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Empresa XXXXXXXXXXX

< NOMBRE DEL SECTOR>


< DIRECCION o DIVISIN>

Plan de Gestin del Proyecto

<ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>


<Cdigo del proyecto>

VERSIN: x.x
AAAA-MM

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO


<NOMBRE DEL PROYECTO>
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Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................................................................2
INFORMACIN DEL DOCUMENTO................................................................................................................4
ACTA DE ACEPTACIN DEL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO.....................................................5
1 RESUMEN EJECUTIVO.....................................................................................................................................6
2 DESCRIPCIN DEL PROYECTO....................................................................................................................7
2.1 GENERALIDADES DEL PROYECTO ..........................................................................................................................7
2.2 ALINEAMIENTO CON OBJETIVOS INSTITUCIONALES...............................................................................................7
2.3 JUSTIFICACIN ......................................................................................................................................................7
2.4 BENEFICIOS ESPERADOS........................................................................................................................................7
2.5 ESTRATEGIA...........................................................................................................................................................7
2.6 OBJETIVO DEL PROYECTO......................................................................................................................................7
2.7 ALCANCE DEL PROYECTO......................................................................................................................................7
2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES: ........................................................................................................................8
2.9 MTRICAS:..........................................................................................................................................................8
2.10 EXCLUSIONES: ................................................................................................................................................8
2.11 RESTRICCIONES:.............................................................................................................................................8
2.12 SUPUESTOS: .....................................................................................................................................................8
2.13 FACTORES CRITICOS DE XITO..................................................................................................................9
3 ORGANIZACIN DEL PROYECTO..............................................................................................................10
3.1 CLASIFICACIN DE LOS INTERESADOS.................................................................................................................10
3.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO...........................................................................................................................10
3.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES ...........................................................................................................................10
4 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO..............................................................................................11
4.1 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO...............................................................................................................11
4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo...................................................................................................11
5 MATRIZ ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES.................................................................................12
5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignacin de Responsabilidades..................................................................................12
6 CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO...............................................................................................................12
6.1 CRONOGRAMA......................................................................................................................................................12
6.2 CARGAS DE TRABAJO...........................................................................................................................................12
6.3 COSTO DEL PROYECTO.........................................................................................................................................12
6.4 PROGRAMACIN FINANCIERA (FLUJO DE EFECTIVO) ..........................................................................................13
7 ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN...........................................................................................13
F07 1.1 Plan de Comunicaciones........................................................................................................................13

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8 ADMINISTRACIN DE RIESGOS ................................................................................................................13


8.1.1 F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificacin y Valoracin del Riesgo)......................................................13
9 ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD..........................................................................................................13
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES...........................................................................................................14
9.1.1 F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable.........................................................................................14
CALIDAD DE LA GESTIN DEL PROYECTO.................................................................................................................14
10 ADMINISTRACIN DE ADQUISICIONES................................................................................................14
10.1.1 F10 1-1 Plan de Adquisiciones..................................................................................................................14
10.1.2 F11 1.1 Detalle de Adquisiciones..............................................................................................................14
11 HERRAMIENTAS DE CONTROL................................................................................................................14
INFORMES DE AVANCE..............................................................................................................................................15
11.1.1 F12 1.1 Informe de Avance........................................................................................................................15
11.1.2 F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance........................................................................................................15
INFORME ADMINISTRATIVO DE CIERRE....................................................................................................................15
11.1.3 F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre.........................................................................................................15
MINUTAS O ACTAS DE REUNIN ..............................................................................................................................15
11.1.4 F03 1.1 Acta de Reuniones........................................................................................................................16
PROCESO CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ........................................................................................................16
11.1.5 F15 1.1 Control de Cambios......................................................................................................................16
PROCESO ENTREGA Y ACEPTACIN DE LOS PRODUCTOS ..........................................................................................16
11.1.6 F16 1.1 Acta de Entrega de Producto.......................................................................................................16
LECCIONES APRENDIDAS..........................................................................................................................................16
11.1.7 F17 1.1 Lecciones Aprendidas..................................................................................................................16
BITCORA DEL PROYECTO........................................................................................................................................16
11.1.8 F21 1.0 Bitcora del Proyecto...................................................................................................................17
GENERACIN DE DOCUMENTOS................................................................................................................................17
11.1.9 F18 1.0 Plantilla para Documentos..........................................................................................................17

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Informacin del Documento


Equipo del Proyecto
Los abajo firmantes hemos elaborado el presente Plan de Gestin del Proyecto de:
<ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>.

Nombre

Rol en el
proyecto

Dependencia

Firma

Fecha

Informacin del documento


Nombre del
documento:
Nombre del archivo:
Fecha de creacin:
ltima vez guardado:
ltima vez impreso:

179987628.doc
2013-08-07 15:52
2013-08-07 15:55
2007-09-03 10:36

Historia de revisin del documento

Fecha

Versin

Revisado por:

Dependencia

Descripcin general de
cambios

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Acta de Aceptacin del Plan de Gestin del Proyecto


Los abajo firmantes hemos ledo el presente Plan de Gestin del Proyecto de: <ESCRIBIR
NOMBRE DEL PROYECTO>, y estamos de acuerdo con los trminos y condiciones en l
descritos. Al mismo tiempo asumimos una posicin de compromiso y apoyo al proyecto y al
equipo de trabajo para lograr los objetivos planteados.

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Dependencia

Firma

Comentarios

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1 Resumen Ejecutivo
<Escriba un resumen del documento, contiene una explicacin de alto nivel de los
objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, enfoque y organizacin del proyecto.
Mximo dos pginas>

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2 Descripcin del proyecto


2.1

Generalidades del proyecto

<Describir el contexto y el fondo del proyecto y por qu es importante desarrollarlo.


Se especifica el valor desde el punto de vista de los objetivos y metas estratgicas de
la Institucin>
2.2 Alineamiento con objetivos institucionales
<Escribir una declaracion formal de lo que el proyecto trata de lograr, orientado a los
objetivos estratgicos>
2.3 Justificacin
<Escribir los problemas, necesidades a satisfacer, requerimientos u oportunidades de
mejora que justifiquen el desarrollo del proyecto>
2.4 Beneficios Esperados
<Escribir los principales beneficios que la organizacion obtendra del proyecto>
2.5 Estrategia
<Describir el modo de ejecutar el proyecto en sus diferentes aspectos para garantizar
su xito.>
2.6 Objetivo del proyecto
<Escriba el objetivo del proyecto, se recomienda que este no exceda las 26 palabras.
"verbo en infinitivo + entrega principal, para el (AAAA-MM-DD) con un costo no
superior a (horas, das, meses o dlares, colones, unidades).>

2.7 Alcance del Proyecto


<En los siguientes apartados defina el trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas, se
debe indicar lo que se encuentra dentro de las fronteras del proyecto y lo que est
fuera de ellas, es decir, definir claramente los lmites lgicos del proyecto:>

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2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES:


<Genere la lista de entregables o actividades principales necesarias para cumplir con
los requerimientos del proyecto. Esta lista conformar la base de la Estructura
Detallada de Trabajo (EDT).>
1.
2.
3.

<Entregable 1>
<Entregable 2>

2.9 MTRICAS:
<Con base en la lista de entregas confeccione la lista de indicadores que vienen a
ser las normas o calificadores que se aplican a las entregas como criterios para su
aceptacin y deben estar en trminos cuantificables (incluir nmeros).>
<Incluir al menos una mtrica por cada entregable>
1.
2.
3.

<Mtrica 1>
<Metrica 2>

2.10 EXCLUSIONES:
<Incluir la lista de elementos que no se entregarn en el proyecto.>
1.
2.
3.

<Exclusin 1>
<Exclusin 2>

2.11 RESTRICCIONES:
<Incluir la lista de limitantes externas o internas al proyecto, que afectar su
rendimiento.>
1.
2.
3.

<Restriccin 1>
<Restriccin 2>

2.12 SUPUESTOS:
<Incluir la lista de factores considerados reales o ciertos para la planificacin del
Proyecto.>
1.
2.
3.

<Supuesto 1>
<Supuesto 2>

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2.13 FACTORES CRITICOS DE XITO


Se han definido los siguientes elementos como factores crticos de xito:

<Escribir los aspectos ms importantes que deben ocurrir para conseguir el objetivo
del proyecto y su cumplimiento es absolutamente necesario>.
1.
2.
3.

<Factor de xito 1>


<Factor de xito 2>

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3 Organizacin del Proyecto


3.1

Clasificacin de los Interesados

El proyecto tiene el siguiente inventario de interesados, a diferentes niveles:

3.2 Organigrama del proyecto


El organigrama que se presenta a continuacin describe la organizacin bsica del
proyecto.
<Incluir un diagrama de la estructura organizacional del proyecto>

3.3 Roles y Responsabilidades


Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes
roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
<Describa las responsabilidades y roles para cumplir con los objetivos trazados en el
proyecto, se recomienda como mnimo definir los roles y responsabilidades de los
siguientes involucrados: Patrocinador, Director, Equipo Director y otros nivels >

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4 Estructura Detallada de Trabajo


4.1

Estructura detallada de trabajo

<Debe establecerse claramente la Estuctura Detallada de Trabajo del proyecto, subdividiendo


las principales entregas del proyecto en componentes ms pequeos y manejables de forma
tal que las entregas sean definidas con suficientes detalle>

4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo

Para el desarrollo del alcance del proyecto, se habrn de llevar a cabo al menos las
siguientes macro actividades
Descripcin de las entregas
Entrega
<Nombre de
la entrega>

Productos
<Productos
asociadas con la
entrega>

Descripcin
<Detalles del producto correspondeintes>

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Matriz Asignacin de Responsabilidades

<Describir e identificar los responsables de cada elemento de la EDT, as como los


participantes para llevar a cabo dicha tarea>
5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignacin de Responsabilidades

6 Cronograma y Presupuesto
6.1 Cronograma
< Con base en la EDT y la Matriz de Asignacin de Responsabilidades se indica la
duracin y la dependencia entre las tareas as como los recursos requeridos, esto con
el fin de conformar el cronograma >
<Anexe "Cronograma del Proyecto". Se recomienda la utilizacin de Microsoft
Project>

6.2

Cargas de trabajo

< Con base en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y el Cronograma del


Proyecto se identifica la disponibilidad de tiempo de cada miembro del equipo del
proyecto por periodo, segn las actividades asignadas.>
<Anexe el anlisis "Cargas de Trabajo". Se recomienda la utilizacin de Microsoft
Project>
6.3 Costo del Proyecto
< Se identifican y clasifican los costos asociados a las diferentes actividades que
conlleva el Proyecto, para facilitar su seguimiento y control>
<Anexe la Estimacin de Costos. Se recomienda la utilizacin de Microsoft Project>

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6.4 Programacin financiera (Flujo de efectivo)


<Describir el flujo de efectivo segn los desembolsos requeridos en el proyecto>
<Anexe el Flujo de efectivo. Se recomienda la utilizacin de Microsoft Project>

7 Administracin de la Comunicacin
<Describe el esquema en el cual se soporta la comunicacin del proyecto. Todos los
miembros del equipo de trabajo deben tener claro los requerimientos de informacin
del proyecto y su rol en el esquema propuesto>
F07 1.1 Plan de Comunicaciones

8 Administracin de Riesgos
<Deben determinarse los diferentes riesgos para minimizar los aspectos adversos a
los que se expone el proyecto, as como la estrategia a desarrollar para cada uno en
caso de que se presenten>
De acuerdo con el alcance del proyecto, los objetivos trazados, sus restricciones y
supuestos y con el insumo que representa los anlisis efectuados se han identificado
los siguientes riesgos para el proyecto:
8.1.1

F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificacin y Valoracin del Riesgo)

9 Administracin de la Calidad
<Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptacin del
proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la
poltica de calidad y del sistema de calidad de la Organizacin. Se debe enfocar en la
calidad del producto (entregables) y de la gestin del proyecto. >

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Calidad de los productos entregables


9.1.1

F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable

Calidad de la gestin del proyecto


<Deben describirse los procesos para controlar el cumplimiento del Plan de Gestin
del Proyecto>

10 Administracin de Adquisiciones
<Describir e identificar las necesidades (bienes y servicios) del proyecto que sern
adquiridas, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto en concordancia con la
Ley de Administracin Financiera y Presupuestos Pblicos y Ley y Reglamento de
Contratacin Administrativa. Describir como se asegura que los resultados del
Proveedor coincidan con las especificaciones del contrato >
10.1.1

F10 1-1 Plan de Adquisiciones

10.1.2

F11 1.1 Detalle de Adquisiciones

11 Herramientas de Control
<Deben describirse los procesos y la documentacin a utilizar para comparar la
ejecucin con la planeacin del proyecto. Para ello son necesarias las siguientes
herramientas y procesos: >

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Informes de Avance
<Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptacin del
proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la
poltica de calidad y del sistema de calidad de la Organizacin.>
11.1.1

F12 1.1 Informe de Avance

11.1.2

F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance

Tambin se realizarn informe peridico a nivel ejecutivo para lo cual se utilizar la


plantilla que se encuentra en el siguiente link:

Informe Administrativo de Cierre


<Se debe elaborar un informe administrativo de cierre en el cual se verifican y
documentan los resultados del proyecto y se formaliza la finalizacin del proyecto o
fase.>
11.1.3

F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre

Minutas o Actas de reunin


<Se deben documentar los acuerdos durante las reuniones o sesiones de trabajo
formal para ello se recomienda utilizar la plantilla F03-1.1 Acta de Reunin>

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F03 1.1 Acta de Reuniones

Proceso Control Integrado de Cambios


<Se debe definir el proceso a utilizar para administrar los cambios durante la
ejecucin del proyecto, cualquier cambio (alcance, costo, tiempo, desempeo), por
su impacto debe ser aprobado por la Administracin Superior>

11.1.5

F15 1.1 Control de Cambios

Proceso entrega y aceptacin de los productos


<Se debe definir el proceso para efectos de la aprobacin y aceptacin de los
productos o entregables por parte del cliente. Se recomienda utilizar la plantilla
adjunta>
11.1.6

F16 1.1 Acta de Entrega de Producto

Lecciones Aprendidas
<Se deben documentar las experiencias y el conocimiento adquirido para apoyar la
mejora continua y la optimizacin en el desarrollo de futuros proyectos para ello se
recomienda utilizar plantilla adjunta>
11.1.7

F17 1.1 Lecciones Aprendidas

Bitcora del Proyecto

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Con el fin de llevar el historial de los eventos relevantes del proyecto se utilizar la
plantilla F21 1.0 Bitcora del proyecto.
11.1.8

F21 1.0 Bitcora del Proyecto

Generacin de Documentos
Para todos los documentos que se generen durante el proyecto se utilizar la F18 1.0
plantilla para documentos.
11.1.9

F18 1.0 Plantilla para Documentos

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