NAMA:

Ellis Afri Zumaila

Kelas/ NIM: CA/ 105020300111025 MODUL: 5(Siklus Pengeluaran Kas- Penggajian) I. Kertas Kerja 1
Prosedur Pengeluaran Penggajian
Karyawan
Saat awal dan akhir kerja Absensi

HRD Administration
Menyiapkan, mempelajari, mencatat masa kontrak karyawan Selesai Setiap akhir bulan Merekap abesensi& daftar gaji tiap departemen

General Manager

Book Keeper

General Cashier

Rekap gaji

Diajukan

Rekap gaji N

Rekap gaji 1

Rekap gaji 2 Bukti pengeluaran kas Otorisasi

Bukti pengeluaran kas (otorisasi) 2

Bukti pengeluaran kas (otorisasi) N Pembayaran gaji

Tidak Tanda tangan

Langsung Ya Daftar pengambilan gaji Daftar pengambilan gaji (ttd) Gaji

Slip gaji 1

Slip gaji N

Setelah menerima gaji, lapor ke General Cashier Tanda tangan Jurnal pengeluaran penggajian Menyusun Buku Besar Selesai

Daftar pengambilan gaji

Daftar pengambilan gaji (ttd)

II.

Kertas Kerja 2 Pengendalian umum yang telah dibentuk pada siklus pengeluaran penggajian Hotel Nine Eleven: 1. Pengendalian organisasi Bagian untuk menentukan jumlah uang yang dikeluarkan untuk pembayaran gaji (HRD Administration) dan bagian untuk mrmbayarkan gaji kepadda karyawan (General Cashier) telah dipisahkan. 2. Dokumentasi Dokumen internal berupa rekap gaji, bukti pengeluaran kas, daftar pengambilan gaji, dan slip gaji telah dibuat secara prenumbered. 3. Aset Belum ada. 4. Praktek mnajemen Belum ada. 5. Pusat data Data sumber siklus penggajian berupa daftar absensi karyawan direkap oleh pihak yang berwenang yaitu HRD Administration sehingga mengenai keakuratan data base dapat dipastikan adalah tinggi. 6. Akses Pembayaran gaji hanya mengkaitkan dua pihak yang berkepentingan yaitu bagian General Cashier dan karyawan. Sehingga pertanggungjawaban atas kekeliruan akan pembayaran gaji kepada karyawan merupakan tanggungjawab dari General Cashier. 7. Otorisasi Setelah pihak HRD Administration membuat rekap absensi dan daftar gaji yang merupakan hak dari karyawan melalui persetujuan General Manager, sehingga kesalahan membuat rekap gaji dapat diminimalisir dengan pemeriksaan oleh General Manager terlebih dahulu.

III.

Kertas Kerja 3 a. b. Ya Kelemahan pengendalian siklus penggajian Hotel 9-11: Bukti pengeluaran kas dibuat oleh General Cashier berdasarkan rekap gaji yang sebelumnya dibuat oleh HRD diotorisasi oleh General Cashier sendiri. Sehingga

tidak terdapat pengawasan yang cukup untuk aktivitas yang dilakukan oleh General Cashier. Pengendalian yang dilakukan terhadap absensi karyawan juga kurang menjadi perhatian. Sebaiknya untuk mencegah hal- hal yang tidak diinginkan, dibuat dua macam pengendalian absen dengan adanya absensi manual dan finger- spot. Jika absensi yang ada hanya absensi manual, keakuratan data masih perlu ditanyakan. Pembayaran gaji secara manual menambah pekerjaan yang tidak memberikan manfaat bagi General Cashier sekaligus memperbesar kemungkinan untuk adanya penyimpangan aktivitas yang dilakukannya. Menambah pekerjaan disini dimaksudkan GC harus menyediakan safe box tersendiri untuk penggajian secara langsung. Untuk perusahaan sebesar Hotel 9-11 dengan jumlah karyawan yang mencapai 100 karyawan tentunya hal ini memakan biaya waktu untuk menentukan jumlah yang harus disediakan secara cash, tempat dan risiko yang tinggi. Sedangkan penyimpangan aktivitas disini secara lebih khusus

memperbesar kemungkinan kecurangan yang dilakukan General Cashier. Sistem pengukuran kinerja yang tidak jelas tidak disampaikan secara tertulis bagaimana prosedurnya. c. Moral hazard yang mungkin dilakukan staf/ karyawan Hotel 9-11 yang terlibat dalam siklus penggajian: General Cashier merekayasa angka yang dicantumkan dalam bukti pengeluaran kas tersebut. Karyawan melakukan mark-up jumlah jam lembur karyawan, atau bahkan terlihat dengan jumlah absen yang tinggi namun dalam rekap absen tercatat absen tergolong rendah. Karyawan menggunakan jam istirahat lebih dari yang ditentukan. Karena absen hanya dilakukan pada saat awal dan akhir jam kerja. Pembayaran gaji secara langsung sering tidak sesuai dengan rekap gaji yang seharusnya diterima karyawan. General Cashier menyelewengkan uang yang ada untuk keperluan pribadi mengingat tidak ada pengawasan yang cukup terhadap aktivitas General Cashier. Berkaitan dengan gaji variabel yang seharusnya diterima oleh karyawan bisa saja tidak sesuai dengan kinerja masing- masing karyawan karena tidak adanya

sistem pengukuran yang jelas mengenai penghitungan gaji variabel dari tingkat laba yang dihasilkan perusahaan.

IV.

Kertas Kerja 4 a. Prosedur perbaikan Untuk otorisasi bukti pengeluaran kas dilakukan oleh General Manager karena General Manager sebelumnya terlah menerima rekap gaji yang dibuat HRD, sehingga diharapkan GM akan mengoreksi apabila terdapat kesalahan pencatatan sebagai salah satu bentuk pengendalian atas aktivitas General Cashier. Pembayaran gaji hanya dilakukan melalui rekening karyawan yang sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan untuk masing- masing karyawan. Tidak membedakan apakah karyawan tersebut merupakan staff ataukah Direksi untuk mempermudah pekerjaan General Cashier dan pengendalian dilakukan oleh pihak bank juga, karena bank merupakan pihak yang secara langsung turut memiliki tanggungjawab atas pelayanan kepada pelanggannya. Untuk pembagian gaji variabel perhitungan dilakukan oleh HRD karena HRD yang setiap harinya harus menghadapi karyawan. Sehingga yang paling mengerti atas keadaan karyawan adalah HRD. Sekaligus dengan membuat rekap gaji tersebut dimasukkan secara terpisah bagian gaji variabel dan pokoknya. Oleh karena sistem rekap absensi telah dipermudah dengan adanya sistem finger-spot, HRD dapat lebih mudah menghitung jam lembur karyawan dari masing- masing kepala departemen dan dengan koordinasi dengan pihak General Manager atas hasil diskusinya dengan pihak direksi atas laba perusahaan, dibuat jumlah prosentase atas laba yang dihasilkan akan menjadi hak karyawan.

Prosedur Pengeluaran Penggajian

Karyawan
Saat awal dan akhir kerja Absensi

HRD Administration
Menyiapkan, mempelajari, mencatat masa kontrak karyawan Selesai Setiap akhir bulan Merekap abesensi& daftar gaji tiap departemen

General Manager

Book Keeper

General Cashier

Rekap gaji

Diajukan& penghitungan gaji variabel (laba) Rekap gaji 1 Rekap gaji 2 Bukti pengeluaran kas Otorisasi Bukti pengeluaran kas (otorisasi) 2 Bukti pengeluaran kas (otorisasi) N Pembayaran gaji

Rekap gaji N

Langsung Ya Tanda tangan Daftar pengambilan gaji Daftar pengambilan gaji (ttd) Gaji

Slip gaji 1

Slip gaji N

Jurnal pengeluaran penggajian Menyusun Buku Besar Selesai

b. Kebijakan manajemen yang mendukung prosedur perbaikan Absensi dilakukan secara manual dan finger- spot. Selain itu untuk penentuan waktu absen tidak hanya pada saat awal dan akhir, namun juga pada saat setelah usai jam istirahat karyawan. Pemberian waktu untuk karyawan selama 3 hari sejak gaji diterima untuk batas pelaporan atas ketidaksesuaian gaji yang diterima. Memberikan sosialisasi mengenai kebijakan untuk reward dan gaji variabel sehingga karyawan turut melakukan pengendalian atas siklus penggajian. V. Kertas Kerja 5 a. Formulir internal yang digunakan perbaikan siklus penggajian: Slip Gaji
HOTEL NINE ELEVEN

SLIP GAJI
Tanggal :................... Nama :................... Jabatan :................... Departemen:................... Gaji Pokok Tunjangan Jabatan Tunjangan Transport Lembur 1 Lembur 2 Potongan Jumlah : Rp................... : Rp................... : Rp................... : Rp................... : Rp................... : Rp...................+ : Rp...................

HRD Dept. TTD

Bukti Pengeluaran Kas

HOTEL NINE ELEVEN BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor :............... Tanggal:............... Tanggal cek:............... Dibayar kepada :.......................................................................................................... Jumlah :.......................................................................................................... Dengan huruf :.......................................................................................................... Keterangan :.......................................................................................................... Disetujui oleh, Dibayar oleh, Dibukukan oleh,

Bagian Keuangan

General Cashier

Book Keeper

VI.

Kertas Kerja 6 Informasi yang dapat dihasilkan dari siklus pengeluaran untuk membantu manajemen mengambil keputusan: Evaluasi keefektifan sistem penggajian yang sudah ada. Ditunjukkan dengan jumlah komplain dari karyawan setiap bulannya. Membantu manajemen memperhitungkan kembali jumlah karyawan apakah telah sesuai dengan luas usaha yang dijalankan. Evaluasi kinerja masing- masing karyawan yang ditunjukkan dari rekap absensi dan produktifitasnya serta mengatur posisi jabata untuk karyawan yang berpotensi. Berdasarkan ukuran kinerja saat ini apakah diperlukan training untuk meningkatkan produktifitas dan kemampuan karyawan.
HOTEL NINE ELEVEN LAPORAN ABSENSI DAN GAJI KARYAWAN BULAN ........... No: Tanggal: /

Nama Departemen Jabatan

Absensi Detail Gaji Hadir Terlambat Tidak Gaji Tunj. Tunj. Lembur Potongan hadir pokok Jabatan Transport

Disetujui oleh,

Disetujui oleh,

Diketahui oleh,

Bagian Keuangan

HRD Administration

General Manager

VII.

Kertas Kerja 7 Kebijakan akuntansi: Gaji karyawan bulan sebelumnya dibayarkan pada minggu pertama bulan berikutnya. Pembayaran gaji secara langsung (melalui amplop) untuk tingkat staf, sedangkan untuk jajaran manager dan general manager dibayar melalui transfer. Absensi karyawan dilakukan pada saaat awal dan akhir jam kerja. Gaji variabel dibagi berdasarkan poin jabatan.

Pengukuran: Karywan hotel Nine Eleven menerima gaji tetap dan gaji variabel (berdasarkan lembur dan laba). Pengakuan: Pencatatan gaji secara akrual.

VIII.

Kertas Kerja 8 Pengakuan beban gaji akrual Beban Gaji Utang gaji

Pembayaran Gaji Utang Gaji Kas