Anexo 5.1 - Rse

ANEXO RI VERSIN 2012
RESPONSABILIDAD INTEGRAL (HSEQ, RSE, SEL) Teniendo en cuenta los trminos de referencia del presente Anexo RI, el Proponente se obliga a presentar en su oferta tcnico econmica el Plan de Gestin de Responsabilidad Integral para el proyecto a ejecutar, el cual se evaluar y har parte integral de la evaluacin del Proponente. El presente documento formar parte integral de la propuesta y del contrato, si ste llegase a ejecutarse entre las partes, y el contratista se obliga al cumplimiento de todas las clusulas que apliquen en su ejecucin, sin limitarse a ella.
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ANEXO HSEQ SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD
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1. ALCANCE Este ANEXO define los requisitos de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad (HSEQ) los cuales se convertirn en obligacin para EL CONTRATISTA y sus trabajadores, desde el momento de la aceptacin del contrato formal del proyecto (estos requisitos rigen tambin para los PROVEEDORES). Este anexo tiene como propsito que EL CONTRATISTA se obligue y garantice en el desarrollo de su servicio los niveles adecuados de, salud ocupacional, seguridad y medio ambiente, programando, implementando y vigilando las medidas de mitigacin, correccin, prevencin o compensacin de los impactos que se generan en el desempeo de todo proyecto. Se informa a EL CONTRATISTA que CEPCOLSA ha presentado un Estudio de Impacto Ambiental (en adelante EIA) y un Plan de Manejo Ambiental (en adelante PMA) al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT o la autoridad correspondiente). donde se estableci una evaluacin ambiental teniendo en cuenta unas reas sensibles para la correcta aplicacin de los mencionados documentos. CEPCOLSA declara que la Licencia Ambiental correspondiente se encuentra vigente y fue debidamente otorgada por el MAVDT. Por lo anterior, El CONTRATISTA deber cumplir con las medidas del EIA y las obligaciones impuestas por la respectiva Licencia Ambiental durante el desarrollo del proyecto. Para los proyectos no sujetos a licenciamiento y en los cuales no se requiera EIA PMA, CEPCOLSA, entrega el documento de Medidas de Manejo Ambiental ( en adelante MMA), donde se especifican entre otros aspectos las reas ambientalmente sensibles y de manejo especial y los permisos de uso y aprovechamiento de recursos naturales, para lo cual EL CONTRATISTA, garantizara y velar por el cumplimiento de las medidas all establecidas, as como las obligaciones adicionales impuestas por la Autoridad ambiental respectiva. CEPCOLSA informar a EL CONTRATISTA estas restricciones y, cuando CEPCOLSA lo considere pertinente quedarn incorporadas en el CONTRATO. El CONTRATISTA deber cumplir con estas restricciones en el desarrollo del proyecto. La planeacin y desempeo de los trabajos de EL CONTRATISTA debern considerar medidas suplementarias para mitigar, prevenir, corregir o compensar el impacto del proyecto sobre el medio ambiente. El CONTRATISTA deber asumir el costo de cualquier impacto provocado como resultado de: 1.1. La infraccin de las normas HSEQ y cualquier otro requisito del CONTRATO relacionado con la seguridad. 1.2. La falla en el desempeo del proyecto de acuerdo con prcticas de trabajo aceptadas por la industria del petrleo y gas, y las prcticas establecidas por la industria para el comportamiento ambiental. 1.3. El incumplimiento en la adopcin de medidas y acciones HSEQ que por omisin de EL CONTRATISTA deba asumir CEPCOLSA, basndose en que El CONTRATISTA no aplica las medidas y acciones HSEQ necesarias.
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Las disposiciones de este ANEXO para el CONTRATISTA, rigen sin perjuicio de cualquiera de los derechos de CEPCOLSA y no exonerarn a EL CONTRATISTA, de sus obligaciones y responsabilidades de conformidad con el CONTRATO y la ley Colombiana. El CONTRATISTA ser el directo responsable de suministrar a CEPCOLSA, a su delegado o representante, los soportes y evidencias de cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Licencia Ambiental, PMA, MMA, Resoluciones, y Autos emitidos por las Corporaciones Autnomas Regionales (en adelante CAR/ y/o MAVDT Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial), cuando CEPCOLSA lo solicite. EL CONTRATISTA deber hacer entrega oportuna y veraz de la informacin para el diligenciamiento del ICA, por parte de la interventora. Todos los contratistas y subcontratistas al firmar el acta de adhesin al Sistema de Gestin HSE De Cepcolsa asumen tambin su cumplimiento a lo incluido en este anexo. 2. GLOSARIO Para una mejor comprensin del contenido del presente documento, se establecen las siguientes definiciones. Actividad intrusiva: Es aquella actividad, ya sea de mantenimiento y/o operativa, que para su ejecucin requiere intervenir la integridad de diseo con la posibilidad de liberar el peligro presente y exige la aplicacin del Sistema de Aislamiento Seguro de Planta y Equipos antes de proceder con su ejecucin. La misma instalacin y retiro del aislamiento se considera actividad intrusiva. Asesor HSE (AHSE): Funcionario externo que apoya a otras dependencias en los aspectos de HSE. ATS: Metodologa para el Anlisis de Trabajo Seguro. El Contratista. Persona natural o jurdica, privada o pblica, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a una determinada prestacin de servicio, a cambio de una contraprestacin. EPP: Elementos de Proteccin Personal. HSEQ: Salud Ocupacional, Seguridad, Ambiente y Calidad Incidente: Evento no planeado, que causa o puede causar dao a personas, bienes, ambiente o imagen. Interventor (I): Es el funcionario designado por CEPCOLSA, o quien fuere contratado por CEPCOLSA para verificar y controlar las obligaciones emanadas del CONTRATO de manera que ste cumpla con la obra contratada dentro del plazo previsto, el presupuesto asignado y cumpliendo con la normatividad de HSE. Peligro: Potencial de causar dao. Pliego de Condiciones o Trminos de Referencia: Documento en el que se consigna el conjunto de requerimientos jurdicos, financieros, tcnicos y econmicos que se establecen para una contratacin. Est integrado por las condiciones genricas de la contratacin y las condiciones especficas de la contratacin. PRO: Panorama de riesgos ocupacionales. PMA: Plan de Manejo Ambiental MMA: Medidas de Manejo Ambiental PSO: Plan de Salud Ocupacional RAM: Matriz de Evaluacin de Riesgos (por sus siglas en ingls Risk Assessment Matrix).
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Riesgo: Probabilidad de que se materialice una amenaza, se calcula como (Probabilidad x Consecuencia). VH: Muy alto. H: Alto. M: Medio. L: bajo. N: Ninguno. Subcontratista: Persona natural o jurdica, colombiana o extranjera con capacidad para celebrar y ejecutar contratos: de Obra, de Consultora, de Compras o de Servicios con EL CONTRATISTA o una firma que ha celebrado y/o ejecuta contrato. RHSI: Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. P.A.C.A.: Plan de Accin de Cumplimiento Ambiental. P.R.O.: Panorama de Riesgos Ocupacionales. MSDS: Material Safety Data sheet. (Hoja de datos de seguridad) 3. RESPETO DE LAS LEYES Y NORMAS 3.1. Leyes nacionales La actuacin de El CONTRATISTA en materia de Salud, Seguridad Industrial y Medio Ambiente se sujetar en todas las disposiciones legales vigentes en Colombia, en especial a las siguientes: Ley 99 de 1993, Decreto 1753 de 1994, Decreto 2811/74 o Cdigo de los Recursos Naturales Renovables, Ley 9 de 1979 y sus Decretos reglamentarios, Resolucin 2413 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994, Resolucin 2400 de 1979, Ley 1010 de 2006 (Comit de convivencia), y las resoluciones que los reglamenten y dems regulaciones vigentes. El CONTRATISTA deber cumplir y garantizar que todos sus SUBCONTRATISTAS, cumplan todas las leyes y normas nacionales vigentes, durante el desarrollo del CONTRATO, y en particular las leyes y normas relacionadas con: 3.1.1. La proteccin del ambiente 3.1.2. El personal (especialmente las normas expedidas por las autoridades nacionales de salud y seguridad) 3.1.3. La logstica (especialmente las normas expedidas por las autoridades nacionales). 3.1.4. Las Instalaciones, Transporte, los Equipos, los Talleres y el Sitio de trabajo. Cualquier condicin incluida en los permisos expedidos por las Autoridades locales, municipales o nacionales constituye una disposicin legal. 3.2. Requisitos HSEQ que CEPCOLSA exige a los contratistas: El CONTRATISTA deber cumplir y garantizar que todos sus CONTRATISTAS y SUBCONTRATISTAS, cumplan las normas HSEQ de CEPCOLSA incluyendo: Para poder iniciar los trabajos, EL CONTRATISTA deber entregar al funcionario designado por CEPCOLSA los siguientes documentos contractuales como requisitos legales: 3.2.1. Afiliacin al sistema de riesgos profesionales ARP de todos sus trabajadores 3.2.2. Afiliacin al sistema de salud EPS de todos su trabajadores 3.2.3. Afiliacin al sistema de pensiones AFP de todos sus trabajadores. 3.2.4. Inclusin en la Pliza de Colectivo de Vida y Accidentes Personales de cada uno de los trabajadores. 3.2.5. Tener aprobado y vigente, un Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la firma contratista 3.2.6. EL CONTRATISTA debe entregar tambin como requisitos institucionales: 3.2.7. La certificacin del estado fsico adecuado para los trabajos de alto riesgo como trabajos en altura y espacios confinados. Dicha informacin podr ser solicitada y auditada por CEPCOLSA durante la ejecucin de la obra. 3.2.8. La certificacin de competencia para las especialidades que as lo requieran.
3.2.9. El carn de induccin en HSE. 3.2.10. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra (por ejemplo, explotacin y operacin de canteras y compra de madera) Una vez aceptados los documentos anteriores, el interventor SEL dar el respectivo acceso al personal para realizar labores del proyecto y el material requerido. 3.3. Normas de la industria El CONTRATISTA deber cumplir y garantizar que todos sus SUBCONTRATISTAS cumplan las normas vigentes y las buenas prcticas de la industria y que se implementen durante las actividades objeto del contrato. Las normas generales de CEPCOLSA; Las polticas especficas de CEPCOLSA (Anexo), y las enumeradas en la seccin 13 de este ANEXO; Los requisitos de seguridad, salud y medio ambiente de CEPCOLSA especificados en este CONTRATO. * Adems, estar prohibido fumar durante cualquier trabajo de CEPCOLSA. El CONTRATISTA ser responsable de cualquier incumplimiento de este requisito por parte de su personal y del personal de sus SUBCONTRATISTAS. El CONTRATISTA ser responsable de cualquier incumplimiento de este requisito por parte de su personal y del personal de sus SUBCONTRATISTAS. 4. RESPONSABILIDADES HSEQ DE EL CONTRATISTA: 4.1. Plan HSEQ El CONTRATISTA deber preparar, previo al inicio de las actividades del proyecto, un Plan HSEQ para el CONTRATO, el cual deber ser aprobado previamente por la Interventora HSE de CEPCOLSA. Una vez el plan se encuentre aprobado se acordar un documento puente a establecer conjuntamente con el representante HSEQ de EL CONTRATISTA asignado y el representante HSEQ de CEPCOLSA. Dicho documento, ser revisado y avalado por los administradores del contrato, tanto de EL CONTRATISTA como de CEPCOLSA, y ser el mapa de ruta del seguimiento a la gestin HSEQ del CONTRATO. El plan HSEQ deber tratar los temas HSEQ que sean crticos para el proyecto, deber enfocar los riesgos especficos de los trabajos y deber disponer procedimientos de gestin para controlar, reducir o mitigar estos riesgos. El plan HSEQ deber incluir pero no estar limitado, a los siguientes puntos: 4.1.1. Los objetivos y el alcance del programa HSEQ, considerando, estrategias, programas e indicadores de Gestin para el cumplimiento de las metas en el desarrollo del contrato. 4.1.2. Polticas de HSEQ, propias de EL CONTRATISTA, y el compromiso de dar a conocer a todos sus empleados, visitantes y subcontratistas, las polticas de CEPCOLSA (Poltica HSEQ, Poltica de Alcohol y Drogas, Poltica de no Tabaquismo, y las que se emitan durante la vigencia del contrato). Las actividades de
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divulgacin y comunicacin de las mismas deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSEQ e incluirse como tema especfico en la induccin de HSEQ. 4.1.3. Para el tema de control de Alcohol y drogas, EL CONTRATISTA debe desarrollar actividades de prevencin y de control, para asegurar el cumplimiento de la misma. Debe efectuarse control mediante realizacin de alcoholemias de manera frecuente (incluyendo a TODOS los cargos) en los sitios de trabajo, aplicando sus procedimientos internos (frecuencia, das, horarios, metodologa). Registro de esta actividad debe permanecer en el lugar donde se est desarrollando el proyecto. El CONTRATISTA deber informar de inmediato si durante estos controles encuentra algn caso Positivo. La gestin realizada sobre esta poltica debe ser reportada en los informes mensuales de HSE los cuales deben presentarse a CEPCOLSA. 4.1.4. Documento en el que se refleje la organizacin y el personal HSEQ para el proyecto. CEPCOLSA evaluar el perfil de la persona encargada de la Coordinacin HSE que deber ser un Ingeniero con experiencia especfica en la industria petrolera de 5 aos y para supervisores debern ser ingenieros y/o carreras afines con experiencia mnima de tres aos en la industria petrolera. CEPCOLSA tendr la potestad de solicitar la remocin de estas personas si durante la ejecucin del proyecto no cumplen con la correcta gestin del Plan HSEQ presentado por el contratista. 4.1.5. Programa de Induccin, capacitacin y entrenamiento al personal. En este programa EL CONTRATISTA deber: 4.1.5.1. Definir y documentar en una matriz, las necesidades de induccin, capacitacin y entrenamiento del personal asignado para el desarrollo del contrato. Todo el personal del contrato (contratistas, subcontratistas, visitantes), debe contar con induccin en HSEQ y el programa de induccin debe incluirse en el Plan de HSEQ. Con base en la matriz de necesidades, deben programarse las capacitaciones a ejecutar e incluirse en el cronograma de actividades de HSEQ para el contrato. 4.1.6. El CONTRATISTA deber preparar un folleto para entregar a todo el personal luego de recibir la induccin que contenga los temas tratados en la misma, (incluyendo visitantes) entre otros los objetivos de HSEQ y describa la seguridad adecuada del personal y las normas ambientales del Sitio de Trabajo. Este folleto deber estar disponible en un idioma que puedan entender las personas involucradas en el proyecto. 4.1.6.1. Mantener y tener disponibles en el lugar de la obra todos los registros que demuestren su gestin dentro del programa de induccin, capacitacin y entrenamiento. 4.1.6.2. Desarrollar charlas diarias de seguridad y diligenciar los formatos donde sealen las personas que participen en las mismas, 4.1.7. Presentar mensualmente un informe sobre el desarrollo del programa de induccin, capacitacin y entrenamiento, en trminos de indicadores de gestin, cobertura y efectividad.
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4.1.8. Matriz de Aspectos Legales en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, y Medio Ambiente. Esta matriz se debe actualizar en un plazo no superior a un mes, en caso de presentarse cambios legales aplicables a estos temas. 4.1.9. Salud Ocupacional y Seguridad industrial: En este aparte EL CONTRATISTA deber incluir: 4.1.9.1. Matriz de Peligros, evaluacin y control de los riesgos, asociados a las actividades inherentes al contrato (Riesgo vial, riesgo de transporte de Combustible, Trabajo en altura, etc.). Esta Matriz debe estar disponibles en cada sitio de trabajo e incluir las actividades sean rutinarias, no rutinarias y de emergencias que se desarrollen en EL CONTRATO, as como situaciones propias del lugar del proyecto. 4.1.9.2. Programa de Salud Ocupacional, incluyendo cronograma de actividades que en HSEQ se desarrollarn en los diferentes lugares de trabajo acorde con las actividades propias para el desarrollo del CONTRATO. 4.1.9.3. Copia del Registro vigente del Comit Paritario de Salud Ocupacional. 4.1.9.4. Copia del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. 4.1.9.5. EL CONTRATISTA tendr en cada sitio de ejecucin del contrato su RHSI publicado y comunicado a sus trabadores. EL CONTRATISTA en la induccin impartida deber comunicarles a sus trabajadores la existencia del reglamento. 4.1.9.6. Procedimiento para Reporte inicial, e investigacin de incidentes. EL CONTRATISTA deber investigar todos los incidentes (accidentes y casi accidentes); generando acciones correctivas y preventivas, as como lecciones aprendidas (alertas de seguridad) que deben ser comunicadas a todas las partes interesadas. EL CONTRATISTA debe utilizar el procedimiento y formatos para reporte e investigacin de accidentes y casi accidentes de CEPCOLSA. El procedimiento para reporte e investigacin de incidentes debe darse a conocer al personal directamente involucrado en las actividades del contrato, mediante capacitacin. Estas capacitaciones deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSE. 4.1.9.7. Programa de prevencin de frmaco dependencia, Alcohol y Tabaco 4.1.9.8. Esquema de vacunacin que incluya fiebre amarilla, ttano. 4.1.9.9. Programa para Manejo Seguro de Productos Qumicos, incluyendo la disponibilidad en sitio de las hojas de datos de seguridad del producto a utilizar (MSDS). 4.1.9.10. Matriz de EPP por cargo 4.1.9.11. Manejo de herramientas manuales, incluyendo prevencin de lesiones en manos. 4.1.9.12. Programa de proteccin contra cadas de altura, basado en el cumplimiento de la legislacin nacional vigente. 4.1.9.13. Proceso de seguridad basada en el comportamiento o similar. 4.1.9.14. Compromiso y liderazgo Gerencial: El aspecto HSE ha sido considerado como esencial y una parte inherente al desarrollo del proyecto. Especficamente la alta gerencia debe demostrar un compromiso visible, que incluye: Personal experto en HSE asignado a cada fase del proyecto Exigencia a los contratistas de asegurar vas de comunicacin en temas HSE y el
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Cumplimiento de los procedimientos La exigencia del establecimiento de objetivos HSE y el control de su cumplimiento con el compromiso de asignar los recursos necesarios
4.1.10. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL El CONTRATISTA seleccionado debe elaborar en un plazo no mayor a dos semanas tras la firma del contrato, su MANUAL DE HSE PARA EL PROYECTO, el cual deber cumplir los lineamientos HSE del Anexo HSE; Cepcolsa revisar y aprobar ste documento, previo el cumplimiento de los requisitos Mencionados en el presente anexo. Entre otros requisitos los procedimientos debern contener como mnimo: Descripcin detallada por pasos de las tareas a realizar en la obra Riesgos inherentes a esas tareas Medidas preventivas a tomar Equipos de Proteccin Personal necesarios En general, las actividades debern realizarse cumpliendo con lo establecido en los procedimientos del sistema de gestin HSE del proyecto.
4.1.11. PLAN DE PREVENCIN Y PROTECCIN CONTRA INCENDIOS: El correcto nivel de orden y limpieza es crtico para la prevencin de incendios durante la Construccin u operacin. Todos los residuos, maderas sobrantes, trapos impregnados de aceite y cualquier otro material de este tipo deben ser recogidos con frecuencia y depositado en lugares que no presenten riesgos de incendios. Los lquidos inflamables se almacenarn de acuerdo a lo establecido en las MSDS, legislacin y P.A.C.A. Productos derivados del petrleo, acetonas y otros lquidos voltiles se guardarn en contenedores robustos y bien ventilados segn lo establecido en las MSDS, legislacin, licencia ambiental y el PACA. Los equipos con motor diesel o gasolina solo se utilizarn en lugares bien ventilados, vigilando que los tubos de escape no entren en contacto con materiales o atmsferas combustibles o inflamables Est prohibido encender hogueras o realizar quemas de materiales Solo se permite fumar en las zonas identificadas para ello Operaciones con elevado riesgo de causar incendios tales como soldar o pulverizar pintura deben aislarse de materiales inflamables y explosivos lo ms posible. El acceso a extintores y otros equipos contra incendios estar siempre despejado Se instalarn suficientes extintores para atender la carga de fuego de la zona a proteger. 4.2. Seguridad Vial: El Contratista debe contar con un Programa de Seguridad Vial que contenga como mnimo la siguiente informacin: 4.2.4. Documentos y Plizas vigentes para vehculos de servicio particular (de propiedad y con tarjeta de propiedad a nombre de la empresa CONTRATISTA)
4.2.4.1. Tarjeta de Propiedad. 4.2.4.2. Seguro Obligatorio de Accidentes de Trnsito. 4.2.4.3. Pliza de responsabilidad civil extracontractual del vehculo. 4.2.4.4. Certificado de gases. 4.2.4.5. Revisin tcnico-mecnica mximo con dos (2) aos de antigedad. para vehculos de modelos recientes y Un ao para vehculos inferiores a modelos 2005. 4.2.5. Para vehculos de servicio pblico (Subcontratados) 4.2.5.1. Tarjeta de Propiedad. 4.2.5.2. Tarjeta de Operaciones. 4.2.5.3. Seguro Obligatorio de Accidentes de Trnsito (SOAT). 4.2.5.4. Pliza de responsabilidad civil extracontractual del vehculo. 4.2.5.5. Pliza de responsabilidad civil contractual del vehculo. 4.2.5.6. Certificado de gases. 4.2.5.7. Revisin tcnico-mecnica mximo con un (1) ao de antigedad. 4.2.5.8. Las camionetas utilizadas para el transporte de personal deben tener mximo cinco (5) aos de antigedad. 4.2.5.9. Las camionetas tipo vans y microbuses deben tener mximo cinco (5) aos de antigedad. 4.2.5.10. Buses y busetas deben tener mximo cinco (5) aos de antigedad. 4.2.5.11. No se acepta la adaptacin de vehculos de carga para el transporte de personal. 4.2.5.12. No se debe transportar personal en los vehculos destinados para el transporte de carga, a no ser que vayan en la cabina y en la cantidad de acuerdo al diseo. 4.2.5.13. Para el transporte de personal se deben utilizar vehculos habilitados para este servicio. La tarjeta de propiedad debe evidenciar esta condicin de transporte y el nmero de pasajeros admitidos (el conductor se cuenta como pasajero). NOTA: Se admiten vehculos particulares slo de propiedad demostrada de la empresa, los dems vehculos debern tener placas de servicio pblico (es decir de placas color blanco) anexo a las anteriores exigencias en materia de seguridad vial, el contratista se compromete a cumplir con el anexo especifico de seguridad vial de CEPCOLSA y el anexo de inspecciones vehiculares de CEPCOLSA. 4.2.6. Documentos del Conductor de vehculo. Cualquier conductor de vehculo que se encuentre vinculado directa o indirectamente con este CONTRATO deber tener: 4.2.6.1. Copia de la cdula de ciudadana. 4.2.6.2. Copia de la licencia de conduccin apropiada para el tipo de vehculo a conducir. 4.2.6.3. Registro de Aportes a Seguridad Social. 4.2.6.4. Certificacin actual de Manejo Defensivo con emisin inferior a dos (2) aos. 4.2.6.5. Certificacin de curso bsico de mecnica automotriz 4.2.6.6. Certificacin de curso bsico de Primeros Auxilios. 4.2.6.7. Carn de vacunas contra ttanos y fiebre amarilla con esquemas vigentes 4.2.6.8. Paz y salvo de comparendos Nota: En caso que los conductores no cuenten con los cursos respectivos solicitados, EL CONTRATISTA deber programar y realizar las capacitaciones mnimas necesarias para todo el personal requerido
4.2.7. Inspecciones a los vehculos. EL CONTRATISTA deber efectuar inspeccin inicial y lista de chequeo diarias a los vehculos a travs de sus conductores. Dicha inspeccin deber quedar registrada en el pre operacional diario del equipo en el cual se deben verificar los requisitos del numeral 4.9.y sta debe ser elaborada por el conductor y avalada por su supervisor. 4.2.8. EL CONTRATISTA deber adicionalmente contar con una lista de chequeo mensual con el propsito de hacer seguimiento a las obligaciones documentales de seguridad vial. 4.2.9. Lista de chequeo diaria (pre operacional), 4.2.10. Lista de chequeo mensual 4.2.11. Lmites de Velocidad, debern obedecer : 4.2.12. En vas pavimentadas no exceder a los lmites establecidos por el Ministerio de Transporte, por lo tanto EL CONTRATISTA deber atender a la sealizacin y el estado de la va en la cual se desplaza. El contratista deber tener en cuenta: 4.2.12.1. Velocidad Mxima en vas destapadas 50Km/h 4.2.12.2. Velocidad Mxima en vas de acceso a pozos 20Km/h 4.2.12.3. Velocidad Mxima en locaciones, pozos y zonas pobladas 10Km/h 4.3. Normas Adicionales de Seguridad Vial EL CONTRATISTA deber cumplir con todos los requisitos legales nacionales vigentes. El transporte de personal y material o sustancias qumicas conjuntamente no estar permitido. Mientras se est conduciendo, no se debe hablar por celular. En caso de ser necesario, debe ubicar un sitio seguro para detenerse y luego si hacer uso de este medio. Conducir bajo efectos de alcohol u otras sustancias que alteren el estado de conciencia es una prctica prohibida por la ley nacional y va en contra de las polticas, por lo tanto est prohibido. El conductor de vehculo deber estar en ptimas condiciones de salud para desempear su labor, por lo anterior conducir con alteraciones de salud que impidan el buen desempeo del Conductor est prohibido para EL CONTRATISTA sus dependientes y subcontratistas. El vehculo que este prestando servicio para CEPCOLSA o para EL CONTRATISTA o subcontratista de este deber movilizarse con las luces del vehculo encendidas durante todos los recorridos y por cualquier tipo de va. Est prohibido transportar personal en el platn de las camionetas, en los estribos, ni en ninguna otra parte diferente a los asientos del vehculo los cuales deben estar diseados para el transporte de personal. El transporte que se desarrolle en el desarrollo de la obra ser restringida al personal autorizado por EL CONTRATISTA o CEPCOLSA. El estacionamiento de vehculos asociados al presente CONTRATO deber efectuar en reversa y en reas establecidas para tal fin. Todos los vehculos deben contar con alarma de reversa que se active de manera inmediata al realizar una maniobra de retroceso. Cada vehculo deber tener un botiqun de primeros auxilios debidamente dotado, extintor recargado y en buen estado, disponible para ser utilizado de manera rpida en caso de emergencia, kit de carretera reglamentario y llanta de repuesto.
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EL CONTRATISTA deber realizar mantenimientos correctivos oportunamente y mantenimiento preventivo obedeciendo a un programa. Est prohibido transitar vehculos por caminos no autorizados (la sabana o potreros) diferentes a las va establecidas por CEPCOLSA. Cualquier dao a la vegetacin, broches abiertos o reclamo por parte de algn propietario con ocasin de haber transitado potreros o caminos no autorizados sern asumidos por EL CONTRATISTA. Los trabajadores de EL CONTRATISTA deben ser transportados en vehculos cmodos y seguros y no deben viajar en vehculos de CEPCOLSA, ni los trabajadores de CEPCOLSA deben ser transportados en vehculos de EL CONTRATISTA, a menos que estn debidamente autorizados por CEPCOLSA. Los vehculos de EL CONTRATISTA que se utilicen para trabajar en el proyecto objeto de este CONTRATO deben ser diesel y permanecer en ptimas condiciones mecnicas. El ingreso y salida de vehculos se efecta por las porteras principales que CEPCOLSA determine. Con el propsito de garantizar la seguridad de todas las personas en la ejecucin del contrato, todo vehculo ser requisado tanto al ingreso como a la salida por parte del personal de Vigilancia de CEPCOLSA. Para facilitar estas requisas se solicitar la colaboracin de EL CONTRATISTA y sus trabajadores. Los vehculos utilizados por EL CONTRATISTA para el transporte de alimentos para su personal debe cumplir con lo establecido en el Decreto 3075 de 1997, y reglamentario de la Ley 09 de 1979. Est restringido el uso de motocicletas, bicicletas, moto taxis, bici taxi y otros similares dentro del rea de influencia del proyecto en horas laborales Para la movilizacin fluvial en caso de que se requiera, el CONTRATISTA deber presentar a CEPCOLSA los respectivos permisos y autorizaciones legales para el transporte de equipos e insumos requeridos en el proyecto.
4.4. Plan de Atencin de Emergencias. En el plan de ejecucin HSEQ, EL CONTRATISTA deber desarrollar como mnimo: Plan de Emergencias Mdicas o MEDEVAC que incluya procedimientos en caso accidente de trabajo, enfermedad general y/o accidente de trnsito, conformacin de brigadas, capacitacin de la misma y entrenamiento mediante la realizacin de simulacros. Se deber garantizar una efectiva evacuacin mdica, considerando las condiciones especficas del rea, distancias de ubicacin del rea del proyecto a un casco urbano o centro mdico asistencial, estado de las vas, estado del clima, facilidades de acceso, niveles de atencin cercanos, etc., de tal manera que se determinen los recursos necesarios y suficientes para la correcta atencin y evacuacin de algn paciente (Lo anterior implica considerar y evaluar la necesidad de contar con ambulancia, realizar convenios para evacuacin terrestre, o evacuacin area, la cual es responsabilidad de EL CONTRATISTA definirla). En los casos en que el contratista deba trabajar en campo abierto en diferentes puntos, diariamente deber divulgar el MEDEVAC al personal verificando que ste ha sido entendido por los trabajadores. Contar con extintores de diferentes clase para los posibles tipos de incendio que se puedan presentar, ubicados de acuerdo al riesgo y teniendo en cuenta la norma NFPA 10.
5.
Todo el personal debe haber recibido curso de Manejo de Extintores durante los ltimos seis (6) meses. Estos registros que demuestren su cumplimiento deben permanecer en campo. EL CONTRATISTA debe incluir dentro del programa de capacitacin y entrenamiento la preparacin para emergencias tanto del recurso humano encargado del manejo de las emergencias como del personal general visitante y contratistas. Estos registros deben mantenerse y estar disponibles en los archivos HSE de la empresa contratista. Procedimientos relacionados con las labores y sus lineamientos HSEQ; incluyendo el manejo HSEQ de subcontratistas. Procedimiento y programacin de auditorias y/o inspecciones HSEQ a ejecutar durante el desarrollo del CONTRATO; incluyendo aquellas a realizar a los subcontratistas. EL CONTRATISTA debe disear e implementar el programa de inspecciones en los que incluya: i) Revisin de equipos crticos y ii) Equipos de emergencia. Uso y estado de los elementos de proteccin personal utilizados por los trabajadores. EL CONTRATISTA deber garantizar que cada uno de sus trabajadores y subcontratistas desarrolle la labor respectiva con los elementos de proteccin adecuados y en buen estado. Inspecciones a cargo de los jefes o supervisores de rea, el encargado de HSEQ y el Gerente que estn vinculados con EL CONTRATISTA. Lo anterior como herramienta para evidenciar su compromiso Gerencial con el sistema. Auditoria interna dirigida por EL CONTRATISTA al programa de HSE del CONTRATO suscrito con CEPCOLSA. Seguimiento a acciones preventivas y correctivas: Para el cumplimiento en este aspecto EL CONTRATISTA debe documentar un procedimiento y ejecutar bajo ste la identificacin de No Conformidades, realizar el respectivo anlisis de causas, definir las acciones tanto preventivas como correctivas y hacer su seguimiento a la implementacin y eficacia de las mismas Prevencin, manejo adecuado y oportuno de Las lesiones o enfermedades que se presenten con ocasin de la ejecucin del proyecto. Cumplimiento de los lineamientos, restricciones y condiciones expresadas en el Plan de Manejo Ambiental o MMA de la Operacin y la correspondiente licencia ambiental o permisos ambientales, entregada por CEPCOLSA. Un mtodo o programa para el reporte de posibles peligros, actos inseguros y condiciones inseguras. La forma de reportar, investigar y aprender de los Incidentes.
PREPARACIN PARA LAS EMERGENCIAS 5.1. Sistema de Emergencia EL CONTRATISTA deber establecer y mantener procedimientos para identificar y actualizar posibles emergencias relacionadas con el lugar de trabajo y el desarrollo de la obra. 5.1.4. EL CONTRATISTA deber desarrollar, documentar y mantener un Plan de Respuesta a las Emergencias el cual se comunicar: 5.1.4.1. Al Personal de Control 5.1.4.2. A los Servicios de Emergencia 5.1.4.3. A los empleados y CONTRATISTAS que pudiesen verse afectados 5.1.4.4. Al Representante de CEPCOLSA
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5.1.4.5. A cualquier otra persona que pudiera verse afectada 5.1.5. Los planes de respuesta a la emergencia debern cubrir: 5.1.5.1. Organizacin, responsabilidades, autoridades y procedimientos incluyendo el mantenimiento de comunicaciones tanto internas como externas. 5.1.5.2. Sistemas y procedimientos para suministro de refugios para personal, evacuacin, rescate, tratamiento mdico. 5.1.5.3. Sistemas y procedimientos para prevenir y vigilar los efectos ambientales de las acciones de emergencia. 5.1.5.4. Procedimientos para comunicarse con las autoridades, los familiares, los medios y otras partes relevantes 5.1.5.5. Entrenamiento de los grupos de respuesta a la emergencia y pruebas de los sistemas y procedimientos de emergencia. 5.1.6. El Plan de Respuesta a la Emergencia contemplar como mnimo los siguientes escenarios: 5.1.6.1. Lesiones en el sitio trabajo, brotes de enfermedades y enfermedades particularmente contagiosas, necesidad de evacuacin mdica 5.1.6.2. Accidentes en vehculos automotores, fluviales y de aviacin. 5.1.6.3. Incendio y explosiones. 5.1.6.4. Derrames y liberacin no programada de materiales peligrosos, de acuerdo con los lineamientos exigidos por el Plan Nacional de Contingencias (Decreto 321 de febrero de 1999). 5.1.6.5. Prdidas de material radiactivo o materiales explosivos. 5.1.6.6. Personas perdidas. 5.1.6.7. Infracciones de seguridad y sabotaje, desorden civil. 5.1.6.8. Terremotos, huracanes, inundaciones y otros eventos naturales EL CONTRATISTA deber realizar pruebas frecuentes del sistema de alarmas y darlas a conocer al personal para familiarizarlos a todos con dichas seales e informar oportunamente ante una emergencia real. EL CONTRATISTA deber tener de atencin de emergencias de acuerdo a los lineamientos exigidos por el Decreto 93 de 1998. 5.2. Coordinacin de la Emergencia CEPCOLSA y EL CONTRATISTA debern revisar el plan inicial de respuesta a la emergencia, con el fin de coordinar la movilizacin de los siguientes recursos para desarrollar un plan global de respuesta a la emergencia: 5.2.4. Apoyo Externo (bomberos, hospitales y mdicos, fuerza de polica, fuerzas militares, cruz roja, defensa civil y dems autoridades); 5.2.5. CONTRATISTAS especializados (evacuacin mdica, medidas de seguridad, respuesta a la emergencia ambiental); 5.2.6. Recursos de CEPCOLSA Se deber establecer un documento de enlace entre los procedimientos de respuesta a la emergencia de EL CONTRATISTA y los de CEPCOLSA. 5.3. Simulacros El CONTRATISTA deber llevar a cabo simulacros mensuales, con el fin de verificar la efectividad del plan de respuesta a la emergencia y capacitar al personal que habr de ejecutar los procedimientos de emergencia. Deber llevarse a cabo un simulacro de evacuacin que rena a todo el personal tan pronto como sea factible y prctico en el lugar de trabajo y en los campamentos, si los
hubiera. Adicionalmente simulacros de evacuacin mdica, Control de Incendios, evacuacin, los cuales deben ser incluidos en el programa de HSE 5.4. Responsabilidades HSE de la Gerencia de EL CONTRATISTA: Los temas de HSEQ son responsabilidad de la lnea de gerencia y requieren la participacin activa de todos los niveles de gerencia y supervisin. La gerencia de EL CONTRATISTA deber demostrar un compromiso visible con los temas de HSEQ y promover la realizacin y consecucin de los objetivos propuestos en el Plan HSEQ de EL CONTRATISTA. El CONTRATISTA deber nombrar y mantener en el cargo, durante todo el desempeo de La obra, a uno o varios representantes de la gerencia quienes estarn a cargo de la coordinacin e implementacin de las polticas, objetivos y las medidas HSEQ dirigidas a proteger la integridad de las personas y el medio ambiente. Este representante deber coordinar la implementacin de las polticas HSEQ por parte de los representantes HSEQ nombrados en cada Sitio. Ser el encargado de recibir las solicitudes y reclamos por cualquier incumplimiento previsto en el presente Anexo. El CONTRATISTA deber asignar suficientes recursos para la implementacin de las polticas y requisito del presente Anexo. La asignacin de los recursos se revisar peridicamente. El CONTRATISTA deber garantizar que el personal para el desarrollo de la obra de este CONTRATO es competente y est facultado para desempear sus obligaciones en forma segura. La evidencia de tal competencia estar disponible para CEPCOLSA, a su solicitud. El CONTRATISTA deber tener funcionarios (asesores) HSEQ competentes, a nivel superior, para prestar apoyo a la lnea de gerencia durante el desempeo de toda la obra. 5.4.4.1. EL CONTRATISTA debe contar con un Coordinador HSE Ser Profesional del rea de ingeniera con especializacin en alguna de las reas de HSE y tener experiencia mnima de cinco (5) aos como Coordinador HSE en proyectos similares de la industria petrolera, debe tener licencia vigente de Salud Ocupacional, encargado del desarrollo e implementacin del plan de HSEQ en sitio, 5.4.4.2. EL CONTRATISTA debe contar con Supervisores HS con experiencia especfica mnima de tres (3) aos como Supervisor HS en proyectos similares de la industria petrolera, ubicando un Supervisor HS para cada ente de trabajo crtico. 5.4.4.3. EL CONTRATISTA debe contar con un Supervisor Ambiental con experiencia especfica mnima de tres (3) aos como Supervisor Ambiental o Interventor Ambiental en proyectos similares de la industria petrolera. 5.4.4.4. Las Hojas de Vida de estos funcionarios debern ser entregadas a CEPCOLSA para su revisin y aprobacin, antes de iniciar las actividades. CEPCOLSA de acuerdo al servicio podr solicitar a EL CONTRATISTA aumentar el nmero de profesionales requeridos para el desarrollo del CONTRATO 5.4.5. Perfil y Funciones del Coordinador HSE.: Para desarrollar el cargo de coordinador HSE, CEPCOLSA sugiere que el profesional que EL CONTRATISTA asigne para esta labor cuente con los siguientes requisitos: 5.4.5.1. Ser Profesional del rea de ingeniera con especializacin en alguna de las reas de HSE y tener experiencia mnima de cinco (5) aos como Coordinador
HSE en proyectos similares de la industria petrolera, debe tener licencia vigente de Salud Ocupacional 5.4.5.2. Poseer conocimientos bsicos de Procesos Industriales 5.4.5.3. Tener habilidades en manejo de conflictos. 5.4.5.4. Conocer la Legislacin en HSE 5.4.5.5. Experiencia en gestin de planes de HSE. 5.4.5.6. Debe poseer experiencia tcnica en actividades similares a las que se van a desarrollar en el contrato. 5.4.5.7. Formacin en auditorias de HSE 5.4.5.8. Formacin en investigacin de accidentes 5.4.5.9. Formacin en desarrollo de personal 5.4.6. Manejo efectivo de reuniones 5.4.7. Funciones: 5.4.7.1. Coordinar el desarrollo de la capacitacin del personal o subcontratistas a cargo de EL CONTRATISTA. 5.4.7.2. Consolidar la informacin sobre gestin de HSE durante el desarrollo de los trabajos (Ejemplo: indicadores e informes). 5.4.7.3. Participar durante la ejecucin de la obra en la elaboracin del Plan en HSEQ, su correcta implementacin, la aplicacin de procedimientos, estndares y normas que aseguren el cumplimento del Plan de S.O. 5.4.7.4. Reportar diariamente el avance del plan al Coordinador de HSE de Cepcolsa y a los Coordinadores de la obra. 5.4.7.5. Verificar los controles de HSE establecidos en los diferentes trabajos desarrollando actividades de HSE, con el apoyo de los supervisores operacionales de EL CONTRATISTA. 5.4.7.6. Realizar inspecciones diarias a las reas de trabajo, reportando y asegurando la correccin de cualquier actividad insegura o irregular. 5.4.7.7. Efectuar retroalimentacin inmediata de los hallazgos de auditoras realizadas en la obra al personal ejecutor de EL CONTRATISTA, a los coordinadores de EL CONTRATISTA y lderes de HSE de CEPCOLSA. 5.4.7.8. Suspender todo trabajo que no est cumpliendo con los estndares requeridos o que represente un riesgo para la seguridad y no permitir que trabajen personas que no cumplan las reglas y normas de HSE. 5.4.7.9. Asegurar el reporte e investigacin de todas las fallas de control e incidentes ocurridos en las obras y participar en la investigacin, en los casos que se requiera, cumpliendo con los plazos de entrega establecidos en procedimiento de investigacin de accidentes establecidos por CEPCOLSA. 5.4.7.10. Evaluar el desempeo de los Supervisores HSE y Supervisores Ambientales de EL CONTRATISTA. 5.4.7.11. Hacer entrega oportuna y vers (diaria, semanal, mensual y final) de la informacin estadstica de Higiene, Seguridad Industrial y de Medio Ambiente, dirigida a la consolidacin del ICA. 5.4.8. Perfil y Funciones del Supervisor HS: Para desarrollar el cargo de Supervisor HS, CEPCOLSA requiere que el funcionario asignado por EL CONTRATISTA cuente con los siguientes requisitos: 5.4.8.1. Ser Profesional en Ingeniera o Tecnlogo en Higiene y Seguridad Industrial y acreditar ms de tres (3) aos de experiencia en esta funcin en proyectos
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similares de la industria petrolera e igualmente contar con licencia de salud ocupacional. 5.4.8.2. Conocimientos en salud ocupacional, higiene, ambiente y manejo de las normas legales aplicables. 5.4.8.3. Contar con un curso aprobado en primeros auxilios. 5.4.8.4. Ser competente en relaciones interpersonales, Liderazgo y Trabajo en equipo. 5.4.8.5. Manejo de hojas electrnicas y procesadores de textos. 5.4.8.6. Conocimiento detallado del uso y manejo los EPP usados en la industria del petrleo. 5.4.8.7. Conocimiento en procedimientos de manejo de permisos de trabajo utilizados en la obra. 5.4.8.8. Conocimiento en sistemas de contra incendio, y certificado en operaciones de rescate (alturas y espacios confinados). 5.4.8.9. Estrategias en gestin de orden, limpieza y disposicin de residuos. 5.4.8.10. Manejo de legislacin ocupacional. 5.4.8.11. Curso de trabajo en alturas. 5.4.9. De acuerdo al objeto y los requerimientos de los servicios puntuales de la obra, EL CONTRATISTA deber determinar las funciones del supervisor HS. Entre las funciones generales el supervisor tendr a cargo pero no estar limitado a las siguientes funciones: 5.4.9.1. Cumplir y hacer cumplir todas las normas, reglas, estndares y procedimientos HS establecidos para realizar el proyecto. 5.4.9.2. Informar oportunamente al gerente de lnea y al profesional de Salud Ocupacional HSE detalles de la gestin de la higiene, salud ocupacional y ambiente (HSE). 5.4.9.3. Gestionar el anlisis de riesgo. 5.4.9.4. Verificar que se cumplan los controles establecidos y las normas en la elaboracin de permisos de trabajo e implementar acciones para la prevencin de riesgos detectados. 5.4.9.5. Suspender todo trabajo que no est cumpliendo con los estndares requeridos o que represente un riesgo para la seguridad 5.4.9.6. Gestionar recursos para efectuar correctivos y cumplir recomendaciones de las diferentes auditorias, visitas de seguridad, investigaciones de accidentes, etc. 5.4.9.7. Promover la cultura HSE entre los trabajadores, a travs de la sensibilizacin y del reconocimiento de las conductas seguras. 5.4.9.8. Preparar material de HSE para las reuniones y charlas de seguridad. 5.4.9.9. Participar en las reuniones peridicas de seguimiento al desempeo en HSE con CEPCOLSA. 5.4.9.10. Trabajar en coordinacin con el personal de HSE de la interventora y otros contratistas. 5.4.9.11. Reportar diariamente al Interventor la gestin efectuada y las novedades presentadas. 5.4.9.12. Participar en las reuniones diarias de seguimiento a la gestin que liderar el interventor de HSE o el supervisor asignado. 5.4.9.13. Participar en la implementacin de procedimientos, estndares y normas, acorde con el Plan HSE, hacer estricto seguimiento y control a lo acordado.
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5.4.9.14. Prestar asesora en el reporte e investigacin de incidentes y fallas de control y participar en las investigaciones, cuando sea requerido. 5.4.9.15. Vigilar y promover el uso de los elementos de proteccin personal por los trabajadores, evaluar su efectividad y recomendar mejoras, donde sea necesario. 5.4.9.16. Monitorear el suministro y estado adecuado de equipos de seguridad, tales como, equipo de proteccin, extinguidores de incendios, respiradores, hidrantes, duchas lava ojos, etc. 5.4.9.17. Monitorear los peligros ambientales, presentes en los sitios de trabajo y definir controles. Nota: El Supervisor HSE no ser responsable de la elaboracin y cierre de permisos de trabajo, ni de ninguna otra funcin diferente a la actividad de HSE. Su labor durante EL CONTRATO debe ser exclusiva y limitada a la supervisin de seguridad industrial y salud ocupacional. 5.4.10. Perfil y funciones del supervisor ambiental: Para desarrollar el cargo de Supervisor ambiental, CEPCOLSA requiere que el profesional que EL CONTRATISTA asigne para esta labor cuente con los siguientes requisitos: 5.4.10.1. Ingeniero ambiental, u otra profesin con especializacin ambiental o tecnlogo ambiental con experiencia de tres (3) aos en el manejo ambiental de proyectos petroleros. 5.4.11. Funciones: De acuerdo al objeto y los requerimientos de los servicios puntuales de la obra EL CONTRATISTA deber determinar las funciones del supervisor ambiental. Entre las funciones generales el supervisor tendr a cargo pero no estar limitado a las siguientes funciones 5.4.11.1. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la licencia ambiental, en el PMA, MMA y en PACA del proyecto. As como de los permisos ambientales requeridos 5.4.11.2. Mantener estrecha coordinacin en los aspectos ambientales de la obra con la interventora ambiental. 5.4.11.3. Suspender todo trabajo que no est cumpliendo con los estndares requeridos o que represente un riesgo para el medio ambiente. 5.4.11.4. Gestionar recursos para efectuar correctivos y cumplir recomendaciones de las diferentes auditorias y visitas al lugar donde se ejecuta la obra objeto del presente CONTRATO. 5.4.11.5. Promover la cultura ambiental entre los trabajadores, a travs de la sensibilizacin y del reconocimiento de las conductas ambientales seguras. 5.4.11.6. Preparar material ambiental HSE para las reuniones y charlas ambientales 5.4.11.7. Participar en las reuniones peridicas de seguimiento al desempeo en HSE con CEPCOLSA. 5.4.11.8. Trabajar en coordinacin con el personal de HSE de la interventora y otros contratistas. 5.4.11.9. Reportar diariamente al Interventor la gestin efectuada y las novedades presentadas. 5.4.11.10. Participar en las reuniones diarias de seguimiento a la gestin que liderar el interventor de HSE o el supervisor asignado. 5.4.11.11. Participar en la implementacin de procedimientos, estndares y normas, acorde con el Plan HSE, hacer estricto seguimiento y control a lo acordado. 5.4.11.12. Prestar asesora en el reporte e investigacin de incidentes ambientales y fallas de control y participar en las investigaciones, cuando sea requerido.
5.4.11.13. Monitorear los peligros ambientales, presentes en los sitios de trabajo y definir controles. 5.4.11.14. Realizar el control ambiental de las obras asociadas al servicio objeto del proyecto; verificar el cumplimiento de normas, condicionantes, diseos, actividades y procesos recomendados por el PMA o MMA de CEPCOLSA. 5.4.11.15. Verificar el cumplimiento de normas, condicionantes, diseos, actividades y procesos recomendados por el PMA o MMA 5.4.11.16. Servir de asesor del proyecto ante las comunidades y las entidades ambientales de orden local y nacional. 5.4.11.17. Efectuar el seguimiento y monitoreo de los trabajos asociados al proyecto para comprobar que su ejecucin se enmarque dentro de los requisitos ambientales y sus resultados correspondan con los esperados; disear y recomendar los correctivos necesarios. 5.4.11.18. Verificar las fases administrativas y operativas del plan de contingencia de la obra 5.4.11.19. Elaborar informes diarios, semanales y mensuales y un informe final sobre la secuencia y desarrollo de los aspectos ambientales del proyecto desarrollado por EL CONTRATISTA, problemas presentados y soluciones adoptadas. Adicionalmente debe indicar recomendaciones y sugerencias para incorporar en los diseos de ingeniera y en los planes o medidas de manejo ambiental para futuros trabajos 5.4.11.20. EL CONTRATISTA deber hacer nfasis a todos los empleados sobre sus deberes individuales y colectivos en cuanto al cumplimiento de HSEQ. 5.4.11.21. EL CONTRATISTA deber demostrar que su organizacin y los respectivos recursos lo capacitan para satisfacer los requisitos de este ANEXO, en cualquier momento durante el desempeo de la obra. 6. Derechos de CEPCOLSA El representante de CEPCOLSA podr suspender el trabajo de EL CONTRATISTA en el lugar de trabajo, hasta cuando EL CONTRATISTA pueda proceder de una manera que no signifique riesgo de lesin o muerte, o peligro para las personas, las instalaciones y la planta, o un impacto sobre el medio ambiente, la salud y el bienestar del personal. Cuando se presenten situaciones de emergencia en el lugar donde se desarrolla la obra, relacionadas con las operaciones de CEPCOLSA (por ejemplo pero sin limitarse a: explosiones de gas, incendios, fuga de HC o cualquier clase de peligro que exija abandonar el rea de operacin o las instalaciones) todo el personal en el lugar de trabajo, incluyendo el personal de EL CONTRATISTA, el personal de los SUBCONTRATISTAS y el personal de otros CONTRATISTAS, deber seguir las instrucciones del representante de CEPCOLSA. En tales casos se suspender inmediatamente toda la obra. NOTA: se aplicar el procedimiento para permisos de trabajo de CEPCOLSA. 6.1. Organizacin EL CONTRATISTA deber definir, documentar y comunicar, con ayuda de organigramas, las funciones, responsabilidades, autorizaciones y obligaciones de todos los empleados desde la alta gerencia hasta el nivel de supervisin en el lugar de trabajo. Esta descripcin debe incluir los roles y las responsabilidades en materia de HSEQ para cada uno de los cargos. Anexo a los roles y responsabilidades, deber estar los riesgos propios del cargo firmados por el supervisor y aceptados por el trabajador. La estructura de la organizacin deber describir las interrelaciones entre: 6.1.4. Las divisiones del Proyecto
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6.1.5. 6.1.6. 6.1.7. 6.1.8.
Las divisiones operativas Los servicios de apoyo Los asesores HSEQ Los subcontratistas
6.2. Comunicaciones Cuando los trabajadores no hablen el idioma oficial, EL CONTRATISTA deber implementar un sistema para superar la barrera del lenguaje, en caso de presentarse analfabetismo entre los trabajadores, dicho sistema deber prever mtodo para superar la incapacidad para leer y escribir de manera que las comunicaciones con su personal a cargo y subcontratistas sean efectivas. En este sistema se tendr en cuenta el cambio de personal y la cantidad de personal y tamao de los lugares de trabajo, para garantizar que se comunique adecuadamente la informacin HSEQ entre el personal que participa en el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deber implementar procedimientos para garantizar que su personal y el personal de sus SUBCONTRATISTAS puedan sugerir mejoras de la gestin de HSEQ. El CONTRATISTA deber evaluar regularmente la claridad de las comunicaciones relacionadas con HSEQ. 6.3. Reuniones Se har una reunin semanal, especficamente dedicada a temas de HSEQ, entre CEPCOLSA y la gerencia del CONTRATISTA. Se levantarn actas de esas reuniones. Adicionalmente EL CONTRATISTA o CEPCOLSA podrn convocar reuniones extraordinarias cuando se trate de operaciones especiales de construccin o instalacin, para tratar la identificacin de riesgos y la evaluacin de los mismos, en lo que respecta a la operacin y/o relacionados con las posibles consecuencias. Estas reuniones debern incluir cuando menos al personal clave encargado de las operaciones. Cada persona deber asistir a un programa de induccin en HSEQ en el lugar de trabajo, el cual deber incluir adems temas ambientales, de seguridad y de salud. Se entregarn a las personas una copia del folleto HSEQ, el cual deber complementar la informacin suministrada verbalmente por EL CONTRATISTA. El personal deber asistir a este programa de induccin el primer da de trabajo. Antes de iniciar las actividades contractuales en el lugar de trabajo, se har una reunin de iniciacin entre CEPCOLSA y EL CONTRATISTA, en la cual se revisar especficamente los requisitos y procedimientos de salud, seguridad y medio ambiente, y se presentar por parte de EL CONTRATISTA la estrategia definida para dar cumplimiento a TODOS los requisitos de HSEQ definidos en el contrato. Se realizarn charlas pre-turno y tambin para actividades especiales para garantizar que todos los operarios tengan conocimiento del uso correcto de las herramientas y equipos, para familiarizar a todo el personal con las operaciones que se llevarn a cabo. Se mantendr un registro de la fecha, el tema y la asistencia relacionado con estas sesiones. 6.4. Gestin del cambio El CONTRATISTA deber implementar procedimientos para planear y controlar los cambios, tanto permanentes como temporales, de las personas, equipos y procedimientos de trabajo y para evitar cualquier consecuencia adversa de HSEQ Los procedimientos estarn dirigidos a: 6.4.4. La identificacin de la documentacin del cambio. 6.4.5. Las responsabilidades de revisar y registrar los posibles peligros del cambio.
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6.4.6. La aprobacin e implementacin del cambio, incluyendo las comunicaciones adecuadas, como sea necesario. 6.4.7. Operaciones SIMOPs: El contratista deber presentar un procedimiento para llevar a cabo las operaciones en las cuales en la misma rea se realicen actividades diferentes o realizadas por dos o ms empresas CONTRATISTAS al mismo tiempo. 6.5. Documentacin 6.5.4. Control de la documentacin EL CONTRATISTA deber tener un sistema para garantizar que los documentos y registros relacionados con HSEQ hayan sido identificados, se verifiquen, estn actualizados y estn permanentemente disponibles para CEPCOLSA en el lugar de trabajo. 6.5.5. Documentos de referencia Estos documentos debern comprender datos de referencia, por ejemplo los siguientes pero sin limitarse a ellos: 6.5.5.1. Normas vigentes de HSEQ. 6.5.5.2. Sistema de gestin, polticas y procedimientos de HSEQ. 6.5.5.3. Documentos de referencia HSEQ. 6.5.5.4. Especificaciones de los EQUIPOS. 6.5.5.5. Certificados de los EQUIPOS y calibracin de stos 6.5.5.6. Especificaciones del lugar de trabajo. 6.5.5.7. Otros documentos de referencia de CEPCOLSA. 6.5.5.8. Manuales de operacin. 6.5.5.9. Manuales y ayudas de capacitacin. 6.5.5.10. Plan de respuesta a las emergencias. 6.5.5.11. Programa de trabajos. 6.5.5.12. Manuales de mantenimiento e inspecciones. 6.5.5.13. Poltica de Interventora, auditora e inspeccin. Adems de los requisitos de certificacin, cualquier EQUIPO de trabajo estar sometido a inspeccin por parte de CEPCOLSA y/o la autoridad gubernamental. 6.5.6. Vigilancia y Registros Histricos Los documentos incluirn los registros de vigilancia e histricos, pero sin limitarse a lo siguiente: 6.5.6.1. Registros de evaluacin de riesgos. 6.5.6.2. Informes de reuniones HSEQ. 6.5.6.3. Permisos de trabajo y sus respectivos soportes. 6.5.6.4. Anlisis de Trabajo Seguro. 6.5.6.5. Autorizaciones de modificacin expedidas por CEPCOLSA. 6.5.6.6. Inventario y movimiento de materiales y residuos peligrosos. 6.5.6.7. Registros de competencia y capacitacin de todo el personal de EL CONTRATISTA. 6.5.6.8. Bitcora HSEQ. 6.5.6.9. Informes y reportes de incidentes y accidentes, incluyendo informes de anlisis de la causas raz de acuerdo a la legislacin vigente; informe de investigacin de los incidentes / accidentes y sus respectivos soportes y lecciones aprendidas.
6.5.6.10. Divulgacin al personal de las lecciones aprendidas generada de los incidentes. 6.5.6.11. Informes de interventora e inspeccin, certificados de pruebas, informes de seguimiento. 6.5.6.12. Informes de gestin y seguimiento de los compromisos ambientales. 6.5.6.13. Planes de mejora HSEQ. 7. EVALUACIN Y GESTIN DE RIESGOS EL CONTRATISTA deber implementar procedimientos y mtodos para identificar sistemticamente peligros y valorar riesgos que puedan afectar o que puedan resultar de sus actividades, para el personal, los activos y el medio ambiente. La identificacin deber incluir lo siguiente: Diseo y operacin de actividades permanentes. Diseo de actividades temporales. Procedimientos y equipos. Respuesta a los incidentes y a las posibles situaciones de emergencia. Se evaluar el riesgo de todos los posibles peligros, se determinarn las consecuencias y se desarrollar una estrategia de respuesta. Se utilizarn tcnicas formales de evaluacin del riesgo conjuntamente con el juicio de personal experimentado y con el personal directamente involucrado en el rea de riesgo. EL CONTRATISTA deber definir una matriz de riesgo (severidad y frecuencia), la cual servir como base para la toma de decisiones relacionadas con la implementacin de medidas para reducir el riesgo. CEPCOLSA evaluar la calificacin de los riesgos y las propuestas adecuadas para mitigacin de los mismos. EL CONTRATISTA deber definir una Matriz de Peligros, evaluacin y control de los riesgos, asociados a las actividades inherentes al contrato. Esta Matriz debe estar disponibles en cada lugar de trabajo e incluir las actividades que se desarrollen en el proyecto, sean rutinarias, no rutinarias y de emergencias, as como situaciones propias de cada lugar. 8. DESEMPEO SEGURO 8.1. Trabajo seguro EL CONTRATISTA pondr en marcha un sistema de control para todas las actividades peligrosas. El CONTRATISTA implementar y pondr en prctica reglas y procedimientos especficos para reducir los riesgos, como solicite CEPCOLSA por escrito. El CONTRATISTA llevar un inventario de todos los equipos de seguridad y emergencia disponibles en el lugar de trabajo, incluyendo pero sin limitarse a los arneses de seguridad, extintores contra incendio, botiquines, monitores de atmsferas, ambulancia, equipos mdicos, alarmas, los cuales deben tener sus respectivos registros de inspeccin, calibracin y / o certificacin. Antes de iniciar cada trabajo EL CONTRATISTA programar reuniones instructivas con todas las personas que participan en el mismo, con el fin de explicar cualquier peligro especfico y los mtodos para controlarlo. EL CONTRATISTA deber suministrar y mantener en buenas condiciones de funcionamiento, exclusivamente a su costo y expensas, todos los equipos, espacios, herramientas, maquinaria, materiales, repuestos, insumos, incluyendo vehculos para el correcto desempeo del trabajo.
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EL CONTRATISTA deber supervisar todas las actividades del lugar de trabajo en todo momento, incluyendo una revisin diaria al finalizar la jornada de trabajo de orden y aseo e inspecciones mensuales de seguridad para garantizar que el lugar de trabajo se mantenga libre de peligros innecesarios. EL CONTRATISTA garantizar que se hayan establecido y se lleven a cabo los procedimientos necesarios y las evaluaciones de riesgos especficas, cuando se trata de actividades de trabajo que implican mayores riesgos en el lugar de trabajo. Estas actividades incluyen pero no se limitan a lo siguiente: Excavaciones Entrada a espacios confinados Uso de Escaleras Utilizacin de Aparejos y elementos de izaje de cargas Uso de Gras y Puente gras Operacin de Montacargas mviles Manejo manual y mecnico de cargas Almacenamiento y Colocacin en Estantes Actividades de soldadura y Oxi - corte Prevencin y control de incendios Uso de la electricidad TRABAJO seguro en alturas (incluyendo proteccin para las escaleras fijas y porttiles). Los peligros que presentan estas actividades se contrarrestarn utilizando controles efectivos y adecuados para el nivel de riesgo. El CONTRATISTA deber desarrollar un programa para identificar y evaluar los riesgos relacionados con el TRABAJO (riesgos y prcticas) e implementar acciones remediales adecuadas y efectivas. 8.2. Equipo para levantar e izar Todo el equipo de manejo de carga, necesario para el manejo y transporte seguro de una gran variedad de artculos de todas las formas, tamaos y pesos, debe tener certificaciones vlidas. Dicho equipo se verificar y se le dar mantenimiento en forma regular. Se deber disponer de repuestos adecuados. En el lugar de trabajo se deber llevar un registro actualizado de repuestos y certificaciones de carga de las eslingas de EL CONTRATISTA, el cual deber estar disponible. Todas las lneas que se utilicen para levantar y que tengan ganchos, debern tener seguros adecuados de cierre para los ganchos. Las gras deben estar certificadas por un ente avalado para la expedicin de dichas certificaciones, competente y reconocida por la industria. Los operadores de equipos de levantamiento mecnico de cargas deben contar con entrenamiento, capacitacin y certificacin vigente, que los acredite como personal competente. Los elementos como cables, eslingas, estrobos, grilletes y en fin todo aparejo utilizado como elemento para izar mecnicamente una carga deben estar en buenas condiciones y ser certificados. El operador del equipo es el responsable por realizar la inspeccin pre-operacional de su equipo antes de iniciar las actividades de izaje de cargas. De la misma forma se debe diligenciar un plan de izaje que permita identificar las condiciones en las que se ha de desarrollar el movimiento de la carga.
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Las operaciones de gras debern seguir los lineamientos del procedimiento para levantamiento mecnico de cargas de CEPCOLSA, de acuerdo a los siguientes requisitos: Personas: los operadores, sealeros, y supervisores de maniobra que intervienen en el proceso, debern estar certificados por una entidad avalada, con una vigencia de un (1) ao si es por primera vez y por dos (2) para las subsiguientes. Equipos mecnicos para izajes: gras, montacargas, camin gras, camin canasta, carromachos, winches, diferenciales, gatos hidrulicos, puente gras y otros, debern acreditar una certificacin por una entidad reconocida y competente con una vigencia no mayor a un (1) ao. LMI y Aparejos: en cuanto al LMI (Load Moment Indicator) de las gras y los aparejos utilizados para las maniobras de izaje, teniendo entre otros, eslingas, grilletes, estrobos, etc., su certificacin tambin debe ser por una entidad reconocida y competente y debern ser certificados cada ao. 8.3. Seguridad del transporte EL CONTRATISTA deber definir e implementar un programa de seguridad vial para garantizar que su personal y el personal de sus subcontratistas desarrollan actividades seguras con relacin al transporte y movilizacin terrestre y fluvial de cargas y personal. Para el desarrollo de dicho programa de seguridad vial, EL CONTRATISTA debe regirse por las polticas y normas que sobre el tema ha definido CEPCOLSA con respecto de vehculos y conduccin de los mismos y la legislacin nacional vigente (Ley 769 de 2002, Ley 1383 de 2010, ley 336 de 1996, Decreto 174 de 2001, etc.) El CONTRATISTA debe mediante su programa de seguridad vial, alertar a sus conductores y operadores de equipo pesado acerca de los posibles peligros que implica el transporte de estos por las vas terrestres y/o fluviales de la zona. La gestin del transporte y el uso de vehculos en el sitio estarn estrictamente controlados y se exigir en todo momento el cumplimiento de las normas de conduccin (incluyendo organizacin de las rutas de trfico, velocidades mximas y uso de los cinturones de seguridad). Los conductores y operadores debern tener las licencias exigidas por el ministerio de transporte para la movilizacin de cargas, productos qumicos y peligrosos y para el tipo de vehculo que est conduciendo. En caso de falla de un vehculo, el personal deber informar a EL CONTRATISTA, y al personal de CEPCOLSA la ubicacin y la condicin del vehculo. El conductor y los pasajeros debern permanecer cerca del vehculo. Cuando por avera imprevista de un vehculo de transporte de personal sea necesario reemplazarlo, el nuevo vehculo deber cumplir con todas las medidas de seguridad del vehculo reemplazado. Durante el desplazamiento del personal, ningn trabajador est autorizado para dar apoyo a equipos o vehculos, ajenos a la empresa, que se encuentren varados en el camino. El uso de cinturones de seguridad es obligatorio para los conductores, Operadores y todos los pasajeros. Los conductores debern garantizar que todos los pasajeros usen el cinturn de seguridad antes de iniciar la jornada y durante el recorrido. 8.4. Programa PASE PIENSE Y ACTUE SEGURO FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA DE LA SEGURIDAD de CEPCOLSA Adicionalmente al programa de formacin regular de CEPCOLSA, del cual deber participar EL CONTRATISTA, se tiene uno especfico para el fortalecimiento de su cultura en seguridad, por lo que El CONTRATISTA participar y soportar la estructura definida por CEPCOLSA para las Operaciones, durante el desarrollo del contrato.
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El programa consiste en una serie de actividades diferenciadas, de acuerdo con los niveles de la organizacin, con el objetivo de desarrollar comportamientos seguros y crear un ambiente de trabajo libre de incidentes y lesiones: 8.4.4. Reunin de lderes de CEPCOLSA y de EL CONTRATISTA tanto en Bogot, como en el lugar de trabajo por lo menos una vez cada tres (3) meses. (Gerente o su representante directo, y/o Gerente del Contrato). 8.4.5. Reuniones con el Comit de Seguridad de CEPCOLSA cada vez que se requiera, el administrador del contrato pedir a EL CONTRATISTA y en algunos casos a sus subcontratistas a travs de EL CONTRATISTA, su incorporacin a las reuniones del Comits Estratgico (Bogot) y Tctico (en campo); con el fin de participar en secciones de liderazgo o para presentar resultados especficos de desempeo. 8.4.6. Entrenamiento de supervisores de EL CONTRATISTA. Realizado por CEPCOLSA, cuando sta lo considere, para capataces y supervisores de EL CONTRATISTA y sus subcontratistas en el lugar de trabajo; 8.4.7. Actividades adicionales a otro tipo de entrenamiento que pueda requerirse de acuerdo a los cargos; por lo cual EL CONTRATISTA deber: 8.4.7.1. Disponer de todo el personal requerido para todo el programa (Gerentes, supervisores y capataces). 8.4.7.2. Incorporar la comunicacin de asuntos de HSE, en medios escritos a todo el personal involucrado en todas las etapas del CONTRATO. 8.4.7.3. Establecer procedimiento para reconocimientos por la concientizacin en el programa de Incentivos. 8.4.7.4. Para asegurar que el programa se desarrolle de acuerdo con lo presupuestado, CEPCOLSA proveer un facilitador externo. No obstante, un representante de EL CONTRATISTA puede ser llamado por CEPCOLSA para entrenarse como entrenador de los individuos del equipo de liderazgo de EL CONTRATISTA. 9. MEDIO AMBIENTE 9.1. Plan de Accin y Cumplimiento Ambiental PACA EL CONTRATISTA tomara como referencia el Plan de Manejo Ambiental PMA o las Medidas de manejo ambiental MMA entregado por CEPCOLSA y elaborara el Plan de accin de cumplimiento ambiental - PACA, identificando claramente sus obligaciones frente a las diferentes variables ambientales y las acciones que debe cumplir. Este documento debe ser entregado por EL CONTRATISTA previo al inicio de las actividades y debe ser aprobado por CEPCOLSA. 9.2. Evaluacin del impacto EL CONTRATISTA en el PACA deber evaluar, (y proponer medidas de mitigacin, prevencin, correccin o compensacin cuando sea el caso), posibles impactos y efectos de todas las actividades temporales y permanentes especificadas en las obras. Bien sea que se trate de diseo, construccin, perforacin, puesta en marcha, operacin o reparacin. El PACA deber incluir las evaluaciones ambientales efectuadas por CEPCOLSA. El PACA deber incluir actividades directamente relacionadas con el proyecto y otras actividades asociadas a este, por ejemplo los campamentos y las reas de descanso de EL CONTRATISTA. La revisin tambin incluir el posible impacto sobre las comunidades locales, en trminos de uso de recursos locales y cualquier problema con los accesos.
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EL CONTRATISTA debe realizar y documentar una matriz de aspectos / Impactos, considerando los aspectos ambientales y determinando de acuerdo con los posibles impactos, cules de estos son significativos segn las actividades de la obra contratada. 9.3. Procedimientos Ambientales del Proyecto En el PACA se deber identificar los procedimientos que se pondrn en prctica para garantizar que los trabajos se cian a las mejores prcticas ambientales. EL CONTRATISTA como mnimo deber gestionar los siguientes requerimientos: Tamao del rea del Proyecto, anchos variables de las servidumbres Levantamiento fotogrfico. Necesidad de cercar las reas del lugar de trabajo, predios vecinos o Servidumbres. Preparacin del lugar de trabajo. Almacenamiento temporal de residuos. Suministro de combustible a los equipos y Maquinaria en el lugar de trabajo. Gestin del trfico. Excavaciones y almacenamiento temporal de desechos. Control de drenaje y erosin. Control y almacenamiento de sustancias peligrosas. Eliminacin de desechos y material en exceso. Mantenimiento de la maquinaria y limpieza de derrames. Control del ruido. Gestin de pruebas de agua cumpliendo con los decretos de ley. Reposicin (posiblemente requiera asesora de especialistas). Enlace con la comunidad local. Utilizacin de material ptreo y madera Control y seguimiento de permisos ambientales Disposicin final de residuos slidos, lquidos y especiales con la licencia de la entidad que los recibe. EL CONTRATISTA deber presentar a CEPCOLSA los procedimientos que aplicar durante las obras para su revisin y aprobacin oportuna antes de iniciar el TRABAJO. 9.4. Gestin de Residuos En el PACA EL CONTRATISTA deber desarrollar un Plan de Gestin de Residuos. En ste plan EL CONTRATISTA deber: Identificar cada fuente de residuos. Evaluar el manejo, tratamiento y disposicin final de cada uno de los residuos generados en el proyecto. Ceirse a los requisitos internacionales, nacionales, Licencia Ambiental, PMA y MMA del bloque correspondiente, aplicando las mejores prcticas. El CONTRATISTA deber manejar de manera integral los residuos; desde el momento de su generacin (separacin en la fuente por colores), almacenamiento temporal, transporte, hasta la disposicin final; teniendo en cuenta el tipo de residuo generado y siempre rigindose por el PMA-MMA respectivo. La codificacin de colores deber regirse segn lo establecido en el PMA-MMA Se debe contar con los registros del tipo de residuo generado, la cantidad y lo relacionado con su disposicin final.
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Capacitar a sus trabajadores sobre el manejo de los residuos generados en el contrato. Estas capacitaciones deben programarse dentro del cronograma de actividades del Plan de HSEQ.
9.5. Seguimiento EL CONTRATISTA deber hacer seguimiento a los efectos de la ejecucin de su obra sobre el medio ambiente y deber implementar los correctivos cuando su desempeo no est conforme con las normas revisadas durante la evaluacin del riesgo HSEQ. Dicha vigilancia podr requerir los servicios de especialistas en campos especficos de experiencia. Los efectos que se debern considerar entre otros, son: Emisiones a la atmsfera. Descarga en fuentes hdricas (incluyendo drenaje y relleno). Contaminacin del suelo. Produccin de residuos domsticos e industriales. Uso de la energa y los recursos naturales. As como otros efectos sobre el medio ambiente local, por ejemplo el ruido, la vibracin, los olores y el impacto visual. Remocin de la vegetacin. Redimensionamiento del flujo de agua. EL CONTRATISTA deber garantizar que se reporten las descargas accidentales aplicando un sistema de reporte de incidentes. 10. SALUD OCUPACIONAL 10.1.Aptitud fsica EL CONTRATISTA deber efectuar exmenes mdicos a todo su personal antes de firmar el contrato de trabajo correspondiente. Dichos exmenes debern ser efectuados en forma regular para verificar la salud de los trabajadores a su cargo y las condiciones de trabajo. A cada trabajador se le entregarn certificados de aptitud y estos se presentarn a CEPCOLSA por solicitud. Los exmenes mdicos estarn a cargo de un profesional mdico acreditado con su respectiva licencia en Salud Ocupacional. EL CONTRATISTA deber indicar el sistema que utilizar para evaluar la aptitud fsica de su personal y de sus subcontratistas, dando cumplimiento a lo estipulado en la resolucin 2346 del 11 de Julio de 2007 del Ministerio de Proteccin Social. EL CONTRATISTA deber estar actualizado y tener claro las modificaciones al Cdigo Sustantivo del Trabajo y el Decreto 1295 de 1994. Se considera que esta es la norma mnima requerida salvo si rigen normas nacionales ms estrictas. El Contratista deber garantizar que todo su personal y el de sus Sub-Contratistas sean mdicamente aptos para realizar su trabajo, adicionalmente deber garantizar altos estndares de higiene en los lugares de trabajo y/o campamentos de trabajadores. El certificado de aptitud laboral deber permanecer en los archivos documentales de EL CONTRATISTA y deber ser incluido en las carpetas de cada uno de sus trabajadores. Dichas carpetas podrn ser auditadas por CEPCOLSA como parte del cronograma de auditoras al programa de Salud Ocupacional. EL CONTRATISTA deber contemplar en su PRO o en su PSO, los riesgos a la salud a los que estarn expuestos sus trabajadores en las tareas que les corresponda desarrollar y establecern las medidas de control necesarias para evitar el deterioro de la salud de su personal.
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En caso de que se dispongan instalaciones o campamentos para alojamiento, alimentacin, aseo, entre otros, EL CONTRATISTA deber cumplir con los estndares legales establecidos por la ley, correspondientes a sanidad, alcantarillado, suministro de agua, disposicin de basura y otras que apliquen (La ley 9 de 1979 y la Resolucin 2400 de 1979,). EL CONTRATISTA debe disponer y divulgar a su personal y aplicar las fichas toxicolgicas de los productos que apliquen a las labores en la ejecucin del proyecto. (Ley 55 de 1993 sus modificaciones y normas complementarias). EL CONTRATISTA deber informar y socializar entre sus trabajadores para que estos informen de inmediato cualquier dolencia o incidente ocurrido durante la jornada. En virtud de lo anterior EL CONTRATISTA deber efectuar la respectiva investigacin para darle la correspondiente calificacin. 10.2.Equipo de Proteccin Personal (EPP) El CONTRATISTA deber presentar su poltica relacionada con Equipo de Proteccin Personal (EPP). El CONTRATISTA deber dotar a su personal con EPP de acuerdo a lo exigido por la ley nacional (Ley 9 de 1979 en los captulos 122 y 123, en el Decreto 2400 de 1979, la Resolucin 1016 de 1989, el Decreto 1530 de 1996, la circular 4 de 2004. Adicionalmente se deber atender lo consagrado en el Cdigo Sustantivo del Trabajo). EL CONTRATISTA extender estas medidas a sus subcontratistas vinculados a las labores que desarrollen asociadas a esta obra. EL CONTRATISTA se obliga a: Velar por la seguridad industrial de sus trabajadores, para lo cual les suministrar oportunamente los equipos de proteccin adecuados para el desarrollo de los trabajos que se les encomienden, de acuerdo con las normas legales que rigen la materia. Dejar constancia de la adquisicin y entrega del EPP a su personal de todos los implementos y equipos de proteccin necesarios, conforme al tipo de actividad (guantes, botas, uniformes, cascos, respiradores, lentes, arneses, etc.). Dichos implementos y equipos deben cumplir con las normas de calidad. EL CONTRATISTA capacitar al personal para que este haga un uso efectivo y adecuado de los EPP. Garantizar que su personal y el personal de los subcontratistas usen siempre el equipo de proteccin personal (EPP) requerido para la clase de trabajo que efecta, asegurando que sus empleados entiendan la necesidad de usar EPP y que reciban instrucciones en cuanto a la necesidad de su uso y mantenimiento. Revisar regularmente de acuerdo con las evaluaciones de riesgo. EL CONTRATISTA deber garantizar que sus empleados entiendan la necesidad de usar EPP y que reciban instrucciones en cuanto a la necesidad de su uso. EL CONTRATISTA deber presentar un plan de suministro, control de uso y reposicin de los elementos de proteccin personal, para la totalidad de sus trabajadores en el lugar de trabajo y de conformidad con los riesgos identificados en el panorama de riesgos. Se deber hacer una matriz en las reas respectivas (Ej.: operativa y/o administrativa), cargos a proveer, elementos de proteccin y seguridad personal asignados de acuerdo al cargo o funcin realizada y los periodos de reposicin de los mismos. CEPCOLSA requiere que como equipo mnimo para cada trabajador en los sitios de operacin y en las reas industriales, se suministre la siguiente dotacin: Ropa de trabajo apropiada (Incluye vestuario con manga larga).
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Calzado de seguridad. Botas impermeables con puntera de seguridad. Casco. Guantes (especficos para el tipo de riesgo). Lentes de seguridad. Protectores auditivos. Protectores respiratorios (mascarillas, caretas media cara, full face). Arns, lneas de vida para trabajos en alturas. Aquellos otros elementos de proteccin requeridos para realizar una labor segura segn los riesgos que se identifique a los que est expuesto el trabajador. Los EPP deben cumplir con las normas de calidad internacionales: Cascos de seguridad Norma ANSI Z-89.2, Icontec o equivalentes Proteccin facial y ocular Norma ANSI Z-87, Icontec o equivalentes. Proteccin auditiva norma ANSI Z-3.19, Icontec o equivalentes Proteccin respiratoria Norma NIOSH, MSHA, Icontec o equivalentes. Ropa protectora norma OSHA, Icontec o equivalente Proteccin para las manos norma OSHA, Icontec o equivalentes Mantener en sitio los documentos que evidencien la entrega de dotacin y la reposicin de los EPP entregado a cada trabajador, cumpliendo con los requisitos de las normas arriba indicadas. Reemplazar los EPP deteriorados, daados o en mal estado cada vez que sea necesario sin importar el tiempo de uso del mismo. El control de este proceso es responsabilidad de EL CONTRATISTA. 10.3.Riesgos ocupacionales El CONTRATISTA deber garantizar que los riesgos de salud ocupacional, relacionados con la obra objeto de este CONTRATO y cualquier otra actividad, sean identificados, con el objetivo de implementar las medidas preventivas o de control. El CONTRATISTA deber garantizar que toda sustancia, producto y material considerado peligroso por las normas locales o internacionales de referencia, hayan sido debidamente identificados, cuantificados y socializados con todo el personal a su cargo, subcontratistas y las otras personas que estn presentes en la obra. En el lugar de trabajo se dispondr de Hojas de Datos de Seguridad del Material (MSDS), para todo el personal tanto en idioma ingls como en espaol. Si existe entre los trabajadores personal que no entienda en idioma oficial EL CONTRATISTA se encargar de trasmitir los riesgos de la manera ms adecuada. Se considerar que el exceso de horas de trabajo y el tiempo de descanso insuficiente implican un riesgo ocupacional, por lo anterior, el CONTRATISTA deber adaptar el tiempo de trabajo del personal al clima en la zona, al medio ambiente y a las condiciones de vida del lugar de trabajo. Respecto a este tema, debern ser tenidas en cuenta las exigencias de ley (Ser de obligatorio cumplimiento las prerrogativas incluidas en el Cdigo Sustantivo del Trabajo de Colombia). Con base en la identificacin de peligros, se deben establecer actividades encaminadas al mejoramiento de las condiciones de salud de los trabajadores comprometidos con la obra. Como por ejemplo capacitaciones para el control de enfermedades transmitidas por el agua y alimentos, enfermedades inmune prevenibles, enfermedades transmitidas por picadura de insectos, mordeduras de serpientes y otros animales venenosos de la regin).
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Estas actividades de mejoramiento se deben incluir en el cronograma de actividades del Plan de HSEQ que presente EL CONTRATISTA. Para la implementacin del programa de prevencin epidemiolgica, EL CONTRATISTA deber tener en cuenta los riesgos epidemiolgicos contemplados en el programa de salud regional de la zona en la cual se desarrolle el proyecto. 10.4.Riesgos no ocupacionales El CONTRATISTA deber garantizar que se implementen medidas preventivas para mitigar los riesgos de salud que no estn directamente relacionados con sus obras (por ejemplo la higiene y las condiciones ambientales, los peligros domsticos y de seguridad). Las medidas preventivas debern ampliarse a toda las instalaciones de EL CONTRATISTA, a sus oficinas, cafeteras y viviendas que se encuentren relacionadas con la obra que se realiza. 11. CONTROL DE SUBCONTRATISTAS Y COMPRAS El CONTRATISTA es responsable del cumplimiento de las normas HSEQ de sus subcontratistas. Por lo tanto el CONTRATISTA deber garantizar que el proceso de seleccin de sus subcontratistas tenga en cuenta el desempeo previo de HSEQ y la capacidad para manejar los riesgos inherentes a sus actividades, tanto en sus oficinas como en el lugar de trabajo. Cualquier subcontratista que ingrese al lugar de trabajo deber firmar su adherencia al Plan HSE de la misma y al documento puente firmado por el CONTRATISTA, garantizando que le subcontrata El CONTRATISTA deber garantizar que sus subcontratistas cumplan con la totalidad de los requisitos HSEQ estipulados en el presente ANEXO HSE. EL CONTRATISTA deber garantizar que sus subcontratistas estn perfectamente familiarizados con los requisitos y procedimientos HSEQ de CEPCOLSA y con el PLAN HSE de EL CONTRATISTA durante el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deber revisar y aprobar la organizacin HSEQ del subcontratista antes de presentarla para aprobacin de CEPCOLSA. Todos los procedimientos de construccin, anlisis de riesgo, formularios de permisos de trabajo originados por los SUBCONTRATISTAS sern revisados y aprobados por el CONTRATISTA antes de presentarlos a CEPCOLSA para su aprobacin. Si un subcontratista no cumpliera las normas y disposiciones HSEQ en el desempeo de un trabajo, EL CONTRATISTA deber colaborar inmediatamente con el SUBCONTRATISTA para tomar las medidas correctivas. 12. COMPETENCIA Y CAPACITACIN 12.1.Competencia El CONTRATISTA deber mantener procedimientos para garantizar que el personal que desempee actividades crticas HSEQ asignadas sea competente por: Sus capacidades personales. Sus habilidades y conocimientos desarrollados mediante la experiencia y la respectiva capacitacin. Los conocimientos adquiridos. Los procedimientos para el aseguramiento de la competencia regirn tanto para el personal de EL CONTRATISTA como el personal de los subcontratistas.
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12.2.Capacitacin El CONTRATISTA tendr vigentes procedimientos para garantizar y aumentar la competencia mediante la capacitacin adecuada de su personal y del personal de sus subcontratistas. Los procedimientos debern incluir una matriz de entrenamiento HSEQ, que incluya el nivel de los participantes, los niveles del curso, los cursos de repaso y la periodicidad de los mismos. La matriz deber incluir pero no se limita a los siguientes temas: Identificacin de riesgos y evaluacin (auditora de actos inseguros, anlisis de los riesgos del trabajo anlisis de la causa raz, permisos de trabajo, conciencia ambiental). Aptitud personal (chequeos mdicos peridicos, vacunaciones, prevencin de enfermedades de transmisin sexual, etc.) Seguridad general de las operaciones (escaleras, manejo, levantamiento, equipo de proteccin personal, trabajo en altura). Logstica segura (equipo para levantar, gras, montacargas, contenedores, movilizacin de personal, seguridad del helipuerto). Seguridad mecnica (soldadura, corte, chorro de arena, pintura). Presiones seguras (aire comprimido, circuitos de alta presin, vasijas a presin, operaciones presurizadas). Seguridad elctrica (polo a tierra, cierre y rotulado, zonas clasificadas 1-2). Seguridad de los materiales peligrosos (combustibles, acetileno, oxgeno, hidrgeno, explosivos, materiales radiactivos, productos de tratamiento, drogas y alcohol, etc.). Tcnicas de primeros Auxilios. Manejo de extintores. Control de la contaminacin y proteccin ambiental. Compromisos ambientales definidos en la licencia ambiental, permisos ambientales y en los PMA-MMA especficos para las actividades de la obra objeto del CONTRATO. EL CONTRATISTA deber hacer nfasis en los programas de entrenamiento para las actividades crticas y sobre el personal, por ejemplo los conductores y operadores de gras, soldadores, encofradores, personal de excavaciones, montadores, conductores de camiones, aparejadores, electricistas, y personal de brigadas. El CONTRATISTA deber llevar registros de toda la capacitacin y stos se podrn auditar. EL CONTRATISTA deber llevar un cronograma de seguimiento del desarrollo y cumplimiento de las diferentes capacitaciones y los respectivos registros de asistencia del personal. Estos registros estarn disponibles para cualquier auditora o cuando se requieran. 13. PREPARACIN PARA LAS EMERGENCIAS 13.1.Sistema de Emergencia EL CONTRATISTA deber establecer y mantener procedimientos para identificar y actualizar posibles emergencias relacionadas con el lugar de trabajo y el desarrollo de las obras. 13.1.4. EL CONTRATISTA deber desarrollar, documentar y mantener un Plan de Respuesta a las Emergencias el cual se comunicar:
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13.1.4.1. 13.1.4.2. 13.1.4.3. 13.1.4.4. 13.1.4.5.
Al Personal de Control A los Servicios de Emergencia A los empleados y CONTRATISTAS que pudiesen verse afectados Al Representante de CEPCOLSA A cualquier otra persona que pudiera verse afectada
13.1.5. Los planes de respuesta a la emergencia debern cubrir: 13.1.5.1. Organizacin, responsabilidades, autoridades y procedimientos incluyendo el mantenimiento de comunicaciones tanto internas como externas. 13.1.5.2. Sistemas y procedimientos para suministro de refugios para personal, evacuacin, rescate, tratamiento mdico. 13.1.5.3. Sistemas y procedimientos para prevenir y vigilar los efectos ambientales de las acciones de emergencia. 13.1.5.4. Procedimientos para comunicarse con las autoridades, los familiares, los medios y otras partes relevantes 13.1.5.5. y otros eventos naturales EL CONTRATISTA deber realizar pruebas frecuentes del sistema de alarmas para verificar su correcto funcionamiento. 13.2.Simulacros El CONTRATISTA deber realizar los simulacros programados en su cronograma de HSE. 14. INVESTIGACIN DE ACCIDENTES Se debern cumplir los requisitos exigidos por el Decreto 1295 de 1994 y las Resoluciones 1016 de 1989, 1771 de 1994 y 1401 del ao 2007, (Procedimiento para Reporte e Investigacin de Accidentes e Incidentes) y otros requisitos legales aplicables EL CONTRATISTA deber acogerse al sistema de reporte e Investigacin de Incidentes /Accidentes definido por CEPCOLSA, realizando los respectivos reportes dentro de los plazos de tiempo definidos en dicho documento y en los formatos establecidos. EL CONTRATISTA utilizar, para efectos relacionados con el presente CONTRATO, las clasificaciones definidas por CEPCOLSA con relacin al tipo de accidente / Incidente que se haya presentado y que haya sido reportado, de acuerdo con los criterios que para tal clasificacin utiliza CEPCOLSA (Criterios O. G. P.) 14.1.Incidente-sistema de situacin insegura EL CONTRATISTA deber tener un sistema para reportar, analizar y remediar todos los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente. Los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente se puede clasificar como: Eventos ocupacionales o cadenas de eventos (accidentes, incidentes) que hayan causado lesiones o enfermedades personales, o daos al medio ambiente y/o prdidas materiales y/o de produccin. Eventos ocupacionales (casi accidentes) o situaciones inseguras (anomalas) que tuviesen el potencial de causar lesiones personales o daos importantes al medio ambiente, o prdidas materiales significativas. 14.2.Informe de situaciones inseguras e incidentes
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EL CONTRATISTA deber reportar a CEPCOLSA todos los eventos relacionados con la seguridad, de acuerdo con las siguientes disposiciones: 14.2.4. Eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente EL CONTRATISTA deber presentar a CEPCOLSA, sin demora alguna, un informe escrito, con respecto de cada uno de los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente. En este informe deber incluir: 14.2.4.1. Incidentes que conlleven una prdida de tiempo por lesiones y/o deceso, se deber presentar el informe preliminar antes de 24 horas y el informe final en un plazo mximo de 7 o 10 das como lo establece el procedimiento de reporte de incidentes de CEPCOLSA. 14.2.4.2. Incidentes en los cuales se derrame ms de un (1) barril de petrleo o productos qumicos y afecten el medio ambiente. 14.2.4.3. Incidentes que causen la prdida o deterioro a la propiedad de CEPCOLSA, o de EL CONTRATISTA, o equipos, por un valor superior a 10.000 dlares. 14.2.4.4. Cualquier accidente que hubiese podido convertirse potencialmente en una lesin grave para una persona. 14.2.4.5. Cualquier accidente que involucre la accin o inspeccin por parte de autoridades locales o nacionales 14.2.4.6. Cualquier incidente o accin que involucre al lugar de Trabajo y sea originado por Organizaciones no Gubernamentales 14.2.4.7. El CONTRATISTA deber reportar las posibles consecuencias que afecten a la gente, al medio ambiente y los materiales, adems de las consecuencias reales de los incidentes 14.2.4.8. Las posibles consecuencias de los accidentes que casi ocurren o las situaciones que sean inseguras. 14.2.4.9. El CONTRATISTA deber acompaar en la investigacin de incidentes que lleve a cabo CEPCOLSA ya sea como una investigacin conjunta con el CONTRATISTA o de manera independiente. 14.2.4.10. El contratista deber adjuntar al reporte de investigacin del incidente, copia de la leccin aprendida y registro de la difusin de la misma a todo el personal. Tambin deber adjuntar el FURAT enviado a la ARP. 14.2.5. Informe mensual y semanal El CONTRATISTA deber incluir en la seccin de reportes mensuales de HSEQ la siguiente informacin estadstica (para el perodo en cuestin y el acumulado desde el comienzo del trabajo y de ser relevante durante los ltimos 12 meses acumulados). De acuerdo al Anexo 6.3 Formato 0020 de Informe de Contratistas, el informe deber sealar: 14.2.5.1. La cantidad de trabajadores en el lugar de trabajo o en las oficinas de la obra. 14.2.5.2. La cantidad de horas hombre trabajadas. 14.2.5.3. La cantidad de fallecimientos desde la fecha efectiva de la obra. 14.2.5.4. La cantidad de casos de das de trabajo perdidos incluyendo los fallecimientos, tambin conocidos como Lesiones con Tiempo Perdido (LTI) 14.2.5.5. La cantidad de das de trabajo perdidos (cantidad de das, despus de las primeras 24 horas, durante las cuales la persona afectada no pudo trabajar. El conteo se detiene cuando se expida un certificado mdico autorizando a la persona lastimada a regresar al trabajo). 14.2.5.6. Caso de Da de Trabajo Restringido (RWDC); Casos con Tratamiento Mdico (MTC); y Casos con Primeros Auxilios (FAC).
14.2.5.7. Frecuencia de Lesiones con Tiempo Perdido (LTIF) = cantidad de lesiones con tiempo perdido por cada 1.000.000 de horas hombre trabajadas. 14.2.5.8. Tasa de severidad = el promedio de das perdidos por lesiones con tiempo perdido. 14.2.5.9. La cantidad de daos materiales con valor superior a 10.000 dlares. 14.2.5.10. Todos los derrames superiores a un barril de petrleo o producto qumico. 14.2.5.11. Accidentes ambientales y visitas o inspecciones de las autoridades nacionales. 14.2.5.12. Adems, los informes debern incluir todas las acciones positivas que se hayan llevado a cabo durante el tiempo reportado, por ejemplo: 14.2.5.12.1. Cantidad de cursos de induccin y asistencia 14.2.5.12.2. Cantidad de cursos de capacitacin por categora 14.2.5.12.3. Auditoras de HSEQ llevadas a cabo 14.2.5.12.4. Esquemas de premiacin de la seguridad 14.2.5.12.5. Cualquier accin positiva que promueva o mejore la seguridad y la conciencia ambiental 14.2.5.12.6. Las acciones remdiales implementadas como resultado del anlisis de las auditorias, incidentes que casi ocurren, incidentes o accidentes 14.2.5.12.7. Cualquier otra informacin relacionada con la seguridad o el medio ambiente 14.2.6. En caso de lesiones (lesiones con tiempo perdido o muerte) EL CONTRATISTA deber reportar la siguiente informacin, si fuera el caso: Vctimas: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento. Nombre del empleador. (CONTRATISTA o cualquier SUBCONTRATISTA) Fecha del primer da completo de incapacidad. Fecha de regreso al trabajo con la misma capacidad de trabajo que tena antes del incidente (confirmado por un mdico o por haber realmente regreso al trabajo) o la fecha del fallecimiento. Fecha cuando la vctima comenz a trabajar en el sitio de trabajo. Antigedad en el trabajo. Se debern determinar los das de trabajo perdido de cada vctima de acuerdo con la cantidad de das calendario que separan el primer da de incapacidad de la fecha de regreso al mismo trabajo anterior, de acuerdo a lo establecido en el decreto y resoluciones escritas anteriormente. NOTA: La ocurrencia del accidente debe reportarse dentro de las 24 horas siguientes de la ocurrencia a la ARP. 14.3.Registro de incidentes, situaciones inseguras El CONTRATISTA deber registrar para su propio plan de acciones preventivas, los eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente, distintos de los que se deben reportar a CEPCOLSA. Estos eventos relacionados con la seguridad y el medio ambiente debern estar disponibles para fines informativos de CEPCOLSA 14.4.Reuniones de HSEQ Se presentar y se discutir informacin estadstica durante cada reunin de HSEQ con la alta gerencia y la lnea de gestin.
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14.5.Anlisis y acciones correctivas El CONTRATISTA deber reportar a CEPCOLSA su anlisis de la causa de los incidentes, casi incidentes y situaciones inseguras que se deban reportar de conformidad. El CONTRATISTA deber implementar procedimientos de investigacin y accin correctiva con los siguientes objetivos: Notificar a las partes que corresponda. Determinar la frecuencia y las causas. Establecer un plan de accin o un plan de mejora. Iniciar acciones preventivas conmensuradas con la naturaleza del incumplimiento. Aplicar controles para garantizar que las acciones preventivas han sido eficaces. Revisar los procedimientos para incorporar las acciones necesarias con el fin de evitar la recurrencia y comunicar los cambios al personal. EL CONTRATISTA aplicar un mtodo de evaluacin de la causa raz, aceptado por la industria, cuando el incidente haya causado prdida de das o una muerte y o cuando las posibles consecuencias podran haber generado varias muertes. Tener en cuenta el decreto y las resoluciones escritas anteriormente. 14.6.Reporte integrado de incidentes y situaciones inseguras EL CONTRATISTA deber integrar en su plan de mejoras de HSEQ la siguiente informacin sobre incidentes y anomalas: Las horas hombre trabajadas mensualmente por su personal (incluyendo personal de sus subcontratistas) bajo este CONTRATO. La revisin de todos los incidentes y anomalas relacionadas con la prestacin de los servicios. Las respectivas acciones correctivas aplicadas y programada. 15. AUDITORAS, INSPECCIONES Y EVALUACIN 15.1.Auditoras e inspecciones de CEPCOLSA CEPCOLSA llevar a cabo las auditoras del cumplimiento de HSEQ en el lugar de trabajo, durante la fase de construccin, puesta en marcha y las diferentes actividades que competen al proyecto. EL CONTRATISTA deber informar a CEPCOLSA las inspecciones HSE que realizar con el fin de permitir a CEPCOLSA que participe en tales inspecciones. 15.2.Auditoras e inspecciones de EL CONTRATISTA EL CONTRATISTA implementar un sistema de auditoras e inspecciones peridicas para verificar el funcionamiento y la eficacia de lo siguiente: El respeto de las leyes y normas. Las responsabilidades. La evaluacin y gestin del riesgo. El respeto del medio ambiente. La salvaguardia de la salud. El control de los subcontratistas y proveedores. La competencia y la capacitacin. La preparacin para respuesta a emergencias. La investigacin de incidentes.
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Las auditoras e inspecciones. El plan de mejora HSEQ. El CONTRATISTA deber establecer procedimientos para las auditoras, en las cuales se traten los siguientes puntos: Asignacin de recursos para el proceso de auditora. Resultados de la auditora anterior. El personal requerido para formar el grupo de auditora con el fin de garantizar la experiencia y la independencia adecuada. La metodologa para conducir y documentar las auditoras. El informe de los hallazgos de la auditora. La implementacin de las recomendaciones de auditora. La distribucin de los informes de auditora. Se harn inspecciones recorriendo el lugar de trabajo. El representante de CEPCOLSA en el sitio ser el encargado de hacer el correspondiente recorrido y estar acompaado del representante de EL CONTRATISTA en el lugar de trabajo. Las auditoras al cumplimiento del Programa de Salud ocupacional presentado por EL CONTRATISTA a LA COMPIA se harn bimensualmente y el formulario de evaluacin se entregar previamente a EL CONTRATISTA, por parte de CEPCOLSA. Se programarn las auditoras a partir de la Fecha Efectiva y de acuerdo con el plan HSEQ. Se revisar el cronograma inicial de acuerdo con los resultados de auditoras previas. 15.3.Mantenimiento programado, e inspecciones EL CONTRATISTA deber tener disponible en el lugar de trabajo y durante la vigencia del CONTRATO, certificados vlidos de inspecciones y pruebas de lo siguiente: Equipo Pesado (gras, excavadoras, camiones, montacargas, equipo para levantar cargas). Herramientas incluyendo las de potencias porttiles y otros equipos elctricos. Certificaciones vigentes de los equipos. 15.4.Predios y vivienda EL CONTRATISTA deber inspeccionar, en forma regular, las viviendas, los campamentos, las cafeteras, los casinos y las oficinas suministradas a su personal, al personal de los subcontratistas y al personal de CEPCOLSA, antes de la ocupacin y posteriormente en forma regular. Se har una inspeccin de salud e higiene en cualquier alojamiento, casinos y cafetera con el respectivo seguimiento regular a la misma. Deben mantenerse los ms altos niveles de saneamiento e higiene, en oficinas, servicios sanitarios y manejo de desechos, haciendo nfasis en el control de plagas y vectores. Para habilitar campamentos o viviendas para trabajadores EL CONTRATISTA deber cumplir con los requerimientos del Decreto 2400 y el Decreto 2013 de la Ley 9 de 1979, adems el contratista deber cumplir lo establecido en la licencia ambiental, PMA y MMA. 15.5.Documentos de referencia EL CONTRATISTA deber utilizar, como documentos de referencia para auditora e inspecciones, la ltima edicin de todas las normas que corresponda, los cdigos y normas mencionadas en el contrato y, en particular, los documentos HSEQ que corresponda, expedidos por organizaciones tales como: Normas de seguridad social, Ministerio de Proteccin Social, cdigo sustantivo del trabajo, normas ambientales de acuerdo al decreto 2811 de 1974 y Reglamentado
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por el Decreto Nacional 1608 de 1978 , Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1715 de 1978, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 704 de 1986 , Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 305 de 1988 , Reglamentado por el Decreto Nacional 4688 de 2005, Reglamentado por el Decreto Nacional 2372 de 2010 y la Ley 99 del 23 de diciembre de 1993 y las Resoluciones emitidas por la Corporaciones Autnomas Regionales. Cumplir con lo establecido en el EIA, PMA o MMA del proyecto y obligaciones de las resoluciones emitidas por el MAVDT y Corporaciones Autnomas Regionales. Normas ISO 9001 e ISO 14001 (Haciendo referencia a calidad y Auditoras Ambientales). OSHAS 18001, La Administracin de Seguridad y Salud Ocupacional. ICONTEC, Instituto de Normas Tcnicas Colombianas. Plan Nacional de Emergencias teniendo en cuenta el Decreto 321 de febrero de 1999.
15.6.Registros y acciones correctivas El CONTRATISTA deber llevar un registro de las auditoras e inspecciones en los libros de registro o equivalentes, como corresponda. El CONTRATISTA deber integrar su informe de acciones correctivas al Plan de Mejoras de HSEQ. 15.7.Evaluacin del desempeo de EL CONTRATISTA. CEPCOLSA evaluar cada dos (2) meses el desempeo de EL CONTRATISTA en las disciplinas HSE de acuerdo con los trminos presentados en este anexo. La calificacin lograda por EL CONTRATISTA en esta evaluacin ser considerada para su permanencia en el Registro de nico de Proveedores y para futuras invitaciones en procesos licitatorios. 16. PLAN DE MEJORAS HSEQ Para mejorar el cumplimiento de HSEQ, EL CONTRATISTA deber establecer un cronograma de Mejoras de HSEQ, el cual deber tratar adems de las mencionadas en el numeral 13.6, los siguientes cuando menos: 16.1.Desempeo de HSEQ en comparacin con los objetivos. 16.2.Acciones correctivas "por hacer" y "hechas" como se definen de acuerdo con las siguientes categoras de evaluacin de HSEQ: anlisis de las evaluaciones de riesgo, simulacros, revisiones, incidentes y casi incidentes, auditoras, inspecciones y vigilancia ambiental. 16.3.Respuesta de los habitantes locales las autoridades y CEPCOLSA a los comentarios sobre HSEQ. 16.4.La propuesta de EL CONTRATISTA para su plan de mejora de HSEQ deber cubrir varias reas, por ejemplo: 16.5.Capacitacin y competencia del personal en HSEQ. 16.6.Modificacin de los procedimientos de seguridad. 16.7.Reposicin de equipos de seguridad gastados o daados. 16.8.Instalaciones elctricas o de distribucin de energa. 16.9.Almacenamiento, segregacin, manipulacin y uso de gas para consumo. 16.10. Inspeccin de gras y otros aparatos para levantar cargas. 16.11. Implementacin de un sistema de cdigo de colores para las eslingas y aparejos en izaje de cargas.
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16.12. 16.13. 16.14.
Mejora de las instalaciones mdicas y de los insumos mdicos. Mejora del sistema de gestin de desechos. Mejora del sistema de trabajo en alturas.
Durante la vigencia del CONTRATO, El CONTRATISTA deber revisar peridicamente su plan de mejora de HSEQ, en colaboracin con CEPCOLSA. 17. DOCUMENTOS RELACIONADOS 17.1.POLITICAS HSEQ CEPCOLSA (Anexo) 17.2.POLTICA DE ALCOHOL Y DROGAS 17.3.PRE-015-00 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CONTRATISTAS (Anexo) 17.4.PRE-010-02- PROCEDIMIENTO DE REPORTE E INVESTIGACION DE CASI ACCIDENTES, INCIDENTES Y ACCIDENTES 17.5.FORMATO 0020 INFORME CONTRATISTAS (Anexo)
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ANEXO RSE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
ANEXO RSE TABLA DE CONTENIDO 1. POLITICA DE RSE Nuestro Concepto De Responsabilidad Social Dialogo Buen Gobierno Nuestro Compromiso Gestin Con las Comunidades Gestin de Riesgos
2. LINEAMIENTOS DE GESTIN SOCIAL APLICABLES PARA CONTRATISTAS 2.1 Induccin De RSE 2.2 Informacin A Comunidades Y Autoridades Locales 2.3 Atencin De Inquietudes De Terceros: Comunidades Y Autoridades 2.4 Inversin Social 2.5 Contratacin De Mano De Obra No Calificada 2.6 Contratacin De Mano De Obra Calificada 2.7 Contratacin, Compra De Bienes Y Servicios Locales 2.8 Pago De Impuestos A Nivel Local 2.9 Informe De Gestin Social 2.10 Entrega y diligenciamiento de reportes 2.11 Plan de manejo ambiental 2.12. Cumplimiento de subcontratistas 2.13 Equipo administrativo del contratista 3. PLAN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DEL PRESENTE ANEXO APLICADO A SUS TRABAJADORES 4. RESPONSABILIDADES DEL AREA RSE DE CEPCOLSA
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1. POLTICAS DE RSE NUESTRO CONCEPTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Es el compromiso de actuar de forma responsable y coherente en el desarrollo del negocio. Este comportamiento se refleja en la Misin, la Visin y los Valores corporativos de la Compaa. Para CEPCOLSA la Responsabilidad Social consiste en construir una relacin con transparencia y verticalidad con nuestros pblicos de inters, en el marco de la legitimidad y la legalidad para contribuir en el fortalecimiento de las instituciones. Todo lo anterior busca consolidar la viabilidad de las operaciones, la sostenibilidad de los proyectos, y la reputacin empresarial. DILOGO El dilogo con los grupos de inters, basado en la transparencia en la gestin e informacin, constituye un proceso crtico dentro de la estrategia de Responsabilidad Social; En el proceso de definicin de las polticas en esta materia, se busca conocer cules son las expectativas de los grupos de inters, y de qu manera la Compaa las transformar en compromisos a los que deber dar respuesta. BUEN GOBIERNO Las polticas y procedimientos de Gobierno Corporativo de la Compaa supervisan que el conjunto de la organizacin persiga la consecucin de los objetivos generales de la empresa y que se protejan los intereses de los pblicos de Inters. Su estructura est enfocada por tanto al logro de los siguientes objetivos: La creacin de valor. La satisfaccin de sus pblicos de inters. El compromiso con la Responsabilidad Social Empresarial. NUESTRO COMPROMISO Construir, a travs del dilogo, el conocimiento mutuo y la participacin en proyectos de las comunidades en las que se desarrolla la actividad, un marco de actuacin tendiente a establecer relaciones de calidad basadas en la confianza, la cercana y la transparencia. La Compaa, al estudiar la incidencia de sus actuaciones en el entorno en que desarrolla sus operaciones, no slo implanta programas que minimicen el impacto en el medio natural, sino que se interesa por conocer la percepcin, inquietudes y necesidades de las comunidades en las que se ubica, realizando actuaciones especficas, adaptadas a cada entorno para conocer sus propias inquietudes. GESTIN CON LAS COMUNIDADES CEPCOLSA es consciente de que sus actuaciones, tanto a nivel operativo como de apoyo a la comunidad, deben tener en cuenta las expectativas y necesidades de la sociedad en la que est presente. Para ello, en los diferentes proyectos que desarrolla su actividad la Compaa tiene establecidos unos mecanismos de dilogo con sus principales grupos de inters con el fin de conocer sus opiniones y necesidades ms sentidas; presentar la actividad desarrollada y mantenerlos informados sobre los avances, cambios, etc., creando relaciones de confianza. Algunos ejemplos de los mecanismos de gestin social son:
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Procesos de informacin y comunicacin: construimos relaciones transparentes con nuestros Pblicos de Inters, a travs de procesos de comunicacin claros, oportunos y veraces, con el fin de mantenerlos informados permanentemente sobre los proyectos que adelanta la Compaa. Empleo local: generamos oportunidades de empleo no calificado, a travs de nuestros contratistas en las reas donde trabajamos, generando beneficios para la poblacin vecina. Compras y contratacin en la regin: buscamos beneficiar el comercio local, a travs de la compra y contratacin de bienes y servicios en las regiones donde operamos, siempre y cuando cumplan con los requisitos de calidad y precios competitivos. Inversin social: a travs de una inversin voluntaria la Compaa busca mejorar el nivel de vida de las comunidades vecinas, mediante proyectos sociales definidos con las comunidades, de acuerdo a las polticas corporativas.
GESTIN DE RIESGOS CEPCOLSA es consciente de que la consecucin de sus objetivos empresariales depende, en gran medida, de su capacidad para mantener relaciones de confianza con sus pblicos de inters y para administrar, gestionar y controlar apropiadamente los riesgos a los que est sujeta. Para hacer frente a estos retos, CEPCOLSA dispone de sistemas de control de riesgos, que permiten, por un lado lograr los objetivos empresariales y, por otro, crear valor. 2. LINEAMIENTOS DE GESTIN SOCIAL APLICABLES PARA CONTRATISTAS El presente Anexo y las acciones que se derivan del mismo, hacen parte integral del presente CONTRATO, y por tanto, son de obligatorio cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA. A travs de los Lineamientos de responsabilidad social empresarial (RSE) de CEPCOLSA informa su Poltica Social en la cual declara sus principios e intenciones relativas al desempeo social en las actividades. Las cuales son de obligatorio cumplimiento para los CONTRATISTAS en la ejecucin de Contratos para CEPCOLSA. En estos lineamientos, se encuentran adems las bases de lo que se desea del plan de cumplimiento de obligaciones del contratista para la ejecucin del CONTRATO. Los formatos a travs de los cuales EL CONTRATISTA reportar la informacin a CEPCOLSA referente al cumplimiento de las polticas sociales y/o fichas de P.M.A. deben ser los relacionados en el Anexo de Formatos Sociales, en caso de requerirse un formato adicional debe ser validado previamente por CEPCOLSA. Para estos efectos, el CONTRATISTA tendr, entre otras las siguientes obligaciones: 2.1 INDUCCIN DE RSE Todo CONTRATISTA antes de iniciar el trabajo debe tener la induccin de RSE, la cual debe realizarse en dos momentos; un primer momento en Bogot donde se renen los interlocutores que desde CEPCOLSA CONTRATISTA van a trabajar en Bogot y un segundo momento en el lugar, zona o rea de trabajo donde el personal que va a estar encargado en campo por parte del CONTRATISTA recibe induccin del representante RSE asignado para el proyecto. Estas inducciones tratan temticas como informacin acerca del entorno, compromisos con comunidades y autoridades, condiciones especficas de salarios locales y requerimientos de
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cumplimiento obligatorio de la Licencia, P.M.A. M.M.A y dems documentos emitidos por la autoridad ambiental. El CONTRATISTA deber presentar en la induccin la persona que en su representacin estar al frente de todos los compromisos de responsabilidad social anexos al contrato y producto del presente anexo. En dicha induccin se presentarn los protocolos y procedimientos vigentes en el rea de RSE, los cuales sern de obligatorio cumplimiento por parte del CONTRATISTA. 2.2 INFORMACIN A COMUNIDADES Y AUTORIDADES LOCALES Previo al inicio de las actividades se deber haber realizado el acercamiento y reconocimiento a todas y cada una de las respectivas comunidades y organizaciones comunitarias del rea de influencia, as como acercamiento a las autoridades locales. El CONTRATISTA no podr intervenir una vereda, ni realizar actividad alguna en ella, hasta tanto no tenga la aprobacin de CEPCOLSA previo cumplimiento con las obligaciones contenidas en el presente anexo, para ello CEPCOLSA supervisar estas actividades. CEPCOLSA desarrollarn procesos de informacin sobre el proyecto y crearn espacios de comunicacin permanentes y efectivos con la comunidad y las autoridades al momento de ingresar al rea, para lo cual El CONTRATISTA deber realizar acompaamiento en los momentos que se requiera. Como soporte de los espacios de comunicacin con la comunidad y las autoridades se levantar acta de cada una de las reuniones, en las cuales se dejar constancia de los compromisos de las partes, registros de asistencia, fotos y en general toda la informacin que refleje lo ocurrido en la reunin. La informacin a transmitir a las autoridades y comunidades del rea de influencia corresponder a la etapa en la que se encuentre la ejecucin del contrato en todos los casos la informacin a transmitir en trminos de contenido, pertinencia, tiempos debe ser acordada con CEPCOLSA. De acuerdo a lo anterior, El contratista deber cumplir con su presencia en las siguientes reuniones formales con nuestros grupos de inters: Reunin de Inicio al CONTRATO. Reunin de socializacin ante Autoridades Locales y Comunidad. Reunin semanal y/o mensual de evaluacin y seguimiento con el rea de RSE. Reuniones de seguimiento con las comunidades y Autoridades Municipales, que sean solicitadas en determinado momento y que sean coordinadas por el rea de RSE. Reunin de Cierre al CONTRATO con las comunidades y autoridades municipales 2.3 ATENCIN DE INQUIETUDES DE TERCEROS: COMUNIDADES Y AUTORIDADES CEPCOLSA tendr a su cargo la recepcin de las reclamaciones presentadas por la comunidad con el fin de llevar un registro de los casos, sirviendo como puente de comunicacin entre la persona o personas que interponen la reclamacin y el CONTRATISTA en el caso en que est vinculado. EL CONTRATISTA deber concertar y reportar a CEPCOLSA las acciones correctivas, preventivas que se implementen como respuesta a una reclamacin interpuesta como consecuencia de acciones realizadas por EL CONTRATISTA.
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La informacin de todas y cada una de las reclamaciones interpuestas ser sistematizada con el fin de llevar los seguimientos a los casos presentados verificando: La fecha y el nombre del reclamante El tipo de reclamacin Las observaciones sobre la reclamacin La competencia tcnica para la solucin del problema El cierre del caso o el seguimiento que requiere el caso as como las acciones a desarrollar para realizar el cierre. Los profesionales responsables de realizar este cierre.
As mismo se llevar un registro documental debidamente soportado de las inquietudes, las respuestas y las soluciones dadas y se entregar reporte semanal del status de las mismas con indicadores que permitan hacer seguimiento a su gestin y solucin. El CONTRATISTA estar en capacidad de demostrar en cualquier tiempo que se encuentra a Paz y Salvo con las Comunidades, Organizaciones, Asociaciones, trabajadores, Autoridades, Proveedores y Subcontratistas y en general con cualquier otra entidad que pueda verse impactada por la realizacin de los Trabajos. El CONTRATISTA deber atender adecuadamente y responder de manera oportuna las peticiones, quejas y reclamos, con un plazo mnimo de 5 das cuando sean respuestas de tipo laboral y de fcil solucin y un mximo de 15 das cuando se requiera mayor informacin o de una investigacin para dar una respuesta. En todo caso este protocolo de atencin debe estar sujeto a lo que determina el procedimiento de atencin de peticiones, quejas y reclamos establecido por CEPCOLSA PRE 040-01. Toda respuesta debe darse por escrito, con soporte legal en caso de requerirse y dando respuesta precisa de la solicitud o inquietud reportada. Cualquier reclamacin presentada debe tener soportes escritos del proceso de atencin y cierre. 2.4 INVERSIN SOCIAL CEPCOLSA ejecuta en las reas de influencia un Plan de Inversin Social voluntario, el cual es concertado con las comunidades y se adelanta en la medida de lo posible tripartita con los aportes de la comunidad y de las autoridades locales; se busca que los proyectos que se adelanten en la inversin social propendan por el mejoramiento de condiciones existentes en las comunidades del rea de influencia. La ejecucin del Plan de Inversin Social involucrar el seguimiento y cierre de dichos proyectos de inversin social. Los montos a ejecutarse y los proyectos de inversin social son definidos por CEPCOLSA previa proceso de formulacin y viabilizacin. De igual forma si el CONTRATISTA tuviese dentro de sus polticas internas entregar algn aporte de inversin social deber ser concertado con CEPCOLSA. De forma tal que no genere efectos negativos o dependencia a la operadora. Cualquier solicitud comunitaria dirigida a EL CONTRATISTA deber ser respondida por escrito con copia a CEPCOLSA. 2.5 CONTRATACIN DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA El contratista tiene la obligacin de contratar el cien por ciento (100%) de la MANO DE OBRA NO CALIFICADA (MONC) en la comunidad del AID y con el AII, en cumplimiento de lo establecido en
el PMA y las Polticas de RSE de la COMPAA. EL CONTRATISTA se compromete a hacer cumplir dicha responsabilidad por parte de sus subcontratistas. Adems de lo anterior deber cumplir con el procedimiento para la solicitud y seleccin de MONC en el CONTRATO de acuerdo a los siguientes lineamientos establecidos: En todo caso, el CONTRATISTA informar mnimo con cinco (05) das de anticipacin, por escrito al rea de RSE en campo, sobre el personal requerido, informando como mnimo: cantidad de personal a contratar y requisitos que debe reunir cada candidato, lugar, fecha y hora en la cual el trabajador se presentar al CONTRATISTA, fecha aproximada de ingreso y duracin del contrato. En cualquier caso, el personal de MONC que no haya sido remitido por el procedimiento para la contratacin definido, no podr ingresar a trabajar para el servicio objeto de este CONTRATO. CEPCOLSA remitir el personal que solicite el CONTRATISTA de acuerdo con las polticas y procedimientos que para tal fin tienen establecidas las organizaciones comunitarias de base, sin ir en contra de la legislacin colombiana. El Contratista declara conocer y aceptar las polticas y procedimientos de CEPCOLSA para estos efectos. El CONTRATISTA pagar el salario establecido por CEPCOLSA el cual est definido para la Mano de Obra NO Calificada, ms las prestaciones sociales y dems acreencias laborales, cumpliendo en un todo con la legislacin laboral. Cualquier aumento en el valor de este salario ser previamente informado por CEPCOLSA al CONTRATISTA. Nota 1: El listado de salarios para cada proyecto, se encuentra determinado en un anexo al final de este documento (Anexo de salarios). En el caso de los salarios de proyectos nuevos que no estn determinados en el presente Anexo, sern informadas formalmente previo al proceso de licitacin de cualquier contrato. El contratista debe entregar a cada trabajador copia del contrato, desprendibles de pago de nmina, liquidacin. EL CONTRATISTA reportar semanalmente los movimientos de personal vinculado y desvinculado de acuerdo con los formatos establecidos por CEPCOLSA. Para los cargos de Conductores, empleados para oficios varios en los casinos, guardas de seguridad, camareros, que requieren un perfil especfico, EL CONTRATISTA debe tener en cuenta como primera opcin la oferta laboral local, es decir de la zona donde se ejecuta el servicio. En caso en que EL CONTRATISTA suministre la alimentacin o que el personal se encuentre hospedado en campamento (en el cual se suministra la alimentacin), EL CONTRATISTA no estar obligado a pagar el bono de alimentacin. Nota 2: En caso que exista una diferencia entre los trabajadores y el CONTRATISTA, se proceder a tomar decisiones teniendo en cuenta la viabilidad del proyecto, prevaleciendo la sostenibilidad del mismo y el beneficio de las relaciones con la comunidad AID-AII Para todos los casos, es responsabilidad del CONTRATISTA el transporte del personal, el cual deber darse en un recorrido de los centros poblados del rea de influencia directa o indirecta al sitio de los trabajos. En el caso de que no se suministre transporte, se podr contemplar el auxilio de transporte, sin embargo esta opcin est sujeta a aprobacin de CEPCOLSA.
El Contratista declara conocer y aceptar las polticas y procedimientos de CEPCOLSA para estos efectos. 2.6 CONTRATACIN DE MANO DE OBRA CALIFICADA EL CONTRATISTA deber preferiblemente considerar los listados de las asociaciones de personal calificado existentes en cada municipio y la oferta de mano de obra calificada disponible en cada zona: profesionales y tcnicos por oficios y especialidades. EL CONTRATISTA deber evaluar el personal del rea de influencia directa y de sus reas circundantes para las labores calificadas del proyecto y que en igualdad de condiciones y resultados de pruebas demuestren la calidad de su trabajo se podrn tener en cuenta para el desarrollo del proyecto. EL CONTRATISTA deber hacer al personal RSE de la COMPAA la solicitud de personal con por lo menos cinco (5) das de anticipacin, determinando el perfil requerido, fecha y hora de citacin y requisitos solicitados. En caso que no se consiga personal local EL CONTRATISTA deber presentar al rea de RSE la hoja de vida del trabajador a contratar para verificar el cumplimiento del perfil, El CONTRATISTA se compromete a solicitar solamente el personal realmente requerido, por lo tanto informar claramente al personal escogido y al rea de RSE de campo, su fecha de ingreso. Previo al inicio del servicio, todo cargo que requiera un mnimo de calificacin y experiencia, debe contratarse como MOC, y por lo tanto se le debe pagar a esta persona un salario acorde con su cargo. Tendr la prioridad el personal local del AID y del AII, siempre y cuando cumplan con el perfil requerido para el cargo y los procesos de seleccin realizados por EL CONTRATISTA. El personal calificado vinculado de manera local debe tener las mismas condiciones laborales y salariales del personal externo y/o propio del contratista que este bajo el mismo cargo. Los salarios para el personal calificado son potestad del contratista, frente a lo cual el contratista debe tener en cuenta el contexto local, las condiciones salariales locales para presentar propuesta econmica, teniendo como base que ningn calificado puede estar por debajo del salario del personal no calificado. En la contratacin del personal calificado y anlisis del potencial de contratacin local, se respetara el personal staff y de confianza de EL CONTRATISTA, sin embargo, EL CONTRATISTA se compromete a contratar al personal local, especialmente en perfiles que pueden conseguirse localmente para lo cual deber presentar previo al inicio de labores un documento con el potencial de personal que por su poltica de responsabilidad social empresarial contratara de dicho personal disponible en la zona. Para el caso del proyecto Caracara, el contratista deber contemplar para el personal calificado local el pago del bono de alimentacin por un valor igual al personal no calificado, es decir de $9.750 por ocho (8) horas laboradas. Este monto se duplicar a partir de la primera hora extra. 2. 7 CONTRATACIN, COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES La adquisicin de servicios, transporte, herramientas, materiales y equipos que sean requeridos por EL CONTRATISTA para la ejecucin del CONTRATO, sern preferiblemente contratados y/o comprados en la regin, en la medida en que cumplan los estndares de calidad y cantidad (stock) establecidos para el desarrollo del proyecto y sean competitivos en precios a nivel regional. El CONTRATISTA, deber realizar la contratacin de transporte de acuerdo a las empresas locales de transporte sugeridas por CEPCOLSA, en su contratacin deber tener en cuenta adems de la tarifa y el alcance del servicio, la responsabilidad del pago de salario del conductor,
el auxilio de alimentacin y su seguridad social. De igual forma debern quedar claros los costos del servicio en caso en que se ample la jornada contratada y la responsabilidad del pago de horas extras del conductor. EL CONTRATISTA cancelar oportunamente a los proveedores de la regin que le hayan suministrado bienes o servicios. Los pagos a estos proveedores no estarn sujetos a los pagos que haga CEPCOLSA al CONTRATISTA. Mensualmente, El CONTRATISTA presentar un informe consolidado de bienes y servicios tomados en la zona de influencia del proyecto, el debe incluir el nombre del proveedor local y el monto total del bien o servicio prestado y copia de los paz y salvos. Para una adecuada vinculacin de compra o alquiler de bienes y servicios EL CONTRATISTA debe: Establecer los respectivos mecanismos de convocatoria y participacin de los diferentes establecimientos comerciales del rea de influencia, a travs de la seleccin para compra de bienes, insumos y servicios locales para lo cual EL CONTRATISTA debe fijar la forma de cotizacin, el sistema de seleccin, la forma de compra y de pago y dems aspectos relacionados con la adquisicin de insumos, bienes y servicios. El CONTRATISTA deber ofertar tarifas de acuerdo al mercado local (municipio donde est desarrollando los trabajos), en caso de presentarse conflictos por temas tarifarios entre lo ofertado por el contratista y los solicitado por los proveedores locales, este conflicto se dirimir de acuerdo a las tarifas del mercado local, sin que por esto se convierta en un reembolsable de CEPCOLSA. En todo caso el CONTRATISTA deber tener soporte de los acuerdos o negocios realizados con los diferentes proveedores locales mediante contratos de servicios o compras firmados, de acuerdo a sus procesos administrativos internos. PAGOS: En ningn caso, el pago de las obligaciones que tenga El CONTRATISTA y/o sus subconstratistas con personas naturales y/o jurdicas del AID o AII del proyecto, en razn al cumplimiento del CONTRATO, estar condicionado a los pagos que adeude a CEPCOLSA. 2.8 PAGO DE IMPUESTOS A NIVEL LOCAL Es obligacin del Contratista pagar el impuesto de Industria y Comercio pertenecientes al municipio en el cual desarrolle los trabajos; para el pago de este impuesto deber tener en cuenta la normatividad que aplique en cada municipio as como su clasificacin tributaria. Es indispensable la entrega del Paz y salvo por concepto de este impuesto expedido por la alcalda municipal para presentar la factura del ltimo pago 2.9 INFORME DE GESTIN SOCIAL INFORME FINAL EN PROYECTOS DE SSMICA Teniendo en cuenta que en el caso de las empresas de adquisicin ssmica poseen un departamento de manejo de comunidades, todos los lineamientos de actuacin de dicho departamento debern estar enmarcados por las polticas de RSE y los lineamientos establecidos en el presente anexo. El informe final de dicho departamento deber estar estructurado de acuerdo a lo estipulado por CEPCOLSA frente a contenido e indicadores. La informacin de gestin social de ssmica deber reportarse semanalmente de acuerdo a los formatos entregados por el representante de RSE en la induccin al CONTRATISTA. INFORME FINAL EN EL PROYECTO CARACARA Y OTROS PROYECTOS
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Una vez finalice en servicio objeto de este CONTRATO, EL CONTRATISTA deber elaborar el Informe final de Responsabilidad Social Empresarial, el cual debe estar elaborado en documento Word y contener de manera detallada los resultados de los requerimientos realizados en el presente anexo. Este informe deber contar con el visto bueno del rea de RSE de campo y del administrador del contrato de la COMPAA. Este informe deber elaborarse con base a los soportes pertinentes como los paz y salvos por concepto de consumo de bienes y servicios, pago de salarios y liquidaciones de sus trabajadores, arrendamientos y subcontratos realizados. Con base a los resultados de este informe y del comportamiento del contratista durante la ejecucin del contrato el rea de RSE determinara el valor definido para la evaluacin de contratistas realizados al finalizar el contrato. 2.10 ENTREGA Y DILIGENCIAMIENTO DE REPORTES Adems de las responsabilidades propias de la poltica de RSE, del Plan de Gestin Social presentado, las determinadas en el PMA del proyecto y todas aquellas determinadas en la ley; EL CONTRATISTA deber presentar semanal y mensualmente tres formatos de informacin a saber: Formato de contratacin de personal, Compra de bienes y servicios Contratacin de vehculos. Nota: Para el caso del proyecto de Caracara, el rea de RSE determinara fecha y hora de entrega de dichos reportes. Los formatos sern entregados de forma digital una vez se realice la reunin de inicio del contrato. Para proyectos exploratorios el ltimo da de cada mes y una vez finalizado el trabajo, el Contratista deber entregar, los siguientes reportes mensuales: - Reporte de Personal (Todo el personal vinculado al proyecto) Fech Fech Dias No Nomb Cedu Munici Vere Catego Proceden Carg a de a de trabajad . re la pio da ria cia o inici salid os o a Local MONC Externo -MOC Regional
- Reporte de compras y servicios locales Nombre Procedenci Procedenci del a Municipio a Vereda Proveedor
Empresa Que Vincula
Fecha de Inicio
Fecha de Finalizacin
Valor Cancelado
- Registro del pago de impuesto de industria y comercio Los formatos para diligenciar esta informacin sern entregados al Representante de la compaa CONTRATISTA, durante la induccin de RSE en Campo. Adicionalmente, el contratista debe entregar copia a solicitud del personal del rea social de lo referente a:
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*Paz y Salvos de Bienes y Servicios Adquiridos *Paz y Salvos de Reclamaciones Presentadas *Copia de entrega de liquidaciones del personal *Copia de registro de Inducciones a Personal. *Registro del pago de impuesto de industria y comercio 2.11 PLAN DE MANEJO AMBIENTAL El CONTRATISTA debe contribuir a dar cumplimiento a los programas de gestin social y los programas de monitoreo y seguimiento que se estipulan en los PMA del proyecto a ejecutarse, por tanto cumplir con las medidas para minimizar los impactos socio-econmicos y ambientales generados por la ejecucin del proyecto. 2.12 CUMPLIMIENTO DE SUBCONTRATISTAS: El CONTRATISTA, se har responsable de que sus subcontratistas cumplan con lo estipulado en el presente anexo. 2.13 EQUIPO ADMINISTRATIVO DEL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA se compromete a contratar profesionales que desarrollen las labores administrativas, de Recursos Humanos y de compra de bienes y servicios de forma idnea. As mismo, el CONTRATISTA deber proporcionar las herramientas necesarias para que la administracin pueda desarrollar adecuadamente sus funciones, especialmente en las correspondientes a pagos de nmina, entrega de soportes de pago a los trabajadores, registro de horas extras, dominicales y festivas trabajadas, pago de bonificaciones, afiliaciones, entre otras. El equipo administrativo deber tener un jefe quien se relacionar y mantendr comunicacin con el rea de RSE de la COMPAA, con el fin de verificar el tipo de inquietudes presentadas y su proceso de respuesta. 3. PLAN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DEL PRESENTE ANEXO APLICADO AL PERSONAL DEL CONTRATISTA El contratista deber presentar un PLAN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES del presente anexo, orientado a su personal interno, previo al inicio del servicio objeto del presente CONTRATO, el cual debe contener la misin, visin y poltica de responsabilidad social del CONTRATISTA, los programas especficos aplicados al proyecto a ejecutar, de acuerdo a lo que se presentar a continuacin y los respectivos indicadores que manejara en relacin a la ejecucin del mismo. Para la ejecucin de este plan de cumplimiento el CONTRATISTA, deber contar con un profesional idneo que le permita dar cumplimiento de las acciones o actividades previstas en cada programa y presentar los informes de gestin pertinentes al rea de RSE de la compaa, el CONTRATISTA debe presentar el perfil de este profesional previo al inicio o ejecucin del proyecto para verificar si cumple con el perfil especifico requerido que depender del alcance del proyecto. El plan de gestin social deber contener como mnimo pero no limitado los siguientes programas: 3.1 Programa de Induccin a sus trabajadores: En este programa debe describir metodolgicamente como realizar el proceso de induccin a sus trabajadores, deber adems entregar previo al inicio de actividades una presentacin de esta induccin con el contenido de la misma, la cual deber contener informacin respecto a salarios, fechas de corte para pago de
nmina, fechas de entrega de soporte de pago de nmina, lugar de entrega de dicho soporte, tipo y tiempo de contratacin, metodologa para reportar horas extras, dominicales y festivas laboradas, procedimiento para la atencin de inquietudes determinando claramente tiempos de respuestas, persona responsable de recepcionar la inquietud, espacios o mtodo para recibir dichas inquietudes; de igual forma debe informarse claramente los turnos de trabajo y jornadas laborales, beneficios extralegales como bonos de transporte, hospedaje, alimentacin entre otros en los casos que aplique. EL CONTRATISTA deber entregar copia de los contratos de trabajo al momento de la contratacin o de la induccin, este contrato deber ser firmado por las dos parte y a cada trabajador se le deber explicar sus derechos y obligaciones de acuerdo a su respectivo contrato laboral. El contratista contara con un formato que soporte con la firma de sus trabajadores la realizacin de dicha induccin y la entrega de la copia del contrato. Una vez realizada la induccin interna del CONTRATISTA, deber programar la induccin con la empresa CONTRATANTE. Estas obligaciones deben ser extensivas hasta la ltima lnea de la subcontratacin. Sumado a lo anterior en este proceso de induccin interno con el propsito de promover en los trabajadores el respeto mutuo y las buenas relaciones con el entorno, en un ambiente socialmente sano y de sensibilizar y comprometer a los contratistas y a los trabajadores para el cumplimiento de las polticas sociales, ambientales y de seguridad, en procura de una relacin de respeto por el entorno y la comunidad, El CONTRATISTA dar induccin a todo su personal (tanto de staff como labor) y al de sus subcontratistas sobre el manejo y cumplimiento de las obligaciones sociales y ambientales, de lo cual levantar las actas correspondientes, y enviar a CEPCOLSA copia de dichas actas. Para dar cumplimiento a lo anterior, la induccin debe complementarse con los siguientes aspectos: a) Cumplimiento de la legislacin colombiana aplicable. b) Compromiso de cumplimiento de la postura poltica, la poltica de responsabilidad social, normas, guas y procedimientos de CEPCOLSA y el CONTRATISTA. c) Motivacin a los trabajadores por el respeto a un medio ambiente sano. d) Respeto a las tradiciones y formas de vida de los habitantes del rea donde se desarrollan las actividades. e) Respeto por la propiedad privada en donde se desarrollan los trabajos. f) Responsabilidad en el compromiso adquirido con el proyecto y con la comunidad al ser elegidos por sta para el beneficio del empleo. g) Racionalidad en el uso de los ingresos: Motivacin al ahorro. h) Compromiso de cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental y de la Poltica Ambiental de CEPCOLSA. i) Elementos bsicos de educacin ambiental. j) Dar conocimientos elementales sobre obligaciones ambientales. k) Criterios y restricciones ambientales a tener en cuenta en el desarrollo del Programa Ssmico. l) Dar a conocer los mecanismos de diligenciamiento de los registros, formatos, fichas y similares relacionados con el cumplimiento del PMA. m) Manejo del Patrimonio Arqueolgico. n) Induccin especifica de la labor que va a realizar el trabajador o) Las inducciones debe tener un cupo mximo de 35 personas esto para lograr la mayor atencin de los asistentes. p) Se dar instrucciones al todo el personal sobre la importancia del respeto y las buenas costumbres que se debe tener con la(s) comunidad(es) y estamentos gubernamentales.
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En el momento en que CEPCOLSA lo solicite, el CONTRATISTA le entregar el reporte de cumplimiento de este requerimiento. 3.2 Procedimiento de comunicacin con sus trabajadores: el cual debe contener los espacios, mecanismos e instrumentos que tendr el proyecto para relacionarse y dialogar con sus trabajadores y los dems grupos de inters que lo requieran y apliquen para este proyecto. 3.3 Programa de Atencin de Inquietudes, Peticiones, Quejas y Reclamos con sus Empleados: Describe el procedimiento, tiempos de respuesta y persona responsable de este programa, el cual debe estar alineado al procedimiento de atencin a inquietudes, quejas y reclamos de CEPCOLSA, anexo a este documento. El CONTRATISTA, deber contar con un formato para recepcionar las quejas, el cual contemple tipo de queja, proceso de atencin, persona responsable y cierre de la misma. 3.4 Programa de Generacin de oportunidades laborales para MOC: Acorde con la demanda de las labores a realizar y a la planeacin realizada con el rea tcnica: describe el programa especfico para tal fin, previo al inicio de la ejecucin de este proyecto, cuyo objetivo es proyectar un estimado de contratacin calificado local. Al respecto aplica las recomendaciones dadas en los lineamientos sociales contempladas en este documento. 3.5 Programa de oportunidades a generar con proveedores locales y regionales: Determina las posibles oportunidades en bienes y servicios a contratar durante la ejecucin del contrato, deber dejar claro las fechas de pago con estos proveedores. 3.6 Programas de capacitacin y ascensos de sus empleados calificados: Aplica para el rea de Influencia Directa (AID) y rea de Influencia Indirecta (AII), de acuerdo a lo que considere pertinente implementar. Todo lo anterior en el marco de lo solicitado en la licencia ambiental y PMA especifico del proyecto, as como la poltica de RSE de la COMPAA. 4. RESPONSABILIDADES DEL AREA RSE DE CEPCOLSA Para la ejecucin de este servicio CEPCOLSA a travs de su departamento de RSE se compromete a: Realizar las inducciones respectivas a todo el personal de contratistas para exponer las polticas de responsabilidad social de CEPCOLSA. Verificar de manera acuciosa, los procedimientos y documentacin que implementara EL CONTRATISTA durante la ejecucin del proyecto. Hacer seguimiento al cumplimiento del procedimiento correspondiente a quejas y reclamaciones, verificando tiempos de respuesta y/o resolucin de no conformidades. El rea RSE podr solicitar informacin pertinente a EL CONTRATISTA, con el fin de verificar la veracidad de quejas y la valides de respuestas por parte del CONTRATISTA. Realizar un puente entre EL CONTRATISTA y las entidades comunitarias responsables del tema laboral, en lo referente a la vinculacin de la misma, haciendo una supervisin de la metodologa y anlisis de perfiles solicitados, basado en la directriz del presente anexo RSE. Revisar, analizar y consolidar la informacin diligenciada en los formatos suministrados por el contratista para realizar un seguimiento del comportamiento en la contratacin de mano de obra, bienes y servicios y vehculos durante la ejecucin del proyecto. El rea de RSE de campo evaluar mensualmente el cumplimiento del presente anexo, mediante el formato de evaluacin, que se socializara en la reunin de induccin, previo al inicio del servicio objeto del presente CONTRATO.
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Revisin y aprobacin del Dossier final de RSE del servicio objeto de este CONTRATO, entregado por EL CONTRATISTA. Verificar y supervisar, todo lo concerniente a los espacios de comunicacin descritos en el anexo contractual de RSE. Orientar e informar a EL CONTRATISTA, en todo lo que requerido respecto a responsabilidades y compromisos de la poltica RSE y aquellas determinadas en el PMA.
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ANEXO SEL SEGURIDAD EMPRESARIAL Y LOGISTICA SEL
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INTRODUCCIN Las situaciones de emergencia se pueden presentar en cualquier sitio y en cualquier momento. No se puede pretender que exista un sitio que se considere seguro o est exento de la posibilidad de un evento inseguro. En muchos casos estos actos de inseguridad suceden por la falta de informacin, la falsa sensacin de proteccin y la ms comn el exceso de confianza. La Seguridad identifica las amenazas, vulnerabilidades y las medidas que pueden ser utilizadas para proteger los bienes de CEPCOLSA y la integridad de sus FUNCIONARIOS. Para estos propsitos la Seguridad Empresarial y Logstica es fundamental para el cumplimiento de cada una de sus operaciones de Exploracin y Produccin bajo los principios de la Institucionalidad, Legitimidad y Sostenibilidad que asisten para el normal y buen desarrollo de cada una de las actividades, con el compromiso de una Visin Integral que permita el aseguramiento de rea, activos y propiedades de CEPCOLSA. La Seguridad empresarial y Logstica permite actuar positivamente, teniendo como eje fundamental la planificacin y organizacin, lo cual se refleja en el cumplimiento, la puntualidad, la responsabilidad y la calidad en todas las actividades. 1. ALCANCE Este documento define los requisitos de Seguridad Empresarial y Logstica en adelante SEL, que debe aplicar EL CONTRATISTA y/o subcontratistas. Es obligacin del CONTRATISTA y/o subcontratista garantizar que se mantengan niveles adecuados de seguridad y que se programen y vigilen los impactos de riesgo para el buen manejo del proyecto y el buen desempeo de todo el trabajo. Se informa a EL CONTRATISTA Y/O subcontratista que las instalaciones y reas de influencia de los proyectos se encuentran situadas en zonas de seguridad, ambiental y social sensibles. Por tanto, deber cumplir con las todas las normativas vigentes de Seguridad y ser ntegramente Responsable de las restricciones que se tengan para el normal y buen desarrollo de cada una de las actividades. Las disposiciones de este Documento rigen para EL CONTRATISTA y/o subcontratista sin perjuicio de cualquiera de los derechos de CEPCOLSA y no lo exonerarn de ninguna manera, de sus obligaciones y responsabilidades de conformidad con el presente CONTRATO o la ley. 2. AMBITO DE APLICACIN El mbito de aplicacin del presente documento, corresponden a todas las operaciones desarrolladas por CEPCOLSA y/o lugares donde se desarrollen los servicios contratados. 3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y NORMAS El CONTRATISTA y/o subcontratista deber cumplir y garantizar que todas sus acciones cumplan con todas las Leyes y Normas vigentes nacionales, durante el desarrollo de cada uno de los servicios, y en particular las leyes y normas relacionadas con:
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i. ii. iii. iv.
Disposiciones, Polticas y Normativas de CEPCOLSA, Derechos Humanos, Disposiciones del Ministerio de Defensa, Disposiciones de los Gobiernos locales, departamentales y nacionales en materia de seguridad, v. Las disposiciones de Logstica (especialmente las normas expedidas por las autoridades nacionales), vi. Disposiciones del Contrato de trabajo. 4. PRINCIPIOS Para CEPCOLSA, la Seguridad Empresarial y Logstica es fundamental en la creacin de una cultura de la Autoproteccin, basada en los siguientes principios: CONFIDENCIALIDAD: Discrecin, alerta, oportuno. RESPONSABILIDAD: Bajo perfil, no protagonismo. CONOCIMIENTO: Informacin geogrfica del rea de trabajo, contactos. ACTITUD: Disposicin al buen hacer, dejar hacer. ALERTA: Atento al cambio o situaciones no comunes. PERCEPCIN: sentir, ver, captar, comprender, interpretar. PREVENCIN: tomar medias para mitigacin, evaluacin y anlisis de riesgos. PROTECCIN: identificacin de amenazas y vulnerabilidades. PRESERVACIN: mantener, trascender, divulgar lo real. 5. IMPLANTACION DE MEDIDAS La observacin es uno de los mejores elementos de informacin que permite mitigar y analizar el entorno y espacio fsico. Por tanto es necesario que se tenga en cuenta los siguientes puntos: QUE: Describir claramente los acontecimientos sin desviaciones. DONDE: Determinar la ubicacin o lugar exacto donde ocurri el evento. CUANDO: Precisar el tiempo de la actividad realizada. COMO: Describir el modo en que se desarrollo la accin sin desviaciones. QUIENES: Detallar explcitamente las acciones y actores del hecho. 6. NORMATIVAS 6.1. LUGAR DE TRABAJO i. Antes de iniciar cada trabajo, EL CONTRATISTA entregar al Departamento SEL de CEPCOLSA, un informe en el que exponga las vulnerabilidades/riesgos que se puede tener en el rea en la cual se va a prestar la obra, junto con la implementacin de medidas de contingencia. ii. Antes de iniciar cada trabajo, EL CONTRATISTA, entregar al Departamento SEL, un informe en el que se describa las consultas de seguridad realizadas a cada uno de sus empleados. Es requisito que el CONTRATISTA y/o subcontratista realice estudios de seguridad a cada uno de sus empleados. iii. De igual manera, El CONTRATISTA programar reuniones instructivas con todas las personas a su cargo para la prestacin de servicio, con el fin de explicar cualquier riesgo especfico y los mtodos para controlarlo.
iv. EL CONTRATISTA deber supervisar en todo momento todas las actividades del lugar de trabajo y el rea donde este se desarrolle incluyendo revisiones peridicas de seguridad para mitigar riesgos y mantener libre de peligros innecesarios. v. El CONTRATISTA implementar un programa de seguridad con sus conductores, alertando acerca de los posibles peligros que implica conducir en las carreteras del rea donde se desarrolla la obra. La gestin del transporte y el uso de vehculos en el sitio estarn estrictamente controlados y se exigir en todo momento el cumplimiento de las normas de conduccin, normativas del Ministerio de Trnsito y Transporte y las normas que de la industria petrolera apliquen (incluyendo organizacin de las rutas de trfico, velocidades mximas, uso de los cinturones de seguridad y control de documentos de los conductores). vi. EL CONTRATISTA implementar un sistema de carnetizacin para todo su personal, con la supervisin y coordinacin del equipo SEL. Al momento del ingreso y/o salida de personas y/o vehculos, EL CONTRATISTA deber portar el Carnet de identificacin. El equipo de Vigilancia solicitar y realizara inspeccin en cualquier momento. vii. EL CONTRATISTA deber trabajar en el rea asignada para el desarrollo de la obra objeto de este CONTRATO. Esta restringido transitar por reas distintas a las autorizadas. viii. EL CONTRATISTA se asegurar de que las personas a su cargo no abandonen los campamentos o lugares de trabajo sin la debida autorizacin del. ix. EL CONTRATISTA, deber notificar de inmediato al Interventor de SEL de CEPCOLSA, cualquier evento, incidente extrao o informacin que considere importante para prevenir riesgos. x. Con el propsito de mitigar posibles riesgos EL CONTRATISTAS, tendr las siguientes restricciones las cuales deber hacer extensiva a sus empleados y subcontratistas: Conceptuar y/o dar cualquier tipo de informacin sobre las apreciaciones de seguridad (Security). Dar informacin de cualquier tipo (magntica/duro) a personas ajenas a CEPCOLSA. Transportar, almacenar, distribuir, consumir sustancias alucingenas y/o psicoactivas de cualquier tipo, Transportar, almacenar, distribuir, combustibles de cualquier tipo, si la operacin no lo requiere. Transportar, almacenar, distribuir, consumir bebidas embriagantes. Transportar, almacenar, distribuir, armas de cualquier tipo. Transportar, almacenar, distribuir, consumir qumicos de cualquier tipo, si la operacin no lo requiere. Transportar, almacenar, distribuir, elementos de exclusivo manejo por las Fuerzas Armadas de Colombia. Transportar, almacenar, distribuir, consumir cualquier elemento que ponga en riesgo la integridad de la Operacin y/o servicio de las personas que participan en ste Transportar explosivos o fuentes de energa de cualquier tipo cualquier elemento que ponga en riesgo la integridad de la Operacin, de(los) funcionarios(s), si la operacin no la requiere
xi. EL CONTRATISTA deber hacer extensivo las obligaciones de este ANEXO a sus trabajadores y subcontratistas garantizando el cumplimiento de estos agentes en el desarrollo de la obra objeto del presente CONTRATO. 6.2. DESPLAZAMIENTOS Y TRANSPORTE
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6.2.1. PERSONAL i. La(s) salida(s) y/o entrada(s) de personal ser nicamente entre las 05:00 horas y las 17:00 horas en sitio seguro, sin excepcin. En caso contrario, el representante de la CEPCOLSA en campo, es el responsable y a su discrecin, de los permisos correspondientes, informando oportunamente al Responsable de Security. Infrmese con anticipacin sobre la situacin de seguridad en su destino y est atento a los cambios. Cuntele al mnimo de personas acerca de su viaje. No utilice el nombre de su cargo en sus tiquetes, avisos, reservaciones, publicidad, tarjetas de prestacin, carn o documentos que lo relacionen con la CEPCOLSA. Utilice solo el transporte areo, terrestre y/o fluvial debidamente autorizado. La planeacin de los desplazamientos garantiza su integridad. Se debe seguir el Plan de trabajo aprobado. Cualquier desviacin genera riesgos innecesarios y costos. El cambio de Plan de trabajo debe ser aprobado oportunamente por el Representante de la CEPCOLSA en campo. Siga las instrucciones del Equipo SEL
ii. iii. iv. v. vi.
vii.
6.2.2. EQUIPOS, MATERIALES, MAQUINARIAS, HERRAMIENTAS, INSUMOS Y/O OTROS i. Todos los equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas, sin excepcin, deben tener su correspondiente orden de salida y/o entrada del lugar de trabajo. Esta orden debe estar aprobada por el representante del Proyecto. ii. Los equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas que salgan y/o entren la lugar de trabajo despus de las 17:00 horas, deben tener una orden explicita del Gerente del Proyecto. Esta orden, en original, ser el nico documento necesario para que el Control de Acceso permita la salida y/o entrada. Sin este documento, los controladores de Acceso tienen instrucciones para no dejar entrar y/o salir equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas. iii. EL CONTRATISTA es el responsable, a su costo y riesgo del desplazamiento y/o movimiento de equipos, maquinarias, herramientas normales y especficas, insumos y/o materiales necesarios para la normal operacin del proyecto. Por tanto, EL CONTRATISTA deber realizar los anlisis de rutas, apoyo con convoy de la Polica y/o Ejrcito y de los Convenios Interinstitucionales con las Instituciones de Seguridad Pblica, para garantizar la Integridad de los mismos. iv. El Equipo SEL de CEPCOLSA prestar el apoyo correspondiente para los desplazamientos, pero NO ser el responsable de coordinar, planear, ejecutar, evaluar, asignar dispositivos para el aseguramiento de equipos, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas de EL CONTRATISTA. CEPCOLSA ser quien apruebe todas las acciones pertinentes al desplazamiento. Sin la aprobacin de CEPCOLSA, EL CONTRATISTA NO se podr desplazar y/o movilizar equipo, materiales, maquinarias, insumos y/o herramientas a lugar de trabajo. Por tanto es necesario que EL CONTRATISTA, enve con ocho (08) das de anticipacin, las solicitudes correspondientes formales al Interventor Lder de Seguridad de CEPCOLSA, sobre todos los desplazamientos y/o movimientos. v. El CONTRATISTA que para la prestacin de la obra requiere la utilizacin de Materiales fuente de Energa, se responsabilizara a su costo y riesgo por su desplazamiento, almacenamiento, custodia, logstica y/o movilizacin. Se complementa con el numeral 6.2.2.iii. 6.2.3. VEHICULOS
i.
ii.
Todos los vehculos sin excepcin, deben estar identificados y tener las aprobaciones de HSEQ. Los vehculos que no atienda esta instruccin no se les permiten accesar al lugar de trabajo objeto del presente CONTRATO. Dicha situacin ser reportada al Responsable del CONTRATISTA. El Equipo SEL de CEPCOLSA estar autorizado para verificar y validar datos, personas y/o materiales que estn asociados al servicio y se estn transportando. En caso de presentarse alguna anomala o desviacin del plan de trabajo, el Equipo SEL de CEPCOLSA dar aviso a EL CONTRATISTA y cuando lo considere pertinente a las Autoridades competentes.
6.2.4. TRANSPORTE AEREO i. ii. Cualquier vuelo y/o transporte areo al lugar de trabajo de CEPCOLSA deben estar oportunamente autorizados y aprobados por el equipo SEL de CEPCOLSA. Para todas las actividades de transporte areo que se requiera para la prestacin del proyecto se deben utilizar exclusivamente los Operadores y los tipos de aeronaves cuya utilizacin cumpla con el estndar de OGP y hayan sido aprobados por la Aeronutica Civil de Colombia y por CEPCOLSA. Las aeronaves contratadas slo podrn ser operadas por las tripulaciones (pilotos y tcnicos) aceptados por CEPCOLSA, quienes deben confirmar que cumplen con las calificaciones mnimas exigidas y la experiencia y los requisitos regulares. Los operadores de las aeronaves que utilice EL CONTRATISTA debern cumplir con todos los requisitos de CEPCOLSA en cuestin de seguros, para lo cual deben estar vigentes antes del vuelo. CEPCOLSA tendr la potestad de aplicar restricciones operativas especficas, teniendo en cuenta el medio local y de EL CONTRATISTA, lo que puede incluir, entre otros, la exigencia de operar de conformidad con los estndares de transporte pblico y el cumplimiento de los criterios de desempeo en el campo de la aviacin. EL CONTRATISTA deber ponderar las alternativas de utilizar otras formas de viaje, con plena consideracin de las implicaciones operativas y de seguridad. EL CONTRATISTA deber utilizar los tipos de aeronaves con la capacidad ms alta de seguridad disponible segn las caractersticas del entorno y rigindose por el Estndar OGP. EL CONTRATISTA deber tener en cuenta que ninguna empresa de transporte areo podr prestar servicios en las reas de Exploracin y Produccin de CEPCOLSA, a menos que cumpla con los requerimientos aplicables, establecidos en La Gua de Manejo Seguro de Aeronaves de OGP y por la aprobacin previa del vuelo por parte del Gerente General de CEPCOLSA. Las aeronaves que presten sus servicios bajo contratacin de fletamento con CEPCOLSA, debern ser inspeccionadas y contar con el concepto tcnico favorable por parte del Lder de SEL de CEPCOLSA. Se deben realizar programas peridicos de verificacin o auditoria debidamente estandarizados que permitan tener la certidumbre que todas las empresas de aviacin que operen para CEPCOLSA, hayan sido aceptados por el Consultor de Aviacin y cumplen con las normas de seguridad establecidas por la reglamentacin aeronutica nacional y el estndar de referencia (OGP). Todos los pasajeros que trasporte EL CONTRATISTA debern cumplir con todas las normativas, protocolos y procedimientos que se tengan para el trasporte areo fijadas por la Aeronutica Civil de Colombia.
iii.
iv.
v.
vi. vii. viii.
ix.
x.
xi.
7. RESPONSABILIDADES SEL DE LA GERENCIA DE EL CONTRATISTA

i.
Los temas de SEL son responsabilidad de la lnea de gerencia y requieren la participacin activa de todos los niveles de gerencia y supervisin. La gerencia de EL CONTRATISTA deber demostrar un compromiso visible con los temas de SEL y promover la realizacin y consecucin de los objetivos propuestos en el Plan SEL de EL CONTRATISTA, el cual debe ser desarrollado de acuerdo a los compromisos del presente Anexo, este Plan SEL debe ser entregado previo al inicio de las obras. ii. El CONTRATISTA deber nombrar y mantener en el cargo, durante todo el desempeo de la obra, a un representante de la gerencia quienes estarn a cargo de la coordinacin e implementacin de las polticas, objetivos y las medidas SEL dirigidas a proteger la integridad de las personas y activos. Este representante deber coordinar la implementacin de las polticas SEL. Ser el encargado de recibir las solicitudes y reclamos por cualquier incumplimiento previsto en el presente Anexo. iii. El CONTRATISTA deber asignar suficientes recursos para la implementacin de las polticas y requisitos del presente Anexo. La asignacin de los recursos se revisar peridicamente. iv. EL CONTRATISTA debe contar con un Coordinador SEL que debe ser un Oficial en buen uso del retiro y con Experiencia en Anlisis de Seguridad con experiencia mnima de tres (3) aos como Coordinador SEL en proyectos similares de la industria petrolera. v. La Hoja de Vida de este funcionario deber ser entregada a CEPCOLSA para su revisin y aprobacin, antes de iniciar las actividades. CEPCOLSA de acuerdo al servicio podr solicitar a EL CONTRATISTA aumentar el nmero de profesionales requeridos para el desarrollo del CONTRATO 7.1. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SUPERVISOR DE SEGURIDAD DEL CONTRATISTA i. Realizar Estudios, Apreciaciones, Conceptos de Security, bajo la coordinacin del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logstica del Proyecto. ii. Realizar polticas, procedimientos y protocolos y aseguramiento, bajo la coordinacin del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logstica del Proyecto. iii. Asegurar que se establezca un programa de coordinacin que cubra: Asuntos de Manejo de Riesgo Asuntos de Seguridad. Asuntos de relaciones con la comunidad iv. Implementar polticas de riesgo y seguridad y procedimientos segn el plan de riesgo y seguridad de la CEPCOLSA y elaborar un Manual de Seguridad para las operaciones rurales y urbanas, bajo la coordinacin del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logstica del Proyecto. v. Establecer una Infraestructura de Informe diarios para la Operacin y de cualquier incidente(s) que pueda(n) ocurrir. Al finalizar el proyecto, debe entregar un Informe Final por escrito de las actividades, incidentes, medidas, manejos y otros que sucedieron vi. Realizar inspecciones diarias a las reas de trabajo, reportando y asegurando la correccin de cualquier actividad insegura o irregular. vii. Mantener medidas de manejo de riesgo y seguridad de la Informacin dentro de las instalaciones de la CEPCOLSA, bajo la coordinacin del Supervisor de Seguridad Empresarial y Logstica del Proyecto. viii. Efectuar retroalimentacin inmediata de los hallazgos de auditoras realizadas en la obra al personal ejecutor de EL CONTRATISTA, a los coordinadores de EL CONTRATISTA y lderes de SEL de CEPCOLSA.
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ix. Asegurar el reporte e investigacin de todas las fallas de control e incidentes ocurridos en las obras y participar en la investigacin, en los casos que se requiera, cumpliendo con los plazos de entrega establecidos en procedimiento de investigacin de accidentes establecidos por CEPCOLSA.
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CARTA DE INTENCION
Actuando en representacin de la empresa _________________________________________, acepto las responsabilidades descritas en el presente Anexo de Responsabilidad Integral y me comprometo a darlo a conocer a todos los funcionarios involucrados en el cumplimiento del servicio objeto de este CONTRATO suscrito con CEPCOLSA, tanto en nuestra sede de trabajo como en el lugar de los trabajos, con el fin de garantizar el estricto cumplimiento del mismo y asumiendo las responsabilidades que deriven para la empresa en caso del incumplimiento del presente anexo.
Firmado, a los _____________ das del mes de ______________ de 20__.
Por la Empresa Contratista
__________________________ Representante Legal DOCUMENTO DE IDENTIDAD
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Anexo 5.1 - Rse

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ANEXO RI VERSIN 2012

ANEXO HSEQ SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD

6.1.5. 6.1.6. 6.1.7. 6.1.8.

13.1.4.1. 13.1.4.2. 13.1.4.3. 13.1.4.4. 13.1.4.5.

16.12. 16.13. 16.14.

ANEXO RSE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

Empresa Que Vincula

ANEXO SEL SEGURIDAD EMPRESARIAL Y LOGISTICA SEL

i. ii. iii. iv.

ii. iii. iv. v. vi.

vi. vii. viii.

7. RESPONSABILIDADES SEL DE LA GERENCIA DE EL CONTRATISTA

Firmado, a los _ das del mes de de 20.

Por la Empresa Contratista

__________________________ Representante Legal DOCUMENTO DE IDENTIDAD

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