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SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL II

1. QUE ES INFORMACIN?
1. Diseo de Sistemas de Informacin (Burch-Grudnitski:) La informacin la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. 2. Sistemas de Informacin Gerencial ( Gordon B. Davis.) La informacin es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones. 3. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin: ( James A. Senn) Conjunto de datos que dentro de contexto significativo y til, sta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. 4. Enciclopedia Britnica En lo general el trmino informacin se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene informacin directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenmenos que observamos en el ambiente. 5. Teora General de Sistemas (John P- Van Gigh) Grados de libertad que existen en una situacin especfica para elegir entre seales, smbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboracin de un concepto. 6. Sistemas de Informacin administrativa. (Robert G. Murdick) Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la accin. Se distingue de los datos, porque estos no son estmulos de la accin, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar. 7. Anlisis y Diseo de Sistemas. (Kendall y Kendall) Elemento decisivo que en un momento dado determina el xito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operacin de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma. 8. Administracin (David R. Hampon) La base de toda informacin son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en informacin al procesarlos y darles una forma significativa. La informacin es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento. 9. Administracin de Organizaciones. (Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig) Es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos electrnicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la informacin es un ingrediente bsico par la toma de decisiones. Aumenta nuestros conocimientos y podra llevar a cambio en creencias, valores y actitudes. DATOS. Es un conjunto de seales o signos con un significado particular. COMUNICACION. Es el proceso mediante el cual un conjunto de signos y/o seales salen y llegan desde un emisor a un receptor.
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INFORMACION. La informacin la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

2. CATEGORAS DE LA INFORMACIN:
Se puede clasificar de muchas formas diferentes pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es til. 1. Estratgica Informacin estratgica es un instrumento de cambio. Enfocada a la planeacin a largo plazo Orientada a la alta administracin. 2. Tctica Informacin de control administrativo Es un tipo de informacin compartida. Tiene una utilidad a corto plazo. 3. Operacional Informacin rutinaria. Muestra la operacin diaria. Tiene una utilidad a muy corto plazo.

Ejercicio: Si este es el esquema de una empresa: Ordena del lado izquierdo las categoras de la informacin. Ordena en el lado derecho las frases Informacin Externa e Informacin interna segn la maneje la empresa.

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3. CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.
Sistema: Es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, se sienten sensaciones fsicas originadas por un complejo sistema nervioso, un conjunto de partes que incluye al cerebro, espina dorsal, nervios y clulas sensitivas especiales debajo de la piel, que trabajan conjuntamente para hacer sentir calor, fro, comezn, etc. El hombre se comunica por medio del lenguaje, que es un sistema altamente desarrollado de palabras y smbolos que tienen significado; vive de acuerdo con un sistema econmico en el cual los bienes y servicios se intercambian por otros de valor comparable. Con frecuencia no se advierte; pero un negocio tambin es un sistema. Sus partes tienen nombres como mercadotecnia, produccin, ventas, investigacin, embarque, contabilidad y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficie a los empleados y a los accionistas de la firma. Cada una de estas partes es un sistema en s mismo. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o ms entidades abstractas llamadas sistemas de informacin. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefnicas, hasta un sistema de computadora que genere informes peridicos para diferentes usuarios. Los sistemas de informacin, sirven a todos los sistemas de un negocio. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total, que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. TIPOS DE SISTEMAS Y SUS CARACTERSTICAS

ABIERTOS Conceptuales (Ec. Matemticas). Naturales y hechos por el Hombre Sistemas Sociales Hombre-Maquina, Maquina Estacionarios y no Estacionarios Permanentes y Temporales
Caractersticas:

CERRADOS Experimentos de laboratorio

TOTALIDAD: su funcionamiento requiere de la unin de todos los subsistemas que en l estn integrados. BUSQUEDA DE OBJETIVOS: Para la permanencia del sistema ste busca definir un sentido de unidad y propsito. EQUIFINALIDAD: El sistema tiene ms de una forma de lograr los objetivos. INTERRELACION E INTERDEPENDENCIA: Todos los elementos del sistema interactan entre s, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de la actividad de sus elementos. REGULACION: Son los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio dinmico.
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JERARQUIA: Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con sub-elementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor. ADAPTABILIDAD: Es la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno. EFICIENCIA: Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible. SINERGIA: La interaccin de las partes individuales, se vuelve ms eficiente que si cada parte actuara de manera aislada. HOMEOSTASIS: Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio. "Todo sistema organizacional depende, denominada sistema de informacin." Sistema de Informacin (SI): Definicin 1: Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. Definicin 2: Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas hasta sistemas de cmputo que generan reportes peridicos para varios usuarios. Definicin 3: Los sistemas de informacin es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo. Caractersticas de los sistemas de informacin modernos: Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles mltiples dentro de la empresa. Acceso inmediato en lnea a grandes cantidades de informacin. Fuerte confiabilidad en la tecnologa de telecomunicaciones. Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implcita en los sistemas. La capacidad para combinar datos y grficas. en mayor o menor medida de una entidad abstracta

En la dcada de los noventas, los sistemas de informacin cumplirn dentro de las organizaciones tres objetivos bsicos.

a. Automatizacin de procesos operativos. (Sistemas transaccionales) b. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de la toma de decisiones. (Sistemas de soporte a las c.
decisiones) Lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y uso.(Sistemas estratgicos)

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Clasificacin de los sistemas de informacin: A. Transaccionales.(Sistemas transaccionales) Las principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin. Son fciles de justificar ante la direccin ya que sus beneficios son visibles y palpables.

B. Sistemas de Apoyo a las decisiones (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.) Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administracin en el proceso de la toma de decisiones. No suelen ahorrar mano de obra. La justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil. Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas. Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas.

C. Sistemas Estratgicos: (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratgicos) Su funcin principal no es apoyar a la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse "in house". Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin permanente dentro de la organizacin. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovacin dentro de la empresa.

Elementos de un sistema de Informacin:

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Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema; son todas las entradas que necesita el sistema para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

4. EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y SISTEMAS DE INFORMACIN.


La interaccin entre sistemas y subsistemas, actividades y funciones en una empresa son algo muy real. Aunque puede resultar conveniente estudiar mercadotecnia independientemente de las dems actividades de la empresa, tales como fabricacin, compras y contabilidad en las operaciones cotidianas de la organizacin estas funciones no son independientes entre s. Las polticas de contabilidad influyen en los procedimientos de compra; los lineamientos para efectuar compras afectan el proceso de fabricacin; y este ltimo determina la naturaleza de los programas de venta que establece la organizacin. Su objetivo fundamental es organizar y administrar las relaciones reciprocas de las partes o subsistemas en las organizaciones. El enfoque de sistemas comienza con una serie de objetivos y se dedica al diseo del todo a diferencia del diseo de los componentes o subsistemas.
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El enfoque de sistemas tiene una caracterstica muy importante pues permite disear sistemas para lograr la accin de las partes de una manera simultanea aun cuando estas se encuentren separadas lo que produce un efecto total mayor al que producira la suma de los efectos considerados de una manera independiente. El enfoque de sistemas tiene 2 finalidades bsicas. Fomentar el desarrollo y la buena administracin de los sistemas de operacin (flujos de dinero, finanzas, humanos y tcnicos). Disear sistemas de informacin para la toma de decisiones.

El enfoque de sistemas adems tiene ciertas caractersticas particulares: a) Es Organizado. Se apoya en el mtodo cientfico b) Es Creador. Permite el desarrollo del analista como tal. c) Es terico. Se basa en mtodos establecidos. d) Es Pragmtico. Proporciona soluciones reales y factibles. Una habilidad importante de los analistas de sistemas es su capacidad para adquirir un panorama global de todas las actividades y operaciones de una organizacin. Distinguir y comprender las relaciones entre las diversas funciones de los diferentes departamentos y considerar, a lo largo del proceso de desarrollo, el impacto que sta tiene en toda la organizacin, conducir a los analistas a crear los sistemas de informacin ms tiles; tiles porque se adaptan a los que existen en ese momento en la organizacin. Poner atencin a la interdependencia de unidades dentro de una organizacin, ya sea por medio del enfoque de sistemas o por un panorama global, es importante si se desea que el sistema que desarrolla el analista tenga la mayor utilidad para la empresa que lo solicita.

5. CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN.


El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de anlisis y diseo de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de que cierto sistema del negocio necesita mejorarse. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de informacin. El Ciclo de vida de los Sistemas de Informacin: Antes de analizar la calidad en el proceso de desarrollo de sistemas es importante explicar el ciclo de vida de los sistemas de Informacin. Las fases que incluye son nacimiento, desarrollo, operacin, mantenimiento y muerte. Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema. Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora un diseo que servir de base para el desarrollo. Adems, se elaboran los programas necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en disear, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario.

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Operacin: En este momento el sistema ya est terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo informacin y reportes que soporten la operacin de la empresa. Si el sistema no satisface los requerimientos funcionales del usuario o si se detecta algn error en los programas, es necesario pasar a la fase de mantenimiento. Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. En esta fase adems el usuario puede agregar nuevos requerimientos. Muerte: Un sistema de informacin llega a esta fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior ya ha muerto y se desarrollar uno nuevo. El mtodo del Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Informacin. Es el conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de informacin y consta de las siguientes actividades:

1. Investigacin Preliminar. Se inicia siempre con la peticin de una persona (administrador, empleado o especialista de sistemas).Cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: La investigacin Preliminar. Tiene que ver con la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los usuarios y son la razn para la cual el analista fue llamado. El aprovechar las oportunidades de mejora, puede permitir que el negocio gane un avance competitivo o ponga un estndar en la industria. Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarizacin del conocimiento obtenido, estimacin del alcance del proyecto y documentacin de los resultados. El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definicin del problema y la sumarizacin de los objetivos.

2. Determinacin de los requerimientos del sistema. El aspecto fundamental del anlisis es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. El analista debe formarse una imagen de la empresa y sus objetivos. En esta fase el analista est esforzndose por comprender qu informacin necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas son los analistas y los usuarios. El analista debe saber los detalles de las funciones actuales del sistema:
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Quin? Las personas que estn involucradas. Qu? La actividad del negocio. Dnde? El ambiente en donde se lleva al cabo el trabajo. Cundo? En que momento Cmo? De qu manera se desarrolla. Conforme se renen los detalles, los analistas estudian los datos con la finalidad de identificar las caractersticas que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la informacin que deben producir los sistemas junto con las caractersticas operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y mtodos de entrada y salida. El analista prepara una propuesta del sistema que sumariza los que ha sido encontrado, proporciona anlisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe ser hecho. Cada problema de sistemas es nico y nunca hay una sola solucin correcta.

3. Diseo del sistema. El diseo de un sistema de informacin produce los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. El analista usa la informacin recolectada anteriormente para realizar un diseo lgico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseo identificando los reportes y dems salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determina con toda precisin los datos especficos para cada reporte y salida. El diseo de un sistema tambin indica los datos de entrada, aquellos que sern calculados y los que deben ser almacenados en la base de datos que servirn a los administradores en la toma de decisiones. As mismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de clculo y los datos individuales. Los diseadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas.

4. Desarrollo de Software. Los encargados de desarrollar software pueden instalar paquetes comprados a terceros o escribir programas diseados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

5. Prueba de los sistemas. Antes de que pueda ser usado el sistema de informacin debe ser probado. Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

6. Implementacin y evaluacin. Dependiendo del tamao de la organizacin que emplear la aplicacin y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse empezar la operacin del sistema solo con un rea de la empresa. Algunas veces se deja que los dos sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar resultados.

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6. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Razones para iniciar Proyectos de Sistemas de Informacin: Las aplicaciones de sistemas de informacin tienen su origen en casi todas las reas de una empresa y estn relacionadas con todos los problemas de la organizacin. Para alcanzar los objetivos, las empresas emprenden proyectos de desarrollo de sistemas de Informacin por una o ms de las siguientes razones: Las 5 letras "C": Capacidad Control Mayor exactitud y mejora en consistencia. Mayor velocidad de Procesamiento. Incremento en el Volumen. Recuperacin ms rpida de la informacin.

Comunicacin: Costos Monitoreo de costos. Reduccin de costos. Mejora en la comunicacin. Integracin de reas de la Empresa.

Ventaja Competitiva Atraer clientes. Dejar fuera a la competencia. Mejores acuerdos con los proveedores. Desarrollo de nuevos productos.

LOS PARTICIPANTES EN EL PROYECTO DE SISTEMAS: Como analista de sistemas, usted trabajara en proyectos de desarrollo con una variedad de personas. Ser analista con xito requiere algo ms que una simple comprensin de la tecnologa de las computadoras. Entre otras cosas requiere de habilidades inter-personales: pasar buena parte del tiempo trabajando con otras personas muchas de las cuales hablan un idioma muy diferente al suyo. Usuarios Administracin. Auditores, personas de control de calidad y verificadores de normas Analista de sistemas Diseadores de sistemas
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Programadores Personal de Operaciones

Usuarios Usuarios Operacionales Se preocupan mucho por la funciones que tendr el sistema. Tienden a poseer un panorama local del sistema Suelen pensar en los sistemas en trminos fsicos, es decir, en trminos de la tecnologa que se usar o pudiera ser usada en el sistema

Usuarios Supervisores Pueden o no tener un panorama local Generalmente estn familiarizados con la operacin Lo rigen consideraciones presupuestales y a veces esta ms preocupado por incrementar el volumen de trabajo realizado disminuyendo a la vez el costo. Acta a menudo como intermediario entre los usuarios y los niveles superiores de la administracin. Es con quien el analista tendr contacto directo. Es el que definir los requerimientos y las polticas de la empresa que su sistema debe realizar.

Usuarios Ejecutivos. Tienen un panorama global. Suelen no preocuparse por lo detalles. Provee de iniciativa para el proyecto No tienen experiencia operacional directa por lo tanto no determina los requerimientos del sistema. Tiene preocupaciones estratgicas. Nuevos mercados, nuevos productos o la nueva ventaja competitiva que se pudiera obtenerse con el sistema Estarn interesados por los modelos abstractos del sistemas, no por los fsicos.

Administracin: Administradores Usuarios. Administradores de Informtica Administracin general.

La principal interaccin entre el analista de sistemas y todos estos administradores tiene que ver con los recursos que se asignen al proyecto. Es tarea del analista identificar y documentar los requerimientos del usuario y as limitaciones dentro de las cuales se tendr que implantar el sistema. Por lo comn, estas limitaciones son los recursos: personas, tiempo y dinero. De aqu que finalmente el analista har un documento que diga: El nuevo sistema deber llevar a cabo las funciones X, Y y Z, y deber desarrollarse en seis meses, con ms de tres programadores y con un costo mximo de 100,000 dlares.

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El analista de Sistemas Este es usted. El analista de sistemas es el personaje clave en cualquier proyecto de desarrollo de sistemas, y desempea varios papeles: Escribano y arquelogo. Innovador Mediador. Jefe del proyecto.

Como analista de sistema se necesita ms que simple habilidad para dibujar diagramas de flujo y otros diagramas tcnicos. Se requiere facilidad en el manejo de personas para poder entrevistar a los usuarios, mediar entre desacuerdos y sobrevivir a las inevitables batallas polticas que se dan en todos los proyectos excepto los ms triviales. Se necesita tener conocimiento de aplicacin para entender los usos potenciales del Hardware y el software en los asuntos del usuarios. Y obviamente se necesita una mente lgica y organizada. Debe ser capaz de ver un sistema desde diferentes perspectivas , debe poder dividirlo en niveles de subsistemas y debe ser capaz de pensar en el sistema en trminos abstractos dems de fsicos. Diseadores de Sistemas Es quien recibe los resultados del trabajo de anlisis. Su labor es transformar la peticin, libre de consideraciones de tecnologa, emanada de los requerimientos de los usuarios, en un diseo arquitectnico de alto nivel que servir de base para el trabajo de los programadores. En muchos casos el analista y el diseador son la misma persona o el mismo grupo unificado de personas.

Los programadores En proyectos pequeos, los papeles de analista, diseador y programador se combinan de tal manera que una sola persona hace tanto el papel de analista como el de diseador y por lo tanto interacta con el programador. O pudiera suceder que una sola persona realice la labor de diseador y la de programador. El analista a veces sirve de administrador del proyecto. El programador es el que descubre errores y ambigedades en la propuesta de requerimientos entregada por el analista. Algunas organizaciones estn empezando a cambiar sus equipos de desarrollo de una estructura vertical al una horizontal.

Personal de Operaciones. Son el personal responsable de: Centro de computo. Red de telecomunicaciones El Hardware El software De la ejecucin de los programas. De la base de datos. De los respaldos De las impresoras

Todo esto sucede despus de haber sido tanto analizado y diseado como programado y probado el sistema.
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II. Sistemas de Informacin para funciones especficas. Se conocer las diferentes reas de aplicaciones de los sistemas de informacin, as como su importancia
dentro del rea de manufactura. Introduccin: a) El ambiente Organizacional y el Proceso Administrativo Algo que resulta fundamental en la administracin moderna, es el hecho de organizar; incluso se considera que ninguna organizacin puede funcionar a la larga sin una cadena de comando y una cadena de comunicacin formal que coordine las actividades de la empresa y canalice las instrucciones al usuario respectivo. El organizar, controlar y planear constituye las funciones bsicas de la administracin, mismas que son altamente significativas en el desempeo de los sistemas de informacin para la administracin. Una funcin distintiva del proceso administrativo de marcarse en la forma de interpretar los conceptos de organizar y organizacin. Organizar es una funcin bsica de los gerentes y se ocupa primordialmente, de la estructura formal como medio para obtener la accin efectiva de grupo. Por otra parte la organizacin se refiere a las relaciones humanas en las actividades de grupo, es decir se ocupa de coordinar las actividades de la gente.

Objetivos de los SI La principal funcin de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. Este sistema tiene el propsito general de ayudar a los gerentes en la planeacin, control y toma de decisiones. Asegurar que la informacin exacta y confiable est disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados.

En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Informacin Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administracin. Para que este se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: a) Qu datos se requieren? b) Cundo se requieren? c) Quin o quienes los necesitan? d) En qu forma se necesita? e) Cunto cuestan?
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f) Prioridad de procesamiento de datos? g) Cmo debe ser el control? h) Cul debe ser su alcance? Evolucin y Anatoma de los SIA Un SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisin de ella esta fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organizacin. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organizacin comienzan a asumir proporciones considerables; es aqu donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal. Un SIA evoluciona en funcin de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo ptimo cuando se evitan situaciones como: cruces de informacin, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales de informacin que permitan conocer los problemas de una manera inmediata. En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnolgicos, actualizacin de sus diseadores y administradores. La anatoma de un sistema de informacin podemos describirla de la siguiente manera:

Entradas y Salidas. Las entradas son elementos que ingresan al sistema para su transformacin y las salidas representan el resultado del proceso de transformacin. Procesamiento. Es el centro de transformacin en todo sistema. Esta formada por un grupo de elementos que establecen un control sobre los datos de entrada con el fin del filtrar la informacin, en base a una serie de reglas, instrucciones o procesos previamente establecidos. Retroalimentacin. (+ -) La negativa es esencialmente informacin de entrada que indica que el proceso se esta desviando del curso de accin elegido indicando que hay necesidad de reajustar a un nuevo estado. La retroalimentacin positiva es la que generalmente refuerza el desempeo de la administracin ya que es indispensable para el funcionamiento del sistema. TECNOLOGA DE INFORMACIN. El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Informacin son las siguientes: La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Informacin que dan ventaja competitiva (sistemas estratgicos) se incrementar. Las empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratgicas de la tecnologa de la Informacin de manera creativa.
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La tecnologa ser parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnologa ser usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarn las computadoras personales conectadas en red, y las fabricas usarn la tecnologa para el diseo y control de produccin. El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico, el intercambio electrnico de datos y el acceso a informacin externa por medio de redes como internet. La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicacin global. La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de procesos continuarn apoyndose en los sistemas de informacin.

EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: 1) El reto estratgico de los negocios Los cambios tecnolgicos se mueven ms rpido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Necesitarn del uso de la tecnologa para simplificar la comunicacin y la coordinacin. Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnologa de la informacin.

2) El reto de la globalizacin. Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos pases. Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y polticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administracin central.

3) El reto de la arquitectura de la informacin. Nuevas formas de hacer negocios Dan ms importancia la hardware, software y redes.

4) El reto de la inversin en los sistemas de informacin. Una cosa es usa la tecnologa de informacin para disear, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. Cambio organizacin debido al desarrollo de sistemas ms eficientes.

5) El reto de la responsabilidad y control. Los SIBC juegan un papel crtico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas automticos o semiautomticos que funciones mal pueden traer daos desastrosos. Una empresa hace un inversin al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den informacin que las personas puedan interpretar y usar correctamente.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA FUNCIONES ESPECFICAS. Para dar apoyo a las funciones primarias de comercializacin, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de informacin distintos y especficos para cada funcin. Aun cuando los sistemas de informacin
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SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL II


se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estos funciones especficas. Sistema de Informacin que dan apoyo a la Contabilidad. Estos sistemas constan de varios mdulos diseados alrededor de los libros contables, el catlogo de cuentas y los diarios. Estos mdulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de informacin tambin contienen mdulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de rdenes de compra y recepcin, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nmina. Adicionalmente, los sistemas de informacin especficos para contabilidad contienen mdulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos. Sistema de Informacin que dan apoyo a la Manufactura. Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayora de estos sistemas constan de un mdulo para el programa maestro de produccin, un mdulo para la planeacin de requerimientos de materiales y un mdulo de lista de materiales. Estos mdulos se enlazan con un mdulo que da apoyo a la actividad de ingeniera de diseo. El mdulo de planeacin de requerimientos de capacidad ayuda a los tomadores de decisiones a anticipar los esfuerzos que impondran las cargas de trabajo proyectadas en cada centro o departamento a lo largo del tiempo. El mdulo de control de inventarios de manufactura se enlaza con el mdulo de lista de materiales a fin de que los materiales necesarios en el proceso de manufactura puedan ser fabricados, adquiridos o recogidos de los almacenes y enviados al rea de produccin. El mdulo de control de planta se enlaza directamente con los mdulos de costos estndar, costos de trabajos y desempeo de la mano de obra. Sistema de Informacin que dan apoyo a la comercializacin. Durante mucho tiempo la funcin de comercializacin no fue enfocada por la tecnologa informtica. Los gerentes estn cambiando la funcin de una operacin basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la informacin. A decir verdad, estn empezando a darse cuenta que un sistema de informacin es una arma crtica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar los cambios en la demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un control sobre los gastos de venta y distribucin. Un sistema para una funcin especfica que tenga mdulos para administracin y soporte de ventas, anlisis del desempeo de ventas y pronsticos, investigacin de mercados y recopilacin de inteligencia, servicio a clientes y anlisis, promocin, y anlisis de productos y estrategia, proporciona la informacin necesaria para los gerentes de estas funciones. Las organizaciones buscan formas de acercarse ms a sus clientes actuales, conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de comercializacin necesitan informacin que les ayude a anticipar las demandas cambiantes con relacin a los productos, aumentar la productividad en las ventas y mantener un control estrecho sobre los gastos de venta y distribucin. Debern eliminar los trabajos duplicados, la fragmentacin, el conflicto y el desperdicio en el rea de comercializacin. Una gran cantidad de datos que se alimentan a este sistema de informacin provienen de los sistemas de informacin relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura. El sistema de Informacin especfico para la comercializacin combina datos de bases de datos de la compaa con datos externos, incluyendo estadsticas econmicas, demogrficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una diversidad de modelos de pronsticos, de competencia y de precios, para proporcionar, en unos cuantos minutos, informacin estratgica que no era posible proporcionar con los sistemas manuales.

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