Unidad 03 Introduccin a Google Drive: Gestionar elementos

En esta unidad comenzaremos a utilizar este conjunto de herramientas que permite crear y guardar documentos en lnea para el trabajo colaborativo en tiempo real. Se entra en contacto con la pgina principal de Google Docs, para conocer los requisitos para utilizar la herramienta. Finalmente, se realizan algunas operaciones bsicas en el trabajo con documentos: subir documentos desde un equipo y descargar documentos desde la aplicacin eligiendo en todo momento el formato de documento que ms resulta ms conveniente.

CONCEPTOS INICIALES................................................................................................ 30 TIPOS DE ARCHIVOS SOPORTADOS............................................................................. 30 REQUISITOS. ................................................................................................................. 30 ACCESO A GOOGLE DRIVE: LA PANTALLA INICIAL...................................................... 31 INSTALACIN DE GOOGLE DRIVE PC........................................................................... 32 GESTIONAR DOCUMENTOS.......................................................................................... 33 Gestin de documentos................................................................................... 34 Filtrado de documentos en funcin del propietario. ............................ 35 Permisos de propietario................................................................................. 35 Las carpetas...................................................................................................... 36

Tiempo estimado: 4 horas

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CONCEPTOS INICIALES
Google Drive es el nuevo servicio de Google, incluido en PNTE Apps, que consiste en un disco virtual para el almacenamiento de datos en la nube y que incluye una completa suite ofimtica (Google Docs), de uso muy sencillo y basada en web que permite crear documentos en lnea y facilita la posibilidad de establecer colaboraciones en grupo. Este servicio de Google hace que se pueda disponer de todos nuestros documentos estemos donde estemos y siempre que se disponga de acceso a internet. La suite ofimtica contiene las principales herramientas y funcionalidades de otras suites ofimticas, con la diferencia que stas no precisan de instalacin y se pueden ejecutar desde cualquier dispositivo conectado a internet. Google Docs ofrece la posibilidad de crear nuevos documentos, editar los existentes y compartirlos en la red. Entre las herramientas que incluye se cuenta con un procesador de textos, una hoja de clculo, un programa de presentaciones, un editor de formularios y un programa de dibujo. Adems ofrece cientos de plantillas listas para usar, aunque la mayora estn en ingls (hay unas 30 en castellano). El PNTE ha aadido plantillas creadas especficamente para el entorno educativo. Las principales caractersticas de Google Drive son: Amplia capacidad de almacenamiento (5 Gb iniciales) Posibilidad de crear documentos de texto, hojas de clculo, presentaciones, formularios o dibujos desde la propia aplicacin o importarlos y enviarlos mediante el correo electrnico. Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos o ser enviados por correo electrnico. Durante la edicin, los documentos se guardan automticamente para evitar la prdida de informacin. Posibilidad de colaboracin en grupos de

trabajo y compartir los documentos con mltiples usuarios. Total independencia del sistema operativo instalado en el ordenador desde el que se trabaja. Al estar basado en web solamente se necesita de una conexin a Internet y un navegador web. Es compatible con la mayora de los navegadores existentes en el mercado y no requiere instalar ningn programa en el ordenador. Es una herramienta totalmente gratuita. Hay una versin para equipos mviles.

TIPOS DE ARCHIVOS SOPORTADOS

El procesador de textos puede generar documentos de texto de hasta 500 KB y soporta los formatos .doc (Microsoft Word), .rtf (texto enriquecido), .odt (texto de OpenDocument), .sxw (StarOffice), .txt (texto sin formato) y archivos .html. El programa de presentaciones puede manejar archivos de hasta 2 MB en lnea, 10 MB si los subimos desde nuestro propio equipo y 500 KB si se han enviado por correo electrnico. Soporta archivos .ppt y .pps (Microsoft PowerPoint) La hoja de clculo genera arhivos de hasta 1 MB y soporta formatos de archivo .xls (Microsoft Excel y .odt (Hojas de clculo de OpenDocument) Tambin se pueden almacenar documentos en formato .pdf de hasta 10 MB (enviados desde nuestro equipo) y 2 MB (creados en la web)

REQUISITOS
Para poder utilizar Google Drive solamente se precisa, adems de los datos de acceso a la cuenta de correo de PNTE Apps, una conexin de banda ancha a internet y un navegador web. Funciona perfectamente en los navegadores ms importantes: Internet Explorer, Safari, Chrome, Opera o Firefox. Para este ltimo hay varias extensiones que mejoran la productividad y el flujo de trabajo.

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ACCESO A GOOGLE DRIVE: LA PANTALLA INICIAL

Se puede acceder a Google Drive desde la pantalla principal del servicio de correo haciendo clic en el enlace Drive de la parte superior. Tambin se entra escribiendo directamente en la barra de direccin del navegador la siguiente url http://docs.educacion.navarra.es En este caso, y si no se ha entrado previamente a la cuenta de correo, aparecer la pantalla de identificacin en la que tendremos que insertar nuestros datos del correo electrnico. Seguidamente aparece la pantalla principal de Google Drive.

Cuando se despliega este men, se selecciona Configuracin. En la pestaa General se cambia el idioma y la zona horaria, entre otras cosas. Una vez elegido el idioma se pulsa en Guardar para almacenar los cambios.

Junto al mensaje de bienvenida, lo primero que aparece es una invitacin para que instalar en nuestro ordenador una sencilla aplicacin que permite manejar el espacio de almacenamiento de Google Drive como una carpeta ms de nuestro disco duro. Resulta muy til instalar esta aplicacin en nuestro ordenador ya que simplificar enormemente la tarea de subir documentos a ese disco virtual. En la columna de la izquierda Mi unidad agrupa todos nuestros documentos, que se pueden organizar en Carpetas. El enlace Compartido conmigo, recoge los documentos que otras personas han compartido con nosotros. Se pueden arrastrar a Mi unidad para trabajar ms cmodamente con ellos. Un poco ms abajo se encuentran las carpetas Destacados, Reciente y todas las dems que se hayan creado. stas facilitan la organizacin de los documentos. Como en el servicio de correo electrnico, se entra al panel de configuracin pulsando sobre el icono de la rueda dentada, bajo el nombre de usuario de la parte superior derecha.

Tambin se puede comprobar la cantidad de espacio ocupado en el disco virtual. En la pestaa Edicin se modifica el modo en el que se presentan los controles (para documentos escritos en rabe y hebreo).

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INSTALACIN DE GOOGLE DRIVE PC

La instalacin de la aplicacin de Google Drive PC en el ordenador presenta el espacio de Google Drive como una carpeta ms en nuestro ordenador cuando se utiliza el explorador de Windows. De ese modo, subir un documento a Google Drive ser tan sencillo como arrastrarlo hasta la carpeta correspondiente. Para instalar la aplicacin se pulsa en el botn Descargar Google Drive para PC. Se aceptan las condiciones generales de la nueva ventana.

Seguidamente aparece la ventana de identificacin.

La primera vez que entramos aparecen dos pantallas con informacin bsica de Google Drive. Se pulsa Aceptar e instalar y en unos segundos aparece esta ventana.

Casi de inmediato surge esta otra en la que se informa del fin del proceso de instalacin.

En sta, se puede marcar la casilla mediante la que el programa enva informes y estadsticas a Google.

Ahora puede verse el icono de Google Drive en la bandeja de sistema del ordenador, junto al reloj. Cuando an no se ha iniciado la sesin, el icono se muestra en un tono apagado. Al colocar el ratn sobre l y hacer clic aparecen una serie de opciones entre las que hay que seleccionar Iniciar sesin.

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Desde esta otra se accede a la Configuracin avanzada en la que se determina qu carpetas se sincronizan con Google Drive.

GESTIONAR DOCUMENTOS
Desde la pantalla inicial de Google Drive se gestionan todos los documentos, tanto los que se hayan creado en las aplicaciones de Google Drive, como los que se hayan subido desde un ordenador. Si se coloca un documento en la carpeta que Drive ha creado en nuestro ordenador, el documento se sincroniza en remoto en Google Drive.

En principio se puede dejar tal como est. Con esto conseguimos que cuando se modifique un documento de la carpeta Google Drive, ste automticamente se actualizar en Google Drive.

Una vez completados esos pasos, un mensaje informa que ya est todo listo. El icono de Google Drive aparece ya en un color ms resaltado.

Como puede verse en la imagen, el documento aparece tambin en Drive.

A partir de este momento, pulsando sobre el icono llegamos a todas las opciones de Google Drive.

Crear. Desde este botn se crean nuevos documentos, que pueden textos, presentaciones, hojas de clculo, formularios o dibujos. Por el contrario, cuando se crea una nueva carpeta, se prepara un contenedor en el que colocar otros documentos ya creados o que se crearn en un futuro. Las carpetas en Drive funcionan como las de Windows. La ltima opcin permite crear un nuevo documento desde una plantilla. Al hacer clic en esta opcin se abre la galera de plantillas pblicas de Google Docs. Las plantillas son modelos de documentos creados por otros usuarios que las han puesto a disposicin de la comunidad. Para utilizar una plantilla tan slo hay que seleccionarla y pulsar el botn Utilizar esta plantilla. Cuando se examina la galera de plantillas aparece por defecto la del Departamento de Educacin. Es una coleccin de una treintena de plantillas listas para usar muy tiles en el trabajo diario. Para encontrar de forma sencilla la que ms se

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ajusta a nuestro documento se cuenta con una serie de mens en la columna de la izquierda de la pgina. Se dispone de varios criterios de bsqueda: la ms usada, por tipo de documento (de texto, presentacin, hoja de clculo, formulario o dibujo) y por categora, que clasifica las plantillas por su funcionalidad.

tados con las herramientas de Google Drive, simplemente pueden ser incorporados a los documentos creados. Haciendo una interpretacin extensiva de esta opcin, podemos utilizar el espacio de almacenamiento que nos ofrece Google para guardar en l casi todo tipo de archivos y tenerlos disponibles en cualquier sitio en el que tengamos acceso a un ordenador con conexin a Internet. Por supuesto estos archivos ocupan espacio de almacenamiento del espacio total gratuito que nos ofrece PNTE Apps (5 GB).

Gestin de documentos
Subir. Es otro modo de cargar documentos en Google Drive (si no se ha instalado la aplicacin de Google Drive o si la carga se realiza desde un ordenador pblico). Para subir un documento desde un ordenador (documento de texto, hoja de clculo, presentacin o documento en formato .pdf) se siguen los pasos: Se pulsa en Subir y se selecciona Archivo. En el cuadro de dilogo, se selecciona el archivo (es preciso tener en cuenta los formatos de archivo soportados por Docs) y se hace clic en Abrir. En la nueva ventana se modifica la configuracin de la subida del archivo. Por otra parte, nos informa del progreso de la subida.

Cuando se selecciona uno o varios documentos de esta vista aparecen los iconos que permiten gestionarlos. Opciones para compartir el documento seleccionado Opciones para organizar el documento seleccionado Suprime el documento seleccionado Muestra una vista previa del documento seleccionado. D e s p le g a n d o la flecha hacia abajo del botn Ms se muestra una serie de opciones relacionadas con el documento seleccionado. Desde aqu se puede abrir el documento, abrir la ventana de compartir documento, organizar el documento en carpetas, cambiar el nombre e

Hay que tener en cuenta que se pueden subir muchos tipos de archivos y algunos de ellos (fotografas, videos, etc.) no pueden ser edi-

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incluso evitar que los contactos con los que se ha compartido el documento puedan descargarlo.

pgina inicial de Google Drive o en la carpeta Todos los elementos. Los elementos que alguien comparta con nosotros solo se sincronizarn si se almacenan en Mi unidad. Para aadir un elemento de Compartido conmigo a Mi unidad se pulsa clic en Compartido conmigo para situarte en esa vista y se arrastra la carpeta o el documento hasta Mi unidad.

Filtrado de documentos en funcin del propietario

En la columna de la izquierda de la pgina principal puede verse la organizacin de los documentos que hay en Google Drive. Por defecto, aparecen creadas algunas etiquetas que son tiles para localizar un documento fcilmente (tambin se pueden crear nuevas etiquetas que se ajusten ms a nuestras necesidades). En principio Drive tiene creada una etiqueta que llama destacados y en la que se encuentran los documentos marcados con una estrella y otra etiqueta denominada Reciente, que contiene los documentos utilizados recientemente. En la parte inferior se pueden filtrar los documentos guardados en nuestro equipo con el criterio de bsqueda del propietario del documento, el tipo, etc.

Permisos de propietario
El propietario de un documento puede editarlo, moverlo, eliminarlo y compartirlo con otros contactos y autorizar o restringir las acciones que los colaboradores pueden realizar sobre el documento. Se pueden modificar los permisos de un documento desde la ventana de opciones de uso compartido. Para ello, hay que marcar el documento y desplegar el men del botn Ms haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo y seleccionar Compartir.

Google Drive utiliza, bsicamente, dos tipos de permisos: Documentos de los que se es propietario: se pueden realizar sobre l todas las acciones disponibles (editar, mover, eliminar e invitar a colaboradores y lectores) Documentos que otros han compartido con uno.: slo se pueden ejecutar las acciones que el propietario nos ha autorizado.

Seguidamente aparece una ventana con las opciones de uso compartido.

Cuando un contacto comparte con uno un documento, ste aparece automticamente en la carpeta Compartido conmigo y el nombre del archivo se muestra en negrita hasta que se abra (igual que ocurre con los mensajes de correo electrnico).

En la imagen puede verse el contenido de la carpeta Compartido conmigo Compartido conmigo solo muestra los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs que incluyan nuestra direccin de correo electrnico en su configuracin para compartir. En esta vista no pueden verse archivos cuya configuracin para compartir sea Cualquier usuario que reciba el enlace o Pblico. Estos elementos se buscan en la En la parte superior se muestra el enlace del documento, que se puede enviar por correo electrnico a los contactos para que lo vean. Un poco ms abajo aparece una lista con los usuarios que tienen acceso al documento. Por defecto, todos los documentos se crean

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como Privados. Es decir, solamente pueden tener acceso a ellos el propietario y los contactos que ste decida de forma explcita. Esta configuracin inicial se modifica pulsando en el enlace Cambiar que abre esta otra ventana.

Puede editar: el contacto puede abrir el documento para editarlo. Puede comentar: el contacto puede ver el documento y aadir comentarios. Puede ver: el destinatario solamente puede ver el documento.

Las carpetas
Google Drive denomina carpeta a un contenedor parecido a lo que llamamos carpeta en el sistema operativo. Es posible crear tantas carpetas como se necesiten para organizar los archivos. Para ello se pulsa el botn Crear y se selecciona Carpeta. En la nueva ventana se asigna nombre a la carpeta. Para finalizar el proceso se pulsa en Crear.

Se puede elegir cualquiera de estas opciones en funcin de la divulgacin que se desee para el documento, aunque lo ms habitual ser mantenerlo privado y compartirlo con un grupo de colaboradores limitado. Los privilegios de los colaboradores de un documento concreto pueden establecerse de manera individual para cada uno de ellos. Desde la ventana Compartir se despliega la lista junto al nombre y la direccin de correo electrnico y se selecciona la opcin que se desee.

Las carpetas creadas se listan en el rbol de la columna de la izquierda de la pgina principal de Google Drive, bajo Mi unidad. Para mejorar la organizacin de las carpetas se pueden crear carpetas dentro de otras, cambiar el color con el que se presentan, cambiar el nombre,

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compartirlas, etc. Haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo que aparece cuando se pasa el ratn encima del nombre de la coleccin, aparece un men con todas esas opciones. stas son bastante intuitivas.

Buscar Como no poda ser de otra forma, Google Drive dispone de un buen buscador de elementos.

Al comenzar a escribir en el campo de bsqueda esta herramienta va proponiendo diversas opciones, por lo que puede ser una forma rpida de acceder a archivos almacenados en Google Drive. Los resultados de la bsqueda se muestran listados en la parte inferior de la pantalla y desde ese lugar puede reorganizarse los documentos de la forma ms conveniente.

Abrir, muestra el contenido de la carpeta en la ventana actual. Crear presenta el men para crear un documento nuevo o una nueva carpeta. Compartir hace emerger la ventana para compartir un documento o una carpeta. Aadir estrella marca un documento para tenerlo en la carpeta Destacados, bien porque se est trabajando en l, porque sea un documento que se utilice muy a menudo o por cualquier otra razn relevante. Organizar abre una ventana para mover las colecciones, incluir una dentro de otra, etc. Cambiar nombre renombra la carpeta seleccionada. Cambiar color asigna un color a la carpeta seleccionada. Marcar como no visualizado pone el nombre de la carpeta en negrita, como si tuviese elementos sin leer. Descargar guarda la carpeta seleccionada en nuestro equipo. Eliminar enva una carpeta con todos sus elementos a la papelera. Esta accin no suprime totalmente la carpeta ya que puede ser recuperada.

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