Está en la página 1de 7

Procedimiento de Compras y Suministros

Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 1 de 7

ndice

1.0.- Objetivo. 2.0.- Alcance. 3.0.- Responsabilidades. 3.1.-Responsabilidades en control del documento 3.2.-Responsabilidades en el proceso 3.3.-Notas 3.4.-Excepciones 4.0.- Definiciones. 5.0.- Procedimiento de Capacitacin 5.1.- Poltica de Capacitacin 5.2.- Entradas (del proceso) 5.3.- Proceso para Capacitacin 5.4.- Indicadores y objetivos 6.0.-Bibliografa 7.0.- Listado de formatos generados

2 2 2 2 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 2 de 7

1.0.- Objetivo
Documentar los lineamientos a seguir para el proceso de Compras y Suministros de. Constituir una fuente de informacin que facilita al personal la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los distintos sectores de la organizacin, as como tambin de entes externos como ser:, contratistas, proveedores, etc. Definir por escrito misiones, funciones, caractersticas y procedimientos de la Subdireccin Administrativa a fin de fijar claramente el alcance de la actuacin de cada empleado en particular y del rea en general.

2.0.- Alcance
Este procedimiento aplica a todo el personal involucrado en

3.0.- Polticas Generales


El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra, condiciones comerciales y trmites de pago. Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan a la empresa, slo podrn ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que ste determine en los procesos establecidos El Departamento de compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, saldo para asesorar al usuario. Cada Departamento es responsable del control de su presupuesto asignado. Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra. No se aceptaran trmites de Compras por otras personas ajenas al Departamento.

3.1.- Polticas con los Proveedores


El Encargado del departamento de compras tiene prohibido mantener relaciones afectivas con los proveedores. El responsable del departamento de compras tiene prohibido recibir obsequios y/o gratificaciones de los proveedores. El responsable de compras no podr elegir a un proveedor solo por ser su amigo, familiar u otro que los relacione estrechamente.

3.2.- Polticas de Cotizacin y Pagos

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 3 de 7 Es responsabilidad de compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deber ser evaluada por el departamento de Compras. Una vez hecha la cotizacin, se hace el apartado presupuestal correspondiente. El Departamento de Compras es el nico responsable de efectuar todas las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compras. Cualquier pago tramitado fuera de este proceso ser rechazado automticamente. La requisicin de compra que no cuente con presupuesto suficiente ser cancelada automticamente y se notificar por escrito va correo electrnico al solicitante, indicndole el motivo.

3.3.- Polticas de Compras


Todas y cada una de las adquisiciones que tenga que realizar la empresa debern de ser realizadas por el departamento de compras. El Departamento de Compras es el responsable de todas las negociaciones con proveedores y de todo el proceso de compras lo cual incluye requisiciones de mercanca, rdenes de compra y condiciones entrega y pago. El Departamento de Compras ser el responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados. Todas las requisiciones hechas por los departamentos debern describir claramente las especificaciones y la fecha en que se requieren los materiales. Es responsabilidad del Departamento de Compras entregar toda la documentacin de las operaciones de compra al rea de contabilidad para satisfacer las necesidades fiscales y de auditora.

4.0.- Responsabilidades
Todas las adquisiciones y manejo de suministros sern responsabilidad de Direccin Administrativa, por intermedio del Encargado de Suministros quienes se ajustarn a lo establecido en este Procedimiento

4.1.-Control del documento:


Todo trmite en el rea de compras y suministros deber acompaarse de la documentacin completa. Tipos de suministros Suministros de Bodega: Aquellos de uso o consumo permanente o habitual, que se tienen en el depsito, y que normalmente estn disponibles para entrega inmediata. Las existencias de suministros de bodega debern mantenerse dentro de los lmites mximos y mnimos establecidos en el Plan Mensual, si es el caso. Suministros ocasionales: Aquellos que no son de consumo habitual, y normalmente no estn disponible en la Bodega, sin embargo se requieren y deben de ser adquiridos. Suministros de compra local: Aquellos que por los costos de transporte, etc., resulta ms econmico adquirirlos localmente.

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 4 de 7 Suministros urgentes: Aquellos que por la urgencia de su adquisicin y previa autorizacin de Subdireccin Administrativa pueden adquirirse olvidando alguno de los requisitos establecidos, por ejemplo el nmero de cotizaciones, cuando la demora en obtener las cotizaciones, pueden resultar en graves perjuicios para los usuarios.

4.2.-Normas y aspectos generales:


Verificacin de Existencias. El Encargado de compras y suministros y bajo la supervisin de la Subdireccin Administrativa, verificar permanentemente las existencias, efectuando inventarios fsicos peridicamente y revisando mensualmente las existencias, de por lo menos el 10% de los productos o suministros en depsito. Informes. El Encargado de Suministros enviar a la Subdireccin Administrativa informes mensuales de existencias. Faltas: Se considera una falta grave para los empleados de, y ser penalizada, el establecer cualquier tipo de relacin con los contratistas o proveedores. o Faltantes. Se considera tambin una falta grave para los empleados de , responsables de compras y suministros, los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las existencias registradas contablemente y los inventarios fsicos, el no disponer oportunamente de suministros en depsito por no cumplir con las existencias mnimas o por no exceder las cantidades mximas establecidas o el no disponer de los documentos que justifiquen la adquisicin o entrega de suministros.

4.3.- Tipos de compras


Se establecen los siguientes tipos de compras. Compras caja chica: Cuando sean menos de $2,000 y que requieren una cotizacin o presupuesto Compras entre $2,000 y $ 5,000 y que requieran dos presupuestos o cotizaciones escritas. Compras entre $5,000 y $10,000 y que requieran tres presupuestos o cotizaciones escritas. Compras Superiores a $10,000 que requieren un concurso de precios o licitacin con por lo menos tres cotizaciones o presupuestos escritos. Compras Locales de acuerdo con las instrucciones y autorizaciones de la Direccin Administrativa, segn sea el caso, mediante memorndum escrito y conforme al manejo de fondo fijo. Compras Urgentes donde se pueden olvidar algunos de los requisitos, previa autorizacin de la Direccin Administrativa para compras de ms de $5000.00, y de la Subdireccin Administrativa para compras de hasta $5,000.00.

4.4.-Excepciones:
Las Excepciones a las normas aqu establecidas debern ser justificadas ante la Direccin Administrativa.

5.0.- Tramite de Compras


El trmite para las compras de un suministro para bodega contemplada las siguientes etapas o pasos: a) Solicitud formulada por el Encargado de Compras y Siniestros cuando el nivel de existencias es inferior al mnimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud de productos nuevos que se considera sern de uso habitual. b) Identificacin y codificacin de materiales.

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Determinacin de niveles mximos y mnimos, proveedores y precios. Elaboracin de la solicitud de compra o requisicin de materiales Aprobacin de la solicitud Obtencin de las cotizaciones Preparacin de la documentacin correspondiente Elaboracin de la orden de compra Recibo de mercanca en la almacn o depsito central Entrega o despacho de la mercanca al solicitante Tramite de cheque para pago al proveedor Pago de cheque al proveedor Revisin No: 0 hoja: 5 de 7

6.0.- Definiciones. No aplica


No aplica

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 6 de 7

5.0.- Procedimiento de Compras y Suministros 5.1.- Proceso del Procedimiento de Compras y Suministros a) Informacin
Procedimiento para Compras y Suministros Requisicin de Suministros Solicitud de Suministros Orden de Compra

b) Personal
Director general Directores Gerentes / Jefes de Departamento

c) Recursos
Computadora Impresora Telfono Radio (Si aplica) Fax Si aplica

Procedimiento de Compras y Suministros


Clave: -XX-XX-00 Fecha de emisin: Abril/2012 Revisin No: 0 hoja: 7 de 7

5.3.- Proceso para Compras y Suministros


# 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Compras Compras Personal Departamento Solicitante Compras Compras Compras Compras Subdireccin Administrativa Subdireccin Administrativa Subdireccin Administrativa Compras Compras Actividad Elabora Requisicin de Suministros Si esta cumple con las normas, se acepta y se registra, si no la devuelve al Departamento solicitante. Solicita las cotizaciones a los proveedores Elige la cotizacin de acuerdo al mejor precio y entrega Enva a Subdireccin Administrativa la Orden de compra, anexo a la Requisicin del Departamento y las cotizaciones realizadas para su Aprobacin Revisa y rechaza (punto 8) o acepta (punto 8) la cotizacin. Comenta a Encargado de Compras la razn por la cual se rechaz. Autoriza, firma la Orden de compra y la enva a elaboracin de cheque. Realiza el pedido con el Proveedor Informa al Departamento Solicitante el status del pedido. Realiza cheque Entrega cheque a Compras para pago a proveedor Realiza pago a proveedor Archiva documentacin

6.0.- Bibliografa
No Aplica

7.0.- Listado de formatos generados


Ver anexos.