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La mala Administracion, causa de fracazo

LA MALA ADMINISTRACIN, CAUSA PRINCIPAL DE FRACASO DE LOS PEQUEOS NEGOCIOS Un negocio normalmente lo comienza la persona que cuenta con cualquiera de las siguientes tres caractersticas o personalidades: 1. El tcnico: Este es el individuo que sabe mucho desde el aspecto tcnico de los negocios, de la operacin o produccin, por ejemplo tenemos a los cocineros, los mecnicos, las estilistas, los electricistas, los plomeros, los jardineros, los que limpian oficinas, etc. Estos son los tcnicos, que saben mucho sobre cmo hacer las cosas y un da deciden poner su propio negocio. 2. El administrador: Este es aquel individuo que no sabe mucho sobre procesos, ni sobre ventas pero ha estado administrando negocios y ve los nmeros (utilidades y costos) y decide que sera buena idea comenzar su empresa. A estas personas les gusta controlar los gastos y el dinero pero normalmente no saben producir, ni vender. 3. El emprendedor que normalmente se encuentra en los vendedores. A veces no saben que negocio comenzar pero quieren iniciar una empresa, o hasta ya han empezado y fracasado en varios negocios pero continan buscando aquel que los haga ricos. Ellos tampoco saben producir y menos les interesa administrar.

La verdad, es que el empresario ideal debera tener una combinacin de estas tres personalidades, esto es, debera ser tcnico, administrador y emprendedor. Normalmente quien comienza un negocio es el tcnico (cocinero, mecnico, las estilista, etc.), pero tarde o temprano se da cuenta que nadie se entera de que tan rica es su comida o que tan bueno es arreglando carros o cortando el cabello, etc. porque no sabe promover su negocio o los clientes que llegan no son suficientes para cubrir los gastos y sueldos. Esto sin considerar que deberan llevar algn tipo de administracin y control del negocio, por lo tanto, no saben cuanto han vendido en el da, compran de contado y no piden un recibo, no saben a quien le deben y cuando tienen que pagar, pierden control del inventario que est en la bodega; mucho menos saben de los impuestos que deben pagar y por supuesto no guardan el suficiente dinero para el pago de los impuestos y licencias necesarias. En pocas palabras ellos quieren producir y ya. Cuando el individuo que comienza es un vendedor, este lo que quiere promover sus productos o servicios y que todos los clientes le compren mucho y normalmente lo logra, pero empieza a fallar en las entregas y calidad del producto y tampoco sabe administrar, de hecho, ni le interesa. Normalmente podemos reconocer a estos individuos por que pueden hacer mucho dinero y as perderlo todo, siempre estn comenzando negocios y concretando nada.

Como se mencion, el empresario ideal debera de tener mucho de tcnico, mucho de administrador y ms de vendedor, o por lo menos, debera formar un equipo de personas que le ayuden a complementarse en estas tres reas tan importantes para lograr el xito como

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empresario. Para esto podra contratar los servicios de un contador o auxiliar de contabilidad para que le ayude a administrar el negocio y le est proporcionando informacin para controlar y tomar decisiones. Recuerde, es muy importante contratar o utilizar los servicios de gente profesional, que est actualizada y con experiencia, tambin recuerde que lo barato sale caro, no debera utilizar a gente sin conocimientos en la cuestin de los impuestos por que estos le pueden crear errores muy costosos. Por otro lado, se debera contratar vendedores que conozcan el mercado y le representen bien ah afuera, aqu va a ser muy importante que los capacite, los motive y los remunere bien, para que ellos traigan muchos clientes a su empresa. Y si de lo que usted carece es la parte tcnica entonces tendr que buscar y contratar a buenos cocinero o estilistas o mecnicos, etc. dependiendo del negocio que vaya a comenzar. No se le olvide que el formar un buen equipo es vital para la existencia y permanencia de su empresa, por muy pequea que sta sea. Haga un anlisis objetivo de sus fuerzas y debilidades con respecto a estas tres naturalezas personales y luego planee lo que tiene que hacer para compensar esas reas en donde se encuentra dbil. Tambin pida asesora o platique con otros empresarios para que le ayuden a determinar cuales son sus necesidades en su negocio. Todas estas reas son muy importantes y necesarias, pero hoy nos ocuparemos un poco ms de la administrativa. Las estadsticas demuestran que la falta de una buena administracin es la causa principal de fracaso de los pequeos negocios. La palabra administracin implica muchas cosas pero vamos a enfocarnos en algunos de los aspectos ms importantes para lograr la permanencia y sobre todo la rentabilidad de nuestro negocio.

La administracin implica recopilar informacin, organizarla, preparar reportes y luego utilizarla para analizar y tomar decisiones que nos acerquen a nuestras metas en el negocio.

Normalmente utilizamos la contabilidad para cumplir con el fin de organizar la informacin y de crear reportes, adems esta informacin tambin va a ser utilizada para calcular y, ojal, hacer una planeacin con lo que respecta a los impuestos. Entre algunos de los controles mnimos que se deben tener en una empresa por muy pequea que esta sea, se tienen los siguientes:

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- Controles diarios de: ventas, inventario, gastos, cobranza, depsitos, pagos en efectivo, saldo en bancos, cuentas por pagar. - Flujo de ingresos y egresos proyectado por ocho semanas. - Anlisis de costo beneficio de las diferentes operaciones del negocio. - Calendario de impuestos a pagar, incluyendo las cantidades estimadas para cada tipo de impuesto.

Los controles diarios pueden llevarse tan simple como anotarlos en una hoja de papel o tan sofisticados como el tener un programa de contabilidad en la computadora. Lo importante es hacerlos para conocer la realidad diaria de la empresa y poder tomar decisiones y elaborar un plan de accin tomar. El flujo de ingresos y egresos es una proyeccin de lo que creemos va a suceder en las siguientes semanas tanto en nuestras ventas, cobranza, prestamos a recibir o para estimar cuales son las necesidades de capital en las siguientes semanas. Aunque nadie sabe con certeza lo que va a pasar en el futuro , muchas veces tse tienen una buena idea, de hecho en algunos casos estamos seguros de lo que vamos a gastar por ejemplo: la renta, a veces los sueldos, ciertos gastos se pueden determinar dentro de un rango muy cercano a la realidad, los pagos que se tienen que hacer a los proveedores y en algunos casos la cobranza por servicios o productos hechos. Este flujo de ingresos y egresos aunque sea estimado va a proporcionar una buena idea de lo que se puede o no hacer en las siguientes semanas y cuando se hace bien y sobre todo se revisa diario o por lo menos cada semana va a ayudar a evitar problemas y a estar consciente de pagos importantes.

Con lo que respecta al anlisis de costo beneficio, este es importante para analizar si los procesos y decisiones que se implementaron son las mejores y sobre todo si estn dando los resultados esperados, un ejemplo de una compaa que hacer publicidad para promover seminarios, despus de contratar anuncios en ciertos peridicos semanarios se analiz cuantas personas haban llamado por medio de esos diferentes peridicos y se encontr que los resultados del ingreso por las personas que llamaron no fueron suficientes ni para cubrir lo pagado por la publicidad, por lo tanto se hace una anlisis costo benfico y se tom la decisin de cancelar esos medios. Cabe el comentario que en ocasiones la estrategia o en este caso particular el diseo del anuncio no sea el mas adecuado y este tendr que ser parte se ese anlisis. El calendario de impuestos con los que se tienen que cumplir es otro medio de administrar correctamente, este debe ser elaborados con la ayuda de un experto en impuestos y sobre todo tenerlo enfrente de uno y revisar que se va a tener el suficientes dinero reservado para cumplir con estos impuestos en la fecha indicada para no caer en multas y recargos, o hasta en la posibilidad de una auditora.

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Ya se sabe que no a todos les gusta la administracin, pero la verdad es que esta es muy importante y es la diferencia entre el xito y el fracaso, entre el dormir bien o el tener pesadillas o tener estrs porque no se tiene dinero para seguir operando el negocio. Busque ayuda profesional y usted tendr muchas probabilidades de ser exitoso y sobre todo de hacer mucho dinero.

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