IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras

Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 PLAN DE AUDITORAS INTERNAS DE ALMACN ALFA Ltda. DE SINCELEJO 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la planificacin y ejecucin de las auditoras intern as de carcter financiero; as mismo, para el seguimiento de las acciones derivadas de est as, contribuyendo al mejoramiento continuo de Almacn Alfa Ltda., y para la revisin por la alta gerencia. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos contables de Almacn Alfa Ltda. 3. DEFINICIONES Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia s de Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los cri terios de auditora se cumplen. Alcance de la Auditoria: Extensin y lmites de la auditoria. Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Auditor Lder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en u na auditora. Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias, que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna. Cliente de la Auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditoria proporcionada por el equi po auditor, tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizado s como referencia. Es el deber ser de la organizacin y se constituyen en las normas razona bles sobre las cuales pueden evaluarse las prcticas contables, administrativas y de ge stin en

forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluacin del grado en el cual la organizacin cumple con las expectativas que se haban determinado y dispuesto en fo rma explicita. Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditora. Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 1

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo un a auditora. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra inf ormacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Pueden ser de carcter cualitativo o cuantitativo. Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de Auditorias: Descripcin de actividades y de los detalles acordados de una auditoria. 4. NORMATIVIDAD Ley 145/60 y 43/90: Estatuto de la profesin del Contador Pblico D.R. 2649/93: Reglamento general de la contabilidad D.R. 2650/93: Plan nico de Cuentas 5. DESARROLLO 5.1 Condiciones generales El Almacn Alfa Ltda., a travs de su gerente general es el responsable de otorgar l os recursos necesarios para el desarrollo de la auditora, incluyendo el personal baj o su direccin. Al igual, el equipo de gestin es el responsable de planificar e implemen tar las acciones de mejoramiento cuando se presenten no conformidades evidenciadas por l a auditora o por cualquier otro medio. Los auditores internos son responsables de llevar a cabo las auditoras del Sistem a Contable, de diligenciar la documentacin asociada y realizar el seguimiento de la implementacin de las acciones de mejoramiento hasta su cumplimiento final. El auditor lder ser designado por el gerente general de la Alta Direccin para cada auditoria.

5.2 Competencia y evaluacin de los auditores 5.2.1 Funciones Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 2

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 Los auditores internos de Almacn Alfa Ltda., deben realizar las siguientes activi dades, entre otras. 1. Realizan las auditoras internas de manera tica, imparcial, sincera, honesta y con mucha discrecin de acuerdo al Plan de Auditorias 2. Elaboran y utilizan los documentos de trabajo necesarios para realizar las activ idades de auditora. 3. Recolectan informacin a travs de entrevistas, observacin y revisin de documentos, registros y datos, analizan y registran. Mantienen una mentalidad abierta y cons ideran los puntos de vista del auditado. 4. Verifican que los procedimientos y otros documentos de trabajo estn a disposicin y sean comprendidos por los funcionarios de Almacn Alfa Ltda. 5. Confirman que la evidencia de auditora es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora. 6. Identifican las observaciones, No Conformidades y diligencian los reportes. 7. Elaboran los informes sobre los resultados de las auditoras efectuadas. 8. Verifican la implementacin de las acciones del Plan de Mejoramiento. 9. Mantienen la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante la au ditora interna financiera. 10. Cuando no se haya programado un auditor interno en un ao, antes de ser reprogramado, deber acompaar a un auditor vigente en una auditoria para ser reentrenado. 5.2.2 Conocimientos y habilidades 1. Conoce sobre los principios, procedimientos y tcnicas de auditoria 2. Organiza el trabajo eficazmente. 3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia. 4. Es un buen entrevistador, escucha y observa. Revisa documentos, registros y dato s. 5.

Entiende y comprende el uso apropiado del uso de tcnicas de muestreo. 6. Verifica la exactitud de la informacin recopilada. 7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y a propiada para el mismo. 8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la informacin. 9. Posee gran habilidad de comunicacin. 10.Conoce las herramientas, mtodos estadsticos y tcnicas de anlisis. 11.Conoce los trminos de carcter contable-financiero y los comprende. 12.Conoce los principios de contabilidad y auditora generalmente aceptados y su a plicacin. 13.Conoce el tamao de la organizacin, su estructura y las relaciones de la organiz acin. 14.Conoce los procesos generales de la entidad y la terminologa 15.Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad 16.Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resolucio nes, Convenios, Acuerdos, Cdigos y Reglamentos que aplican al tema auditado. Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 3

IAFIC CORPCONTABORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE ILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Ve01 rsin: Fe07cha: 11-2010 5.2.3 Perfil del auditor por competencias Educacin: Profesional en Contadura Pblica Formacin: Auditora interna Gestin por procesos. Gestin documental. Ofimtica. Experiencia: Un ao como Auditor. Trabajo en equipo: Capacidad de interactuar y adaptarse con otros palogro de un propsito comn. ra el Comunicacin asertiva: Facilidad para escuchar y comprender ideas, informacin precisa, clara y oportuna mediante uapropiado. transmitir n lenguaje Conocimientos efectivos: Inters por la adquisicin de los conocimientos rpara el de sarrollo del trabajo y su aplicacin en elos objetivos de su cargo. equeridos l logro de Compromiso con la entidad: Capacidad para orientar el desempeo personal hacia la consecucin de los objetivos de almacn Alfa Ltda. Calidad humana: Habilidad para mantener relaciones interpersonales basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad. Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 4

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 5.2.4 Flujograma FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE Inicio Elaborar programa Anual de Auditoras Internas financieras 1 Se elabora proyecto del Programa Anual de Auditoras Internas y se coordina con los responsables de los procesos las fechas para realizar las visitas. Se hacen los ajustes y se presenta el programa definitivo al Representante de la Alta Direccin. Este programa tiene en cuenta los siguientes criterios: . Impacto del proceso sobre los resultados. . Frecuencia de la ocurrencia de problemas en el proceso. . Riesgos del proceso. . Auditorias para cubrir y mantener el sistema. . La conformidad con los procedimientos. . Los resultados de las auditorias previas. Gerente General y Equipo de Gestin Es viable el programa? S No 1 Revisa el Programa Anual de Auditoras Internas financieras. Si presenta inconsistencias o se requiere realizar ajustes hacen las observaciones y se enva al paso anterior. Gerente General. Aprobacin del programa Anual de Auditorias 1 Aprueba el Programa Anual de Auditorias Gerente General Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 5

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE Aprobado el Programa Anual de Auditorias se comunica a los jefes de las dependencias y a todos los funcionarios de Almacn Alfa Ltda., con al menos dos semanas de anticipacin. Gerente General Se prepara el Proyecto de Plan de Auditorias utilizando el formato previamente aprobado en donde se asignan las tareas individuales, a cada auditor. Auditor Lder Verifica la viabilidad de la ejecucin del Plan de Auditoria Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditora financiera de Almacn Alfa Ltda. En caso de realizar ajustes al plan se hacen en la actividad anterior. Gerente General Aprueba el Plan Gerente General Elaboracin del Plan de Auditoras Internas financieras Divulgar El Programa Anual de Auditorias Aprobacin de Plan de Auditorias S No El plan es viable? 2 122 Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 6

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE 2 Preparar Listas de Verificacin Los auditores internos reciben el Plan de Auditorias y proceden a ubicar y revisar los documentos a auditar, que servirn para preparar las Listas de Verificacin en el formato previamente aprobado. Al elaborar las Listas de verificacin el auditor interno considera: . Los procesos que se llevan a cabo. Auditores Internos de Calidad . Los procedimientos pertinentes. . Los documentos y registros que se utilizan. . Los resultados de los indicadores. . Resultados de auditorias previas. Realizar la Auditoria Interna 3 El grupo auditor se rene con los responsables del proceso para dar inicio a la auditoria, explicando el objetivo, alcance y mtodo a seguir durante la auditorias Se hacen las preguntas y se examinan los documentos. Se toma nota de lo que considera importante para el informe. As mismo, busca aclaracin de la informacin y de la exactitud de los datos. Se revisan los siguientes aspectos: . Entendimiento de la poltica y objetivos de carcter financiero. . Control de documentos. . Control de registros. . Formacin y competencia. . Seguimiento y medicin del proceso. .

Acciones correctivas. . Acciones preventivas y . Mejora continua. El grupo auditor prepara un solo informe y una nica lista de verificacin, para presentar en la Reunin del Grupo Auditor. Realiza la reunin de cierre entre el grupo auditor y los auditados, con el fin de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de manera que sean comprendidos y reconocidos. Equipo Auditor Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 7

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE 3 Reunin Equipo Auditor El equipo auditor se rene para hacer la revisin de los hallazgos, observaciones y comentarios. En esta reunin validan los hallazgos de No conformidades y observaciones y se diligencia el formato de Acciones de Mejoramiento , previamente aprobado. Miembros del Equipo Auditor Auditor Lder Elaboracin de Informe Los auditores elaboran el Informe de Auditorias Internas en el formato previamente aprobado que es entregado al auditor lder para consolidar el informe ejecutivo que es remitido a la Alta Direccin dentro de los quince das siguientes a la finalizacin de la auditoria. El informe contiene: . Fecha de la Auditora. . Objetivo y alcance de la auditoria. . Alcance Miembros del Equipo Auditor de Auditoria . Proceso (s) auditado (s). . Miembros del equipo auditor . Fechas y lugares donde se realizaron las auditorias . Los criterios de auditoria . Reportes de Oportunidades de Mejora . Resumen de los aspectos relevantes (Fortalezas y oportunidades de mejora) . Conclusiones de la auditoria. Auditor Lder 4

Evaluacin de Resultados El auditor lder diligencia el formato Evaluacin de Resultados previamente aprobado, que resume las oportunidades de mejora. Al informe consolidado para la Alta Direccin se anexa el registro de Programa de Auditora, los reportes de Acciones de Mejoramiento y la Evaluacin de Resultados. Auditor Lder Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 8

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE 4 Revisin y aprobacin del informe final El informe ejecutivo final es revisado y aprobado para ser remitido a los miembros de la Alta Direccin para su anlisis y toma de decisiones. Gerente General Remisin de Documentos Se prepara comunicacin remitiendo el informe final a los miembros de la Alta Direccin. Gerente General Aplicar el Plan de Mejoramiento De acuerdo con el procedimiento Acciones de Mejoramiento correctivas y preventivas el auditado dar tratamiento al cierre de No conformidades y el Equipo Auditor verificar su eficacia, y reportar los resultados a la Alta Direccin Todos los Funcionarios del Almacn Alfa Ltda. Revisin por la Alta Direccin Se realizan las revisiones durante el ao, conforme al plan de auditoras. Revisa el informe para evaluar las oportunidades de mejora y proceder a dar lineamientos para efectuar los cambios que se requieran tanto en el Sistema de Gestin, como en las Polticas y los Objetivos de carcter financiero. Se elabora acta en donde quedan claramente Gerente General y Equipo de Gestin especificados los compromisos y sus responsables. Se deben considerar las necesidades de los recursos para mejorar y mantener el sistema. Fin Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 9

IAFIC CORPORACIN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditoras Internas Cdigo: Versin: 01 Fecha: 07-11-2010 6. REGISTROS Programa de Auditora Internas Plan de de Auditora Lista de Verificacin Evaluacin de Resultados Informe de Auditoria Interna financiera Acciones de Mejoramiento 7. ANEXOS Anexo 1: Formato Anexo 2: Formato Anexo 3: Formato Anexo 4: Formato Anexo 5: Formato Programa de Auditora Plan de Auditoria Lista de Verificacin Evaluacin de Resultados Informe de Auditorias

8 CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIN Elabor Revis Aprob Mg. Jorge Snchez Noguera Pgina 10