de producir documentos escritos.

Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos

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Ms adelante, los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creacin y edicin de todo tipo de grcos, hojas de clculo, correccin gramatical, insercin de hipertextos, lo que antes se tena que hacer con diferentes programas de diseo, de edicin, hojas de clculo, etc., e incluso podemos elaborar objetos multimedia y publicarlos en Internet. Enumeremos, a continuacin, los procesadores ms conocidos: El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International, emergi como el estndar de la industria en paquetes de software. Prcticamente fue el primer procesador de textos que fue utilizado en PCs. Se caracterizaba por utilizar para las diversas operaciones un sistema de combinaciones de teclas, especialmente con la tecla control, que obligaba a memorizar todas esas claves. El DisplayWrite fue el procesador incorporado en los sistemas de mainframes o computadores relativamente grandes en las ocinas y empresas, suministrados por la IBM. De funcionamiento ms intuitivo que el WordStar inicial, tambin ha quedado de hecho casi en desuso. El WordPerfect fue seguramente el primer procesador de uso ampliamente generalizado, especialmente en los computadores personales antes de difundirse el Windows como programa de operacin bsica de los mismos; y tambin en las primeras versiones del Windows (3.0 y 3.1). La versin 5.1 de WordPerfect, que se basaba directamente en el sistema operativo DOS, fue el primer procesador ampliamente difundido, con el uso del ratn y de los mens desplegables activados con el cursor o con la tecla Alt en los que las opciones se seleccionaban con un cursor de desplazamiento horizontal. Posteriormente ha sido adquirido por la compaa Corel (productora del CorelDraw para grcos). El AmiPro fue un procesador creado por la compaa Lotus, productora de las primeras planillas electrnicas de uso general, que si bien tuvo un uso extenso no ha sido mayormente utilizado en nuestro pas. El MS Works fue en realidad un paquete de programas para uso de ocina, presentado por la compaa Microsoft, que comprenda un procesador de texto conjuntamente con una planilla electrnica y un operador de bases de datos. Existen en uso las versiones 3 y 4, pero en los ltimos tiempos ha sido ampliamente suplantado por el MS Word. El MS Word tuvo una versin que fue inicialmente presentada como independiente (versiones Word 1.0 hasta Word 6.0 y Word 95), pero inmediatamente ha sido integrado al paquete llamado MS Ofce 97 (Word 97). En la actualidad parece ser el de uso ms generalizado en los ordenadores de uso personal o familiar, y en las ocinas privadas y pblicas. Existen varias versiones de Word, todas ellas exitosas: Word 97, Word 2000, Word XP o 2002, Word 2003, Word 2007, Word 2010.

Figura 13.8. Logotipo de MIcrosoft Word

El Write es un procesador de texto muy simplicado, contenido entre las aplicaciones que integran las versiones 3.1 y 3.1 de Windows, utilizable para documentos relativamente cortos, tales como cartas comerciales; aunque con sucientes posibilidades de variar diversos elementos como los tipos de letras, y otros. El Notebook y el WordPad son tambin aplicaciones adecuadas para el procesado de textos, en un formato de codicacin de texto genrico, bastante simplicadas especialmente el Notebook, ya que el WordPad es una versin del Write contenida en Windows 95 y 98 que sin embargo pueden utilizarse para operaciones sencillas de edicin. Notebook se caracteriza por tener una limitada capacidad en cuanto al tamao de los documentos que admite; y como el Write y el WordPad, no habilitan la apertura simultnea de varios documentos. Open Ofce Writer. Procesador de textos que se incluye en el paquete de software omtico OpenOfce.org, desarrollado bajo licencia GNU o software libre. Es gratuito, y existen versiones para distintos sistemas operativos. Componentes comunes en los distintos procesadores de texto Veamos ahora algunas de las funciones tpicas que tienen en comn los procesadores de texto. A. La pantalla La pantalla en los procesadores de texto suele aparecer divida en varias partes de arriba abajo:
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Barra de ttulo. Aparece el ttulo del programa y del archivo en el que se est trabajando. Barra de mens. Aparecen las opciones del men principal, que dan acceso a todas las funciones del programa. Barra de herramientas. Compuesta por iconos que dan acceso a las funciones ms utilizadas del programa. Pueden aparecer varias barras de herramientas a la vez. rea de edicin. Apartado donde se escriben los documentos. Barra de estado. Aparece en la parte inferior de la pantalla. En ella aparece informacin diversa sobre el documento, nmero de pginas, punto del documento en el que se encuentra el cursor, etc. Adems podemos encontrarnos con unas barras de desplazamiento que se encuentran en los lados derecho e inferior de la ventana del documento. Se utilizan para desplazarse a otra parte del documento (arriba o abajo, o de izquierda a derecha). B. Funciones de edicin bsica Introduccin de datos: se puede introducir informacin en cualquier parte del documento. Existen dos modos de introduccin de datos: - Escribir: se va introduciendo texto, desplazando el texto que ya haba escrito hacia la derecha. - Sobrescribir: el texto nuevo que se va introduciendo va sustituyendo al texto antiguo. Borrado de datos: en un procesador es posible borrar tanto un carcter, como una palabra, una frase, un prrafo o el documento entero. Para ello primero debemos siempre seleccionar antes el texto que queremos borrar. - Existen dos teclas principales de borrado: Backspace o retroceso: elimina el texto que se encuentra a la izquierda del cursor. Suprimir: elimina el texto que se encuentra a la derecha del cursor. - Mover datos: consiste en trasladar texto de un lugar a otro. Se realiza con la funcin cortar (Ctrl + X), llevando ese texto al portapapeles, para posteriormente hacer uso de la funcin pegar (Ctrl + V), colocando el texto all donde el cursor estuviera situado. - Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se realiza con la funcin copiar (Ctrl + C) y posteriormente haciendo uso de la funcin pegar (Ctrl + V). - Deshacer: invierte el ltimo comando o elimina la ltima entrada que se haya escrito (Ctrl + Z). Se pueden eliminar varias acciones al mismo tiempo. Funciones de letra: son funciones que se aplican a la letra de forma aislada (se puede aplicar a una letra, una palabra o un prrafo). - Tipo de letra, Fuente o Font: representa el tipo de letra que vamos a usar para escribir el texto; por ejemplo, Times New Roman, Arial, etc.

Barra de ttulo

Barra de menus

Barra de formato Reglas

Barra de herramientas

Barra Horizontal Barra de estado

Figura 13.9. La pantalla de los procesadores

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TEMA 13
- Cuerpo de letra: se reere al tamao de la letra. Generalmente se mide en puntos. Ejemplo: 12 puntos. (1 punto equivale a 1/72 pulgadas). - Estilo de fuente: aspecto visual que va a tener la fuente. Aqu entran conceptos tales como negrita, cursiva y subrayado. - Cabe resear en este apartado las diferentes tcnicas de generacin de caracteres: Mapa de bits: el tipo de letra es una matriz de puntos o pxeles. Al aumentar el tamao de los caracteres, estos puntos se hacen ms evidentes y las letras aparecen recortadas. Vectorial y True Type: el tamao de la letra se ajusta internamente por un sistema de vectores. Conserva siempre la misma resolucin que soporten la pantalla e impresora. Se le suelen tambin llamar fuentes escalables. Tipo de impresora: la impresora normalmente trabaja con los tipos que le envan las aplicaciones, pero tambin dispone de unos tipos propios. Con estos tipos de letra se acelera mucho la impresin. Por ltimo, resaltar que las aplicaciones MSDOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256 caracteres y que no contiene ni maysculas acentuadas ni otros caracteres necesarios para otros idiomas. En cambio, Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual s que posibilita estas opciones. Cuando se cargan cheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la oportuna transformacin de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan caracteres extraos. Funciones de formato: son aplicadas al texto para cambiar la apariencia en conjunto, no slo a los caracteres, sino principalmente a los prrafos y al documento entero. Las principales funciones son: - Interlineado: distancia que separa las distintas lneas de texto. Las opciones ms habituales son sencillo, espacio y medio y por ltimo doble. - Mrgenes del documento: suelen ser cuatro, uno por cada borde del papel, y sera la distancia desde dicho borde hasta el comienzo del texto; aunque se ha aadido uno ms, que es el margen de encuadernacin (gutter) que se pone en el margen izquierdo. - Sangra: distancia que existe entre el texto y el margen. Suele haber tres tipos de sangra: Izquierda: el texto se desplaza hacia la derecha. Derecha: el texto se desplaza hacia la izquierda. Especial: puede ser de dos tipos: sangra de primera lnea (la primera lnea guarda una mayor distancia con respecto al margen que el resto del texto) o sangra francesa (todo el texto est ms distanciado del margen, excepto la primera lnea). - Alineacin o justicacin: posicin que tiene el texto con respecto a un eje imaginario. Existen cuatro tipos que se exponen seguidamente: Alineacin izquierda: texto alineado a la izquierda. Alineacin derecha: texto alineado a la derecha. Alineacin centrada: texto alineado al centro, ajustado a un eje imaginario supuestamente jado en el centro. Alineacin completa o justicada: el texto est alineado con dos ejes imaginarios, supuestamente jados a cada lado del texto. Tabulaciones: desplazan lneas individuales de texto para que comiencen en un determinado punto de un rengln. Existen cinco tipos de tabuladores: izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra. - Columnas. Forma de distribuir la informacin estableciendo una serie de marcas que van a servir de tope. Existen dos tipos: Columnas tabulares: se introducen datos de izquierda a derecha. Columnas periodsticas: se introducen datos de arriba abajo. Cuando se termina la columna, se comienza la siguiente. - Tablas: forma de encasillar informacin en una serie de celdas, donde no hay un orden preestablecido a la hora de escribir datos. - Numeracin de lneas y pginas. - Tamao de papel: el usuario puede indicar diferentes tamaos de medidas, ya sean estndar o personalizadas. Por defecto se muestra el A4. - Orientacin: muestra la posicin de la hoja a la hora de ser imprimida. Puede ser de dos tipos: Vertical. Horizontal o apaisada.

Figura 13.10. Tamao y orientacin del papel

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- Encabezado y pie de pgina: en principio son elementos jos en todas las pginas, aunque se pueden congurar. Su nalidad es expresar un determinado texto en todas las pginas, como por ejemplo el ttulo de un libro y su autor en el encabezado, y el nmero de pgina en el pie. relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones muchos a muchos. Base de datos relacional: estn formadas por tablas o estructuras bidimensionales que incluyen una sucesin de registros del mismo tipo. Desarrollo de las bases de datos 13.2.5. Bases de datos Una base de datos se dene como un chero en el cual se almacena informacin (conjunto de datos homogneo) en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza para recoger grandes cantidades de informacin. Normalmente el nmero de campos (columnas) que se pueden tener en una base de datos vara segn las necesidades, de forma que despus se pueda explotar la informacin de forma ordenada y separada, aunque el resto de la informacin sigue almacenada y guardada en la base de datos. Al conjunto de informacin contenida en la base de datos y programas de aplicacin para su creacin, modicacin, actualizacin, recuperacin y realizacin de informes escritos se denomina sistema de gestin de base de datos (SGBD) o DBMS (de Database Management System). En la dcada de los aos 60, y con la aparicin de los discos, se empezaron a crear las primeras bases de datos que eran de tipo jerrquico y de red. En la dcada de los aos 70, Edgar Frank Codd en su artculo "Un modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos" deni el modelo relacional y public una serie de reglas para la evaluacin de administradores de sistemas de datos relacionales. As nacieron las bases de datos relacionales. A partir de los aportes de Codd, el multimillonario Larry Ellison desarroll la base de datos Oracle, el cual es un sistema de administracin de base de datos, que se destaca por sus transacciones, estabilidad, escalabilidad y multiplataforma. Las bases de datos relacionales con su sistema de tablas, las y columnas, pudieron competir con las bases de datos jerrquicas y de red, ya que su nivel de programacin era bajo y su uso muy sencillo. Posteriormente, en la poca de los ochenta tambin se desarrollar el SQL (Structured Query Language) o, lo que es lo mismo, un lenguaje de consultas o lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite efectuar consultas con el n de recuperar informacin de inters de una base de datos y hacer cambios sobre la misma de forma sencilla, adems de analizar grandes cantidades de informacin y permitir especicar diversos tipos de operaciones frente a la misma informacin, a diferencia de las bases de datos de los aos ochenta que se disearon para aplicaciones de procesamiento de transacciones. En la dcada de los 90, la investigacin en bases de datos gir en torno a las bases de datos orientadas a objetos. Las cuales han tenido bastante xito a la hora de gestionar datos complejos en los campos donde las bases de datos relacionales no han podido desarrollarse de forma eciente. As se desarrollaron herramientas como Access del paquete de Microsoft Ofce que marcan el inicio de las bases de datos orientadas a objetos. En la actualidad, las tres grandes compaas que dominan el mercado de las bases de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compaa que genera gran cantidad de informacin es Google.

Figura 13.11. Sistema Gestor de Base de Datos (DBMS)

Las distintas tcnicas para denir las relaciones entre datos han dado lugar a los distintos tipos de bases de datos: Bases de datos jerrquica: maneja estructuras en rbol. Las relaciones son del tipo uno a muchos. Esta estructura se almacena usando punteros como enlace entre los distintos registros. Bases de datos en red: no existe lmite ni en el tipo ni en los registros que pueden intervenir en las distintas
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TEMA 13
Existe una gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con gran facilidad: Microsoft Access (en todas sus versiones), Lotus Approach, Paradox, Oracle. Componentes comunes en las bases de datos Las principales caractersticas que tienen las bases de datos son las siguientes: Independencia de los datos. Los datos no dependen del programa, y por tanto cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos. Disminucin de la redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicacin de los datos, al reducir sta al mximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y adems evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios. Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la informacin, impidiendo su uso a personas no autorizadas. Acceso mltiple: Es posible que varios usuarios puedan utilizar la informacin almacenada en una misma base de datos. Proteccin contra errores: Existen mecanismos de recuperacin en caso de fallos del ordenador o del propio usuario. Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que los registros son las las y las columnas son los campos. Permiten realizar un listado de la base de datos. Permiten la programacin a usuarios avanzados. Dentro de las bases de datos se distinguen diversos tipos de objetos, entre ellos cabe destacar los siguientes: Tablas: son el objeto ms importante de una base de datos, ya que se utilizan para organizar y presentar la informacin. En realidad, una tabla sera una base de datos simple, ya que siempre contiene un conjunto de datos organizados. Cada tabla se compone de campos y registros, organizados en columnas y las respectivamente. Consultas: la informacin de las tablas se tratan mediante consultas, que son ltros que empleando un determinado criterio seleccionan la informacin de una tabla para ser tratada. Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar la informacin por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios en s no almacenan la informacin, slo permiten acceder a los datos que estn guardados en una tabla. Informes: se crean para ofrecer una presentacin personalizada de una determinada informacin. Los informes permiten controlar el resumen de la informacin, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada. Programacin/macros: los programas de gestin de base de datos ofrecen algn tipo de programacin para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros, bien a travs de un lenguaje de programacin que contenga instrucciones especcas para el tratamiento de informacin estructurada.

Figura 13.12. Ejemplo de base de datos

Por ltimo hablamos de la indexacin que es una forma de organizar los datos dentro de una base de datos, de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar los datos en general, se hace ms fcil su manejo. Sera como un ndice dentro de un libro para poder encontrar una informacin determinada.

13.3.

PAQUETES INTEGRADOS

Los paquetes informticos integrados o suite omtica son un conjunto de programas que se renen en un solo paquete y que proporcionan todos los servicios omticos que se han descrito en el apartado anterior. Este formato es muy til, ya que permite distribuir un conjunto de aplicaciones omticas como procesador de textos, hoja de clculo, base de datos, software de presentaciones y otras aplicaciones ms pequeas del mismo, integrndose todas ellas perfectamente para poder realizar todas las tareas que son necesarias llevar a cabo en una ocina. Una caracterstica fundamental que ha de cumplir cualquier aplicacin omtica es su portabilidad, es decir, la posibilidad de trasladar informacin hacia otros programas.

13.3.1. Los diferentes tipos de paquetes integrados La suite o paquete ms conocido es Microsoft Ofce. Esta suite integra todas las aplicaciones descritas de la empresa Microsoft:
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Procesador de textos Word. Hoja de clculo Excel. Base de datos Access. Software de presentaciones PowerPoint. Agenda y gestor de correo electrnico Outlook. Otras suites omticas conocidas son: - Corel Wordperfect Ofce Suite. - IBM Lotus Smartsuite. - OpenOfce.org. sitivas o empleando transparencias con un retroproyector. Actualmente, estos medios han sido sustituidos por un ordenador conectado a un proyector multimedia que muestra a mayor tamao el contenido de la presentacin que aparece en la pantalla del ordenador.

13.4.

PROGRAMAS GRFICOS Y DE AUTOEDICIN

13.4.1. Programas grcos y de presentaciones Un gestor de grcos y presentaciones crea y manipula imgenes y exposiciones informatizadas.
Figura 13.13. Ejemplo de programa de presentaciones

Los gestores grcos permiten una representacin grca de datos cuantitativos de operaciones realizadas en la ocina. Estos grcos hacen que los datos se vean ms interesantes y atractivos, y que sean ms fciles de leer y evaluar. Tambin pueden servir de ayuda en el anlisis y la comparacin de datos. Despus de crear un grco, stos pueden ser mejorados y hacer hincapi en cierta informacin, agregando elementos para grcos, como rtulos de datos, una leyenda, ttulos, lneas de tendencia, lneas de divisin, etc. Normalmente, estas aplicaciones muestran la posibilidad de comunicarse con otras (hojas de clculo, bases de datos, etc.) de donde se pueden obtener los datos cuya representacin grca se desea, e incluso en muchos casos aparecen integrados con dichas aplicaciones. Las aplicaciones de presentacin generan una secuencia de diapositivas, notas para el ponente y la proyeccin del documento en la pantalla de un ordenador a modo de pelcula. Cada diapositiva puede estar formada por diferentes tipos de objetos: textos grcos, imgenes, vdeos, sonidos, etc. Las presentaciones se emplean en campos muy diversos (exposicin de trabajos, exposiciones comerciales, campaas publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo propsito, exponer algo a los dems. Antes de la aparicin de este tipo de programas, las presentaciones se realizaban utilizando proyectores de diapo240

Entre las funcionalidades bsicas que tienen estas aplicaciones estn las siguientes: Los paquetes grcos incluyen ltros para importacin/ exportacin de datos, grcos, textos Permiten insercin de imgenes grcas, diagramas de barras y tablas. Permite el dibujo a mano alzada. Permiten todas las caractersticas incluidas en la barra de herramientas dibujo (seleccionar y agrupar, rotar/girar, dimensionar, posicionar en primer o segundo plano). Se pueden manipular textos. Permiten efectos de transicin entre las diapositivas, con el n de conseguir una sensacin de profesionalidad en la presentacin. Existen fondos de pgina predeterminados. Asimismo, todos estos programas incluyen una amplia librera de grcos. Los principales programas que han aparecido en el mercado son los siguientes: Harvard Graphics: fue el primer programa que sali para presentaciones grcas. Powerpoint: es el principal programa de presentaciones del mercado. Picture it: programa de Microsoft que permite editar, retocar y archivar las fotos digitales de forma sencilla. Corel Draw Graphics Suite: paquete diseado para el entorno grco de Windows. Posee varios programas tales como: CorelDraw, CorelChart, CorelPhotopaint, CorelShow y CorelMove.

TEMA 13
Micrograph Designer: programa de ilustracin para Windows. Graphic Works: paquete grco que incluye: Draw, Phtomagic, Orgchart, Winchart y Slideshow. Lotus Freelance: programa para disear grcos y presentar informaciones. Est incluido dentro del paquete Lotus SmartSuite Ofce. Adobe Photoshop: aplicacin informtica en forma de taller de pintura y fotografa que trabaja sobre un lienzo y que est destinado para la edicin, retoque fotogrco y pintura a base de imgenes de mapa de bits. Adobe Ilustrator: permite crear grcos vectoriales distintivos para cualquier proyecto. catlogo a color o un folleto informativo con alto contenido grco. Las soluciones ms profesionales para estos propsitos son los programas de DTP (de Desktop publishing o Autoedicin). Estos programas tienen funciones mucho ms avanzadas para el diseo de las pginas, el manejo de bloques de texto, control tipogrco, gestin del color y colocacin de imgenes. La forma en que los programas DTP manejan el texto es bastante diferente, y mucho ms exible que en un procesador. Los textos y grcos se pegan como si fueran recortes que se pueden mover libremente por la pgina, o de una pgina a otra; reservarse al lado de la pgina, sobre la mesa de trabajo. El texto que no cabe en un bloque, uye hacia otro bloque, que se indica con el programa. Esto permite composiciones complejas y creativas de texto e imagen, como las que tenemos en las revistas o catlogos; por otra parte, tambin puede automatizarse el ujo de texto para crear distribuciones ms regulares y simples (como en el texto de un informe o un libro). Algunos conceptos de los ms comunes utilizados en los paquetes de autoedicin son:

13.4.2. Programas de autoedicin Un procesador est pensado para documentos de ocina o correspondencia, informes, apuntes, etc., pero no para un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales del texto. Por ejemplo, podramos escribir fcilmente una novela o un libro de poesa tal como se imprimira, pero difcilmente seramos capaces de maquetar una revista, un

Figura 13.14. Programa de autoedicin

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Portada: primera pgina de una publicacin. Historia o cuento: coleccin de textos reconocidos como una unidad conexa. Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales de una pgina y romper as la linealidad de la misma. Esquematizador: es una herramienta que sirve de ndice con el n de guiar una publicacin. Los programas de autoedicin ms utilizados son: Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: ste ltimo lleg hasta la versin 6.5, pero ha sido sustituido por InDesign como herramienta de maquetacin muy bien integrada con programas de grcos del mismo fabricante, y con una interfaz semejante. QuarkXpress es estrictamente una herramienta profesional, la que suelen utilizar en las imprentas. Segn parece, el programa no sirve ms que para publicaciones impresas y tiene escaso o nulo soporte para edicin de html o para la pantalla. Corel Ventura es un viejo programa que despus de muchas vicisitudes fue adquirido por Corel. Algunas versiones de CorelDraw (como la versin 5 de hace unos aos) incluan Ventura, pero ahora se vende por separado. 2. Si est creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble clic sobre dicho icono. 3. Si est el icono incluido en la barra de Inicio rpido, hacer clic sobre l. 4. Clic en el botn derecho Nuevo Documento de Word.

13.5.

HERRAMIENTAS OFIMTICAS DE USO COMN EN LA GENERALITAT VALENCIANA

Figura 13.15. Cmo iniciar Word

13.5.1. Microsoft Word

Una vez ejecutada la aplicacin aparecer la pantalla principal, sobre la que sitan todos los elementos necesarios para trabajar con Word. Aunque ya vimos las caractersticas de la pantalla cuando hablamos de los procesadores de texto en general, volvemos a repasar todos y cada uno de los elementos que nos podemos encontrar al abrir el programa. Barra de ttulo Indica el icono de la aplicacin, el nombre del programa y del documento que estamos utilizando y los botones Minimizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar. - Minimizar. Oculta la aplicacin mostrando un icono en la barra de tareas de Windows. Para volver a la aplicacin slo ser necesario hacer clic sobre dicho icono. - Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla completa. - Restaurar. Cuando la ventana est maximizada, este botn devuelve el tamao al estado que tena anteriormente. - Cerrar. Cierra la aplicacin.

Microsoft Word es el procesador de textos que viene integrado en el conjunto de aplicaciones MS-Ofce de Microsoft. Es un programa informtico que permite crear diferentes tipos de documentos como cartas, informes, exmenes, artculos de revistas, apuntes, libros, etc. Para utilizar cualquier aplicacin omtica, en primer lugar es necesario que sta se encuentre instalada en nuestro ordenador. Para proceder a dicha instalacin se utilizarn los discos originales proporcionados por el fabricante. Se deben seleccionar las opciones a instalar e introducir el cdigo de licencia para autenticar nuestra copia de Microsoft Word. Una vez instalada la aplicacin, para empezar a utilizarla el primer paso ser ejecutarla. Para ello existen varias maneras: 1. Clic sobre Inicio Programas Microsoft Word.
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TEMA 13
Barra de mens Muestra los mens que podemos utilizar para trabajar con el procesador de textos. Para desplegar el men, situaremos el ratn sobre la opcin deseada y haremos clic con el botn izquierdo o primario, inmediatamente observaremos como el men se despliega mostrando todas sus opciones. Barra de herramientas Barras de desplazamiento Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar con el procesador de textos de una forma ms rpida que con los mens. Para utilizar cualquiera de las opciones disponibles situaremos el puntero del ratn sobre el botn que deseamos accionar y haremos clic con el botn izquierdo del ratn, e inmediatamente la accin se llevar a cabo. Para visualizar las barras de herramientas, seleccionamos la opcin del men Ver Barra de herramientas. Si el nombre de la barra est marcado, entonces ya esta visible en la ventana de Word, si no, basta con hacer clic sobre la barra que necesitemos. Las barras ms utilizadas son la Estndar (da acceso a funciones como guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar) y la de Formato (que permite seleccionar
BARRA DE TTULO BARRA DE MEN

diferentes conguraciones de formato tales como negrita, cursiva, subrayado, alineacin, color, etc.). Regla Ofrece informacin sobre el ancho y el largo del documento y adems permiten congurar parmetros como el margen del documento, la sangra, las tabulaciones, etc.

Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el que estamos trabajando. rea de trabajo o edicin Es el lugar donde escribimos el texto de los documentos que vamos a crear con el procesador de textos. Barra de estado Ofrece informacin sobre el documento en el que estamos trabajando, por ejemplo, el nmero de pgina, la seccin, el nmero total de pginas, la distancia desde la

BARRA DE HERRAMIENTAS

REGLAS

PANEL DE TAREAS AREA DE TRABAJO

BARRA DE DESPLAZAMIENTO

BARRA DE ESTADO

Figura 13.16. La ventana de Word

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Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas

parte superior de la pgina, la lnea, la columna y si se encuentran activas algunas funciones especiales como la de sobrescribir. El desplazamiento por la ventana de Word Cuando escribimos un texto sobre el rea de edicin, aparece una pequea lnea vertical que parpadea: es el punto de insercin. El punto de insercin indica el lugar donde se va a escribir el texto que tecleamos. Al escribir un texto, el punto de insercin se va desplazando hacia la derecha. Cuando llega al nal de una lnea, pasa automticamente a la siguiente lnea, y as sucesivamente. Solo cuando queramos cambiar de lnea de forma manual, deberemos utilizar la tecla Enter. Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado de la manera siguiente: Utilizaremos los cursores. Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la lnea en la que estamos. Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al nal de la lnea en la que nos encontramos. Tecla AvPg. Permite pasar a la ventana siguiente cuando tenemos mucho texto escrito. No se corresponde exactamente con un avance de pgina de un documento. Tecla RePg. Permite pasar a la ventana anterior. Tambin podemos utilizar el ratn, ya que al hacer clic sobre el texto el puntero de insercin se colocar en el sitio elegido. Para recticar un texto se pueden utilizar las siguientes teclas: Supr. Borra el carcter que aparece a la derecha del punto de insercin. Retroceso o Backspace. Elimina el carcter que se encuentra a la izquierda del punto de insercin. Debemos jarnos si est activada la opcin sobrescribir, ya que, si est activada, el nuevo texto que escribamos reemplazar al anterior. Esta opcin se activa y desactiva con la tecla Insert o haciendo doble clic sobre el botn SOB que aparece en la barra de estado. Cuando SOB aparece en negro, indica que est activado, y si est en gris indica que est desactivado.
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Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word Para crear un documento nuevo tenemos estas dos opciones: de la barra de herramientas. Hacer clic sobre el botn Ir al men: Archivo Nuevo En cuyo caso aparece un cuadro de dilogo en el que debemos seleccionar Documento en blanco y hacer clic en Aceptar. Para abrir un documento ya existente tenemos estas otras tres opciones: Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. Ir al men: Archivo Abrir En la lista desplegable Buscar En, localizamos la carpeta en la que se encuentra el documento y seleccionamos el nombre del archivo que queramos abrir. A continuacin hacemos clic sobre el botn Abrir y el contenido del documento aparecer en el rea de edicin. Combinacin de teclas Ctrl + A.

Figura 13.18. Abrir un documento en Word

Word permite tener abiertos varios documentos de forma simultnea. Para cambiar de uno a otro tenemos que entrar en el men Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento que se desea cambiar. Para guardar un documento tenemos estas otras tres opciones: Hacer clic sobre el botn tas. de la barra de herramien-

TEMA 13
Ir al men: Archivo Guardar. Si es la primera vez que guardamos un documento, y ste no tiene nombre, aparece el cuadro de dilogo Guardar como Si queremos guardar dicho documento con un nombre diferente al que tiene, deberemos elegir la opcin: Archivo Guardar como Combinacin de teclas Ctrl + G. En este caso se nos mostrar un cuadro de dilogo en el que debemos seleccionar: - El nombre que asignaremos al archivo. - La unidad y la carpeta en la que lo queremos guardar. Este cuadro de dilogo se sita en la carpeta Mis Documentos por defecto, dado que lo habitual es almacenar los documentos en dicha carpeta; pero nosotros podemos seleccionar cualquier otro lugar donde almacenarlo. La extensin que asigna Word a los documentos es .doc de manera que cuando encontremos un archivo con esa extensin sabremos que est elaborado con Word. En cambio para las plantillas la extensin es .dot Las siguientes veces que guardemos este archivo ya tendr asignado el nombre, por lo tanto al guardar se reemplazar el anterior sin preguntarnos nada. Para cerrar un documento tenemos estas otras tres opciones: Opcin men Archivo Cerrar. Se cierra el documento que tenemos activo. Si no se han guardado las ltimas modicaciones realizadas en el documento, el programa pregunta si deseamos guardar los cambios. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana del documento. Realiza la misma accin que en el apartado anterior. Opcin men Archivo Salir. Para salir del procesador. En el caso de que no se hayan guardado las ltimas modicaciones realizadas sobre el/los documentos que tengamos abiertos, el programa nos ir preguntando si deseamos guardar los cambios realizados. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la aplicacin. Realiza la misma accin que en el apartado anterior. La visualizacin de documentos en Word Los documentos de Word pueden desplegarse de diferentes formas en la ventana de aplicacin. Para ver todas las posibilidades nos posicionaremos en el men Ver y elegiremos entre ellas o pulsaremos sobre el botn correspondiente en la barra de herramientas Vistas:

Vista Normal Vista Diseo Web

Vista Esquema Vista Diseo de impresin

Figura 13.19. Barra de herramientas. Vistas

Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la fuente y prrafo del documento. Permite ver los saltos de pgina. En cambio no muestra cmo queda la pgina impresa, ni tampoco los encabezados ni pies de pgina. Tampoco se muestran las guras creadas con la barra de herramientas Dibujo, ni los mrgenes o bordes de columna. Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del documento: se muestra el contenido del archivo y es posible organizarlo por niveles. Modo Vista Diseo Impresin. Permite ver los documentos con grcos u objetos, encabezados y pies de pgina, notas a pie y al nal, mrgenes y bordes de columnas. Con este comando se ver el documento tal y como aparecer impreso. Modo Vista Diseo Web. Permite visualizar documentos tal y como aparecern en la venta de un explorador de Internet. Opciones del men Edicin Word permite realizar gran cantidad de operaciones con texto de un documento, por ejemplo buscar palabras, reemplazar, cortar, copiar y pegar un texto de un sitio a otro o borrar un texto. Pero para ello lo primero que tenemos que hacer es seleccionarlo. Veamos ahora las diferentes formas de poder seleccionar un texto: A. Deshacer Esta funcin se utiliza para deshacer la ltima operacin que hemos realizado; por ejemplo, si borramos una parte del texto por error, podemos utilizar la funcin deshacer para recuperar el texto perdido. Para utilizar la funcin deshacer podemos hacerlo de tres maneras: Men Edicin Deshacer Hacer clic en el botn de la barra de herramientas estndar. Utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Z.
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Si utilizamos el botn de la barra de herramientas, deshar la ltima operacin; si deseamos deshacer varias operaciones, haremos clic sobre la echa del botn y se desplegar el listado de operaciones que podemos deshacer. Men Edicin Rehacer. de la barra de herramientas Hacer clic en el botn estndar. Utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Y. C. Cortar, copiar y pegar En todos los sistemas Windows y en el resto de sistemas se ha introducido el sistema OLE (Object Linking and Embedding), que sirve para la vinculacin e incrustacin de objetos, permitiendo intercambiar informacin entre partes de un documento. Este sistema se basa en la existencia de un elemento denominado portapapeles, que es el encargado de almacenar la informacin en los proceso de intercambio.

Figura 13.20. Opcin Deshacer

B. Rehacer Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, cuando hacemos clic se rehace la ltima accin deshecha. Por supuesto, es necesario haber deshecho algo anteriormente para poder utilizar esta funcin. Para utilizar la funcin deshacer podemos hacerlo de tres maneras:
SELECCIN Seleccionar una palabra Seleccionar un texto MTODO Doble clic sobre la palabra Clic y arrastre con el ratn

Texto seleccionado Cortar

Copiar Texto seleccionado

Portapapeles

Pegar

Destino

Figura 13.22. Funcionamiento del portapapeles

IMAGEN

Seleccionar una lnea

Clic en el margen izquierdo del documento a la altura de la lnea que vamos a seleccionar Pulsar la tecla Ctrl y, mantenindola pulsada, hacemos clic en cualquier parte de la frase Doble clic en el margen izquierdo del documento o triple clic en cualquier parte del prrafo Situar el punto de insercin al comienzo del texto a seleccionar. Pulsar la tecla Mayscula y mantenindola pulsada nos desplazamos con los cursores a izquierda, derecha, arriba o abajo

Seleccionar una frase

Seleccionar un prrafo

Seleccionar con el teclado

Seleccionar todo el documento

Hacer triple clic con el ratn en el margen izquierdo del documento, o en el men ( GL FL y Q6 HO HFFL RQDU W RGRR F RQODF RP EL QDFL yQ de teclas Ctrl + E

Figura 13.21. Opciones de seleccin de texto

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TEMA 13
El funcionamiento bsico consiste en seleccionar una parte de un documento, cortarlo o copiarlo con lo que lo desplazamos al portapapeles, situarnos en otro lugar y pegarlo para introducir el contenido del portapapeles. Cortar. Se utiliza para mover la seleccin al portapapeles, de manera que la seleccin se borra del documento trasladndose a dicho elemento. Copiar. Crea una copia de la seleccin en el portapapeles, mantiene el bloque seleccionado en su lugar original y adems crea la copia. Pegar. Inserta el contenido del portapapeles en la posicin en la que nos encontremos con el cursor. Para cortar, copiar y pegar, podemos usar diferentes procedimientos: Utilizando el men Edicin y eligiendo una de las opciones. Utilizando la barra de herramientas estndar. Utilizando las combinaciones de teclas: (Ctrl +X, Ctrl + C, Ctrl + V). Su funcionamiento se basa en una estructura llamada LIFO (Last Input, First Ouput), que quiere decir que el ltimo que entra es el primero en salir, de tal manera que el ltimo recorte es el que se inserta al ejecutar la accin de pegar. Para acceder a este portapapeles: Men Edicin Portapapeles de Ofce. E. Buscar Permite recorrer todo el documento en busca del texto especicado en el cuadro de texto. Para acceder a la opcin buscar, tenemos dos opciones: Men Edicin Buscar. Combinacin de teclas Ctrl + B. F. Reemplazar Se utiliza para buscar un texto en un documento y reemplazarlo por otro. Para acceder a la opcin Reemplazar, tenemos dos opciones: Men Edicin Reemplazar. Combinacin de teclas Ctrl + L.

Cortar Copiar Cortar Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V

Figura 13.23. Men Edicin y barra de herramientas (Cortar, Copiar y Pegar)

D. Portapapeles de Ofce El portapapeles de Ofce es una mejora con respecto al portapapeles de Windows. En este caso, cada vez que ejecutamos la accin de copiar o cortar, el portapapeles de Ofce conserva el contenido, creando un listado de elementos que se han enviado al portapapeles, de manera que podemos seleccionar cualquiera de ellos para pegarlo.
Portapapeles Oce

Figura 13.25. Buscar y Reemplazar

G. Ir a... Permite ir a una parte determinada del documento, un nmero de pgina, un salto de seccin, etc. Para acceder a la opcin Ir a, tenemos dos opciones: Men Edicin Ir a Combinacin de teclas Ctrl + I. Formato Fuente

Portapapeles Windows

Recorte_4 Recorte Recorte_3 Recorte_2 Recorte_1

El formato de la fuente se reere a todas las caractersticas que podemos asignar a una fuente o tipo de letra. ste se puede modicar antes de escribir el texto o cuando ya est escrito. En el primer caso seleccionamos el formato que queremos, y despus comenzamos a escribir el texto que llevar el formato denido, mientras que en el segundo caso seleccionamos primero el texto y despus le asignamos el formato.
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Figura 13.24. Funcionamiento del portapapeles de Ofce

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Para acceder a todas las opciones relacionadas con la fuente del texto, debemos ir al men Formato Fuente. do, superndice, subndice, sombra, contorno, relieve, grabado, versales, maysculas, oculto.

Figura 13.27. Ejemplos de efectos

Figura 13.26. Formato Fuente

Algunas de las opciones descritas en esta cha se encuentran disponibles dentro de la barra de herramientas Formato, as como mediante la combinacin de teclas.

Existen tres secciones que aparecen en el cuadro de dilogo: Fuente. Espacio entre caracteres. Efectos de texto.
Tipo de letra Tamao

Veamos con detalle la primera de las opciones. Dentro de la cha Fuente encontramos las siguientes opciones: Fuente: permite seleccionar el tipo de letra de entre los disponibles. Estas letras se encuentran en una carpeta especial de Windows llamada Fonts. Estilo de fuente: aqu se puede escoger el texto en negrita, cursiva o ambas cosas a la vez. Tamao: aqu se selecciona el tamao de la letra. Se puede elegir de la lista o introducir directamente un valor numrico. Color de la fuente: podemos optar entre una paleta de colores que se abre al hacer clic sobre la lista desplegable. Estilo de subrayado: permite seleccionar diferentes tipos de subrayados (solo palabras, punteado, doble, etc.). Color del subrayado: en caso de que se haya elegido algn tipo de subrayado en la lista desplegable anterior, se puede escoger el color que queramos. En la parte inferior se encuentran un conjunto de efectos aplicables al texto tales como tachado, doble tacha248

Negrita Cursiva Subrayado Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+S

Figura 13.28. Barra de herramientas Formato

Formato Prrafo Un prrafo es un bloque de texto que termina con un punto y aparte. Generalmente el prrafo est formado por varias lneas. En este apartado se estudiarn las posibilidades que hayamos en Word a la hora de tratar un prrafo. Para acceder al cuadro de dilogo formato, se utiliza el men Formato Prrafo. Como podemos ver, dentro se encuentran dos chas: Sangra y espacio por una parte y Lneas y saltos de pgina por otra. Veremos, con ms profundidad, los objetos de la primera de las opciones.

TEMA 13
- Justicada. El carcter inicial de cada lnea se ajusta al margen izquierdo y el ltimo carcter de cada lnea, si no es un punto y aparte, se ajusta al margen derecho del documento. Una forma ms rpida de alinear un prrafo es utilizar la barra de herramientas. Basta con situarse en el prrafo que vamos a alinear y hacer clic sobre el botn que indica el tipo de alineacin que vamos a utilizar (o utilizar las teclas de combinacin correspondientes).

Izquierda Centrada Derecha Justicada Ctrl+Q Ctrl+T Ctrl+D Ctrl+J

Figura 13.30. La alineacin en Word Figura 13.29. Formato Prrafo

Alineacin. Indica cul ser la posicin del texto sobre la pgina. Existen cuatro tipos diferentes de alineacin: - Izquierda. El primer carcter de cada lnea se ajusta al margen izquierdo del documento y el nal de las lneas queda desajustado respecto del margen derecho. - Derecha. El ltimo carcter de cada lnea se encuentra ajustado al margen derecho del documento y el comienzo de las lneas queda desajustado respecto del margen izquierdo. - Centrada. Los caracteres de cada lnea quedan centrados respecto de los mrgenes establecidos. El texto aparece centrado, y el comienzo y nal de cada lnea quedan desajustados respecto del margen izquierdo y derecho, respectivamente.
Sangra de primera lnea Sangra izquierda

Sangra. Es el espacio en blanco que se deja entre los mrgenes y el texto. Las sangras nos permiten organizar visualmente un documento. Las opciones que nos podemos encontrar son las siguientes: - Sangra izquierda. Hace que las lneas de prrafo se separen del margen izquierdo. Para crearla, basta con teclear el nmero de centmetros de separacin en el cuadro de texto Izquierda y hacer clic en Aceptar. - Sangra derecha. Hace que las lneas del prrafo se separen del margen derecho. Para crearla, basta con teclear el nmero de centmetros de separacin en el cuadro de texto Derecha y hacer clic en Aceptar. - Sangra de primera lnea. Slo afecta a la primera lnea del prrafo. Indica la separacin de la primera lnea del prrafo respecto del margen izquierdo del documento. Para crearla, seleccionamos Primera lnea en la lista desplegable Especial el nmero de
Sangra derecha Sangra francesa

Figura 13.31. Los diferentes tipos de sangra

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centmetros de separacin en el cuadro de texto En. No afecta al resto de las lneas del prrafo. - Sangra francesa. Tambin llamado texto colgante. Consiste en sangrar todas las lneas de un prrafo excepto la primera. Para crearla, seleccionamos la opcin Francesa en la lista desplegable Especial, y tecleamos el nmero de centmetros en el cuadro de texto En. Las sangras tambin se pueden crear con el ratn y la regla que aparece en la parte superior del rea de edicin. Mediante la regla es posible cambiar las sangras del documento sin necesidad de entrar en los mens. Las sangras se pueden modicar con los tringulos de la regla. Se cuenta con tres tipos, dos a la izquierda y uno a la derecha y el cuadrado que se encuentra en la parte inferior a la izquierda. Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra francesa. El tringulo de la derecha marca la sangra de la derecha. Para modicar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla. Al pinchar sobre el cuadrado se movern los dos tringulos tambin. Espaciado. Un documento no se organiza visualmente slo con las sangras, tambin los espacios entre prrafos o entre lneas son fundamentales para dar dinamismo, uidez y armona a los textos. Las opciones que nos podemos encontrar en Espaciado son las siguientes: - Interlineado. Establece el espacio entre las lneas de texto que forman un prrafo. Existen varias opciones predeterminadas: Sencillo. Espacio normal. 1,5 lneas. Lnea y media de espacio. Doble. Dos lneas de espacio. Mnimo. Mnimo espacio permitido. Exacto. Establece la distancia exacta. - Espaciado entre prrafos. Indica el espacio que hay que dejar antes y despus de un prrafo. Existen dos tipos: Anterior. Establece el espacio por encima de cada prrafo seleccionado. Posterior. Establece el espacio por debajo de cada prrafo seleccionado. Numeracin y vietas. Se utilizan para enumerar diferentes prrafos, ya sea mediante algn tipo de smbolo, una letra o un nmero. Para acceder a esta funcin debemos hacer clic en el men Formato Numeracin y vietas. - Vietas. Permiten utilizar cualquier carcter o smbolo para enumerar prrafos.
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Para seleccionar cualquier vieta haremos clic en el cuadro de dilogo en la opcin que deseemos. Si queremos seleccionar otro carcter diferente a los que aparecen, nos situaremos en cualquiera de las opciones que nos da y haremos clic en Personalizar, donde podremos elegir la letra, el carcter o la imagen que se desee.

Figura 13.32. Vietas

- Numeracin. Funciona de la misma manera que las vietas, con la excepcin que slo se pueden utilizar letras o nmeros, y el valor de stos se incrementar automticamente en funcin del prrafo sobre el que nos situemos. Utilizando el botn Personalizar es posible seleccionar el formato que se va a emplear para la numeracin de prrafos.

Figura 13.33. Numeracin

TEMA 13
Utilizando la barra de herramientas Formato podemos activar la Numeracin o Vieta. Se activar la predeterminada o la ltima seleccionada. Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, lneas y sombreados alrededor de un prrafo. Adems podemos colocar un color o un tono de gris como fondo del mismo. Con la cha Borde de pgina podemos llegar a seleccionar un borde para las pginas del documento. Para acceder a esta funcin debemos hacer clic en el men Formato Bordes y sombreado. - Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el tipo de marco que deseamos crear, el estilo de lnea, slida, discontinua, etc., el color de la lnea y el ancho.

Vietas

Numeracin
Figura 13.34. Barra numeracin y vietas

Esquema numerado. En ocasiones, las listas ordenadas que debemos elaborar son ms complejas, y dentro de cada elemento podemos tener otras listas ordenadas, por ejemplo, al crear el ndice de un libro. Estas listas que llevan varios niveles de ordenacin reciben el nombre de Esquemas numerados. En el cuadro de dilogo aparece el valor correspondiente para la numeracin del primer elemento de la lista. Cuando dentro de un elemento deseamos aumentar el nmero de niveles de ordenacin (por ejemplo, aumentar del 1 al 1.1), basta con hacer clic sobre el botn Aumentar sangra. En caso contrario, es decir, queremos disminuir el nivel de numeracin, debemos hacer clic sobre el botn Disminuir sangra :
Figura 13.36. Bordes en Word

A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el formato sobre una lnea, o sobre el prrafo. Tambin podemos utilizar los botones para seleccionar una lnea superior, inferior, izquierda, derecha o todas. La cha borde de pgina es idntica que la de Borde, con la nica diferencia de que aparece una lista desplegable llamada Arte para poder colocar alrededor de la pgina un borde artstico. - Sombreado. Permite sombrear con un color que utilizaremos como fondo del prrafo. Para colocar un sombreado sobre un prrafo basta con seleccionar la pestaa Sombreado del cuadro de dilogo Bordes y sombreado. Aparecen tres listas de valores: Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar como fondo tonos de gris y los principales colores. Estilo. Word permite utilizar el color de relleno que hemos elegido anteriormente o poder combinarlo con otro. En este caso, Estilo permite elegir el porcentaje que queremos que aparezca del otro color en el fondo del texto. Si no tenemos elegido ningn color de fondo, esta lista nos permite elegir entre una gama de gires. Color. Permite elegir el color que vamos a combinar con el de relleno.
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Figura 13.35. Esquema numerado

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En este cuadro de dilogo es posible seleccionar el nmero de columnas, partiendo de las preestablecidas, situadas en la parte superior, o introducir el nmero manualmente. Tambin se puede elegir manualmente el ancho de columnas y el espacio entre ellas, as como activar la opcin de lnea entre columnas. Las columnas predeterminadas se pueden ejecutar desde la barra de herramientas estndar, para ello tan slo hace falta hacer clic sobre el icono y se selecciona el nmero de columnas sobre el men que aparece. Tabuladores. Para crear varias columnas de datos en un documento, los procesadores de textos incorporan una herramienta especial denominada tabulador, con la que se establece el lugar donde se situarn dichas columnas. Para acceder al cuadro de dilogo de los tabuladores debemos hacer clic en el men Formato Tabulaciones.

Figura 13.37. Sombreado en Word

Columnas. Permiten convertir cualquier documento a los formatos de columnas existentes. El funcionamiento resulta muy sencillo, se seleccionan el nmero de columnas y el formato de las columnas. Esta operacin se puede llevar a cabo sobre una parte del documento seleccionado previamente o para el texto que se introduzca a partir de la posicin actual. Para acceder a esta funcin debemos hacer clic en el men Formato Columnas.

Figura 13.38. Dos columnas

Figura 13.40. Tabulaciones en Word

En este cuadro se aprecia un campo denominado Tabulaciones predeterminadas. Este campo permite establecer los centmetros que se desplazar el punto de insercin al pulsar la tecla del tabulador del teclado (Tab).

Figura 13.39. Columnas en Word

Para establecer las tabulaciones debemos determinar el tipo de tabulacin que necesitamos e introducir las distancias a las que jaremos las tabulaciones. Para la distancia introduciremos en el campo posicin un valor numrico con dos decimales y despus haremos clic en el botn jar.

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TEMA 13
Para establecer el tipo de tabulacin, se ha de determinar de qu manera se debe distribuir el texto sobre la tabulacin: - Tabulacin izquierda. El texto queda a la derecha de la posicin en la que se ha jado la tabulacin. Las tabulaciones tambin se pueden jar desde la regla horizontal, para ello se selecciona la tabulacin en la parte superior izquierda de la regla y se hace clic sobre la posicin en la que se desea insertar la tabulacin.

- Tabulacin derecha. El texto queda a la izquierda de la posicin en la que se ha jado la tabulacin.

Derecha Izquierda

Centrado

Figura 13.41. Los tabuladores en la regla horizontal

- Tabulacin centrada. El texto se distribuye centrado sobre la lnea de la tabulacin.

Letra capital. Esta tcnica se emplea para aumentar el tamao de la primera letra de un documento. Para realizarlo, nos situamos sobre el prrafo en el que queremos realizar la letra capital y accedemos al cuadro de dilogo haciendo clic en el men Formato Letra Capital. En dicho cuadro podemos seleccionar la forma que tomar la letra capital y su distribucin sobre el prrafo.

- Tabulacin decimal. El texto se distribuye a la izquierda de la tabulacin. Si se utilizan nmeros, la parte entera queda a la izquierda del punto, y la parte decimal queda a la derecha.

Figura 13.42. Letra capital

- Tabulacin barra. Es idntica a la tabulacin izquierda, pero aade una barra vertical en la posicin en la que se inserta la tabulacin. El Relleno se emplea para seleccionar algn carcter que rellene el espacio desde la posicin en la que se presiona el botn tabulador y la siguiente tabulacin.

Cambiar Maysculas y minsculas. Permite cambiar las maysculas por minsculas y otro conjunto de operaciones tales como: - Tipo oracin. Primera en mayscula y el resto en minsculas. - Minsculas. Todo en minsculas. - Maysculas. Todo en maysculas. - Tipo Ttulo. La primera letra de cada palabra en maysculas.
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Formato Pgina Los documentos generalmente contienen varias pginas. Cuando se acaba la pgina donde estamos escribiendo, el procesador de textos genera automticamente una nueva donde podemos continuar. Algunas veces, sin embargo, nos interesa pasar a otra pgina sin haber terminado la anterior. Para ello utilizamos la siguiente combinacin de teclas: Ctrl + Enter o utilizamos la opcin de men Insertar Salto, eligiendo en el cuadro de dilogo correspondiente la opcin Salto de pgina. correccin gramatical. Adems incluyen herramientas de autocorreccin que permiten realizar correcciones mientras se introduce el texto. Por defecto, Word efecta en ocasiones una correccin automtica mientras se escribe, al menos en los errores ms comunes por descuido. Pero el procedimiento ms comn es seleccionar, dentro del men Herramientas Ortografa y gramtica, o pulsar en su caso el botn de la barra de herramientas estndar. El corrector permite utilizar el diccionario propio de Word o diccionarios creados por el usuario. La base de cualquier corrector ortogrco es el diccionario, que es un listado de palabras escritas correctamente con el que compara todas las palabras del documento y comprueba si se han escrito correctamente. En caso contrario, mostrar todas las palabras que se parecen a las que se hayan introducido, ya sea para seleccionar una de ellas o para aadir esta palabra al diccionario.

Figura 13.43. Salto de pgina

Elementos de una pgina Dentro de una pgina podemos distinguir las siguientes partes: Mrgenes. Delimitan el espacio disponible para escribir el texto. El documento tiene cuatro mrgenes que se pueden modicar de forma independiente: superior, inferior, izquierdo y derecho. Existe adems un margen adicional llamado margen de encuadernacin. Prrafos. Son bloques de texto de longitud variable que termina con un punto y aparte. Un prrafo puede estar formado por un solo carcter o por muchas lneas de texto. Encabezado de pgina. Una o dos lneas que se sitan al comienzo de todas las pginas del documento. Pie de pgina. A diferencia del encabezado, se colocan una o dos lneas al nal. Herramientas de correccin: ortogrca y gramatical Todos los procesadores de texto actuales incluyen la posibilidad de realizar correcciones ortogrcas sobre nuestros documentos, incluso algunos incluyen tambin la
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Figura 13.44. El corrector ortogrco en Word

Las opciones que se encuentran en el cuadro de dilogo y que aparecen al utilizar el corrector ortogrco son las siguientes: Omitir una vez. Deja la palabra tal y como est, pero la prxima vez que aparezca en el documento nos volver a avisar. Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces que aparezca en el documento. Agregar al diccionario. Aade la palabra a nuestro diccionario personalizado. Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos seleccionada en la parte inferior en el apartado Sugerencias. Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios lugares del documento, las cambia todas de una vez. Autocorreccin. Agrega la correccin a la lista de Autocorreccin (se ver ms adelante).

TEMA 13
Otra forma de correccin ortogrca es el subrayado de las palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos de subrayado: Rojo. La palabra que aparece subrayada est mal escrita, o al menos no est incluida en ningn diccionario de Word. Verde. La palabra o palabras subrayadas tienen un error gramatical, es decir, no concuerda el gnero, el nmero, etc. Autocorreccin Esta funcin es la encargada de corregir ciertos errores mientras se escribe (por ejemplo, cambia automticamente varco por barco). camos una palabra de este tipo y cambia automticamente, aparece un pequeo recuadro debajo de la palabra.

Figura 13.46. Deshacer correcciones automticas

Si colocamos el ratn en esa posicin, aparece un botn y al desplegarlo aparecen un conjunto de opciones tales como: Deshacer la correccin. Dejar de usar maysculas en la primera letra de las frases. Detener la correccin automtica de esa palabra (eliminndola de la lista). Idioma Lo principal para llevar a cabo una correccin es que el procesador de textos conozca el idioma en el que debe realizar la correccin.

Figura 13.45. Autocorreccin

Word tiene un listado de autocorreccin en el que se pueden aadir las palabras que se reemplazarn automticamente por las indicadas. Adems de palabras, tambin se pueden incluir smbolos (cambia (c) por ). Para acceder al cuadro de dilogo de Autocorreccin haremos clic en el men Herramientas Opciones de Autocorreccin. Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el texto por el que se reemplazar en la caja de texto Con y le damos al botn Agregar. Adems existen otras opciones que vienen con casillas de vericacin por si queremos que tambin tengan dichas funciones. Estas funciones son: corregir dos maysculas seguidas, poner en mayscula la primera letra de una oracin, corregir el uso accidental de bloqueo de maysculas, etc. Por ltimo, comentar que existe la posibilidad de volver a la palabra que se haba escrito anteriormente. Cuando colo-

Figura 13.47. Men Idioma

Word es capaz de diferenciar prrafos en diferentes idiomas aplicando el idioma que se seleccione, pero en ocasiones esto no es suciente, por lo que incluye una opcin para indicar el idioma del documento o del texto seleccionado. Para utilizar esta opcin, haremos clic en el men Herramientas Idioma. Analicemos este cuadro de dilogo con ms detenimiento: Denir idioma. En esta opcin se selecciona el idioma del documento de entre todos los disponibles. Traducir. Permite traducir una palabra o un texto seleccionado a otro idioma. Sinnimos. Busca los sinnimos asociados a la palabra previamente seleccionada en el texto. Es posible buscar tambin antnimos, tan solo debemos buscar en el desplegable de Signicados las palabras que lleven al nal y
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entre parntesis (antnimo). Tambin se puede obtener un listado de sinnimos con la combinacin de teclas Maysculas + F7.

Figura 13.49. Autorresumen

Figura 13.48. Diccionario de sinnimos y antnimos

Otras herramientas de Word Adems de las herramientas de correccin, Word incluye un conjunto de herramientas que permiten realizar diversas tareas para facilitar la creacin de documentos. Todas estas herramientas se encuentran disponibles dentro del men Herramientas: Autorresumen. Esta herramienta utiliza un conjunto de reglas para obtener resmenes. Su funcionamiento depende del texto que se desea resumir. Contar palabras. Realiza un recuento de las palabras del documento. Con esta opcin se puede controlar la extensin del documento. Control de cambios. Se utiliza fundamentalmente cuando se trabaja en red con un documento para comprobar qu cambios van realizando otros usuarios. Macros. Una macro es un conjunto de acciones que se pueden grabar para reproducir ms adelante. Por ejemplo, podemos grabar una macro en la que se dena el contenido de los encabezados y el pie de pgina, un tipo de letra y un color, y cuando iniciemos un documento nuevo ejecutarla para aplicar todo esto. Bsicamente una macro funciona como una grabadora, almacena las operaciones que realizamos en el mismo orden en el que se realizan, se le asigna un nombre y cuando se reproduce se repiten todas y cada una de las acciones almacenadas en la secuencia en la que se grabaron. Para iniciar la grabacin de una macro, se accede a travs del men Herramientas Macro Grabar nueva macro.
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Figura 13.50. Los macros de Word

Asignaremos un nombre a la macro y especicamos si queremos asignar un botn en la barra de herramientas. Al aceptar, comenzar la grabacin de la macro, mostrndose una barra de macros, y cambiando el cursor del ratn.

Figura 13.51. Listado de Marcos

TEMA 13
Para reproducir una macro, se accede al men Herramientas Macros en el que aparecer un listado de las macros disponibles. Tambin es posible crear macros escribiendo cdigo, dado que las macros son programas. Para crear este tipo de macros es imprescindible conocer el lenguaje de programacin Visual Basic. Imprimir en Word Como es lgico, buena parte de los documentos que escribimos se imprimen para presentarlos o para revisarlos. Es importante que la impresora se congure para el ordenador y su sistema operativo. Una opcin muy importante que poseen los procesadores de texto es la de poder visualizar cmo va a quedar el documento sobre el papel antes de imprimirlo. De esta forma, si hay alguna cosa que no nos guste, se puede modicar antes de enviar la informacin a la impresora. Para ver el aspecto que tendr (Vista Preliminar), hacemos clic sobre el botn de la barra de herramientas estndar o utilizaremos la opcin del men Archivo Vista preliminar. Aparecer en la pantalla la hoja sobre la que se va a imprimir y el texto tal y como quedar escrito sobre el papel. La vista preliminar proporciona una barra de herramientas que permite modicar la forma de visualizacin del documento.
Figura 13.53. Imprimir en Word

Aparecer un cuadro de dilogo en el que se seleccionar la impresora que vamos a utilizar, y para indicar el nmero de copias que queremos realizar y si deseamos imprimir todo el documento o slo algunas pginas. Impresin de pginas sueltas. Indicaremos sus respectivos nmeros separados por comas. Impresin de pginas sucesivas. Indicaremos el primer y el ltimo nmero de dicho bloque de pginas separado por un guion.

Las tablas En ocasiones interesa colocar el texto dentro de una estructura cuadriculada formada por diferentes casillas (celdas) llamada tabla. Para insertar una tabla, elegiremos la opcin del men Tabla Insertar tabla.

Figura 13.52. Vista preliminar

Figura 13.54. Insertar tabla

Para imprimir el documento, se elegir la opcin del men Archivo Imprimir, o haremos clic sobre el botn de la barra de herramientas estndar. Tambin se puede utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P.

Aparece un cuadro de dilogo en el que indicamos el nmero de columnas y el nmero de las que tendr la tabla que vamos a crear. Tambin podemos indicar el ancho de las columnas, aunque si dejamos la opcin Automtico que aparece por defecto, el procesador de textos dividir el ancho
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de nuestra pgina entre el nmero de columnas que hemos elegido y calcular el ancho que debe tener cada columna. Como hemos comentado antes, cada una de las casillas de la tabla se denomina celda. Cada celda es independiente de las dems, es decir, puede tener formatos diferentes del resto de las celdas de la tabla (diferente tipo de letra, tamao, estilo, etc.). Para rellenar una tabla, basta con situarnos en una celda y teclear el texto que deseemos. Para pasar a la siguiente celda se puede utilizar la tecla del tabulador (Tab), los cursores o simplemente hacer un clic con el ratn. Para aplicar simultneamente un formato a un conjunto de celdas, se han de seleccionar previamente. La forma de elegir partes de la tabla o la tabla en s son las siguientes: Seleccionar una la. Situarse con el cursor en una celda de esa la y elegir la opcin del men Tabla Seleccionar la. Tambin hacer clic con el ratn colocando el cursor justo en la parte izquierda de la la que queramos seleccionar. Seleccionar una columna. Situarse con el cursor en una celda de esa columna y elegir la opcin del men Tabla Seleccionar columna. Tambin podemos hacer clic con el ratn ponindonos el cursor justo en la parte superior de la columna que se quiera seleccionar. Seleccionar toda la tabla. Situarse con el cursor en cualquier celda de esa tabla y elegir la opcin del men Tabla Seleccionar tabla. Tambin podemos hacer clic sobre el smbolo que aparece en la parte superior izquierda de la tabla. Podemos cambiar el aspecto de una tabla de forma automtica o de forma manual. Word proporciona un conjunto de formatos predenidos de tablas llamados autoformatos, que permiten cambiar la apariencia de nuestras tablas de forma sencilla. Para utilizar los autoformatos basta con seleccionar la tabla y elegir la opcin del men Tabla Autoformatos de tablas. Aparece un cuadro de dilogo en el que se muestras diferentes modelos, elegimos uno y hacemos clic en Aceptar. En ocasiones, los datos de una tabla deben aparecer ordenados. Para realizar esta operacin, situamos el punto de insercin en cualquiera de las celdas de la tabla y elegimos la opcin del men Tabla Ordenar. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se indicar si la tabla tiene encabezado o no. El encabezado es el ttulo que lleva cada columna. Una vez seleccionada la columna por la vamos a establecer el orden, automticamente aparece el tipo de ordenacin: texto, numrico y fecha. Debemos seleccionar tambin si la ordenacin va a ser de tipo ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Los grcos Tambin podemos incluir en nuestro documento elementos grcos para lograr un mayor impacto visual. Se pueden elaborar las imgenes y los grcos con las propias herramientas del procesador de textos, o bien insertarlos desde archivos almacenados en el ordenador. Entre las opciones ms frecuentes se encuentran: Insercin de autoformas. Las autoformas son un conjunto de lneas, formas, echas, diagramas, etc., que proporciona Word para mejorar el aspecto de nuestros documentos. Para insertar una autoforma, podemos utilizar la opcin del men Insertar Imagen Autoformas o el botn Autoformas de la barra de herramientas de dibujo.

Figura 13.55. Autoformato de tablas

Figura 13.56. Autoformas

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TEMA 13
Al hacer clic en Autoformas, aparece un listado con las categoras disponibles: lneas, formas bsicas, echas de bloque, diagramas de ujo, cintas y estrellas y llamadas. Cada categora se compone de diferentes objetos o dibujos que podemos insertar en nuestro documento. Insercin de WordArt. Word incluye la herramienta WordArt que permite insertar en el documento un rtulo o texto artstico. Para insertar un rtulo podemos utilizar la opcin Insertar Imagen WordArt o hacer clic en el botn de la barra de dibujo. Insercin de ClipArts. Los ClipArts son imgenes creadas con otros programas que podemos utilizar en nuestros documentos. Microsoft Ofce incluye en la Galera de imgenes de Microsoft un conjunto de imgenes clasicadas por categoras. Para insertar una imagen ClipArt en un documento elegiremos la opcin del men Insertar Imagen Imgenes prediseadas. Insercin de grcos o dibujos. Word permite insertar en los documentos dibujos y grcos que han sido creados con otros programas, capturados por medio de un escner, fotografas realizadas con cmaras digitales o archivos grcos de Internet. Para insertar una imagen almacenada en un archivo, debemos elegir la opcin del men Insertar Imagen Desde archivo. Insercin de diagramas. Word cuenta con una herramienta para construir diagramas y organigramas en un documento, con el n de poder mostrar de forma grca informacin jerarquizada o para animar documentos. Para insertar un diagrama, haremos clic en el men Insertar Diagrama se desplegar un cuadro de dilogo con seis tipos de diagrama. Elegimos uno de ellos y seguimos los pasos que se indican. ricos, facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas operaciones matemticas hasta complejas funciones. Permite introducir datos de manera muy sencilla y realizar aquello que ms nos interesa, sin olvidar la facilidad para corregir errores. Adems proporciona la posibilidad de presentar los trabajos de manera vistosa, por ello, conviene prestar atencin a los formatos y sus combinaciones. Facilita tambin la realizacin de simulaciones numricas con el uso apropiado de las funciones que contiene, permitiendo adems presentar grcos aclaratorios. Por tanto, Excel es un programa eminentemente matemtico, de fcil manejo, que no descuida el aspecto de los trabajos que de su uso se derivan. La extensin que tienen los cheros de Excel es .XLS. La ventana de Excel Una vez instalada la aplicacin, para empezar a utilizarla el primer paso ser ejecutarla. Para ello existen varias maneras: 1. Clic sobre Inicio Programas Microsoft Excel. 2. Si est creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble clic sobre dicho icono. 3. Si est el icono incluido en la barra de Inicio rpido, hacer clic sobre l. Una vez ejecutada la aplicacin aparecer la pantalla principal, sobre la que sitan todos los elementos necesarios para trabajar con Excel. Existen cinco elementos que tienen las mismas caractersticas que los descritos en Word: Barra de ttulo. Barra de mens. Barra de herramientas. Barras de desplazamiento. Barra de estado.
Barra de Estndar Barra de Formato Barra de Frmula

Figura 13.58. Galera de diagramas Figura 13.59. Barras de herramientas de Excel

13.5.2. Excel Excel es un programa integrado en el paquete Ofce para Windows, que permite trabajar con elementos num-

A continuacin describimos los elementos que son propios de Excel: Barra de frmulas. Se utiliza para introducir informacin en la celda seleccionada, tambin permite modicar el contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra
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Barra del ttulo Barra del men Barras de herramientas

Denominacin de las filas y columnas

Barras de navegacin por el documento

Hojas del documento

Panel de tareas

Figura 13.57. La ventana de Excel

de frmulas, aparece un elemento desplegable que nos indica la celda que tenemos seleccionada, llamado cuadro de nombres. Columnas. En esta zona aparece las letras que identica a cada columna (espacios verticales de la hoja de clculo). La columna en la que se encuentra la celda activa aparece destacada. Filas. Aparece la numeracin de las las (espacios horizontales de la hoja de clculo). La la en la que se encuentra la celda activa aparece destacada. Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja de clculo. Es la interseccin de una columna con una la. Se identica con la letra de la columna y el nmero de la la (por ejemplo A1). Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen las hojas que contiene el libro, y desplazndonos con el ratn sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modicado y tambin el nmero de hojas de nuestro libro. Por defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo. Controlador de relleno. Pequeo punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el ratn al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una cruz

negra na y pequea. Es muy til para copiar frmulas y rellenar datos de una planilla.
Control de relleno

Figura 13.60. Control de relleno

Otros conceptos importantes dentro de Excel son: Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se introducen los datos. Un libro de Excel est compuesto por varias hojas de clculo, desde 1 a 255 hojas.
LIBRO HOJA COLUMNA FILA CELDA

Figura 13.61. Estructura de Excel

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Rango de celdas. Cuando se selecciona ms de una celda hablamos de un rango, por ejemplo, A1:B5. Signica que afectamos a un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) signican hasta. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5 afectamos slo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) signica y. El desplazamiento por la ventana de excel A continuacin, vemos las formas de desplazamiento en Excel con el teclado: Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la izquierda Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la derecha Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra encima Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra debajo Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la primera de la la (A) Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la ltima de la la (IV) Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera de la columna (1) Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la ltima de la columna (65536) Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda de la la (A) Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la ltima celda de la la Ctrl + Inicio. Se sita la celda activa en la primera de la hoja (A1) RePg. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia arriba AvPg. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia abajo Ctrl + RePg. Pasa a la hoja anterior Ctrl + AvPg. Pasa a la hoja siguiente Introduccin de datos en Excel Los distintos tipos de datos que admite el programa Excel representan valores constantes o frmulas. Los valores constantes son aquellos que se introducen directamente en la celda y pueden ser texto, nmero, fecha y hora. Para introducir los datos lo primero es seleccionar la celda en la cual se desee estn contenidos. Para ello, se puede realizar de dos formas: Haciendo clic sobre la celda que se desee activar Mediante las echas de teclado, la celda activa se diferencia de las dems celdas ya que el borde de la misma es de mayor grosor

Celda activa

Figura 13.62. Ejemplo de una celda activa

Una vez introducidos, se pulsar la tecla Intro o Tabulador, y en ese momento el contenido de la celda quedar grabado. Si se pretende modicar datos antes de ser grabados o validados, se puede realizar de distintas formas: Pulsando la tecla ESC del teclado de la barra de frmulas Pulsando el icono Formatos en Excel Dar formato a las celdas es de las operaciones que permite ms cambios visuales en un documento, para ello existen muchas posibilidades segn el tipo de dato, el estilo, el color, tamao, etc. As, seleccionando el men Formato Celda, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Figura 13.63. Formato de celdas

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Veamos cada una de estas chas: Nmeros. Si se selecciona la solapa nmeros se obtendr una imagen como la anterior en la que se encuentran las palabras: - Categora - Muestra En la primera se selecciona sobre un extenso listado de formatos segn se desee dar a la celda. Al pinchar sobre cada una de ellas, el propio cuadro de dilogo muestra una pequea descripcin de la misma. Alineacin. Se reere a las diferentes posibilidades que un valor (numrico, texto, etc.) puede tener en una celda. Existen las siguientes posibilidades de Alineacin texto: - Horizontal. Al desplegar esta ventana se puede elegir qu aspecto se quiere dar al contenido de la celda o las celdas seleccionadas; si centrado, a la derecha, justicado, etc. - Vertical. Permite elegir si en la celda se desea el texto en la parte superior, inferior, centrada... - La orientacin permite colocarlos en diferentes posiciones, indicando el nmero de grados en que se mostrar el texto. Cuando se reere al tamao se despliega una amplia gama de posibilidades, desde tamao 8 en adelante. En cuanto al Color existe una amplia gama de colores en las que se puede escribir el contenido de la celda.

Figura 13.65. Fuente de las celdas

Bordes. Se encuentran todas las posibilidades referidas al aspecto de las lneas que componen el permetro de las celdas seleccionadas. Si se eligen las opciones preestablecidas tendremos: - Ninguno. La celda no tendr ningn contorno. - Contorno. Slo marca el permetro de las celdas seleccionadas. - Interior. Slo genera borde entre las celdas seleccionadas.

Figura 13.64. Formato de celdas

Fuente. Ofrece distintas posibilidades para cambiar el aspecto del dato ya sea en tamao, color, estilo, tipo de fuente, etc. As, en Fuente se puede elegir entre una gran cantidad de tipos de letra cuya transformacin se puede ir observando en vista previa. En Estilo, podemos seleccionar si el contenido de la celda debe estar en cursiva, en negrita, subrayado o en ambas.
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Figura 13.66. Bordes de las celdas.

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En la opcin Borde se marcan slo aquellas lneas del permetro que interese (arriba, abajo, derecha, izquierda). Para dar Estilo a las lneas, se deben tener las celdas seleccionadas previamente. stas pueden variar desde una lnea de puntos hasta una doble lnea, o desde una lnea muy na a otra muy gruesa. Con Color se puede proporcionar un color a los bordes y tipos de lnea seleccionados previamente. Tramas. Con esta opcin se modica el fondo de la celda.

Figura 13.69. Frmulas

Operaciones de clculo en Excel Para Excel, una frmula es una ecuacin que permite realizar clculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de clculo. Para que Excel identique que estamos solicitando que se realice un clculo, toda frmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una frmula los distintos valores que se utilizan en un clculo, tenemos que usar operadores. Los operadores bsicos de Excel son: + SUMA. - RESTA. * MULTIPLICACIN. / DIVISIN.


Figura 13.67. Sombreado de las celdas

Tipos de datos en Excel Los distintos datos que se pueden introducir en una celda, se clasican en dos tipos de valores: Valores constantes o Frmulas: Valores constantes: son los constituidos por nmeros, textos, fechas u horas.

En una frmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado ser, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviramos que cambiar esos valores, el resultado ser siempre 7. En cambio, si en la frmula se utilizan referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modicar automticamente cada vez que se cambien alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una frmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y, de este modo, si modicamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustar automticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la frmula.

Figura 13.68. Valores constantes

Frmulas: expresiones matemticas que se introducen en una celda y que relacionan valores y frmulas de otras celdas para producir un resultado, por ejemplo, sumar los valores de distintas celdas.

Figura 13.70. Ejemplos de funciones

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Clculos combinados Cuando en una misma frmula se realizan diferentes tipos de clculo, Excel resolver las operaciones dentro de la frmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemtico de separacin en trminos. Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir parntesis en la frmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos que se encuentran dentro de los parntesis. Orden de prioridad: el orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos que encuentra en una misma frmula es: - Clculos entre parntesis. - Negacin. - Porcentaje. - Potencia. - Multiplicacin y divisin. - Suma y resta. Operaciones de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores que se describen a continuacin. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lgico, bien verdadero o bien falso.
Operador de comparacin = > < >= <= <> Signicado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=b1 A1>b1 A1<b1 A1>=b1 A1<=b1 A1<>b1

que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en las o columnas, la referencia se ajusta automticamente. Por ejemplo, como se describe seguidamente:

=A1*B1 =A2*B2

Figura 13.72. Ejemplo de referencia relativa

Una referencia absoluta de celda en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especca. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en las o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, a continuacin:
RESIDUO

Figura 13.73. Ejemplo de referencia absoluta

Para jar las referencias absolutas se va a utilizar la tecla F4. Funciones en Excel En Excel, una funcin es una frmula que utiliza palabras especcas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplicar los procesos de clculo. Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de clculos, pero todas tienen la misma estructura:

Figura 13.71. Operadores de comparacin

Referencias relativas y absolutas Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la la 3 es B3. Se reere, por tanto, a una celda o a un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar en una frmula de manera que Microsoft Ofce Excel pueda encontrar los valores o datos para el clculo de la frmula. Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula, de modo tal que si cambia la posicin de la celda
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= SUMA(A2:A6)
ARGUMENTO SIEMPRE DEBE COMENZAR CON EL SIGNO = NOMBRE DE LA FUNCIN

Figura 13.74. Formato de las funciones de Excel

El argumento de una funcin es el mbito de aplicacin de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de funcin y situacin de aplicacin.

TEMA 13
Excel clasica a las funciones por categoras: Fecha, Matemticas, Estadsticas, Lgicas, Financieras, etc. Otra manera de insertar una funcin es utilizar el men Herramientas, la opcin insertar funcin, haciendo clic sobre ella aparecer el siguiente cuadro de dilogo: =CONTARA (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos alfanumricos (letras, smbolos, nmeros, cualquier tipo de carcter). Dicho de otra manera, se utiliza para conocer la cantidad de celdas que no estn vacas. =CONTAR.BLANCO (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas en blanco. Es decir, la cantidad de celdas vacas. =CONTAR.SI (A1:A20; > 7). Se utiliza para contar la cantidad de celdas que cumplen con una determinada condicin. Es decir, si se cumple la condicin especicada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas excluyendo las que no cumplen con esa condicin. Crear e insertar grcos en Excel El primer paso para crear un grco es partir de una tabla; sta debe contener los datos que el grco debe mostrar, cuando la tabla est creada se proceder de la siguiente manera: Seleccionamos toda la tabla, incluyendo las las de ttulos. En el men Insertar, seleccionamos la opcin Grco, entonces se mostrar una ventana como la siguiente:

Figura 13.75. Insertar una funcin en Excel

En este cuadro de dilogo podremos seleccionar cualquier funcin que utilicemos, se encuentran ordenadas por categoras, en la parte izquierda aparecen todas las categoras, incluyendo una que contiene las usadas recientemente y otra en la que aparecern todas las funciones, dentro de la ayuda de Excel podremos obtener informacin acerca del manejo de todas las funciones que tenemos a nuestra disposicin. Tras seleccionar la funcin aparecer otro cuadro de dilogo, en el cual podremos seleccionar el rango que contiene los datos sobre los que queremos aplicar la funcin. sta se insertar sobre la celda activa en el momento de ejecutar la opcin del men. Si modicamos los datos que se utilizan para la frmula, la frmula se actualizar automticamente, de forma que el resultado depende de los valores que insertemos, en caso de que el tamao de la celda no permita mostrar el resultado de la frmula, en esa celda aparecer #########; en este caso debemos ampliar el tamao de la celda para que la frmula se visualice por completo. Funciones para contar datos En Excel encontramos un grupo de funciones que se utilizan para contar datos, es decir, la cantidad de celdas que contienen determinados tipos de datos. Estas funciones son: =CONTAR (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos numricos.

Figura 13.76. Asistente para grcos. Paso 1

En este cuadro de dilogo seleccionaremos el Tipo de grco entre los disponibles. Las posibilidades son bastante amplias, pues existen grcos de casi todos los tipos, columnas, barras, lneas, circulares, etc. Tras seleccionar uno de estos tipos, en la parte derecha de la ventana podremos seleccionar con ms precisin el tipo de grco que crearemos dentro de ese grupo. Para este ejemplo, seleccionamos un graco de columnas. Tras nalizar la eleccin del tipo de grco se debe hacer clic en siguiente.
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Una vez terminado, preguntar dnde queremos insertar el grco. En caso de querer insertarlo dentro de un recuadro en la hoja sobre la que trabajamos, seleccionaremos como Objeto en, y en el desplegable, la hoja en la que deseamos que aparezca. Si lo que queremos es crear una hoja nueva que contenga el grco, seleccionaremos en una hoja nueva; de esta manera, el grco ocupar una hoja completa que tendr el tamao que est denido en la impresora. Imprimir en Excel En Excel existen varias tcnicas de impresin, todas ellas se pueden utilizar desde el men Archivo Imprimir (Ctrl +P): Se puede seleccionar un rango de celdas que ser el mismo rea de impresin. Se puede imprimir la hoja directamente. Lo ms habitual es seleccionar un rango que se denir como rea de impresin, para, posteriormente, imprimirlo.

Figura 13.77. Asistente para grcos. Paso 2

ste es el segundo cuadro de dilogo de grcos, en l se puede seleccionar el rango de datos sobre el que se har el grco; en este caso, el rango lo hemos seleccionado previamente, pero si se comete algn error, seleccionaremos de nuevo la tabla haciendo clic en el botn que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Rango de datos. En la parte superior de este cuadro aparece una presentacin preliminar, con el aspecto que tendr nuestro grco una vez nalizado, y para continuar haremos clic en Siguiente. En caso de que el grco que se muestre alcance nuestras expectativas, podemos hacer clic en Terminar, con lo que saltaremos directamente al ltimo paso. En este cuadro de dilogo podemos asignar un ttulo a nuestro grco, modicar los valores de los ejes, crear lneas de divisin (con lo que el grco resultar ms preciso), modicar la posicin de la leyenda (dado que el propio Excel genera una leyenda con las series de datos que le proporcionemos), modicar los rtulos de cada serie, e incluso aadir al grco la tabla con los datos del mismo.

Figura 13.79. Conguracin de la pgina en Excel.

Para realizar esta accin, iremos al men Archivo Imprimir Congurar pgina, iremos a la cha Hoja y haremos clic sobre el botn de la derecha del cuadro de texto denominado rea de impresin. Tras esto, se mostrar la tabla sobre la que seleccionaremos el rea a imprimir. Dentro de Congurar pgina, tambin podemos asignar un encabezado y un pie a nuestra pgina. Por supuesto, tambin podremos denir los mrgenes y congurar el tamao que tendr la hoja.

13.5.3. Microsoft Access Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos, desarrollado por Microsoft y perteneciente a la suite

Figura 13.78. Asistente para grcos. Paso 3

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TEMA 13
Ofce, dirigido al usuario domstico y a la pequea y mediana empresa. Un sistema de gestin de bases de datos es un software especco, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Una base de datos conlleva un conjunto de datos homogneos, ordenados de una forma determinada; es decir, la gua telefnica es una base datos, la nica diferencia entre sta y aquellas con las que vamos a trabajar es el soporte donde se ubica, papel en vez de digital.
(Tabla)
NOMBRE GUTIERREZ VALERO VICTORIA JULVE VALERO MARIA PILAR ROMERALES SANCHEZ DOMINGO RUIZ SANCHEZ AZUCENA SANCHEZ BALON JESUS SANCHEZ LORENZO MARIA SANCHEZ VALERO ANDRES VALERO SANCHEZ ANTONIO SANCHEZ VALERO ANDRES SANCHEZ LORENZO MARIA ROMERALES SANCHEZ DOMINGO CAMPO

RUIZ SANCHEZ AZUCENA

74618546 DNI 7438738 8956236 3256874 2639893 8456872 2566983 1238456 4022011 1238456 2566983 3256874

PALMA DE MALLORCA PROVINCIA TOLEDO PALMA DE MALLORCA OVIEDO PALMA DE MALLORCA SANTANDER OVIEDO OVIEDO TOLEDO OVIEDO OVIEDO OVIEDO

REGISTRO

TABLA

CONSULTA

Figura 13.81. Objetos de Access: Campo, Registro, Tabla y Consulta

(Fichero tradicional)

(Clientes) (Base de Datos)

Figura 13.80. Comparacin entre chero tradicional y base de datos

Formularios. Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la informacin por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etctera). El formulario en s no almacena informacin, slo permite acceder a los datos que se guardan en una tabla. Informes. El informe es resultado de una consulta pero formateado para poder imprimirlo (generalmente en una hoja A4). Se le puede aadir encabezado, pie de pgina y texto libre. Se suele emplear para imprimir listados.

Existen dos modos principales de trabajar con una base de datos, el primero en modo Diseo y el segundo la Administracin. Por supuesto, el diseo es muy importante y es anterior a la administracin que, constara de la introduccin y modicacin de datos en una base. Objetos de Access Dentro de una base de datos existe una serie de partes imprescindibles para el trabajo con dicha aplicacin. Campos: espacio reservado para almacenar un dato (DNI, nombre, telfono, etc.). Existen diferentes tipos de datos para denir a un campo. Registros: conjunto de campos, es decir, cada una de las las de una tabla. Tablas: las tablas son el objeto ms importante, se utilizan para guardar informacin. Cada tabla se compone de campos y registros. Consultas: conjunto de datos ltrados de una tabla que componen otra tabla. Por ejemplo, todos los registros cuya provincia sea Madrid.
Figura 13.82. Objetos de Access: Formulario e Informe

Fichero. Es el contenedor de todo lo anterior, toda esta informacin se almacena en un archivo con una extensin caracterstica; en este caso, MDB. Acciones bsicas en Access: tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos Iniciar un trabajo en Access y empezar a trabajar con una base de datos es muy sencillo: hacer clic en el men inicio, sealar en el men Todos los programas, submen Microsoft Ofce y por ltimo clic en Microsoft Access.
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Figura 13.83. Ventana de Access Figura 13.85. Creacin de una tabla

En la barra de la derecha seleccionamos en Base de datos en blanco. Access nos pedir la ubicacin donde el archivo de la base de datos se almacenar. Las chas que aparecen al iniciar una base de datos en blanco son las siguientes: Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Pginas. Macros. Mdulos. A. Las tablas Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que denir los campos que contendrn la informacin. En una tabla nos encontramos con registros y campos. Un campo es la descripcin de nuestros registros. Listn telefnico
Nombre Fernndez Ortiz, Registro Manuel Gonzlez Snchez, Juan Rodrguez Gonzalez Direccin Escorial, 5 Desengao, 21 Malasaa, 3 Telfono 915855544 985447876 915877744

Para crear una tabla tenemos varias opciones, pero primeramente debemos pulsar sobre el botn Nuevo. Tenemos tres opciones a elegir que son las siguientes: Crear una tabla en vista Diseo. Permite crear los campos manualmente y congurar el diseo de la tabla. Crear una tabla utilizando el asistente. El asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Crear una tabla introduciendo datos. Crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera la de la tabla aparecen los campos: Campo1, Campo2 Sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. En la ventana de diseo de tabla se denen los distintos campos que van a componer la estructura de la tabla. La parte superior est compuesta por tres columnas: Nombre del campo. En esta columna se escribe el nombre del campo que va a tener. Tipo de dato. Determina la naturaleza del contenido que se introducir posteriormente en el campo. Existen los siguientes tipos de datos: - Texto. Cualquier carcter de texto, nmero o signo de puntuacin. Mximo de 255 caracteres. - Memo. Igual que el texto pero admite hasta 32.000 caracteres. - Numrico. Cualquier cifra con la que se vayan a realizar clculos matemticos. - Fecha/Hora. Admite valores fecha y hora desde 100 hasta 9.999 aos. - Moneda. Se usa para valores monetarios. - Autonumrico. Inserta un nmero que Access aumenta progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro en la tabla. Los campos autonumricos no se pueden actualizar. - S / No. Admite slo los valores S o No (verdadero o falso). Internamente lleva valores numricos: No se corresponde con 0 y S se corresponde con -1 (menos 1).

TABLA

Campo

Figura 13.84. Diferente entre campo y registro

Se puede ver cmo la informacin referida a una persona, un dato, aparece en una la de la tabla, a esto es a lo que se denomina registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la informacin se le denomina campo, y al conjunto formado por todos los registros, se le denomina tabla.
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TEMA 13
- Objeto OLE. Contiene datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, cheros de sonido, etc. Por ejemplo, para las chas de los empleados se introducir en un campo de este tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente.

Figura 13.87. Propiedades de los campos

Figura 13.86. Vista diseo de una tabla.

Descripcin. Es opcional. Se puede incluir una observacin con respecto al campo. En la parte inferior se especican las Propiedades de los campos que se han denido ms arriba. Dependiendo del tipo de datos que se haya denido para el campo las propiedades podrn contener distintos parmetros: 1. Tamao del campo. Es la longitud mxima del campo en los textos (255). En el tipo Byte, cifras del 0 al 255. En el tipo Entero cifras desde -32768 hasta 32768. En los tipos Entero largo, Simple y Doble se consigue mucha ms precisin. 2. Formato. Permite establecer la forma en que se vern los datos introducidos en un campo. Determina la presentacin de nmeros, fechas, textos y valores S/No en distintos formatos. Al acceder al cuadro de texto Formato aparecer, a la derecha del mismo, un diminuto tringulo negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en funcin del tipo de dato contenido en el campo del que se dispone. El formato modica simplemente el aspecto visual del dato almacenado. En el campo se almacenan los valores sin formato. Se suele denir para campos numricos y moneda el formato general. Para campos Fecha/hora se dispone de varias posibilidades: fecha general, fecha corta, etctera.

3. Ttulo. El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo del campo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios o Informes. Si se omite esta propiedad, Access utilizar como ttulo el nombre del campo correspondiente. 4. Valor predeterminado. El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al aadir un nuevo registro. Es til en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayora de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayora de nuestros clientes son de Valencia, podramos establecer como valor predeterminado Valencia. 5. Requerido. Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccin de un dato en el campo. 6. Indexado. Al activar esta casilla con el valor en S, Access crea un ndice para el campo, lo que permitir realizar bsquedas ms rpidas en l. Si, por ejemplo, en un libro disponemos de un ndice, se buscar ms rpidamente un determinado concepto que si no se dispone de ndice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones: a) No: es el valor por omisin, indica que no se crear ningn ndice. b) S (con duplicados): crea un ndice para el campo. a) S (sin duplicados): crea un ndice nico para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo. Una vez diseados cada uno de los campos, el siguiente paso ser grabar la tabla. Seleccionamos la opcin Archivo Guardar y luego elegimos un nombre para la tabla. Si no se ha elegido clave principal para la tabla, aparecer el mensaje No hay clave principal denida y Access dar opcin a crear una automticamente. Mscaras de entrada. Access permite predeterminar mscaras de entrada, a modo de plantillas, para los campos del registro, de forma que al introducir la informacin, ya aparece el formato del campo. Esto puede resultar muy til para fechas, telfonos, etc. Claves principales. Una clave principal es un elemento ms de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo ms sencillo y frecuente) o varios campos, que identi269

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can de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal nunca se repetirn a lo largo de la tabla. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: - Acelera las consultas. - Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. - Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access. - Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: Seleccionar la la o las de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de la, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una la. Seleccionar la opcin Clave principal del men Edicin, o bien hacer clic sobre el botn , clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las las seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identicando los campos que se constituyen como clave principal. Visualizar una tabla. Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista Diseo (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualizacin de informacin), que muestra los datos introducidos en la tabla establecindolos en las y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una la. Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rpida a travs de sus botones (esquina superior izquierda). Vista Diseo: para visualizar y modicar el diseo del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualizacin normal de tablas o consultas. - Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualizacin Vista Hoja de datos. La Vista Diseo se utilizar para establecer los campos y sus propiedades. Relacionar tablas. Una base de datos relacional es aquella que permite relacionar varias tablas por un campo comn, de forma que, al acceder a una tabla, se accede automticamente al registro correspondiente en la tabla relacionada. Para establecer una relacin necesitamos un requisito indispensable: que las tablas a relacionar tengan un campo en comn, y stos sean del mismo tipo de datos. Esta operacin se suele realizar normalmente una vez denidas las tablas y antes de introducir registros en ellas, para que las reglas de relacin empiecen a provocar su efecto. El diseo de una base de datos se plantea para que, en la medida de lo posible, no se repitan campos entre las distintas tablas, ya que despus se podrn generar consultas o informes completos con todos los datos ya relacionados. - Desde la ventana de la base se selecciona la opcin Editar Relaciones, o pulsamos sobre el botn Relaciones.

Figura 13.89. Relaccin de tablas

Figura 13.88. Vista Hoja de datos de una tabla

- En el cuadro Agregar Tabla, se agregarn todas las tablas de la base de datos que se van a relacionar.

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TEMA 13
- Cerramos el cuadro de dilogo de Agregar Tabla. - Para establecer la relacin se debe pulsar sobre el campo que vincular la relacin en la primera tabla y arrastrarlo hasta el mismo campo de la segunda tabla. Por ltimo queda citar los tres tipos de relaciones que pueden existir entre las tablas: - Relacin de uno a muchos. Es la relacin ms usual, en ella cada registro de la primera tabla o tabla principal puede tener ms de un registro relacionado en la segunda tabla o tabla relacionada. - Relacin de muchos a muchos. Cada registro de la primera tabla o principal puede tener ms de un registro relacionado en la segunda tabla, y cada registro de la segunda tabla puede tener ms de un registro relacionado con la primera. - Relacin de uno a uno. En esta relacin, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro enlazado en la segunda tabla y viceversa. Se trata del tipo de relacin menos frecuente. B. Las consultas en Access Las tareas bsicas de gestin de una base de datos se realizan diseando consultas para localizar, agrupar, organizar o editar datos contenidos en las tablas. Las consultas permiten seleccionar registros que cumplen una serie de condiciones para hacer una serie de modicaciones. Opciones de Access para crear una consulta: - Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. - Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados. - Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo. - Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. - Asistentes para consultas destinados a buscar nocoincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla. Las las de la cuadrcula QBE que se encuentran por debajo de la la Campo permiten: Establecer un orden de clasicacin. Ocultar el campo si no queremos que aparezca en la consulta Establecer los distintos criterios de seleccin. La la Total, que permite usar clculos de resumen, y la la Tabla, que muestra el nombre de la tabla, slo estarn visibles si se encuentran activadas las opciones Totales y Nombre de tabla en el men Ver. Bsicamente existen cinco tipos de consultas: Consulta de seleccin. Es la ms sencilla, se indican unos criterios para visualizar slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas que se asemeja a una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Tambin se puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular las sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. Consultas de parmetros. Representa una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin. Por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo. Consulta de tablas de referencias cruzadas. Presenta los datos con ttulos en las las y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una
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Al crear una nueva consulta, Access nos muestra una ventana con la tabla o tablas sobre las cuales queremos realizar dicha consulta. La cuadrcula sobre la cual vamos a establecer los criterios de nuestras consultas se llama QBE (Query By Example, consulta segn ejemplo).

Figura 13.91. Cuadrcula QBE para disear consultas

Figura 13.90. Opciones para crear una nueva consulta

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forma muy clara. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos. Consulta de acciones. Conlleva la manera de modicar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin: - Consulta de eliminacin. Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. - Consulta de actualizacin. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Se pueden cambiar los datos de las tablas existentes. - Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al nal de una o ms tablas. - Consulta de creacin de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Consulta SQL. Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL. Se puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. C. Los formularios en Access Existen diversas formas de insertar informacin en una base de datos pero quizs la ms exible son los formularios. Un formulario implica, a menudo, el mejor diseo para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al disear un formulario se especica la manera en que se presentan los datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseo, ya sea en la pantalla o en formato impreso. troducido un valor incorrecto. Adems, puede hacer que Access incluya datos automticamente y presente los resultados de clculos. Con un solo clic se puede cambiar desde el modo de presentacin Formulario al modo de presentacin Hoja de datos, que es una presentacin tabular del mismo conjunto de registros. A la hora de crear un formulario, tenemos dos posibilidades: - Crear un formulario en Vista Diseo. En ese caso diseamos nosotros mismos las posibilidades de creacin del formulario. Existen diferentes elementos dentro del Diseo del formulario: La regla. Ayuda a colocar los controles en un determinado punto del formulario. La cuadrcula. Facilita la insercin de los controles en determinados puntos del formulario. El cuadro de herramientas. Contiene las etiquetas y controles que es necesario utilizar en el diseo del formulario. Los controles. Son objetos grcos que se incluyen en el formulario para mostrar los datos de una forma u otra, e incluso para mejorar la apariencia del mismo. Cualquier elemento que est dentro de la cuadrcula puede ser considerado un control. Existen diferentes tipos de controles. a) Segn su funcin pueden ser: etiquetas, cuadros de texto, casillas de vericacin, cuadros de lista o botones de comando. b) Segn su modo de creacin pueden ser: Dependientes. Control que toma el contenido de un campo de la tabla. Independientes. Aquel que no se encuentra asociado a un campo. Pueden presentar un texto informativo, grcos o imgenes procedentes de otras aplicaciones. Control calculado. Aquel que presenta el resultado de una expresin en lugar de los datos almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algn dato en la expresin.

Regla

Controles Figura 13.92. Formulario en vista diseo

En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir y usar colores para resaltar los datos importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha in272

Etiquetas

Cuadro de texto

Figura 13.93. Elementos de un formulario

TEMA 13
- Crear un formulario utilizando un Asistente. Se puede crear rpidamente un formulario bsico que muestre todos los campos y los registros de una tabla o consulta, o tambin se puede crear un formulario personalizado que revele los datos de registros seleccionados con un formato determinado. Existen diferentes tipos de asistentes para crear formularios: Columna simple. Tabular. Grco. Principal/subformulario. Formulario automtico. Por ltimo, comentar que se pueden agregar encabezados y pies de pgina y eliminarlos de un formulario y de las pginas impresas de un formulario. Los encabezados y pies de pgina aparecen en la parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y al nal de la impresin. D. Los informes en Access Un informe se crea para ofrecer una presentacin personalizada de una determinada informacin. Los informes permiten controlar el resumen de la informacin, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada. Los tipos de informes ms comunes son los siguientes: - Informe Tabular. Muestra los datos en las o en columnas pero suele agruparlos por uno o ms valores del campo, calcula y muestra subtotales. - Informe de Columnas. Muestra todos los campos en una sola columna, generalmente alineada a la izquierda de la pgina. - Etiquetas. Muestra los datos impresos como etiquetas de correo. Existen diferentes elementos dentro del Diseo del Informe y que coinciden casi en su totalidad con los que se han visto en Vista Diseo del Formulario. - Crear un informe utilizando un Asistente. En este caso, el asistente gua en la creacin de las diferentes partes del informe. Es ms sencillo, pero el usuario tiene menos control en la creacin del informe. Las diferentes secciones que forman parte de un informe son las siguientes: - Encabezado del informe. Representa la zona donde aparece el ttulo del informe. Se asigna en el ltimo paso del asistente de creacin de informes, como hemos visto anteriormente. - Encabezado de pgina. Aparece al inicio de la pgina. Si queremos incluir alguna etiqueta para que aparezca al principio de cada pgina, se ha de hacer en esta seccin. - Si hemos denido una agrupacin al crear el informe, el Encabezado de grupo contiene las etiquetas que van a aparecer al principio de cada grupo. - En la seccin Detalle del informe aparecern los datos de los registros. - El Pie de pgina incluye por lo general el nmero de pgina o el nmero de pgina en que nos encontramos de un total de pginas que tiene el documento. - El Pie del informe incluir las etiquetas o controles en general que nos interesa que aparezcan en la ltima parte del informe. Por ejemplo, algn control calculado que represente un total o algo similar.

Secciones de un informe

Clientes
Ttulo del informe

Etiquetas de Campos y campos

Nombre

Apellido

Telfono
Figura 13.95. Secciones de un informe

E. Las macros en Access


Cuadro de Herramientas

Figura 13.94. Elementos de un informe

A la hora de crear un informe disponemos de dos posibilidades: - Crear un informe en Vista Diseo. En ese caso diseamos las posibilidades de creacin del informe.

Ejecuta una accin o varias a la vez, que producen como consecuencia la automatizacin de tareas comunes. Se puede automatizar cualquier funcin de Access para ser iniciada con el teclado o con el ratn, abrir una tabla, consulta informe o formulario, etc. Estas acciones se pueden realizar de manera individual o encadenarse unas a otras aadindolas en celdas seguidas.
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Para crear una macro, se hace clic en la pestaa de la cha Macros y se presiona sobre el botn Nuevo. programacin se realiza mediante los denominados mdulos. Los mdulos se asocian directamente a objetos tales como formularios o informes, y stos se crean y se asignan a los eventos ms comunes de los objetos mencionados. Tambin se pueden crear mdulos independientes que estarn visibles en la venta de base de datos en la cha Mdulos. Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
Figura 13.96. Las macros en Access

En esta imagen encontramos dos secciones o reas: Accin y Comentario. En Accin se encuentran todas las posibles ejecuciones de macros que tiene Access y en Comentario aadiremos una pequea descripcin de la accin (esta parte es optativa). F. Los mdulos en Access Access permite realizar una programacin basada en el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y esta

BIBLIOGRAFA Foro de formacin. Excel y Access. Nivel Bsico. 2011. Foro de formacin. Word. Nivel Bsico. 2009. La enciclopedia del estudiante. Aplicaciones informticas. 2005. Santillana. Pinillos Martn J,. Pinillos Rubio J.M. Auxiliares de la Funcin Administrativa. 1996. Foro de formacin. Redal EJ. Tecnologas. Nivel bsico. 2007. Santillana.

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