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GERENCIA DE PROCESOS

SISTEMAS Y PROCESOS
Fernando Fernndez Hervas ferferher@gmx.net

GERENCIA DE PROCESOS

QU ES UN SISTEMA? Un conjunto de elementos y sus relaciones y las relaciones de los elementos con sus atributos (Hall).
Elementos: partes o componentes de un sistema. Atributos: propiedades o caractersticas de un elemento. Subsistema: conjunto de elementos interrelacionados que se encuentran estructuralmente y funcionalmente dentro de un sistema mayor, y que posee sus propias caractersticas.

Spedding: puede reaccionar como un todo al recibir un estmulo dirigido a cualquiera de sus partes. Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interaccionan para alcanzar un objetivo.

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QU ES UN SISTEMA? Katz y Kahn


5 funciones que debe cumplir un sistema viable:
1. 2. 3. 4. 5. Produccin Apoyo Mantencin Adaptacin Direccin

Mientras mayor el nivel de sistema, ms complejo. Tipos de sistemas:


Fsicos y abstractos. Naturales y elaborados. Abiertos y cerrados. Tcnicos y sociales.

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CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA Todo organizado y complejo Interaccin o interdependencia Ambiente interno y frontera Propsito u objetivo Globalismo o totalidad Entropa Homeostasis: equilibrio dinmico entre partes

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PARTES O FUNCIONES BSICAS DE UN SISTEMA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Elementos Subsistemas Medio ambiente externo Frontera Estructura interna Entradas: input Salidas: output Flujo: throughput Retroalimentacin: feedback Relaciones
1. 2. 3. 1. 2. Simbitica: no pueden existir sin el otro Sinrgica: se potencias Superflua Definidores: sin ellos la unidad no sera designada o definida como tal Concomitantes: su presencia o ausencia no influye en la definicin

11. Atributos

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QU ES UN PROCESO? Un conjunto de acciones integradas y dirigidas hacia un fin. Una accin continua u operacin o serie de cambios o tareas que ocurren de manera definida. Es una secuencia temporal de ejecuciones que permiten transformar uno o ms insumos en un producto o servicio. Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre s para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio). Es una serie de cambios mesurables que utilizando diversos recursos transforman los insumos en productos.

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QU ES UN PROCESO? Un proceso puede ser definido mediante 5 elementos: 1. Objetivo / misin 2. Responsable / dueo 3. Lmites / alcance 4. Estructura 5. Medicin

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RELACIN SISTEMA - PROCESO 1. Medio externo del proceso: reas funcionales y procesos de la empresa que rodean al proceso en estudio. 2. Frontera: lmites, entradas, salidas, clientes y proveedores. 3. Estructura interna: elementos bsicos del proceso, flujos, recursos, tiempos y costos. 4. Medicin y retroalimentacin.

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LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA Las organizaciones lderes estn pensando en forma diferente acerca de sus procesos que ya no se ven solo como simples procesos de produccin. Existen muchos otros procesos que emplean materiales, equipos y personas para ofrecer diferentes tipos de output y servicios. Las empresas son tan eficientes como lo son sus procesos. Nada puede dejarse al azar al entrar en contacto con el cliente: de la organizacin funcional a la organizacin por procesos.

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LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA


Funcionales Los empleados son el problema Hacer mi trabajo Comprender mi trabajo Evaluar a los individuos Control de los empleados Quin cometi el error? Corregir errores Procesos El proceso es el problema Ayudar que se hagan las cosas Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar el proceso Desarrollo de las personas Qu permiti el error? Reducir la variacin

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LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA Las organizaciones fragmentadas producen ineficiencias:


FASE 1

Produccin Ventas I+D

No hay un responsable de proyecto. nfasis en la divisin del trabajo y la cadena de mando. El cliente se pierde de vista. Las formas de trabajo se perpetan y se frena la innovacin.

Las funciones conducen el negocio

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LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA

FASE 1

FASE 2

FASE 3

Produccin

Produccin

Produccin

Proceso 1
Ventas I+D

Proceso 1
Cliente Ventas

Ventas

I+D

Proceso 2 Proceso 3

Proceso 2 Proceso 3

Las funciones conducen el negocio

Los procesos son reconocidos pero predominan las funciones

Los procesos conducen el negocio

I+D

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EL ENFOQUE POR PROCESOS 1. Proceso vs. Contenido


1. 2. 1. 2. 3. Como se emplean los recursos Qu recursos se emplean Productivos Administrativos Otros: legales, informticos, biolgicos, qumicos, etc.

2. Tipos de procesos:

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EL ENFOQUE POR PROCESOS Tipos de procesos en una empresa industrial:


Diseo y desarrollo de nuevos productos. Fabricar productos. Comprar materiales. Abastecimiento - Logstica interna. Entregar productos Logstica externa. Tratar reclamos de los clientes. Facturar los pedidos. Gestionar RRHH. Gestionar mantenimiento.

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EL ENFOQUE POR PROCESOS


Tipos de procesos en una empresa de servicios:
Planificar y gestionar campaas comerciales. Elaborar y gestionar ofertas. Contratar nuevos proyectos. Disear nuevos proyectos. Planificar y gestionar proyectos. Facturar y gestionar cobros. Planificar estrategia y presupuesto. Gestionar la imagen corporativa. Seleccionar el personal. Gestionar nminas. Gestionar compras. Gestionar sistemas, redes y comunicaciones.

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TAMAO DEL PROCESO 1. Macroprocesos: procesos grandes y complejos.


Procesos complejos que involucran a miles de personas. Ejm: eleccin de presidente. Actividad clave necesaria para manejar o dirigir una empresa.

2. Subprocesos: obtenidos a partir de subdividir los macroprocesos con el objeto de disminuir el tiempo.
Procesos sencillos que requieren algunos segundos. Ejm: votar. Apoyan a la misin del macroproceso. Ejm: elegir un candidato.

3. Actividades: acciones para obtener un resultado. 4. Tareas: pasos de una actividad.

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OBJETIVO DEL PROCESO 1. Los objetivos son la razn de ser de los procesos. Si un proceso no tiene un objetivo, es mejor eliminarlo. 2. Un proceso debe ser estable, predecible y repetible. 3. Un proceso debe ser efectivo, eficiente y adaptable. 4. Una empresa, a travs de sus procesos, debe alcanzar los mayores niveles posibles de calidad, productividad y competitividad.

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RESPONSABLE DEL PROCESO


Aquella persona duea del proceso, interesada en que se lleve a cabo correctamente, que alcance los objetivos y que mejore. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Herramienta de apoyo para una planificacin efectiva del sistema de gestin de procesos. R = Responsable: rol que realiza el trabajo y es responsable por su realizacin. Es quien debe ejecutar las tareas. Habitualmente slo existe un R. Si eixstiera ms de uno, el trabajo debe subdividirse a un nivel ms bajo. A = Aprobador: rol que se encarga de aprobar el trabajo finalizado y, a partir de ese momento, se vuelve responsable por l. Debe asegurar que se ejecuten las tareas. Slo puede existir uno por tarea. C = Consultado: rol que posee alguna informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta informacin (comunicacin bidireccional). I = Informado: rol que debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. Comunicacin unidireccional.

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RESPONSABLE DEL PROCESO


MATRIZ DE RESPONSABILIDAD

Actividades planificadas
Gerencia general Gerencia de rea

Responsables
Jefe de unidad Personal operativo Otros

...

Otros: Representante de la direccin. Consultor. Jefe de otra unidad. Supervisor. Encargado del sistema de gesin. Etc.

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RESPONSABLE DEL PROCESO


RESPONSABLE DE LA MEJORA DEL PROCESO

Quien realiza la mejora y es responsable por su realizacin. Es quien debe ejecutar las tareas de mejora del proceso. Puede coincidir o no con el responsable del proceso. Caractersticas: Responsabilidad: el que tiene ms recursos, tiempo, crticas y quejas. Poder actuar sobre el proceso: cargo jerrquico alto. Capacidad de liderazgo.

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RESPONSABLE DEL PROCESO


ACTORES DEL PROCESO: Todas aquellas personas que participan en el proceso: Responsable del proceso Responsable de la mejora Personal operativo Personal estratgico Personal de apoyo Interesados y otros