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¿EN QUE CONSISTE UN PROCESO PLAN DE EMERGENCIAS?

FGR

Por: Didier Ferney Pedreros Vega. Administrador de Empresas U.N. Especialista en Evaluación de Riesgos y Prevención de Desastres Uniandes. Asesor empresarial en planes de emergencias. dpedreros@gestiondelriesgo.org. Bogotá, D.C., agosto de 2005.

Toda proceso plan de emergencias, entendido como proceso (Hoy llamado plan de gestión del riesgo) y no como un documento puntual que dice que hacer en caso de emergencia, comprende una serie de pasos, los cuales, no necesariamente secuenciales y que pueden tener un desarrollo paralelo, que por ningún motivo deben olvidarse o saltarse, busca que la Compañía en primera instancia, prevenga situaciones de riesgos y de emergencia, y si estos se manifiestan, sean bien atendidos y recuperados. Un plan de emergencias, como se mencionó con anterioridad, es un proceso que comprende una serie de pasos, que sí se siguen, garantizan que las personas que lo aplican, el área dónde se desarrolla, no tengan pérdidas tan grandes como podría ocurrir sin una correcta preparación. Es importante entender también que, el plan por sí mismo, así como el entrenamiento con el mismo, no garantizar salvar vidas, la no pérdida de bienes o de producción, más bien, dan probabilidades mayores de salir avante ante la manifestación de un evento negativo en un área determinada. Por ende, el éxito real de cualquier plan, es que dichos pasos se desarrollen de manera continua, resolviendo los inconvenientes hallados y retroalimentando todas las actividades constantemente. El no seguirlos, saltárselos, ignorarlos, no acusarles el cuidado debido, pueden generar que el plan no se desarrolle con éxito. En últimas, que las perdidas por la situación de emergencia sean mayores, en las personas, los recursos, los procesos, el medio ambiente, entre otros. Los pasos que comprenden un plan de gestión del riesgo son: 1. Revisión de antecedentes y condiciones normales de la Compañía. Esta parte pretende describir de manera explícita y exacta, la ubicación de la Compañía, los procesos que se desarrollan en la misma, así como la maquinaria utilizada, el personal empleado y cualquier situación a nombrar, que pueda influir de manera positiva o negativa en el plan de emergencias. Algunas variables a incluir son:
________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org – Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogotá D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619.

ACTION D’URGENCE INTERNATIONALE REPRESENTANTE EN AMÉRICA

INTERNATIONAL RESCUE DOG ORGANISATION MIEMBRO ASOCIADO

ISO 14000. Lo que pretende es detectar las razones por las cuales el evento se puede manifestar.C. pueden salir afectados. Normas de calidad. en las condiciones de vulnerabilidad evaluadas. 2.rescateksar. bienes. Estudios de gestión del riesgo. Características de la zona. con una intensidad determinada. el cuándo. Bogotá D. API. OHSAS 18000.org . externos.org RESCATE K-SAR . Listado de recursos para emergencias. personal. Colombia. salud. resoluciones. OSHA 29-CFR1910. seguridad (ISO 9000.78.- Nombre de la compañía. si se llega a manifestar. el dónde y el porqué se puede suceder una situación o un evento (Amenaza) que genere daños en la organización en un momento determinado.917-1 www.info@gestiondelriesgo. como segundo aspecto de este ítem. Planos de la Compañía. entre otras). Listado de elementos peligrosos. Un resultado importante de este documento. el departamento). Esta parte del proceso. FGR. Aspectos legales. es el establecimiento de un listado completo de las condiciones de amenaza o vulnerabilidad que la Compañía debe solucionar. Listado de Brigadistas y Comité. decretos.119. Análisis de Amenazas. Proceso productivo y características del mismo. Emergencias ocurridas. Listado de personal. Servicios públicos. Asociaciones. emergencias y desastres realizados en el área de influencia de la Compañía. Pólizas de seguros. en un tiempo dado. Ubicación exacta. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. Reglamentos. ambiente. PSM. el cómo. es especificar el por qué esa amenazas puede hacer daño a la Compañía o por que la misma no las puede enfrentar de manera adecuada (Esto se denomina Vulnerabilidad).084.. Flor Verde. otros. Vulnerabilidades y Riesgos. . Dirección.gestiondelriesgo. Por último se evalúan las posibles pérdidas que se generan a raíz de la manifestación de la amenaza. como lo son el municipio. Descripción de la zona. A su vez. NIT: 830. Encargados.www. internos.org – Diagonal 24 No. es un documento que básicamente determina el qué. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. Números telefónicos. leyes. Responsabilidad Integral. además de la descripción y ubicación de los eventos dañinos. Se busca establecer que parte de sus recursos. 42 B .

Un aspecto importante a tener en cuenta en el proceso plan de emergencias. las vulnerabilidades detectadas y los riesgos valorados.info@gestiondelriesgo. En este aparte es importante tener en cuenta los riesgos que más se manifiestas o más comunes. con los cuales se definirán el resto de pasos. fin de semana o festivo. FGR. sea bien atendido. mediante la asignación de recursos y estableciendo unos responsables. pero también aquellos que siendo de baja probabilidad. el táctico (Define como hacerse) y el operativo (Define como hacerlo).Esto se puede hacer acorde a una priorización establecida en el corto. de forma tal que los procedimientos de gestión del riesgo.917-1 www. Aquí se debe destacar. Este aparte busca específicamente establecer cuales serían las relaciones entre las amenazas. la brigada y los Coordinadores de Evacuación de cada área. el estratégico (Dice que hacer). con base en el punto anterior. dependiendo de prioridades operativas. que es el nivel que define la política de seguridad y en ese marco el desarrollo de los tres primeros pasos. de trabajo a realizar. y si lo hace. A estos niveles se les denomina de manera más conocida. mediano y largo plazo. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. financieras. así como rehabilitación. Un escenario de riesgo es una construcción mental que se hace con base en las amenazas evaluadas. es que se determinen los tres niveles jerárquicos de decisión y acción.78. preparación y atención. el más importante nivel es el estratégico.org – Diagonal 24 No. Determinación de los niveles de decisión y acción. escenarios especiales. con la carga ocupacional. Estas actividades deberán tener fechas de control y cumplimiento. escenarios más comunes y los menos probables. siendo ésta la única forma de garantizar que el riesgo disminuya y en últimas no se manifieste el evento. si es de día o de noche.org RESCATE K-SAR . Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. por ejemplo cuando menos personal o más personal hay en la compañía. y de objetivos y metas a cumplir. busquen atacar ambos tipos de riesgo. Determinación de los posibles escenarios de riesgo. 4. 3.rescateksar. el último. Colombia. NIT: 830.www. Bogotá D. En principio.org . 42 B ..C. los riesgos.gestiondelriesgo. condiciones de producción o de carga ocupacional. las vulnerabilidades.084. niveles de producción. . Esto es definir quién va a mandar. pueden generar las pérdidas más grandes para la compañía. cambiando algunas condiciones como el día y hora de ocurrencia de la amenaza. quién va a determinar como se harán las cosas y alguien las debe ejecutar. Los dos primeros integran el denominado Comité de Emergencias.

informe. actividad.Toda acción. que para el brigadista o que para un trabajador común.. deberá tener como resultado un informe a este nivel. FGR. Estas instrucciones normalmente se deberán escribir y entregar por cargo y por evento. Una vez conformados. táctico y operativo) que en la Compañía se definen para responder de manera adecuada a una emergencia. las instrucciones de cual debe ser la reacción de todo el personal para enfrentar los eventos que en el análisis de amenazas. sus alcances. ésta sea controlada de una manera adecuada. que como tomador de decisiones. estos niveles deberán tener capacitación.e.084. forma de entrenamiento.gestiondelriesgo. .org RESCATE K-SAR . el listado de recursos (elementos. El plan de emergencias. así como la persona que lo reemplazará en caso de que no se encuentre en las instalaciones de la compañía. no son las mismas para el gerente. Diseño e implementación del plan de emergencias. se determinan los integrantes de la brigada. Estos niveles deben incluir los sitios de contacto. Genera prioridad de intervención interna. ya que las funciones en caso de emergencia en la compañía.info@gestiondelriesgo. entre otras cosas. Adicionalmente el plan: Establece pautas para detección y reporte. decisión y acción (estratégico. El documento además debe determinar los niveles de organización. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619.www. ya que lo que se tiene que hacer en caso sismo (p. equipos de protección. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. así como un listado general de aquellos necesarios. 5.rescateksar. Por evento.) es distinto a lo que se tiene que hacer en caso de inundación. inspección.917-1 www. NIT: 830. Bogotá D. y equipos) con los que la Compañía cuenta actualmente para enfrentar una situación de emergencia. como se explica más adelante. El fin primordial del plan es que si se presenta la emergencia. Prioriza que hacer en cada momento. 42 B . Por cargo. teléfonos fijos o móviles. para que el listado sea enviado a las entidades de toma de decisiones de la Compañía. tiene la batuta de desarrollar la temática al interior de la empresa. no como proceso. Una vez definidos los riesgos.org – Diagonal 24 No.org . es una herramienta que indica de manera clara y precisa. Establece procedimiento de solicitud de ayuda externa.78. implementos. Colombia.C. vulnerabilidad y riesgos se detectaron y se contextualizaron en el escenario de riesgos. entendido como documento. El plan debe incluir además de las instrucciones. maquinaria.

. FGR. en la atención de una emergencia. Procedimientos operativos normalizados (PON): Describen puntualmente las actividades a desarrollar en cada tipo de siniestro según lo previsto en la guía táctica. Establecimiento de planes de contingencias. En síntesis: Guía táctica: corresponde al primer nivel de actuación y define los criterios generales de evaluación. o reportar a autoridades de mayor rango. procedimientos específicos de actuación. rutas especiales.info@gestiondelriesgo. Los PON son una forma sencilla de esquematizar la respuesta que debe tener y el momento en que se deben tomar decisiones. respectivamente. Diseño de Procedimientos operativos Normalizados. como lo son escenarios de incendios en áreas específicas o combustibles específicos. - 7. o si la situación tiene una tendencia no prevista inicialmente. que debe definir cuándo actuar. infraestructura e información) y ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO.gestiondelriesgo. cómo actuar.org RESCATE K-SAR .www. Colombia. extraños o poco comunes. Procedimientos operativos de terreno: funcionamiento interno de cada grupo operativo (salud. seguridad operativa. son instrumentos que se diseñan en las Compañías. NIT: 830. haga tal otra cosa. derrames o fugas. que son. quiénes deben actuar. mediante la graficación de las instrucciones y decisiones. Bogotá D. Segundo. vehículos. en elementos particulares. seguridad operativa. Estos están estrechamente relacionados con las guías tácticas y con los procedimientos operativos de terreno. El instrumento adicionalmente se puede interpretar de dos maneras: Primero. El plan de contingencias es un instrumento de trabajo. qué recursos se requieren para la adecuada intervención. entre otras alternativas. mediante flujogramas.C. el plan “B”. dónde deben estar dichos recursos. Los PON. infraestructura e información) y actividades para cada tipo de siniestro. que permite de manera anticipada y planificada definir la forma de intervención durante una emergencia específica.rescateksar. 42 B . quién los maneja y cuáles son los mecanismos de coordinación en el área de emergencia y fuera de ella. . actúe de tal forma. es decir.917-1 www.084. seguridad. seguridad. si alguna instrucción se debe realizar de una manera y no sale bien. con el fin de que la actuación se haga de manera uniforme por los brigadistas.org .78. cuadros de decisiones globales con respecto a temas particulares y los segundos son funcionamiento por áreas. áreas de trabajo (salud.org – Diagonal 24 No.6. es decir. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619.

visitantes. 8. Estas variables pueden ser tiempos de salida.info@gestiondelriesgo. Diseño e implementación del plan de evacuación. El plan de evacuación es una herramienta que busca definir los sitos más seguros dentro o cerca de las instalaciones de la organización. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. económicas y humanas.917-1 www.org – Diagonal 24 No. se desplazarán en caso de que se presente una emergencia y esta no sea controlada. ejecutar y evaluar simulacros de evacuación. pero también debe estar desarrollada por evento y por cargo.C. Establecer los instructivos para dichos escenarios. 42 B . Determina Niveles jerárquicos de toma de decisiones. para que en caso de una emergencia real. vulnerabilidades y riesgos y el plan de emergencias. Establece procedimiento de solicitud de ayuda externa. Establece su forma de activación.www. El plan de evacuación por tanto: Define los escenarios ante los cuales sirve. Genera prioridad de intervención interna. Prioriza que hacer en cada momento. Desarrollo de metodologías para la elaboración y divulgación de planos de evacuación. Es importante precisar que EVACUAR no siempre implica salir y es un mito que hay que superar.org . realización de la señalización de emergencias y la forma de planear. Establece pautas para avisar y reportar.org RESCATE K-SAR . el comportamiento pueda ser canalizado y así evitar pérdidas materiales. Esta busca básicamente que la parte gráfica del plan de evacuación sea coherente al mismo. pero además que los ejercicios que entrenan al personal para evacuar. ante una situación de emergencia. vías. 9. Así como el plan de emergencias.contemplan las acciones particulares en las cuales es especialista cada una de ellas. determinar y desarrollar el comportamiento de los grupos humanos al interior de la compañía. así como el plan de emergencias. etc. Bogotá D. sea concordantes al análisis de amenazas. las instrucciones en caso de evacuación deben tener en cuenta las amenazas. NIT: 830. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. bajo CONDICIONES CONTROLADAS DE CIERTAS VARIABLES. Aquí es importante mencionar que a realización de un simulacro de evacuación pretende. a los cuales los trabajadores..78. FGR. que generalmente se realiza luego de que la emergencia no es controlada o está fuera de control.084. Colombia.rescateksar. clientes y cualquier otra persona. . Establece recursos necesarios y por utilizar.gestiondelriesgo. comportamiento de personas. evacuar en un proceso más complejo que se debe concienciar en todo el público que está en la Compañía. vulnerabilidades y riesgos.

78. FGR. sonovisos. Esta actividad se puede ofrecer a varios grupos base: Brigada de emergencias. psicología de emergencias. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619.. para que permitan a los distintos grupos que frecuentan las instalaciones de la Compañía. 11. reconstrucción. inscripción.917-1 www. que es el grupo operativo encargado de enfrentar cualquier situación de emergencia. pero de ninguna forma un simulacro se debe hacer de forma compleja en los primeros pasos de trabajo de la Compañía.El control o descontrol de las mismas hace que sea más o menos complejo. hasta acciones de autoprotección. nombramiento y aceptación. NIT: 830. Internet. control de incendios. personal empleado en la compañía..gestiondelriesgo.084. que son los que con cierta frecuencia están en las instalaciones de la compañía. Colombia.org – Diagonal 24 No. etc. Bogotá D. Para ello deberán aprender temas como manejo de emergencias. La capacitación del Comité de emergencias. deberá ir precedida de su convocatoria. Esta actividad busca enseñar al personal a para enfrentar emergencias que se puedan suceder al interior de la entidad. Para ello la capacitación se deberá realizar en torno a temas como primeros auxilios. etc. 10. etc. cursillos.org . selección. Este punto busca definir las herramientas y metodologías que la utilizará. El proceso de capacitación de brigadistas deberá ir precedido de actividades de convocatoria. Establecimiento de los procesos de capacitación del personal de la Organización. coordinación operativa. sobre lo que la Compañía está haciendo en torno a la preparación ante emergencias. Tercero. contratistas. . Estas acciones se hacen mediante formatos. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO.info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR . enfrentar el evento. como lo son volantes. manejo de grupos.www. El nombramiento y aceptación generalmente se hace mediante actas. Implica desde el reporte. Esta actividad se realiza a los trabajadores en general y posiblemente al público en particular. 42 B . evacuación. comprender muy bien que hacer en situación de emergencia. técnicas de evacuación.C. intranet. exámenes médicos y laborales de las personas que van a integrar las brigadas. o personas encargadas al interior de la Organización de coordinar como se enfrentará una emergencia. carteleras. Comité de Emergencias.rescateksar. Inicio de procesos de socialización de la información y documentación desarrollada.

procesos productivos. ni en control de incendios o emergencias de otros tipos.C. sin embargo está utilizando las instalaciones para cumplir con objetivos previamente discutidos. También se busca que la comunidad se involucre con la compañía en le prevención de emergencias. el colegio de sus hijos.- Cuarto. Esto significa que los trabajadores sean consientes de que tienen un papel directriz en la prevención de emergencias. Quinto. Esta fase implica que es lo que la Compañía va a realizar con su personal.78. en la detección de riesgos y su cuidado. Aquí también se involucra el cobro de ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. de acuerdo al tipo de emergencia. que permita un correcto funcionamiento de la misma. Establecimiento de procedimientos de recuperación y reconstrucción del negocio y aspectos sociales. No intervienen en atención de pacientes. Inserción de la prevención en la Cultura. pero que dichas actividades van en beneficio del proceso o de la Compañía.rescateksar. entre otros escenarios. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. y que tienen por función principal. Comunidad de alrededor de la Compañía o en su área de influencia. ..gestiondelriesgo. 13. Colombia. visitantes. Es importante destacar que la inserción de la prevención en la cultura tiene dos significados claros y precisos: 1.org RESCATE K-SAR .org – Diagonal 24 No.org . Estas son actividades que buscan incorporar los procesos de gestión del riesgo en la cultura de la organización. apoyar a los brigadistas en la evacuación. FGR. bienes y activos. Simplemente apoyan a los brigadistas en llevar a las personas por las rutas de evacuación más seguras. 12. contratistas. Algunas empresas. así como en sus hogares. pero que no tienen vínculo directo o indirecto con la Compañía. determinan un cargo adicional en la respuesta a emergencias. Sexto.084. Es personal que tienen que visitar a la Compañía. económicos y ambientales.info@gestiondelriesgo. sean correctamente atendidas. Es personal que efectúa actividades dentro de la Compañía pero que no depende de la misma.www. luego de ocurrida la emergencia. NIT: 830. Con la capacitación de este grupo se busca que las actividades de la Compañía sean bien conocidas y bien percibidas por la comunidad. que son los Coordinadores de Evacuación o Evacuadores. y que este proceso debe ser aplicado en sus actividades tanto al interior como al exterior de la organización. a los puntos de encuentro determinados. con gran afluencia de público o cuando son muy grandes. 42 B . Si la emergencia se sucede. prevenir situaciones de emergencia y 2. que la comunidad tenga una correcta actuación. Que si estas se presentan. - - - Séptimo. con el fin de que el proceso productivo no se detenga o se detenga lo mínimo posible.917-1 www. que son personas con un nivel de capacitación y entrenamiento mucho menor que los brigadistas. Bogotá D.

sean estos económicos. Entrenamiento y prácticas sistemáticas. con la Planeación y ejecución de un simulacro de evacuación. estén constantemente actualizadas a las condiciones de amenazas y vulnerabilidades y por ende la compañía pueda prevenirlas o esté preparada por si se manifiestan.C. son procesos que se deben hacer con regularidad. 14. cambio de instalaciones.rescateksar.org – Diagonal 24 No. es por que es la etapa final de un proceso.78. tenerse una destinación de recursos específicos por parte de la Compañía. el personal se entrene para una emergencia.org . o cuando se hace un simulacro. el proceso de gestión del riesgo técnicamente termina. 42 B . en el uso de equipos. que buscan que las pérdidas sean las menores posibles y la puesta a funcionamiento de la compañía. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. por que es la etapa con la cual se indica las deficiencias halladas y que son necesario mejorar y por lo tanto el punto en el cual el proceso continúa. 15. actualización y ajustes periódicos. Bogotá D. o externas como ubicación de otras compañías en el sector. FGR. ya que es lo único que va a permitir que en condiciones controladas. en el manejo de comunicaciones. cumplirse (desde el análisis de amenazas.info@gestiondelriesgo. para que el proceso sea exitoso. ejecución y retroalimentación de actividades y simulacros. hasta el simulacro y las prácticas de las actividades). . vulnerabilidad y riesgos. pero a su vez vuelve a comenzar. dure lo mínimo posible. de los instructivos. La capacitación. Esto garantiza que situaciones normales de la compañía como la rotación de personal. 16.084.www. Asignación de Recursos específicos. Colombia..org RESCATE K-SAR . Todo el proceso se puede ver de una manera más clara en el siguiente gráfico: ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO. la educación.917-1 www.los seguros y reaseguros respectivos. Revisión.gestiondelriesgo. NIT: 830. Cuándo se dice que termina. por lo menos una vez al año. Con la Planeación. Todo el proceso deberá ser ajustado constantemente. Todos los pasos anteriores incluyen la asignación de recursos para su cumplimiento. Deberá. o cuando ocurre una emergencia. El proceso deberá involucrar entrenamiento y práctica sistemáticas de cada una de las actividades enumeradas anteriormente. pero también es a su vez inicial. humanos o logísticos. dónde se pone a prueba todo aquello que se aprendió en todas las etapas y niveles.

FGR. folletos.917-1 www. Bogotá D. . Correcta atención de emergencias.Primeros Auxilios . . 1.Otros temas Comité de Emergencias Conformación. INFORMACIÓN Volantes. cursos.Coordinación . PROCESO DE SOCIALIZACIÓN.Otros temas PLAN DE EVACUACIÓN. Señalización Diseño de: Simulacro Ejecución. NIT: 830. ________________________________________________________________________________________ FUNDACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO.Simulacros . .Manejo de Grupos . VISITA RECORRIDO ANTECEDENTES Y ANÁLISIS DE AVR Recomendaciones Presentación.78.gestiondelriesgo.Psicología para emer.Evacuación .084. CAPACITACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS PLANES DE CONTINGENCIAS Recomendaciones Presentación.C.rescateksar. 42 B . . Brigada Conformación. Colombia..GRÁFICA No.info@gestiondelriesgo. Telefax: (57-1) 5642131 – 2698619. DE EVACU ACIÓN Recomendaciones Presentación.org RESCATE K-SAR . PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO.Liderazgo .org – Diagonal 24 No.Control de incendios . EDUCACIÓN Prevención de riesgos. cartillas.www.org .