Está en la página 1de 50

GUIA TECNICA DIRIGIDA AL COORDINADOR TECNICO EXTERNO

INDICE
INTRODUCCIN
1. 2. 3. 4. 5. Objetivo de la gua del Coordinador Tcnico Externo Alcance. De las modificaciones. Incompatibilidad de funciones del Coordinador Tcnico Externo De los plazos y la informacin remitida.

SECCION I:
1.1 1.2 1.3

ACTIVIDAD DE COORDINACIN TECNICA

Descripcin de la actividad de Coordinacin tcnica. Agentes del convenio: Funciones del Coordinador Tcnico Externo.

SECCION II: ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA


2.1 Descripcin general. 2.2 Asignacin de proyectos al Coordinador Tcnico Externo. 2.3 Informe de Verificacin previo al inicio de obra. 2.4 Emisin de resultados de la Verificacin previa al inicio de obra. 2.5 Proceso de seleccin de participantes. 2.6 Trmite del desembolso. 2.7 Suscripcin del acta de entrega de terreno. 2.8 Inicio del cuaderno de obra. 2.9 Previo al Inicio de los trabajos. 2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el Inicio de la Ejecucin de la Obra.

SECCION III: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DE LA OBRA


3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 Descripcin general. Autorizacin de trmite y autorizacin para entrega de desembolsos. Verificacin del cofinanciamiento. Revisin y aprobacin de valorizaciones. Presentacin de informes durante la ejecucin de la obra. Pago a participantes. Pago a Coordinadores Tcnicos Externos Emisin de notificaciones. Paralizacin y reinicio de los trabajos. Modificaciones al expediente tcnico. Reemplazo del Responsable Tcnico. Elaboracin y suscripcin de adendas.

SECCION IV: ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIN DE LOS TRABAJOS


4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Descripcin general. Suscripcin del acta de terminacin de los trabajos y el acta valorizada de materiales sobrantes. Elaboracin del informe final. Revisin de planos finales de obra (replanteo) y memoria descriptiva valorizada. Suscripcin del acta de transferencia de obra. Revisin y entrega del expediente de liquidacin de convenio.

SECCION V:TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE


5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Definicin de participante. Intervencin del programa para verificar el perfil del participante y condiciones de trabajo. Movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Procesos de seleccin complementarios de participantes. Registro y presentacin de los movimientos de participantes. Plazos establecidos para la comunicacin de movimientos de participantes. Del retiro de los participantes en la obra. Del Registro de las Hojas de Tareo de Participantes. Pago a participantes.

SECCION VI: RESOLUCIN DEL CONVENIO


6.1 6.2 6.3 Resolucin por incumplimiento del Organismo Ejecutor. Resolucin unilateral. Liquidacin de oficio.

ANEXO I ANEXO II ANEXO III

Glosario de trminos. Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Tcnico Externo Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor.

INTRODUCCIN
1. OBJETIVO DE LA GUIA DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
El objeto de la presente gua es establecer los procedimientos que permitirn realizar una adecuada labor de verificacin de los convenios de ejecucin de obra que el programa Construyendo Peru suscriba con los Organismos Ejecutores.

2.

ALCANCE
Esta gua es de observancia obligatoria para las oficinas del programa Construyendo Peru, estando dirigido a Coordinadores Tcnicos Externos, as como a los Responsables de Proyectos y Tcnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales que participa durante la etapa de supervisin de los convenios.

3.

DE LAS MODIFICACIONES
La Oficina Nacional del programa podr modificar el contenido de la presente gua en parte o totalmente a travs de directivas que se notificarn a las Oficinas Zonales y a quienes corresponda a travs de comunicacin escrita.

4.

INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO


Es incompatible el ejercicio de las funciones de Coordinador Tcnico Externo con la de Proyectista, Evaluador de Proyectos y Responsable Tcnico de Proyectos. Es decir, el Coordinador Tcnico Externo no podr verificar proyectos en cuya formulacin haya participado o tenga algn tipo de inters, no podr verificar obras en las que haya participado como evaluador, o participe como responsable tcnico. Tampoco podr ejercer simultneamente las tareas de Proyectista, Evaluador o Responsable Tcnico en otras oficinas zonales y otros convenios financiados por el Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Per.

5.

DE LOS PLAZOS Y LA INFORMACIN REMITIDA


El coordinador tcnico externo observara que la remisin de la informacin a la Oficina Zonal se realice dentro de los plazos establecidos, si estos no vencieran en un da hbil, salvo indicacin en contrario y por situaciones excepcionales, este vencimiento quedara diferido al da hbil inmediato anterior.

SECCION I ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO


1.1 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
El Coordinador Tcnico Externo, por encargo del Programa, verificar los convenios financiados por el programa respecto al cumplimiento de las obligaciones y condiciones establecidas en el convenio de ejecucin de obra (en adelante, el convenio) que el programa suscriba con los Organismos Ejecutores. Estas actividades debern ser ejecutadas por el Coordinador Tcnico Externo designado por el programa. En defecto del cumplimiento de las obligaciones del coordinador tcnico externo sealadas en la presente gua, el Responsable de Proyectos o el Tcnico de Proyectos, podr asumir dichas obligaciones. La labor de verificacin se realiza: a. b. a. A travs de la Oficina Zonal. A travs del Coordinador Tcnico Externo.

A travs de la Oficina Zonal. Estn encargados de efectuar la verificacin dentro de la Oficina Zonal los siguientes: Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del rea de supervisin y ejerce la coordinacin y supervisin de los trabajos de los coordinadores tcnicos externos a su cargo, coordina directamente sobre su actividad con la jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la oficina nacional. Tcnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce las labores de supervisin del trabajo de los coordinadores tcnicos externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecucin del programa en la zona de intervencin de la Oficina Zonal. En razn del cargo asumido conjuntamente con el responsable de proyectos lidera el proceso de verificacin de los convenios.

b.

A travs del Coordinador Tcnico Externo El Coordinador Tcnico Externo, es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas en el o en los convenios de ejecucin determinados segn sus trminos de referencia. Su labor la realizan a travs de un conjunto de visitas peridicas, en las cuales deben verificar lo siguiente: i. La correcta ejecucin de los trabajos y el cumplimiento cabal de lo establecido en el convenio, en el expediente tcnico aprobado, segn los cronogramas aprobados; y

ii.

La cantidad y correspondencia de la mano de obra no calificada (en adelante MONC) en concordancia a las exigencias de la obra y en atencin a lo previsto en el expediente tcnico aprobado.

A la vez de servir como mecanismo de verificacin del cumplimiento del convenio, la verificacin sirve como instrumento de deteccin de irregularidades que pudiesen ocurrir durante la ejecucin de la obra. En tal sentido, la actividad de verificacin no slo cumple objetivos de cautelar el cumplimiento de metas, sino que adems los Coordinadores Tcnicos Externos podrn absolver consultas para solucionar problemas tcnicos de los Organismos Ejecutores durante el proceso de ejecucin de la obra. De esta manera se espera que los profesionales encargados de la verificacin emitan las recomendaciones necesarias que sean hbiles y oportunas para la exitosa culminacin y liquidacin de la obra. La informacin generada durante el proceso de verificacin es registrada tanto en documento escrito como a travs del modulo del Coordinador Tcnico Externo, para ello el Programa ha sistematizado los diversos procedimientos elaborndose una serie de formatos que facilitan la labor del coordinador tcnico externo y que aparecen detallados en el anexo II formatos utilizados por el Coordinador Tcnico Externo Toda la documentacin que el Coordinador Tcnico Externo presente a la Oficina Zonal ser efectuado a travs del formato CT-09 Carta de presentacin de documentacin de verificacin, a excepcin de los informes de comunicacin rpida (formato CT-08)

1.2

AGENTES DEL CONVENIO


Se denominan agentes del convenio a las personas designadas por el Programa y el Organismo Ejecutor que participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes en virtud de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. La responsabilidad a que se hace mencin debe ser evaluada en relacin a las funciones que corresponde a cada uno de los agentes. 1.2.1 Representante Legal.- Es la persona natural que representa al organismo ejecutor ante el programa y para todos los efectos legales. Debe contar con poderes vigentes y hbiles por lo menos 3 meses ms all de la firma del convenio. Responsable Tcnico.- Es el profesional de la especialidad designado y contratado por el organismo ejecutor para asesorarlo tcnicamente durante la ejecucin del proyecto (obra) de acuerdo a lo aprobado en el expediente tcnico. Coordinador Tcnico Externo.- Es el profesional designado por el programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas por el organismo ejecutor mediante el convenio. Ello, obedeciendo a lo establecido en sus trminos de referencia y el contrato que suscribiera con el programa .

1.2.2

1.2.3

1.3 FUNCIONES DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO


1.3.1 Revisar el proyecto seleccionado emitiendo su opinin mediante informes que permitan al programa, en caso sea necesario, adoptar las medidas correctivas a fin de obtener una ptima calidad de los trabajos a ejecutar.

1.3.2 1.3.3

Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Tcnico, la fecha de inicio de los trabajos. Participar en el acto de entrega de terreno en que se ejecutara el proyecto y suscribir la respectiva acta. Dicha acta esta referida a la delimitacin de la zona y los hitos donde se ejecutar la obra. Determinar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Tcnico la ubicacin y colocacin del cartel de obra, dentro de los quince das calendarios de iniciados los trabajos y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminacin de los trabajos. Iniciar el cuaderno de obra foliando y visando todas sus pginas, conjuntamente con el responsable tcnico de la obra. Verificar la identidad y nmero de participantes que se dispondr para el inicio de obra. Verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas aprobados y la correcta ejecucin de los trabajos, as como de los dems aspectos tcnicos y financieros previstos en el convenio respectivo. Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo Informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deber exigir al Organismo Ejecutor la elaboracin y presentacin del cronograma acelerado de ejecucin de obra, cronograma de aportes (desembolsos del Programa y cofinanciamiento), cronograma del recurso participante, y deber anotar en el cuaderno de obra la conformidad de terminacin de los trabajos. Efectuar visitas peridicas durante el mes 1, con la finalidad de verificar la ejecucin de los trabajos. Estas visitas debern ser realizadas durante la ejecucin de los trabajos (cuando los participantes y la MOC se encuentre realizando actividades en el lugar de la obra). Verificar en cada visita de supervisin, la identidad y nmero de participantes que aportan la Mano de Obra No Calificada (MONC) conforme a lo sealado en el expediente tcnico aprobado. Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. Presentar a la Oficina Zonal los informes sealados en el numeral 3.5 en su debida oportunidad y de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento. Verificar y aprobar los trazos de obras parciales o trazo total de la obra, anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de Obra.

1.3.4

1.3.5 1.3.6 1.3.7

1.3.8

1.3.9

1.3.10

1.3.11 1.3.12 1.3.13

En el caso del coordinador tcnico externo, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio.

1.3.14

Revisar la solicitud y autorizar la entrega oportuna de los desembolsos, materiales e insumos, en las cantidades y plazos establecidos en el calendario de adquisicin de materiales; as como visar la hoja de pago a participantes. Verificar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en la obra, y coordinar con el responsable tcnico el retiro inmediato de los materiales que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones del expediente tcnico aprobado. Para efectos de control, establecer los mecanismos de comunicacin pertinentes con los participantes, brindando informacin y orientacin oportuna a los participantes respecto a procedimientos, principios y normas del Programa. Suspender la autorizacin de desembolso y/o la hoja de pago a participantes, en caso se detecte que la MONC no corresponda al Padrn OP-03 de participantes. Esta suspensin de autorizacin ser efectuada tambin cuando se produzcan cualquiera de los supuestos contemplados en el convenio celebrado con el Organismo Ejecutor y que lo facultan para ello. Verificar y valorizar conjuntamente con el Responsable Tcnico los metrados alcanzados en el perodo comprendido de ejecucin de los trabajos. Efectuar observaciones, y emitir la correspondiente notificacin de observaciones, en caso el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio referidas a la ejecucin de la obra. Verificar la subsanacin de las mismas y comunicar a la Oficina Zonal en caso ello no se haya producido. Solicitar al Organismo Ejecutor, la inclusin de informacin relevante en los informes mensuales e informe final que debe presentar el responsable tcnico. Solicitar al Organismo Ejecutor el cambio del responsable tcnico en caso de ocurrencia de alguna de las causales previstas en el convenio. Comunicar al organismo ejecutor las conductas inapropiadas, desrdenes o cualquier otra falta que tenga relacin y afecte la correcta ejecucin de la obra, cometidas por cualquier persona que participa en la ejecucin del proyecto, sea cual fuere la modalidad bajo la cual participa, a fin de que el Organismo Ejecutor proceda al retiro inmediato de la misma. En caso de resolucin del convenio, intervenir en la constatacin del estado de la obra participando en la suscripcin del acta respectiva. Dicha participacin involucra la verificacin de los materiales y/o equipos adquiridos existentes. Revisar y visar los planos finales de obra as como la memoria descriptiva valorizada. Luego de terminados los trabajos participar en la transferencia del proyecto y a su vez suscribir el acta de transferencia de obra a la institucin encargada de su operacin y mantenimiento. Revisar y aprobar la liquidacin tcnica financiera de la obra, elaborada por el Organismo Ejecutor. Asimismo y de acuerdo a lo sealado en la presente gua, en caso se produzca la resolucin del convenio por incumplimiento por parte del Organismo Ejecutor y ste

1.3.15

1.3.16

1.3.17

1.3.18 1.3.19

1.3.20 1.3.21 1.3.22

1.3.23

1.3.24 1.3.25

1.3.26 1.3.27

no presente la liquidacin respectiva; el Coordinador Tcnico Externo deber elaborar y presentar ante el programa la liquidacin tcnica y financiera respectiva. 1.3.28 1.3.29 Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte del programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para el cumplimiento de la meta establecida en el expediente tcnico. Otras funciones que se le asignen y/o que por la naturaleza de las mismas le correspondan de acuerdo a la gua del Coordinador Tcnico Externo, al convenio, a su contrato y a sus respectivos trminos de referencia.

10

SECCION II ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA


2.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la suscripcin de los convenios hasta el inicio de la ejecucin de la obra y corresponden principalmente a las siguientes: Asignacin de proyectos seleccionados para el Coordinador Tcnico Externo. Informe de verificacin previo al inicio de las obras (revisin en gabinete y campo). Emisin de resultados de la verificacin previa al inicio de las obras. Proceso de seleccin de participantes. Trmite del desembolso. Suscripcin del acta de entrega de terreno Inicio del cuaderno de Obra. Inicio de ejecucin de la obra.

2.2 ASIGNACIN DE PROYECTOS AL COORDINADOR TCNICO EXTERNO


El Programa dentro del proceso de contratacin de servicios del Coordinador Tcnico Externo, asignar uno o ms proyectos, a los profesionales que resulten seleccionados como coordinadores tcnicos externos para cumplir las funciones sealadas en la seccin I. En el caso de Coordinadores Tcnicos Externos dicha asignacin se realizar atendiendo a coeficientes de lejana del distrito donde se ubica el proyecto establecido por el Programa (K). En ningn caso la suma total del coeficiente K de los proyectos asignados al CTE exceder a 1.10. Para la asignacin de convenios al Coordinador Tcnico Externo se tendr en cuenta lo siguiente: La especialidad del profesional asignado : Los convenios segn el tipo de obra a ejecutar correspondern a la especialidad del profesional asignado. Accesibilidad a Obra: Para cada convenio segn la lejana del distrito se considera el tiempo que demanda en ir a la obra (lejana) coeficiente K. Para el caso del coeficiente K se ha considerado cinco niveles de acuerdo al siguiente detalle: K 0.15 0.17 0.18 0.20 0.25 Tiempo de traslado hacia el convenio desde Of. Zonal <= a 2 hrs acceso transporte pblico De 2 hrs a 4 hrs acceso transporte pblico De 4hrs a 8 hrs acceso transporte pblico > a 8 hrs acceso transporte privado > a 12 hrs acceso con movilidad propia

As mismo se ha considerado un factor de Kc de carga, el cual controla la cantidad total de proyectos que pueden ser asignados al Coordinador Tcnico Externo segn el estado del proyecto como se muestra a continuacin

11

Kc K 50% K 0.000

Estado de proyecto S, CF, IN T, R L

Donde: S : Suscrito Terminado CF: Conforme Resuelto IN : Iniciado Liquidado

T: R: L:

La sumatoria total de Kc de todos los proyectos asignados al coordinador tcnico externo no ser mayor a 1.100 El valor K y Kc podrn ser modificados, solo en casos excepcionales, previo anlisis y aprobacin de la Direccin de Proyectos de la Oficina Nacional. La ubicacin geogrfica: Se tratar en lo posible de asignar proyectos cercanos entre s.

Se deber verificar que no exista incompatibilidad de funciones del Coordinador Tcnico Externo con los convenios asignados de acuerdo a lo descrito en la gua del Coordinador Tcnico Externo en el numeral 4 de la introduccin. Los costos a calcular por verificacin del proyecto toman en consideracin los siguientes aspectos: Accesibilidad a la obra, y El tiempo de ejecucin del proyecto Los costos por servicio de supervisin de cada proyecto estn desagregados en los siguientes aspectos: Costo por el informe de verificacin previa al inicio de obra Costo por los informes mensuales/final Costo por el informe de liquidacin Las formulas a ser utilizadas en el clculo, ser la siguiente:

Cs-s = [ (1+K) x H x (Nm + 0.5) ]

Donde: Cs-s = K = H = Nm = Costos del Servicio por la supervisin del proyecto. Factor de distancia (Coeficiente de lejana del distrito donde se ubica el proyecto). Costo base del servicio. Nmero de meses de ejecucin del proyecto. En la frmula se afecta este componente con la suma de medio mes (0.5) para tomar en cuenta el tiempo que requiere la liquidacin.

Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un nmero entero (redondeado y a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisin en 2 decimales. Para calcular los meses de ejecucin, se considerar 21 das hbiles por mes. El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboracin de informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el Coordinador Tcnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones. El desagregado de los costos est dado por los siguientes coeficientes:

12

Civi Cimf

= =

10% Cs-s 65% Cs-s

Donde: Civi = Costo del informe de verificacin de inicio. Cimf = Costo del Informes mensuales/final. Ciliq = Costo del Informe de Liquidacin. Cs-s = Costo del servicio de supervisin del proyecto.

Para el inicio de su labor el Coordinador Tcnico Externo dispondr del siguiente material: El formato de asignacin de proyectos para Coordinador Tcnico Externo (Formato FS-01) La gua del Coordinador Tcnico Externo (digital o fsico). Las Bases del concurso (digital o fsico). Una copia por cada uno de los convenios a verificar (Incluye la gua tcnica dirigida al Organismo Ejecutor (digital o fsico)). Una copia de cada uno de los expedientes tcnicos a verificar. Manual del usuario modulo de supervisin externa. Un ejemplar del Manual de Medidas de Seguridad en Obra.

2.3 INFORME DE VERIFICACIN PREVIA AL INICIO DE LAS OBRAS


Una vez asignados los convenios y luego de recibido los expedientes tcnicos de parte del Responsable de Proyectos, o quien haga sus veces, de la Oficina Zonal, el Coordinador Tcnico Externo proceder a verificar que el expediente tcnico recibido contenga toda la documentacin requerida en las bases. Esta verificacin comprender entre otros aspectos: a) La compatibilidad entre el proyecto a ejecutar con los metrados, metas del proyecto a ejecutar, plano general y de detalles, costos unitarios, presupuesto, memoria de calculo, anlisis de suelos, etc., que se indican en el expediente tcnico. b) Las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y topografa sean las adecuadas para la ejecucin de la obra. c) Que la calidad y cantidad de los materiales, herramientas e implementos de seguridad que requiere la obra sean los adecuados. d) La verificacin de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el organismo ejecutor correspondiente al nico desembolso. Dicha verificacin no ser necesario realizarla durante esta visita de verificacin, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente corresponda a organismos pblicos. La no exigencia en la presentacin del cofinanciamiento durante la verificacin previa al inicio, no exime la obligacin de los Organismos Pblicos de ingresar oportunamente los insumos comprometidos como cofinanciamiento antes del inicio de la obra. Para esta labor de revisin de gabinete y campo, el Coordinador Tcnico Externo dispone de cinco (05) das hbiles contados a partir del inicio del servicio contratado.

13

2.4 EMISIN DE RESULTADOS DE LA VERIFICACION PREVIO AL INICIO DE OBRA


A ms tardar al quinto (05) da hbil de iniciado el servicio del Coordinador Tcnico Externo y luego de realizada la verificacin del expediente y la visita de campo, el Coordinador Tcnico Externo informar a la Oficina Zonal el resultado de dicha revisin, el mismo que podr concluir: a. Que el proyecto sea declarado conforme; en cuyo caso el Coordinador Tcnico Externo emitir el Informe de verificacin previo al inicio de obra (formato CT-01), en donde se consignar adems de los aspectos sealados en dicho formato la fecha programada para el inicio de los trabajos, la misma que deber corresponder a la fecha ms cercana al cronograma de fechas de inicio aprobado por el programa. El informe ser remitido a la Oficina Zonal en documento fsico y a travs del modulo del coordinador tcnico, adjuntando al mismo el formato CT-02 ficha tcnica del proyecto. b. Que el proyecto sea declarado observado ; en cuyo caso el coordinador tcnico emitir Informe de verificacin previo al inicio de obra (formato CT-01), sealando los aspectos que resultaron observados. Como en el caso anterior este informe ser remitido a la Oficina Zonal en documento fsico y a travs del modulo del Coordinador Tcnico Externo.

Recibido el resultado de parte del Coordinador Tcnico Externo, la Oficina Zonal comunicar el mismo da al Organismo Ejecutor el resultado de la revisin que efectuara: Si el proyecto fue declarado conforme, en dicha comunicacin se precisar que el Organismo Ejecutor se encuentra apto para iniciar la obra. En caso el proyecto haya sido declarado observado, se adjuntar a la comunicacin el formato CT-01 indicndole que se le otorga el plazo de tres (03) das hbiles para la presentacin de las observaciones subsanadas ante la Oficina Zonal.

Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones respectivas, las mismas sern derivadas al Coordinador Tcnico Externo para su revisin y pronunciamiento final. Esta revisin debe ser efectuada dentro de los dos (02) das hbiles de alcanzadas, la misma que de resultar conforme deber concluir con la emisin respectiva de un nuevo Informe de verificacin previo al inicio de obra (formato CT-01), el que ser alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el formato CT-02 ficha tcnica del proyecto, los cuales sern entregados en documento fsico y a travs del modulo del Coordinador Tcnico Externo. El formato CT-01 igualmente consignar la fecha programada para el inicio de los trabajos adoptando para su determinacin los mismos criterios establecidos en el numeral 2.4.a. Y efectuara conjuntamente con el Responsable Tcnico la charla sobre las medidas de seguridad en obra ha implementar conforme al Manual de Medidas de Seguridad en Obra. De no resultar conforme ser comunicado en esos trminos a la Oficina Zonal a travs del formato CT-09 carta de presentacin de documentos, recomendando la resolucin del convenio.

14

2.5 PROCESO DE SELECCIN DE PARTICIPANTES


Este proceso se efectuara conforme a lo normado por la Direccin de Promocin Social y Capacitacin en los Manuales y Guas correspondientes (Gua para la Seleccin de Participantes). Una vez concluido el proceso de seleccin de participantes el rea de Promocin Social y Capacitacin de la Oficina Zonal con apoyo del Responsable Administrativo-informtico, generar y distribuir progresivamente al Jefe de la Oficina Zonal y al rea de supervisin de la Oficina Zonal los siguientes reportes: Relacin de convenios con seleccin de participantes aprobada. Reporte de participantes activos para el inicio de obra. Dichos reportes sern el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos con el Coordinador Tcnico Externo asignado a efectos de que se programe conjuntamente con el organismo ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno y contando con el proceso de seleccin de participantes aprobado, por cada convenio, permitir conocer la identidad y nmero de participantes que se dispondr para el inicio de la obra.

2.6 TRMITE DEL DESEMBOLSO


El informe de verificacin previo al inicio de la obra (CT-01) emitido por el Coordinador Tcnico Externo, y el formato OE-12 Solicitud de desembolso, ser condicin suficiente para que el programa proceda a tramitar el monto correspondiente al desembolso, segn corresponda, por concepto de aportes diferentes al de mano de obra no calificada (MONC). Corresponder otorgar un nico desembolso a organismos ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento. Este desembolso conjuntamente con el primer aporte de cofinanciamiento servir para dar inicio a los trabajos. Todas las solicitudes de desembolsos que se recepcionen dentro de una semana, sern tramitadas en conjunto el ltimo da hbil de dicha semana, para lo cual el Jefe de la Oficina Zonal remitir al la Unidad de Supervision de Proyectos de la Oficina Nacional la siguiente documentacin: 1. Dos originales del Informe de verificacin previo al inicio de obra (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Tcnico Externo. 2. Dos originales de la solicitud de desembolso (formato OE-12) debidamente llenado y suscrito por el Representante Legal y el Responsable Tcnico y con los vistos buenos correspondientes. Para la remisin de la documentacin antes descrita se utilizar el memorando (ANEXO 8) dirigido a la Direccin de Proyectos con atencin a la Unidad de Supervision de Proyectos, del Manual de Procedimientos de Supervision para Oficinas Zonales.

15

2.7 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO


Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrndose aprobado el proceso de seleccin de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Tcnico Externo procedern a suscribir el acta de entrega de terreno (formato OE-02). En dicho acto participarn suscribiendo la referida acta: 1. Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Tcnico. 2. Por parte del Programa: El Coordinador Tcnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Tcnico de Proyectos). 3. Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno. 4. Podr participar tambin un representante de la entidad encargada de la posterior operacin y mantenimiento. Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos, la misma que deber corresponder a la fecha ms prxima segn el cronograma establecido por el Programa.

2.8 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA


El cuaderno de Obra deber contener pginas originales con dos copias, ser iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Tcnico Externo y la aprobacin del proceso de seleccin de participantes por parte de la oficina del programa. Ser proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus pginas debern estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo en seal de conformidad al inicio del cuaderno de Obra. El original y las copias sern finalmente distribuidos de la siguiente manera: 5. Original para la Oficina Zonal respectiva. 6. Una copia para el Coordinador Tcnico Externo 7. Una copia para el Organismo Ejecutor. En caso que el cofinanciante sea una entidad pblica, el Programa podr entregar las pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra, etc. Respecto a estas anotaciones se deber poner especial atencin a la mano de obra no calificada (MONC) sealndose principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en la ejecucin de la obra y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento.

16

Las anotaciones referidas a los materiales y herramientas debern ser concordantes con lo anotado en el formato OE-18 Cuadro de movimiento diario de almacn Aportes del Programa y del formato OE-19 Cuadro Resumen almacn Aportes del Programa. El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso, el Responsable Tcnico abrir los cuadernos de obra que sean necesarios hasta la terminacin de la obra. El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor. Solo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra. En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.

2.9 PREVIO AL INICIO DE LOS TRABAJOS


De manera previa al inicio de los trabajos, el Coordinador Tcnico Externo revisar minuciosamente la memoria descriptiva, especificaciones tcnicas y planos de ejecucin, conformantes del expediente tcnico aprobado, con la finalidad de verificar su conformidad entre si y plantear, en caso correspondiera las modificaciones o correctivos correspondientes al proyecto aprobado, segn lo sealado en la directiva de modificacin de expedientes: Directiva N 012-2005-DVMPEMPE/ATU que regula el procedimiento para la modificacin de los convenios aprobada mediante Resolucin Directoral N 098-2005-DVMPEMPE/ATU. As tambin deber revisar el presupuesto, metrados, cronogramas de ejecucin y costos unitarios, del mismo modo revisar la documentacin de tipo tcnico - legal que se acompaa: acreditacin de propiedad, autorizaciones, etc. de acuerdo a lo exigido en las bases y de ser el caso sus modificaciones. Es requisito indispensable en caso de los Organismos Pblicos, la presentacin y verificacin del aporte del cofinanciamiento antes del inicio de la obra.

2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS


La ejecucin de los trabajos se realizara de acuerdo al cronograma indicado en el expediente tcnico aprobado. Requisitos para el Inicio de la Ejecucin de la Obra: a. El Programa haya designado al Coordinador Tcnico. b. El Coordinador Tcnico Externo haya emitido opinin favorable respecto al inicio de la ejecucin de la obra.

17

c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de seleccin de participantes y estos hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante correspondiente al nico desembolso haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados segn el expediente tcnico aprobado se encuentren disponibles. f. Informe de verificacin previo al inicio de obra (formato CT-01) cuyo pronunciamiento sea Conforme y debidamente suscrito por el Coordinador Tcnico Externo. Los trabajos empezarn en la fecha ms prxima que corresponda segn el cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Tcnico Externo constituirse en la obra a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta. La fecha programada para el inicio de la obra sealada en el formato CT-01, corresponder a la fecha mas prxima segn el cronograma establecido por el Programa, luego del otorgamiento de la conformidad. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada (indicada en el formato CT-01) el inicio quedar diferido para la segunda fecha que corresponda segn el cronograma establecido por el Programa. El cronograma de fechas de inicio establecido por el Programa solo considera dos (02) fechas, por lo que si por causas imputables al Organismo Ejecutor no inicia la obra hasta la segunda fecha sealada en dicho cronograma, el Programa queda facultado a resolver el convenio suscrito con el Organismo Ejecutor. Como mximo el primer da hbil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a travs de su responsable tcnico alcanzar al Coordinador Tcnico Externo todos los cronogramas de obra actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecucin de obra. Cronograma valorizado mensual. (Apndice de las Bases) Cronograma del Recurso Participante. (Apndice de las Bases)

El coordinador tcnico cumplir con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el modulo externo de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma fsica y en digital a mas tardar el tercer (03) da hbil luego de comenzados los trabajos. Conjuntamente con esta informacin se remitir tambin el formato CT-03 informe de inicio de obra.

18

SECCION III ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIN DE LA OBRA


3.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecucin de la obra hasta la terminacin de la misma identificndose dentro de ella dos tipos de actividades: a. Actividades de carcter ordinario: Autorizacin de trmite y autorizacin para entrega de desembolsos. Verificacin del cofinanciamiento. Revisin y aprobacin de valorizaciones. Presentacin de informes del Coordinador Tcnico Externo. Pago a participantes.

b. Actividades de carcter no ordinario: Emisin de notificaciones. Paralizacin y reinicio de los trabajos. Modificaciones al expediente tcnico. Reemplazo del Responsable Tcnico. Elaboracin y suscripcin de adendas.

3.2 AUTORIZACIN DE TRAMITE Y AUTORIZACIN PARA DESEMBOLSOS (correspondiente al rubro otros)

ENTREGA DE

Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efecta peridicamente con cargo al convenio de ejecucin. De acuerdo a lo indicado en el expediente tcnico aprobado, estos desembolsos servirn para la adquisicin de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, estos desembolsos se efectuarn de la forma siguiente: a. Desembolso nico: Para Organismos Ejecutores segn lo establecido en el convenio de financiamiento. Los desembolsos se efectuarn en moneda nacional y se realizaran de acuerdo a lo que el Programa establezca, pudiendo ser a travs de transferencias en cuenta interbancaria o a travs de cheques del Banco de la Nacin a nombre del Organismo Ejecutor o de las personas que sean designadas para el efecto. En seal de conformidad, luego de recepcionados los desembolsos, el Organismo Ejecutor suscribir una declaracin jurada, para el efecto emplear el formato OE-13 Declaracin jurada de recepcin de desembolsos, debiendo entregar dos copias de este

19

formato con el cargo de recepcin respectivo. Una copia formar parte del expediente de liquidacin.

En caso de convenios donde corresponde entregar un nico desembolso, el Organismo Ejecutor deber presentar una preliquidacin tcnica y financiera una vez que haya alcanzado el 80% de avance fsico de la obra.

3.3 VERIFICACIN DEL COFINANCIAMIENTO


Tal como lo establecen las bases y su documentacin anexa, el aporte de cofinanciamiento deber encontrarse disponible en el lugar de la obra. El coordinador tcnico exigir que el aporte de cofinanciamiento correspondiente al organismo ejecutor se haga efectivo segn los cronogramas aprobados, para ello en la oportunidad que corresponda, el Coordinador Tcnico Externo, en atencin al cronograma de desembolsos del cofinanciamiento, revisar detenidamente el listado de insumos correspondiente y verificar su existencia as como disponibilidad en la obra. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias tcnicas, debern ser analizadas conjuntamente por el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico siendo aprobadas por ambos. Estas variaciones sern permitidas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda segn el cronograma mensual valorizado de insumos segn fuentes de financiamiento (ver apndice de las Bases), y en los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del programa sern permitidas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo. La oportunidad de la verificacin de cofinanciamiento se realizar de acuerdo a las consideraciones siguientes: a. Primer aporte de cofinanciamiento.- Luego de suscrito el convenio y antes del inicio del proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 2.3.b de la presente gua y el numeral 4.2.1.d de las bases. Segundo y siguientes aportes de cofinanciamiento .- La disponibilidad de cofinanciamiento deber ser mostrada para la verificacin del Coordinador Tcnico Externoexterno de acuerdo con el cronograma de desembolsos del cofinanciamiento.

b.

3.4. REVISIN Y APROBACIN DE VALORIZACIONES


La valorizacin de los trabajos ser realizada por el Responsable Tcnico de forma quincenal correspondiendo stas al da quince (15) calendario y al ltimo da hbil de cada mes, debiendo consignar los metrados ejecutados en el cuaderno de obra mediante el asiento respectivo. Estas valorizaciones sern presentadas en el formato OE-04 valorizacin desagregada acumulada. Dentro de los dos (02) das calendario siguiente el Coordinador Tcnico Externo exigir al Responsable Tcnico la presentacin del formato OE-04 valorizacin desagregada acumulada. Una vez presentadas estas valorizaciones el Coordinador Tcnico Externo

20

proceder a revisarlas, de existir discrepancias, el Coordinador Tcnico Externo podr constituirse a la obra a efectos de verificar dicha informacin. Las valorizaciones sern presentadas a la Oficina Zonal de acuerdo a la siguiente indicacin: Valorizacin quincenal.Ser presentada conjuntamente con el informe regular formato CT-04. informe de verificacin regular N Valorizacin de fin de mes.Ser presentada conjuntamente con el informe de verificacin regular formato CT-04 el informe mensual formato CT-05 correspondiente, al quinto (05) da calendario de cada mes. Si al da siguiente de vencido el plazo establecido, el Responsable Tcnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Coordinador Tcnico Externo las elaborar y presentar a la Oficina Zonal en la oportunidad establecida, quedando el Organismo Ejecutor sujeto a las mismas. En este caso y de manera posterior deber emitirse la notificacin respectiva al Organismo Ejecutor, acompaando las valorizaciones (OE-04) formuladas por el Coordinador Tcnico Externo. En este supuesto la presentacin de la valorizacin de fin de mes se har a travs del formato CT-05 y OE-04. El Avance fsico de la obra ser calculado a partir de la siguiente expresin: % de Avance Fsico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100

El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Tcnico Externo ordenar al Organismo Ejecutor la presentacin dentro de los tres (03) das hbiles siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calculara de la siguiente manera: % de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el coordinador tcnico elaborar dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que corresponde, segn lo sealado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance fsico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Tcnico Externo anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la Oficina Zonal, considerndose como causal de resolucin del convenio.

21

3.5 PRESENTACIN DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIN DE OBRA


3.5.1 Informes Regulares Durante la ejecucin de los trabajos el Coordinador Tcnico Externo efectuar a la obra segn lo sealado en sus trminos de referencia visitas regulares por mes.
2

Una de estas visitas corresponder al da quince (15) calendario del mes (o al da hbil siguiente), debiendo realizarse en esta oportunidad, tal como se indica en el numeral anterior, una valorizacin de los trabajos ejecutados (formato OE-04). Del mismo modo la ltima visita deber corresponder al ltimo da hbil del mes y servir para efectuar la valorizacin y el informe mensual respectivo. En cada una de las visitas el Coordinador Tcnico Externo verificar lo siguiente: a. La correspondencia del registro de asistencia (formato OE-01) con lo observado en campo. Asimismo recabara una copia de cada uno de los formatos OE-01 generados desde la ultima fecha en que efectu su visita regular, registrando la informacin en el formato CT-04 Respecto a los accidentes en obra y su atencin inmediata. Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los trabajos. Que se haya efectuado el desembolso del Programa. Que la labor del responsable tcnico se encuentre acorde con lo sealado en el convenio y en la gua del responsable tcnico, asimismo que cumpla con el coeficiente de participacin en obra el mismo que es de medicin diaria.

b. c. d. e.

El resultado de cada visita regular ser consolidado en un solo informe (formato CT-04) informe de verificacin regular, el mismo que ser remitido el primer (01) da hbil de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en fsico y a travs del modulo externo. 3.5.2 Informes Mensuales

Dentro de los dos (02) das calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra, el Coordinador Tcnico Externo exigir al Organismo Ejecutor la presentacin, debidamente suscrita por el Responsable Tcnico, del informe mensual que contendr: Original del informe del Responsable Tcnico. Copia aprobada de la valorizacin desagregada acumulada formato OE-04. Informe de gastos formato OE-07 sustentado con las respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios si fuera el caso. Copia del cuaderno de Obra. Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.

En el caso del Coordinador tcnico, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio; sin embargo la frecuencia de visitas depender, de la ubicacin de los convenios y necesidades de control.

22

El Coordinador Tcnico Externo revisar dicha documentacin minuciosamente, verificar la existencia y calidad del material en campo y almacn y har las observaciones del caso. Dichas observaciones sern alcanzadas al organismo ejecutor empleando para el efecto, el formato de notificacin (CT-07) debiendo ser subsanadas dentro del plazo que establezca el coordinador tcnico. La elaboracin del informe mensual comprender adems los siguientes aspectos: 8. Control de participantes del mes 9. Control de avance fsico segn valorizacin. 10. Comparacin de avance fsico referido a los aportes del programa y financiero de MONC, obtenidos de la valorizacin desagregada acumulada (formato OE-04). Las variaciones mayores al 10 % debern ser explicadas, mereciendo las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas. 11. Control de desembolsos. 12. Si fuera el caso reporte de control de obra referido a pruebas tcnicas de calidad. 13. Presentacin de un panel fotogrfico conteniendo al menos 04 fotografas donde aparezca el coordinador tcnico mostrando el avance de los trabajos. 14. Verificacin del cumplimiento de las medidas para prevenir o mitigar el impacto ambiental y las medidas de seguridad en obra. 15. Comentarios referentes a la ejecucin de la obra, donde se indicar, si fuera el caso, la problemtica general, las soluciones planteadas a partir de esta problemtica, aspectos relevantes de la ejecucin y observaciones generales, as como las acciones a adoptar en caso la obra se encontrara con un atraso mayor al 10% y si a partir de este supuesto se generaron notificaciones al Organismo Ejecutor durante el periodo de reporte. 16. Con respecto al cuaderno de obra, se anotar el nmero de folios del cuaderno de obra utilizados durante el periodo de reporte. 17. Control de avance financiero el cual estar referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del programa aprobado en el convenio. En este aspecto se controlar que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado. El avance financiero estar dado por la siguiente expresin: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa Aporte Total del Programa Aprobado x 100

El gasto total ejecutado del aporte del programa estar dado por lo reportado en el formato OE-07 (informe de gastos), la rendicin se detallara por insumo.

23

El Coordinador Tcnico Externo remitir a la Oficina Zonal en un plazo mximo de cinco (05) das calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato CT-05) acompaado de la siguiente documentacin: El ltimo informe de verificacin regular formato CT-04(en fsico y a travs del modulo externo). Copia del informe mensual del Responsable Tcnico. Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado. Otros que solicite la Oficina Zonal.

En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con subsanar las observaciones formuladas dentro del plazo establecido por el Coordinador Tcnico Externo, ste deber cumplir con presentar el informe mensual correspondiente en la oportunidad sealada, debiendo adicionar a su informe la valorizacin desagregada acumulada formato OE-04. Bajo este supuesto el Coordinador Tcnico Externo emitir una segunda notificacin al Organismo Ejecutor requirindole la presentacin del informe correspondiente, el que luego de presentado y revisado ser remitido a la Oficina Zonal completando la informacin faltante, caso contrario dicho incumplimiento ser tomado como causal de resolucin del convenio. No se considerarn recibidos los informes que presentarn observaciones o documentacin incompleta. 3.5.3 Informes de comunicacin rpida

El formato CT-08 informe de comunicacin rpida se establece con la finalidad de disponer de manera expeditiva de informacin actualizada considerada relevante por el programa. Esta informacin podr estar referida a: Informacin de paralizacin de obras. Informacin de reinicio de actividades y terminacin de obras.

Esta comunicacin deber ser remitida a la Oficina Zonal, en fsico y a travs del modulo externo, a mas tardar al da hbil siguiente de ocurrido el hecho que motiva la comunicacin. 3.5.4 Otros informes eventuales

a. Informes sobre solicitud de modificatorias de proyecto . Son informes en los cuales el Coordinador Tcnico Externo deber emitir opinin respecto a las solicitudes de modificatorias de proyecto; su tratamiento es descrito en el numeral 3.10 b. Informes de carcter adicional solicitados por el Programa . Adicionalmente el Coordinador Tcnico Externo presentar los informes que le sean solicitados por la Oficina Zonal o aquellos que en cumplimiento de sus tareas de supervisin considere necesario alcanzar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.

3.6 PAGO A PARTICIPANTES 24

El pago a participantes corresponde al monto por incentivo econmico que se le reconoce a cada participante por el trabajo realizado durante la ejecucin de la obra, ste es cargado al aporte destinado a la mano de obra no calificada y se realizar de manera mensual y de acuerdo a los mecanismos sealados en la seccin V. El Coordinador Tcnico Externo participa otorgando su conformidad al pago efectuado. Las Hojas de Pago de Participantes debern corresponder con la informacin registrada en las Hojas de Tareo.

3.7 PAGO A COORDINADORES TECNICOS EXTERNOS


Los pagos a los Coordinadores Tcnicos Externos se realizarn de acuerdo al procedimiento que establezca Oficina de Administracin y Finanzas del Programa y a lo indicado en sus contratos y sus trminos de referencias.

3.8 EMISIN DE NOTIFICACIONES


Las notificaciones son comunicaciones que realiza el Coordinador Tcnico externo al Organismo Ejecutor con la finalidad de solicitar la correccin de alguna observacin o el requerimiento de cumplimiento de obligaciones sealadas en el convenio. Para este propsito el Coordinador Tcnico Externo emplear el formato notificacin de observaciones CT-07.

3.9 PARALIZACIN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS


El Organismo Ejecutor a travs del Responsable Tcnico podr solicitar al programa la paralizacin de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias: Demora en la entrega de desembolsos por parte del programa. Ejecucin de obras complementarias y/o modificaciones al expediente tcnico aprobado. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) Debidamente probados Que el convenio no cuente con Coordinador Tcnico Externo asignado, en cuyo caso la Oficina Zonal evaluara la pertinencia de que dichos convenios sean asignados al personal de planta o se proceda a la paralizacin de las obras. El Coordinador Tcnico Externo recepcionar y evaluar tcnicamente el motivo de la paralizacin solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitir a la Oficina Zonal recomendando la paralizacin de los trabajos. Del mismo modo recomendara a la Oficina Zonal otorgar un plazo para el levantamiento de las observaciones que motivaron dicha paralizacin. Se adjuntara a este informe la notificacin respectiva de requerimiento de cumplimiento. El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor ser comunicado al Programa a travs de un informe escrito recomendando sustentadamente la paralizacin.

25

En caso que el motivo de paralizacin de la obra sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles acumulados, el Programa deber iniciar el proceso de resolucin del convenio. Estas paralizaciones sern comunicadas a la Oficina Zonal, a ms tardar al da hbil siguiente a travs del (formato CT-08) comunicacin rpida, adjuntando para el efecto una copia del asiento del cuaderno de obra. 3.9.1 Caso fortuito o de fuera mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situacin extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del organismo ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrn deberse a: Fenmenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. Situaciones climticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. La ausencia total o en parte de personal de obra al punto que afecte la ptima calidad de los trabajos. La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecucin de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente tcnico aprobado. De manera excepcional, debido a estas situaciones de emergencia o de urgencia que pongan en riesgo la ejecucin de la obra o la economa del proyecto, el Coordinador Tcnico Externo de manera inmediata podr ordenar la paralizacin de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra. En estos casos el Organismo Ejecutor comunicara al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres das hbiles de producido el hecho, la situacin que impide la ejecucin de la obra a fin de que este proceda a la evaluacin respectiva. La Oficina Zonal evaluar las circunstancias que ameritan la solicitud de paralizacin o en su defecto las paralizaciones ordenadas de manera excepcional por el Coordinador Tcnico Externo y como resultado de esta evaluacin, comunicar de manera escrita al Organismo Ejecutor a efectos de que proceda a paralizar los trabajos o a ordenar su reinicio en caso la paralizacin ordenada por el Coordinador Tcnico Externo no la encontrara justificada. En dicha comunicacin se seala tambin la fecha en la que debe operar la paralizacin o el reinicio segn fuere el caso. Copia de esta comunicacin se deriva al Coordinador Tcnico externo para su conocimiento. Tanto las solicitudes de paralizacin como la fecha real de la misma sern anotadas en el cuaderno de obra. 3.9.2 Reinicio de los Trabajos El reinicio de los trabajos deber contar necesariamente con el informe aprobatorio del coordinador tcnico. Dicho informe tiene como propsito evaluar si las causas que motivaron la paralizacin han sido superadas.

26

El Coordinador Tcnico Externo solicitar al Programa la autorizacin de reinicio de los trabajos, para ello adjuntar el informe aprobatorio antes referido. La Oficina Zonal, de considerarlo procedente autorizar el reinicio de los trabajos emitiendo para ello la comunicacin respectiva al Organismo Ejecutor, en la que adems se precisar la fecha en la que debe operar el reinicio. Copia de dicha comunicacin ser alcanzada al Coordinador Tcnico Externo del proyecto. El Coordinador Tcnico Externo informar al programa, a travs del formato CT08(comunicacin rpida) la fecha real de reinicio de los trabajos. Este hecho ser adems consignado en el cuaderno de obra. El mismo da de reiniciado los trabajos el Coordinador Tcnico Externo recibir del Organismo Ejecutor la siguiente documentacin actualizada a la fecha de reinicio: Cronograma de ejecucin de obra. Cronograma valorizado mensual (apndice de las Bases). Cronograma del Recurso Participante (apndice de las Bases).

El Coordinador Tcnico Externo cumplir con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en modulo externo de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma fsica y en digital a mas tardar el tercer (03) da hbil luego del reinicio de los trabajos.

3.10 MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TCNICO


Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, conforme a las directivas del programa podrn modificarse los trminos del convenio para lo cual, de ser el caso, requerir la suscripcin de adendas segn los siguientes casos. 3.10.1 Modificaciones que requieren suscripcin de adendas

El procedimiento para las modificaciones al expediente tcnico que ameriten la suscripcin de adendas, se encuentra regulado por lo establecido en la Resolucin Directoral N098-2005VMPEMPE/ATU que aprueba la Directiva N012-2005-VMPEMPE/ATU Procedimiento para la modificacin de convenios. Todas las modificatorias, a excepcin de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones tcnicas del expediente tcnico, debern ser solicitadas al coordinador tcnico para su aprobacin, de manera oportuna, por el representante legal del Organismo Ejecutor, adjuntando informe tcnico sustentatorio del Responsable Tcnico, el mismo que dependiendo del caso podr contener presupuesto, anlisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc. El Programa en los casos que juzgue conveniente solicitar que junto al informe tcnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formul el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio. El Coordinador Tcnico Externo, dentro del plazo de tres (03) das hbiles de recibida la solicitud de modificacin, se pronunciar respecto de la procedencia de la misma. De considerarla favorable, remitir el informe correspondiente a la Oficina Zonal adjuntando la documentacin tcnica alcanzada que fundamente la modificacin del expediente tcnico. En la Oficina Zonal la documentacin ser evaluada por las reas correspondientes de acuerdo a lo establecido en la directiva referida en el primer prrafo del presente numeral.

27

El Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, debern describir estos hechos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al expediente tcnico que conlleven a la suscripcin de adendas podrn estar referidas a: a. Ampliaciones de plazo. Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificaran la fecha de trmino programada y podrn fundamentarse slo en las siguientes causales: i. ii. Demora en la entrega de desembolsos por parte del programa.

Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) Debidamente probados. iii. Ejecucin de obras complementarias y/o modificaciones al expediente tcnico aprobado. iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal que cuenten con informe tcnico del Coordinador Tcnico Externo, segn lo sealado en el numeral 3.9 de la presente gua.

Slo ser procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecucin de obra, de manera que represente demora en la terminacin del proyecto. Se reconocer la prrroga necesaria obtenida a partir de la ruta crtica. Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliacin presupuestal, no generaran incremento en el aporte del programa. La Resolucin Directoral N 143-2008-DVMPEMPE/CP aprueba los modelos de addenda a los convenios de ejecucin de proyectos y deber ser consultada conjuntamente con el Responsable de Proyectos de la Oficina Zonal para definir el modelo de adenda pertinente a aplicar. b. Modificaciones al expediente tcnico i. Modificaciones presupustales. Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales debern ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumir ntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuara a favor de este; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, ser asumido tanto por el Programa y el Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente tcnico aprobado , y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos. Las modificaciones no sern aplicables retroactivamente. Las ampliaciones presupuestales procedern cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado, y slo podrn fundamentarse en las siguientes causales:

28

Incremento significativo de los precios de materiales e insumos. Modificacin del proyecto y/u obras complementarias debidamente aprobados. Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado. Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico aprobado. ii. Ejecucin de obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico originalmente aprobado. iii. Ampliaciones y reducciones de meta. (Sin modificacin presupuestal) Son las mayores o menores unidades de metas fsicas ejecutadas, que debido a hechos durante la ejecucin del convenio merecern la suscripcin de adendas. Estas modificaciones no estarn referidas a las sealadas en el numeral 3.10.2.a de la presente gua. iv. Otros cambios. Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente tcnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, reemplazo del responsable tcnico, etc. 3.10.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas

Estn comprendidas dentro de este grupo: a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificacin presupuestal) Las variaciones3 menores cuya valorizacin no supere el 5 % del costo directo sern presentadas al Coordinador Tcnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el Informe Tcnico del Responsable Tcnico. Estas variaciones sern revisadas por el coordinador tcnico, las mismas que de considerarlas procedentes las dar por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal a travs del formato CT-09 (adjuntando toda la documentacin sustentatoria, presupuesto, cronogramas actualizados, planos de ser el caso, entre otras). Estos cambios no merecern la suscripcin de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificacin, y en la liquidacin del convenio. Para el clculo de este porcentaje deber tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restndose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningn caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, sern mayores al siete (7 %) por ciento del total de costo directo. b.
3

Otras variaciones a los cronogramas del expediente tcnico.

Diferencia entre ampliacin y reduccin del presupuesto aprobado y el presupuesto propuesto, sobre partidas existentes del presupuesto vigente.

29

Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente tcnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones sealadas en los puntos 3.10.1 del presente numeral, no motivarn la suscripcin de adendas.

3.11 REEMPLAZO DEL RESPONSABLE TCNICO


El reemplazo del responsable tcnico no merecer la suscripcin de adendas y podr deberse a las siguientes circunstancias: a. b. c. d. e. Por renuncia expresa del Responsable Tcnico. Por enfermedad que le impida desarrollarse en el cargo. Por estar incurso en sentencia privativa de la libertad. Por fallecimiento o abandono del responsable tcnico. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable Tcnico. f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador Tcnico Externo durante la ejecucin del proyecto, Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicara el reemplazo sealando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currculum vitae del profesional propuesto para el reemplazo. El Coordinador Tcnico Externo verificar la documentacin y de ser conforme a lo exigido en las Bases de concurso comunicar al da siguiente a la Oficina Zonal. Adjuntara para el efecto copia de los documentos respectivos. De ocurrir el ltimo de los casos, contando con el informe previo del Coordinador Tcnico Externo, la Oficina Zonal notificar al Organismo Ejecutor solicitndole que proceda a presentar la documentacin respectiva del Responsable Tcnico propuesto.

3.12 ELABORACION Y SUSCRIPCION DE ADENDAS


Luego de revisada y de considerarlo procedente, el Coordinador Tcnico Externo del proyecto remitir a la Oficina Zonal, toda la informacin referente a la solicitud de suscripcin de adenda. La Oficina Zonal evaluar la documentacin alcanzada y de considerarlo favorable, dentro de los cinco (05) das hbiles de recibida la documentacin proceder a elaborar la adenda respectiva. De manera posterior y dentro de los siete (07) das hbiles de remitida la documentacin a la Oficina Zonal por parte del Coordinador Tcnico Externo, se suscribir conjuntamente con el representante legal del Organismo Ejecutor, la adenda respectiva.

30

SECCION IV ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIN DE LOS TRABAJOS


4.1 DESCRIPCIN GENERAL
Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la terminacin de los trabajos y hasta la presentacin de la liquidacin de convenio. Comprende bsicamente las siguientes actividades: Suscripcin del Acta de Terminacin de los Trabajos. Elaboracin del informe final de supervisin. Revisin de planos finales de obra y memoria descriptiva valorizada. Suscripcin del acta de transferencia de obra. Revisin y entrega del expediente de liquidacin de convenio.

4.2 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TERMINACIN DE LOS TRABAJOS Y EL ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES
La terminacin de la obra ser comunicada por el Responsable Tcnico mediante anotacin en el cuaderno de obra, esta fecha de terminacin de obra no podr exceder la fecha de trmino programada. A ms tardar al da hbil siguiente el Coordinador Tcnico Externo verificar la correcta terminacin de los trabajos, posteriormente y de encontrarlos conformes otorgar su aprobacin consignando este hecho en el cuaderno de obra. El coordinador tcnico informar mediante el formato CT-08 informe de comunicacin rpida, la terminacin de la obra, disponiendo para ello de un (01) da hbil de realizada la visita de verificacin. De existir observaciones a la terminacin de obra no se considerar terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes de la fecha sealada como trmino de obra, este periodo no generara adenda por ampliacin de plazo.

31

Si el plazo otorgado para la subsanacin de las observaciones, origina, que la fecha de termino real corresponda al mes siguiente de la fecha de termino programada, merecer la presentacin de cronogramas actualizados (sealados en el numeral 3.9.2 de la presente gua), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema, previa coordinacin con la Oficina Zonal. Se entender que se produjo la culminacin de la ejecucin de la obra a partir de la fecha real de trmino cuando el Coordinador Tcnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra. De manera posterior a la terminacin de los trabajos y dentro de los cinco (05) das hbiles de concluida la obra se suscribirn tanto el Acta de Terminacin de Obra como el Acta de Materiales Sobrantes. La fecha sobre la cual corre el plazo sealado ser la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Tcnico como trmino de obra y que a su vez haya contado con la aprobacin del Coordinador Tcnico Externo. Para este propsito el Coordinador Tcnico Externo deber realizar previamente las coordinaciones necesarias con el representante legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Tcnico y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo la suscripcin de las actas referidas. Para ello, el Coordinador Tcnico Externo deber presentar al rea de supervisin, copia de los asientos de obra del Responsable Tcnico y del Coordinador Tcnico Externo en los que se consigna la comunicacin de trmino de obra y la aprobacin respectiva del Coordinador Tcnico Externo. El da y hora fijada, las personas designadas se constituirn al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrern la obra verificando los trabajos ejecutados y procedern a suscribir el Acta de Terminacin de Obra y el Acta de Materiales Sobrantes. El coordinador tcnico es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las dems personas designadas en los aspectos tcnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, stas sern comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Tcnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotacin se indicar tambin el plazo otorgado para la subsanacin definindose la nueva fecha de suscripcin del acta, el mismo que no podr exceder los cuatro (04) das hbiles. Los gastos que origine la subsanacin de las observaciones planteadas sern de responsabilidad del Organismo Ejecutor. Esta acta ser suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente deber ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminacin de obra como de materiales sobrantes se adjuntarn al expediente de liquidacin del convenio.

4.3

ELABORACIN DEL INFORME FINAL


Dentro de los tres (03) das hbiles siguientes de terminados los trabajos, el Coordinador Tcnico Externo exigir al Representante Legal y Responsable Tcnico, la presentacin del informe final formato OE -03 conteniendo la siguiente documentacin: Resumen final de las principales ocurrencias de la obra que contengan un panel fotogrfico que permita apreciar la secuencia constructiva, as como los trabajos concluidos.

32

Valorizacin desagregada acumulada totalizada (formato OE-04). Informe de gastos totalizados (formato OE-07). Acta de terminacin de obra (formato OE-09). Acta valorizada de materiales sobrantes (formato OE-11). Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.

Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubro acumulados, en observancia a los plazos permitidos para la rendicin de gastos, podr aceptarse la rendicin disponible de gastos parciales. La rendicin faltante deber ser presentada en la oportunidad establecida. Dentro de los cinco (05) das hbiles de terminados los trabajos y luego de recibir el informe final del responsable tcnico, el Coordinador Tcnico Externo presentar el informe final (formato CT05) acompaado de la siguiente documentacin: Informes de verificacin regular (formatos CT-04) Informe final del Responsable Tcnico. Otras que solicite la Oficina Zonal.

Si fuera el caso y slo por razones justificadas, la documentacin complementaria referida a rendiciones de gastos ser revisada y luego de aprobada, presentada a la Oficina Zonal, dentro de los dos das hbiles de haber sido recibida del Organismo Ejecutor.

4.4 REVISIN DE PLANOS FINALES DE OBRA (REPLANTEO)


Luego de terminados los trabajos a conformidad del Coordinador Tcnico Externo, ste exigir al Organismo Ejecutor para que dentro de los siete (07) das hbiles posteriores le sean alcanzados en dos copias, los planos finales de obra (replanteo) los que debern encontrarse debidamente suscritos por el Responsable Tcnico. El Coordinador Tcnico Externo revisar la informacin alcanzada y de encontrarla conforme la visar en seal de aprobacin luego de ello la remitir a la Oficina Zonal dentro del plazo que corre desde la fecha de trmino de obra y hasta el dcimo da hbil.

4.5 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA DE OBRA


El acto de transferencia de obra tiene por propsito efectuar la transferencia de la obra ejecutada a la entidad u Organismo encargado de su operacin y mantenimiento, conforme consta en el acta de compromiso asumido durante la presentacin del proyecto a concurso, el mismo que aparece en la parte anexa del expediente tcnico aprobado. La suscripcin de esta acta formato OE-10 se realizar dentro del plazo que corre desde el cuarto (04) y el dcimo quinto (15) da hbil de concluidos los trabajos a conformidad del coordinador tcnico externo. En dicho acto participarn el Coordinador Tcnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal o a o quien el designe, el Representante Legal del Organismo Ejecutor y el representante de la entidad u Organismo receptor encargado. El Responsable Tcnico asesorar al Organismo Ejecutor en las coordinaciones previas que se realicen a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo el acto de transferencia. En dicho acto de transferencia se har entrega de los planos de replanteo a la entidad u organismo encargado a efectos de que se realice, de acuerdo a lo establecido en las bases del concurso, el saneamiento fsico legal.

33

Tanto los planos de replanteo como la memoria descriptiva valorizada formarn parte integrante del Acta de Transferencia de Obra.

4.6 REVISIN Y ENTREGA DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN DE CONVENIO


El Coordinador Tcnico Externo exigir al Organismo Ejecutor y a su Responsable Tcnico, la presentacin de la respectiva liquidacin tcnico-financiera de la obra (expediente de liquidacin). La fecha mxima para que el Organismo Ejecutor presente el expediente de liquidacin al coordinador tcnico quedar definida por la que corresponda al ltimo de los siguientes eventos: 15 das hbiles despus de terminada la ejecucin de los trabajos. 03 das hbiles despus de la fecha programada (segn cronograma aprobado) para el ltimo pago a participantes (regular).

El expediente de liquidacin presentado por el Organismo Ejecutor estar conformado bsicamente por la siguiente documentacin: a. Liquidacin financiera. Informe de gastos totalizados. Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles. Copia de los comprobantes de pago de desembolsos. Copia de las declaraciones juradas de recepcin de desembolsos. Cuadro resumen de pago a participantes, segn formato. El listado de planillas (obtenido de la pgina Web del programa.) Declaracin jurada de aporte de cofinanciamiento. Cuadro resumen de almacn (formato OE-19). a. Liquidacin tcnica. contendr bsicamente la siguiente documentacin: Informe de liquidacin del organismo ejecutor (formato OE-15). Valorizacin desagregada acumulada totalizada (formato OE-04). Acta de entrega de terreno, de ser el caso. Acta de terminacin de obra. Acta de transferencia de obra. Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del programa. Original desglosado del cuaderno de obra. Planos finales de obra (replanteo) debidamente suscritos por el Representante Legal del organismo ejecutor, el Responsable Tcnico y visados por el Coordinador Tcnico Externo. Copia del convenio y adendas. El Coordinador Tcnico Externo dispondr de tres (03) das hbiles para la revisin de esta liquidacin debindose pronunciar sobre su conformidad empleando para el efecto el formato CT-06 Informe de Liquidacin y visando todas las hojas del Informe de liquidacin presentado por el Organismo Ejecutor (formato OE-15).

34

De existir observaciones estas sern alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgndole un plazo de dos (02) das hbiles para la subsanacin. En idntico plazo el Coordinador Tcnico Externo revisar el levantamiento de las observaciones, dando por aprobada la liquidacin si estas se encontraran conformes. Finalmente el expediente de liquidacin ser presentado a la Oficina Zonal por el Coordinador Tcnico Externo dentro de los dos (02) das hbiles de otorgada la conformidad. A este expediente de liquidacin adjuntar la siguiente documentacin: Formato CT-06 Informe de Liquidacin. Todas las valorizaciones desagregadas acumuladas (OE-04).

SECCIN V TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE


5.1 DEFINICIN DE PARTICIPANTE
Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentacin de proyectos hasta su ejecucin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece. La capacitacin posibilita su insercin laboral y/o mejora su capacidad de emprendimiento para la generacin de ingresos propios. Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios resultantes de la ejecucin del proyecto El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo sealado en los prrafos anteriores. Para efectos de la ejecucin de las obras materia de los convenios de financiamiento, la participacin se refiere al aporte de la mano de obra no calificada conforme lo sealado en el expediente tcnico aprobado. Perfil de Participante La seleccin de participantes se efecta de la poblacin objetivo, priorizndose a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten tener al menos un hijo menor de 18 aos de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevencin y Erradicacin del Trabajo Infantil, aprobado por Decreto Supremo N 008-2005-TR.

5.2 INTERVENCIN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LAS OBRAS

PERFIL

DEL 35

El Programa realizar visitas regulares a las obras y revisar toda la documentacin que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad: 22. Verificar la identidad y edad del participante del participante que se desempea realizando labores de mano de obra no calificada tengan y acrediten por lo menos un hijo menor de 18 aos. 23. Verificar la actualizacin de la informacin remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra (formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra). 24. Monitorear los procesos de seleccin de participantes (iniciales y complementarios). 25. Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo sealado en el expediente tcnico. 26. Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, procesos de seleccin realizados con transparencia, no existencia de maltratos, discriminacin, ni coaccin de ningn tipo; entre otros).

5.3 MOVIMIENTO DE PARTICIPANTES DURANTE LA EJECUCIN DE LA OBRA


Se denomina movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generar cambios al interior del Padrn Inicial de Participantes con que se inici la obra, actualizndolo y generndose el Padrn de Participantes Activos (OP-03). Se denomina as al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del organismo ejecutor mediante el formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Este Padrn permitir a quienes se encuentran involucrados en la ejecucin de la obra tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra en un determinado perodo solicitado. Este padrn se puede obtener requirindolo al asistente de informtica de la Oficina Zonal. 5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)

Esta situacin se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos y programados que figuran en el Padrn de Participantes. Esta incorporacin de participantes puede responder a los siguientes motivos:

36

De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo Ejecutor requiere incorporar un nmero mayor de participantes del que viene trabajando. Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo) y no existen participantes programados que puedan rotar. La necesidad de nuevos ingresos de participantes dar lugar a procesos de seleccin complementarios de participantes. 5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP) Esta situacin se produce cuando el participante es retirado de la obra debido a que el requerimiento de MONC sealado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo. 5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR) Se produce a partir de las dos situaciones siguientes: Retiro del participante. Esta situacin se produce cuando un participante es retirado de la obra por el responsable tcnico en atencin a alguna de las causales sealadas en el numeral 5.7 del presente captulo. Desercin del participante. Esta situacin se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse de la obra, debido a problemas de salud, accidente de trabajo, problemas de ndole personal o familiar, ubicacin de una mejor de una propuesta laboral y condiciones del proyecto. Tambin se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante. 5.3.4Rotacin de participante (ROT) Esta situacin se produce cuando un participante que ya se encontraba registrado en el Padrn de Participantes cambia de condicin: pasa de participante programado a participante activo; es decir ocurre un movimiento de participante al interior del registro actualizado.

5.4 PROCESOS DE SELECCIN COMPLEMENTARIOS DE PARTICIPANTES


Es el proceso de seleccin de participantes que realiza el Organismo Ejecutor durante la ejecucin del proyecto, tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al cronograma recurso participante. El perodo para que se realice dicha seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo Ejecutor.

5.5 REGISTRO Y PRESENTACIN DE LOS MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES


Es responsabilidad del Organismo Ejecutor registrar y comunicar a la Oficina Zonal los movimientos de participantes detallados en el numeral 5.3 que ocurran durante la ejecucin de la obra, de acuerdo a lo siguiente: El registro del movimiento de participantes en obra ser efectuado por el Responsable Tcnico empleando el formato OE-06 Informe de movimientos de participantes durante

37

la ejecucin de la obra. El plazo para la presentacin de este formato es de mximo 02 das hbiles a partir de producido el movimiento. La presentacin del formato OE-06 la realizar el Responsable Tcnico a la Oficina Zonal para la verificacin y el VB de los siguientes aspectos: g. En caso de participantes nuevos: Verificacin de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentacin exigida de acuerdo a los procedimientos establecidos para procesos de seleccin complementarios. En el caso de rotacin de participantes: Verificacin de que el participante que rota se encuentre en el Padrn de Participantes Activo en condicin de programado. Acerca de los casos de excepcin : Verificacin de que el nmero de casos de excepcin presentado al mes por el Organismo ejecutor se mantenga dentro del margen establecido por el Programa.

h. i.

El Coordinador Tcnico Externo verificar la informacin entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, stas sern comunicadas al Responsable Tcnico para su respectiva subsanacin, en un plazo no mayor a 1 da hbil. La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa ser notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolucin del convenio.

5.6 PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA COMUNICACIN DE MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES


La presentacin en la Oficina Zonal de los movimientos de participantes ocurridos mediante el formato OE-06, ser a ms tardar el quinto da antes del vencimiento del mes. Para cada perodo de trabajo mensual, no sern aceptados los movimientos de participantes (salidas, salidas con reemplazos, nuevos ingresos) producidos y comunicados dentro de los ltimos cuatro das hbiles del mes. De producirse estos, correspondern al siguiente perodo de trabajo y sern de entera responsabilidad del Organismo Ejecutor.

5.7 DEL RETIRO DE LOS PARTICIPANTES EN LA OBRA


El Responsable Tcnico podr proceder a retirar a participantes de la obra teniendo en cuenta las siguientes causales: Incurrir en falta grave. Contnuas inasistencias del participante sin justificacin. El participante seleccionado no se present a la obra Por incumplimiento de las tareas asignadas que afecten el avance de la obra de acuerdo a los cronogramas vigentes. Retiro de participante segn Cronograma de obra.

El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.

5.8 DEL REGISTRO DE LAS HOJAS DE TAREO DE PARTICIPANTES 38

El coordinador tcnico externo es el responsable de ingresar en el sistema web los formularios para el registro de las Hojas de Tareo de participantes formato OE-16, Para el registro de la informacin se deber tener en cuenta lo siguiente: Hojas de Tareo: El Coordinador Tcnico Externo recabar del Responsable Tcnico, copia las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) debidamente llenada y suscrita hasta la fecha de la visita, a las cuales se adjuntar copia de las respectivas hojas de asistencia formato OE-01 (debidamente suscrita por el participante) a fin de verificar la correspondencia de los datos. Dichos documentos se adjuntarn al informe regular que se presentar a la Oficina Zonal. En caso de no haber fotocopiadora en la zona de la obra, utilizar otros medios que garanticen la claridad de los datos (fotos, scaneos, etc). El registro del tarero se realizar al da siguiente de realizada la visita regular del CTE, y corresponder a los das tareados desde la visita regular anterior hasta la actual. Los ltimos das de tareo del mes se registrar el mismo da del cierre de planillas, para lo cual debern revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administracin (adjunto). En casos que se requiera realizar una modificacin, contando para ello el debido sustento, solo el personal de planta asignado al proyecto podr habilitar el registro de un da ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.

5.9 PAGO A PARTICIPANTES


El procedimiento operativo para la generacin de Hojas de Pago Regular ser el siguiente: El antepenltimo da hbil del mes, el organismo ejecutor a travs del Responsable Tcnico recabar de la Oficina Zonal la base de datos de los participantes en digital y la relacin impresa de los mismos, segn lo reportado por el Organismo Ejecutor. Esta servir para la elaboracin de las hojas de pago a participantes. De encontrar observaciones en la base de datos alcanzadas por la Oficina Zonal, a ms tardar el penltimo da hbil del mes, el organismo ejecutor podr solicitar la correccin de sta. A partir de la base de datos proporcionada por la Oficina Zonal, el responsable tcnico elaborar las hojas de pago de participantes, verificando en el registro de asistencia de participantes (formato OE-01) y la hoja de tareo (formato OE-16), los das asistidos por cada participante. Luego, suscribir dos (02) ejemplares impresos de las hojas de pago y las entregar al Coordinador Tcnico Externo el ltimo da hbil del mes. El Coordinador Tcnico Externo revisar las hojas de pago elaboradas por el Responsable Tcnico procediendo a visarlas en caso las encontrara conformes. El primer da hbil siguiente de fin de mes, el Organismo Ejecutor presentar en la Oficina Zonal para su tramitacin respectiva lo siguiente: Los dos (02) ejemplares de las hojas de pago debidamente suscritas por el Responsable Tcnico y visadas por el Coordinador Tcnico Externo. Un diskette conteniendo la informacin en digital de las hojas de pago presentadas.

39

La Oficina Zonal revisar la informacin presentada, la consolidar y la tramitar ante la oficina nacional debiendo enviar dos (02) ejemplares de las hojas de pago. Conforme al cronograma establecido para el efecto por el Programa, el pago a los participantes se realizar segn sea la modalidad de pago empleada que el programa seale. Los pagos a participantes no efectuados en la fecha programada por causas imputables a estos no sern reprogramados. Las Hojas de Pago de participantes debern corresponder con la informacin registrada en las Hojas de Tareo. El adecuado y oportuno registro de informacin en el modulo de supervisin ser condicin necesaria para el trmite de pago de los Coordinadores Tcnicos Externos.

SECCION VI RESOLUCIN DEL CONVENIO


La resolucin del convenio devendr por cualquiera de las siguientes circunstancias: Resolucin de convenio por incumplimiento del Organismo Ejecutor. Resolucin unilateral. Mutuo acuerdo. Casos fortuitos o de fuerza mayor.

6.1 RESOLUCIN POR INCUMPLIMIENTO DEL ORGANISMO EJECUTOR


Cuando el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio, el programa a travs del Coordinador Tcnico Externo proceder a emitir una notificacin requiriendo el cumplimiento de las obligaciones identificadas. Las observaciones que motivaron los incumplimientos identificados, debern ser levantadas dentro del plazo establecido en la notificacin; vencido dicho plazo, el Coordinador Tcnico Externo verificar si se produjo la subsanacin requerida. En caso el Organismo Ejecutor no haya subsanado dichas observaciones, el Coordinador Tcnico Externo comunicar a la Oficina Zonal del programa de esta situacin. Comunicado el hecho, la Oficina Zonal proceder a notificar al organismo ejecutor comunicndole el incumplimiento y otorgndole un plazo no menor a dos (02) ni mayor a quince (15) das hbiles para subsanar las observaciones.

40

Vencido dicho plazo, la Oficina Zonal podr resolver de pleno derecho el convenio, mediante la respectiva carta de Resolucin Unilateral. Conjuntamente con la comunicacin de resolucin, le ser exigida al Organismo Ejecutor, la presentacin, dentro de los tres (03) das hbiles siguientes, de la liquidacin respectiva del convenio hasta el momento en que oper la resolucin. En caso el organismo ejecutor no cumpliera con presentar la liquidacin dentro del plazo establecido, el programa efectuar la liquidacin de oficio. Para el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con acta de terminacin, en la oportunidad que seala el procedimiento para liquidacin de oficio se proceder a levantar un acta de constatacin del estado situacional de la obra, para ello el programa comunicara al Organismo Ejecutor la fecha y hora en la que se llevar a cabo dicho acto solicitando a su vez la participacin del Representante Legal y del Responsable Tcnico. El acta de constatacin consignar bsicamente lo siguiente: o o o Situacin real del proyecto seleccionado, cuantificndose los metrados ejecutados. Inventario y situacin real de los materiales e insumos encontrados, precisndose aquellos que han sido adquiridos con financiamiento del Programa. Aspectos relevantes respecto del lugar de ejecucin del proyecto. Debe sealarse entre otros: si no se adquirieron agregados por disponerse en la zona, si las herramientas empleadas fueron proporcionadas sin costo alguno por los participantes que colaboraron en la ejecucin del proyecto, si se realizaron actividades como aporte (sin pago) en cuyo caso deber cuantificarse. Nombre de la persona que asume la condicin de depositario de los materiales e insumos encontrados en el lugar de ejecucin, que hayan sido adquiridos con financiamiento del Programa.

El depositario designado en el acta, la suscribir en seal de aceptacin del ttulo conferido, hacindose responsable en virtud de dicha aceptacin del mantenimiento y conservacin de los materiales entregados en custodia.

6.2 RESOLUCIN UNILATERAL


Sin perjuicio de las causales de resolucin por incumplimiento, mediante notificacin escrita al organismo ejecutor, el programa podr en cualquier momento resolver el convenio. En caso de paralizacin de obras cuya causal sea atribuida al organismo ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles consecutivos o acumulados, durante la ejecucin de la obra, el programa iniciar el proceso de resolucin unilateral del convenio. La carta de resolucin deber indicar lo siguiente: o o o Las causas que motivaron la resolucin unilateral del convenio. Otorgar al Organismo Ejecutor el plazo de tres (03) das hbiles, contados a partir del da siguiente de recibida la notificacin, a efecto que presente ante la Oficina Zonal, la liquidacin del convenio respectivo. En el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con acta de terminacin, el plazo se computar a partir del da hbil siguiente a la

41

realizacin del acto de constatacin y levantamiento del acta a que se refiere el numeral 6.2 de la presente Directiva. Establecer que en caso de no cumplir con la presentacin de la liquidacin del convenio en el plazo otorgado o de presentarla con observaciones, esta ser efectuada por el Programa, asumiendo el Organismo Ejecutor los gastos que irrogue la Liquidacin de Oficio. Indicar que el Organismo Ejecutor es el nico responsable encargado de efectuar la transferencia y/o recepcin de las obras ejecutadas.

Estos compromisos se debern a gastos efectuados con cargo a desembolsos pendientes. El Coordinador Tcnico Externo revisar y aprobar estos gastos.

6.3 LIQUIDACIN DE OFICIO


La liquidacin de Oficio operar en cualquiera de los siguientes supuestos: o Cuando se produzca la resolucin del convenio, y el organismo ejecutor no cumpla con presentar el expediente de liquidacin respectiva, dentro del plazo de tres (03) das hbiles de recibida la carta de resolucin, a que se hace referencia en el numeral 6.1 del presente documento. En caso el Organismo Ejecutor hubiera presentado la liquidacin respectiva, se hubiesen encontrado observaciones que no han sido levantadas dentro del plazo de dos (02) das hbiles de notificadas las mismas al Organismo Ejecutor. Los proyectos a que se refieren los convenios a liquidarse pueden encontrarse inconclusos o terminados. Como resultado del proceso de liquidacin de oficio, el coordinador tcnico externo asignado por el programa elaborar el informe de liquidacin de oficio El referido informe debe contener la opinin tcnica y financiera sobre el proyecto ejecutado, debiendo determinar claramente, la diferencia existente entre lo valorizado fsicamente y lo desembolsado por el Programa. Para la formulacin del informe el Coordinador Tcnico Externo proceder a revisar la informacin disponible, observando tanto los aspectos tcnicos como financieros que pudieran incidir en la discrepancia entre lo valorizado fsicamente y lo efectivamente gastado. De considerarlo necesario, el Coordinador Tcnico Externo efectuar cotizaciones de los insumos que en su opinin incidan de manera significativa sobre la discrepancia existente. Asimismo, a efectos de resolver la discrepancia sealada, podr observar algunos de los costos unitarios del presupuesto aprobado. En este caso requerir previamente, la opinin favorable del Jefe de la Oficina Zonal, la cual deber ser emitida por escrito, evalundose bsicamente los precios de los insumos. El Jefe de la Oficina Zonal podr denegar la utilizacin de los costos unitarios del presupuesto aprobado, en aquellos casos en que se determinara tcnicamente la improcedencia de su utilizacin.

42

El Coordinador Tcnico Externo remitir adjunto a su informe, el documento donde conste la opinin favorable del Jefe de la Oficina Zonal, respecto de la utilizacin de los costos unitarios del presupuesto aprobado. El Jefe de la Oficina Zonal proceder a revisar el expediente de liquidacin de oficio presentado y de encontrarlo conforme emitir la Resolucin Jefatural correspondiente, a travs de la cual se aprobar la liquidacin de oficio efectuada y, de ser el caso, se establecer el saldo a favor del Programa. La citada Resolucin Jefatural, ser emitida dentro del plazo mximo de cinco (05) das hbiles de recibido el expediente de liquidacin de oficio elaborado por el Coordinador Tcnico Externo. Copia de la Resolucin Jefatural ser remitida al Organismo Ejecutor, dentro de los dos (02) das hbiles siguientes de su emisin. En caso corresponda, conjuntamente con el envo de la liquidacin se le requerir al Organismo Ejecutor, en un plazo mximo de quince (15) das calendario, la devolucin por parte del Organismo Ejecutor del monto discrepante producto de la verificacin, as como de los gastos que la liquidacin de oficio ha irrogado al Programa. El Procedimiento de liquidacin de oficio concluir con la notificacin de la resolucin al Organismo Ejecutor.

43

ANEXO I GLOSARIO DE TERMINOS


1. Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarn los trabajos, definindose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta representantes del Programa y del organismo ejecutor. Acta de terminacin de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en seal de conformidad por representantes del Programa y del organismo ejecutor, lo que presupone la revisin previa de toda la obra. Acta de transferencia de obra. Es el acta que se levanta para efectos de dejar constancia de la transferencia de la obra ejecutada al organismo encargado de su operacin y mantenimiento. Suscriben dicha acta representantes del Programa, del organismo ejecutor y del organismo receptor. Adenda al convenio. Aclaraciones, modificaciones, rectificaciones que se realizan de manera posterior a la celebracin del convenio. Se constituyen en acuerdos entre las partes del convenio los que deben ser recogidos en documento escrito y suscrito por las partes respectivas. Jefe de Oficina. Es el responsable de la ejecucin del Programa en la zona de intervencin (departamento), asimismo cumple las funciones de secretario tcnico del comit interinstitucional. Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas que participan de manera directa en la ejecucin del proyecto. Estos agentes en virtud de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecucin del convenio. Son agentes del convenio: el representante legal, responsable tcnico y coordinador tcnico externo. Ampliacin de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliacin esta referida a las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas, por ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de reas verdes, 01 Mdulo de S.H., etc. Asistente de cuadrilla. El asistente de cuadrilla es aquel que cuenta con una calificacin intermedia y participa realizando labores de asistencia al jefe de cuadrilla o desarrollando actividades de mediana habilidad. Deber contar con experiencia en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Avance financiero. Representa el porcentaje de gasto rendido respecto al monto total del aporte del Programa aprobado en el convenio. Avance fsico. Representa el porcentaje de obra ejecutado, segn valorizacin de obra, respecto al costo directo aprobado.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o fuerza mayor se entender una situacin extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del organismo ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios, terremotos, epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza anloga. Comit interinstitucional. Instancia creada con el fin de priorizar los proyectos que han pasado la etapa de la elegibilidad y la viabilidad, la cual est conformado por autoridades y representantes del estado y de la sociedad civil quienes realizan la evaluacin de relevancia socioeconmica de los proyectos presentados en el marco del concurso de proyectos convocados por el Programa. Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del organismo ejecutor y/o organismo cofinanciante del proyecto para la ejecucin del mismo. Incentivo econmico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervencin en la ejecucin del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensacin econmica diaria asciende a s/. 16.00 (diecisis y 00/100 nuevos soles. Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el organismo ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes y adems incluye las condiciones y obligaciones previstas en las bases del concurso, todos sus anexos y todos los documentos incorporados a las bases por referencia. Coordinador Tcnico Externo. Es el profesional externo designado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas en el convenio de ejecucin. Cuaderno de Obra. Documento enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra y en donde el coordinador tcnico externo y el responsable tcnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisicin de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada. Este se efecta peridicamente. Da hbil. Todo da laborable sin considerar sbado, domingo ni feriado. Da Calendario. o Da natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sbados, domingos y feriados. Expediente tcnico. Es el conjunto de documentos que definen las caractersticas tcnicas que deben de guiar la correcta ejecucin de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrn de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecucin de la obra.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19. 20.

21.

45

22.

Expediente de liquidacin. Es el conjunto de documentos que conforman la documentacin exigida para la liquidacin del convenio, el cual comprende la liquidacin de la obra o la parte de obra ejecutada en virtud del convenio suscrito. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante la primera y/o segunda quincena del mes, adems de la fecha de pago, el nmero de das laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. Para la procedencia de su pago ser tramitada ante la oficina del programa correspondiente del Programa. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa toma el nombre de pago regular Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en el manejo de personal de obra, as como en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Liquidacin de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra. El detalle de esta liquidacin es plasmado en el formato OE-16 informe de liquidacin. Liquidacin de oficio. Es la liquidacin practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el organismo ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidacin respectivo. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecucin del Programa, participan en la ejecucin de los proyectos relacionados en la construccin, ampliacin, remodelacin y/o rehabilitacin de obras, constituyndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecucin de las obras que financia el Programa. Dicha habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento tcnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificndose sus caractersticas tcnicas y su costo total de la obra as como sus principales rubros. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecucin de un proyecto.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

46

32.

Organismo Proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los trminos, condiciones y plazos establecidos en las presentas Bases. Organismo Proponente Seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institucin / organizacin cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecucin en el marco del Programa. Organismo Ejecutores Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector publico incluyen a las entidades pertenecientes al Gobierno central e instancias descentralizadas as como a las empresas publicas, Gobiernos locales y regionales. Organismo ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector publico (instituciones gubernamentales). Padrn de Participantes Activos (OP-03). Es el reporte que genera la Oficina del Programa a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo ejecutor a travs del formato OE-06: Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Estos movimientos podrn ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentacin de proyectos hasta su ejecucin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

Periodo bimensual de ejecucin. Es el perodo efectivo correspondiente a dos meses de ejecucin, es decir no se tienen en cuenta las paralizaciones ocurridas durante la ejecucin de los trabajos. Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes durante la ejecucin de la obra. Plazo de ejecucin aprobado original . Es el plazo de ejecucin en das hbiles establecido en el convenio originalmente aprobado. Plazo de ejecucin total aprobado . Es el plazo de ejecucin en das hbiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a travs de adendas al convenio. Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el coordinador tcnico externo debidamente asentada en el cuaderno de Obra.

39.

40.

41.

42.

47

43.

Proceso de seleccin complementario de participantes : Son aquellos procesos de seleccin que se realizan durante la ejecucin de la obra y que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El perodo para el que se realice la seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo ejecutor, por ejemplo realizar procesos de seleccin complementarios por un mes o dos meses. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluacin correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comit Tcnico. Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo. Responsable tcnico. Es el profesional de la especialidad designado por el organismo ejecutor para asesorarlo tcnicamente, durante la ejecucin del proyecto seleccionado. Representante legal. Es la persona natural que representa al organismo ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.

44.

45.

46.

47.

48

ANEXO II
Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Tcnico Externo

49

ANEXO III
Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor