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Sub Direccin de Desarrollo de Proyectos Direccin del SEACE

SEACE - REGISTRO DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO PARA ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO

Versin 1.0 Agosto 2013

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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

CONTENIDO
CONTENIDO ................................................................................................................................. 2 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................................ 3 CONSIDERACIONES TCNICAS ................................................................................................ 5 1. PASOS PARA DESCARGA DEL ARCHIVO EXCEL REGISTRO_OC-OS.XLS ..................... 6 2. PASOS PARA HABILITACIN DE MACROS EN EXCEL ...................................................... 7 3. PASOS PARA REGISTRO MASIVO DE RDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO MEDIANTE EL USO DE UN ARCHIVO EXCEL ......................................................................... 11 3.1. Registro de Datos generales de las rdenes de compra y/o servicio ....................... 11 3.2. Registro de Datos de las rdenes de compra y/o servicio ........................................ 13 4. PASOS PARA CREACIN DEL ARCHIVO DBF .................................................................. 20 5. PASOS PARA ENVO MASIVO DE REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO AL SEACE ........................................................................................................... 22 6. CONSOLA REGISTRO DE CARGA MASIVA ....................................................................... 24 CONSULTAS SOBRE SEACE.................................................................................................... 26

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CONSIDERACIONES GENERALES
Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obligacin de registrar la informacin relacionada con sus rdenes de compra u rdenes de servicio en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE. Para registrar las referidas contrataciones indicadas previamente, se considerar lo siguiente: 1. De acuerdo a lo establecido en la Disposicin Transitoria de la Directiva N 007-2012OSCE/CD Disposiciones aplicables al registro de informacin en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), las Entidades estn obligadas a registrar las rdenes de compra y rdenes de servicio a travs Portal del SEACE. 2. Durante el registro de la informacin de las referidas contrataciones, los usuarios autorizados por las Entidades debern observar lo establecido en el artculo 68 de la Ley de Contrataciones del Estado, as como los artculos 286 al 289 del Reglamento de la Ley de Contrataciones, la Directiva N 007-2012-OSCE/CD, el Manual de Usuario para el Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio y/o el Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio publicado en el Portal del SEACE. 3. A travs de la Sub Direccin de Plataforma de la Direccin del SEACE, se otorgar el perfil para el registro de estas contrataciones a los usuarios que fueron autorizados por las Entidades; y, en el caso de aquellas que todava no lo hayan solicitado se asignar este perfil a los funcionarios - usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de Seleccin, quienes se encuentran habilitados para registrar la informacin de estas contrataciones. 4. Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para efectuar el registro masivo de rdenes de compra y servicio en el SEACE a travs del archivo excel Registro_OCOS.xls, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la seccin de Documentos y Publicaciones, el documento Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio.

Ubicar la opcin Documentos y Publicaciones y seleccionarla.

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5. El OSCE otorgar perfiles tipo administrador y operador del registro de las referidas contrataciones, a aquellos usuarios para los cuales las Entidades solicitaron que se les habilite dicho acceso. En el caso de aquellas Entidades que no han solicitado al OSCE este acceso, se asignarn los perfiles tipo administrador y operador funcionarios usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de Seleccin, los cuales podrn ingresar utilizando su Certificado SEACE (usuario y contrasea).

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CONSIDERACIONES TCNICAS
Para poder trabajar en el Archivo excel Registro_OC-OS.xls, se debe de contar con los siguientes requerimientos de software mnimos: Sistema Operativo Windows 2000 o superior. Microsoft Excel 2003 Professional o superior. Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios.

La configuracin regional y del Idioma de su PC debe configurarse para las Opciones Regionales: Espaol-Per, de la siguiente manera: Seleccionar Men Inicio, la opcin Configuracin / Panel de Control / Configuracin Regional y de Idioma. Elegir de la lista Espaol-Per, seleccionar el Botn Personalizar , luego seleccione la pestaa Nmeros. Configurar segn se muestra en la pantalla.

Fig.- 1 Configuracin Regional y de Idioma Adems, en lo referente al hardware, se recomienda como mnimo: Conexin permanente a Internet. 128 MB de RAM mnimo. Resolucin de vdeo de 800 x 600.

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1. PASOS PARA DESCARGA DEL ARCHIVO EXCEL REGISTRO_OCOS.XLS


1. Ingresar a la siguiente direccin http://www.seace.gob.pe/ de preferencia en un navegador Internet Explorer 8 o Superior. 2. Seleccionar la opcin Documentos y Publicaciones como se muestra en la Figura siguiente:

Fig.- 2 Portal del SEACE 3. En la seccin rdenes de Compra y rdenes de Servicio se visualizarn 3 opciones: a) Archivo Excel Registro_OC-OS.xls b) Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio. c) Manual de Usuario para el Registro de rdenes de compra u rdenes de servicio Seleccione Archivo excel Registro_OC-OS.xls que podr utilizar como plantilla para ingresar los datos de las rdenes de compra u rdenes de servicio que posteriormente ser cargado en el sistema de forma masiva. Seleccione Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio para obtener una gua que le indicar cmo llenar correctamente el archivo excel Registro_OC-OS.xls. Seleccione Manual de Usuario para el Registro de rdenes de compra u rdenes de servicio para obtener una gua de cmo registrar una orden de compra o servicio de forma individual en el SEACE. ubicado al lado del documento que desea Ud.

Hacer doble clic sobre el cono descargar.

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Fig.3 Descarga de Archivo NOTA: Al descargarlo, se recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora.

2. PASOS PARA HABILITACIN DE MACROS EN EXCEL


Este instructivo est diseado para facilitar al usuario el manejo de las diversas opciones del formato excel: Registro_OC-OS.xls. 1. Al abrir el Archivo excel Registro_OC-OS.xls en la pantalla de su computador, se mostrar el siguiente mensaje:

Fig. 4 Ingreso al archivo excel Debe escoger la opcin Habilitar macros, como se muestra en la figura superior.

IMPORTANTE: Si trabaja con Microsoft Office 2003 Professional, cuando abra el archivo excel no le pedir habilitar macros, por lo que los macros se iniciarn deshabilitados. Para habilitarlos debe seguir los siguientes pasos:

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Ir al Men Herramientas / Macros / Seguridad. Seleccionar nivel de seguridad Medio. Cerrar el excel y luego abrir el archivo nuevamente. Si trabaja con Microsoft Office 2007 o superior debe habilitar los macros de la siguiente forma: Ir al botn office o al botn opciones de Excel. Ficha Centro de Confianza Configuracin de macros. Habilitar todas las macros.

Cerrar el excel y luego abrir el archivo nuevamente.

Fig. 5 Ventana Configuracin de macros para Microsoft Office 2007

2. A continuacin, el archivo excel le mostrar el siguiente mensaje:

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Fig. 6 Mensaje al abrir el documento 3. Dentro del archivo excel, ubicar la Hoja de clculo formulario. Puede ayudarse de la barra de navegacin que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla.

Fig. 7 Pestaas de navegacin del Archivo excel Registro_OC-OS.xls 4. Luego, Ud. podr visualizar la Hoja de clculo principal donde deber registrar una o ms rdenes de compra y/o servicio, la cual se muestra a continuacin:

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Fig. 8 Hoja de clculo principal Formulario.

5. Para registrar los datos deber tener en cuenta las siguientes consideraciones: El orden de ingreso de datos para las rdenes de compra u rdenes de servicio se realiza siguiendo el orden de las columnas; es decir, se debe empezar por la columna O/C u O/S, luego N y las columnas subsiguientes. Las rdenes de compra u rdenes de servicio se empiezan a registrar desde la fila 11 del archivo, es decir inmediatamente debajo de los encabezados, no debiendo dejar espacios entre las rdenes. Las columnas con encabezado AZUL indican que se debe llamar a un formulario de Ayuda usando las teclas CTRL + H. Este formulario de Ayuda le permitir seleccionar entre los valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarn a la celda un texto que comienza por el cdigo del elemento, seguido por un guin ( - ), y luego la descripcin. Las columnas donde se debe usar CTRL + H son: O/C u O/S. Estado de O/C u O/S. Tipo de contratacin. Objeto de contratacin. Unidades Orgnicas que solicitan la contratacin. Tipo de Moneda.

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NOTAS: Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del documento tambin se debe presionar las teclas CTRL + H. En cada columna se registrar los valores necesarios del documento, siguiendo los pasos descritos en la siguiente seccin. Al finalizar el registro se debe presionar las teclas CTRL + Q para generar el Archivo DOCOS.dbf que servir para registrar la carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio.
Archivo DOCOS.dbf generado despus de Presionar las teclas CTRL + Q sobre el Excel Registro_OC-OS.xls

Fig. 9 Archivo DOCOS.dbf generado

3. PASOS PARA REGISTRO MASIVO DE RDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO MEDIANTE EL USO DE UN ARCHIVO EXCEL
3.1. Registro de Datos generales de las rdenes de compra y/o servicio 1. Ingrese Nombre de la Entidad Para ingresar el nombre de la entidad debe ubicarse en la celda G3, como lo indica la figura.

Fig. 10 Celda donde se ingresa el Nombre de la Entidad Luego, se debe presionar las teclas CTRL + H, y se mostrar la ventana de ayuda que le permitir buscar una entidad.

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Fig. 11 Entidades Digite en la casilla Entidad o Cdigo o RUC, el nombre o parte del nombre de su Entidad, as tambin puede digitar el cdigo el RUC de la Entidad y luego pulse el botn Buscar. A continuacin aparecer el nombre de su entidad o una lista con los nombres de entidades coincidentes, seleccione el nombre correcto y pulse Aceptar.
Paso 1.- Digitar el Nombre o Cdigo o RUC de la Entidad.

Paso 2.- Pulsar en el Botn BUSCAR.

Paso 3.- Seleccionar la Entidad.

Paso 4.- Pulsar sobre el Botn Aceptar

Fig. 12 Seleccin de una Entidad Nota: Este proceso actualizar los datos de la Entidad en el Excel, es recomendable hacer el mismo proceso cada vez que se inserte nuevas unidades orgnicas en el Registro de rdenes de compra y rdenes de Servicio, o pulsar sobre el botn Actualizar Unidades Orgnicas.

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Fig. 13 Datos Actualizados de la Entidad Tambin se recomienda GUARDAR el archivo para su posterior uso sin la necesidad del Internet. 3.2. Registro de Datos de las rdenes de compra y/o servicio

1. Ingrese el periodo presupuestal Para ingresar el periodo presupuestal debe ubicarse en la celda G7 y escribir el ao que se tomar en cuenta como periodo presupuestal, para todas las rdenes a registrar.

Fig. 14 Celda para ingresar el periodo presupuestal

2. Ingrese la orden de compra u Orden de servicio. Para ingresar el tipo de orden debe ubicarse en la celda B11 como lo indica la figura.

Fig. 15 Celda para ingresar la O/C u O/S

Luego, se debe presionar las teclas CTRL + H, y se mostrar la siguiente ventana

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Fig. 16 O/C O/S Seleccione la orden correspondiente y presione Aceptar. IMPORTANTE: Segn el Tipo de Orden seleccionado podr seleccionar un Tipo de Contratacin y un Objeto de Contratacin.

COMBINACIONES PERMITIDAS PARA EL REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO O/S u O/C O/C O/C O/C O/C O/C O/C O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S O/S Tipo Contratacin Deviene de Decretos de Urgencia Deviene de Exoneraciones Objeto de Contratacin BIENES BIENES

Deviene de Procesos de Seleccin BIENES Deviene de Regmenes Especiales BIENES Conviene entre Entidades Contrataciones hasta 3 UIT Deviene de Decretos de Urgencia Deviene de Exoneraciones BIENES BIENES SERVICIOS SERVICIOS

Deviene de Procesos de Seleccin SERVICIOS Deviene de Regmenes Especiales SERVICIOS Conviene entre Entidades Contrataciones hasta 3 UIT Deviene de Decretos de Urgencia Deviene de Exoneraciones SERVICIOS SERVICIOS CONSULTORIAS OBRAS CONSULTORIAS OBRAS

Deviene de Procesos de Seleccin CONSULTORIAS OBRAS Deviene de Regmenes Especiales CONSULTORIAS OBRAS Conviene entre Entidades Contrataciones hasta 3 UIT CONSULTORIAS OBRAS CONSULTORIAS OBRAS

Cuadro 1. Combinaciones permitidas para el Registro de rdenes de compra u rdenes de servicio


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3. Ingrese N de orden de compra u orden de servicio. Para ingresar el N debe ubicarse en la celda que indica la figura e ingresar un nmero.

Fig. 17 N de O/C u O/S 4. Ingrese el estado de la O/C u O/S. Para ingresar el estado de la O/C u O/S debe: Presionar las teclas CTRL + H. Luego presionar el botn Buscar. Seleccionar la sigla y presionar el botn Aceptar.

Fig. 18 Estado de O/C u O/S

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5. Ingrese el RUC del Contratista Para ingresar el RUC del contratista debe: Ubicarse en la celda RUC de Contratista. Digitar el RUC.

Fig. 19 RUC del Contratista 6. Ingrese la Fecha de Emisin, Fecha de Notificacin y Fecha de compromiso Presupuestal. Para ingresar la Fecha de Emisin debe: Ubicarse en la celda Fecha de Emisin. Digitar la Fecha en Formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo: 31/07/2013. De forma similar se ingresan las fechas de Notificacin y Compromiso Presupuestal, como se indica en la figura:

Fig. 20 Fecha de Emisin, Notificacin y compromiso presupuestal

IMPORTANTE: La fecha de Notificacin, Fecha de Compromiso Presupuestal deben tener el mismo valor (la misma fecha) o ser posteriores a la Fecha de Emisin y ambas deben estar dentro del periodo presupuestal.

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7. Ingrese el N de Expediente SIAF. Para ingresar el N de expediente SIAF debe ubicarse en la celda continua a Fecha de compromiso Presupuestal, luego ingrese el Nmero que le brinda el SIAF.

Fig. 21 N de expediente SIAF

8. Ingrese el Tipo de Contratacin. Para ingresar el Tipo de Contratacin debe: Ubicarse en la celda Tipo de Contratacin. Presionar las teclas CTRL + H. Seleccionar el Tipo de Contratacin correspondiente y presionar el botn Aceptar.

Fig. 22 Tipo de Contratacin 9. Ingrese Informacin complementaria. En este campo deber ingresarse cualquier observacin o informacin complementaria que tenga a bien consignar la entidad.

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Fig. 23 Detalle de Informacin complementaria 10. Ingrese el Objeto de Contratacin. Para ingresar el objeto de la contratacin debe: Ubicarse en la celda Objeto de Contratacin. Presionar las teclas CTRL + H. Seleccionar el Objeto de la Contratacin y presionar el botn Aceptar.

Fig. 24 Objeto de la contratacin 11. Ingrese la Descripcin y finalidad de la contratacin. Deber registrarse una sntesis de la prestacin contratada, mientras que la finalidad indica lo que se busca con dicha prestacin. Esta informacin ser trasladada del requerimiento formulado por la dependencia solicitante (El campo tendr como mximo 500 caracteres). Asimismo debe considerar que no estn permitidos los siguientes caracteres: ; % $ ? ^ _ | @ ~ ' `

Fig. 25 Descripcin y finalidad de la contratacin


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12. Ingrese las Unidades Orgnicas que solicitan la contratacin. Es preciso sealar que debe de tener actualizada esta lista. Para ello debe pulsar sobre el botn Actualizar Unidades Orgnicas

Para ingresar las Unidades Orgnicas que solicitan la contratacin debe: Presionar las teclas CTRL + H. Seleccionar las Unidades Orgnicas que solicitaron la contratacin y presionar el botn Aceptar

Pulsar el Botn las veces que requiera actualizar unidades orgnicas

Fig. 26 Unidades Orgnicas Solicitantes Para seleccionar unidades de manera mltiple basta con mantener presionada la tecla CTRL y seleccionar cada una de las unidades. 13. Ingrese el monto total de la orden. Ingrese el Monto de la Orden como lo indica la figura.

Fig. 27 Monto Total de la Orden

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14. Ingrese el Tipo de Moneda y Tipo de Cambio. Para ingresar el lugar de entrega del bien o desarrollo del servicio debe: Ubicarse en la celda correspondiente como lo Indica la figura siguiente. Presionar las teclas CTRL + H. Seleccionar el Tipo de Moneda y presionar el botn Aceptar. Si es que el tipo de moneda es diferente a Soles, indicar el Tipo de cambio en la siguiente columna.

Fig. 28 Tipo de Moneda

Fig. 29 Tipo de Cambio

4. PASOS PARA CREACIN DEL ARCHIVO DBF


Al finalizar el registro de los datos de rdenes de Compra u rdenes de Servicio, use las teclas CTRL + Q para que se graben los datos y se genere un archivo con el nombre DOCOS.dbf. NOTA: El archivo DOCOS.dbf estar ubicado en el mismo directorio donde est el archivo excel Registro_OC-OS.xls A continuacin, se visualiza la pantalla de registro del Archivo Excel, debidamente llenada.

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Fig. 30 Modelo del archivo con datos ingresados


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5. PASOS PARA ENVO MASIVO DE REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO AL SEACE
Cuando haya culminado con el llenado del archivo Excel Registro_OC-OS.xls se deben seguir los siguientes pasos: En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto har que el archivo Excel valide la informacin registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error. En caso ello ocurra realice las correcciones en las celdas marcadas con rojo oscuro y presione nuevamente las teclas CTRL + Q. Si no se registran errores se generar un archivo llamado DOCOS.dbf, el cual se usar para realizar la transferencia al Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio del SEACE. Para realizar el registro de rdenes de compra u rdenes de servicio, Ud. debe ingresar al Portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe) y luego a la opcin Acceso Usuarios Registrados, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig. 31 Portal del SEACE Se mostrar la siguiente pantalla, en la cual deber seleccionar la opcin Acceso al Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio y seleccionar el botn Aceptar:

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Fig. 32 Men de acceso al SEACE

A continuacin, el sistema le solicitar que ingrese su Certificado SEACE (usuario y contrasea), segn se muestra en la siguiente figura:

Fig. 33 Ingreso al SEACE Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botn Iniciar Sesin, para que luego e l sistema le muestre la ventana principal que pone a su disposicin las opciones que se le habilitaron.

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6. CONSOLA REGISTRO DE CARGA MASIVA


La finalidad de la Consola registro de Carga Masiva es la de registrar las rdenes de Compra y rdenes de Servicio de forma masiva, mediante el uso de un archivo Excel llamado Registro_OC-OS.xls. Cuando haya llenado correctamente el archivo podr generar un archivo DBF llamado DOCOS.DBF el cual se adjuntar en la Consola Registro de Carga Masiva. Para ingresar a la Consola registro de Carga Masiva de rdenes de Compra y rdenes de Servicio presionar la pestaa rdenes Compra/Servicio, luego ubicarse en Carga Masiva y por ltimo en Registro tal como se muestra en la figura siguiente:

Fig. 34 Men Registro de Carga Masiva Obteniendo la Consola de registro de Carga Masiva como se indica en la siguiente figura:

Fig. 35 Consola de Registro de Carga Masiva de rdenes de Compra y rdenes de Servicio

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Pasos para realizar una Carga Masiva de rdenes de Compra y rdenes de Servicio Paso 1.- Colocamos un Nombre para la carga masiva. Paso 2.- Presionar el Botn Seleccionar archivo y seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo DOCOS.DBF Paso 3.- presionar el botn Enviar tal como se muestra en la figura siguiente

Paso 3

Paso 1 Paso 2

Fig. 36 Importar archivo para registro masivo de contrataciones

Fig. 37 Ventana de registro exitoso

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CONSULTAS SOBRE SEACE


Ud. puede hacer consultas en los siguientes medios:

Consultas virtuales consultas@osce.gob.pe

Central de consultas telefnicas Telfono: (01) 614-3636, Opcin 2 Consultas SEACE Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.

Orientacin presencial Av. Punta del Este s/n Edificio "El Regidor" primer piso N 108, zona comercial del Conjunto Residencial San Felipe - Jess Mara - Lima 11/ Per Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.

Oficinas Zonales del OSCE Tambin puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales del OSCE. La direccin de las Oficinas Zonales las puede obtener accediendo al Portal del OSCE (http://portal.osce.gob.pe/osce/) y seleccionando la opcin Oficinas Zonales ubicada la seccin Accesos Directos.

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