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Tabla de Contenido
1. Introduccin ............................................................................................... 6 2. Plan de proyecto ......................................................................................... 7
Definicin de proyecto................................................................................................. 7 Necesidades de negocio identificadas ..................................................................... 7 Objetivos del Proyecto ............................................................................................ 7 Descripcin del Producto del proyecto ................................................................... 7 Condiciones generales o restricciones del Proyecto ............................................... 7 Supuestos del proyecto ........................................................................................... 7 Factores crticos de xito ........................................................................................ 8 Alcance del Proyecto ................................................................................................... 8 Definicin de Fases del Proyecto ............................................................................ 8 Entregables del Proyecto......................................................................................... 8 Plan de Administracin del alcance ........................................................................ 9 Cronograma del Proyecto ............................................................................................ 9 Criterios en la Construccin del Cronograma ......................................................... 9 Hitos del proyecto y programacin de las revisiones posteriores a hitos................ 9 Plan de Administracin del cronograma ............................................................... 10 Conformacin del equipo de trabajo .......................................................................... 10 Organigrama del Proyecto .................................................................................... 10 Definicin de los roles y responsabilidades del equipo de trabajo ....................... 11 Disponibilidad de los miembros del equipo de trabajo ......................................... 11 Recursos fsicos y tecnolgicos ............................................................................ 11 Plan de comunicaciones ............................................................................................. 12 Sesiones de Comit Ejecutivo del Proyecto .......................................................... 12 Estrategia de Promocin y divulgacin del Proyecto ........................................... 13
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Esquema de escalamiento del Proyecto ................................................................ 13 Repositorio del Expediente del Proyecto .............................................................. 14 Directorio del equipo del proyecto........................................................................ 14
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6. Fase de Implantacin................................................................................ 22
Objetivo ..................................................................................................................... 22 Premisas ..................................................................................................................... 22 Riesgos ....................................................................................................................... 22 Condiciones generales ............................................................................................... 22 Factores Crticos de xito .......................................................................................... 22 Criterios de Aceptacin para Aceptar la Implantacin .............................................. 22 Equipo de Trabajo ...................................................................................................... 22 Estrategia de Implantacin......................................................................................... 23 Plan de Trabajo de Implantacin ............................................................................... 23 Plan de Trabajo ..................................................................................................... 23
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1.
Introduccin
En este documento se definen las directrices del proyecto como parte de la fase de Iniciacin del mismo, en cuanto a: 1. Definicin del proyecto, en el que se identifican las necesidades del Cliente que son cubiertas por el proyecto, su objetivo, las restricciones o condiciones generales del proyecto y supuestos con los que se da inicio al mismo. 2. Alcance del proyecto, donde se especifica las fases y etapas claves para la prestacin de los servicios que son objeto del proyecto. 3. Recursos del proyecto, tanto recursos humanos como fsicos. Se especifica el equipo de trabajo, roles y responsabilidades, tanto del cliente, como del Proveedor. 4. Esquema de comunicaciones en el que se definen las reuniones de seguimiento que tendr el proyecto, el sistema de escalamiento y autoridad al interior del proyecto, las actividades de divulgacin y promocin del proyecto al interior la organizacin y el repositorio de informacin del proyecto.
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2.
Plan de proyecto
Definicin de proyecto
Necesidades de negocio identificadas
Documentar las necesidades de negocio que han motivado la ejecucin de los servicios que son objeto del proyecto. Los productos que entregar el proyecto buscan la satisfaccin de estas necesidades. Ejemplo 1: Necesidad de contar con una aplicacin de gestin de procesos que integre las actividades que realizan diferentes rea de la Entidad para administrar y controlar los procesos de venta de productos de crdito. Ejemplo 2: Unificar en un sistema nico la informacin de los procesos de venta de tarjeta de crdito, la cual se encuentra dispersa en diversas fuentes de datos y reas del banco, garantizando la calidad, seguridad y disponibilidad de la informacin.
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Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Fecha
Elabora
Aprueba
Fase de Construccin
Fase de Certificacin
Fase de Implantacin
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Justificacin
Razones por las cuales se debe realizar el cambio
Impacto
Se debe especificar si el cambio afecta recursos, duracin, esfuerzo y/o presupuesto del proyecto
Esta matriz ser de responsabilidad de los gerentes del proyecto y con base en ella se realizarn los controles de cambio que sea necesario aprobar en el proyecto. Los cambios al alcance del proyecto sern responsabilidad exclusiva de los gerentes del proyecto. Debern estar aprobados por el Comit del Proyecto y soportados por el formato de Cambio debidamente diligenciado y almacenado en el expediente del proyecto.
Criterio
Documento de Plan de Proyecto aprobado. Lanzamiento de proyecto realizado.
Programacin de la revisin
Formato de control de cambios
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Patrocinador Ejecutivo
Consultor Tcnico
Lder Tcnico
Equipo Tcnico
Consultor Funcional Lder Funcional
Usuarios Finales
Equipo Funcional
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Rol
Patrocinador ejecutivo Stakeholders Gerentes de Proyecto Lder Tcnico Lder funcional Usuarios finales Consultor Funcional Consultor Tcnico
Responsabilidades
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Plan de comunicaciones
Reuniones peridicas de seguimiento al proyecto Documentar la programacin acordada para las reuniones de seguimiento al proyecto, en las que se presentarn los reportes de estado del proyecto, las variaciones en la ejecucin del mismo y los diferentes issues del proyecto. Reuniones peridicas de seguimiento
Localizacin Duracin Programacin Qurum Documentos soporte de la reunin 1 hora Semanalmente Gerentes del Proyecto Agenda de la Reunin, enviada con anticipacin. Informe del Estado del Proyecto, presentado por los gerentes del proyecto. Acta de la reunin
El acta de la reunin ser firmada por las siguientes personas: Gerentes de Proyecto
La agenda de la reunin ser definida por los gerentes de proyecto y enviada va correo electrnico a los asistentes con la suficiente anticipacin.
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Las actas de las sesiones de Comit Ejecutivo del Proyecto estarn a cargo de los gerentes del proyecto y ser firmada por las siguientes personas y enviarse a todos los integrantes del Comit. Gerentes del Proyecto
Responsable
Gerentes de Proyecto Gerentes de Proyecto Gerentes de Proyecto Gerentes de Proyecto
A quin
Comit de Proyecto Comit de Proyecto Comit de Proyecto Comit de Proyecto
Medio de comunicacin
Formato de control de cambios Formato de control de cambios Formato de control de cambios Formato de control de cambios
Otros temas que necesiten ser escalados en el proyecto sern realizados de comn acuerdo por los integrantes del equipo de trabajo, siempre al nivel inmediatamente superior, de acuerdo con la siguiente tabla: Rol
Patrocinador Ejecutivo Stakeholder Gerentes de Proyecto Lder Tcnico Lder de Funcional Usuarios finales Consultor functional Consultor tcnico
Nombre
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Nombres
Telfonos
Correo electrnico
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3.
Alcance
Definicin de las etapas de Diseo: Descripcin de las actividades que hacen parte de cada etapa.
Premisas
"[Incluya las premisas sobre las cuales se basa el plan]" Por ejemplo, Incluir elementos como disponibilidad de recursos fsicos.
Riesgos
"[Incluya los riesgos que podran presentarse a la hora de ejecutar el plan]"
Condiciones generales
"[Incluya las condiciones generales tenidas en cuenta para la elaboracin del plan]"
Equipo de Trabajo
"[Incluya las personas que intervienen, responsable y responsabilidades]" Equipo y responsabilidades: se debe registrar los roles, nombre de las personas que va a asumir el rol y las responsabilidades. Otros recursos: Se pueden incluir requerimientos de software, hardware. Plan de administracin de los recursos: Se debe registrar el responsable de los cambios de los recursos y los responsables de su aprobacin.
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Actividad
Responsable
Colaboradores
Fecha inicio
Fecha solucin
Fecha lmite de entrega: "[En caso que exista un lmite mximo para su Diseo]"
Entregables
Documentos u otro tipo de entregables que debe generar cada uno de los roles. Se debe registrar el nombre del entregable, fecha de entrega, responsable de la elaboracin y responsable de la aprobacin.
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4.
Fase de Construccin
Objetivo
"[Incluya objetivos especficos del plan elaborado]" En los objetivos debe especificar los procesos fabricados
Alcance
Definicin de las etapas de fabricacin: Descripcin de las actividades que hacen parte de cada etapa.
Premisas
"[Incluya las premisas sobre las cuales se basa el plan]" Por ejemplo, Incluir elementos como disponibilidad de recursos fsicos.
Riesgos
"[Incluya los riesgos que podran presentarse a la hora de ejecutar el plan]"
Condiciones generales
"[Incluya las condiciones generales tenidas en cuenta para la elaboracin del plan]" Especifique: Qu lineamientos se van a seguir para elaborar los documentos de levantamiento. Qu lineamientos metodolgicos se van a seguir para las reuniones de conocimiento del negocio. Condiciones cuando la duracin de las actividades se extiende. Como se formaliza, anlisis de impacto, anlisis de costos. Herramientas: Se incluyen herramientas como el Formato Documento de Levantamiento.
Equipo de Trabajo
"[Incluya las personas que intervienen, responsable y responsabilidades]" Equipo y responsabilidades: se debe registrar los roles, nombre de las personas que va a asumir el rol y las responsabilidades. Otros recursos: Se pueden incluir requerimientos de software, hardware. Plan de administracin de los recursos: Se debe registrar el responsable de los cambios de los recursos y los responsables de su aprobacin. www.bizagi.com CONFIDENTIA L
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Fecha solucin
Fecha lmite de entrega: "[En caso que exista un lmite mximo de entrega]"
Entregables
Documentos u otro tipo de entregables que debe generar cada uno de los roles: proveedor o cliente. Se debe registrar el nombre del entregable, fecha de entrega, responsable de la elaboracin y responsable de la aprobacin.
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5.
Fase de Certificacin
Objetivo
"[Incluya objetivos especficos del plan elaborado]" En los objetivos debe especificar qu procesos sern probados y si se certificar adems funcionalidad general de la aplicacin BizAgi.
Alcance
Definicin de las etapas de certificacin: Descripcin de las actividades que hacen parte de cada etapa.
Premisas
"[Incluya las premisas sobre las cuales se basa el plan]" Por ejemplo, Incluir elementos como disponibilidad de recursos fsicos.
Riesgos
"[Incluya los riesgos que podran presentarse a la hora de ejecutar el plan]"
Condiciones generales
"[Incluya las condiciones generales tenidas en cuenta para la elaboracin del plan]" Especifique: Responsables de elaborar los casos de prueba. Qu lineamientos se van a seguir para elaborar los casos de prueba. Qu lineamientos metodolgicos se van a seguir para la realizacin de las pruebas, seguimiento, control y reporte de resultados de las pruebas. Responsables de la validacin de los casos de pruebas. Responsables de la ejecucin de las pruebas. Condiciones cuando la duracin de las actividades se extiende. Como se formaliza, anlisis de impacto, anlisis de costos. Elementos que garantiza el cliente y quien desarrolla la aplicacin. Herramientas: Se incluyen herramientas como los formatos de casos de prueba, formato de registro de pruebas. Lineamientos de operacin en el proceso de Certificacin: Se incluyen elementos como:
o o o
Responsables de documentar las pruebas. Dnde y cmo se deben documentar las pruebas. Responsables de tipificar los errores y del seguimiento de las pruebas. Se debe definir el procedimiento para esto, por ejemplo, se reciben cada uno de los errores identificados por las personas que realizan las pruebas, se clasifica (validando si se trata de error, comportamiento no documentado, reporte duplicado,etc) y se enva al rea correspondiente para que sea resuelto.
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Tiempos de respuesta para la solucin de errores reportados: Establecer tiempo de reporte y respuesta dependiente las diferentes tipologas de error establecidas. Incluir consideraciones en los tiempos de respuesta como el tiempo de asignacin del recurso para que realice el diagnstico, solucin del problema reportado y tiempo de solucin del error. Administracin del alcance: Se debe establecer la forma de administrar los cambios que se hagan al alcance y sus responsables.
Equipo de Trabajo
"[Incluya las personas que intervienen, responsable y responsabilidades]" Equipo y responsabilidades: se debe registrar los roles, nombre de las personas que va a asumir el rol y las responsabilidades.
o o o o
Responsables de elaborar los casos de prueba. Responsables de la validacin de los casos de pruebas. Responsables de la ejecucin de las pruebas. Responsables de documentar las pruebas
Otros recursos: Se pueden incluir requerimientos de software, hardware. Plan de administracin de los recursos: Se debe registrar el responsable de los cambios de los recursos y los responsables de su aprobacin.
Casos de Prueba
Fecha solucin
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Fecha lmite de entrega: "[En caso que exista un lmite mximo de entrega]"
Entregables
Documentos u otro tipo de entregables que debe generar cada uno de los roles: proveedor o cliente. Se debe registrar el nombre del entregable, fecha de entrega, responsable de la elaboracin y responsable de la aprobacin.
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6.
Fase de Implantacin
Objetivo
"[Incluya objetivos especficos del plan elaborado]"
Premisas
"[Incluya las premisas sobre las cuales se basa el plan]" Por ejemplo, fecha en la cual debera estar en produccin la aplicacin, personas que estarn involucradas, sede que cumple con las condiciones adecuadas para implantar el piloto, etc.
Riesgos
"[Incluya los riesgos que podran presentarse a la hora de ejecutar el plan]"
Condiciones generales
"[Incluya las condiciones generales tenidas en cuenta para la elaboracin del plan]"
Equipo de Trabajo
"[Incluya los roles y personas que harn parte del rol]"
Equipo y responsabilidades: se debe registrar los roles, nombre de las personas que va a asumir el rol y las responsabilidades. Otros recursos: Se pueden incluir requerimientos de software, hardware. Plan de administracin de los recursos: Se debe registrar el responsable de los cambios de los recursos y los responsables de su aprobacin.
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Estrategia de Implantacin
Una estrategia para el deployment e implementacin, la cual describe qu usuarios obtendrn los nuevos servicios, cundo y cmo la transicin tendr lugar para minimizar las interrupciones en las operaciones del negocio. La estrategia de implementacin debe responder a tres preguntas bsicas: Qu usuarios sern considerados para implementar la nueva aplicacin? y en que momento. Cmo ser hecho? Quin lo har?
La estrategia de implantacin describe adems si se har un piloto para el lanzamiento de la aplicacin en produccin y bajo qu condiciones y alcance. Una estrategia para reemplazar aplicativos existentes en caso que BizAgi est sustituyendo una parte de la funcionalidad disponible en otras herramientas. Enumeracin de los riesgos detectados y estrategias para mitigarlos.
Preparacin de los sistemas donde ser instalado el aplicativo. Instalacin de la aplicacin Bizagi, base de datos y componentes adicionales como datawarehouse, management console, scheduler. Certificacin final o ratificacin. Parametrizacin del sistema. Migracin de datos en caso que sea parte del alcance del proyecto. Documentacin de la aplicacin Bizagi, parmetros, administracin y operatividad. Ejecucin del piloto incluyendo inicio de operacin, entrenamiento, plan de contingencia en caso de deteccin de problemas, etc. Plan de contingencia Masificacin del aplicativo Esquema de soporte durante la fase de implementacin inicial.
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Actividad
Responsable
Colaboradores
Fecha inicio
Fecha solucin
Entregables
Documentos u otro tipo de entregables que debe generar cada uno de los roles: proveedor o cliente.
Piloto
Considere los lineamientos y recomendaciones suministradas en la metodologa para la implementacin del piloto.
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