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CONCEPTOS BASICOS DE CONTROL

La actividad de control se encuentra indisolublemente unida a toda actividad administrativa. El control constituye la cuarta y ltima fase del proceso administrativo, el cual consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar. El control de cualquier institucin, actividad o tarea consiste en establecer un patrn, medir el comportamiento, comparar el resultado alcanzado con los resultados previstos, con el objeto de analizar las desviaciones e introducir las medidas correctoras que corresponda. El propsito fundamental de toda la actividad del control es vigilar que toda empresa o institucin este funcionando como se debe, de conformidad con los objetivos, polticas, procedimientos, etc. del plan y los programas y los principios de buena administracin. DEFINICIONES DE CONTROL Consultados varios autores sobre la materia podemos indicar las siguientes: "En una empresa el control consiste en verificar si todo sucede de acuerdo con el programa adoptado, con las ordenes impartidas y principios adoptados" (Henri Fayol en Administracin General e Industrial). "El control se puede definir como el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando mediadas correctivas de manera que la ejecucin se lleve de acuerdo con lo planeado" (George Terry en Principios de Administracin). "El propsito de los controles es asegurar que los resultados de las operaciones se ajusten lo ms posible a las metas implantadas" ( Summer Newmann en La Dinmica Administrativa). "El control es un proceso administrativo que consiste en asegurar que tareas especificas se cumplan en forma eficaz y eficiente" (Robert Anthony en Sistemas de Planeacin y Control). "El control no es sino que el envo del mensaje que efectivamente cambia la conducta de la entidad que lo recibe. El control, y en un sentido ms amplio, la existencia fsica del hombre, se extiende hasta el punto donde llegue la palabra del hombre o alcance su poder de percepcin" ( N. Wiener en The Human Use of Beings) . CARACTERSTICAS Y NATURALEZA DEL CONTROL De las definiciones precedentes se concluyen ciertos aspectos irreductibles o comunes entre ellas: - El control se aplica sobre hechos, situaciones, operaciones y tareas especficas. - El control busca conseguir que las metas se cumplan con eficacia - El control persigue que se logren objetivos, metas, polticas, procedimientos, etc. - El control es un proceso en s mismo y, adems forma parte del proceso administrativo. - El control comprende dos aspectos: deteccin y correccin. ELEMENTOS DEL CONTROL Al igual que en el punto anterior se desprenden los siguientes elementos del control: - Una actividad sobre la cual se puede aplicar el proceso de control. - Un patrn de comparacin, un estndar, un modelo, un estado deseado, un ptimo, un nivel previsto con el cual compara la actividad. - Un medio o instrumento de medicin, un sensor, que permita efectuar la medida. - Una regla que garantice la igualdad del resto de las condiciones "ceteris paribus". - Un rango de variabilidad para aceptar o rechazar los grados de desviacin de lo real con lo esperado o estndar. - Una regla de retroalimentacin que permita revisar lo deseado y ajustarlo a la dinmica del momento. El control se extiende en realidad a toda la organizacin o institucin, y es tanto ms necesario cuanto ms grande, compleja y descentralizada sea la misma.

ETAPAS DEL CONTROL En todo proceso de control es posible identificar un conjunto de pasos o etapas mnimas. Estas etapas son las siguientes: - Establecimiento de un objetivo, meta, padrn, estndar u optimo esperado o deseado. - Medicin de la actividad o comportamiento de la empresa o institucin. - Retroalimentacin para la adopcin de decisiones destinadas a tomar medidas correctivas. El control como ya se ha sealado anteriormente surge como una necesidad para el administrador, directivo, ejecutivo o gerente. Es este personaje el principal destinatario o usuario del control. El control en consecuencia surge del seno de la empresa u organizacin por ello se ha dado en llamar "control interno. De las reas funcionales de la empresa (finanzas, produccin, personal, comercializacin, produccin etc.) las dos primeras han sido pioneras o las que ms han utilizado el control en su gestin. Esta situacin ha influido en los enfoques existentes del "control interno". Como el "control interno" se manifiesta en cada uno de los niveles jerrquicos (direccin, divisin, departamento, seccin, etc.). As como en la las diversas reas funcionales (finanzas, produccin, personal, etc.) podemos hablar de la existencia de un " Sistema de Control Interno"

CONTROL INTERNO
CONCEPTO DE CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de la organizacin y el conjunto coordinado de los mtodos y medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y contabilidad de la informacin contable promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas de la empresa u organizacin. El control interno considerado en un sentido amplio incluye, en consecuencia, controles que pueden ser tanto financieros, contables y administrativos, etc. SISTEMA DE CONTROL INTERNO OBJETIVO BASICO

El objetivo bsico o fundamental del sistema de control interno es permitir el logro de los fines de la organizacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos especficos del sistema de control interno de una organizacin o empresa son: 1. PROTECCION DE LOS ACTIVOS Preservacin de los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraude e irregularidades en la realizacin de las operaciones y manejo de los bienes correspondientes. 2. OBTENCION DE INFORMACION ADECUADA Y CONFIABLE

Garantizar la exactitud, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica que emana de las distintas reas funcionales, ya sea para uso interno de la direccin o de uso externo. 3. EFICIENCIA OPERATIVA

Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes, eficaces, as como productos y servicios de calidad acordes con la misin de la institucin. 4. ESTIMULAR LA ADHESION A LAS POLITICAS DE LA DIRECCION

Estimular la adhesin a las polticas y prcticas ordenadas por las mximas autoridades de la institucin, con el objeto que el personal las adopten como propias y, por tanto efecten las operaciones dentro de los lineamientos generales emanados de la direccin

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los elementos que constituyen un sistema de control interno son: plan de organizacin, procedimientos y mtodos de trabajo, sistema de informacin, personal, y Unidad de Auditoria Interna a) PLAN DE ORGANIZACIN Corresponde a la estructura de la entidad y comprende los manuales de funciones, organigramas y todas aquellas disposiciones que le afecten. b) PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO Comprende la descripcin de tareas y asignacin de responsabilidades expresadas a travs de manuales de procedimientos c) SISTEMA DE INFORMACION

Comprende el conjunto de documentos, registros e informes que entregan informacin til para ejercer el control. d) PERSONAL Comprende el conjunto de elementos humanos que componen la entidad y de cuya calidad y desempeo depende, en gran medida la efectividad del sistema. e) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Elemento fiscalizador del control interno de una organizacin o empresa, configurada como una unidad administrativa que, con el carcter de asesora de los niveles mximos de la organizacin, efecta una evaluacin regular e independiente de los controles establecidos. PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO PLAN DE ORGANIZACION - Que exista una adecuada independencia entre los distintos departamentos, secciones, funciones respecto a la autorizacin, ejecucin y control de operaciones, como asimismo, con relacin a la custodia de los activos involucrados. - Que existan lneas de autoridad y responsabilidad claramente definidas, lo que hace recomendable generalmente el uso de manuales de organizacin. PROCEDIMIENTOS Y METODOS - Existencia de normas escritas, reiteradas en manuales de procedimientos y cursogramas, etc. - Separacin de cada operacin en fases, de tal manera que ninguna persona tenga a su cargo la totalidad de la misma. - Disposicin de registros y formularios adecuados. - Mantencin de archivos adecuados y seguros, que posibiliten la reconstruccin de la historia de las operaciones que, por cualquier razn, deban ser estudiadas. - Designacin correcta de o deberes y responsabilidades de cada funcionario, en lo que se refiera operaciones especificas. - Funcionamiento de controles sobre el cumplimiento de normas de y procedimiento establecidos. SISTEMA DE INFORMACION - Existencia de planes y manuales de cuentas que eviten dudas en el registro de datos econmicos y financieros y que faciliten la preparacin de informes contables de uso interno y externo. - Integracin adecuada de los distintos componentes del sistema de informacin. - Plan de cuentas clasificado de acuerdo con las necesidades de preparacin de los estados de situacin, balances, y estados de situacin financiera.

- Establecimiento de requisitos para los informes contables, que garanticen su eficacia, para apoyar la toma de decisiones. - Aplicacin de cuentas de control y de procedimientos que permitan comprobar la exactitud y contabilidad de la informacin. - Mantencin de un mtodo de control de presupuestario que incluya el informe y anlisis oportuno de las variaciones entre la ejecucin real del presupuesto y las estimaciones presupuestarias. PERSONAL - Escoger personal de calidad y apto para las funciones que asuma tanto en el presente como en el futuro. - Entregar capacitacin y entrenamiento permanente, y evaluar el desempeo. - Aplicar una poltica de remuneraciones y promociones que incentive su dedicacin y desempeo. - Promover la rotacin de los puestos y obligar a los funcionarios a tomar sus vacaciones anuales en aquellos casos en que estn a cargo de tareas en las cuales las posibilidades de cometer irregularidades sean mayores. - Todo los funcionarios que tengan a su cargo la recaudacin, administracin o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, debern rendir una caucin o fianza para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes u obligaciones. - Debe establecerse una poltica de incompatibilidades para el desempeo de determinadas funciones. - Moralidad o probidad en la conducta funcionaria - Los requisitos de admisin y el permanente inters de los dueos o directivos por el comportamiento el personal son, en efecto, ayuda importante al apropiado funcionamiento del control interno. UNIDAD AUDITORIA INTERNA - La Unidad de Auditoria Interna debe depender del ms alto nivel de la organizacin y tener el carcter de asesora. - Se debe establecer por escrito la necesidad de a la auditoria interna y las facultades y grados de responsabilidad de los funcionarios que la forman. - Autoridad para realizar auditorias financieras, operaciones y de gestin. - Acceso de los funcionarios de la unidad a todos los registros, bienes y personal de la organizacin. - Exigencia de que los auditores se ajusten a las normas de auditoria generalmente aceptadas. - Para el cumplimiento de las labores asignadas es imprescindible que desarrolle sus labores con base a programas e instrucciones escritas. - Establecer mecanismos de evaluaciones de las normas y procedimientos en vigencia, relacionados con la organizacin. - La Unidad de Auditoria Interna debe proponer medidas, y estas deben ser tomadas en cuenta, para mejorar o dar cumplimiento a normas y procedimientos de control preestablecidos.

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO En primer lugar ninguna estructura de control interno, por muy detallada y compleja que sea, puede garantizar por si misma una administracin eficiente, unos registros completos y exactos, ni puede que est libre de un fraude entre otros, porque: - Los controles internos que dependen de la separacin de funciones pueden ser vulnerados por la colusin de intereses. - Los controles de autorizacin pueden ser objeto de abuso por la personaba que detenta tales poderes. - Los controles internos pueden ser sorteados por las propias autoridades que los han implantado

En segundo trmino, cualquier estructura de control interno depende del factor humano, y por tanto puede verse afectado por un error de concepcin, de juicio o de interpretacin, por malentendidos, negligencias, fatiga o distraccin, del personal etc. - Los sistemas de reclutamiento, seleccin, evaluacin y capacitacin a pesar de estar bien concebidos pueden ser objeto de presiones internas o externas. ESTIMACION DE LOS RIESGOS: IDENTIFICACION Y ANALISIS Todo servicio o entidad, independiente de su tamao, naturaleza o sector, debe hacer frente a una serie de riesgos (proximidad de dao patrimonial) tanto de origen interno como externo, que deben evaluarse. No existe ninguna forma prctica de reducir el riesgo a cero, el riesgo es inherente a las actividades de toda institucin, solo debe establecerse el nivel aceptable de riesgo y tratar de mantenerlo dentro de esos lmites. IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS Los riesgos se pueden identificar tanto en el mbito de la organizacin, como en el mbito de actividad o funcin y el origen de estos pueden ser factores interno y externos. a. FACTORES EXTERNOS

- El avance de la tecnologa puede afectar las actividades o labores. - Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes o usuarios puede influir en los servicios prestados. - Las nuevas normas o reglamentos a veces obligan a modificar objetivos y polticas. - Los desastres naturales y actos de guerra o terroristas. - Los cambios econmicos pueden repercutir en las decisiones de financiamiento, inversiones, etc. b. FACTORES INTERNOS

- La naturaleza de las actividades de la institucin. - El acceso del personal a los activos de la institucin. - El aumento acelerado o desmesurado de la institucin puede afectar a los sistemas de control existentes. - Los cambios de responsabilidad de los directivos pueden afectar la forma de efectuar los controles. - La calidad de los funcionarios, as como los mtodos de formacin y motivacin pueden afectar el conocimiento del sistema de control. c. ANALISIS DE LOS RIESGOS

Una vez identificados los riesgos en el mbito de la identidad y de actividades o funciones se deben efectuar el anlisis de los riesgos. El anlisis de los riesgos deben considerar aspectos tales como: - Una estimacin de la magnitud o envergadura del riesgo, pudiendo ser evaluado en categoras con alto, mediano y bajo. - Una probabilidad de que se materialice el riesgo, o la frecuencia con que este se produce. - Elaborar una estrategia de manejo del riesgo y un seguimiento de esta en el tiempo. Una estrategia adecuada a seguir para enfrentar el riesgo es realizar una anticipacin de los nuevos o futuros riesgos de manera de elaborar planes de contingencia para afrontarlos. Una forma til es la reunin peridica de la jefatura con los responsables de las distintas funciones o actividades de la entidad y con personas externas que proporcionen informacin til y actualizada acerca de las tendencias. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

El examen del control interno es de primera importancia y necesidad para la direccin de la institucin o empresa. La evaluacin o examen del control interno requiere formularse cuatro interrogantes: Qu controles deben ser examinados? Qu pasos se deben seguir en la evaluacin? Qu medios emplear? Cundo deben ser evaluados? El anlisis de los controles establecidos, es decir, la obtencin de informacin acerca de cmo funciona el sistema y realizar pruebas y observaciones que permitan establecer cmo funciona el sistema de control interno. METODOLOGIA DE EVALUACION ETAPAS DE EVALUACION En una revisin del sistema de control interno, para los fines de fiscalizacin deben cumplirse cuatro etapas. - Conocer los controles y procedimientos impuestos por reglas y polticas de la entidad. - Precisar si los controles descritos estn en prctica. - Evaluacin de los controles efectivamente en vigencia. - Seleccin de las pruebas de control. METODOS DE EVALUACION La evaluacin del sistema de control interno implica el uso de ciertos mtodos que la facilitan y que, a la vez, le sirven como constancia de haberla llevado a cabo. METODO DESCRIPTIVO Consiste en una descripcin detallada de las caractersticas del sistema que se est evaluando, la que puede consistir en explicaciones referidas a las funciones, procedimientos, registros, formularios, archivos, funcionarios, departamentos y unidades que intervienen en el sistema. METODO DE CUESTIONARIO Se basa en la utilizacin de listado de preguntas referidas a aspectos bsicos del sistema. Los cuestionarios suelen ser estndares, conteniendo preguntas cuyas respuestas son de carcter dicotmico, es decir S o NO o no APLICABLE, o bien en forma narrativa. METODO DE FLUJOGRAMA Para aplicar este mtodo implica definir, como mnimo, los cdigos o simbologa a emplear y capacitar al personal en la tcnica de la flujogramacin y en la lectura de los flujogramas . En general los flujogramas permiten diagramar sin dificultades las actividades relacionadas con normas y procedimientos; no as vinculado con la estructura organizativa de la entidad y con la administracin de personal PROCEDIMIENTOS Las evaluaciones debern realizarse segn procedimientos coherentes que ofrezcan un mnimo de aceptacin. - Estudio general de la entidad. - Evaluacin del sistema de control interno existente. - Definicin de reas especificas. - Planificacin y programacin de las evaluaciones del control interno en - programas y funciones seleccionadas. - Obtencin del conocimiento especfico del rea o reas a examinar - Proceso de anlisis para establecer si los controles son satisfactorios y detectar posibles deficiencias u omisiones del sistema de Control Interno. - Establecimiento de conclusiones. - Preparacin de informes.

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO. El control financiero comprende el plan de organizacin y los mtodos y procedimientos que estn directamente vinculados con la proteccin de los activos y la contabilidad de los registros contables. Incluye generalmente controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin, la separacin de las funciones relacionadas con los registros, como asimismo con los informes financieros que estn vinculados a las operaciones o a la custodia de los activos, a los controles fsicos sobre los activos y a la auditora interna. El control administrativo comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados, principalmente con la eficiencia operativa y la adhesin a las polticas de la direccin de la institucin. Incluye generalmente, el anlisis estadstico, estudios de tiempos y movimientos, informes de funcionamiento, programas de adiestramiento de personal y controles de calidad CONTROL INTERNO CONTABLE Y EXTRACONTABLE El control contable incluye el plan de organizacin y todos los procedimientos que estn relacionados principalmente con el cumplimiento de las normas de contabilidad. Incluye generalmente, la verificacin del principio de la partida doble, las conciliaciones de las cuentas, el repaso de los asientos, la obligada existencia de documentos de soporte en todos los registros, la existencia del plan de cuentas, normas de valoracin en criterios uniformes. El control extracontable incluye el plan de organizacin y todos los que estn relacionados con los aspectos no contables tales como materias de personal, desarrollo organizacional, liderazgo, motivacin etc. CONTROL INTERNO AUTOMATICO Y DISCRECIONAL El control automtico implica su puesta en prctica, en virtud del, propio procedimiento administrativo, cada vez que se presenta una situacin en que las normas de control interno prevn su intervencin. Por este motivos la forma ms extendida y tambin la que suele citarse como ms adecuada ya que, de actuar correcta y permanentemente, supone una garanta de fiabilidad. Los controles discrecionales deben interpretarse, en su mayor parte, como una comprobacin de que precisamente los controles automticos actan o mejor dicho, se aplican, tal como est previsto. Por regla general es medida no contenidas en el conjunto de normas de control interno de la empresa sino que se aplican como consecuencia de una decisin del auditor interno o persona que realice sus funciones (jefes, supervisores, etc.). CONTROL INTERNO PERMANENTE Y ESPORADICO El control interno permanente es aquel que se aplica de manera sistemtica y continua en el tiempo, est asociado al control automtico. Los actos de control interno permanente tienen lugar de forma regular y continuada cada vez que se presentan los hechos o circunstancias que las normas prevn como motivadores de los mismos. El control espordico es aquel que se aplica con discontinuidad en el tiempo, esta asociado al control discrecional. CONTROL INTERNO PREVENTIVO, CONCOMITANTE Y A POSTERIORIDAD El control interno preventivo es aquel que busca prevenir, preparar y disponer con anticipacin las cosas para un fin determinado, y tambin evitar o impedir una cosa, un dao o perjuicio. Este control acta antes de que sucedan mal o de mala manera los hechos, operaciones u acciones. El control interno concomitante es aquel que se aplica durante el desarrollo de los hechos, operaciones u acciones de manera que de producirse una desviacin respecto de lo establecido en forma previa es corregida de forma inmediata. El control a posterioridad es aquel que se aplica una vez que los hechos, operaciones u acciones han sucedido y se desea conocer si se han realizado de acuerdo a lo previsto. Si se encuentran desviaciones se entregaran las recomendaciones para que en la prxima oportunidad se efecten adecuadamente.