I

Gerencia de
Proyectos de
Tecnologa de
Informacin
II
III
A mi gente,
Con los aos he tenido oportunidad de soar, compartir y
trabajar con muchas y muy interesantes personas y he
tenido la dicha de aprender con brillantes alumnos. J unto
con todos ellos, he tenido la fortuna de comprobar, da
tras da, la veracidad de la frase de Eleanor Roosevelt, en
la que nos deca: El futuro pertenece a quienes creen en
la belleza de sus sueos.
Cuando busco en los recuerdos que me han dejado un sabor
duradero, la lista de compaeros de viaje es inmensa,
no es posible incluirla en esta breve dedicatoria; sin
embargo, no quiero dejar de mencionar cuatro muy
especiales: Miguel, Manuel, Thaydee y Dmitra.
IV
V
Indice
Captulo I
Introduccin
1. Qu es un Proyecto? 1
2. Los Proyectos de TI 1
3. Barreras al Exito de los Proyectos de TI 3
4. Las Funciones de la Gerencia de Proyectos 4
4.1. Planificar 4
4.2. Organizar 7
4.3. Dirigir 7
4.4. Controlar 8
5. Gerencia de Proyectos de TI 8
6. El 95 % de Progreso 11
7. Disciplinas y Herramientas 13
8. Las Areas de Conocimiento del PMBOOK 14
Captulo II
Caractersticas del Desarrollo de Sistemas
1. Cmo es el Ciclo de Desarrollo? 19
2. Divide y Vencers 21
3. El Plan de Versiones 23
3.1. Desarrollo por Versiones 24
3.2. Mantenimiento por Versiones 25
4. La Administracin de Proyectos de Desarrollo 25
5. Niveles de Planificacin 28
5.1. El Plan de Sistemas 28
5.2. El Plan General de Desarrollo de un Sistema 28
5.3. El Plan Detallado para una Fase 24
5.4. El Plan para el Resto del Proyecto 29
VI
Captulo III
Organizacin de Proyectos
1. Estructura del Equipo 31
1.1. Comit de Sistemas 31
1.2. Director de Proyecto 32
1.3. Lder o Gerente del Proyecto 32
1.4. Equipo de Representantes Funcionales 33
1.5. Equipo Tcnico 34
1.6. Equipo de Soporte 37
1.7. Equipos de Revisin o Aceptacin 39
2. Las Responsabilidades en un Proyecto 41
3. Conceptos de Organizacin de Proyectos 41
3.1. Estructura de Equipos Orientada a Resultados 41
3.2. Organizacin por Productos y Fases 43
4. Organizacin Matricial 44
Captulo IV
Planificacin de Proyectos
1. Planificacin Orientada a los Productos 47
2. El Calendario de Trabajo 48
3. Concepto de Esfuerzo Base 49
4. El Reto de la Estimacin4 50
5. Pasos en el Desarrollo de un Plan 50
5.1. Definicin de la Estructura de Trabajo 51
5.2. Refinacin de la Estructura de Trabajo 49
6. Ejemplo de Estructura de Trabajo 54
6.1. Definir Productos y Elementos 55
6.2. Definir Actividades 56
6.3. Interrelacionar Actividades y Elementos 57
6.4. Interrelacionar Actividades y Roles 57
6.5. Estructura del Proyecto 58
7. Completar el Plan del Proyecto 60
7.1. Asignacin de Personas a Roles 60
7.2. Anlisis de la Carga de Trabajo 61
VII
Captulo V
Estimacin de Proyectos
1. Estimacin Orientada a los Productos 63
2. Carencia de Tcnicas y Herramientas 63
3. Tcnicas de Estimacin 64
3.1. Algunas Tcnicas de Medicin 64
3.2. Los Puntos Funcin 65
3.2.1 Clculo de Puntos Funcin 65
3.2.2 Puntos Funcin en Ambiente Cliente Servidor 69
3.2.3 Limitaciones del mtodo de Puntos Funcin 70
3.3. Aplicacin de Mtodos de Prospectiva 71
3.3.1 Mtodos de Prospectiva 71
3.3.2 El Mtodo Delphi 72
3.3.3 El Mtodo Delphi en Proyectos de TI 72
4. Caracterizacin del Perfil del Proyecto 74
4.1. Guas de Estimacin 75
4.2. Estimacin del Esfuerzo Base por Elemento 77
4.3. Estimacin del Esfuerzo Base por Actividad 78
4.4. Clculo del Esfuerzo por cada Rol 79
4.5. Pasos para Elaborar Estimados de Carga de Trabajo 80
4.6. Requisitos para el uso de la Tcnica 80
5. Proyeccin de Duracin y Fechas 81
5.1. Estimacin de Duracin 82
5.2. Estimacin de Fechas 83
5.3. Estimacin de Presupuestos 84
6. Otras Consideraciones para la Estimacin 84
7. Elaboracin de Guas Metodolgicas 85
8. Ejemplo de Guas de Estimacin 86
Captulo VI
El Valor de los Proyectos de TI
1. El Valor de un Proyecto 89
2. La Metodologa Balanced Scorecard 90
2.1. Qu es Balanced Scorecard? 91
2.2. Las Perspectivas en BSC 92
2.3. Iniciativas e Indicadores 93
VIII
2.4. J erarqua de BSCs 94
3. Cmo Integrar Proyectos de TI y Objetivos 94
4. Ejemplo Prctico 97
Captulo VII
Control de Proyectos
1. Control Orientado a los Productos 101
2. El Proceso de Control de Proyectos 101
2.1. Dirigir Reuniones para Resolver Problemas 102
2.2. Preparar y Ejecutar Planes de Accin Inmediata 103
2.3. Dirigir Reuniones de Comunicacin 103
2.4. Elaborar y Presentar Reportes de Progreso 104
3. Por Qu Controlar un Proyecto? 104
4. Qu es un Proyecto Bajo Control? 104
5. Cmo Mantener un Proyecto Bajo Control? 105
6. Carpeta de Control del Proyecto 106
7. Indicadores de Progreso 107
7.1. Avance 107
7.2. Demora 108
7.3. Retraso 108
7.4. Horas 109
7.5. Variables Utilizadas 110
8. Seguimiento de la Cartera de Proyectos 112
9. Impacto del Progreso en los Recursos 113
Captulo VIII
Gestin de Riesgos
1. Qu es Gestin de Riesgo? 115
2. Lugar de la Gestin de Riesgos 116
3. Ejemplos de Riesgo 117
4. Anlisis y Valoracin de Riesgos 119
5. Nivel de Compromiso 121
6. Seguimiento de los Factores de Riesgo 121
7. Qu Valor Tiene el Seguimiento del Riesgo? 124
IX
8. Utilizacin de Colores 125
9. Riesgo Global 125
10. Ejemplo de Gestin de Riesgo 127
Captulo IX
Gestin de Calidad
1. Concepto de Error en Sistemas 129
2. Concepto de Calidad en Sistemas 129
3. Los Atributos de Calidad 131
4. Calidad y Estndares 133
5. Promocin o Control de Calidad 133
6. La Funcin de Calidad en Sistemas 134
7. Deteccin Temprana de Errores 135
8. Pre-Requisitos para Adoptar Tcnicas de CC 136
8.1. Orientacin a los Productos 136
8.2. Compromiso 137
8.3. Formalidad 137
9. La Tcnica de Walkthrough 137
9.1. El Procedimiento de Walkthrough 138
9.2. Puntos Dbiles de la Tcnica 139
10. La Tcnica de Inspecciones 140
10.1. Qu es una Inspeccin 140
10.2. Componentes de una Inspeccin 140
10.3. El Procedimiento de Inspeccin 140
11. Las Revisiones de Calidad 141
11.1. Coordinador del Programa de Revisiones 142
11.2. Seleccin del Equipo de Revisin 142
11.3. El Moderador 143
11.4. Aceptacin de Productos 143
12. Pasos del Procedimiento de Revisin 144
12.1. Sesin introductoria 144
12.2. Perodo de Revisin 144
12.3. Sesin de Revisin 145
12.4. Revisiones en Escritorio 146
12.5. Correccin y Seguimiento 146
X
Captulo X
Gestin de Alcance
1. Qu es Gestin del Alcance? 147
2. Gestin del Alcance y Orientacin a Productos 148
3. Necesidad de Administrar los Cambios 148
4. La Solicitud de Cambio 146
5. Proceso de una Solicitud de Cambio 151
6. Categorizacin de los Cambios 152
7. Principios de la Administracin de Cambios 153
8. Ejemplo de un Procedimiento de AC 154
Captulo XI
La Oficina de Proyectos
1. Qu es una Oficina de Proyectos? 159
2. Cundo Crear una Oficina de Proyectos? 160
3. La Oficina de Proyectos en Accin 161
Anexos
I. Guas de Estimacin
1. Esquema de Fases 165
1.1 Planificacin de Tecnologa de Informacin 165
1.2 Diseo de la Arquitectura del Sistema 166
1.3 Desarrollo e Implantacin de Versiones 168
1.3.1 Adaptacin de Paquetes 169
1.3.2 Diseo Detallado y Construccin 169
1.3.3 Pruebas e Implantacin 170
1.4 Produccin/Mantenimiento 170
2. Guas de Estimacin 171
2.1 Utilizacin de las Guas 171
2.2 Significado de los Trminos 174
2.3 Factores de Complejidad Considerados 174
XI
3. Impresin de las Guas de Estimacin 182
II. Contenido del CD 183
III. Instalacin del Sistema de Gestin de Proyectos 185
Bibliografa
XII
XIII
Gerencia de Proyectos de
Tecnologa de Informacin
Prefacio
Hay una diferencia entre conocer
el camino y caminar por l.
Morpheus - The Matrix
Con esta publicacin hemos querido cubrir ambos extremos; por una parte,
presentar los aspectos tericos que permitan conocer el camino de la gestin
de proyectos de tecnologa de informacin y, junto con ellos, ofrecer
ejemplos, guas y facilidades de software que esperamos que se constituyan
en un verdadero compaero de viaje para el lder o gerente de proyectos.
El Sistema de Gestin de Proyectos que acompaa el texto, comprende
todos los elementos para planificar, estimar y controlar proyectos,
incluyendo facilidades para: crear guas metodolgicas y de estimacin,
generacin automtica de la estructura de trabajo de un proyecto, anlisis
de requerimientos de recursos humanos por rol, anlisis de riesgo, anlisis
del valor de los proyectos, anlisis y seguimiento de costos, anlisis y
proyeccin de la carga de trabajo del personal, integracin con MS Project
(para el manejo de cronogramas), y preparacin de reportes gerenciales
de seguimiento (utilizando tcnicas de presentacin de indicadores por
colores).
La inclusin de este Sistema de Gestin de Proyectos tiene dos intenciones;
la primera de ellas, es proporcionar una base de partida que le permita a
cualquier empresa estructurar su propio sistema integral de gestin de
proyectos, y la segunda, es proporcionar una herramienta para el aula de
clases, que facilite la realizacin de ejercicios prcticos.
Hemos hecho especial nfasis en destacar las bondades de planificar y
controlar centrando la atencin en los productos o entregables que cada
proyecto debe generar. Tambin, con el fin de llenar un vaco que
tradicionalmente ha venido dejando la literatura especializada, hemos
hecho un esfuerzo especial para presentar la forma cmo esa estrategia
puede ser llevada a la prctica al planificar, al estimar y al controlar
proyectos.
XIV
Al discutir las tcnicas de estimacin, hemos tratado de ser absolutamente
realistas, reconociendo que, a pesar de las variadas propuestas que a travs
de los aos se han hecho, hoy da no existen mejores tcnicas de estimacin
que las basadas en la experiencia. En tal sentido, el mtodo de estimacin
que se discute en el captulo correspondiente, propone una metodologa
que permite racionalizar las experiencias de la empresa que la aplique, lo
cual, a su vez, le permitir ir mejorando sus parmetros de estimacin.
De nuevo, como en nuestras anteriores publicaciones, esperamos no
defraudar al lector y poder satisfacer nuestra mxima aspiracin,
convertirnos en un fiel compaero de ingenieros y gerentes de sistemas en
la dura tarea de crear sistemas de informacin de alta calidad y bajo costo.