Actividades genricas de secretara administrativa (Unidad 3)

Qu va a aprender usted en esta unidad?

La actividad administrativa de las instituciones escolares se realiza, en buena medida, a partir de diferentes tareas de gestin documental.

Por ello, las actuaciones y procedimientos que integran este bloque de "actividades de secretara administrativa" de una institucin escolar hacen referencia a los procesos genricos de ordenacin y custodia de documentos en la propia institucin, a los de coordinacin administrativa interna y externa, a los de constatacin administrativa y otros que conllevan, en general, gestin documental.

El establecimiento de sistemas adecuados para el trmite administrativodocumental incide en el buen funcionamiento del centro escolar y, especficamente, en la eficacia de su Secretara.

Habida cuenta de la gran diversidad existente en este mbito, sin nimo de exhaustividad, se describen en la presente Unidad aquellos sistemas y procesos de gestin administrativa y documental que resultan ms habituales y generalizables a los diferentes contextos.

Entre las actividades genricas de secretara administrativa de las instituciones educativas, cabe destacar:

Actividades de registro de documentos. El Registro de las instituciones escolares.

Actividades de archivo y custodia documental. Los archivos de las instituciones escolares Otras actividades de gestin administrativa documental: las certificaciones, el oficio, la compulsa de documentos y las diligencias.

Para profundizar

Lea las secciones temticas propuestas en la gua y vaya realizando las actividades que necesite, para finalmente realizar las prcticas que se le proponen.

Cuando finalice esta unidad usted deber disponer de una amplia visin global sobre las diversas actividades genricas de gestin administrativa y documental que se desarrollan desde la Secretara de un centro educativo y conocer normas, tcnicas e instrumentos especficos que se deban aplicar en las diferentes situaciones.

Actividades genricas de secretara administrativa

En esta unidad va a encontrar explicaciones, ejemplos, casos y actividades que le facilitarn el trabajo de este tema. Mientras navega a travs de las secciones temticas propuestas busque las relaciones sugeridas en la Gua. Lea el material crticamente y busque relaciones entre las secciones temticas.

Las secciones temticas que se proponen son el mnimo de lectura obligatoria que debe realizar para adquirir los conocimientos bsicos que le permitan superar esta unidad. Sin embargo, la navegacin basada en preguntas facilita el acceso a otras secciones relacionadas con el tema en cuestin, secciones que son de libre acceso

para el estudiante. Las secciones indicadas en la Gua son el punto de partida bsico que no excluye la ampliacin de los conocimientos a travs de la exploracin libre de la plataforma.

La estructura de la Gua se compone de una unidad de diseo pedaggico que se mantendr uniforme a travs de todas las unidades. Los conceptos bsicos que desarrolla este mtodo son:

Contexto Experiencial: Referencia al punto de partida personal. Observacin Reflexiva: Significado y sentido de la indagacin. Conceptualizacin: Elaboracin de una teora. Experimentacin Activa: Puesta en prctica de conocimientos. Evaluacin Sumativa o Formativa.

Tema: Las actividades genricas de gestin administrativa de las instituciones educativas son actuaciones de ordenacin y gestin documental entre las cuales cabe citar el registro y el archivo de documentos, las certificaciones, las compulsas, los oficios y las diligencias.

CONTEXTO EXPERIENCIAL
Las mltiples comunicaciones recibidas de la Administracin o enviadas a ella por el centro, los diferentes documentos que se integran en el expediente personal de los alumnos (fotocopia del Libro de Familia, copia de los informes cursados a los padres, etc.), los documentos generados por la actividad de los rganos colegiados, las

certificaciones de diferente naturaleza, etc., son algunos de los muchos documentos que se deben tratar, clasificar y ordenar, registrar, archivar y custodiar en las instituciones escolares.

Con frecuencia, la propia gestin administrativa requiere recuperar documentos ya cursados. Adems, algunos de esos documentos son de carcter oficial y deben conservarse durante bastante tiempo.

Por todo ello, resulta de la mxima importancia establecer un sistema eficaz de registro, de archivo y custodia documental que garantice la adecuada tramitacin y conservacin, adems de la rpida localizacin y fcil recuperacin, cuando sea preciso para la gestin de la institucin.

Los directivos, responsables del gobierno y de la gestin del centro en su conjunto, debern establecer los mecanismos y disear los procedimientos que garanticen la eficacia tambin en este campo de gestin.

Si Ud. tiene responsabilidades en ese mbito estar interesado en conocer cmo organizar el registro y el archivo y cmo resolver los diferentes temas de gestin administrativa que se derivan de ello.

OBSERVACIN REFLEXIVA
Para guiar su reflexin sobre las cuestiones descritas usted podra plantearse, entre otras, las siguientes preguntas:

Cmo organizar el Registro de documentos en las instituciones escolares ?

Qu documentos deben registrarse?

Qu Libros de registro deben tenerse?

Qu es la custodia documental y qu reparto de responsabilidades implica?

Qu documentos deben conservarse y custodiarse?

Cmo organizar los archivos del centro escolar?

CONCEPTUALIZACIN
Una primera aproximacin al tema de la gestin administrativa-documental exige su adecuada conceptualizacin, que podr Ud. encontrar en esta primera seccin:

El registro documental en las instituciones escolares

Adems, convendr conocer detalladamente las actuaciones a realizar para el mantenimiento del Registro, como se describen en la seccin temtica siguiente:

Procedimiento a seguir para el registro de documentos

El Registro general de la institucin se formaliza en un Libro. En la siguiente seccin se describe la estructura y se indican los documentos que se deben anotar en l:

El libro de registro general, de entradas y salidas

La organizacin del archivo y el proceso que debe seguirse, adems de la conceptualizacin de la custodia documental se describen en la siguiente seccin:

El archivo y custodia documental

Los archivos de las instituciones escolares pueden organizarse bajo diversos criterios. En la siguiente seccin se presenta una determinada propuesta:

Una propuesta de archivos documentales para las instituciones escolares

El registro documental en las instituciones escolares

El Registro constituye una de las reas de gestin o de actividad habituales de la Secretara, en tanto que unidad funcional del centro encargada de llevarlo a cabo, en general bajo la responsabilidad del Secretario o del Administrador del centro, por delegacin del Director, responsable ltimo de la gestin administrativa de la institucin.

Su finalidad es la de establecer un sistema coherente, centralizado y unificado de gestin administrativa de la documentacin que entra y sale del centro, constituyendo, adems, un trmite de acreditacin (mediante la copia sellada del documento) que puede constituir parte de otros procesos de gestin administrativa.

Qu diferentes aspectos conforman el Registro de las instituciones escolares?

Considerado globalmente, incluye tres categoras de cuestiones complementarias que se corresponden tambin con tres acepciones de frecuente utilizacin al referirse al Registro:

Registro entendido como actividad o procedimiento administrativo: el acto de registrar, transcribir o extractar y las normas que deban seguirse en cada caso. El procedimiento de registro de entrada y salida de documentos de una institucin pblica constituye un sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos que se presentan a dicha organismo y de los documentos oficiales que se envan a otros rganos o a particulares.

Registro entendido como efecto o resultado del acto de registrar y su correspondiente soporte fsico: se trata de diferentes Libros de Registro en el cual se realizan los asientos, las anotaciones o los apuntamientos. En trminos genricos, un Libro de Registro es un catlogo en el que se consignan un conjunto de datos identificativos relativos a personas fsicas o jurdicas, hechos, bienes, etc., al objeto de dejar constancia oficial de los mismos y que as puedan producir los efectos legales y administrativos que procedan.

Algunos Libros de registro son documentos oficiales (Registro de Matrcula, Registro de Ttulos, etc.) por lo que deben obligatoriamente ser cumplimentados y archivados. Adems, en esos casos, deben adecuarse a un determinado formato estipulado.

Registro entendido como unidad o subunidad funcional especfica de una institucin: muchas veces se identifica con la "ventanilla", la oficina o la dependencia administrativa donde se realiza fsicamente la entrega de documentos para registrar. En las instituciones escolares, dado el volumen de gestin y los medios con que se cuenta, no suele disponerse de esta subunidad propia de otras instituciones de mayor tamao, sino que el Registro constituye un rea de gestin de la Secretara. A travs del Registro se realiza el contacto directo y personal con los usuarios y con el pblico en general, se les asesora en los trmites que deban realizar y se supervisan los documentos que libran a la propia institucin. Todo ello conlleva, por tanto, una actuacin de atencin e informacin al pblico.

Lgicamente, en la prctica habitual del funcionamiento de las instituciones escolares, estas tres vertientes se presentan unidas: el rea funcional (i) de la

Secretara que se encarga del Registro, realiza los trmites de registrar(ii) los documentos, en los correspondientes Libros de Registro(iii) de la institucin.

Qu actuaciones se realizan, con carcter genrico, desde el Registro?

atender las consultas del pblico en general y orientar a los usuarios del servicio educativo y de la propia institucin facilitar los impresos y el material que convenga en cada caso recibir los documentos de entrada y generar o cursar los de salida comprobarlos, identificarlos, clasificarlos y codificarlos, si ha lugar validarlos (mediante el sellado de entrada o salida) realizar las copias y autentificarlas, cuando as se requiera researlos o anotarlos en el correspondiente Libro o en el programa informtico especfico cursarlos y librar las notificaciones, cuando proceda archivar los originales o las copias, en su caso.

Organizacin del Registro documental

Los centros educativos acostumbran a organizar su Registro de documentos en:

el registro general, que resea la correspondencia, los comunicados, los oficios, las circulares, las instrucciones y otros documentos de tipo general. Dicho registro general puede integrar de forma conjunta las entradas y salidas, o bien estructurarse en dos registros separados que constituyen materialmente el Libro de Registro de entradas y salidas de documentos. otros registros especficos, de matrcula de los alumnos del centro, de certificaciones emitidas y recibidas, de acuerdos de los rganos colegiados o de participacin, de ttulos acadmicos, etc., que constituyen materialmente diversos Libros de Registro.

Cmo se materializan los Libros de Registro?

Los Libros de registro pueden materializarse en soporte papel o bien en soporte informtico.

Los tradicionales Libros de registro, en soporte papel, estn integrados por un conjunto de hojas encuadernadas y numeradas. Tambin es posible realizar las anotaciones en hojas de registro sueltas, que luego se grapan o encuadernan, conformando as un Libro.

En cualquiera de los dos casos (libro/hojas sueltas) las pginas deben estar numeradas correlativamente y selladas, adems de incluir una diligencia de apertura del Libro que especifique el nmero total de hojas con que cuenta.

Actualmente, la mayora de instituciones educativas estn dotadas de equipos informticos para la gestin y tambin disponen de programas especficos para la gestin informatizada de las tareas administrativas. La actividad de registro de documentos cuenta con la ayuda de poderosas herramientas informticas que facilitan su realizacin, bien sea mediante la adaptacin a tal cometido de programas genricos y estandarizados o con el uso de programas especficos de registro existentes en el mercado. La utilizacin de estas aplicaciones presenta unas posibilidades de bsqueda, clasificacin selectiva por campos, listados especficos y sumarizacin, etc., que permiten utilizar el registro como una herramienta auxiliar conectada con otras aplicaciones de la gestin del centro. Informatizar los procesos de anotacin, codificacin y consulta seguramente redunda en el logro de mayores cuotas de coherencia, unificacin de criterios, eficacia y eficiencia, con el consiguiente ahorro de tiempo.

En todo caso, los registros informatizados debern realizarse en campos de anotacin semejantes a los que incorporan los modelos tradicionales. Es imprescindible establecer mecanismos que garanticen la conservacin y archivo de los registros. Adems, en algunos casos de documentacin oficial, es requisito conservar una copia impresa convenientemente diligenciada y autentificada.

Referencias:

Procedimiento a seguir para el registro de documentos

En una institucin escolar, el registro de entradas y salidas de documentos, entendido aqu como proceso, es el procedimiento que forma parte de la ordenacin del rgimen administrativo del propio centro, para la identificacin, clasificacin, anotacin, distribucin y archivo posterior de determinados documentos que se reciban o que se generen y salgan del centro, y que sean susceptibles de constatacin o recuperacin posterior, en su caso.

Proceso y trmite de registro

El proceso de registro integra algunas fases esencialmente mecnicas cuya ejecucin puede reservarse plenamente al personal administrativo del centro, pero la decisin primera de qu documentos sern objeto de registro y el establecimiento de los parmetros generales y operativos a seguir es responsabilidad del Secretario, del Administrador o del Director del centro, en su caso.

Suele realizarse de acuerdo con los siguientes fases:

1. Decisin sobre la procedencia o no de registrar el documento

En esta primera fase se trata de decidir si se ha de registrar o no y dnde (en el registro general o en uno de los registros especficos) cada uno de los documentos que entran o salen de la institucin escolar (por correo, entregado en mano, por fax...).

Si el documento es de entrada, paralelamente debe plantearse el destino del documento (para ser vehiculado a una persona concreta, para ser notificado, para ser publicado o expuesto en el tabln de anuncios...).

Con carcter general, toda la documentacin es entregada al Secretario, Administrador o persona responsable de la custodia de los registros y archivos del centro, quien tomar las decisiones oportunas. No obstante, para facilitar el proceso, el personal de administracin habr recibido ya instrucciones genricas sobre las actuaciones a realizar en los supuestos ms habituales objeto de registro. Para facilitar y agilizar el procedimiento de registro, el Secretario puede utilizar una ficha auxiliar, que devuelve junto al documento original al personal administrativo encargado de este menester, con instrucciones precisas sobre como continuar el proceso con cada documento. Un modelo de ficha auxiliar de registro se puede ver en la Figura 3.1.

Figura 3.1. Modelo de ficha auxiliar de registro

2. Sellado y asentamiento en el Libro de Registro

En el caso de que el documento haya sido considerado objeto de registro, o registrable, tanto si se dispone de un programa informtico como si se utiliza el tradicional Libro de Registro (ver modelos en las Figuras 3.3. y 3.4., y su descripcin en la Tabla 3.1.), se realizar el asentamiento del documento como entrada o bien como salida, con indicacin de los siguientes datos:

nmero de registro o de orden fecha de entrada o de salida fecha original del documento origen/procedencia (si es de entrada) o destino/dirigido a (si es de salida) clase o naturaleza del documento asunto o extracto del contenido destinatario del documento (si es de entrada) o remitente (si es de salida) cursado a/copia a observaciones Una vez realizado el asentamiento se estampar en el documento el sello oficial de registro (normalmente en la parte superior derecha), cuyo modelo general puede verse en la Figura 3.2. y se anotar la fecha de entrada o de salida y el nmero de registro en los apartados que a tales efectos se encuentran en la impresin del sello.

3. Archivo y distribucin de los documentos registrados

Si se trata de un documento de entrada, con carcter general, se proceder a archivar el original en el Libro correspondiente y facilitar una copia sellada al destinatario o interesados. Cuando el documento deba ser entregado a persona o cargo concreto, deber comprobarse si tiene que obtenerse "acuse de recibo", en cuyo caso se debe hacer constar explcitamente en el asentamiento.

Si el documento se tiene que reenviar por correo o fax, automticamente pasa a convertirse en documento de salida. En este caso se redacta un oficio para adjuntar al documento original, y se procede a un nuevo registro de salida y a su archivo.

Si se trata de un documento para "publicar", se expondr en el tabln de anuncios correspondiente (general, de alumnos, de sala de profesores, de informacin sindical, de ofertas de formacin del profesorado, etc.).

Si se trata de un documento de salida, con carcter general, se proceder a archivar una copia registrada y cursar el documento original al destinatario, debidamente diligenciado con el sellado de registro de salida.

Las posibles actuaciones, en esencia, son similares a las contempladas en el apartado anterior con la diferencia de registrar y archivar directamente en el registro y archivo de salida. Lo habitual es reservar el documento original para envo y conservar una copia para el asentamiento y ulterior archivo.

En algunos casos la naturaleza del documento original que se enva (informes, estadsticas educativas, publicaciones, justificacin de las cuentas de la gestin econmica, etc.) aconseja acompaarlo de un oficio que ser, en estos supuestos, el documento que soportar el registro.

El libro de registro general, de entradas y salidas

El Libro de Registro general integra las anotaciones identificativas de los diferentes documentos que entran y salen de la institucin escolar. Es un instrumento "fedatario" que sirve para dejar constancia de todos los documentos que se tramitan desde la Secretara del centro y es el mecanismo para poderlos localizar e identificar. Constituye, por as decirlo, una "memoria" importante de la actividad de la Secretara y tambin del centro escolar en su conjunto, en la medida en que refleja por escrito y detalladamente toda la documentacin considerada relevante, bien sea de tipo administrativo, econmico o acadmico.

Qu documentos deben anotarse en el registro general?

Respecto a la naturaleza de los documentos que se han de incluir en el Registro general del centro, sea de entradas, de salidas o conjunto, pueden adoptarse diversos posicionamientos ms o menos restrictivos, que van desde el criterio restringido de registrar como entrada exclusivamente aquellos documentos considerados "oficiales" (que llegan al centro remitidos desde un rgano de la Administracin y/o dirigido a un rgano de gobierno del centro, unipersonal o colegiado), hasta el criterio de registrar todos los documentos que llegan o salen del centro.

En todo caso, se trata de dotarse de mecanismos giles y precisos de acceso selectivo a la informacin, siendo preferible aplicar criterios amplios de registro y posterior archivo de la informacin antes que arriesgarse a no disponer de la documentacin que se necesite en un momento dado, que no se pueda recuperar porque no se registro ni archiv en su momento.

Qu documentos no deben anotarse en el registro general?

Habitualmente, no se anotarn en el Registro general de la institucin:

Lo impresos de propaganda y las comunicaciones que no tengan firma. Las publicaciones de disposiciones normativas, circulares e instrucciones de los rganos de las administraciones pblicas, que llegan a los centros y pueden ser archivadas sin necesidad de registrarse, como es el caso de los boletines oficiales y otros. Las entradas de impresos de preinscripciones y de matrcula, que tienen su propio libro de registro (el libro de matrcula del centro o el programa o mdulo informtico correspondiente) y su propio archivo (los expedientes personales de los alumnos). Las actas de los diversos rganos colegiados o de participacin y gestin del centro, que tengan sus propios "libros de actas". Las relacin de entradas y salidas de material y mobiliario, que estar recogida en el inventario del centro, si ha lugar. Los documentos de carcter econmico, como los procedentes de las cuentas bancarias, presentacin de cuentas, documentos de justificacin de gastos, etc. En el caso de ser documentos que se tramitan a otros rganos (como la remisin de la Cuenta de gestin a la Administracin competente), nicamente se registrar el oficio que acompae a dicha documentacin. Algunos documentos que afectan al personal del centro y deben pasar a integrar el archivo de personal de manera individualizada, estos se incorporarn al archivo o carpeta individual de cada persona. Las justificaciones de las liquidaciones de tasas. Ser conveniente guardar en el archivo general slo el oficio que la acompae. Los documentos institucionales como el Reglamento de Rgimen Interior, la Programacin Anual o la Memoria anual. Cuando se remitan a otro rgano de la

Administracin, el trmite quedar registrado mediante el oficio de acompaamiento.

Estructura y modelo del libro de registro general, de entradas y salidas

Aunque cada institucin puede determinar libremente los epgrafes que conforman el Libro de Registro, en la Figura 3.3. se presenta un ejemplo con los apartados mnimos y su descripcin.

Esta estructura debera adoptarse tanto si el Registro se implementa en soporte papel como si se realiza informticamente.

EPGRAFE Nmero de orden de entrada/salida Fecha de entrada/salida

DESCRIPCIN/CONTENIDO Se numeran los documentos en orden correlativo. Generalmente se inicia nueva numeracin cada ao natural. Consignacin de la fecha del da en que se realiza el asentamiento, que deber coincidir con la de entrada o salida. Consignacin de la datacin o fecha original que tiene el documento. Deber anotarse la institucin u organismo que remite el documento o al que se dirige. Adems, se har constar el nombre y apellidos y el cargo, si ha lugar, que ocupa en la institucin la persona que remite o a quien se dirige y enva el documento. Descripcin escueta del contenido general del documento, resumindolo con un sintagma indicativo, siempre que sea posible. Para hacer constar el cargo o el rgano del centro a quien viene dirigido el documento de entrada, si ha lugar; o la persona y el cargo que ocupa en la institucin a quien se dirige y enva el documento de salida. Se trata de especificar qu curso se ha dado al documento o a quienes se han enviado copias, en su caso, tanto si es documento de entrada como de salida Es oportuno reservar un espacio abierto de observaciones

Fecha original del documento Procedencia u origen del documento de entrada/Destino del documento de salida Asunto/Extracto del contenido Destinatario del documento de entrada/Remitente del documento de salida Cursado/copia a

Observaciones

que pueda ser utilizado para realizar anotaciones de diferente naturaleza y con objetivos diversos, como:

especificar el soporte material o la va por la cual indicar la clase de documento de que se trata

ha llegado o se ha enviado el documento (correo, en mano, fax...) (oficio, solicitud, carta, convocatoria, anuncio...) clave que nos indique en qu seccin o apartado se archivar el documento, a efectos de control, localizacin y recuperacin, si ha lugar.

puede utilizarse este epgrafe para asignar una

Es bastante usual, y puede resultar ms prctico, llevar separadamente un registro de entradas y otro de salidas. Las Figuras 3.4. y 3.5. reproducen sendos modelos de registro de entradas y de salidas, vlidos tanto si se trata de libros, de hojas sueltas o de soporte informtico.

Libro de registro de entradas n de or de n fecha de entra da fecha del docume nto origen o procede ncia asunto/ extracto Desti natario cursado/ copia a: observacio nes

Figura 3.4. Modelo de Libro de registro de entradas.

Libro de registro de salidas N de Orde n fecha de salida fecha del docume nto destino dirigido a asunto/ extract o remiten te/ origen cursado / copia a: observacio nes

Figura 3.5. Modelo de Libro de registro de salidas.

El archivo y custodia documental

Una parte importante de la documentacin administrativa de las instituciones escolares debe conservarse, bien porque sea documentacin oficial que constata situaciones administrativas, bien porque aporte informaciones relevantes y necesarias para el funcionamiento de la propia institucin.

El procedimiento de gestin administrativa y las actividades que se derivan respecto al archivo y la custodia de documentos en las instituciones escolares pretende garantizar la conservacin, as como facilitar la consulta y recuperacin eficaz y diligente de los documentos relevantes relativos a la actividad del centro, al ser requeridos en un momento dado por cualquier persona o institucin, y siempre que ello sea procedente segn los casos.

En qu consiste el archivo y custodia documental?

El archivo de documentos, en tanto que actuacin, consiste en la ordenacin, clasificacin y almacenaje de todo tipo de documentos y expedientes atendiendo a determinados criterios de eficacia y racionalidad. Tambin se denomina archivo al conjunto total de la documentacin as tratada y al medio fsico que la integra.

La custodia documental hace referencia a la guarda, vigilancia y mantenimiento de los documentos originales depositados en la institucin educativa y que deban ser conservados durante determinado perodo de tiempo, previamente establecido en cada caso.

Algunas Administraciones pblicas han emitido normativa concreta en donde se detallan los plazos temporales que rigen la custodia de determinados documentos relacionados con la actividad administrativa de los centros educativos, estableciendo la diferenciacin entre los archivos denominados "vivos o activos" y los archivos "histricos".

Se entiende por archivo activo aquel que recoge la documentacin necesaria para la gestin y la actividad habitual y actual de la institucin. En cambio el archivo histrico (o definitivo) estara conformado por la documentacin que es necesario conservar durante un mayor perodo de tiempo, aunque no sea de utilizacin habitual en la gestin de la institucin. No toda la documentacin de un archivo activo debe pasar despus a integrarse en el archivo histrico, sino que deber

procederse a una "expurgacin" de los documentos, y conservar slo aquellos sobre los que pueda preverse su consulta o aquellos otros que constituyan originales nicos y sean relevantes de la actividad del centro escolar.

Cmo puede organizarse el archivo y qu documentos deben conservarse?

No existe una reglamentacin general sobre el sistema de organizacin del archivo. Por ello, cada institucin escolar establece libremente su propio sistema de archivo, existiendo grandes diferencias segn la tipologa de centros (pblicos-privados; de educacin infantil-primaria-secundaria; etc.)

En cambio, respecto a la custodia documental, en el mbito de competencia de algunas Administraciones educativas se prescribe la conservacin y custodia de determinados documentos de carcter oficial.

Habitualmente, los centros educativos organizan sus sistemas de archivo por ncleos temticos de gestin o por mbitos organizativos, como por ejemplo: archivo de entradas y salidas de documentos (en coherencia con el sistema de registro, visto anteriormente), archivo de alumnos, archivo del personal docente, archivo del personal de administracin y servicios, archivo de documentos institucionales (Proyecto Educativo, Programacin anual, Memoria anual...), archivo del Consejo Escolar del centro o de otros rganos colegiados, archivo de legislacin y normativa, etc.

Tambin es aconsejable disponer de archivos para la documentacin especfica de un determinado departamento o seminario, de un ciclo o de otras subunidades organizativas de la institucin. En este caso, sern los rganos coordinadores de esas estructuras organizativas quienes realicen las actividades de clasificacin, custodia y archivo de sus propios documentos, expedientes, libros de Actas, inventarios, etc.

El proceso de archivo

El funcionamiento bsico del archivo en una institucin escolar consiste en:

Definir previamente los criterios que se utilizarn para la clasificacin y distribucin de los diferentes documentos en uno u otro archivo. Clasificar y ordenar los documentos, asignndoles un cdigo que los identifique con facilidad, ya se trate de claves temticas, ordinales, cronolgicas, etc. Cuando un rgano o miembro de la institucin entrega en la Secretara del centro escolar un documento que deba pasar a integrarse en el archivo, deber hacerlo constar as. La Secretara, debe constatar su recepcin e informar del archivo en el cual se ha incorporado dicho documento. Una vez recibido el documento, se deber destacar de alguna forma el elemento o concepto que da lugar a la clasificacin en el archivo (nmero de orden, fecha o palabras clave, segn sea el sistema elegido de clasificacin). Es conveniente llevar un listado de control especfico de entradas y salidas de documentos de los archivos, que permita la eficaz localizacin de los documentos extrados temporalmente. Cuando se retira un documento del archivo, la Secretara de la institucin deber dejar constancia escrita de su destino y fecha de salida, a efectos de un buen control y recuperacin. No obstante, deber elaborarse algn criterio sobre los tipos de documentos que slo puedan consultarse "in situ" y sobre aquellos otros de los cuales pueda facilitarse copia o el propio original segn el motivo y los interesados en la consulta. Debe existir una relacin de los libros oficiales del centro archivados, que indique claramente su ubicacin y los perodos temporales que recogen.

Una propuesta de archivos documentales para las instituciones escolares

En esta seccin temtica se formula una propuesta sobre el sistema de archivos en las instituciones escolares. Es un modelo meramente indicativo, ordenado por bloques documentales que pueden ser ms o menos semejantes para las diferentes tipologas de instituciones escolares.

Archivo general del centro

El archivo general del centro debe integrar toda la documentacin considerada "oficial" excepto la que parezca ms conveniente ubicar en otros archivos especficos, en razn a su propia naturaleza o a su ms fcil utilizacin. En todo caso, debera integrar en una o diversas secciones los siguientes documentos:

Entradas y salidas de documentos, ya registrados Libro-registro de matrcula Libro-registro de libros de escolaridad Libro-registro de ttulos (de graduado, de bachiller...) Libro-registro de certificados provisionales de los ttulos Libro-registro de certificados de escolaridad Libro-registro de certificados ordinarios Libro-registro de certificados acadmicos Propuestas de expedicin de ttulos Propuestas de expedicin de certificados de escolaridad Actas de evaluacin (de ciclos, cursos, materias...) Registro de asistencia Planos y documentacin de instalaciones: revisiones, evacuacin...

Archivo de alumnos: el expediente personal del alumno

El archivo de alumnos acostumbra a organizarse por unidades o grupo-clase (por ejemplo: primer. curso de bachillerato, grupo A; primer. curso de bachillerato, grupo B; etc.), que se van cambiando o promocionando ao a ao. Dentro de cada conjunto de alumnos que integran un grupo-clase, se ordenan alfabticamente por apellidos del alumno. Generalmente, para cada alumno se abre una nica carpeta en la que se agrupan todos los documentos relativos a su persona, lo que

constituye, en conjunto, el expediente personal del alumno, que integra los siguientes documentos :

ficha de datos bsicos personales y familiares y fotografa impresos y documentacin resultante del proceso de matriculacin en el centro documento de empadronamiento fotocopia del Libro de Familia o equivalente fotocopia o datos de la Seguridad Social o equivalente ficha de datos de salud, cartilla de vacunaciones (o copia) e informes de las revisiones mdicas informes de los tutores de cada uno de los cursos por los que va pasando el alumno copias de los diferentes informes librados a los padres o al interesado expediente acadmico o resumen de escolarizacin y evaluacin Libro de Escolaridad del alumno informes psicopedaggicos y psicolgicos, si ha lugar documentacin del cambio de centro, si ha lugar documentacin de convalidaciones, exenciones o dispensas cualquier otro documento acreditativo o descriptivo referente a la escolarizacin del alumnos

Archivo de personal

En el archivo de personal se ordenan los expedientes que contienen los datos de identificacin y los datos profesionales de todo el personal del centro. En los centros pblicos y en los privados concertados, aunque la gestin administrativa del personal del centro se realiza desde las correspondientes unidades de personal de otros servicios de la Administracin educativa, existen trmites que requieren actuaciones coordinadas con la Secretara del propio centro, por lo que debe existir en este ltimo un expediente con la informacin administrativa oportuna. Desde el centro se deben cumplimentar, por ejemplo, las estadsticas que requieren amplia informacin sobre la situacin administrativa y profesional de los docentes, o las propuestas de comisiones de servicios, entre otras cuestiones. Adems, es

imprescindible disponer de determinados datos personales de identificacin, localizacin, etc., que resultan necesarios ante mltiples situaciones del funcionamiento del centro.

Es costumbre estructurar este archivo en dos secciones separadas segn se trate de personal docente o de personal de administracin y servicios. En todo caso, cada expediente debera recoger:

datos personales, de identificacin formacin acadmica y profesional: titulaciones, especializaciones... desempeo profesional: situacin administrativa, toma de posesin (si ha lugar), cargos desempeados, materias y asignaturas impartidas en los diferentes cursos escolares o funcin realizada... horarios, permisos y licencias, asistencia...

Archivo de documentos institucionales

Deben conservarse los documentos que integran los planteamientos o directrices institucionales con la correspondiente documentacin acreditativa de su aprobacin y modificaciones, si ha lugar, como :

Proyecto Educativo del centro Reglamento de Rgimen Interior Programacin anual Memoria anual Proyecto Curricular otros posibles documentos institucionales, cuando as se considere

Archivo de los rganos colegiados de gobierno

La actividad desarrollada por los rganos colegiados de gobierno del centro (Consejo Escolar y Claustro de profesores, como mnimo) queda recogida en

diversos documentos formales que deben ser conservados y archivados, dado su carcter oficial, entre los cuales cabe resear:

documentacin referida a los procesos electorales: censo de los diferentes sectores, constitucin de mesas electorales, presentacin de candidaturas, actas de los resultados de las votaciones... fichero de los miembros integrantes del Consejo Escolar. convocatorias de reunin y su documentacin correspondiente, de las sesiones del Consejo Escolar. Libro de Actas de las sesiones del Consejo Escolar del centro. convocatorias de reunin y su documentacin correspondiente, de sesiones del Claustro de profesores. Libro de Actas de las sesiones del Claustro de profesores. Libro de Actas de las reuniones de posibles comisiones especficas, como Comisin Econmica, Comisin Permanente, Comisin de convivencia... u otras, cuando proceda.

Archivo de legislacin y normativa

Las diferentes administraciones educativas competentes remiten a lo largo del ao instrucciones normativas y procedimentales sobre mltiples y diversas cuestiones objeto de gestin en los centros escolares (proceso de matriculacin de alumnos, calendario escolar, procesos de evaluacin, adaptaciones curriculares, convalidaciones, gestin econmica, comedor escolar, transporte escolar, funcin pblica docente, derechos y deberes, etc.) que, tras ser registradas convenientemente, conviene archivar separadamente por constituir un fondo documental especfico de normativa de gestin a la que con frecuencia se debe recurrir.

Adems, es bastante usual que las propias instituciones educativas estn suscritas a alguna de las diversas publicaciones normativas y legislativas existentes (BOE, diarios oficiales o boletines de una determinada comunidad autnoma, etc.) que aportan otras informaciones necesarias y tiles tambin para algunos procesos de gestin administrativa.

Por todo ello resulta muy conveniente organizar un archivo especfico con la legislacin y otra normativa vigente (reglamentos, decretos, rdenes, resoluciones, instrucciones...) estructurado segn los diversos temas objeto de gestin en los centros educativos, que facilite su consulta ante determinadas casos y, tambin, su actualizacin a medida que sta se vaya produciendo.

Archivo de gestin econmica y de los recursos materiales

La gestin econmica genera un amplio volumen de documentacin acreditativa parcial, como facturas y albaranes de proveedores, resguardos de los movimientos realizados en las cuentas en bancos, etc., que posteriormente pasa a integrarse en otros documentos formales de carcter general que reflejan su contabilizacin por partidas y conceptos as como las correspondientes justificaciones ante los rganos competentes. Por otro lado, algunos centros tambin deben ocuparse directamente de la gestin econmica de servicios como el comedor escolar u otros.

Este archivo deber recoger toda esa documentacin generada en el proceso presupuestario y de gestin econmica, as como la derivada de la administracin de los recursos materiales, a efectos de su mejor acreditacin cuando sea menester, como:

Proyecto del Presupuesto y Presupuesto de ingresos y gastos. facturas y sus correspondientes recibos de los pagos realizados. documentacin acreditativa de los ingresos recibidos. documentacin contable: libros o soporte informtico equivalente. documentacin contable de servicios del centro, si ha lugar (comedor...) documentacin generada en los procesos de contratacin de prestacin de servicios por empresas externas (limpieza, bar-cantina, reparaciones, mantenimiento de mquinas e instalaciones como calefaccin, fotocopiadoras, etc.). documentacin acreditativa de las dotaciones de material y mobiliario. Inventario general del centro.

CONTEXTO EXPERIENCIAL
Muy probablemente, y en alguna ocasin, Ud. habr necesitado, solicitado, obtenido y presentado alguna certificacin: por ejemplo, para realizar su declaracin de renta (aunque ste no sea el ejemplo que ms le guste recordar), o un certificado de nacimiento, o de empadronamiento, etc.

Tambin habr presentado copias o fotocopias de documentos oficiales en el curso de algn procedimiento administrativo.

Esos certificados y esas copias daban fe de determinados hechos que Ud. necesitaba justificar o de informaciones que quera facilitar.

Por ello, Ud. conoce ya en qu consisten esos documentos, a partir de sus propias experiencias personales o profesionales.

Tambin desde las instituciones escolares:

con frecuencia se deben certificar determinados hechos o situaciones, a solicitud de los alumnos, los profesores, etc. es usual la circunstancia de recibir copias de documentos que debieran tener el mismo valor formal que los originales no es menos frecuente la necesidad de realizar correcciones o aadidos sobre documentos de carcter oficial deben realizarse escritos y comunicaciones de carcter puramente administrativo Si usted desempea o va a desempear un cargo directivo, deber conocer suficientemente como realizar la gestin administrativa y documental relativa a esas cuestiones.

OBSERVACIN REFLEXIVA
Para guiar su reflexin sobre las cuestiones descritas usted podra plantearse, entre otras, las siguientes preguntas:

En qu consiste una certificacin?

Quin o quienes pueden emitir certificaciones en los centros educativos?

En qu supuestos y sobre qu cuestiones se pueden emitir certificaciones en las instituciones escolares?

Existen diferentes tipos de certificacin y, en ese caso, diferentes modelos?

Qu tipo de documento es un "oficio"?

Para qu se utiliza y cul es su formato?

En qu consiste la compulsa de documentos y en qu ocasiones se realiza?

Cmo debe realizarse una compulsa y quin debe realizarla?

Qu es el procedimiento administrativo de la diligencia y cundo debe realizarse?

Deben responder a un formato determinado?

CONCEPTUALIZACIN
Para conocer ms detalladamente esos procedimientos de gestin administrativa y cmo deben realizarse, le proponemos la lectura y estudio de las siguientes secciones temticas:

Las certificaciones

Procedimiento de certificacin y estructura del certificado

El oficio

La compulsa de documentos

Las diligencias

Las certificaciones

En las instituciones escolares, la certificacin es un procedimiento administrativo que consiste en dar fe de algn dato, de alguna situacin personal o acadmica, o de otras circunstancias que ataen a la vida del centro educativo y que consten documentalmente en sus archivos.

La certificacin se materializa en un documento, el certificado.

La certificacin se realizar siempre como consecuencia de la solicitud expresa y concreta presentada por una persona o institucin interesada y legitimada al efecto.

Qu es una certificacin?

En general, se entiende por "certificacin", la constatacin mediante documento escrito, expedido por un funcionario pblico competente (secretario, interventor, responsable de una determinada unidad administrativa...), o por una persona con competencias y atribuciones para ello (mdico, empresario...), que acredita formalmente determinados actos o situaciones o que da fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc.

Tambin se entiende por certificacin la acreditacin emitida por el Secretario de un rgano colegiado sobre los acuerdos adoptados por dicho rgano o sobre alguna circunstancia relativa al funcionamiento del mismo. En este caso debe hacerse constar el Visto Bueno del Presidente del correspondiente rgano colegiado.

Los diferentes Reglamentos orgnicos de los centros educativos pblicos y otras normas equivalentes de las diferentes Administraciones educativas competentes) atribuyen al Secretario y al Director del centro las siguientes competencias:

Al Director del centro:

"Visar las certificaciones y documentos oficiales del centro".

Al Secretario o al Administrador del centro:

"Expedir las certificaciones que soliciten las autoridades y los interesados".

Conviene reiterar que slo se pueden certificar los datos y circunstancias de las que se tenga constancia documental en la propia institucin escolar.

El destinatario o interesado del certificado puede ser una persona fsica, un rgano o una entidad que pretende la produccin de efectos en un procedimiento administrativo o de otra ndole privada (por ejemplo, certificado de asistencia a un curso, de horario docente, de matriculacin de un alumno, etc.).

Tipos de certificacin

Existen diferentes tipos de certificaciones segn el procedimiento administrativo y las normas que lo regulan, pero aqu tan slo nos referiremos a las que se solicitan y se emiten con mayor frecuencia en las instituciones escolares.

certificaciones sobre actos presuntos

certificaciones de comparecencia

certificaciones de documentos de archivos y registros

certificaciones sobre acuerdos de los rganos colegiados

Las certificaciones de comparecencia (de un ciudadano ante las oficinas pblicas) an siendo frecuentes, se producen en ocasiones muy puntuales (comparecencia de un padre para realizar un trmite administrativo, etc.). La propia prctica en los centros educativos indica que, en la mayora de los casos, se solicitan estas certificaciones en aquellas situaciones en que deba acreditarse que un alumno determinado ha asistido o se ha presentado a exmenes o a realizar determinados trmites administrativos. Generalmente se trata de alumnos mayores de edad que simultanean los estudios con la actividad laboral, o en otras situaciones semejantes.

Las certificaciones de comparecencia (de un ciudadano ante las oficinas pblicas) an siendo frecuentes, se producen en ocasiones muy puntuales (comparecencia de un padre para realizar un trmite administrativo, etc.). La propia prctica en los centros educativos indica que, en la mayora de los casos, se solicitan estas certificaciones en aquellas situaciones en que deba acreditarse que un alumno determinado ha asistido o se ha presentado a exmenes o a realizar determinados trmites administrativos. Generalmente se trata de alumnos mayores de edad que simultanean los estudios con la actividad laboral, o en otras situaciones semejantes.

Las certificaciones sobre la actividad o los acuerdos de los rganos colegiados (Consejo Escolar y Claustro de profesores, Junta de Gobierno) es bastante frecuente, tanto a peticin de algn miembro del propio rgano como en otras ocasiones en que debe enviarse certificacin de los acuerdos a otros rganos de la

administracin educativa competente o de otras instituciones implicadas (propuesta de modificaciones del calendario escolar, acuerdo de conformidad del Consejo Escolar que acompaa a las solicitudes para entrar en un programa institucional, etc.). En otra unidad se tratarn las funciones del Presidente y del Secretario de los rganos colegiados, entre las cuales figuran las de certificar acuerdos y visar dichas certificaciones.

Las certificaciones fundamentadas en documentos de archivos y registros constituyen, sin duda, las ms numerosas. A efectos prcticos proponemos, en la Figura 3.6., una clasificacin funcional en base a la propia naturaleza de lo certificado, que pretende recoger la diversa tipologa de los certificados ms usuales en los centros educativos:

Tipos de Certificado ms habituales en un centro escolar Certificados ordinarios 1. De datos o circunstancias relativas a los alumnos 2. De datos o circunstancias relativas al personal docente 3. De datos o circunstancias relativas al personal no docente 4. De datos o circunstancias relativas a situaciones o actividades de la institucin Certificados acadmicos 5. De datos o circunstancias relativas a las calificaciones acadmicas

6. De datos o circunstancias relativas a la superacin de ciclos, etapas y modalidades educativas

Figura 3.6. Clasificacin de certificaciones usuales de un centro escolar.

Procedimiento de certificacin y estructura del certificado

El procedimiento a seguir para la emisin de certificados no est regulado, pudiendo establecerse en cada institucin escolar los criterios ms adecuados para garantizar la racionalidad y operatividad administrativa.

De conformidad con la diferente tipologa de certificaciones antes descrita, es conveniente disponer en la Secretara del centro de diversos modelos estandarizados, adecuados a cada una de esas clases de certificacin.

En esta seccin temtica se propone un modelo genrico de certificado, indicando la estructura y los elementos que generalmente debe incluir. Tambin se presentan modelos de documentos auxiliares que facilitan la gestin administrativa en este procedimiento, como el modelo de solicitud de certificacin o el de sellado de acuse de recibo.

El proceso de certificacin

La emisin de certificados, como ya se ha dicho anteriormente, es una competencia propia del Secretario o del Administrador del centro educativo. No obstante, cuando se dispone de personal auxiliar es costumbre encargar al personal administrativo la ejecucin material de conformidad con modelos y actuaciones previamente establecidas y estandarizadas por parte de los responsables de dicha gestin.

En todo caso, el proceso que habitualmente se sigue en las certificaciones que se emiten en los centros educativos es el siguiente:

La Secretara de la institucin entrega un impreso normalizado, en caso de existir, al interesado para que cumplimente la solicitud de certificacin por escrito. Al recibirse la solicitud motivada de la persona interesada, se comprueba que pueda y deba ser emitida la certificacin por parte de la institucin. Se registra la entrada de la solicitud. Se confecciona el certificado (en el modelo adecuado, segn de que se trate) tras comprobar y consultar la informacin existente en los archivos y otras fuentes de la institucin.

Se archiva la solicitud y se entrega el certificado al rgano (generalmente el secretario y, si es el caso, el Director) que debe firmarlo o visarlo. Una vez el certificado est firmado, se sellar y estar en disposicin de ser entregado a la persona interesada. Se entregar en mano (en ese caso se sellar la copia con el sello de acuse de recibo) o se enviar el certificado y se registrar como salida de documento, con la fecha correspondiente y los otros datos de identificacin. En ese mismo acto se anotar en el Libro de registro de certificados. Deber llevarse un libro de registro especfico donde consten todos los certificados emitidos por la institucin. Se archivar una fotocopia o copia sellada del certificado. Estructura genrica de un certificado

El procedimiento de certificacin pretende obtener unos determinados efectos administrativos, concretos y claramente identificados. Por ello, en todo certificado debern constar nicamente aquellos datos que resulten imprescindibles y relevantes a tal efecto, bajo criterios de claridad, concisin y rigor.

En la Figura 3.7. se presenta la estructura genrica de un certificado "en vaco", con los elementos o apartados que debe incluir:

Figura 3.7. Estructura genrica de un certificado En la Figura 3.8. se presenta la descripcin y contenido posible de cada uno de los apartados que configuran, en general, la estructura de un certificado. APARTADO 1) Cabecera de identificacin del organismo 2) Identificacin del objeto/tipo del certificado 3) Datos del emisor y datos del solicitante, si procede DESCRIPCION/CONTENIDO. Anagrama o logotipo, nombre de la institucin y direccin postal, optativamente. Optativamente, puede indicarse aqu el tipo, objeto o naturaleza del certificado. Deben constar aqu el nombre y apellidos y el cargo que ocupa en la institucin la persona que expide el certificado, es decir, la justificacin y capacitacin en base a la cual est autorizado a certificar. Optativamente, pueden indicarse aqu los datos de identificacin de

quien ha solicitado el certificado. 4) Certifica: Es la frmula introductoria al ncleo. Se presenta aislada del texto, seguida de dos puntos y destacada en maysculas o negrita, generalmente. Se inicia, generalmente, con la conjuncin "Que", seguida de la descripcin del hecho o elemento a constatar. Si hay varias circunstancias a certificar, es conveniente enumerarlos y describirlos separadamente, precedidos de las palabras "Primero", "Segundo"... Se utiliza una frmula bsica con algunas variaciones que sirve para la determinacin de los efectos concretos para los que se emite el certificado. Algunos ejemplos son:

5) Ncleo de la Certificacin

6) Frmula de certificacin

El presente certificado se emite a los efectos de... Y, para que as conste, firmo este certificado, con el Visto
Bueno de...

Y, para que conste, firmo este certificado ... Y, para que conste, a peticin de..., firmo este certificado ... Y, para que as conste a los efectos de..., firmo este
certificado...

Y, para que se pueda acreditar a los efectos oportunos, firmo

este certificado... En algunos casos interesa delimitar el tiempo de validez de la certificacin expedida, por lo que se hace constar en este apartado con alguna frmula, como por ejemplo

La validez temporal de este certificado es de...

7) Datacin 8) Firma Aislada, en una sola lnea, se indica el lugar o localidad y la fecha completa en que se expide el certificado, antes de la firma. Teniendo en cuenta que el nombre y apellidos de quien certifica ya figuran al inicio del documento, aqu aparece nicamente la rbrica correspondiente. En aquellos certificados en los que es preceptivo incluir el visto bueno, como en los certificados de rganos colegiados, hay que indicar el nombre y apellidos y el cargo de quien visa el certificado, junto a su firma, si no figuran ya en la frmula de certificacin, en cuyo caso es suficiente con la rbrica junto a la frmula "Visto Bueno". Figura 3.8. Descripcin de la estructura genrica de un certificado

9) Visado, si procede

Modelos de solicitud de certificacin y de sello de acuse de recibo

En la Figura 3.9 se presenta un modelo de solicitud de certificacin al centro educativo y en la Figura 3.10 un modelo de sello de acuse de recibo.

Solicitud de certificacin Datos de la persona que hace la solicitud: Apellidos y nombre DNI Direccin Cdigo postal y localidad Telfono Datos de la persona o entidad sobre quien se pide la certificacin: Apellidos y nombre DNI Direccin Cdigo postal y localidad Telfono Exposicin : ......................................................................................... ... .(motivos para solicitar el certificado o efectos que se pretenden) Documentos que se adjuntan :............................................................... .(hay que especificar los documentos adjuntados, si es el caso) Fecha y firma
(de la persona que hace la solicitud)

Sr. DIRECTOR DEL (nombre del centro) Figura 3.9. Modelo de solicitud de certificacin

He recibido Fecha: Firma:

Figura 3.10. Modelo de sello de acuse de recibo

El oficio
En el mbito de gestin administrativa de los centros educativos, la comunicacin escrita que se genera como consecuencia de las relaciones administrativas, bien

sea entre diferentes rganos administrativos o entre una unidad administrativa y una persona fsica o jurdica, se formaliza, bsicamente, en el oficio.

Qu es el oficio?

El oficio es una comunicacin escrita de carcter monotemtico que un organismo usa para comunicar o notificar contenidos relacionados con la tramitacin e instruccin de un determinado procedimiento administrativo.

Cabe considerar dos tipos de oficio, segn sus destinatarios:

el oficio interno que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones pblicas, a diferentes instituciones de un mismo mbito, a diferentes entidades o departamentos y, dentro de stos, a diferentes rganos administrativos. el oficio externo que se utiliza para la comunicacin entre un rgano administrativo, o una institucin, y una persona fsica o jurdica (particular, empresa, asociacin, entidad privada, etc.) En la comunicacin administrativa de las instituciones educativas se constata un incremento del uso de cartas donde tradicionalmente y por temtica se hubiesen utilizado oficios. La carta enfatiza el carcter personal, permite tratar cuestiones diversas bajo una presentacin ms amable y cordial, al margen de la connotacin fra, "oficial" que se atribuye al oficio.

No obstante, por su precisin y claridad y por la economa de medios y tiempo que supone, el oficio es el documento por excelencia en las comunicaciones y notificaciones externas que deba realizar la Secretaria de un centro educativo especialmente en las comunicaciones con organismos pblicos.

Cules son los criterios generales para la redaccin de un oficio?

Los criterios que deben orientar la redaccin de un oficio son la claridad, la concisin, la correccin y el rigor, de conformidad con las siguientes indicaciones:

Ordenacin lgica y coherente de las ideas o conceptos a expresar, estructuracin en prrafos breves y separados, preservando la cohesin textual. Utilizacin del estilo impersonal, exigido por el carcter estrictamente oficial del documento. Redaccin formal y concisa, supresin de las frmulas de saludo o de despedida que, no obstante, son optativas en los oficios externos. Utilizacin de la tercera persona del singular o impersonalizando (de hecho, el emisor normalmente aparece slo al final del documento) y dirigirse al destinatario/a tambin en tercera persona (usted o ustedes). Las referencias a personas o cargos se harn, si se trata de personas, sin utilizar tratamientos protocolarios (Ilmo., Excmo., etc.) y, si se trata de rganos, consignando la denominacin orgnica (slo el cargo y la unidad administrativa a la que pertenezca; por ejemplo: Ministro de Educacin y Ciencia, Director del Instituto..., etc.). Rigor y propiedad en la utilizacin de los trminos, lo cual exige el dominio de la terminologa, fraseologa y sinonimia administrativas.

Estructura genrica del oficio

Dado que el oficio es un documento de comunicacin habitualmente limitado a tratar un solo tema y que su utilizacin debe reservarse para asuntos administrativos, su estructura tambin debe ser simple, clara y concisa.

En la Figura 3.11. se presenta la estructura genrica de un oficio "en vaco", con los elementos o apartados que debe incluir y su disposicin habitual :

Figura 3.11 Estructura genrica de un oficio En la Figura 3.12. se presenta la descripcin y contenidos posibles de los diversos apartados que configuran, en general, la estructura de un oficio. APARTADO 1) Cabecera de identificacin del organismo 2) Datos del documento DESCRIPCION/CONTENIDO. Anagrama o logotipo, nombre de la institucin y direccin postal, optativamente Este apartado deber estar alineado en la parte derecha, por debajo del membrete. Por encima de este apartado, a la derecha de la cabecera del organismo emisor, deber reservarse un espacio en blanco para el sello de registro de salida. En este apartado deber constar

datacin: localidad y fecha s/ref.: (su referencia), para indicar el cdigo

identificador del expediente o tema en cuestin expediente. Tambin es conveniente incluir las iniciales identificadoras de la persona responsable del oficio (en maysculas) y las iniciales de la persona que lo ha mecanografiado (en minsculas)

n/ref.:(nuestra referencia), para identificar el tema o

 asunto: sntesis, en un breve sintagma (dos o tres

palabras) que resume el tema que se comunica en el oficio

3) Datos del destinatario

Deben constar aqu el nombre y apellidos de la persona a quien se dirige el oficio., as como el cargo que ocupa y la institucin , si ha lugar A continuacin debe incluirse su direccin completa

4) Ncleo 5) Firma

Deber exponerse el tema o asunto en cuestin de forma breve, clara y ordenada en uno o vario prrafos. Teniendo en cuenta que el oficio es un documento de comunicacin institucional, incluir:

la identificacin funcional (cargo) con mayscula

inicial, precedida del artculo determinado El/La

la rbrica la identificacin nominal (nombre y apellidos), en

minsculas exceptuando las letras iniciales Figura 3.12. Descripcin de la estructura genrica de un oficio.

La compulsa de documentos
La compulsa de documentos es un trmite administrativo que se realiza al objeto de validar una o varias copias de un determinado documento original.

Son mltiples las situaciones en que una persona debe acreditar documentalmente una determinada circunstancia que est reflejada en un documento original y no conviene desprenderse de ese original porque prev que lo necesitar en posteriores ocasiones, o bien que debe entregar varias copias del mismo y nicamente dispone de un original.

Para solucionar esos casos puede realizarse la compulsa.

En qu consiste y cmo se realiza la compulsa de un documento?

La compulsa consiste en la comprobacin o confrontacin del ejemplar original de un documento con una o varias copias o fotocopias del mismo, al objeto de hacer constar que las citadas copias reproducen fiel e ntegramente el contenido del original y que, consecuentemente, adquieren idntica validez y sirven para producir los mismos efectos oportunos.

Generalmente, la compulsa documental se realiza a instancia del interesado y en su presencia. No obstante, cuando el propio procedimiento administrativo requiera la existencia de copias validadas de documentos originales de los cuales ya se dispone, pueden realizarse compulsas (siempre y exclusivamente para ser utilizadas en dicho procedimientos).

Una vez que el funcionario o persona habilitada, ha comprobado la fidelidad e integridad de la copia o fotocopia contrastndola con el documento original, se estampa un "sello de compulsa" o se realiza una "anotacin de compulsa" sobre dicha copia y se consigna la fecha del da. Adems, se deber acompaar necesariamente con la firma de quien realiza la compulsa y el sello del centro o unidad administrativa donde se formaliza.

En general, la compulsa debe ser realizada en los mismos centros o unidades administrativas en los que haya de producir efecto el documento, aunque es prctica habitual realizar compulsas que puedan ser utilizados y producir efectos en otras instituciones.

En los centros educativos pblicos de educacin secundaria es habitual realizar compulsas, a travs de su Secretara, de documentos que deban integrarse en procesos de gestin administrativa en el propio centro o en otras unidades administrativas relacionadas con la propia administracin educativa.

Estructura genrica de la compulsa

En la Figura 3.13. se reproduce la estructura genrica de una compulsa "en vaco",con indicacin de los apartados que debe incorporar.

Figura 3.13. Estructura genrica de una compulsa En la figura 3.14. se presenta la descripcin de los apartados y contenidos que, habitualmente, conforman la compulsa. APARTADO Cabecera de identificacin del organismo Frmula de compulsa DESCRIPCION/CONTENIDO. Anagrama o logotipo, nombre de la institucin y direccin postal, optativamente Identificacin de la unidad orgnica que realiza la compulsa Se utiliza una frmula bsica que sirve para la identificacin del documento, semejante a la siguiente:

Se hace constar que este (documento/fotocopia) reproduce fiel

e ntegramente el original Datacin Aislada, en una sola lnea, se indica el lugar o localidad y la fecha completa en que se realiza la compulsa

Firma

Teniendo en cuenta que la compulsa oficio es un documento de carcter formal, incluir:

la identificacin funcional (cargo) con mayscula inicial,

precedida del artculo determinado El/La

la rbrica
Figura 3.14. Descripcin de la estructura genrica de una compulsa

Las diligencias

Las diligencias son un procedimiento de gestin administrativa consistente en realizar una anotacin aadida que, en determinados casos, venga a aclarar, corregir o delimitar determinados aspectos de un documento original.

Para qu sirven las diligencias y en qu supuestos se realizan?

Las diligencias son un procedimiento de carcter "fedatario", que sirven para constatar la validez del documento diligenciado.

En general, las diligencias responden a tres diferentes supuestos:

Diligencias que se utilizan para hacer constar alguna formalidad o procedimiento que se ha ejecutado o deba tenerse en cuenta, en tanto que suponen la correccin

o actualizacin de alguno de los datos que figuraban en el documento original y que dicha modificacin tenga validez oficial. En los centros educativos son numerosas las ocasiones en que es necesario realizar diligencias sobre documentos oficiales, especialmente sobre documentos acadmico-administrativos, como por ejemplo para anotar convalidaciones de estudios extranjeros, dispensas de asignaturas, renuncia a matrcula, retencin de ciclo educativo, etc., y que deba producir los efectos oportunos.

No obstante, en algunos de los anteriores casos, determinadas administraciones educativas proponen ya modelos documentales de formalizacin de esas casusticas, que se aaden al expediente y evitan as realizar las diligencias.

Diligencias que se utilizan para hacer constar la correccin de errores producidos al realizar anotaciones en alguno de los datos que figuran en el documento original. Una vez subsanados sobre el documento original y convenientemente enmendados se pretende que, pese a la modificacin, el documento en cuestin contine teniendo validez oficial. En algunos documentos e impresos no se admite la enmienda aunque se aada una diligencia de correccin.

Este tipo de diligencias de correccin son bastante usuales en documentos acadmico-administrativos, como por ejemplo en los Libros de escolaridad, entre otros.

Diligencias para formalizar y oficializar documentos administrativos. Este tipo especfico de diligencia es la que realiza, generalmente el Director del centro o el Secretario, en los Libros de Registro oficiales. Cuando se inician las anotaciones en un nuevo Libro, para darle validez oficial debe realizarse una anotacin en su entrada en la cual se haga constar: la finalidad del Libro-registro el nmero de pginas de que consta, indicando en cual se inicia y en cual acaba la fecha de realizacin de la diligencia identificacin de quien realiza la diligencia y firma correspondiente

el sello oficial del centro

Estructura genrica de las diligencias

Las diligencias pueden realizarse mediante el estampillado de un "sello de diligenciado" que reproduzca el texto deseado en cada caso o bien realizando la anotacin directamente.

En cualquier caso, debern cumplimentarse manualmente los apartados correspondientes, firmarse y estampar el sello del centro escolar.

En la Figura 3.15. se reproduce un modelo genrico de diligencia que responde a los supuestos 1 y 2 antes expuestos.