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UNIVERSIDAD SEOR DE SIPN

Mdulo de Aprendizaje
COMPUTACIN III
MICROSOFT PROJECT 2010 & MICROSOFT VISIO 2010

AUTORES
ING. ADRIANZEN OLANO IVAN ING. CALLACNA SENCIO IVAN ING. COTRINA ORREGO CECILIA ING. HERRERA PISCOYA FRANCISCO RICHARD ING. MARTIN GARCIA CABRERA ING. HARRY CORDERO ING. WILLIAN CASTILLO GARCIA

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UNIDAD I
MICROSOFT PROJECT 2010
COMPETENCIAS
Gestiona eficientemente proyectos extrados de una situacin real utilizando como herramienta de desarrollo MS Project 2010 para el correcto desempeo profesional. Realiza el seguimiento y control de proyectos y adems modela y simula procesos utilizando las herramientas de Microsoft Visio de acuerdo a su perfil profesional.

CAPACIDADES
Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situacin real. Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project 2010. Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad. Planifica eficientemente las tareas de un proyecto. Utiliza y crea calendarios en un proyecto. Aplica las herramientas de gestin de tiempo. Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos. Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las tareas de un proyecto. Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignacin de recursos correspondientes. Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes. Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms Project 2010.

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ACTITUDES
Valora positivamente el software MS PROJECT como herramienta de aplicacin en los procesos de construccin de conocimientos en la elaboracin de proyectos y en el procesamiento de datos. Demuestra flexibilidad e iniciativa en el uso y manejo de Software de aplicacin en cada una de sus labores universitarias. Demuestra en el trabajo colaboracin y trabajo en equipo, socializando los aprendizajes.

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I UNIDAD

Microsoft Project 2010

CAPACIDAD Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situacin real. Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project 2010. Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad. Planifica eficientemente las tareas de un proyecto. Utiliza y crea calendarios en un proyecto. Aplica las herramientas de gestin de tiempo. Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos. Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las tareas de un proyecto. Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignacin de recursos correspondientes. Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes. Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms Project 2010.

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MICROSOFT PROJECT 2010


Tema N 09 Asignacin de Recursos
8.1. 8.2. Asignacin de recursos a las tareas, Asignacin de un recurso a una tarea. Asignacin de varios recursos a una tarea, Asignacin de un recurso a varias tareas. Eliminacin de una asignacin de recurso

8.3.

CAPACIDADES Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignacin de recursos correspondientes.

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ASIGNACIN DE RECURSOS.
Para realizar una asignacin de recursos Estando en el diagrama de Gantt seleccionar la tarea y presionar las teclas ALT + F10 y aparece la siguiente ventana.

Tambin se puede hacer clic derecho sobre la tarea y asignarle el recurso

Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Aceptar. Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un check en la parte izquierda y en la parte superior de la lista. Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de dilogo y repita el procedimiento.

En funcin de las necesidades del proyecto, puede quitar o reemplazar un recurso que est asignado a una tarea del proyecto. Por ejemplo, el cambio de una asignacin de recursos puede ayudarle a representar la sobreasignacin o subasignacin, a controlar los costos, a aumentar la eficacia o a aumentar la calidad. Quitar una asignacin de recursos

Quitar una asignacin de recursos no es lo mismo que quitar un recurso del plan de proyecto. Quitar una asignacin de recursos quitar las obligaciones del recurso para trabajar en tareas o conjuntos de tareas determinados, pero el recurso an puede existir en el proyecto. SUGERENCIA Para quitar un recurso de un proyecto, en la ficha Ver, haga clic en Hoja de recursos. Seleccione el recurso y, a continuacin, presione la tecla SUPR.

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Para quitar las obligaciones del recurso para trabajar en una tarea, haga lo siguiente: 1. En el ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botn secundario en la tarea de la que desea quitar un recurso. 3. Seleccione Asignar recursos .

4. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea quitar.

NOTAS

Cuando quite recursos asignados de las tareas, pueden cambiar las duraciones de dichas tareas. El trabajo restante se redistribuye entre los recursos asignados restantes. Si no desea que cambien las duraciones, desactive la programacin condicionada por el esfuerzo para la tarea. Si quita el nico recurso de una tarea de Unidades fijas o de Duracin fija, el valor del trabajo desaparece. Para conservar el valor del trabajo, puede reemplazar el recurso con un recurso de marcador de posicin. Esto es particularmente importante si usa valores de trabajo como ayuda para crear la programacin. Cuando quita un recurso de una tarea, tambin se quitan los valores de trabajo reales asociados a la tarea. Cuando quita un recurso de una tarea, se eliminan todos los costos reales asociados al recurso. Para conservar los costos reales para la tarea, establezca el trabajo restante para el recurso en cero. Una manera sencilla de quitar un recurso de una tarea es desactivar la casilla de verificacin de la columna Nombre del recurso.

Reemplazar una asignacin de recursos

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1. En el ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botn secundario en la tarea con el recurso que desea reemplazar. 3. Haga clic en Asignar recursos .

4. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea reemplazar. 5. Haga clic en Reemplazar. 6. En el cuadro de dilogo Reemplazar recurso, haga clic en el recurso que desea reemplazar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para reemplazar el recurso seleccionado con varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los recursos que desea agregar. NOTA Project no quitar el recurso si el trabajo real se ha completado en la asignacin. El recurso de reemplazo se asigna al trabajo restante desde la asignacin original. Puede ajustar esos valores de trabajo, si es necesario. 7. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna S/D, use la flecha desplegable para seleccionar Solicitud o Demanda. 8. Para especificar la cantidad de trabajo que realizar el nuevo recurso en una tarea, en la lista Unidades del recurso, indique lo siguiente:

Asigne a la tarea un nico recurso de trabajo a tiempo completo escribiendo 100%. Asigne a la tarea un grupo de recursos a tiempo completo especificando un porcentaje superior a 100%. Por ejemplo, escriba 300% para un grupo de tres operadores que trabajan en la tarea a tiempo completo.

Asigne la tasa de consumo para un recurso material escribiendo un nmero que indique la cantidad de material que se va a usar para esta asignacin.

Si la cantidad de material usada depende de la duracin de la tarea, especifique la tasa de uso agregando una barra inclinada (/) y una duracin. Por ejemplo, si se usan 20 metros de madera a la semana, escriba 20/semana o bien 20/s.

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MICROSOFT PROJECT 2010


Tema N 10 Programacin de Recursos
9.1. 9.2. 9.3. 9.4. Uso de la programacin condicionada por el esfuerzo. Unidades fijas. Tarea de duracin fija. Tarea de trabajo fijo. Creacin de perfiles de trabajo

9.5. CAPACIDADES

Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes.

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PROGRAMACIN DE UN RECURSO
De igual manera como programamos las tareas (esquematizamos, vinculamos, asignamos duraciones, etc.) los recursos del proyecto no son la excepcin; estos tienen que ser programados con respecto a las tareas a las cuales han sido asignados. Tenemos que entender la formula de programacin: TRABAJO = UNIDADES*DURACION De esta manera tenemos: Si las unidades son fijas entonces la duracin y el trabajo varan Si la duracin es fija entonces el trabajo y las unidades varan Si el trabajo es fijo las unidades y la duracin varan

Trabajo

Unidades

Duracin

Esto genera que si uno es fijo o constante los otros dos otro varan de la manera que se generan dos tipos de tareas: Tareas de unidades fijas. Tareas de duracin fija Tarea de trabajo fijo

Ejemplo: Si tenemos un pintor que pinta por hora 3 mt2 por hora y necesito pintar 150mt2 en el menor tiempo posible Cuntos pintores necesitar? Trabajo= 50 horas Unidades=X Duracin= lo menor posible Si se usa lo menos posible indica que no importa los recursos a usar esto indica : 150/3=50 pintores trabajando en una hora terminara el trabajo Si necesitara usar lo mnimo de recursos que es 1 entonces se terminara en 150/3=50 horas si esto es 8 horas diarias ser 50/8 6.25= das Si deseo pintar 150 mt2 con 5 pintores entonces la duracin sera150/5=30 horas; en total se avanzara a razn de 3mt2 por hora entonces esto durara 10 horas = 1.25 das

Entonces si se asume unidades fijas es que el numero de recursos se distribuir equitativamente en la tarea es decir si arreglo un auto en 4 horas tengo dos

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tcnicos es que se trabajara 2horas cada uno; si aado dos mas es que se culminara en 1 hora. A mas recursos menos tiempo de completar la tarea A menos recursos mas tiempo demora completar la tarea Para esto usamos la vista de USO DE RECURSOS

No debemos olvidar que nuestros recursos usan de la programacin de tareas para esto vemos la vista Para esto usamos la vista de USO DE TAREAS

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Estas dos vistas de Uso de tareas y Usos de recursos nos da una idea de como se comportan los recursos antes las necesidades de cumplir con los resultados planificados en una tarea. En el desarrollo de este tema podremos observar los diferentes tipos de programacin de recursos con respecto a las tareas existen: Uso de la programacin condicionada por el esfuerzo Unidades fijas Tarea de duracin fija Tarea de trabajo fijo

Ejemplo 1: Planificamos la siguiente tarea con duracin estimada aadiendo a la hoja de tareas

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Luego esto es la tarea configurada con una duracin que si se asigna ms recursos menos ser lo que dura la tarea si se programa una tarea de unidades fijas condicionadas por el esfuerzo:

Aqu el recurso asignado y creado en la hoja de recursos

Analizamos que mi tarea dura 8 horas estimadas con un solo recurso; observamos que sucede si tenemos dos recursos es decir donde esta unidades colocamos 200%

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Observamos que la duracion diminuye a 4 horas usando 2 recursos

De igual manera si usamos 4 recursos a la misma tarea la tarea durara entonces 2 horas

Observamos que si configuramos la tarea por el trabajo fijo entonces el check de condicionar la tarea por el esfuerzo se inabilita:

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Tambien podemos automatizar acciones a la programacion en la ventana de dialogo Opciones:

Cuando una tarea est condicionada por el esfuerzo, Microsoft Office Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del nmero de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se distribuye entre ellos.

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Ejemplo 2: Supongamos que tiene una tarea para crear una serie de dibujos arquitectnicos con una duracin de cuatro semanas, que es lo que tardara un delineante (un dibujante) en realizarla. Como la tarea est condicionada por el esfuerzo, asigne cuatro delineantes a la misma y Project programar la tarea para que se complete de acuerdo al esfuerzo que puedan brindar los recursos extras asignados. Existen 3 formas para realizar la asignacin de condicionada por el esfuerzo; estas las mostramos a continuacin: Primera Forma: En la vista Diagrama de Gantt puede agregar una nueva columna en la hoja de tareas; denominada Condicionada por el esfuerzo, all para cada tarea le puede indicar: S: tarea que si est condicionada por el esfuerzo No: tarea que no est condicionada por el esfuerzo Segunda Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Informacin (como se muestra en la imagen) aparece all automticamente una ventana o cuadro de dialogo; en esa ventana hacemos clic en la pestaa Avanzado activar la casilla que dice condiciona por el esfuerzo, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea: Casilla Activada: tarea que si est condicionada por el esfuerzo Casilla Desactivada: tarea que no est condicionada por el esfuerzo Tercera Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Detalles (como se muestra en la imagen) aparece all automticamente una ventana en la parte inferior de la vista diagrama de gantt; en esa ventana hacemos clic en la casilla que dice condiciona por el esfuerzo, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea: Casilla Activada: tarea que si est condicionada por el esfuerzo Casilla Desactivada: tarea que no est condicionada por el esfuerzo

Debe tener en cuenta que luego que le asigne a una tarea que es condicionada por el esfuerzo; las posteriores asignaciones de recursos harn que cambie de forma automtica la duracin de la tarea. Tipos de Tareas Tareas de Trabajo Fijo Cuando creas tareas de trabajo fijo (fixed-work) estableces la duracin de la tarea y Project asigna un porcentaje de esfuerzo que es suficiente para completar la tarea en el tiempo que es asignado para cada recurso que asignas a la tarea.

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Tareas de Duracin Fija Las tareas de duracin fija en Microsoft Project toman una cantidad de tiempo para ser completadas, no importan cuantos recursos se sumen a la tarea. Se debe entender que si tengo una tarea programada por duracin fija entonces no importa cuantos recursos se tienen para esta. Tareas de Unidades Fijas La tareas determinadas como de unidades fijas son las establecidas por default y marcadas como recursos manejados o condicionados por el esfuerzo, con este tipo de tareas cuando asignas recursos con un cierto nmero de unidades (porcentaje para expresar horas para trabajo o das de trabajo) los recursos asignados no cambian aun si cambias la duracin de la tarea y la cantidad de trabajo. Existen 3 formas para realizar la asignacin de condicionada por el esfuerzo; estas las mostramos a continuacin: Primera Forma: En la vista Diagrama de Gantt puede agregar una nueva columna en la hoja de tareas; denominada Tipo, all para cada tarea le puede indicar cualquiera de los tipos de tarea: Duracin Fija Trabajo Fijo Unidades Fijas Segunda Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Informacin (como se muestra en la imagen) aparece all automticamente una ventana o cuadro de dialogo; en esa ventana hacemos clic en la pestaa Avanzado y seleccionamos el Tipo de Tarea, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea. Duracin Fija Trabajo Fijo Unidades Fijas Tercera Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Detalles (como se muestra en la imagen) aparece all automticamente una ventana en la parte inferior de la vista diagrama de gantt; en esa ventana seleccionamos Tipo de Tarea, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea: Duracin Fija Trabajo Fijo Unidades Fijas

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