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LA COMUNICACIN ESCRITA

LUISA FERNANDA MOLINA OLAVE

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS INGENIERIA INDUSTRIAL SAN JOS DE CUCUTA 2013

LA COMUNICACIN ESCRITA

LUISA FERNANDA MOLINA OLAVE Cd.: 1191261

Presentado a: MANUEL JOSE HERNANDEZ BAUTISTA Esp. En Gestin Empresarial

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS INGENIERIA INDUSTRIAL SAN JOS DE CUCUTA 2013

CONTENIDO

pg.

INTRODUCCIN 1. VENTAJAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

5 6

2. DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

3. CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

4. METODOS ESTRUCTURALES DE LA COMUNICACIN ESCRITA

5. FORMATOS EN LA COMUNICACIN ADMINISTRATIVA

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BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCIN

Con el siguiente anteproyecto se realizar un diagnstico que permita saber cmo influye la calidad del actual mobiliario estudiantil en el desempeo acadmico de los alumnos, debido a los altos ndices de desercin y bajo rendimiento escolar que ha presentado la Universidad Francisco de Paula Santander en los ltimos aos.

Este diseo preliminar del proyecto pretende obtener informacin til para nuestra Alma Mter y los estudiantes en general, pues se conocer cmo es el estado del moblaje actual y qu condiciones, especificaciones y normas se deben tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo mobiliario que cumpla con los estndares bsicos ergonmicos que faciliten una educacin de prestigio.

1. VENTAJAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

La Comunicacin Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la informacin en escritos para volverla a usar.

Reflexin antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.

Se Registra la Informacin.

Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicacin siempre puede tener un uso posterior como medio de informacin ya que est escrita permanentemente

2. DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

No hay retroalimentacin Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicacin escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.

Puede haber una Interpretacin Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la informacin o su contenido en esta como en la comunicacin verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

3. CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIN ESCRITA

A pesar de que la lengua escrita es la misma que se usa en la comunicacin oral, hay una serie de caractersticas que la distinguen:

Se usan letras, tildes y signos de puntuacin para construir el mensaje.

Es reflexiva, organizada, elaborada y lgica.

Est construida de manera correcta y precisa.

Es diferida y permanente.

Se establece una relacin unilateral entre el emisor y el receptor.

Cualquier referencia textual o extra textual se hace con palabras

4. METODOS ESTRUCTURALES DE LA COMUNICACIN ESCRITA

5. FORMATOS EN LA COMUNICACIN ADMINISTRATIVA

La carta comercial : la carta comercial es el principal vehiculo de comunicacin entre las empresas o entre particualares y empresas. Ademas de las cartas comercialesdestinadas al intercambio de informacion puntual, se realizan comunicaciones comerciales confines concretos. Memorandum: el memorandum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter administrativo a personas de una empresa, institucion o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambien hay formatos que llevan impreso el nombre MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos memoranda, memorandums o memorandos). La circular: las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interes actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitucion, modificacion o disolucion de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificacion de precios, etc. norlamente, las ciculares no se contestan, pero si puede hacerselo por motivos de cortesia o deseos de iniar alguna operacin comercial. Memoparte: El recado o memoparte es la manifestacin ms elemental de la comunicacin escrita en el contexto administrativo. En l se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de una comunicacin rpida, mediante la cual el receptor puede actuar en razn del contenido. Por su naturaleza no puede restarse a equvocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles pequeos. Adopta la especie de orden, instruccin, sugerencia, acuerdo, informacin. Minuta: La minuta es un documento escrito que hace las veces de acta, solo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta en forma. Consigna el desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene tambin la relacin de asistentes, la hora y lugar de la celebracin y el objetivo de la reunin.

Acta. El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunin y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunin. Contiene, entre otros, los siguientes datos bsicos: ciudad, hora, fecha (da, mes y ao), lugar (calle, nmero y colonia), nombre de la organizacin, relacin de

asistentes, objeto de la reunin, orden del da y narracin breve, sinttica y objetiva de lo acontecido, sealando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, as como la forma en que lo exponen; relacin secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente, sealamiento de la hora en que termina la reunin. Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesin, y del secretario que lo asiste o en caso de no haberse hecho stas asignaciones, las firmas de los asistentes). Cuando el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe pblica, es necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su firma. Por disposicin de algunas leyes, determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto. El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comnmente es utilizado para las actas: En la ciudad de _______, siendo las _____ horas del da _____ del mes ________ del ao _____, y en el local que ocupan las oficinas de _________, ubicado en________ del edificio nmero ______ de la calle __________; colonia _________, se reunieron los seores: ___________________, con el carcter, respectivamente, de ______________, previa cita (o convocatoria) que se expidi __________, para el tratamiento del asunto siguiente: _______________. En uso de la palabra, el seor _________ manifest _______________ (relacin de hechos). Registro de la intervencin sucesiva de otras personas. Determinacin que se adopta, en su caso. Para finalizar, el seor __________, que acta como secretaria, dio lectura al acta, misma que fue aprobada en sus trminos por los comparecientes, que firman al margen y alcance de este instrumento para constancia de su conformidad. Informe. Los informes son comunicados que pueden variar desde lo ms simple hasta aquel que cubra requisitos ms formales, ambos tienen como propsito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institucin a la cual pertenecen o tienen algn vnculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: Quin lo va a hacer? Y Qu uso va a tener?. Los lectores podran ser: colegas tcnicos, especialistas en actividades tcnicas relacionadas. Gerencia de lnea, administradores y/o profanos (todas las personas que no entran en las anteriores categoras). Los posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una accin. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el inters, reservarlo para uso futuro. De una manera general podemos decir que existe dos tipos de informe: el Informe Administrativo y el Informe Cientfico.

INFORME ADMINISTRATIVO. El informe administrativo es el instrumento tpico de comunicacin ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. Estos informes pueden ser emitidos en forma peridica (cada mes, cada aos, etc.) o de forma espordica, respondiendo a la necesidad de informacin de un superior. Este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusin por parte del que emite el informe y posiblemente se emita tambin una sugerencia de solucin al problema, si es que existe. En el anexo final de este trabajo se encuentra el esquema general de un informe (Modelo No. 6). INFORME CIENTIFICO. Este tipo de informe se caracteriza por ser detallado y por lo general extenso, por lo que consta de varias partes para lograr su cometido. El informe cientfico se emplea dentro del mbito de la ciencia y particularmente en los sectores educativos para la difusin de mtodos de investigacin y resultados de investigaciones para que puedan ser sometidos a juicios pblicos. En su redaccin deben de emplear un lenguaje sencillo, las exposiciones deben ser objetivas y se deben eliminar toda gama de adjetivos que pudieran inducir a la aceptacin de una tesis o de una teora. Oficio. Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. sociedades, sindicatos, clubes y otras. El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos: En una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del mismo. Por tanto, la sntesis que se hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que est destinado. En que sustituye en el elemento que contiene el nombre, las expresiones: seor, seora o seorita, por la de ciudadano o ciudadana abreviados, en singular C. y en plural CC., dentro de los oficios del gobierno, o compaero o compaera, en los sindicatos o clubes. En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas.

En que, al final, y despus de la frase o trmino de despedida, se escribe el lema oficial del gobierno, o de la institucin respectiva. El lema oficial del gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de diferente dependencia y que no dependan de la que expide el oficio. En que la jerarqua o categora del firmante se escribe antes de su nombre. Por ejemplo: El Oficial Mayor, y, separndolo con cuatro interlneas, el nombre del firmante. Telegrama. El telegrama recibe tambin el nombre de mensaje, y se transmite por hilos telegrficos, en comunicaciones terrestres en un misma ciudad o pas, o en un mismo continente. S la comunicacin es transocenica se le denomina cable o cablegrama, y mensaje inalmbrico o radiograma segn se transmita por radio o por medio de telegrafa sin hilos. Por tratarse de comunicaciones cuyo precio establecen la clase de servicios, la distancia y el nmero de palabras que las integran, se redactan en dos diferentes lenguajes: elptico y encltico. Elptico: Omite todas las voces - proposiciones, artculos, pronombres- que no sean absolutamente indispensables a la correcta interpretacin de la idea. Encltico: Del latn enclticus, y este del griego enklitikus, inclinado. Dijese de la parte de la oracin que se liga con el vocablo precedente y forma con l una sola palabra, como los pronombres pospuestos al verbo. En esta clase de comunicaciones es indispensable anotar el servicio que se desea: ordinario, urgente. Esta palabra se escribe despus de la palabra telegrama. Ordinario: El telegrama se transmite en el orden en que se deposita. Urgente: A este servicio se le da preferencia sobre el ordinario y el valor de la cuota es el doble. Srvase observar el modelo No. 9 del anexo de este trabajo para un caso de telegrama. Curriculum Vitae. El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razn de su relacin con algn propsito determinado. El curriculum vitae habr de incluir: Los datos fundamentales que sirven para la identificacin y localizacin de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc. La mencin de los logros, realizaciones y actividades ms importantes de su historia personal, siempre seleccionados en razn de su significacin para un propsito determinado. Se har un recuento de todos los hechos ms significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum vitae de que su pretensin o deseo estn slidamente fundados. Toda la informacin anterior puede agruparse en los apartados que a continuacin se mencionan:

Datos Personales de Identificacin. Son los datos y caractersticas que identifican a una persona y le sitan en un entorno cronolgico, geogrfico y cvico. La lista subsiguiente enumera los principales datos identificativos: Nombre y apellidos. Fecha de nacimiento. Sexo. Nombre del padre y de la madre Profesin o actividad principal. Estado civil. Nmero de hijos Domicilio habitual Domicilio accidenta. Telfono. Altura, peso y otras seales corporales. De estos datos se mencionarn aquellos que el interesado juzgue ms pertinentes en cada supuesto. En todo caso se facilitarn el nombre y los apellidos y una direccin para contactos posteriores. Ttulos, Diplomas y Grados Acadmicos Obtenidos. El curriculum vitae ha de informar sobre la altura cultural y los conocimientos generales o especficos de su titular. Una de las principales medidas (no la nica) de este equipaje intelectual son los grados y ttulos acadmicos obtenidos. Estos documentos a los que nos referimos son los obtenidos tras cursar en centros oficiales o privados reconocidos, un ciclo de enseanzas establecido segn las leyes vigentes y tras superar satisfactoriamente las pruebas y exmenes que reglamentariamente se fijan. Historia Profesional. Es la descripcin ordenada de la trayectoria o historia profesional en sus diferentes facetas y realizaciones. En lo que concierne a personas con larga historia profesional como las cargos y empleos desde el comienzo de actividades y fecha de cese de dichas actividades, la denominacin del puesto o empleo, el nombre y caractersticas de la entidad donde cumpli la actividad profesional. Idiomas. En cada lengua se especificar el grado de dominio que se ha alcanzado respecto de cada uno de sus aspectos funcionales, que son: la comprensin (traducir), conversacin (hablar) y redaccin (escribir). Referencias. En el curriculum vitae se pueden aadir, e incluso es conveniente hacerlo, algunas referencia, o sea, nombre y direcciones de otras personas a quienes podran dirigirse los destinatarios del curriculum vitae. Firma. Que le da la certeza de que los datos mencionados son reales y verdaderos. Srvase observar el ltimo modelo (modelo No. 10) del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de el curriculum vitae.

BIBLIOGRAFIA

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