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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Las Organizaciones.

"Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtencin de eficiencia solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiera hacer) a travs de la planeacin, ser necesario determinar qu medidas utilizar para lograr (como hacerlo)" Concepto: Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtencin de los objetivos de la organizacin. Este proceso presenta por tanto, dos facetas: establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificacin, la organizacin debe determinar quin va a ser que cosa y cmo va a hacer lo coordinacin dentro y entre los departamentos de la misma. Organizacin definiciones: "Organizacin es la estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados" Agustn Reyes Ponce "La organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmn V. "Organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido vertical como horizontal toda la estructura de la empresa" Koontz & Odonell

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA "Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituido para alcanzar fines especficos" Amitai Etzioni Importancia de la organizacin Es de carcter continuo, jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (Expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades. Complejidad de las Organizaciones. Cuando interviene ms de un individuo se constituye una situacin social, definida por usos y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y adems se tiene en cuenta la identidad de los participantes, Estos dos factores generan expectativas por parte de los individuos. El comportamiento organizacional se caracteriza por un proceso de interaccin regido por las expectativas de los individuos. Puede realizar en forma de: *Cooperacin: Actividad que se desarrolla con vistas a una finalidad comn. Coordinacin: Actividad ordenada en base a informacin mutua de los

comportamientos proyectados.

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Elementos de las organizaciones 1. Personas interrelacionadas: (personas, roles y status), es el elemento esenciadle toda organizacin. Las personas son a las organizaciones lo que las clulas al cuerpo humano. El funcionamiento de la organizacin depender en buena medida de cmo acten las personas que la integran, y por lo tanto, una parte esencial de la comprensin de las organizaciones la constituye la comprensin de los motivos del comportamiento humano, conocida como "Motivacin". 2. Grupos interrelacionados: Las propias organizaciones son, grupos que a su vez estn constituidos por sub.-grupos. Estos sub.-grupo pueden ser primarios es decir los espontneos y caracterizados por vnculos afectivos. Son formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir planificados y caracterizados por vnculos utilitarios. Resultan del pensamiento consciente y racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definicin de los subgrupos secundarios se les conoce como organizacin formal. Cuando una persona pasa a pertenecer a un grupo, su conducta ya no depender nicamente de su propia personalidad sino que estar fuertemente influenciada por las normas de comportamiento y por los valores de ese grupo (los valores son los que el grupo entiende que esta y bien y lo que entiende que est mal). Finalidad: Es la misin. Toda organizacin orienta sus acciones a satisfacer una necesidad o conjunto de necesidades de la sociedad lo cual constituye lo que hemos llamado "Misin" de la organizacin. Eficiencia: es vital para que se intente llevar a su mximo la relacin entre lo que se consume y lo que se produce en una organizacin. Lo contrario implica despilfarro. Sus objetivos. Son anteriores a la incorporacin de la persona. Son los blancos hacia los cuales direccionar la accin de la organizacin y que deben alcanzar para cumplir con su finalidad. Tales objetivos son:

Eficiencia: Hacer bien las cosas Primaria: Del objetivo del conjunto sobre los intereses individuales.

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El grupo social est estructurado en niveles jerrquicos, lo que de lugar a las relaciones horizontales (en el mismo nivel jerrquico) o vertical (relaciones con el que manda).

Cumplimiento de las normas y reglamentos que ordenan el funcionamiento de la organizacin (normas de convivencia).

Las Organizaciones como Sistemas Sociales. Segn Stoner: El enfoque se sistema procura contemplar la organizacin como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de un segmento de la organizacin afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los lmites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Tiene que comunicarse con otros empleados y departamentos y con representantes de otras organizaciones. Un gerente de produccin que aplica el enfoque se sistema decidira la programacin tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros departamentos y para la organizacin entera. Principales conceptos del enfoque de sistema:

Subsistema: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.

Sinergia: Significa que los departamentos que interactan en forma cooperativa, son ms productivos que si trabajaran en forma independiente o aislada.

Sistema abierto y sistema cerrado: Un sistema abierto es aqul que interactan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.

Lmite de sistema: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un sistema cerrado el lmite es rgido, en tanto en un sistema abierto el lmite es ms flexible

Flujo: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el IN PUT del sistema. Los input pasan por un PROCESO de transformacin, que los transforman en bienes y servicios (output), que se vuelcan al medio externo Retroalimentacin: Constituye la parte del control de un sistema: los resultados

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA u output regresan a quien proces los in put, permitiendo analizar y corregir los procesos. Segn Donnelly: El enfoque de sistema la organizacin es percibida como un grupo de partes interrelacionadas con un propsito nico, donde la accin de una parte repercute en las dems. Agrega que resolver un problema con enfoque de sistema, implica ver la organizacin como un todo dinmico y prever impactos deseados y no deseados de las decisiones. Segn Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y unitario, compuesto por dos o ms partes Inter. Dependientes, delineado por lmites identificados que lo separen del supra ambiente ambiental. Estos autores consideran que las organizaciones son un sub. sistema de la sociedad, que a su vez estn compuestos por: metas y valores; tcnico; psico-social; estructural; administrativo. Las Organizaciones como Sistemas Abiertos. El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre l, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido. La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber, clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas fsicos, las mquinas, el reloj, el termstato):

El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta.

El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema cerrado.

Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre s:

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Ingestin: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relacin entre las entradas y salidas. Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de compras, produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de personal y de mantenimiento. Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de produccin, compras, comercializacin, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsin, el planeamiento, la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administracin pueda hacer ajustes.

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin constituyendo un todo sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo. La organizacin como un sistema abierto Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:

En el crecimiento. En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece. En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente heterogeneidad".

Segn la teora estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando estn aislados de variables externas y cuando son determinsticos en lugar de probabilsticos. Un sistema determinstico es aquel en que un cambio especfico en una de sus variables producir un resultado particular con certeza. As, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Segn Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecer si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos lmites conocidos. Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos. Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son: Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las organizaciones: la organizacin se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indic sobre la visin global, la integracin, destacando que desde el punto de vista de organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque: La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica. Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales bsicas, es identificada por Buckley como su principal caracterstica identificadora.

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA La Organizacin Gerencia de Planificacin Estratgica Misin: Asesorar y dar apoyo a todas las empresas del grupo, para la ejecucin de los procesos de planificacin estratgica corporativa: definicin de principios rectores, formulacin de estrategias, planes operativos y seguimiento en la ejecucin. Visin: Desarrollar una cultura estratgica que permita la anticipacin para aprovechar nuevas oportunidades de negocios y prepararse ante las amenazas, la innovacin la agregacin de valor tanto para la mejora. Funciones en el Proceso de Planificacin Estratgica: Coordinar y hacer seguimiento a todas las empresas del grupo, para la ejecucin de los procesos de planificacin estratgica corporativa, planes operativos y formulacin de presupuesto asociado. Presentar los informes de formulacin de planes estratgicos y planes operativos, e incorporar las observaciones generadas por el Comit de Planificacin Estratgica, para cada una de las empresas del grupo. Proponer al Comit de Planeamiento Estratgico los cambios que se considere necesario introducir en los planes y programas corporativos de conformidad con los resultados obtenidos y la experiencia acumulada. Elaborar con eficiencia y oportunidad los requerimientos de informacin en materia de planificacin estratgica planteados por la Junta Directiva, la Presidencia, el Comit de Planificacin Estratgica u otros rganos internos o externos. En Coordinacin con la Direccin de Finanzas y Contabilidad velar por la articulacin entre los Objetivos Estratgicos y los Planes operativos expresados en metas e indicadores, insumos fundamentales para la generacin de Informes de gestin como parte de la Rendicin de Cuenta, de acuerdo a los lineamientos expresados por el Comit de Gestin, Seguimiento, Medicin y Calidad. En coordinacin con la Direccin de Mercadeo apoyar en la creacin de un sistema de Inteligencia Estratgica, que permita la captura de informacin a fin

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA de prever cambios, generar alertas tempranas e informacin relevante, aminorar amenazas y aprovechar oportunidades. En coordinacin con la Direccin de Capital Humano, participar, apoyar y/o asesorar los procesos de aprendizaje, innovacin y conocimiento para la captura de valor (empleados, socios, clientes, comunidad) as como del Plan de capacitacin para el cierre de brechas. Secretario del Comit de Planificacin Estratgico. En Coordinacin con la Gerencia de Tecnologa de Informacin velar por la imagen digital de La Corporacin, En Coordinacin con la Direccin de Mercadeo, participar, apoyar y/o asesorar la captura de valor de los pblicos externos (clientes, proveedores, comunidad). Contina como para la creacin de nuevos productos, procesos y mejores prcticas JUNTA DIRECTIVA Funciones en el Proceso de Planificacin Estratgica: Conocer, aprobar y velar por la formulacin y seguimiento de los planes estratgicos de la corporacin. Revisar y aprobar las polticas, procedimientos, reglamentos vinculados a la planificacin estratgica y operativa presentados a su consideracin por la alta gerencia de cada una de las empresas o subcomisiones definidas para reas especficas de atencin estratgica. Conocer los informes remitidos por la Presidencia y el Comit de Planificacin Estratgica en relacin con el seguimiento y cumplimiento de las acciones estratgicas previamente definidas y aprobadas. Conocer los informes remitidos por la Presidencia en relacin con el cumplimiento semestral de los planes anuales operativos y la ejecucin presupuestaria. Designar los miembros del Comit de Planificacin Estratgica.

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Comit de Planificacin Estratgica


Es un rgano multidisciplinario y de apoyo a la Alta Gerencia para mantener la estrategia corporativa y velar por el seguimiento y cumplimiento de su ejecucin

Funciones en el Proceso de Planificacin Estratgica: Revisar y proponer a la Junta Directiva, los planes estratgicos que aseguren el cumplimiento de la misin y visin de cada una de las empresas del grupo. Verificar que las acciones estratgicas estn debidamente incorporadas y articuladas en el Plan Operativo. Analizar las alertas tempranas con el fin de anticipar y as asegurar el avance en el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Estar atentos al cierre de brechas en relacin a las competencias necesarias para el logro de los objetivos estratgicos. Revisar y analizar los informes de cumplimiento y avance de la ejecucin del Plan Estratgico, debidamente expresado en un sistema de medicin y seguimiento conformado por indicadores que permitan verificar el cumplimiento de objetivos y metas. Determinar las desviaciones de lo planificado respecto de lo ejecutado, para que una vez discutidas con los equipos especficos, se puedan realizar las acciones correctivas. Nombrar las comisiones necesarias para tratar temas especficos relacionados con la planificacin estratgica de la corporacin.

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Comisin para la Gestin, Seguimiento, Medicin y Calidad.


Es un rgano de apoyo al Comit de Planificacin Estratgica para el proceso de consolidacin de los Informes de Gestin para la Rendicin de Cuenta, de acuerdo a los objetivos, metas e indicadores de las empresas del grupo, y el debido cumplimiento del Plan Estratgico Corporativo.

Funciones: Definir los lineamientos para la Rendicin de Cuentas. Consolidar, en coordinacin con las reas ejecutoras y el Gerente de Finanzas y Contabilidad, el Informe de Gestin de cada empresa y corporativo. Desarrollar, revisar y consolidar el sistema de objetivos, metas e indicadores de cada unidad operativa. Con el fin de facilitar el control, seguimiento y monitoreo de la ejecucin del Plan. Presentar el Plan de cierre de brechas de acuerdo a las Acciones correctivas, en cuanto a las competencias, recursos tcnicos y financieros necesarios para el logro de los objetivos estratgicos. En coordinacin con el Comit de Planificacin y Presupuesto velar que el Plan Operativo anual est debidamente alineado a los objetivos estratgicos.

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Comisin para la Planificacin Operativa y Presupuesto


Es un rgano de apoyo al Consejo Directivo para el proceso de consolidacin de los planes operativos de las empresas del grupo y el presupuesto anual, debidamente vinculado con las acciones estratgicas del Plan Estratgico Corporativo.

Funciones: Definir los lineamientos para la formulacin anual del proyecto plan presupuesto. Consolidar, en coordinacin con las reas ejecutoras y el Gerente de Planificacin Estratgica, la formulacin del Plan Operativo Corporativo. Someter a revisin de la Presidencia de EMPTACA el plan operativo anual debidamente alineado a los objetivos estratgicos, con el respectivo presupuesto. Someter a consideracin del Consejo Directivo la aprobacin del Presupuesto Operativo Anual. Algunos elementos a considerar vinculados con la GE Ante las posibilidades de riesgo: el hacer o no una accin inmediata, lo que conviene o no a la situacin, el clculo y sobrepeso de las consecuencias futuras inmediatas y mediatas, el tipo de empujes estratgicos requeridos (actividades coordinadas), constituyen el tipo de interrogantes a las que el pensamiento estratgico intenta responder. A modo de ejemplo, mejorar la calidad slo tiene sentido cuando sabemos qu tipo de calidad es relevante en trminos competitivos y cul es el parmetro o estndar al que atiende para poder medir este valor. Evitar las dificultades prcticas en torno a la Gerencia Estratgica requiere de: Buenos y tiles pronsticos del ambiente y en especial de la competencia. Mantener una posicin adecuada de acuerdo a un Plan de Contingencias frente a la exposicin a riesgos adversos e imprevisibles,

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ORGANIZACIN DEL SISTEMA Revisiones progresivas de la estrategia, al menos 1 vez al ao, visualizando los impactos de las estrategias formuladas. Crear y desarrollar habilidades para aprovechar nuevas situaciones: creando recursos de reserva, vigilando los cambios, cultivando capacidad para una reaccin rpida. Considerar que la Gerencia estratgica no es Gerencia por Objetivos, la GE enfatiza el qu hacer y la GO el qu lograr. La Gerencia por objetivos corresponde al nivel de ejecucin y enfatiza el listado de acciones, en trminos de metas, la GO es funcional y acta en el corto plazo. Considerar que la Gerencia Estratgica no es tampoco Programacin, sta ltima es posible en ambientes con baja incertidumbre, mientras que la Planeacin Estratgica es la respuesta a los cambios discontinuos y la incertidumbre. La PE supone cambios en los mercados y la cultura de la organizacin. La Programacin supone bsqueda de soluciones futuras sin proponer cambios significativos. Tener claro que la Gerencia por Objetivos y la Programacin tienen cabida luego de la formulacin de la estrategia en el plan operativo. La Estrategia define la direccin de la organizacin la Gerencia por objetivos define los Objetivos dentro de esa direccin la programacin describe los pasos a realizar para el logro de esos objetivos Diferenciar el nivel tctico del estratgico, una ausencia de planes a largo plazo dificulta la consolidacin de slida una cultura organizativa.

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