FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

DEFINICIONES DE SISTEMA Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a un determinado objetivo. Es un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre s, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos. Es un conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre s, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo ms o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algn tipo de objetivo (teleologa).

MODELO GENERAL DE SISTEMAS Elementos: Entorno: Es aquello que rodea un sistema dentro del cual est ubicado. Fronteras o lmites: Es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente.

Entrada o insumo o impulso (input): Es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energa para la operacin del sistema.

Salida o producto o resultado (output): Son los resultados de un proceso, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los

resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios. Procesamiento o procesador o transformador (throughput): Es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): Es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio.

TIPOS DE SISTEMAS Sistema Determinstico: Es aquel en el cual las partes interactan de una forma perfectamente previsible, sin dejar lugar a dudas. Es decir a partir del ltimo estado del sistema y del programa de informacin, se puede prever, sin ningn riesgo o error, su estado siguiente. Sistema Probabilstico: Es aquel para el cual no se puede suministrar una previsin detallada. Estudiando intensamente, se puede prever probabilsticamente lo cual suceder en determinadas circunstancias. La previsin se encuadra en las limitaciones lgicas de la probabilidad. No es predeterminado. Sistemas Abiertos: Son aquellos que importan y procesan elementos (energa, materia, informacin) de sus ambientes. Estableciendo

intercambios permanentes, los cuales determinan su equilibrio, capacidad reproductiva o continuidad, es decir, su viabilidad (entropa negativa, teleologa, morfognesis, equifinalidad).

Sistemas Cerrados: Es cuando ningn elemento de afuera entra y ninguno sale fuera del sistema. Dichos sistemas alcanzan su estado mximo de equilibrio al igualarse con el medio (entropa, equilibrio). El trmino sistema cerrado tambin es aplicado a sistemas que se comportan de una manera fija, rtmica o sin variaciones.

Sistemas Hombre-mquina (SHM): Es una entidad artificial dirigida (requerida) a propsito para producir outputs concretos a base de inputs tambin concretos. Constituye un sistema compuesto por el hombre, la mquina y el medio ambiente del sistema. En conjunto, los requisitos del SHM definen el subsistema input y los requisitos del output.

SUBSISTEMAS Son conjuntos de elementos y relaciones que responden a estructuras y funciones especializadas dentro de un sistema mayor. As mismo se tienen los subsistemas siguientes: Descomposicin: Los sistemas complejos requieren ser descompuestos en sistemas ms sencillos para poder ser entendidos. La descomposicin debe mantener el principio de cohesin funcional Simplificacin: Es el proceso de organizar los subsistemas de manera tal que se reduzca el nmero de interconexiones. Desacoplamiento: consiste en lograr que los subsistemas puedan funcionar lo ms independientes posible.

PREVENCIN DE LA ENTROPA DE LOS SISTEMAS

Entropa: Es la tendencia de los sistemas a decaer o volverse desordenados o desorganizados y, finalmente, su homogeneizacin con el ambiente. La

informacin es la base de la configuracin y del orden, por lo tanto con el aumento de la misma es posible prevenir y en caso de que ya exista disminuir la entropa. Pues de aqu nace la geneantropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN Es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. La organizacin debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica entre s. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenmenos

organizacionales en funcin de los comportamientos individuales. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO Una empresa u organizacin es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interaccin dinmica con su ambiente sean clientes, proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos, es por ello que representa un sistema abierto. La organizacin influye sobre el ambiente y recibe influencias de est. Adems es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que

trabajan en armona con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes. Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente.

Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

DEFINICIN DE LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS Es un mtodo que nos permite unir y organizar los conocimientos con la intencin de una mayor eficacia de accin. Engloba la totalidad de los elementos del sistema estudiado as como las interacciones que existen entre los elementos y la interdependencia entre ambos. La teora general de sistemas tambin se puede definir como un estudio interdisciplinario que encuentra las propiedades comunes que hacen funcionales a entidades que al cumplir relaciones de conjunto con fines propios, pasan a conformar sistemas.

La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 1968 y busca producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica; con el fin de constituir un modelo prctico para conceptualizar los fenmenos que la reduccin mecanicista de la ciencia clsica no poda explicar y al mismo tiempo proporcionar un marco terico unificador tanto para las ciencias naturales como para las sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como "organizacin", "totalidad", globalidad e "interaccin dinmica; lo lineal es sustituido por lo circular,

ninguno de los cuales era fcilmente estudiable por los mtodos analticos de las ciencias puras. Los supuestos bsicos de la TGS son: Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias naturales y sociales. Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de sistemas. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los campos no-fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias sociales. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la

educacin cientfica. La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas: 1) Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms grande. 2) Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior.

Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. 3) Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos

musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

TEORAS QUE CONFORMAN LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS

TEORA DE LA INFORMACIN

Introduce el concepto de informacin como una cantidad mensurable, mediante una expresin isomorfica con la entropa negativa en fsica. Los matemticos que han desarrollado esto han llegado a la sorprendente conclusin de que la formula de la informacin es exactamente igual a la formula de la entropa, solo con el signo cambiado. Ahora bien, la entropa (positiva) en fsica es una medida de desorden y la informacin(o entropa negativa) es medida de organizacin. Con esto se puede decir que mientras ms complejos son los sistemas mayor es le energa que dichos sistemas tanto a la obtencin de informacin como a su procesamiento, decisin, almacenaje y comunicacin.

TEORA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Ampli el enfoque hombre-mquina a las relaciones entre las personas dentro de la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios y tcnicas gerenciales.

TEORA DE LOS JUEGOS

La Teora de Juegos fue creada por el gran matemtico Hngaro John von Neuman (1903-1957). Trata de analizar mediante las matemticas la competencia que se produce entre dos o ms sistemas racionales donde lo principal es maximizar las ganancias y minimizar sus prdidas (buscan alcanzar o jugar la estrategia ptima) A travs de esa tcnica se puede analizar el comportamiento de partes en conflicto (individuos, oligopolios o pases) sin embrago, su avance, es decir, la eliminacin, o al menos, la extensin o mayor flexibilidad de los supuestos depender del avance realizado no solo en este campo sino en campos afines. La Teora de Juegos sirve para enfrentar interacciones complejas como la competencia en los mercados, la competencia armamentstica y la polucin ambiental. Estas interacciones complejas las enfoca usando la metfora de un juego: donde la decisin individual es esencialmente estratgica y el resultado de la interaccin depende de las estrategias escogidas por cada uno de los participantes.

TEORA DE LA DECISIN

En general, en este campo se han seguido dos lneas diferentes. Una es la teora de la decisin misma, que busca analizar, en algo relacionado a la teora de los juegos, la seleccin racional de organizaciones o sistemas sociales. Se basa

en el examen de gran nmero de situaciones y sus posibles consecuencias, determinando as una decisin que optimice el resultado.

La otra lnea de anlisis, es el estudio de la conducta que sigue el sistema social, en su totalidad y en cada una de sus partes a afrontar el proceso de decisiones en esta se estudia el comportamiento de los sistemas sociales que se caracterizan por perseguir ciertos objetivos.

TEORA DE COLAS La teora de colas es el estudio matemtico de las lneas de espera (o colas) permitiendo el anlisis de varios procesos relacionados como: la llegada al final de la cola, la espera en la cola, etc. La teora de colas generalmente es considerada una rama de investigacin operativa porque sus resultados a menudo son aplicables en una amplia variedad de situaciones como: negocios, comercio, industria,

ingenieras, transporte y telecomunicaciones.

TEORA DE LAS GRFICAS

La teora de las grficas, en especial la de las grficas dirigidas (digrficas), elabora estructuras relacionases representndolas en un espacio topolgico. Ha sido aplicada a aspectos relacionales de la biologa (Rashevsky, 1956, 1960; Rosen, 1960). Matemticamente se vincula al lgebra de matrices; por el lado de Teora General de los Sistemas Ludwig Von Bertalanffy 16 los modelos, a la

teora de los sistemas por compartimientos son subsistemas parcialmente permeables, y desde aqu a la teora de los sistemas abiertos.

TEORA DE LOS CONJUNTOS

Las propiedades formales generales de sistemas, sistemas cerrados y abiertos, etc. pueden ser axiomatizadas en trminos de teora de los conjuntos (Mesarovic, 1964; Maccia, 1966). En elegancia matemtica este enfoque se compara favorablemente con las formulaciones ms burdas y ms especiales de la teora clsica de los sistemas. Los nexos entre la teora axiomatizada de los sistemas (o sus inicios actuales) y los problemas reales de sistemas son un tanto tenues.

TEORA DE LAS REDES

Est ligada a las teoras de los conjuntos, las grficas, los compartimientos, etc., y se aplica a sistemas tales como las redes nerviosas (p. ej. Rapoport,19491950).

TEORA DE LOS AUTMATAS

Es la teora de autmatas abstractos con entrada, salida y posiblemente ensayo y error y aprendizaje. Un modelo general es la mquina de Turing (1936). Expresado en su manera ms simple, un autmata de Turing es una mquina

abstracta capaz de imprimir (o borrar) las marcas I y O en una cinta de longitud infinita. Es demostrable que cualquier proceso, de la complejidad que sea, puede ser simulado por una mquina, si este proceso es expresable mediante un nmero finito de operaciones lgicas. Todo lo que sea posible lgicamente (es decir, en un simbolismo algortmico) tambin puede ser construido en principio, aunque es claro que en modo alguno siempre en la prctica- por un autmata, o sea una mquina algortmica.

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL

La eficiencia est enfocada hacia operaciones y relaciones internas del sistema, y mide el grado de optimizacin en el uso de los recursos disponibles. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organizacin. La eficacia organizacional se relaciona con la extensin en que todas las formas de rendimiento para la organizacin se hacen mximas. La eficiencia busca incrementos a travs de soluciones tcnicas y

econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del rendimiento para la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y

por medios polticos (no econmicos). La efectividad organizacional, soportada en el principio de alineamiento, es la necesidad de organizar a las personas en armona con las lneas maestras de la organizacin

DEFINICIONES DE INFORMACIN

Es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno.

Es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La informacin por tanto, procesa y genera el conocimiento humano.

DEFINICIONES DE DATOS

Es la unidad bsica de informacin que puede definirse con precisin. Son la materia prima que al ser procesada dan lugar a la informacin.

Los datos son los hechos que describen sucesos y entidades."Datos" es una palabra en plural que se refiere a ms de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato.

Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios,

puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les

denomina informacin.

Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin.

Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin.

DIFERENCIAS ENTRE DATOS E INFORMACIN

1.

Los Datos a diferencia de la informacin son utilizados como diversos mtodos para comprimir la informacin a fin de permitir una transmisin o almacenamiento ms eficaces.

2.

Aunque para el procesador de la computadora hace una distincin vital entre la informacin entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computadora no lo hace. Ambos son registrados temporalmente segn la instruccin que se le d. Slo el procesador reconoce la diferencia entre datos e informacin de cualquier programa. Para la memoria de la computadora, y tambin para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente ms datos, ms informacin que debe ser almacenada, movida o manipulada.

3.

La cantidad de informacin de un mensaje puede ser entendida como el nmero de smbolos posibles que representan el mensaje. Mientras que dichos smbolos no son ms que datos significativos.

LA INFORMACIN EN LA TEORA MATEMTICA DE LA COMUNICACIN

Definicin Matemtica de Informacin

Es el nmero promedio de dgitos binarios que deben ser transmitidos para identificar un mensaje dado de un conjunto de posibles mensajes al cual pertenece. Reduccin de incertidumbre Por ejemplo, si una persona que va a contratar un empleado tiene 10 candidatos, aparentemente igual calificados, tiene 10 posibles alternativas y no sabe cual seleccionar; sin embargo, un mensaje, tal como una prueba de aptitud, que reduce el nmero de candidatos de tiene un valor de informacin. Por ende reduce la incertidumbre en relacin con la decisin que tomara.

Redundancia La redundancia se define como el porcentaje de la capacidad de codificacin de una informacin que no es utilizada y se usa para tener seguridad de que el mensaje sea correctamente recibido an con el efecto del ruido. Tambin es muy til para propsitos de control de errores. En los sistemas de comunicacin la redundancia consiste en la transmisin de bits adicionales llamados bits de paridad.

CALIDAD DE LA INFORMACIN La calidad de la informacin est determinada por la manera en que motiva la accin humana y contribuye a una efectiva toma de decisiones. Utilidad de la informacin Utilidad de forma: Cuanto ms se aproxima a la forma en que la requiere el que toma decisiones, mayor valor tiene. Utilidad de tiempo: Tiene mayor valor si est disponible en el momento que se necesita.

Utilidad de ubicacin: Tiene mayor valor si puede ser accesada y enviada fcilmente. Los sistemas en lnea tienen mayor valor.

Utilidad de posesin: El que posee la informacin tiene una gran influencia sobre el valor de la informacin al controlar su diseminacin a otros.

Satisfaccin de la informacin Si el que toma decisiones percibe que el sistema formal de informacin est disponible, en primer lugar tratar de usar dicho medio. Si la informacin es proporcionada rpidamente la satisfaccin con el sistema se reforzar. Errores Incorrecta medicin de los datos y mtodos de recopilacin inadecuados Fallas en el seguimiento correcto del procedimiento de los procesos. Perdida de datos o falta de procesamiento. Grabaciones equivocadas o correcciones mal efectuadas. Uso de archivos histricos incorrectos. Errores en el proceso (error del programa). Falsificacin deliberada.

CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIN El ciclo de vida de un sistema de informacin es un enfoque por fases del anlisis y diseo que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario. Segn James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el mtodo clsico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el mtodo de desarrollo por anlisis estructurado y el mtodo de construccin de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tiene un uso amplio en cada una de los

diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada. Tambin el ciclo de vida de la informacin constituye un proceso que tiene origen con el nacimiento , generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definicin del proyecto hasta la puesta en operacin, representada por el crecimiento; seguidamente se inicia su operacin y mantenimiento por un perodo mayor a los dems durante el cual alcanza el mximo rendimiento posible, dando lugar a la maduracin; luego, luego factores tales como la dinmica de la organizacin, los avances tecnolgicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema, produciendo su decaimiento; lo cual origina su paralizacin o muerte. En este ltimo perodo se toma la decisin de renovar el sistema, lo que da paso a un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.

ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

Confidencialidad: Es la propiedad de prevenir la divulgacin de informacin a personas o sistemas no autorizados. La perdida de la confidencialidad de la informacin puede adoptar muchas formas. Cuando alguien mira por encima de su hombro, mientras usted tiene informacin confidencial en la pantalla, cuando se publica informacin privada, cuando un laptop con informacin sensible sobre una empresa es robado, cuando se divulga informacin confidencial a travs del telfono, etc. Todos estos casos pueden constituir una violacin de la confidencialidad.

Integridad: Es la propiedad que busca mantener a los datos libres de modificaciones no autorizadas. (No es igual a integridad referencial en bases de datos.) La violacin de integridad se presenta cuando un

empleado, programa o proceso (por accidente o con mala intencin) modifica o borra los datos importantes que son parte de la informacin. Disponibilidad: Es la caracterstica, cualidad o condicin de la

informacin de encontrarse a disposicin de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

VALOR DE LA INFORMACIN EN LA TOMA DE DECISIONES El proceso de toma de decisiones utiliza como materia prima informacin. Esta es fundamental, ya que sin ella no resultara posible evaluar las alternativas existentes o desarrollar alternativas nuevas. En las organizaciones, que se encuentran sometidas constantemente a la toma de decisiones, la informacin adquiere un rol fundamental, y por ello un valor inigualable. Para procesar los datos de la organizacin y transformarlos en informacin, es fundamental el Sistema de informacin, dentro de los cuales se encuentra la contabilidad. Adems de los sistemas de informacin, existen sistemas diseados especialmente para ayudar a transitar el proceso de toma de decisiones, que se conocen como Sistemas de soporte a decisiones o Sistemas de apoyo a la decisin.