EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

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ADMINISTRATIVOS




ASESOWEB PROFESIONAL

2010 @sesoweb es una marca registrada incluido su logotipo. La
informacin presentada en esta documentacin est sujeta a cambios sin
previo aviso. @sesoweb se reserva el derecho a modificar sin previo aviso
la presente aplicacin y todos los textos y documentacin relacionada con
sta. Las pantallas presentadas en la documentacin de este manual son
orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su
monitor. La informacin incluida en este manual pertenece a @sesoweb
ntegramente.
Queda totalmente prohibida cualquier reproduccin o copia sea total o
parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa
autorizacin por escrito de @sesoweb.
Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su
fabricante.
Estos manuales estn sujetos a las variaciones que sufran por la evolucin
de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada .vez que
las aplicaciones sean modificadas.
Cualquier modificacin de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier
tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo
responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.




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CONCEPTOS BSICOS

TECLAS DE CONTROL

PARMETROS GENERALES

CLIENTES
Alta / Seleccin
Introduccin
Enlace con otras aplicaciones
Observaciones
GESTION DOCUMENTAL
Clases de documentacin
Documentacin de los clientes
Introduccin
Listados
ADMINISTRACIONES
Organismos
Administraciones
Secciones
IMPRESOS
FORMULARIOS
EXPEDIENTES
Tipos de expedientes
Tipos
Introduccin
Documentos
Impresos
Formularios
Tramites
Movimientos econmicos
Listados
Introduccin
General
Otros datos
Documentos
Impresos
Formularios
Tramites
Provisiones
Suplidos
AGENDA
COMUNICACIONES





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CONCEPTOS BSICOS


La aplicacin GESTIN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS, es la herramienta que
ASESOWEB PROFESIONAL, S.L. propone para el seguimiento, control, mantenimiento,
facturacin y archivo de los diversos expedientes que se llevan en un despecho.


Su integracin con los productos, GESTIN DE DESPACHOS PROFESIONALES y
FACTURACIN DE DESPACHOS PROFESIONALES, la hacen una gran auxiliar para el despacho,
todo ello sin embargo no impide que la aplicacin por s misma, sea el complemento ideal para
cualquier despacho que trate con expedientes, administraciones, plazos administrativos, etc..

Mediante la creacin de expedientes tipo, conseguimos mantener una unidad de criterio que
har que sea quien sea la persona del despacho que tome un tema, este sea tratado siempre de
la misma manera; automatizndolo y evitando errores.

Mediante la integracin con un editor de e-mail, se logra poder generar tanto individualmente
como colectivamente, correos electrnicos para cualquier tipo de aviso o informacin: As mismo
si se tiene contratada la opcin de SMS estos avisos e informaciones se pueden enviar
directamente al telfono mvil de sus clientes.


La aplicacin permite, adems, la obtencin de listados de clientes y expedientes, para su
seguimiento

Por ltimo el programa permite llevar una agenda de tiempos, realizada con el fin de controlar
cuanto se ha dedicado a cada cliente, permitiendo varios tipos de anotaciones, listados acotados
por cliente, tipo de anotacin, etc.




























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TECLAS DE CONTROL



Las teclas de control tienen la misma funcin independientemente en la pantalla donde se
encuentren:

EN GENERAL:

F1. Graba el registro.
F2. Borra el registro.
F3. Nuevo registro.
F4. Enlaza con DESPACHOS / Gestin de listados.
F5. Enviar correos/SMS.
F12. Acceso a bsqueda.

EN GESTION DOCUMENTAL:

F6. Abre cualquier documento en el visor apropiado.
F7. Introduce los documentos mediante escner.
F8. Selecciona cualquier documento guardado en el PC.
F9. En gestin documental importa documentos desde DESPACHOS

EN IMPRESOS:

F7. Abre cualquier documento en el visor apropiado.
F8. Abre la pgina WEB original del documento
F9. Actualiza los modelos, evitando que se queden obsoletos F10.
Actualiza el listado de modelos, incluyendo los nuevos y desechando los
antiguos.

EN LISTADOS:

F1.Listado por pantalla
F2.Listado por impresora
F3. Emisin de etiquetas.


Las tablas de registro estn ordenadas por la columna de Cdigo y esta aparece en un color
resaltado, esto significa que los datos estn ordenados en funcin de los datos existentes en
dicho campo. Se pueden ordenar los datos por cualquiera de las columnas que aparezcan en la
tabla con tan slo pulsar con el ratn sobre el titulo correspondiente. De esta forma si
quisisemos ordenar los datos tan slo deberamos pulsar sobre el ttulo de la tabla, para que
dicho ttulo adquiriese el color resaltado, y los datos de la columna quedasen ordenados por su
contenido. Mediante un doble clic en cualquier indicador de campo se abrir un buscador
avanzado.









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PARMETROS GENERALES

El formato para los correos electrnicos se define en la pestaa siguiente



















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CLIENTES

Alta / Seleccin

Al pulsar en el apartado Clientes aparece la ventana que va a servir para las altas, bajas y
modificaciones de los clientes del despacho. El cliente, es el elemento bsico de los
expedientes administrativos, que se hayan de gestionar desde la aplicacin, ya que todo
expediente ha de tener indicado un cliente para poder ser grabado





La primera pantalla que aparece es una tabla de registros, donde se pueden ver todos los
clientes que se encuentran de alta en la aplicacin.

La aplicacin sita el cursor en el primer campo para dar un alta nueva, y adems le asigna el
nmero siguiente al ltimo introducido; dicho campo es modificable con tan solo pulsar sobre
el mismo.

En este apartado, en el caso de alta, tan solo se debe introducir el nombre o razn social y el
nombre comercial. En caso de baja, bastar con situarse sobre el registro y pulsar F2.






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Introduccin




Los datos de la direccin renen campos autocompletables, como son el tipo de va o la
poblacin y provincia desde el cdigo postal, y datos normales como son el resto de los que
aparecen.
En los datos fiscales, en primer lugar se ha de determinar el tipo de empresa, que depende de
la personalidad de la misma, y que en base a la misma determinados datos pueden
desaparecer, tales como la fecha de constitucin, en caso de tratarse de personas fsicas; de
estos datos, solo es obligatorio el NIF/CIF.
A la hora de efectuar la introduccin del NIF/CIF la aplicacin realiza una comprobacin de los
datos introducidos, proponiendo la introduccin de los dgitos de control previstos por la
Administracin en caso de que existiese error. El campo de Delegacin y Administracin es
autocompletable.
En los datos de la actividad principal (que no son obligatorios), en primer lugar, se debe
seleccionar el tipo de actividad de la que se trate, entre las opciones de empresarial,
profesional, artistas o agrcola por medio de un campo de listado extensible.
La determinacin del tipo de actividad, abre la posibilidad de seleccionar o introducir
directamente el epgrafe de dicha actividad a travs la tabla de registros. La introduccin de
este dato nos autocompletar el nombre de la actividad y el CNAE.
Posteriormente se introducirn los datos de la cuenta bancaria principal. La introduccin
comienza con la entidad bancaria y posteriormente se introducirn el resto de los datos, tras lo
cual la aplicacin efectuar una comprobacin de los datos, emitiendo un mensaje de
advertencia en caso de que los datos fuesen incorrectos.
Se pueden insertar, posteriormente, los datos del representante si existiese.


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Enlace con otras aplicaciones

Si la aplicacin est integrada con los productos, GESTIN DE DESPACHOS PROFESIONALES
y FACTURACIN DE DESPACHOS PROFESIONALES, mediante la indicacin del cdigo en
estas, quedar enlazado y permitir importar directamente los datos de los clientes dados de
alta en el despacho, as como facturar los expedientes.













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Observaciones

Queda por analizar la pantalla correspondiente a la introduccin de observaciones del cliente,
cuyo funcionamiento es igual que un procesador de textos normal, y cuyos datos pueden ser
copiados y pegados en otras aplicaciones, donde adems est permitido el uso de fuentes, con
tan solo pulsar en el botn F12.





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GESTION DOCUMENTAL

Nuestros clientes nos aportan cada da mayor cantidad de documento5, cuya gestin y
salvaguarda en ocasiones puede acarrear problemas, adems de tener que hacerla compatible
con las obligaciones que impone la Ley Orgnica de Proteccin de Datos Personales y su
desarrollo reglamentario.

Por otra parte es habitual que nos entreguen temporalmente en el despacho determinados
documentos originales, por ejemplo el DNI que deberemos usar en varios expedientes,
debiendo guardar fotocopia del mismo, o solicitarlo en varias ocasiones al cliente.

Para poner solucin a este problema, la aplicacin de Gestin de Expedientes pone a su
disposicin el sistema de Gestin Documental con el que va a poder guardar en su ordenador
copia de estos documentos, adems de escritos, modelos y formularios completados desde la
aplicacin, o desde aplicaciones externas.


Clases de documentacin

Crearemos los tipos de documentos ms habituales.





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Documentacin de los clientes

- Introduccin

Seleccionamos al cliente al que se le va a asociar el documento y usando el escner utilizando
cualquier documento recogido de Internet o remitido de algn modo, adheriremos la
documentacin al cliente; pudiendo en cualquier momento acceder a ella.




- Listados

Listados de la documentacin por tipo y por cliente, ordenados y agrupados.






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ADMINISTRACIONES

Todo expediente exige un trato con alguna administracin ya sea pblica o privada, el
conocimiento exhaustivo de los organismos, administraciones y secciones de las mismas, de los
funcionarios, las direcciones y los telfonos, nos harn efectivos en la resolucin de los
expedientes.

- Organismos

Crearemos los Ministerios y Agencias, definiendo su mbito de actuacin





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- Administraciones

Actuaremos como siempre con las administraciones a nivel general; las daremos de alta o la
seleccionaremos en la pantalla de relacin:




Introduciremos en este apartado todo lo relativo a las Administraciones, Delegaciones u
oficinas descentralizadas de los organismos introducidos en el apartado anterior




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- Secciones

A continuacin, tenemos la oportunidad de continuar aadiendo datos a nuestros contactos
con la administracin, personalizndolos en la figura del funcionario que atiende la seccin
determinada.





















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IMPRESOS

El sistema de impresos es un sistema basado en las actualizaciones que Asesoweb Profesional
realiza de los mismos, de tal forma que se permita tener un listado cada vez ms completo de
todos los impresos necesarios en un despacho, pudiendo imprimirlos directamente desde la
aplicacin, o bien, que se pueda acceder a las pginas web donde estn dichos impresos. Las
actualizaciones se llevan a cabo mensualmente.

Los impresos se presentan en el mismo formato en que los proporciona la administracin, los
que no son rellenables se presentan en formato imprimible para poder ser presentados por
ventanilla.

Para poder usarlos es necesario descargarlos primero, seleccionndolos, existe la posibilidad de
visionar los modelos.





Ver las teclas de funcin, sobre todo F9 ya que si tenemos duda de la vigencia del modelo es la
que nos lo actualizar.




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FORMULARIOS

En la aplicacin de Gestin de Expedientes, Formularlo es el documento redactado por el
despacho, o adquirido a travs de Asesoweb Profesional, que es un modelo bsico de
redaccin, y que es usable en varios expedientes distintos

Se inscriben dentro de esta denominacin los modelos de Estatutos de Sociedades, contratos
de arrendamiento, de compra-venta, de constitucin de comunidades de bienes o sociedades
civiles, instancias, escritos, etc.
































El formulario se redacta, mediante un editor de textos propio, como plantilla para poder ser
usado y manipulado posteriormente. Se puede importar desde cualquier editor de texto
editarlo directamente; se le da nombre, se graba y queda listo para usarse; la copia
modificada quedar asociada al expediente correspondiente.











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EXPEDIENTES

Una de las diferencias fundamentales de la aplicacin de Gestin de Expedientes frente a otras
de las existentes en el mercado no es slo su facilidad de uso o su integracin con el resto de
las aplicaciones de Asesoweb Profesional, sino la posibilidad de crear tipos de expedientes de
puedan ser usados por todos los usuarios de un mismo despacho.

De esta forma podemos crear un tipo de expediente, donde introduciremos cada uno de los
pasos, formularios, documentos, pagos y cobros que haya que realizar, y cada vez que
vayamos a realizar un expediente inscrito en ese tipo podremos ver y recoger cada uno de los
procesos inscritos en el tipo de expediente.

Con un ejemplo, podemos decir que para tramitar un expediente de alta en autnomos
necesitaremos que el cliente nos traiga fotocopia del D.N.I., de la cartilla de la Seguridad
Social, del modelo 036, deberemos cumplimentar el modelo TA.0521 y presentarlo en las
oficinas de la Tesorera General de la Seguridad Social. Con estos datos creamos un tipo
denominado ALTA EN EL RGIMEN DE AUTNOMOS, y le introducimos todos los documentos
que nos tienen que entregar, todos los modelos a rellenar y los trmites a realizar, incluso
hasta el precio a cobrar, y si vamos a pedir alguna provisin de fondos.


Cuando viene un cliente y nos solicita que realicemos ese trmite no es necesario que
recordemos todo, sino que con tan slo crear un expediente del tipo sealado, la aplicacin nos
dir cada uno de los pasos a realizar, y de los documentos a pedir, e incluso podremos
recuperarlos de los documentos del cliente, o podremos coger el impreso de nuestra base de
datos, o las instancias y modelos de nuestro almacn de formularios.

Con este sistema, incluso un empleado que comienza a trabajar en nuestra oficina tiene un
mtodo seguro de atencin a los clientes, adems de permitir un seguimiento del mismo, que
nos permita conocer en cualquier momento cual es la situacin del mismo, si se encuentra
finalizado o pendiente de la realizacin de algn trmite.







- Tipos de expedientes

Definiremos, cada expediente paso a paso, usando los documentos, impresos y formularios ya
introducidos mediante las herramientas de introduccin, indicaremos los trmites a realizar e
incluiremos los movimientos econmicos asociados al expediente.



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Tipos

Definiremos los tipos de expedientes que despus vamos a usar.

Introduccin

Crearemos los tipos de documentos ms habituales, los asociaremos al rea a la que
pertenezcan, definiremos como se facturaran y si queremos fijaremos los honorarios a aplicar.
Si el expediente esta creado, aqu lo seleccionaremos para modificarlo.




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Documentos

Asociaremos al expediente los diversos documentos que se debern usar, su origen (cliente,
administracin, notaria etc.) y la ruta de internet (si la tiene) donde descargarlo.




Impresos

Asociaremos los impresos




























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Formularios

Ahora asociaremos los formularios




Tramites

Indicaremos los trmites necesarios para el expediente


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E indicaremos los plazos, la descripcin detallada de cada tramite y si son fijos los honorarios y
suplidos del mismo.
































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Movimientos econmicos

Como ya se ha indicado anteriormente estos movimientos econmicos se refieren tanto a los
suplidos que se generen en la gestin de este tipo de expedientes como a las provisiones de
fondos que se hayan de solicitar en los distintos momentos de existencia del trmite, y no
viene referido tanto al apartado de honorarios que ya han sido recogidos directamente en el
apartado de introduccin del expediente para los que se facturan de forma completa, como en
el apartado de trmites en el caso de que se facture dependiendo de los que se realicen.

En este apartado, y para una mejor distincin en el tipo de expediente, se ha introducido la
expresin cobros del despacho para referirse a aquellas provisiones de fondos que haya que
solicitar cuando se vaya a tramitar un expediente de este tipo, y la expresin pagos del
despacho para referirse a los suplidos que hayan de pagarse en el despacho.


Listados

Tipos de expedientes creados.




Una vez definidos los tipos de expedientes, es el momento de darles utilidad, mientras ms
precisos hayamos sido a la hora de definirlos, mayor facilidad tendremos al usarlos y mayor
rendimiento les sacaremos.


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Introduccin

Elegiremos ver solo los activos todos y seleccionaremos con que expediente deseamos
trabajar crearemos uno.

Encontraremos esta pantalla:



Las diversas tareas, se realizaran una vez seleccionado el expediente, mediante las pestaas
inferiores.


General

En esta ficha seleccionaremos el tipo de expediente que vamos a asociar al cliente, sus datos a
efecto de comunicaciones y la situacin del expediente, desde Iniciado a Resuelto, pasando por
todas las fases intermedias


Datos de Facturacin

Aqu se le asignan los honorarios que le correspondan, se controlan los datos econmicos del
expediente que se introduce a travs de las pestaas Suplidos y Provisiones, que ya veremos
una vez terminado, se procede a su facturacin y se indica donde quedar archivado, para su
posterior localizacin fsica en el archivo.

















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Documentos


Mediante esta pantalla, controlaremos toda
la documentacin asociada al expediente;
tanto los documentos que cuando creamos
el tipo de expediente le indicamos como
necesarios para la resolucin del
expediente, como los que adems sean
especficos para cada caso.

Controlaremos las fechas de solicitud y de
recepcin, indicaremos los recibidos,
adems de quien debe proporcionrnoslo.







Impresos


En esta pantalla cumplimentaremos los modelos necesarios para este expediente. Controlando
su cumplimentacin su firma y su presentacin














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Formularios


En este lugar se encuentran
los formularios que
habremos asociados al
expediente y que bien los
habremos creado nos lo
habrn proporcionado el
organismo correspondiente














Tramites







Ahora controlaremos
los trmites,
sus vencimientos y
su cumplimento











Provisiones

Controlaremos las cantidades solicitadas como provisin, su importe y el ingreso de las
mismas.

Suplidos

Controlaremos las cantidades pagadas como suplido y su importe.


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AGENDA

Nuevo dietario dentro de la aplicacin de Expedientes en la que podremos anotar las citas o
tareas a realizar.
Para poder marcar una hora determinada para la realizacin de una tarea mantendremos
pulsado el botn derecho del ratn y arrastraremos al menos 2 casillas para que se pueda
abrir un slo recuadro.
Podremos visualizar las lneas desde cada minuto hasta una hora y podremos visualizar todos
los usuarios del despacho o bien los usuarios que nos interesen para poder planificar bien el
despacho.





COMUNICACIONES

Mdulo destinado al control de las comunicaciones con los clientes mediante e-mail y SMS.

Contratando con ASESOWEB PROFESIONAL, podr enviar mensajes SMS sin necesidad de
utilizar el telfono mvil y a un precio competitivo, recuerde a sus clientes las fechas de los
impuestos, el vencimiento de sus contratos, la felicitacin por su cumpleaos cualquier otro
tema de su inters.

Mediante esta utilidad podremos enviar mensajes SMS, a nuestros contactos, de manera
colectiva o individual, para el control de los enviados contaremos con la primera pantalla donde
quedan reflejados los envos

Redactamos el texto (149 caracteres), enviamos y vemos el resultado del envo.