REPROIECTAREA I MODERNIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMAIONAL

Principalele apecte abordate -5.1. Fundamentele teoretico-metodologice subsistemului informaional-managerial ale conceperii

Proiectarea/reproiectarea managementului organizaiei este un demers pe ct de complex, pe att de important n etapa actual de profunde transformri economice, sociale ori manageriale. Un astfel de demers nu poate fi realizat dect pe baze metodologice riguroase, generatoare de eficien i eficacitate n management i n plan economic. Fr a intra n detalii, evideniem faptul c, n contextul metodologiilor manageriale, proiectarea sau reproiectarea sistemului informaional ocup un loc important. 5.1.1. Principii de fundamentare a sistemului informaional Conceperea i implementarea sistemelor informaionale din organizaii este necesar s se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite s asigure ndeplinirea cu maximum de eficien a funciilor sale specifice. 5.1.1.1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei Sistemul informaional constituie, n raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o component a acestuia. Raiunea existenei sistemului informaional n firm o reprezint asigurarea informaiilor necesare pentru derularea eficient att a proceselor de management, ct i a celor de execuie. n consecin, n conceperea sau raionalizarea sistemului informaional, obiectivele i cerinele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice i individuale ale respectivei organizaii. Aceasta implic studierea strategiei, politicilor i documentelor organizaionale ale organizaiei, discuii i analize comune cu managerii, principalii beneficiari ai sistemului informaional. Numai ulterior este recomandabil ca informaticienii s treac la stabilirea elementelor structurale i funcionale ale sistemului informaional. 5.1.1.2. Corelarea strns a sistemului informaional cu sistemul decizional i cu organizarea structural a organizaiei Continuarea fireasc a precedentului, acest principiu exprim necesitatea armonizrii structurale i funcionale a sistemului informaional cu celelalte componente majore ale sistemului de management. Pe plan constructiv sistemul informaional trebuie corelat n special cu structura organizatoric, avndu-se n vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale organizaiei, ndeosebi posturile i relaiile organizatorice, pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor. Practica firmelor moderne relev c att realizarea unei structuri organizatorice i ct unui sistem informaional raional impune

conceperea sau perfecionarea lor concomitent. n proiectarea structurii este necesar s se in seama c fiecare post reprezint i un emitor i un receptor de informaii, c relaiile organizatorice sunt concomitente i circuite informaionale etc. Din punct de vedere funcional, sistemul informaional este necesar s se armonizeze ndeosebi cu sistemul decizional, astfel nct coninutul informaiilor i caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaionale s reflecte necesitile specifice adoptrii de decizii raionale de ctre fiecare manager. Necesitatea armonizrii componentelor sistemului informaional cu componentele sistemului decizional decurge din funcia decizional a informaiilor. 5.1.1.3. Realizarea unitii metodologice a tratrii informaiilor n vederea asigurrii compatibilitii ntre toate componentele sistemului informaional, a crerii premiselor integrrii depline a informaiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere i prelucrare a informaiilor s fie unitar din punct de vedere metodologic i s se bazeze pe codificarea informaiilor. O asemenea abordare confer sistemului informaional un plus de rigurozitate, faciliteaz schimbrile n structura i funcionalitatea sa, precum i controlul managementului asupra funcionrii sale. Un alt avantaj sensibil al unitii metodologice a tratrii informaiilor l reprezint uurarea trecerii la prelucrarea automat a datelor, iar n cazul existenei sale, faciliteaz extinderea folosirii computerelor i a aplicaiilor informatice. De reinut c implementarea acestui principiu implic apelarea la serviciile unor informaticieni pe tot parcursul procesului de concepere sau perfecionare a sistemului informaional. 5.1.1.4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale Potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al organizaiei informaiile sunt necesare ori de cte ori este posibil, nu global, ci selectiv, numai cele care reflect abateri semnificative de la obiective, criterii i mijloace. Aplicarea acestui principiu determin economie de timp att pentru executani, ct i pentru manageri, datorit reducerii numrului, dimensiunii i frecvenei situaiilor informaionale ntocmite, transmise i analizate. Ca urmare, intensitatea fluxurilor informaionale se diminueaz, se fac economii cu suporii materiali ai informaiilor n general, se determin o simplificare i fluidizare a sistemului informaional. De reinut c valorificarea plenar a potenialului acestui principiu are loc cnd se adopt sistemul managementului prin excepie. 5.1.1.5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie componentelor i ansamblului sistemului managerial Pornind de la premisa c desfurarea diverselor procese de munc n general i, n special, de management din cadrul organizaiilor prezint caracteristici temporale diferite, este necesar ca i viteza de reacie a subsistemelor s fie diferit. Ca urmare i timpii de culegere, vehiculare i prelucrare a informaiilor i implicit a deciziilor trebuie difereniai. Aceasta se asigur mai ales prin utilizarea unei game variate de proceduri i mijloace de tratare a informaiilor. n consecin, se impune utilizarea de diferite mijloace

manuale i automatizate. Referitor la ultima categorie, prin care se pot asigura reacii n timp real, deci concomitent sau foarte apropiate de producerea diverselor evenimente n cadrul firmei, este recomandabil ca acestea s fie folosite cnd respectivele procese de munc o reclam realmente, date fiind costurile implicate, precum i numeroasele procese complexe pentru a cror abordare contribuia computerului electronic este realmente indispensabil. De precizat c n condiiile scderii costurilor informatice i a creterii performanelor softurilor i hardului se manifesttot mai mult tendina de funcionare a sistemului informaional n timp real. 5.1.1.6. Obinerea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare Informaiile primare, al cror volum este de regul limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidena i controlul desfurrii proceselor, ca i pentru luarea unor decizii, cu caracter local, operativ, de ctre ealoanele inferioare ale managementului. Cele mai importante decizii i aciuni ale managementului se fundamenteaz ns pe informaii finale. De aici decurge i necesitatea ca fondul de informaii primare nregistrat ntr-o firm s fie valorificat la maximum, n vederea obinerii celor mai pertinente informaii finale. n vederea satisfacerii acestei necesiti se trece la aplicarea de proceduri informaionale ct mai rafinate, stabilite i selectate n funcie de cerinele proceselor manageriale, astfel nct informaiile finale obinute s asigure o evaluare multilateral a proceselor organizaiei i, concomitent, un temeinic fundament pentru deciziile strategice, tactice i curente. 5.1.1.7. Realizarea flexibilitii informaional-mangeriale Meninerea parametrilor sistemului informaional corespunztor necesitilor firmei implic adaptarea continu la condiiile endogene i exogene acesteia, aflate n permanent schimbare. Cu alte cuvinte, sistemul informaional trebuie s fie suficient de flexibil pentru a permite modificarea caracteristicilor sale, ndeosebi funcionale, conform necesitilor. De un mare ajutor n aceast privin poate fi conceperea sistemului informaional ntr-o abordare modular, posibil ndeosebi n condiiile utilizrii echipamentelor electronice de calcul, baze de date i a unor programe performante. Specialitii subliniaz c un sistem modular adic un ansamblu alctuit din componente bine delimitate, cu autonomie operaional, integrate ns din punct de vedere funcional permite operarea rapid a modificrilor necesare n modulele implicate, fr a necesita, de regul, schimbri la nivelul concepiei de ansamblu. 5.1.1.8. Asigurarea eficacitii i eficienei informaionale i organizaionale Acest principiu este, aa cum se tie, cu valabilitate general n managementul organizaiei. Aplicat la specificul sistemului informaional, principiul eficacitii i eficienei nseamn, pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte i n timp util a tuturor componenilor organizaiei i, pe de alt parte, o permanent evaluare i comparare a efectelor cantitative i calitative ale unui sistem informaional cu costurile necesare realizrii i funcionrii lui. Deosebit de important este luarea n considerare a

efectelor propagate, mai ales n mecanismul decizional, mai greu de cuantificat, dar eseniale pentru eficiena firmei. Principiile prezentate, care, firete, c nu sunt exhaustive, se refer la principalele aspecte implicate att de conceperea subsistemelor informaionale pentru ntreprinderile noi, ct i de raionalizarea subsistemelor informaionale ale organizaiilor n funciune. Esenial este ca acestea s fie utilizate concomitent, lund n considerare ansamblul cerinelor implicate n interdependena lor, evitnd supra sau subevaluarea unora dintre acestea. Principiile enunate trebuie utilizate ca o component organic a metodologiei de raionalizare informaional prezentate n paragraful urmtor. 5.1.2. Cerine de raionalitate fa de informaii Informaia constituie aa cum s-a precizat de altfel materia prim de baz att a sistemului informaional, ct i, n general, a sistemului de management al organizaiei, cu multiple dimensiuni. n consecin i cerinele crora trebuie s le fac fa informaia sunt multiple pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer (vezi figura nr. 1). Specific, o prim cerin o constituie asigurarea de informaii reale n sensul reflectrii proceselor aa cum se deruleaz n organizaie i n contextul socio-economic n care-i desfoar activitatea. Realismul informaiilor condiioneaz realismul deciziilor i pe aceast baz realizarea unei eficiene economice mari, pe termen lung. Prin urmare, aceast cerin trebuie ndeplinit chiar i cu riscul ca informaia s devin indezirabil pe moment unor manageri.

Realist Adaptat la specificul personalulu i implicat

Multilateral

Prospectiv

Cerine

Sintetic i concis

Parvenirea la beneficiar n timp util Figura nr. 1 Cerine fa de informaie Dinamic

Precis i sigur

ntruct procesele i evenimentele din firmele comerciale contemporane se caracterizeaz ntr-o msur sporit prin complexitate, i informaiile pe care le reflect sau care le anticipeaz trebuie s fie multilaterale. Multilateralitatea informaiei asigur perceperea proceselor n care ntreprinderea este implicat din multiple unghiuri, astfel nct s fie evideniate elementele semnificative de natur economic, tehnic, uman, tiinific etc. Deosebit de important este aceast calitate a informaiei strategice i, respectiv, umane ale organizaiilor ce sunt complexe prin natura i implicaiile lor. Asigurarea caracterului multilateral al informaiilor nu trebuie s afecteze respectarea cerinei ca acestea s fie sintetice i concise. Mai mult chiar, n condiiile complexitii crescnde a proceselor ce se desfoar n ntreprinderea modern, surprinderea cu prioritate a elementelor eseniale de noutate i prezentarea lor cu economie de mesaje devin o necesitate tot mai stringent. n acest sens, pledeaz i criza de timp n care managerii, ndeosebi cei de nivel superior, se afl din ce n ce mai des. Calitile menionate trebuie asigurate concomitent cu precizia i sigurana informaiilor. ncorporarea n informaie cu prioritate a elementelor eseniale noi nu exclude, ci, dimpotriv, implic surprinderea acestora n mod exact. Nu de puine ori, omiterea unor detalii semnificative genereaz ambiguiti asupra coninutului mesajului, lipsind beneficiarul de siguran n utilizarea respectivei informaii. Pentru asigurarea acestei caliti, nivelul de pregtire, contiinciozitatea, spiritul de discernmnt i gradul de motivare a personalului care furnizeaz informaii sunt decisive. Orice informaie este destinat unui beneficiar, care poate fi cel care a cules-o i nregistrat-o n forma sa primar, fie unui alt executant sau manager. Folosirea informaiei conform destinaiei sale este condiionat de parvenirea la beneficiar n timp util, adic n perioada optim pentru luarea deciziei sau declanarea aciunii vizate. Specific firmei contemporane este reducerea perioadelor optime pentru iniierea, luarea i implementarea deciziilor. Ca urmare, i caracterul operativ al tratrii informaiei devine mai important, tiut fiind c o informaie ct mai bun devine parial sau total inutil dac parvine dup finalizarea procesului cruia i-a fost nemijlocit destinat. Tendina de comprimare a perioadelor n care se desfoar att procesele manageriale, ct i cele de execuie trebuie s se reflecte i n caracterul dinamic al informaiilor. Pentru ca informaiile s fie utile este necesar s oglindeasc procesele de munc i, n general, problematica ntreprinderii n evoluia sa. O atenie deosebit se impune orientrii lor prospective. Conceperea informaiilor n mod dinamic se reflect n sporirea forei lor anticipative, facilitnd desfurarea proceselor de previziune n cadrul organizaiei. De asemenea, se impune i nu n ultimul rnd ca informaiile s fie adaptate la specificul personalului implicat. Perceperea corect i integral a mesajului unei informaii este condiionat de o serie de factori cum ar fi: nivelul de pregtire a beneficiarului de informaii, gradul su de informare i n domeniul la care se refer informaia, timpul de care dispune pentru receptarea i interpretarea informaiei etc. Emitorul de informaii este necesar s cunoasc i s aib n vedere asemenea factori folosindu-i n structurarea i formularea informaiilor. O astfel de procedur asigur receptarea adecvat a mesajului cu minimum de efort, premis esenial pentru valorificarea sa conform destinaiei.

5.1.3. Prevenirea i eliminarea deficienelor informaionale majore Studiile efectuate asupra sistemelor informaionale din cadrul firmelor au reliefat existena unor deficiene tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori n conceperea i implementarea lor, a cror cunoatere i prentmpinare sunt eseniale. 5.1.3.1. Distorsiunea Distorsiunea, prima dintre deficienele tipice, const n modificarea parial neintenionat a coninutului, a mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. Dintre cauzele multiple care genereaz distorsiunea menionm ca foarte frecvente: diferenele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informaiei, folosirea de supori informaionali necorespunztori pentru nregistrarea informaiilor, manipularea neglijent a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor etc. 5.1.3.2. Filtrajul Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului sau coninutului informaiilor n mod intenionat. Cauza filtrajului este una singur: intervenia pe parcursul nregistrrii, transmiterii i prelucrrii informaiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul informaiei s primeasc un mesaj schimbat. Aceast deficien cronic a sistemului informaional se manifest n special cnd unii manageri sunt incoreci sau nu-i exercit integral atribuiile de control. Efectul negativ att al distorsiunii, ct i al filtrajului este dezinformarea parial sau integral a beneficiarului de informaii. Cnd dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflect n diminuarea calitii deciziilor. Cnd dezinformarea se produce la nivelul executanilor, efectele imediate se resimt pe planul realizrii proceselor cu caracter operaional, impietnd asupra cantitii, calitii i perioadei de obinere i furnizare a produselor i serviciilor. n ambele situaii, efectele pe termen lung sunt scderea eficienei, concomitent cu deteriorarea ntr-o anumit msur a climatului de munc, a relaiilor dintre personalul implicat .a. 5.1.3.3. Redundana Redundana este o alt deficien major tipic a sistemului informaional, care const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii. Cauza major a acestei disfuncionaliti informaionale o reprezint absena coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor segmante ale sistemului managerial. Redundana se produce mai ales cnd nu se respect principiul unitii de decizie i

aciune, cnd mai muli manageri se adreseaz nemijlocit cu cereri de informaii unor compartimente, fr ca personalul managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor s fie informat i s intervin. Efectele redundanei, care se manifest adesea sub forma cererii acelorai informaii de ctre diferii beneficiari, dar sub alte forme, constau ntr-o apreciabil risip de timp i adesea de mijloace materiale din partea celor implicai. 5.1.3.4. Suprancrcarea circuitelor informaionale Prin suprancrcarea circuitelor informaionale cu informaii, prin care desemnm vehicularea prin ele a unei cantiti de informaii ce-i depete capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea i/sau ntrzierea ajungerii unei pri din informaii la adresant. Printre cauzele care o genereaz menionm n afara redundanei nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informaional. Prin caracter piramidal al sistemului informaional nelegem transmiterea i agregarea selectiv a informaiilor pe verticala sistemului de management corespunztor sferei obiectivelor, competenelor i responsabilitilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situaii se afl proiectarea defectuoas a sistemului informaional, insuficienta pregtire a unor manageri i executani, tendina unora de a-i umfla realizrile, de a-i populariza excesiv aciunile etc. Fr ndoial c elementele menionate nu epuizeaz gama deficienelor cronice ale sistemului informaional, dar constituie, de regul, maladiile cele mai frecvente, a cror cunoatere, identificare i eliminare constituie o component de baz a raionalizrii sistemului informaional al organizaiilor.

5.2. Etapele reproiectrii sistemului informaional-managerial

5.2.1. Consideraii preliminare Asigurarea unui sistem informaional funcional eficace i eficient pentru fiecare organizaie este esenial ntruct condiioneaz decisiv performanele sale. Modalitatea de realizare o reprezint reproiectarea sistemului informaional, proces deosebit de laborios i decisiv datorit multiplelor elemente implicate att de natur strict informaional, ct i managerial, economic, tehnic i juridic. De aici necesitatea unei abordri riguroase a sistemului informaional pentru a depi complexitatea i dificultatea problemelor de soluionat. n literatura de specialitate se prezint numeroase i variate modaliti de raionalizare a sistemului informaional al organizaiei, reflectare a eterogenitii activitilor economice i a diversitii experienei i concepiilor specialitilor. n continuare prezentm o variant de raionalizare conceput pe baza unei ndelungate experiene proprii de consultan managerial-informaional, ce ncearc s integreze acele elemente prezente n literatura de specialitate care apreciem c au aplicabilitate i eficien n condiiile n care societile comerciale i regiile se restructureaz i/sau privatizeaz corespunztor cerinelor economiei de pia, iar o parte din ntreprinderile private nfiinate dup 1990 trec la faza de consolidare economic i managerial.

Reproiectarea sistemului informaional al firmei este structurat n mai multe etape (vezi figura nr. 2): declanarea studiului de raionalizare, identificarea componentelor informaionale ale domeniului investigat, analiza critic a sistemului informaional-managerial, perfecionarea sistemului informaional-managerial, implementarea perfecionrilor informaionale, evaluarea funcionrii sistemului informaional managerial.

METODOLOGIA DE PROIECTARE/REPROIECTARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL

ETAPA PREGTITOARE - declanare - obiective - sfer de realizare - termene - resurse - metode i tehnici de culegere i nregistrare a informaiilor PREZENTAREA SISTEMULUI MANAGERIAL - componentele primare - situaii informaionale - disfuncionaliti - alte aspecte ANALIZA SISTEMULUI MANAGERIAL - analiza componentelor primare - analiza situaiilor informaionale - analiza deficienelor informaionale - analiza prin prisma principiilor INFORMAIONAL-

INFORMAIONAL-

PROIECTAREA/REPROIECTAREA - de ansamblu - de detaliu IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONALMANAGERIAL - climat de munc - condiii materiale, financiare, umane EVALUAREA FUNCIONRII SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL - eforturi - efecte - eficien Figura nr. 2 Proiectarea/reproiectarea sistemului informaional