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PerfilCompetencial Archivero/Administrador deDocumentos

1.- JUSTIFICACIN DEL ESTUDIO ...................................................... 5 2.- OBJETIVOS DE TRABAJO............................................................. 6 2.1.- Objetivo General ..6 2.2.- Objetivos Especficos ...6 3.- METODOLOGA DE TRABAJO ....................................................... 7 3.1.- Procedimientos de Trabajo ...7 3.2.- Estrategias de Obtencin de Datos e Informacin .. 7 3.3.- Elaboracin de Instrumento..10 3.4.- Procedimiento Muestral .11 3.5.- Tratamiento Estadstico de Datos .. 12 4.- CONCEPTO DE ARCHIVISTCA ..................................................... 14 5.- OBJETO DE LA ARCHIVSTICA. ..................................................... 16 6.- EVOLUCIN DE LA ARCHIVSTICA ................................................. 18 7.- LA FORMACIN ACADMICA EN ARCHIVSTICA ................................. 23 7.1.- Diplomatura en Biblioteconoma y Documentacin...23 7.2.- Licenciatura en Documentacin. 25 7.3.- El nuevo Grado en Informacin y Documentacin.27 7.4.- La Archivstica en los Estudios de Postgrado.38 7.5.- Conclusiones sobre la Formacin Acadmica Existente.43 8.- PERFIL PROFESIONAL DEL ARCHIVERO Y GESTOR DE DOCUMENTOS......... 51 8.1.- Actividades Profesionales en Archivstica..53 8.2.- Diferenciacin de Perfiles en la Ocupacin de "Archivero y Gestor de Documentos"...59 8.3.- Caractersticas del Perfil Profesional del Gestor de Archivos y Documentos61 8.4.- Caractersticas del Perfil Profesional del Administrador de Archivos y Documentos.72 9.- ANLISIS COMPARATIVO DE LOS PERFILES COMPETENCIALES DE GESTOR Y ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS85 9.1.- Competencias para el Desempeo Profesional segn Nivel de Requerimiento88 9.2.- Competencias en los Perfiles Profesionales segn reas Funcionales. Una Visin de Conjunto...98 10.-REFERENTES PARA LA FORMACIN EN LOS PERFILES PROFESIONALES DE ARCHIVSTICA.........................................................................107

11.- RECURSOS DE INFORMACIN SOBRE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTICA ........114 12.- CONSIDERACIONES GENERALES ................................................122 13.- REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y DOCUMENTALES ...........................133

Grfico 1.- Distribucin porcentual de la muestra12 Grfico 2.- Valoracin de actividades actuales y a medio plazo de los profesionales en archivstica..55 Grfico 3.- Comparacin de valoraciones efectuadas por los gestores de archivos y documentos de la dificultad actual y a medio plazo segn sus funciones64 Grfico 4.- Valoracin de reas funcionales segn relevancia de las competencias que las conforman en el perfil de Gestor de Archivos y Documentos.71 Grfico 5.- Comparacin de valoraciones efectuadas por los administradores de archivos y documentos de la dificultad actual y a medio plazo segn funciones.74 Grafico 6.- Valoracin de reas funcionales segn relevancia de las competencias que las conforman en el perfil de Administrador de Archivos84 Grfico 7.- Valoracin de reas funcionales en el perfil de de Gestor de Archivos y Documentos y en el de Administrador de Archivos y documentos84 Grfico 8.- Distribucin de competencias identificadas para cada una de las reas funcionales en las actividades de archivstica ..86 Grfico 9. Distribucin de la adscripcin de competencias segn reas funcionales y perfiles profesionales87 Grfico 10.- Diferencias en las valoraciones, segn perfil, de las elementos cognitivos para el desempeo profesional.113 Grfico 11.- Distribucin de la valoracin de dificultades segn reas funcionales..126 Grfico 12.- Distribucin de las valoraciones de dificultad segn perfiles y reas funcionales128

Tabla 1.- Asignaturas obligatorias y optativas con sus correspondientes crditos.24 Tabla 2.- Asignaturas optativas con sus correspondientes crditos.26 Tabla 3.- Estructura del Grado segn Universidad.31 Tabla 4.- Asignaturas Archivstica y sus correspondientes crditos.32 Tabla 5.- Valoracin de las competencias transversales..35 Tabla 6.- Valoracin de las competencias especficas de fromacin disciplinar...36 Tabla 7.- Valoracin media de la importancia actual de las actividades relevantes realizadas en archivstiva.54 Tabla 8.- Valoracin media de la importancia actual de otras actividades realizadas en archivstiva..54 Tabla 9.- Diferencias en la valoracin de actividades actuales y a medio plazo realizadas en archivstiva..56 Tabla 10.- Relacin de reas funcionales en las actividades de archivstica..............................................................................127

1.- JUSTIFICACIN DEL ESTUDIO.


El reconocimiento social de la actividad profesional de archivero suele estar vinculado a la memoria social y la historia con una especial referencia a la consideracin de los archivos como propios de la administracin. Sin embargo la realidad presenta claras diferencias, creciendo la importancia de la gestin de documentos, su reconocimiento patrimonial, el incremento de los archivos en las empresas, el desarrollo de empresas especficas dedicadas a esta actividad y la irrupcin de las nuevas tecnologas en el desarrollo de la actividad profesional, las herramientas disponibles para el mismo y la configuracin de sus procedimientos. El desempeo del profesional pone de relieve diferencias en la tipologa de funciones que se llevan a cabo, constatndose que stas no son las mismas en todos los archivos, establecindose una gran diferenciacin a tenor de la relevancia que se concede a la gestin de documentos. Por otra parte las crecientes exigencias al servicio profesional, as como la democratizacin de la cultura y la normativa legal han hecho que la profesin de archivero haya experimentado, recientemente, un sensible aumento. Paralelamente se aprecia una gran diversidad en las situaciones profesionales que se pueden encontrar en los archivos, al igual que en la organizacin de los procedimientos de trabajo, llegndose al punto de que las formas de resolver las situaciones estn totalmente condicionadas por las personas que los llevan a cabo. La falta de definicin de los perfiles profesionales relacionados con la actividad profesional suponen un referente ms de la problemtica existente y, complementariamente, un reflejo de la realidad.

2.- OBJETIVOS DE TRABAJO.

2.1.- OBJETIVO GENERAL. Analizar las principales caractersticas, funciones, perfiles profesionales y necesidades de formacin para el desempeo de actividades profesionales vinculadas a los archivos en el Principado de Asturias, teniendo en cuenta situaciones actuales y tendencias a corto plazo.

2.2.- OBJETIVOS ESPECFICOS.

Poner de manifiesto las principales caractersticas en la evolucin y conceptualizacin de las actividades profesionales vinculadas a los archivos. Analizar las repercusiones, a medio plazo, de los cambios e innovaciones incorporados a la prctica profesional, as como las perspectivas de evolucin. Definir los perfiles profesionales relevantes en el ejercicio de la actividad, tomando en consideracin los aspectos generales, especficos y transversales de los mismos. Identificar las diferentes actividades profesionales que constituyen la base de actividad, as como las reas funcionales relacionadas con ellas. Detectar necesidades formativas para la elaboracin de propuestas acordes a las demandas y cambios percibidos. Realizar un repertorio de recursos formativos que contribuyan al desarrollo de las competencias asociadas al perfil profesional. Identificar recursos que faciliten el acceso a ofertas laborales vinculadas a la actividad profesional en archivstica.

3.- METODOLOGA DE TRABAJO.


3.1.- PROCEDIMIENTO DE TRABAJO. Se sigue una pauta de trabajo que garantiza el rigor metodolgico y el tratamiento desde la singularidad de las actividades propias al trabajo en archivos: - Delimitacin e identificacin. - Anlisis de caractersticas. - Identificacin perspectiva. - Identificacin de ocupaciones vinculadas al sector y previsiones en las mismas. - Definicin de perfiles profesionales relacionados con las ocupaciones. - Consideracin de necesidades formativas especficas y transversales. - Proceso de validacin de resultados obtenidos. - Aportaciones para las conclusiones y recomendaciones generales. de elementos relevantes en la tendencia y la

3.2.- ESTRATEGIAS DE OBTENCIN DE DATOS E INFORMACIN. 3.2.1.- Anlisis documental. La existencia de un debate abierto sobre la actividad del archivero ha generado, en los ltimos aos, un volumen considerable de reflexiones y propuestas para el anlisis cuya aportacin constituye un punto de partida fundamental. La revisin de los informes, propuestas, documentos y proyectos de distintos mbitos geogrficos no solo facilita la contextualizacin del anlisis, sino que permite el enriquecimiento de todo el proceso de recogida de informaciones mediante el contacto con asociaciones, profesionales y expertos.

3.2.2.- Entrevistas en Profundidad. Se llevan a cabo entrevistas dirigidas a expertos y a profesionales de reconocido prestigio y a representantes de entidades, organizaciones y asociaciones comprometidas con la actividad profesional. Para la identificacin de las personas a entrevistar se llevar a cabo un panel de trabajo tcnico. Las entrevistas, de carcter semiestructurado, se realizaron tras el contacto y acuerdo con el experto, profesional o representante (segn cada caso), facilitndole con carcter previo el cuestionario gua para la obtencin de datos e informaciones. En algunos casos se estableci ms de una sesin de trabajo con la persona, al objeto de recaudar la mxima informacin posible, el nivel de implicacin en la realizacin del anlisis y facilitar su disposicin temporal.

3.2.3.- Cuestionario a profesionales por sistema Delphy. Se procede a la elaboracin de una muestra de profesionales y representantes de entidades y organizaciones, a quienes se hace llegar un cuestionario relativo a las actividades a desarrollar por los profesionales vinculados a la archivstica y la gestin documental, a fin de identificar reas funcionales, dificultades en su desempeo actual y a corto plazo, perfiles diferenciados y resultados de competencia en el ejercicio de la actividad profesional. Las personas encuestadas proceden a la valoracin, segn escala de ponderacin de importancia, de cada elemento incorporado en el cuestionario. Tras la recepcin de respuesta y el anlisis de las mismas se procede a un segundo envo, a las mismas personas, a fin de que valoren las diferencias o similitudes, las modificaciones e interpretaciones de respuesta que consideren oportunas.

Las entrevistas y los cuestionarios toman en consideracin las siguientes dimensiones: - Caractersticas de la actividad. - Valoracin de la tendencia y evolucin en las reas funcionales. - Diferenciacin de perfiles en la actividad profesional. - Principales caractersticas de los elementos que conforman los perfiles profesionales vinculadas a competencias para el trabajo. - Necesidades especficas de formacin. - Propuestas para la intervencin.

3.2.4.- Grupos de Discusin. Se centran en el anlisis de las caractersticas y rasgos de los perfiles, la relevancia de los resultados de competencia en el desempeo profesional y su relacin con las reas funcionales, as como en la consideracin de necesidades formativas. Los participantes cuentan con informacin previa obtenida de los anlisis documentales, los cuestionarios y las entrevistas en profundidad, con el propsito de afianzar el cumplimiento de objetivos de trabajo. Los grupos de discusin se organizan con una media de cinco personas con perfiles propios a especialistas, a tenor de su experiencia y trayectoria en la actividad profesional, o representantes de asociaciones profesionales. La sesin es intensiva y coordinada por personal responsable de la realizacin del anlisis. A la conclusin se procede a la redaccin de aportaciones que son puestas en conocimiento de los participantes para su refrendo, complementacin o revisin. 3.2.6.- Jornadas Tcnicas de Presentacin.

Tras la realizacin de los anlisis sobre perfiles profesionales, tomando en consideracin las aportaciones de los diferentes procedimientos de obtencin

de informacin, se procede a la realizacin de unas jornadas tcnicas con una doble finalidad: 1. Dar a conocer los resultados obtenidos en el estudio, incidiendo en los perfiles profesionales identificados y sus caractersticas, las necesidades formativas consideradas y las propuestas para su planificacin y desarrollo. 2. Promover el debate, partiendo de la difusin, entre la comunidad de profesionales de la comunidad autnoma y de otros mbitos territoriales. Estas jornadas abiertas al personal tcnico vinculado a las actividades de archivstica, as como a los representantes de las asociaciones profesionales relacionadas con la actividad, representantes de las organizaciones sindicales y empresariales, as como de las organizaciones de dinamizacin laboral, cuentan con la participacin activa de expertos de reconocido prestigio as como de responsables de las organizaciones ms relevantes del mbito nacional. En las jornadas, de carcter intensivo, se procede a la presentacin de los resultados del informe y de ponencias relacionadas por los especialistas participantes. Las aportaciones y conclusiones de las jornadas sern incorporadas en el informe final del anlisis sobre la actividad profesional.

3.3.- ELABORACIN DE INSTRUMENTOS.

Para el proceso de recogida de informacin se elaboran los instrumentos necesarios para cada situacin: plantillas de registro de datos, guas de anlisis de documentacin, cuestionarios base para las entrevistas semiestructuradas, cuestionarios escalares para la tcnica Delphy o las hojas de registro para los grupos de discusin. Su elaboracin tiene en 10

cuenta las recomendaciones tcnicas propias del mbito de la investigacin social, al tiempo que se procede a su contrastacin por parte de especialistas en investigacin del rea de Mtodos de Investigacin y Diagnstico en Educacin de la Universidad de Oviedo.

3.4.- PROCEDIMIENTO MUESTRAL.

En el proceso de obtencin de datos se ha procedido a contar con la colaboracin de la Asociacin de Archiveros Asturianos, accediendo a las fuentes de informacin con que la misma cuenta en lo referente a profesionales, empresas, instituciones y organizaciones. Frente a los procedimientos de determinacin muestral, siguiendo los criterios de estimacin estadstica, se opt por establecer el contacto con los diferentes referentes facilitados por la asociacin y buscar el mayor nivel de participacin posible del conjunto de la poblacin identificada, procediendo en un primer momento a la actualizacin de los datos de referencia, a tenor del nivel de consonancia de los mismos con el objeto de trabajo por su colectivo profesional. Es de resaltar que el mayor nivel de ajuste, en base a criterios de eliminacin, se produjo en la base relativa a empresas, dado que en la mayora de los casos no exista la posibilidad de contactar con profesionales con formacin especfica en actividades de archivstica, pese a que las mismas figuren en el registro de archivos del Principado, en otros por el hecho de no poder acceder al contacto directo con una persona responsable, lo que cuestionaba el procedimiento de obtencin, y en algunos otros porque la empresa no manifestaba disponibilidad de participacin en los plazos establecidos o por haber decado en el desempeo de su actividad. De esta forma el colectivo poblacional de referencia qued establecido en un total de 97 unidades, de las cuales las vinculadas a las diferentes administraciones representaban el 74%.

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Establecidos los contactos y en el desarrollo del proceso de encuestacin se estableci la muestra productora de datos en 42 unidades, en base a aquellas que aportaron informacin completa a las encuestas remitidas, lo que representa un 48,27% de la poblacin de referencia, atendiendo su tipologa a la distribucin mostrada en el siguiente grfico.
Grfico 1.- Distribucin porcentual de la muestra.

Es de resaltar que en la categora de administraciones se han incluido las respuestas procedentes de profesionales del mbito universitarios, mientras que en la de organizaciones se incluyen diferentes tipos de instituciones, siempre que no se vinculen a la administracin o empresas, con especial relevancia de fundaciones o asociaciones.

3.5.- TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LOS DATOS.

Los datos obtenidos por el recurso a las diferentes estrategias metodolgicas consideradas son analizados desde una doble perspectiva: por una parte se procede al tratamiento cuantitativo de los mismos y por otra al tratamiento cualitativo. Tanto en una situacin como en otra se procede a la implementacin de datos en el soporte informtico que facilite su anlisis 12

posterior, as como al desarrollo de los sistemas de codificacin que permitan realizar dichas tareas. El tratamiento cuantitativo de datos se realiza mediante la utilizacin de dos programas fundamentales: el paquete estadstico SPSS v.18.0 (Statistics Program for Social Sciences) y la hoja de clculo Excel. Se procede al uso de las estrategias de anlisis descriptivo e inferencial acordes con la naturaleza de las variables, as como a los procedimientos de organizacin, contraste y representacin grfica disponibles. En el caso del anlisis cualitativo se procede al establecimiento de niveles de acuerdo inter-jueces, partiendo de un proceso previo de establecimiento de criterios de identificacin, as como a la organizacin de las informaciones pertinentes en tablas de especificaciones consecuentes con las dimensiones de anlisis.

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4.- CONCEPTO DE ARCHIVISTCA.

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado por el Consejo Internacional de Archivos (CIA), se define como el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto los documentos como su entorno. Por otro lado, el Diccionario de Terminologa Archivstica Espaol (1993) la define como: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos. A lo largo de su historia nos encontramos con muchas y diferentes definiciones concentradas en dos corrientes de opinin: quienes la definen como una ciencia y quienes la definen como una disciplina. Entre los autores ms destacados: Schellemberg (Archivos modernos. Principios y tcnicas, 1958), considera que es la ciencia que trata de los archivos, de su conservacin, administracin, clasificacin, ordenacin, interpretacin, etc.; de las colecciones de documentos que se conservan en los archivos como fuente para su conocimiento ulterior y servicio pblico. G. Batelli, (El concepto de Archivologa ,1960) la define como disciplina de carcter eminentemente prctico, que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los archiveros; no se trata de problemas cientficos. Heredia Herrera (Archivstica general: Teora y prctica, 1987) la considera como La ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en ltima instancia stos sean el producto integrante de

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aqullos y como tal se ocupar de la creacin, historia, organizacin y servicio de los mismos a la Administracin y a la Historia. E. Lodini (La gestion des documents, 1990), a raz de la enunciacin del principio de procedencia, la define como una ciencia completa en s, con principios universalmente vlidos y una literatura cientfica considerable en distintas lenguas, mientras que para Cruz Mundet (Manual de Archivstica, 1994), la definicin correcta es la del CIA (Consejo Internacional de Archivos), nombrada anteriormente. Romero Tallafiego (Archivstica y Archivos. Soportes, Edificio y Organizacin, 1997), considera que la Archivstica es la teora cientfica sobre los archivos, consistente en una tcnica cientfica y autnoma, para lograr que el proceso de acumulacin, conservacin y servicio de la memoria, asentada en determinados soportes fsicos y materiales, permanentes y durables funcione con eficacia y economa. Por ltimo, Fuster Ruz (Archivstica, necesidad de aclarar conceptos, 1999) realiza una definicin ms extensa, es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos tericos y prcticos, estableciendo principios inalterables y estudiando tcnicas adecuadas de gestin de documentos, administracin y tratamiento tcnico de archivos, as como la funcin jurdica, administrativa y cientfica de los mismos, desde un punto de vista archivstico o de ciencias y tcnicas diversas, y su relacin con las entidades productoras de los conjuntos orgnicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la informacin de los fondos documentales.

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5.- OBJETO DE LA ARCHIVSTICA.

El objeto y mbito de actuacin de la Archivstica est constituido por los archivos, en sus tres acepciones: Contenido documental: Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. Institucin: La institucin cultural donde se renen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgnicos de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Continente o lugar de conservacin: Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. Reuniendo estos tres elementos, el profesor Francisco Fuster define archivo como la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la funcin o actividad de una persona o entidad pblica o privada, organizados y conservados cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestin de actos administrativos y/o jurdicos, o como informacin para fines cientficos o culturales. La Archivstica acta sobre el ciclo vital de los documentos de archivo, desde su inicio en las oficinas hasta el depsito definitivo en un archivo permanente, pasando por la etapa decisiva de valoracin y seleccin de documentos. Necesita apoyarse en una poltica eficaz mediante una legislacin o reglamentacin adecuada y una estructura con los recursos humanos y

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cientficos necesarios. Se basa en una serie de principios como el principio de procedencia (principio fundamental que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con otros), el de respeto a la estructura (que establece que la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencia de la unidad productora) y el de respeto al orden original, (que establece que no se debe alterar la organizacin dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sta sea). Su principal finalidad es conseguir el mximo uso de los archivos y el acceso a la informacin que contienen los fondos documentales.

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6.- EVOLUCIN DE LA ARCHIVSTICA.

Existe una gran diferencia en cuanto al origen de la Archivstica y su objeto de atencin, los archivos. Si bien stos ltimos existen desde mediados del cuarto milenio a.C. (los primeros orgenes de la escritura), la ciencia y disciplina que se ocupa de ellos es relativamente reciente surgiendo a mediados del siglo XIX. Respecto a los distintos periodos histricos tambin existen diferentes opiniones segn los tratadistas, con un punto en comn, situar el establecimiento de las bases tericas y los principios fundamentales en el siglo XIX. As, Bautier los divide en Edad Antigua (Archivos de Palacio), Edad Media (Tesoros Documentales), Edad Moderna (Los Archivos como arsenal de la autoridad) y Edad Contempornea (Archivos como laboratorios de la Historia). La espaola Concepcin Mendo Carmona habla sin embargo de cuatro fases: archivstica emprica, archivstica como doctrina jurdica, archivstica como disciplina historiogrfica y archivstica actual. Otros como Cruz Mundet hablan de dos periodos: el pre-archivstico, en el que los procedimientos prcticos no estn sistematizados; y el de desarrollo archivstico, en el que se logra una autonoma suficiente como para poder hablar propiamente de archivstica. Siguiendo la opinin mayoritaria se establecen cuatro grandes etapas: 1.- La Archivstica como instrumento inductivo y funcional, poca que ira desde las primeras formalizaciones de archivos hasta la Edad Media en la poca de los Trastmara. 2.- La Archivstica como doctrina patrimonial y jurdico-administrativa, que abarcara desde la Baja Edad Media hasta la segunda mitad del siglo XVIII.

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3.- La Archivstica como desarrollo historiogrfico y teora especulativa, que llegara desde la segunda mitad del siglo XVIII hasta la primera mitad del siglo XX. 4.- La Archivstica Integral en la sociedad del conocimiento, que se aplicara a la archivstica actual.

1.- La Archivstica como instrumento inductivo y funcional. Durante esta etapa el significado de Archivo es el del lugar donde se encuentran los documentos (catedrales y monasterios). Los mtodos de clasificacin y ordenacin de documentos son el resultado de una elemental prctica funcional, se alcanza poco a poco la insercin del archivo en el contexto social y representativo, quedando convertido en el lugar donde se conservan los documentos escritos (testimonio de negocios administrativos y jurdicos). Despus, la cada del Imperio Romano supuso un fuerte retroceso respecto a la archivstica debido sobre todo a la sustitucin del documento escrito por la palabra y su carcter probatorio, al retroceso de la organizacin administrativa y al desmoronamiento de la idea de archivo pblico.

2.- La Archivstica como doctrina patrimonial y jurdico-administrativa. En este periodo la Archivstica se desarrolla como una doctrina patrimonial y jurdica al servicio de la administracin, uno de los momentos importantes de su historia, en el que comienza su sistematizacin como disciplina aunque sin sentar todava unos principios tericos universales. El archivo adquiere una funcin predominantemente jurdico-poltica al ofrecer a los soberanos una documentacin til para la afirmacin de los derechos de la Corona y del Estado, y para el ejercicio del poder en sus territorios.

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Mejoran las tcnicas de tratamiento archivstico, se recupera el documento de archivo como fundamento de la organizacin jurdico-poltica. El Archivo se convierte en la base de la organizacin administrativa del Estado. En la Europa Occidental el resultado fueron los Archivos de Estado, donde se concentr toda la documentacin de las coronas que hasta entonces se haba mantenido dispersa, convirtindose en autnticos procedimientos de poder y control basndose en el carcter de patrimonialidad del rey, el secretismo y la inaccesibilidad. Se considera el archivo como necesario para el funcionamiento administrativo. Por otro lado, empieza a aparecer la literatura archivstica sobre la prctica documental y sus proyecciones. Es en este periodo cuando por primera vez se buscan respuestas concretas a problemas reales, dando lugar a hiptesis que sern tenidas en cuenta en el futuro.

3.- La Archivstica como disciplina historiogrfica y teora especulativa. Esta es una de las etapas ms importantes, situada aproximadamente hacia el segundo tercio del s. XX, en la que la Archivstica se enfrenta a nuevas funciones y retos, debido fundamentalmente a la extensin de su campo de actuacin, a los niveles administrativos, el desarrollo tecnolgico o las nuevas necesidades informativas y se establecen los principios generales que le darn el rango de saber cientfico. Los documentos archivsticos se convierten en elementos imprescindibles para centralizar la documentacin en depsitos tratados para el anlisis histrico (tras la cada del Antiguo Rgimen), apareciendo los Archivos Histricos y los Archivos Nacionales. Se desarrolla el Principio de Procedencia que, como se coment anteriormente, afirma que los documentos provenientes de una procedencia deben estar reunidos y sin mezclarse con los de otra procedencia y mantenerse ordenados naturalmente. Aparecen las guas, catlogos y recopilaciones para facilitar la labor de los historiadores, y como

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punto destacado, desde finales del siglo XVIII en toda Europa empiezan a aparecer Escuelas especficas de formacin profesional archivstica (en las Universidades de Bolonia, Miln, Coimbra). En Espaa se instituye en 1856, en Madrid, la Escuela Superior Diplomtica. A partir de aqu, adquiere la Archivstica un mayor grado de oficialidad, acompaado de una serie de reformas que obligan a los gobiernos a una regulacin documental. Siguen apareciendo ms obras de esta materia que teorizan sobre los problemas archivsticos buscando diferentes alternativas. Con todo esto, empiezan a ser necesarios, en lugar de historiadores, tcnicos capaces de organizar la amplia cantidad de documentacin generada en las oficinas administrativas de necesaria consulta en los quehaceres diarios.

4.- La Archivstica integral en la sociedad del conocimiento. En este periodo, la archivstica cobra un especial desarrollo, tanto en los principios conceptuales como en su aplicacin prctica, logrando unos niveles de autonoma inexistente hasta ese momento, pudiendo hablar ya de saber consolidado. Se ampla el campo de actuacin, ya que las nuevas administraciones de la segunda mitad del siglo XX tienen fuertes necesidades informativas lo que lleva a exigir tratamientos adecuados para la documentacin que generan. El objeto de estudio se extiende a todo tipo de archivos, se acrecienta la literatura profesional y las publicaciones peridicas, surgiendo revistas de gran prestigio (en Espaa el Boletn de la ANABAD, Documentacin de las Ciencias de la Informacin, Anales de Documentacin, entre otras). Se constituye el Consejo Internacional de Archivos. Tambin, prueba del gran desarrollo en este periodo es el aumento del asociacionismo profesional y el reconocimiento oficial de la Archivstica en la Universidad espaola, con las Facultades de Biblioteconoma y Documentacin. Entra en juego el concepto de Calidad Total o Gestin

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Integral de la Calidad imperando el derecho de los ciudadanos a recibir calidad en los servicios administrativos y documentales al coste ms bajo posible. Evidentemente no podemos olvidarnos de las nuevas tecnologas, que obligan de nuevo a variaciones en los mtodos de trabajo, en las prcticas y principios tericos para la gestin de los documentos electrnicos a travs de los metadatos y sus aplicaciones.

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7.- LA FORMACIN ACADMICA EN ARCHIVSTICA.

La formacin en archivstica estuvo ausente hasta los aos 80 del siglo XX de los planes de estudio universitarios debido a la desaparicin de la Escuela Superior de Diplomtica en 1900. Han sido los propios profesionales del sector los responsables de la renovacin de dichos estudios.

7.1.- DIPLOMATURA EN BIBLIOTECONOMA Y DOCUMENTACIN. Mediante Orden Ministerial (1979) se autoriza la implantacin de los primeros estudios en determinadas Universidades apareciendo entonces la Diplomatura en Biblioteconoma y Documentacin, que experimenta diferentes modificaciones hasta quedar, tras la Ley Orgnica de Reforma Universitaria (11/1983), como la actual Diplomatura, cuyas directrices generales se aprobaron mediante el RD.1422/1991. Hoy en da se imparte en trece Universidades espaolas (11 pblicas y 2 privadas): A Corua, Barcelona, Carlos III de Madrid, Complutense de Madrid, Extremadura, Granada, Len, Murcia, Salamanca, San Pablo CEU, Valencia (Estudi General), Vic y Zaragoza. En estos estudios el peso real de lo concerniente a la archivstica se remite tan slo a una materia de 10 crditos en la troncalidad, poco ms del 10% del total. Los planes de estudio han incluido materias de archivstica entre las asignaturas obligatorias y sobre todo entre las optativas. Destaca el hecho de que las universidades de A Corua, Salamanca, Valencia y Zaragoza sean las nicas que incluyen 1 asignatura obligatoria. En el caso de las optativas tenemos que las Universidades de Barcelona, Carlos III de Madrid, Len, Murcia y Vic con 1; A Corua, Complutense de Madrid y Granada con 2; Zaragoza con 4; Valencia con 5 y finalmente Salamanca con 6.

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Tabla 1.- Asignaturas obligatorias y optativas con sus correspondientes crditos.

UNIVERSIDAD A Corua

OBLIGATORIAS Documentacin de (6). empresas -

OPTATIVAS Historia de los archivos y bibliotecas (6).

administrativa y Archivos histricos (6).

Barcelona Carlos III Complutense Madrid

Archivos especiales (16,5). Historia del documento especial I y de las instituciones documentales (7). Archivstica (Administracin Pblica) (4,5). Archivstica especial II (Cientfica y de Empresa) (4,5).

Extremadura Granada

Archivstica general (5). Evolucin y organizacin de archivos histricos (7). Tratamiento tcnico de las colecciones especiales en archivos y bibliotecas (7,5).

Len Murcia Salamanca

Principios archivstica (4,5).

Archivstica aplicada (6). Archivstica tcnica (8). Gestin de archivos: de programas e de

generales de la instrumentos (4,5). Elaboracin calendarios conservacin (4,5). Clasificacin de archivos (4,5). Descripcin de archivos (4,5). Comunicacin y difusin de archivos (4,5). Patrimonio (4,5). Valencia Sistema archivstico bibliotecario Archivos de las Administraciones pblicas y (4,5). Archivos municipales (4,5). Documental y Bibliogrfico

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del

Estado Descripcin de documentos de archivo (4,5). Historia de los archivos y bibliotecas institucionales (4,5).

Espaol (4,5).

Vic Zaragoza

Conservacin preventiva archivos

Gestin de documentos y administracin de archivos (6). Gestin de archivos administrativos (6). en Gestin de archivos histricos (6). y Historia de los depsitos documentales (6). Restauracin de documentos (6)

bibliotecas (6).

Teniendo en cuenta esta falta de contenido en la formacin y aadiendo el hecho de que es una titulacin de grado medio, estos estudios no responden en absoluto a las necesidades reivindicadas por los profesionales. Las primeras promociones de esta Diplomatura encontraron grandes

problemas a la hora de acceder al mercado laboral, dado que slo podan aspirar a puestos intermedios, ya que los superiores estaban reservados a licenciados universitarios sin necesidad de contar con especializacin en el rea.

7.2.- LICENCIATURA EN DOCUMENTACIN. Por este motivo se cre la Licenciatura en Documentacin, articulada como enseanzas de segundo ciclo, como se establece en la segunda de las directrices del Real Decreto 912/1992 en el que tambin se identifican las materias troncales que conforman el ttulo, con su carga en crditos y las reas de conocimientos adscritas a su desarrollo. La actitud de las universidades fue diferente. La mayora de las universidades que ofertaban la Diplomatura aadieron la Licenciatura, otras como Len,

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Valencia, Vic o Zaragoza ofertan slo la Diplomatura y Alcal, la Autnoma de Barcelona y la Politcnica de Valencia ofertan slo la Licenciatura. En el curso 2008-2009 las universidades que ofertan esta Licenciatura son 12: A Corua, Alcal, Autnoma de Barcelona, Barcelona, Carlos III de Madrid, Complutense de Madrid, Extremadura, Granada, Murcia, Oberta de Catalua, Politcnica de Valencia y Salamanca. Eso s, segn de la que se trate los planes de estudios que se siguen tienen un clara orientacin documentalista, historicista, tecnolgico-informtico (Politcnica de Valencia), o muy especializado. Tambin es destacable que la Universidad Carlos III oferta la posibilidad de estudiar de manera combinada Ingeniera Informtica y Comunicacin. Por otro lado vuelve a ocurrir que no hay un avance significativo para la formacin archivstica, introduciendo alguna asignatura como optativa, de forma que el alumno podr cursar como mximo hasta 12 crditos en materias relacionadas con la archivstica, destacando el caso de la Universidad Autnoma de Barcelona, Murcia y la Oberta de Catalua que no incluyen ninguna asignatura.
Tabla 2.- Asignaturas optativas con sus correspondientes crditos.

UNIVERSIDAD A Corua Barcelona Carlos III (4,5). Sistemas

ASIGNATURAS OPTATIVAS Preservacin y conservacin de Fondos documentales de gestin de la documentacin

administrativa (6). Historia de las instituciones y de su produccin documental (6). Archivos de empresa (6). Alcal de Henares Archivstica: metodologa y aspectos tcnicos (6). Fondo antiguo (4,5).

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Extremadura Granada Salamanca Politcnica de Valencia

Gestin de documentos en archivos (6). Documentacin del Patrimonio Histrico y Cultural (6). Archivos electrnicos: sistemas y normas (6). Gestin de sistemas de archivos (4,5). Archivos (6).

Un caso aparte es el de la Universidad Complutense de Madrid, en cuyo plan de estudios introduce una materia obligatoria sobre Organizacin de Archivos y cuatro especialidades intracurriculares, una de ellas en Archivstica, con cuatro asignaturas optativas que suman un total de 19,5 crditos: Teora e historia de la Archivstica y de los archivos espaoles (4,5). Sistemas archivsticos (4,5). Paleografa y Diplomtica espaolas (6). Numismtica para archiveros (4,5).

Tal y como estn las cosas, las diferentes Organizaciones de profesionales de archivstica, por medio de un documento publicado por ANABAD en 1998, proponen la creacin de una Licenciatura de Archivstica de segundo ciclo, no sin crear debates y diferentes posturas por parte de los profesionales del sector.

7.3.- EL NUEVO GRADO EN INFORMACIN Y DOCUMENTACIN. En 2004, utilizando como instrumento impulsor, a la ANECA (Agencia Nacional y Calidad y Acreditacin), las Universidades tuvieron que elaborar los denominados Libros Blancos.

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En el caso que nos ocupa, el grupo de centros, coordinados por la Universidad de Barcelona, disearon una Propuesta de Grado en Informacin y Documentacin, que proporcionara una formacin bsica incluyendo expresamente entre otros a los archivos. Sin embargo, de nuevo la recepcin de la archivstica o materias directamente relacionadas con los archivos es muy limitada. Se propuso entonces incluir en la troncalidad del ttulo la materia Gestin tcnica de documentos de archivo con 18 crditos, con los contenidos y competencias siguientes: Contenidos: Organizacin de fondos de archivo. Identificacin y valoracin. Clasificacin y descripcin. Acceso y difusin. Gestin del ciclo de vida de los documentos administrativos.

Competencias: Identificacin, autentificacin y evaluacin de recursos de informacin. Gestin de colecciones y fondos. Conservacin y tratamiento fsico de los documentos. Anlisis y representacin de la informacin. Organizacin y almacenamiento de la informacin. Bsqueda y recuperacin de la informacin. Elaboracin y difusin de la informacin.

Estas competencias son todas de nivel 2, lo que implica cierta autonoma y responsabilidad individual, al mismo tiempo que colaboracin de otras personas. puedan requerir la

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Por otro lado, tambin se contempl la posibilidad de que fuera cada Universidad la que orientara el perfil de la titulacin hacia determinadas salidas profesionales, incluyendo el campo de los archivos. Las principales Asociaciones del mbito profesional especfico no aceptaron estas propuestas aduciendo 5 puntos definidos: La formacin del archivero debe hacerse en un postgrado

interdisciplinar, transversal e independiente. No se debe incluir la Archivstica en el mbito de la Informacin y Documentacin. Los archivos no deben formar parte de las orientaciones profesionales diseadas para la titulacin de primer nivel Informacin y Documentacin. Los planes de estudios actuales y formacin de archiveros. La inclusin de de los 18 crditos troncales en Gestin Tcnica de documentos de archivo sern slo un complemento de la formacin de futuros bibliotecarios, no de los archiveros. Con ello, los propios centros redactores del Libro admitieron que el Grado propuesto necesita derivar en una serie de programas de postgrado entre los cuales debe haber uno centrado en los archivos. Y este segundo nivel estar abierto a otras titulaciones de primer nivel. programados no sirven para la

7.3.1.- Estructura del ttulo. A partir del RD 1393/2007, que establece la nueva ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales, sern las propias universidades las que crearn y propondrn las enseanzas y ttulos que hayan de impartir y expedir sin someterse al catlogo previo del Gobierno, como hasta ahora. Este RD incorpora las llamadas materias de formacin bsica, que deben representar

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como mnimo 60 crditos de los 240 totales, de los cuales al menos 36 deben estar vinculados a algunas de las materias asociadas a la rama de conocimiento a la que se adscriba el ttulo correspondiente de Graduado y no establece un porcentaje mnimo de asignaturas optativas ni de libre eleccin. Si se programan prcticas externas, stas tendrn una extensin mxima de 60 crditos y debern ofrecerse preferentemente en la segunda mitad del plan de estudios. El trabajo de fin de Grado tendr entre 6 y 30 crditos y deber realizarse en la fase final del plan de estudios y estar orientado a la evaluacin de competencias asociadas al ttulo. La estructura general del plan de estudios, en funcin del tipo de materia, ser: formacin bsica, obligatoria, optativa, prcticas externas (si las hubiese) y trabajo fin de grado, haciendo un total de 240 crditos. En este nuevo contexto todos los centros universitarios deben disear la reforma de sus estudios en el Horizonte 2010, dado que en el curso acadmico 2010-2011 ya no se podrn ofertar plazas de nuevo ingreso en primer curso para las actuales titulaciones de Licenciado y Diplomado. En el caso que nos ocupa, los centros que imparten la Diplomatura en Biblioteconoma y Documentacin y la Licenciatura en Documentacin, el ritmo de adecuacin a esta reforma es diferente, de modo que para el curso 2008/2009 slo haba 3 Universidades: Salamanca, Carlos III y Zaragoza, que contaban ya con el nuevo Grado en Informacin y Documentacin, autorizado por la Comunidad Autnoma y verificados por el Consejo de Universidades. Destaca el caso de la Universidad Carlos III que junto al modelo presencial (Campus de Getafe), oferta Colmenarejo). Para el curso 2010/2011, la oferta formativa se ve ampliada en cuanto al nmero de Universidades con Ttulo Oficial Propio, siendo un total de 11, 10 pblicas: Salamanca, Carlos III, Zaragoza, Complutense de Madrid, A Corua, Barcelona, Granada, Len, Murcia y Valencia; y 1 privada: Oberta de Catalunya con planes de estudios actualizados a 2009. un modelo semipresencial (Campus de

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Si bien se opta por mantener la misma denominacin de Grado en Informacin y Documentacin se aprecian diferencias de estructura y tambin respecto al contenido la formacin bsica, las materias obligatorias, las optativas y otros como el trabajo de fin de grado, las prcticas externas y asignaturas de libre eleccin que algunas ofrecen en su propuesta.
Tabla 3.- Estructura del Grado segn Universidad.

Universidad Salamanca Carlos III Zaragoza Complutense Madrid A Corua Barcelona Granada Len Murcia Valencia (Estudi General) Oberta de Catalunya

Formacin Bsica 60 60 60 60 60 60 60 60 60 60 60

Oblig. Opt. 120 120 102 126 126 129 144 120 144 126 114 42 30 60 42 72 30 60 36 18 30 54

Prcticas externas 12 18 12 6 12 12 12 18 9 12 No hay

Trabajo fin de Grado 6 12 6 6 6 9 6 6 9 12 12

El nmero de crditos ofertados, independientemente de su carcter bsico, obligatorio u optativo puede ser superior a 240. Es el caso de las Universidades de Granada (282 crditos) y A Corua (276 crditos ofertados). Lo mismo ocurre con las asignaturas especficas relacionadas con la Archivstica, como podemos observar en la siguiente tabla, referida a cinco Universidades, concretamente las primeras en ofrecer este ttulo de Grado:

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Tabla 4.- Asignaturas Archivstica y sus correspondientes crditos.

UNIVERSIDAD Salamanca Gestin

OBLIGATORIAS de documentos archivo (6). documentos de archivo (6). documentos de archivo (6).

OPTATIVAS de Difusin de archivos (6) Auditora y valoracin Polticas y sistemas

Organizacin y valoracin de de archivos (6). Descripcin y recuperacin de archivsticos (6). Carlos III Archivstica (6). de archivo (6). Paleografa Archivos de y empresa:

Gestin tcnica de documentos diplomtica (6). Gestin electrnica de documentos (6). A Corua Archivstica (6). Archivos (6). Administracin Archivos de empresas Preservacin conservacin documental (6). Valencia Archivstica I y II (12). archivo (6). Archivos (6). Gnesis Zaragoza del proceso documental (6). Gestin tcnica de documentos Paleografa general (6). de archivo. de Organizacin documentos y Historia de archivstica de y de la la gestin de la Pblica Descripcin de documentos de Administracin y de archivos histricos (6). municipales

archivo (9). archivo (9).

organizacin de archivos

Descripcin de documentos de (6).

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En la tabla anterior podemos observar la diferencia de crditos, as, mientras que las Universidades de Salamanca, Valencia y Zaragoza ofertan 18 crditos en las asignaturas obligatorias, Carlos III oferta 12 y A Corua tan solo 6. En cuanto a las asignaturas optativas tambin apreciamos diferencias: 18 en Salamanca y A Corua frente a los 12 crditos en las otras tres universidades. Respecto a esta formacin especfica en archivstica y archivos en el conjunto de la Diplomatura ms la del nuevo Grado, nos encontramos con una tendencia hacia la disminucin de los crditos, aunque es generalizada debido, en parte, a la necesidad de pasar de una formacin de aproximadamente 300 crditos (entre 185-200 de diplomatura y 120 de licenciatura) a 240 del grado. Por ello, la insuficiencia ya detectada anteriormente va a acentuarse previsiblemente con los nuevos Grados.

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7.3.2.- Perfil y competencias en el Ttulo de Grado en Informacin y Documentacin. En el Libro Blanco de la ANECA (Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin) del Ttulo de Grado en Informacin y Documentacin se establece el perfil del titulado basndose en diferentes estudios, en la experiencia de las Universidades, las consultas de titulaciones similares en Universidades europeas y en las directrices sobre programas educativos. Este perfil debe entenderse como un resumen de las competencias que se deben adquirir a lo largo de los estudios en Informacin y Documentacin, a fin de proporcionar una formacin slida, tanto terico como prctica, a aplicar en los distintos puestos profesionales. El perfil debera ser nico, pero, en funcin de las asignaturas obligatorias que cada centro determine y de la optatividad, el alumno podr reforzar algunos de los conocimientos y capacidades y orientar su perfil hacia determinadas salidas profesionales. Por esto, se proponen orientaciones concretas del perfil profesional que se desarrollan en: Bibliotecas generales, ya sean nacionales, pblicas, universitarias, de centros de enseanza, etc. (BG). Bibliotecas especializadas y centros de documentacin de la

Administracin Pblica, de empresas, de medios de comunicacin, editoriales y libreras, asesoras y consultoras legales, de informtica y tecnologas, de servicios bibliogrficos y documentales, etc. (BE). Archivos de las administraciones pblicas, de instituciones y archivos privados (eclesisticos, de empresas y de otros organismos). (A).

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Empresas de creacin y difusin de bases de datos, de creacin de sistemas de almacenaje y recuperacin de la informacin, sistemas de informacin, portales de internet, empresas de creacin de contenidos editoriales, etc. (GC).

7.3.2.1.- Competencias Transversales (Genricas). Se establece la evaluacin tras un consenso de la ANECA en funcin de las valoraciones recibidas de las universidades colaboradoras.
Tabla 5.- Valoracin de las competencias transversales.

TRANSVERSALES / GENRICAS INSTRUMENTALES Capacidad de anlisis y sntesis Capacidad de organizacin y planificacin Comunicacin oral y escrita en la lengua nativa Conocimiento de una lengua extranjera Conocimientos de informtica (mbito de estudio) Capacidad de gestin de la informacin Resolucin de problemas Toma de decisiones PERSONALES Trabajo en equipo Trabajo en un equipo de carcter interdisciplinar Trabajo en un contexto internacional Habilidades en las relaciones interpersonales Reconocimiento a la diversidad y multiculturalidad Razonamiento crtico Compromiso tico SISTMICAS Aprendizaje autnomo

BG BE A GC 4 4 4 3 3 4 3 3 3 3 2 4 4 3 4 3 4 4 4 3 3 4 3 3 3 4 2 3 3 3 4 3 4 4 4 4 4 4 3 3 3 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3 4 2 2 4 3 3 3 3 3 4 3 3 3

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Adaptacin a nuevas situaciones Creatividad Liderazgo Conocimiento de otras culturas y costumbres Iniciativa y espritu emprendedor Motivacin por la calidad Sensibilidad hacia temas medioambientales

4 3 2 3 3 4 2

4 3 2 2 3 4 2

4 4 3 3 2 2 2 2 3 3 4 4 2 2

Se observa muy poca diferencia en las valoraciones para todas las orientaciones profesionales. 7.3.2.2.- Competencias especficas de formacin disciplinar y profesional. La lista de estas competencias especficas deriva concretamente del documento Relacin de eurocompetencias en informacin y documentacin elaborado por elaborado por el Consejo Europeo de las Asociaciones de la Informacin. En este caso las Universidades colaboradoras fueron bastante ms especficas en su evaluacin que en el de las competencias genricas.
Tabla 6.- Valoracin de las competencias especficas de formacin disciplinar.

COMPETENCIAS ESPECFICAS informacin

BG BE A GC 3 3 2 3 3 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3

Interaccin con los productores, usuarios y clientes de la 3 Conocimiento del entorno profesional de la informacin y la 3 documentacin Conocimiento del marco jurdico y administrativo nacional e 2 internacional de la gestin de la informacin Identificacin, autentificacin y evaluacin de recursos de 3 informacin Gestin de colecciones y fondos 3

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Conservacin y tratamiento fsico de documentos Anlisis y representacin de la informacin Organizacin y almacenamiento de la informacin Bsqueda y recuperacin de la informacin Elaboracin y difusin de la informacin Tecnologas de la informacin: informtica Tecnologas de la informacin: Telecomunicaciones Tcnicas de produccin y edicin Tcnicas de gestin administrativa Tcnicas de marketing Tcnicas comerciales Tcnicas de adquisicin Tcnicas de gestin microeconmica Tcnicas de instalacin, acondicionamiento y equipamiento Tcnicas de planificacin y gestin de proyectos Tcnicas de diagnstico y evaluacin Tcnicas de gestin de recursos humanos Tcnicas de formacin

3 3 3 3 3 2 2 2 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3

2 3 3 4 3 2 2 2 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3

3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 2 2 2 3 2 2 3 3 2 2 3 3 2 2 3 3 2 2 3 3 2 2 3 2

Se aprecia de nuevo que no hay grandes diferencias en la valoracin de la mayora de las competencias en cada una de las orientaciones profesionales, lo que pone de manifiesto que en las cuatro orientaciones o mbitos de actividad considerados se pueden establecer diferencias en lo que respecta al uso y aplicacin de determinados instrumentos y herramientas, pero no en el nivel de competencia requerido, al menos tal y como han sido identificadas en el proceso de obtencin de datos efectuado. As por ejemplo, las competencias anlisis y representacin de la informacin y organizacin y almacenamiento de la informacin son igualmente necesarias en todos los centros y servicios de informacin sean del tipo que sean, pero las normativas e instrumentos que se utilizarn variarn en funcin del las caractersticas propias al centro o servicio.

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7.4.- LA ARCHIVSTICA EN LOS ESTUDIOS DE POSTGRADO. En estos estudios la formacin ofrecida no es exclusiva en archivstica sino que sta se combina con otras materias, generalmente bibliotecas y documentacin. Hasta ahora varias Universidades pblicas espaolas han ofrecido formacin de postgrado en Archivstica y/o gestin de Archivos, en los que participan docentes universitarios y profesionales del ramo. Destaca la prctica ausencia de Programas Oficiales de Postgrado en materia de Archivstica (con la excepcin parcial del reciente Programa Oficial de la Universidad Carlos III en Archivos y bibliotecas en el entorno digital ofertado para el curso 2008/2009), debido probablemente a la todava reciente implantacin de las Licenciaturas en Documentacin. Esto ha llevado a que estos programas no estn lo suficientemente consolidados para alcanzar la mencin de calidad del Ministerio, lo que hace que slo cuenten con la naturaleza de ttulo propio expedido por cada universidad y, por tanto, desprovistos de validez oficial. Esta situacin tiene repercusin en dos aspectos de diferente naturaleza: de una parte dificulta la incorporacin de estos estudios a los procesos de seleccin de los empleados pblicos, en tanto que puedan ser considerados requisitos necesario y, por otra, posibilita que las universidades establezcan el precio de coste de los estudios sin contar con las referencias de los precios establecidos para ttulos oficiales en las enseanzas pblicas. Aspecto que han generado quejas en el sector profesional, ya sea por la escasa incidencia en la definicin de la actividad profesional como por la incidencia de las barreras socioeconmicas. Actualmente se consideran como titulaciones consolidadas, en el sentido de que presentan ya un nmero importante de ediciones las ofrecidas por las universidades de Sevilla, Carlos III, UNED y Autnoma de Barcelona, por medio de la Escola Superior dArxivistica y Gesti de Documents (ESAGED). Otras

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como las universidades de Castilla-la Mancha, Internacional de Andaluca y Cdiz no se consideran an consolidadas, de hecho esta ltima ya no oferta esta titulacin. Estos estudios estn diseados para satisfacer las demandas del mercado, tanto de las Administraciones Pblicas como de las empresas privadas. A continuacin realizamos un breve resumen de estos Programas de Postgrado referidos a su ltima edicin. 7.4.1.- Mster de Archivstica de la Universidad de Sevilla. Destinatarios: Licenciados universitarios, diplomados en Biblioteconoma y Documentacin y otros que justifiquen su ejercicio profesional como archiveros. Duracin: 50 crditos, con una duracin de 18 meses. Estructura: Archivstica y gestin de documentos. Documentacin electrnica y nuevas tecnologas de la informacin. Instituciones y organizaciones: historia, procedimientos y produccin documental. Conocimiento de las formas documentales histricas y actuales. Prcticas en archivos de instituciones pblicas y privadas. Tesis de mster, sobre un tema relacionado con alguno de los mdulos.

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7.4.2.- Master en Archivstica de la Universidad Carlos III de Madrid. Destinatarios: Licenciados universitarios, ingenieros, arquitectos y jvenes profesionales con alguna experiencia en el sector, que quieran perfeccionar su formacin. Duracin: 90 crditos, con una duracin de 13 meses. Estructura: Fundamentos de Archivstica. Produccin e interpretacin de documentos. Gestin de los documentos. Administracin de archivos. Tecnologas de la Informacin. Teora, historia y funcionamiento de las organizaciones.

Seminarios: 8 crditos. Prcticas profesionales: 14 crditos. Proyecto: 8 crditos.

7.4.3.- Graduado Superior en Archivstica y Gestin de Documentos UAB (ESAGED). Destinatarios: Se puede acceder desde el primer ciclo de cualquier titulacin o desde cualquier diplomatura o licenciatura. Duracin: 120 crditos repartidos en dos cursos, con una duracin de 2 aos.

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Estructura: Primer curso: Fundamentos de la archivstica. Productores y tipologas documentales. Sistemas de informacin. Derecho y rgimen jurdico de los documentos. Tcnicas archivsticas. Productores y tipologas documentales II. Sistemas de gestin documental. Gestin de los servicios de archivo. Evaluacin y acceso a los documentos. Insercin profesional y metodologa del trabajo cientfico en archivstica. Proyecto/Prcticas y trabajo final.

Segundo curso:

7.4.4.- Curso de Postgrado Especialista Universitario en Archivstica de la UNED. Destinatarios: Licenciados universitarios, ingenieros, arquitectos y los que estn en posesin de algn ttulo de Experto universitario o equivalente. De manera excepcional la UNED permitir el acceso a diplomados, ingenieros y arquitectos tcnicos relacionados con esta especialidad. Duracin: 50 crditos, con una duracin de 11 meses. Estructura: Aunque la mayor parte del curso est diseado para su seguimiento a distancia, los alumnos deben asistir a 4 sesiones presenciales (conferencias y prcticas complementarias).

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La Archivstica: conceptos fundamentales y tipologa de los archivos. Archivstica documental. Historia de las Instituciones y de los archivos. Paleografa y Diplomtica. y legislacin bsica sobre archivos y patrimonio

7.4.5.- Mster en Cultura y Patrimonio de la Universidad de Castilla-La Mancha. Destinatarios: Licenciados en titulaciones relacionadas con los estudios de Humanidades y que tengan una clara intencin de orientar su carrera profesional hacia la gestin de documentos y archivos. Tambin a aquellos alumnos de segundo Ciclo con un mximo de 50 crditos por cursar. Duracin: 60 crditos, con una duracin de 1 ao. Estructura: Mdulo Introductorio: Patrimonio y archivos. Experiencias y recursos. Ciencias Auxiliares.

Mdulo de especializacin: Historia de las instituciones y fuentes. Archivstica y archivos.

Prcticas en archivos estatales, regionales y municipales. Trabajo de investigacin.

7.4.6.- Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos de la Universidad Internacional de Andaluca (UNIA). Destinatarios: Titulados superiores universitarios que acrediten un alto nivel de preparacin en la materia. 42

Duracin: 60 crditos, con una duracin de 10 meses. Estructura: Mdulo no presencial: Introduccin a los contenidos del Mster Universitario. Mdulo presencial: Archivstica y ciencias complementarias. La administracin de archivos. La gestin documental. Aplicacin de las nuevas tecnologas en los archivos y en el patrimonio documental. Mdulo de investigacin: Tesis de mster.

7.5.-CONCLUSIONES SOBRE LA FORMACIN ACADMICA EXISTENTE. A pesar de la demanda profesional de archiveros en el sector pblico y en el privado, la formacin existente en cuanto a estudios universitarios de Grado es marcadamente insuficiente. La Diplomatura no contiene una formacin suficiente especfica en archivstica y gestin de archivos (salvo el caso de la Universidad de Salamanca) y por otro lado el nivel de grado medio no se corresponde con el nivel acadmico exigido por la Administracin del Estado. La Licenciatura si bien corrige el defecto del nivel acadmico no hace lo mismo con las deficiencias formativas. Si a esto le unimos el hecho de que los alumnos pueden proceder de cualquier titulacin (con una breve formacin complementaria), se puede afirmar que no garantiza siquiera una mnima 43

formacin en archivstica y gestin de archivos. No podemos obviar que los futuros Grados en Informacin y Documentacin deben comprimir la formacin en un Grado de 240 crditos, 60 reservados a la formacin bsica. Por todo ello podemos hablar de archivero como una profesin no titulada, pues si bien cada archivero parte de una titulacin (Licenciatura en Historia o ms recientemente, en Humanidades y en Documentacin), no existe una titulacin que suministre la formacin y competencias especficas para el ejercicio de esta actividad profesional, por lo que su aprendizaje debe llevarse a cabo a travs de canales no reglados (preparacin autodidacta de oposiciones, cursos de postgrado no oficiales). La opcin preferible y ms factible es la de unos estudios de postgrado oficial, un Mster Oficial en Archivstica de orientacin a la especializacin profesional, que puede justificarse, al menos en varias Universidades, en la trayectoria acreditada de ttulos propios similares. Tendr que cumplir una serie de requisitos: Al ser un ttulo con orientacin profesional, deber contar con unas prcticas profesionales, un profesorado con colaboracin de profesionales del sector. Respecto a los requisitos de admisin se recomienda exigir una formacin previa en determinada materias mediante un curso de nivelacin y prever los mecanismos para reconocer los aprendizajes previos de los estudiantes. En cuanto al contenido, se tendr presente la tendencia sealada en los procesos de seleccin de las Administraciones pblicas a dotar de mayor peso a la formacin especfica en archivstica, en lugar de otros aspectos instrumentales como las fuentes documentales y bibliografa sobre la historia de las instituciones, que si bien son necesarias, han predominado hasta ahora en los estudios precedentes.

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Evidentemente, con la creacin de este ttulo oficial de postgrado en Archivstica no se solucionarn todas las cuestiones existentes en la relacin entre ejercicio profesional y titulacin acadmica ni se evitar la diversidad en los contenidos formativos, debido a la autonoma universitaria. El hecho de que sea oficial y vlido en todo el territorio nacional no conlleva en s mismo la habilitacin para el desempeo profesional, para lo que se necesitara la aprobacin por parte del Gobierno de las directrices correspondientes. La parte ms positiva de la creacin de este ttulo es la posibilidad de crear una barrera defensiva frente a determinadas pretensiones de reserva de ejercicio profesional desde ciertas titulaciones de Grado. Tambin, al convertirse en mrito objetivo vlido para la fase de concurso de los procedimientos selectivos de empleados pblicos hacia el futuro y valorar la solvencia tcnica de las empresas y profesionales en los procesos de externalizacin de servicios de archivos en el sector pblico. En 2008, la Revista DArxius, publicada por la Associaci dArxivers i Gestors de Documents Valencians, recoge bajo la denominacin de Competencias Profesionales 2008 la posicin de la Coordinadora de Asociaciones y Archiveros respecto a los estudios universitarios y su propuesta de directrices para el Ttulo de Master en Archivstica y Gestin de Documentos, teniendo en cuenta que en la situacin actual, momento de importantes cambios de la evolucin social y del conocimiento cientfico, la Archivstica ocupa un importante lugar en la construccin de la sociedad de la informacin (ya que trata de la racionalizacin y gestin de los documentos), que se resume a continuacin. Est claro que resulta fundamental formar profesionales a travs de su presencia en la enseanza superior. Sin embargo, no existe un programa de formacin reglado dentro de los actuales planes de estudio de la Universidad Espaola, con lo que su formacin sigue siendo una asignatura pendiente.

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Inicialmente esto se intent solventar con la organizacin de cursos al margen de la Universidad, como por ejemplo Las Escuelas Taller de Archivos creadas en 1988 por el Ministerio de Cultura o el fomento de cursos de postgrado y mster en distintas Universidades. La situacin se califica como profesin sin formacin mientras que en los pases ms desarrollados los estudios se han normalizado. La Archivstica adquiri un gran impulso desde la llegada de la Democracia con hechos como la creacin de asociaciones y organismos representativos de la comunidad archivstica, la aparicin de los cuerpos y escalas de archiveros de la Administracin Pblica, nueva normativa sobre archivos y documentos con sus correspondientes referentes en la legislacin general y un mayor reconocimiento social y profesional. Los archivos van adquiriendo un papel relevante en las organizaciones ya que la informacin se considera un recurso que proporciona ventaja competitiva a las organizaciones, lo que hace prever una gran demanda de puestos de trabajo para estos profesionales por parte del sector industrial y del de servicios. Tambin se aumenta la demanda en el mbito de la Administracin donde todava quedan plazas por cubrir. Teniendo todo esto en cuenta, la combinacin de unos profesionales convenientemente preparados y el despliegue de estrategias de mercado adecuadas se podrn ofrecer nuevas oportunidades laborales a las futuras generaciones de graduados en estos estudios. La evolucin de la Archivstica, la lgica de mercado y la situacin del mapa archivstico del Estado aconsejan formar archiveros con una base terica y prctica especializada y bien orientada al objeto de su profesin. Por ello se propone la creacin de un Master Oficial para dotar a los profesionales de una formacin de carcter tcnico y cientfico que podr ir complementndose en el futuro con otras iniciativas formativas.

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Tras analizar los diferentes modelos en Alemania, Austria, Francia, Holanda, Irlanda, Italia, Reino Unido y Suecia se llega a la conclusin de que existe un modelo europeo predominante en el que la enseanza de la Archivstica se concentra en el postgrado o tercer ciclo. En todos estos pases se da en los ttulos de Master o equivalente. Curiosamente con este modelo conviven un segundo, en el que es posible iniciar la formacin en el nivel de grado (Alemania, Holanda, Italia, Reino Unido y Suecia) y un tercero en el que parte de la oferta formativa est vinculada a la carrera en las Administraciones Pblicas preferiblemente (Alemania y Francia). Otro punto en comn es que todos estn desvinculados de sus equivalentes respectivos a los de Biblioteconoma y Documentacin, siendo planteamientos autnomos tanto en el nivel de grado como en el de postgrado, exceptuando el caso de Italia donde existen estudios mixtos de grado. El modelo europeo ha evolucionado hacia la madurez, por cuanto predomina la adscripcin de los estudios a la Archivstica como rea de conocimiento y como estructura organizativa. Tambin la amplia presencia de la Historia, sobre todo en el referente mundial, se explica por la tradicin de vincular los archivos a las bases histrico-culturales y la Archivstica como ciencia auxiliar de la Historia. Por otro lado en la tercera opcin aparece la Archivstica como conocimiento especfico de reas y departamentos de Ciencias de la Informacin (Biblioteconoma), en cuyos ttulos aparece, no como en el modelo espaol en el que se encuentra diluida en la de Biblioteconoma y Documentacin sin referencia alguna a su especificidad sino como auxiliar de las mismas, algo totalmente inexistente en el panorama europeo. En Europa por tanto, los estudios de Archivstica y Gestin de Documentos tienen unas caractersticas que definen la existencia efectiva de un modelo: En todos los pases los estudios tienen lugar en el nivel de postgrado (modelo unnime).

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Se

imparten

de

forma

exclusiva,

independientemente

de

las

titulaciones de Biblioteconoma. Estn encuadrados en departamentos y/o reas de conocimiento especficas de Archivstica. La procedencia de los alumnos est abierta a cualquier titulacin, mayoritariamente suele ser Historia, sin existir vinculacin con titulacin alguna del ciclo de grado, ni siquiera cuando existe uno especfico. La duracin vara entre un ao natural completo y dos aos acadmicos, con unos 120 crditos de media. El nmero de centros en los que se imparten est restringido entre uno y cinco (Italia queda fuera de esta caracterstica, pues se imparte al menos en 19 centros). La razn de este comportamiento la encontramos principalmente en el hecho de que la formacin en Archivstica tiene el carcter de especializacin al mximo grado de la expresin y que, adems, debido al fuerte respaldo que recibe de las organizaciones profesionales, procura acompasarse con la demanda del mercado de trabajo. En nuestro pas tan solo existen tres Universidades que ofrecen estudios de Archivstica en lnea con esta tendencia europea: -Universidad de Sevilla: Ttulo de Master en Archivstica desde el ao 1995, con una duracin de dos cursos acadmicos. -Universidad Carlos III de Madrid: Ttulo de Master en Archivstica desde el ao 2000, con una duracin de trece meses. Este Master posee un rasgo caracterstico como es la presencia de alrededor de un 14% de alumnos de pases de Iberoamrica, EEUU, Filipinas, Italia y Francia. -Escola Superior dArxivistica y Gesti de Documents de la Universidad Autnoma de Barcelona (ESAGED): Graduado Superior en Archivstica y Gestin de Documentos desde el ao 2002, con una duracin de dos aos.

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Por ltimo, destacar que en la Jornada Conmemorativa de la Creacin del Cuerpo Facultativo de Archiveros, en el ao 2010, se analizaron los puntos negativos y positivos de esta ltima propuesta de Master en Archivstica y de la situacin actual de la formacin. Los resultados se resumen a continuacin:

Aspectos negativos: - Escasez de crditos archivsticos: centrada principalmente en las asignaturas optativas que posibiliten al alumno desarrollar y responsabilizarse de su propio currculo. - Insuficiencias de la formacin prctica: como problema de difcil solucin. El acoger alumnos en prcticas supone una carga extra de trabajo sin ningn tipo de contraprestacin para el centro de acogida y en muchos casos buscan conseguir mano de obra gratuita, ms que formar (problema comn en muchas titulaciones). - Desajustes entre la formacin que ofrece la universidad y las exigencias de la sociedad: en ocasiones se aprecia una separacin entre los avances metodolgicos, de calidad, de normalizacin, de ciertas Universidades, y la falta de modernidad de las prcticas de ciertos archivos.

Aspectos positivos: - Formalizacin de la formacin: aportando unos altos niveles de estabilidad a la formacin y actuando como una buena plataforma para dar a conocer la profesin y su misin. - Aprovechamiento de experiencias: Muchas de las nuevas propuestas metodolgicas de los archivos son copias o tienen un antecedente prximo en la prctica de las bibliotecas y centros de documentacin.

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- Impulso de la investigacin: La entrada en la universidad, centro de investigacin por excelencia, ha supuesto un aumento cuantitativo de los trabajos de investigacin y una serie de cambios cualitativos en cuanto a los mtodos y a los temas abordados. - Respuesta a las nuevas tecnologas: Las actuales necesidades formativas que giran en torno a la gestin e intermediacin de informacin obtienen una mejor respuesta con la integracin de la formacin de los profesionales lo que supone una nueva confluencia de contenidos entre los de Biblioteconoma, Documentacin y Archivstica. En la actualidad la profesin de archivero est cambiando y de la misma manera debe cambiar la formacin. Educativamente ya no se trata de generar mano de obra para los archivos, el objetivo es formar profesionales para una sociedad dinmica donde lo seguro es el cambio.

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8.- PERFIL PROFESIONAL DEL ARCHIVERO Y ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS.


En la identificacin del Catlogo Nacional de Ocupaciones Profesionales (CNO 2011), la ocupacin relacionada con el desempeo profesional de los archiveros se vincula a la categora de profesionales de la cultura y el espectculo, constatndose que se puede llegar a vincular con dos cdigos especficos, debido a la confusin de actividades que generalmente se produce: 291.- Archivistas1 y conservadores de museos. 2912.- Bibliotecarios, documentalistas y afines. Como ya se ha puesto de manifiesto en la identificacin de las actividades formativas para el desempeo profesional, dicha confusin guarda una estrecha relacin con la tradicional vinculacin de la formacin en archivstica a los estudios de Biblioteconoma y Documentacin, si bien el anlisis realizado permite constatar cmo existen elementos diferenciadores que permiten enfatizar la realizacin profesional de los archiveros o archivistas, posibilitndose una mayor adecuacin a su perfil a travs de las materias obligatorias y optativas, e indudablemente a travs de los estudios de postgrado y mster que se vienen desarrollando en diferentes Universidades, en el mismo sentido que sucede en diferentes pases del contexto europeo (Alemania, Austria, Francia, Irlanda, Italia o Reino Unido). La identificacin de un perfil profesional especfico y diferenciado hace que, de forma paralela, sea preciso diferenciar la actuacin de estos profesionales de aquellos otros que, de forma complementaria al desempeo de otras

Es de resear que en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola la denominacin de archivista est asociada a la de archivero, por lo que puede establecerse una relacin directa entre un trmino y otro.

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actividades que configuran en mayor medida su quehacer profesional, realizan asimismo labores propias de administracin de archivos y gestin de documentos, sin que ello confiera a los mismos la identificacin con la ocupacin de archiveros, pese a que en la definicin de las competencias profesionales que se incorporan a sus certificados de cualificacin se incluyan elementos relativos a la gestin de archivos o al manejo de programas ofimticos que faciliten la gestin de informacin y documentos pertinente para su organizacin laboral. En este sentido conviene tener en cuenta que en el catlogo desarrollado por el Instituto Nacional de Cualificaciones se hace referencia a una serie de cualificaciones, as como a certificados profesionales, mayoritariamente vinculadas a la familia de Administracin y Gestin en las que se incorporan competencias relacionadas con la gestin de archivos, tal y como se recogen en la siguiente tabla, pero no quiere ello decir que las mismas se definan los perfiles profesionales de los profesionales de archivstica. Dichas competencias se concretan en: UC0971_1.- Realizar operaciones auxiliares de reproduccin y archivo en soporte convencional o informtico. UC0233_2.- Manejar aplicaciones ofimticas en la gestin de la informacin y la documentacin. UC0978_2.- Gestionar el archivo en soporte convencional e informtico. UC0987_3.- Administrar los sistemas de informacin y archivo en soporte convencional e informtico. A fin de ejemplificar la situacin descrita puede tomarse como referencia la unidad de competencia UC0233_2.- Manejar aplicaciones ofimticas en la gestin de la informacin y la documentacin, que se identifica en las siguientes cualificaciones / certificados de profesionalidad: - Comercializacin y administracin de productos y servicios financieros.

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- Gestin financiera/Financiacin de Empresas. - Administracin de Recursos Humanos/ Gestin integrada de RRHH. - Gestin Administrativa Pblica. - Gestin contable y de auditora/ Gestin contable y administrativa para Auditora. - Actividades de Gestin Administrativa. - Actividades administrativas de recepcin y relacin con el cliente. - Comercializacin y administracin de productos y servicios financieros.

Es por ello que en la definicin del perfil competencial del archivero se hace referencia a aquellos profesionales que llevan a cabo actividades especficas relacionadas con la ocupacin de archivero, y no a aquellos que las realizan de forma complementaria a otras que configuran su perfil profesional.

8.1.- ACTIVIDADES PROFESIONALES EN ARCHIVSTICA. La recogida de datos llevada a cabo entre los profesionales de archivstica, as como entre el colectivo de expertos en el campo, ha permitido poner de manifiesto las diferentes actividades que llevan a cabo, identificando la diferencia existente a tenor de la importancia que conceden a las mismas, en la situacin actual y en su previsin a medio plazo. Dado que cada persona desempea una actividad en un mbito de referencia especfico se ha procedido a solicitar informacin no slo de su experiencia especfica, sino del conocimiento que tienen del conjunto de la actividad, procediendo a valorar en una escala de 1 a 10 la importancia de cada uno de ellos. Tal y como se recoge en la siguiente tabla de actividades desarrolladas en la actualidad, segn orden de importancia concedida por los profesionales de archivstica, se constata que la gestin de documentos y administracin de

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archivos constituye la base del trabajo que se realiza, si bien existen claras diferencias segn el contexto en el que el mismo se lleva a cabo.
Tabla 7.- Valoracin media de la importancia actual de las actividades relevantes realizadas en archivstiva.

Actividad Actual Gestin de documentos y archivos histricos. Gestin de documentos y archivos de la administracin pblica. Gestin de archivos de medios de comunicacin, hospitalarios y musicales. Consultora documental. Gestin de documentos y archivos de empresas. Gestin de procesos administrativos. Gestin de documentos y archivos de entidades privadas. y empresas de custodia y organizacin

Valoracin 8,56 7,72 6,56 6,28 5,69 5,56 5,47

A estas se unen otras dos actividades que tienen una naturaleza diferente y que resultan de importancia en el desempeo de sus actividades, si bien ha de entenderse que forman parte de forma paralela al desempeo de la actividad profesional.
Tabla 8.- Valoracin media de la importancia actual de otras actividades realizadas en archivstiva.

Actividad Actual Formacin en archivstica y gestin de documentos. Investigacin de apoyo: informtica, referencial e histrica.

Valoracin 7,81 6,17

Al solicitar informacin sobre las actividades que se consideran de desarrollo en el medio plazo temporal se obtienen ligeras diferencias sobre la situacin indicada, como se reflejan en el siguiente grfico de contrastes.

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Grfico 2.- Valoracin de actividades actuales (azul) y a medio plazo (rojo) por parte de los profesionales en archivstica

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Como se desprende de los resultados la consideracin que se hace de las actividades desarrolladas prevn por parte de los profesionales, un crecimiento del desempeo profesional, si bien las diferencias posibilitan aclarar en qu aspectos ste se intensificar en mayor medida.
Tabla 9.- Diferencias en la valoracin de actividades actuales y a medio plazo realizadas en archivstiva.

Diferencias valoracin Actividades Actuales y a Medio plazo Gestin de documentos y archivos histricos. Formacin en archivstica y gestin de documentos. Gestin de documentos y archivos de la administracin pblica. Investigacin de apoyo: informtica, referencial e histrica. Archivos de medios de comunicacin, hospitalarios y musicales. Consultora y empresas de custodia y organizacin documental. Gestin de documentos y archivos de entidades privadas. Gestin de documentos y archivos de empresas. Gestin de procesos administrativos.

-0,31 -0,81 -0,78 -1,23 -1,03 -1,13 -1,72 -1,69 -1,81

Como se recoge en la tabla todas las diferencias son negativas, por lo que se prev un incremento en la totalidad de las actividades identificadas, hacindose ste ms evidente en el caso de la gestin de procesos administrativos, la gestin de documentos y archivos en entidades privadas, y en la gestin de documentos y archivos en empresas. Pese a la previsin de crecimiento es de recalcar que mantienen las valoraciones comparativas ms bajas, pero la relevancia de la diferencia se encuentra entre la consideracin que se realiza de la situacin actual y la futura. El conocimiento de las actividades lleva implcito un anlisis sobre las funciones que constituyen la base del desempeo profesional, pudiendo identificarse una constante en las mismas con independencia de que se concrete un referente de actuacin u otro:

AREAS FUNCIONALES Clasificacin Coordinacin Descripcin Difusin Gestin de Calidad Gestin electrnica Seguridad Valoracin Funciones que guardan relacin con las establecidas en otros anlisis y que adoptan un enfoque ms agrupado de las mismas: gestin organizativa del servicio o del centro, gestin de documentos, gestin de riesgos, organizacin de documentos o archivstica, y comunicacin o funcin social2. Cada una de las reas funcionales identificadas conlleva una serie de unidades de actuacin que permiten poner de relieve las competencias profesionales requeridas, desde la perspectiva general, en la actividad de los profesionales de archivstica, tal y como se recogen a continuacin. Clasificacin Conocimientos para la gestin integral de documentos. Desarrollo de un sistema de clasificacin corporativo. Diseo de un sistema de clasificacin corporativo. Mantenimiento de un sistema de clasificacin corporativo. Coordinacin Coordinacin para la implantacin de la administracin electrnica. Coordinacin y normalizacin de la gestin de documentos. Coordinacin y normalizacin con responsables de otros mbitos.

SANCHIS MORENO, F.J. (2009). Informe sobre un catlogo de funciones y tareas del personal

archivero. Coordinadora de Asociaciones Profesionales de Archiveros.

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Descripcin Adaptacin de un sistema de descripcin de documentos. Mantenimiento de un sistema de descripcin de documentos. Desarrollo de un sistema de descripcin de documentos. Difusin Desarrollo de polticas de difusin. Diseo de polticas de difusin. Anlisis de polticas de difusin. Gestin de Calidad Implantacin de sistema de gestin de la calidad. Anlisis de sistema de gestin de la calidad. Desarrollo de sistema de gestin de la calidad. Gestin Electrnica Diseo de sistemas de gestin electrnica de documentos. Desarrollo de sistemas de gestin electrnica de documentos. Cambio de soporte documental. Conservacin de documentos electrnicos a medio y largo plazo. Implantacin de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Mantenimiento de sistemas de gestin electrnica de documentos. Migracin de datos a nuevos sistemas. Conocimientos para la gestin de documentos electrnicos. Anlisis de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Desarrollo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Diseo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica.

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Seguridad Auditora de procesos y procedimientos. Planificacin de polticas de seguridad de datos y documentos. Gestin de las polticas de seguridad de datos y documentos. Desarrollo de polticas de seguridad de datos y documentos. Valoracin Conocimiento de normas jurdicas y tcnicas. Diseo de un sistema de Valoracin de documentos. Desarrollo de un sistema de Valoracin de documentos. Mantenimiento de un sistema de Valoracin de documentos.

8.2.- DIFERENCIACIN DE PERFILES EN LA OCUPACIN DE ARCHIVERO Y GESTOR DE DOCUMENTOS. La denominacin genrica de archivero y gestor de documentos se encuentra con una serie de situaciones que dificultan su visualizacin en la prctica profesional, constatndose que el perfil genrico no responde a la realidad existente de forma operativa, lo que hace necesario proceder a la diferenciacin de ms de un perfil especfico. La referencia habitual a los trabajos vinculados a la administracin, en sus diferentes modalidades, pone de manifiesto ocupaciones, a tenor de categoras y niveles, que se han ido manteniendo a lo largo de los aos, generalizndose en muchos trabajos e informes, pero que, asimismo, muestran una extrapolacin hacia mbitos laborales en los que no se puede efectuar esa identificacin, tales como las organizaciones empresariales o instituciones pblicas con una menor trayectoria histrica de mantenimiento de archivos y documentos. Si bien es cierto que suele establecerse una tipologa en la clasificacin de las ocupaciones relacionadas con la archivstica, segn los niveles existentes en la

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administracin, esta no responde de manera especfica con los perfiles profesionales, ya que en la mayora de los casos responde a un cruce de dos criterios complementarios: la categora funcional y la ocupacin de contratacin administrativa, tal y como se recoge a continuacin: Director o Jefe del Archivo. Tcnico Superior, Archivero (grupo A). Tcnico Medio (grupo B). Auxiliar de Archivo (grupo C/D).

Esta diferenciacin incluso en la propia estructura de la administracin resulta confusa a la hora de establecer las diferentes competencias de desempeo profesional, ya que se producen situaciones de superposicin en las responsabilidades e incluso de equivalencia de las mismas aunque las modalidades de contratacin presenten diferencias. A este hecho hay que aadir algunas cuestiones que, al tiempo que inciden sobre la problemtica identificada, hacen preciso una mejor adecuacin en el establecimiento de los perfiles existentes3: En algunos casos, para el personal tcnico se diferencian niveles (facultativos, ayudantes y auxiliares), para los que no se requiere una titulacin especfica, sino una titulacin acorde al nivel al que se opta. Con la reforma de las titulaciones universitarias la tradicional distincin entre grupos A y B, o de facultativo y ayudante, se vuelve todava ms extraa, pues el mismo Grado permitir optar a las dos opciones, por lo que las funciones de cada uno de estos grupos viene definido ms por el puesto de trabajo que por la formacin que se requiere para el acceso (Sanchs Moreno: 2009; pg. 6).

SANCHISMORENO,F.J.(2009):Informesobreuncatlogodefuncionesytareasdelpersonalarchivero.

CoordinadoradeAsociacionesProfesionalesdeArchiveros.

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Parece evidente que el perfil profesional no se corresponde con la categora de contratacin y eso se evidencia en dos elementos fundamentales: el anlisis de las tareas y competencias identificadas en el desempeo del puesto de trabajo y, complementariamente, la identificacin de dos niveles formativos especficos de carcter acadmico: los estudios de grado y los de post-grado o mster. Partiendo del anlisis de las respuestas identificadas por los profesionales de archivstica y tomando en consideracin los aspectos comentados, se ha procedido a la identificacin de dos perfiles bsicos en la organizacin y desarrollo de funciones: Gestor de Archivos y Documentos. Administrador de Archivos y Documentos. Entendiendo, como se desprende de los anlisis efectuados que se presentan a continuacin, que existen diferencias en el desempeo profesional y competencial, con independencia de que se produzcan situaciones de vinculacin laboral con denominaciones coincidentes y que, atendiendo a la estructura de la organizacin en la que desempean sus actividades, pueden establecerse ms o menos niveles de adscripcin.

8.3.- CARACTERSTICAS DEL PERFIL PROFESIONAL DEL GESTOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS. Las diferentes funciones consideradas en el desempeo de responsabilidades profesionales de la gestin de archivos y documentos han sido sometidas a la valoracin de su dificultad desde una doble perspectiva: el momento actual y a medio plazo, utilizando una escala de orden creciente de 0 a 10, a fin de identificar los problemas existentes y por lo tanto las carencias consideradas en su cualificacin. En las tablas que se presentan a continuacin se ofrece la sntesis de los resultados obtenidos por este colectivo.

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8.3.1.- Valoracin de Dificultades del Gestor de Archivos y Documentos. Clasificacin Conocimientos para la gestin integral de documentos. Desarrollo de un sistema de clasificacin corporativo. Diseo de un sistema de clasificacin corporativo. Mantenimiento de un sistema de clasificacin corporativo. Coordinacin Coordinacin para la implantacin de la administracin electrnica. Coordinacin y normalizacin de la gestin documental. Coordinacin y normalizacin con responsables de otros mbitos. Descripcin Adaptacin de un sistema de descripcin de documentos. Mantenimiento de un sistema de descripcin de documentos. Desarrollo de un sistema de descripcin de documentos. Difusin Desarrollo de polticas de difusin. Diseo de polticas de difusin. Anlisis de polticas de difusin. Gestin de Calidad Implantacin de sistema de gestin de la calidad. Anlisis de sistema de gestin de la calidad. Desarrollo de sistema de gestin de la calidad. Gestin Electrnica Diseo de sistemas de gestin electrnica de documentos. Desarrollo de sistemas de gestin electrnica de documentos.
Dificultad Actual Dificultad Actual Dificultad Medio plazo

5 4,17 4,33 4,17

4,5 3,75 3,83 4,08

Dificultad Actual

Dificultad Medio plazo

7,17 7,5 7,25

7,08 7,42 7,25

Dificultad Actual

Dificultad Medio plazo

4 4,17 4,17

3,63 3,75 4,17

Dificultad Actual

Dificultad Medio plazo

5,25 4,83 4,67

5,25 4,83 4,67

Dificultad Medio plazo

6,25 6,33 6,42

6,0 5,92 6,08

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

6,67 5,92

5,33 6,08

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Cambio de soporte documental. Conservacin de documentos electrnicos a medio y largo plazo. Implantacin de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Mantenimiento de sistemas de gestin electrnica de documentos. Migracin de datos a nuevos sistemas. Conocimientos para la gestin de documentos electrnicos. Anlisis de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Desarrollo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Diseo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica.

5,83 6,33 5,58

6,33 7,25 6,17

5,33 6,58 5,67 4 5,5 4,92

5,25 7,08 5,08 5,58 5,92 5,33

Seguridad Auditora de procesos y procedimientos. Planificacin de polticas de seguridad de datos y documentos. Gestin de las polticas de seguridad de datos y documentos. Desarrollo de polticas de seguridad de datos y documentos. Valoracin

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

6,92 6,33 5,5 6,17

6,17 6,5 5,67 6,42

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

Conocimiento de normas jurdicas y tcnicas. Diseo de un sistema de Valoracin de documentos. Desarrollo de un sistema de Valoracin de documentos. Mantenimiento de un sistema de Valoracin de documentos.

5,42 5,41 5,5 4,83

5,08 4,75 4,75 5,0

Los resultados expuestos ponen de manifiesto que la percepcin de dificultades es ligeramente mayor en lo que se refiere a la situacin actual que a la previsin que se realiza en el medio plazo temporal. Atendiendo a las valoraciones se constata una mayor dificultad en las funciones relacionadas con la coordinacin, la gestin de calidad, la gestin electrnica y la

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seguridad, situacin que se mantiene al considerar las dificultades a medio plazo. En el siguiente grfico se procede al contraste de los resultados medios obtenidos, segn funciones y marco temporal considerado.
Grfico 3.- Comparacin de valoraciones efectuadas por los gestores de archivos y documentos de la dificultad actual y a medio plazo segn funciones.

8.3.2.- Identificacin de Competencias profesionales en relacin a Actividades desarrolladas por el Gestor de Archivos y Documentos. La identificacin de competencias profesionales, consideradas en trminos de resultados de competencia, se ha realizado a partir de la identificacin de actividades y tareas en el desarrollo del ejercicio profesional. Para ello se ha procedido a la recogida de informacin mediante un proceso de anlisis consecutivo: en primer lugar identificacin de tareas relativas al perfil, posteriormente valoracin de la importancia de su realizacin por parte del profesional y, finalmente, identificacin de su relacin con las reas funcionales identificadas.

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Los resultados obtenidos permiten poner de manifiesto cules son las principales competencias a tenor de su relevancia, sin que ello suponga que las que tienen una menor consideracin de importancia no supongan una responsabilidad propia del perfil profesional. Partiendo de una escala de valoracin de importancia creciente, oscilando entre el mnimo de 0 y el mximo de 10 puntos, se ha procedido a la agrupacin de los resultados obtenidos en cinco tramos de clasificacin: mxima (Mx), muy alta (M A), alta (A), media (M) y baja (B). RELEVANCIA MXIMA EN EL DESEMPEO Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos. Atender al pblico. RELEVANCIA MUY ALTA EN EL DESEMPEO Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias de documentos. Efectuar la grabacin de datos. Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos. Autorizar la transferencia de documentos. Realizar bsquedas de expedientes. RELEVANCIA ALTA EN EL DESEMPEO Clasificar y describir unidades documentales. Gestionar transferencias documentales. Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos. Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo. Realizar bsquedas de Informacin. Digitalizar documentos. Gestionar series documentales. Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos.

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Llevar a cabo prstamos de documentos y su control. Gestionar el repositorio de documentos. Actualizar bases de datos. Realizar la identificacin y valoracin de series. RELEVANCIA MEDIA EN EL DESEMPEO Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. Participar en la elaboracin de proyectos. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin. Administrar bases de datos. Elaborar informes tcnicos. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos. Automatizar los procesos de trabajo. Administrar usuarios del sistema de gestin. RELEVANCIA BAJA EN EL DESEMPEO Analizar, mantener y mejorar las bases de datos. Formar a usuarios del sistema de gestin e informacin de archivos. Controlar la sala de consulta y lectura. Llevar a cabo la limpieza de expedientes. Crear y mantener la sede web del archivo.

8.3.3.- Consideracin de Competencias por reas Funcionales. Cada una de las competencias identificadas, tal y como se ha comentado en trminos de resultados, se ha relacionado con las diferentes reas funcionales definidas en la organizacin de la actividad profesional del administrador de archivos, procediendo a su identificacin segn nivel de relevancia. Una cuestin a aclarar es que al realizar esta actividad se vio la necesidad de proceder a identificar tres nuevas reas funcionales, posibilitando una mejor

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identificacin de las responsabilidades a desarrollar por los profesionales de este mbito, y que se relacionan tanto con este perfil como con el de administrador de archivos y documentos: Transferencia, Prstamo y Consulta. AREA FUNCIONAL: CLASIFICACIN Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos. Clasificar y describir unidades documentales. Gestionar series documentales. Actualizar bases de datos. Realizar la identificacin y valoracin de series. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin. Analizar, mantener y mejorar las bases de datos. A A A A M B MA

AREA FUNCIONAL COORDINACIN Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos. Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias MA de documentos. Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos. Autorizar la transferencia de documentos. Gestionar transferencias documentales. Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos. Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. Participar en la elaboracin de proyectos. Administrar bases de datos. Elaborar informes tcnicos. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos. Automatizar los procesos de trabajo. M M M M M MA MA A M MA Mx

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Administrar usuarios del sistema de gestin. Formar a usuarios del sistema de gestin e informacin de archivos. Crear y mantener la sede web del archivo.

M B B

AREA FUNCIONAL: DESCRIPCIN Efectuar la grabacin de datos. Clasificar y describir unidades documentales. Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos. Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo. Gestionar series documentales. Actualizar bases de datos. Analizar, mantener y mejorar las bases de datos. AREA FUNCIONAL: DIFUSIN Atender al pblico. Actualizar bases de datos. Analizar, mantener y mejorar de bases de datos. Controlar la sala de consulta y lectura. Crear y mantener la sede web del archivo. AREA FUNCIONAL: GESTIN DE LA CALIDAD Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos. AREA FUNCIONAL: GESTIN ELECTRNICA Asistir al personal administrativo encargado de realizar las MA A A transferencias de documentos. Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo. Digitalizar documentos. B Mx A B B B A A B A MA A A

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Gestionar el repositorio de documentos. Actualizar bases de datos. Analizar, mantener y mejorar de bases de datos. AREA FUNCIONAL: SEGURIDAD Atender al pblico. Realizar bsquedas de expedientes. Gestionar transferencias documentales. Realizar bsquedas de Informacin. Gestionar series documentales. Llevar a cabo prstamos de documentos, as como su control. Gestionar el repositorio de documentos. Actualizar bases de datos. Realizar la identificacin y valoracin de series. Administrar bases de datos. Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos. Administrar usuarios del sistema de gestin. Analizar, mantener y mejorar de bases de datos. Controlar la sala de consulta y lectura. Crear y mantener la sede web del archivo. AREA FUNCIONAL: VALORACIN Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos. Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos. Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo. Gestionar series documentales. Realizar la identificacin y valoracin de series. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin.

A A B

Mx MA A A A A A A A M M M B B B

MA A A A A M

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Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos. AREA FUNCIONAL: IDENTIFICACIN Asistir al personal administrativo encargado de realizar las

MA A A A A M M

transferencias de documentos. Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos. Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo. Gestionar series documentales. Realizar la identificacin y valoracin de series. Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin. AREA FUNCIONAL: SELECCIN Gestionar series documentales. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin. AREA FUNCIONAL: TRANSFERENCIA Asistir al personal administrativo encargado de realizar las MA MA MA A A A M transferencias de documentos. Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos. Autorizar la transferencia de documentos. Gestionar transferencias documentales. Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos. Gestionar series documentales. Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. A M

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AREA FUNCIONAL: PRSTAMO Realizar bsquedas de expedientes. Realizar bsquedas de Informacin. Llevar a cabo prstamos de documentos, as como su control. Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. AREA FUNCIONAL: CONSULTA Realizar bsquedas de expedientes. Realizar bsquedas de Informacin. Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. En el siguiente grfico se muestra la valoracin efectuada, segn puntuaciones medias de las competencias adscritas, para cada una de las reas funcionales.
Grafico 4.- Valoracin de reas funcionales segn relevancia de las competencias que las conforman en el perfil de Gestor de Archivos y Documentos.

MA A A M

MA A M

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8.4.- CARACTERSTICAS DEL PERFIL PROFESIONAL DEL ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS. Las valoraciones efectuadas sobre las dificultades identificadas para el desempeo de sus funciones por parte de los administradores de archivos y documentos, tal y como se recogen en la tablas de sntesis que se presentan a continuacin, ponen de manifiesto una mayor consideracin del grado de deficiencias para el desempeo de sus responsabilidades profesionales que el constatado por parte de los gestores de archivos y documentos. 8.4.1.- Valoracin de Dificultades del Administrador de Archivos y Documentos. Clasificacin Conocimientos para la gestin integral de documentos. Desarrollo de un sistema de clasificacin corporativo. Diseo de un sistema de clasificacin corporativo. Mantenimiento de un sistema de clasificacin corporativo. Coordinacin Coordinacin para la implantacin de la administracin electrnica. Coordinacin y normalizacin de la gestin documental. Coordinacin y normalizacin con responsables de otros mbitos. Descripcin Adaptacin de un sistema de descripcin documental. Mantenimiento de un sistema de descripcin documental. Desarrollo de un sistema de descripcin documental. Difusin Desarrollo de polticas de difusin.
Valoracin Dificultad Valoracin Dificultad Dificultad Medio plazo

3,26 5,08 4,78 4,63

5,05 6,16 5,6 6,11

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

6,88 6,73 5,34

8,11 7,15 7,0

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

4,59 4,84 4,46

5,25 5,05 5,47

Dificultad Medio plazo

4,63

5,90

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Diseo de polticas de difusin. Anlisis de polticas de difusin. Gestin de Calidad Implantacin de sistema de gestin de la calidad. Anlisis de sistema de gestin de la calidad. Desarrollo de sistema de gestin de la calidad. Gestin Electrnica

4,62 4,49

6,05 6,0

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

3,66 3,85 3,60

5,9 6,05 5,89

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

Diseo de sistemas de gestin electrnica de documentos. Desarrollo de sistemas de gestin electrnica de documentos. Cambio de soporte documental. Conservacin de documentos electrnicos a medio y largo plazo. Implantacin de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Mantenimiento de sistemas de gestin electrnica de documentos. Migracin de datos a nuevos sistemas. Conocimientos para la gestin de documentos electrnicos. Anlisis de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Desarrollo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica. Diseo de estrategias de acceso a los documentos a travs de los sistemas de gestin electrnica.

5,84 5,66 5,11 4,81 5,12 5,22 5,19 4,26 4,97 4,80 4,96

7,42 7,22 7,5 7,47 6,83 7,17 7,63 7,05 6,63 6,78 6,72

Seguridad Auditora de procesos y procedimientos. Planificacin de polticas de seguridad de datos y documentos. Gestin de las polticas de seguridad de datos y documentos. Desarrollo de polticas de seguridad de datos y documentos.

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

4,63 5,17 4,91 4,63

6,16 7,05 6,89 7,05

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Valoracin Conocimiento de normas jurdicas y tcnicas. Diseo de un sistema de Valoracin de documentos. Desarrollo de un sistema de Valoracin de documentos. Mantenimiento de un sistema de Valoracin de documentos.

Valoracin Dificultad

Dificultad Medio plazo

3,63 4,0 3,78 3,93

4,5 5,65 5,79 5,37

Como se recoge en el grfico de comparacin de funciones que a continuacin se presenta, las dificultades identificadas en el medio plazo son, en todo caso crecientes sobre las consideradas en la situacin actual, dndose la circunstancia de que stas son mayores que las percibidas por parte de los gestores de archivos y documentos.
Grfico 5.- Comparacin de valoraciones efectuadas por los administradores de archivos y documentos de la dificultad actual y a medio plazo segn funciones.

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Las reas con mayores dificultades para el desarrollo de las funciones, desde una perspectiva general, se corresponden con las de coordinacin y la gestin electrnica, si bien al considerar las valoraciones a medio plazo se ponen de relieve las dificultades previstas tambin en las funciones de seguridad, gestin de calidad, difusin y clasificacin.

8.4.2.- Identificacin de Competencias profesionales en relacin a Actividades desarrolladas por el Administrador de Archivos y Documentos. Al igual que se ha efectuado en el perfil de gestor de archivos y documentos se procede a la identificacin de competencias profesionales del administrador de archivos a tenor de su relevancia y organizacin por reas funcionales. A continuacin se procede a la identificacin de las competencias profesionales a tenor de la clasificacin de su relevancia. RELEVANCIA MXIMA EN EL DESEMPEO Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales. Analizar y categorizar los documentos producidos. Atender a usuarios internos de la organizacin. Controlar el prstamo de documentacin y archivos. Controlar el acceso a la informacin en archivos. Disear sistemas de clasificacin corporativa. Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el Archivo. Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta. Gestionar documentos y archivos. Gestionar series documentales: identificacin de los procesos administrativos, anlisis y categorizacin de los documentos

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generados por los mismos. Gestionar transferencias documentales. Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica. Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico. Definir y planificar actividades de signaturizacin. RELEVANCIA MUY ALTA EN EL DESEMPEO Realizar la gestin de documentos electrnicos. Organizar y gestionar el archivo. Supervisar el control de remisiones al archivo. Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos. Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos. Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin. Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo. Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio. Disear y actualizar las bases de datos. Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos. Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia. Disear y planificar proyectos archivsticos. Elaborar planes y programas de administracin de documentos. Coordinar y efectuar la organizacin de fondos. RELEVANCIA ALTA PARA EL DESEMPEO Administrar bases de datos. Autorizar previsiones de entrega de documentos. Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos. Realizar consultas y bsquedas referenciales de documentos. Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto. Elaborar instrumentos de descripcin necesarios que aseguren el acceso, recuperacin y control de los documentos.

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Atender al pblico: facilitar el acceso a los documentos solicitados y tareas de orientacin. Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas. Realizar tareas de estudio y propuestas en la gestin del archivo. Efectuar bsqueda experta de antecedentes informativos y documentales en el sistema de gestin de documentos. Controlar y programar la digitalizacin de documentos. Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos. Llevar a cabo relaciones interadministrativas. Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos. Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico. Organizar y gestionar el archivo de imgenes. Elaborar de guas, catlogos, etc. y controlar la pgina web. Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios. Elaborar informes tcnicos. Elaborar inventarios, catlogos y otros instrumentos de descripcin documental. Realizar informes sobre la aplicacin de las normas ISO. Atender a los investigadores. Coordinar informacin en el archivo. Coordinar y realizar memorias anuales. Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas. RELEVANCIA MEDIA PARA EL DESEMPEO Realizar informes sobre los documentos electrnicos de archivo. Elaborar manuales y material divulgativo. Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin. Disear y realizar proyectos de difusin. Colaborar como personal docente en actividades formativas regladas. Administrar compras, suministros y recursos necesarios. Formar usuarios internos y externos.

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Asesorar actividades en archivo. Asesorar en materia de organizacin. RELEVANCIA BAJA PARA EL DESEMPEO Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones. Gestionar sistema de gestin de la calidad. Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional. Organizar y gestionar la biblioteca, hemeroteca y unidad de documentacin. Adquirir fondos histricos. Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red.

8.4.3.- Consideracin de Competencias por reas Funcionales. Cada una de las competencias identificadas, tal y como se ha comentado en trminos de resultados, se ha relacionado con las diferentes reas funcionales definidas en la organizacin de la actividad profesional del administrador de archivos, procediendo a su identificacin segn nivel de relevancia. AREA FUNCIONAL: CLASIFICACIN Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales. Analizar y Categorizar los documentos producidos. Gestionar documentos y archivos. Gestionar series documentales: identificacin de los procesos administrativos, anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos. Definir y planificar actividades de signaturizacin. Gestin de documentos electrnicos. Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin. Coordinar y efectuar la organizacin de fondos. MA Mx MA MA Mx Mx Mx Mx

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Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico. AREA FUNCIONAL: COORDINACIN Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales. Atender a usuarios internos de la organizacin. Controlar el acceso a la informacin en archivos. Disear sistemas de clasificacin corporativa. Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el Archivo. Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta. Gestionar series documentales: identificacin de los procesos

Mx Mx Mx Mx Mx Mx Mx

administrativos, anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos. Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico. Gestin de documentos electrnicos. Organizar y gestionar el archivo. Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos. Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos. Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin. Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo. Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio. Disear y actualizar las bases de datos. Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos. Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia. Disear y planificar proyectos archivsticos. Elaborar planes y programas de administracin de documentos. Coordinar y efectuar la organizacin de fondos. Administrar bases de datos. MA MA MA MA MA MA MA MA A Mx MA MA MA MA MA

79

Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto. Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas. Realizar tareas de estudio y propuestas en la gestin del archivo. Controlar y programar la digitalizacin de documentos. Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos. Llevar a cabo relaciones interadministrativas. Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos. Organizar y gestionar el archivo de imgenes. Elaborar guas, catlogos, etc. y controlar la pgina web. Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios. Elaborar informes tcnicos. Realizar informes sobre la aplicacin de las normas ISO. Coordinar informacin en el archivo. Coordinar y realizar memorias anuales. Realizar informes sobre los documentos electrnicos de archivo. Elaborar manuales y material divulgativo. Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin. Disear y realizar proyectos de difusin. Administrar compras, suministros y recursos necesarios. Formar usuarios internos y externos. Asesorar en actividades de archivo. Asesorar en materia de organizacin. Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones. Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional. Adquirir fondos histricos. Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red. AREA FUNCIONAL: DESCRIPCIN Gestionar documentos y archivos. Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica. Gestin de documentos electrnicos.

A A A A A A A A A A A A A A M M M M M M M M B B B B

Mx Mx MA

80

Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos. Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia. Coordinar y efectuar la organizacin de fondos. Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos. Elaborar instrumentos de descripcin necesarios que aseguren el acceso, recuperacin y control de los documentos. Elaborar inventarios, catlogos y otros instrumentos de descripcin documental. AREA FUNCIONAL: DIFUSIN Atender a usuarios internos de la organizacin. Controlar el acceso a la informacin en archivos. Gestionar documentos y archivos. Gestin de documentos electrnicos. Atender al pblico: facilitar el acceso a los documentos solicitados y tareas de orientacin. Atender a los investigadores. Coordinar informacin en el archivo. Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas. Disear y realizar proyectos de difusin. Colaborar formativas. AREA FUNCIONAL: GESTIN DE LA CALIDAD Gestionar sistema de calidad. AREA FUNCIONAL: GESTIN ELECTRNICA Gestin de documentos electrnicos. Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos. Controlar y programar la digitalizacin de documentos. como personal docente en actividades

MA MA MA A A A

Mx Mx Mx MA A A A A M M

MA MA A

81

Organizar y gestionar el archivo de imgenes. AREA FUNCIONAL: SEGURIDAD Controlar el acceso a la informacin en archivos. Gestionar documentos y archivos. Gestin de documentos electrnicos. Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos. Disear y actualizar las bases de datos. Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos. Elaborar planes y programas de administracin de documentos. Administrar de base de datos. Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas. AREA FUNCIONAL: VALORACIN Gestionar documentos y archivos. Gestin de documentos electrnicos. Coordinar y efectuar la organizacin de fondos. Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos. AREA FUNCIONAL: IDENTIFICACIN Analizar y Categorizar los documentos producidos. Gestionar series documentales: identificacin de los procesos administrativos, anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos. Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos. AREA FUNCIONAL: SELECCIN Gestionar documentos y archivos. Gestionar documentos electrnicos.

Mx Mx MA MA MA MA MA A A

Mx MA MA A

Mx Mx

Mx MA

82

AREA FUNCIONAL: TRANSFERENCIA Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la Mx documentacin en el Archivo. Gestionar transferencias documentales. Supervisar el control de remisiones al archivo. Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia. Autorizar previsiones de entrega de documentos. AREA FUNCIONAL: PRSTAMO Controlar el prstamo de documentacin y archivos. Controlar el acceso a la informacin en archivos. Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta. Efectuar bsqueda experta de antecedentes informativos y A A A documentales en el sistema de gestin de documentos. Coordinar informacin en el archivo. Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas. AREA FUNCIONAL: CONSULTA Controlar el acceso a la informacin en archivos. Realizar consultas y bsquedas referenciales de documentos. Efectuar bsqueda experta de antecedentes informativos y documentales en el sistema de gestin de documentos. Coordinar informacin en el archivo. A Mx A A Mx Mx Mx Mx MA MA A

La consideracin de la relevancia de las competencias, atendiendo a sus valoraciones medias, permite establecer la clasificacin de reas funcionales para el perfil de administrador de archivos que se muestra en el siguiente grfico.

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Grafico 6.- Valoracin de reas funcionales segn relevancia de las competencias que las conforman en el perfil de Administrador de Archivos.

Continuando con la identificacin de elementos diferenciales en los perfiles profesionales considerados, se procede a contrastar las valoraciones efectuadas para cada una de las reas funcionales en el caso de los gestores de archivos y documentos y de los administradores de archivos.
Grfico 7.- Valoracin de reas funcionales en el perfil de de Gestor de Archivos y Documentos y en el de Administrador de Archivos y documentos.

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9.- ANLISIS COMPARATIVO DE LOS PERFILES COMPETENCIALES DE GESTOR Y ADMINSTRADOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Una vez identificadas las diferentes competencias requeridas para el desempeo de la actividad profesional en los perfiles establecidos, se ha procedido, atendiendo a la consideracin de las reas funcionales con las que se relaciona cada una de las competencias, a realizar un anlisis comparativo, permitiendo poner de manifiesto no slo los elementos singulares de cada uno de ellos, sino los casos de convergencia y, del mismo modo, los elementos de diferenciacin. El anlisis de los resultados permite considerar el tratamiento singular de cada una de las competencias, en relacin a los perfiles, posibilitando su lectura transversal a las reas funcionales o, de forma complementaria, la consideracin para cada una de las reas de las competencias requeridas en el desempeo de la actividad, tanto por parte de cada perfil. Para el tratamiento comparativo de las competencias se ha procedido a una reduccin de las consideradas en reas funcionales, dado que no se tiene en cuenta el nivel de exigencia para su cumplimiento, establecindose un total de 63 unidades competenciales distintas, si bien es cierto que su nivel de aplicacin en diferentes reas funcionales presenta una elevada tasa de constatacin al tiempo que diferencias sensibles entre unas y otras, tanto desde la perspectiva general como por su adscripcin a los perfiles propios de la actividad archivstica, como se pone de manifiesto en los resultados obtenidos. Del total de 63 competencias, 30 se adscriben a un nico rea funcional (47,62%), mientras que el resto son de aplicacin en ms de una, hasta el punto de identificar siete competencias que se relacionan con cinco o ms de las reas que configuran la actividad archivstica:

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- Disear, analizar y actualizar bases de datos. - Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales. - Analizar, clasificar y describir unidades documentales. - Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. - Controlar el acceso a la informacin en archivos. - Gestionar series documentales. - Gestionar transferencias documentales. En los grficos que se presentan a continuacin puede observarse la distribucin por competencias, en trminos cuantitativos, por reas funcionales, as como a tenor de su adscripcin a cada uno de los perfiles identificados. El hecho de que una misma competencia sea atribuida a ambos perfiles profesionales hace que la identificacin numrica de las competencias globales no pueda entenderse como suma directa de las identificadas para cada uno de los perfiles.
Grfico 8.- Distribucin de competencias identificadas para cada una de las reas funcionales en las actividades de archivstica.

86

Grfico 9. Distribucin de la adscripcin de competencias segn reas funcionales y perfiles profesionales.

87

9.1.-COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEO PROFESIONAL SEGN NIVEL DE REQUERMIENTO.


Uno de lo aspectos que se pone de manifiesto en la identificacin de competencias profesionales vinculadas a la actividad de la archivstica, ms all de la lgica diferenciacin por perfiles, se encuentra en la diferenciacin de niveles de desempeo requerido para la prctica laboral para competencias similares, segn se tome en consideracin el perfil de gestor o el de administrador de archivos y documentos. En las siguientes tablas se procede al anlisis de los niveles de desempeo considerado para competencia segn perfil profesional, lo que permite establecer valoraciones tanto de autoanlisis como de identificacin de candidatos para el ejercicio de la profesin en un caso u otro y, paralelamente, facilita la diferenciacin de la actividad profesional a desempear. El anlisis efectuado por reas funcionales permite considerar discrepancias y similitudes, tanto en lo relativo a las competencias requeridas como a los niveles considerados en las mismas.

AREA FUNCIONAL: CLASIFICACIN Actualizar bases de datos Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales Analizar y categorizar los documentos producidos Analizar, mantener y mejorar de bases de datos Clasificar y describir unidades documentales Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico Definir y planificar actividades de signaturizacin Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin Gestionar documentos y archivos Gestionar series documentales

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin Realizar la identificacin y valoracin de series

Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos GESTOR AREA FUNCIONAL COORDINACIN B M A MA MX Administrar bases de datos Administrar compras, suministros y recursos necesarios Administrar usuarios del sistema de gestin Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales Adquirir de fondos histricos Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red

ADMINISTRADOR B M A MA MX

Asesorar actividades en archivo Asesorar en materia de organizacin Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias de documentos Atender a usuarios internos de la organizacin Automatizar los procesos de trabajo Autorizar la transferencia de documentos Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar y programar la digitalizacin de documentos Coordinar informacin en el archivo Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Coordinar y realizar memorias anuales Crear y mantener la sede web del archivo Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos Disear sistemas de clasificacin corporativa Disear y actualizar el diseo de las bases de datos Disear y planificar proyectos archivsticos Disear y realizar proyectos de difusin Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio Elaborar de guas, catlogos, etc. y controlar la pgina web Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios Elaborar informes tcnicos Elaborar manuales y material divulgativo

90

Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas Elaborar planes y programas de administracin de documentos Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el archivo Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin Formar a usuarios del sistema de gestin e informacin de archivos Formar usuarios internos y externos Gestionar documentos y archivos

Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos Gestionar transferencias documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Llevar a cabo relaciones interadministrativas Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos Organizar y gestionar el archivo Organizar y gestionar el archivo de imgenes Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos Participar en la elaboracin de proyectos Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo Realizar informes sobre la aplicacin de las normas ISO Realizar informes sobre los documentos electrnicos de archivo

Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos Realizar tareas de estudio y propuestas en la gestin del archivo

91

AREA FUNCIONAL: DESCRIPCIN Actualizar bases de datos Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo Analizar, mantener y mejorar las bases de datos Clasificar y describir unidades documentales Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos Efectuar la grabacin de datos Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica

GESTOR

ADMINISTRADOR

B M A MA MX

B M A MA MX

Elaborar instrumentos de descripcin necesarios que aseguren el acceso, recuperacin y control de los documentos Elaborar inventarios, catlogos y otros instrumentos de descripcin documental Gestionar documentos y archivos Gestionar series documentales AREA FUNCIONAL: DIFUSIN Actualizar bases de datos Analizar, mantener y mejorar las bases de datos Atender a los investigadores Atender a usuarios internos de la organizacin Atender al pblico: facilitar el acceso a los documentos solicitados y tareas de orientacin

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

92

Colaborar como personal docente en actividades formativas regladas Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar la sala de consulta y lectura Coordinar informacin en el archivo Crear y mantener la sede web del archivo Disear y realizar proyectos de difusin Gestionar documentos y archivos

Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas GESTOR AREA FUNCIONAL: GESTIN DE LA CALIDAD B M A MA MX Gestionar sistema de calidad Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos AREA FUNCIONAL: GESTIN ELECTRNICA Actualizar bases de datos GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo Analizar, mantener y mejorar las bases de datos Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias de documentos Controlar y programar la digitalizacin de documentos Digitalizar documentos Gestionar documentos y archivos Gestionar el repositorio de documentos Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Organizar y gestionar el archivo de imgenes

93

AREA FUNCIONAL: SEGURIDAD Actualizar bases de datos Administrar bases de datos Administrar usuarios del sistema de gestin Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos Analizar, mantener y mejorar las bases de datos Atender al pblico Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar la sala de consulta y lectura Crear y mantener la sede web del archivo Disear y actualizar el diseo de las bases de datos Elaborar planes y programas de administracin de documentos Gestionar documentos electrnicos Gestionar el repositorio de documentos Gestionar series documentales Gestionar transferencias documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Llevar a cabo prstamos de documentos y documentos, as como su control Realizar bsquedas de expedientes Realizar bsquedas de Informacin

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas Realizar la identificacin y valoracin de series

94

AREA FUNCIONAL: VALORACIN Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Gestionar documentos y archivos Gestionar series documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin Realizar la identificacin y valoracin de series

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos GESTOR AREA FUNCIONAL: IDENTIFICACIN B M A MA MX Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias de documentos Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos Analizar los documentos y redactar el registro normalizado de contenido informativo en el sistema de gestin de documentos Analizar y Categorizar los documentos producidos Analizar y describir los documentos mediante la redaccin del registro normalizado de contenido informativo Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Gestionar series documentales Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados por los mismos. Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin

ADMINISTRADOR B M A MA MX

95

Realizar la identificacin y valoracin de series AREA FUNCIONAL: SELECCIN Gestionar documentos y archivos Gestionar series documentales Gestionar, actualizar y mantener el cuadro de clasificacin AREA FUNCIONAL: TRANSFERENCIA

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M A MA MX

GESTOR

ADMINISTRADOR B M A MA MX

B M Analizar los documentos para la redaccin de modelos de descripcin de contenido en las transferencias de los mismos Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Asistir al personal administrativo encargado de realizar las transferencias de documentos Autorizar la transferencia de documentos Autorizar previsiones de entrega de documentos Colaborar en la confeccin de los formularios de transferencia Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el archivo Gestionar series documentales Gestionar transferencias documentales

A MA MX

Realizar las tareas de recepcin, cotejo, signaturacin, ubicacin en depsito y validacin de las relaciones de entrega de documentos Supervisar el control de remisiones al archivo GESTOR AREA FUNCIONAL: PRSTAMO B M A MA Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Controlar el acceso a la informacin en archivos Coordinar informacin en el archivo

ADMINISTRADOR B M A MA MX

MX

Efectuar bsqueda experta de antecedentes informativos y documentales en el sistema de gestin

96

de documentos Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta Llevar a cabo prstamos de documentos y su control Realizar bsquedas de expedientes Realizar bsquedas de Informacin

Realizar la autorizacin y el seguimiento de prstamos de documentos para exposiciones y actividades externas GESTOR AREA FUNCIONAL: CONSULTA B M A MA MX Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Controlar el acceso a la informacin en archivos Coordinar informacin en el archivo Efectuar bsqueda experta de antecedentes informativos y documentales en el sistema de gestin de documentos Realizar bsquedas de expedientes Realizar bsquedas de Informacin Realizar consultas y bsquedas referenciales de documentos

ADMINISTRADOR B M A MA MX

97

9.2.- COMPETENCIAS EN LOS PERFILES PROFESIONALES SEGN REAS FUNCIONALES. UNA VISIN DE CONJUNTO

Con el fin de obtener una visin global de las actividades profesionales desarrolladas por los perfiles de gestor y administrador de archivos y documentos, as como de las diferencias constatables en el conjunto del desempeo laboral de cada uno de ellos, se ha procedido a la contrastacin de las competencias requeridas segn su adscripcin de perfil y rea funcional de referencia, lo que permite establecer un doble anlisis: de un aparte desde la perspectiva transversal y por lo tanto integradora de las distintas actividades a realizar y, de otra, desde la singularidad de cada rea, posibilitando concretar diferencias en las tareas y responsabilidades que se corresponden con el ejercicio profesional de cada perfil.


COMPETENCIAS

CLASIFICACIN GEST 1 ADMI

COORDINACION GEST ADMI 1 1 1 1 1 1

CONSULTA GEST ADMI

CALIDAD GEST ADMI

DESCRIPCIN GEST 1 ADMI

Disear, analizar y actualizar bases de datos Administrar bases de datos Administrar compras, suministros y recursos necesarios Administrar usuarios del sistema de gestin Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales Adquirir de fondos histricos Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red Analizar, clasificar y describir unidades documentales Asesorar actividades en archivo Asesorar en materia de organizacin Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Atender a los usuarios internos y externos Automatizar los procesos de trabajo Colaborar como personal docente en actividades formativas regladas Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar el prstamo de documentacin y archivos Controlar la sala de consulta y lectura Controlar y programar la digitalizacin de documentos Coordinar informacin en el archivo Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico Coordinar y realizar memorias anuales

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

Crear y mantener la sede web del archivo Definir y planificar actividades de signaturizacin Digitalizar documentos Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos Disear sistemas de clasificacin corporativa Disear y planificar proyectos archivsticos Disear y realizar proyectos de difusin Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio Efectuar la grabacin de datos Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios Elaborar informes tcnicos Elaborar instrumentos de descripcin Elaborar manuales y material divulgativo Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas Elaborar planes y programas de administracin de documentos Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el archivo Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin Formar usuarios internos y externos Gestionar documentos y archivos Gestionar el repositorio de documentos Gestionar series documentales Gestionar sistema de calidad
1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

100

Gestionar transferencias documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Llevar a cabo relaciones interadministrativas Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos Participar en la elaboracin de proyectos Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo Realizar consultas y bsquedas

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

COMPETENCIAS

DIFUSIN

G. ELECTRONICA

IDENTIFICACIN

PRSTAMO

SEGURIDAD

GEST 1

ADMI

GEST 1

ADMI

GEST

ADMI

GEST

ADMI

GEST 1 1

ADMI 1 1

Disear, analizar y actualizar bases de datos Administrar bases de datos Administrar compras, suministros y recursos necesarios Administrar usuarios del sistema de gestin Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales Adquirir de fondos histricos Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red

1 1 1 1 1

101

Analizar, clasificar y describir unidades documentales Asesorar actividades en archivo Asesorar en materia de organizacin Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Atender a los usuarios internos y externos Automatizar los procesos de trabajo Colaborar como personal docente en actividades formativas regladas Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar el prstamo de documentacin y archivos Controlar la sala de consulta y lectura Controlar y programar la digitalizacin de documentos Coordinar informacin en el archivo Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico Coordinar y realizar memorias anuales Crear y mantener la sede web del archivo Definir y planificar actividades de signaturizacin Digitalizar documentos Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos Disear sistemas de clasificacin corporativa Disear y planificar proyectos archivsticos Disear y realizar proyectos de difusin Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio Efectuar la grabacin de datos
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1

1 1

102

Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios Elaborar informes tcnicos Elaborar instrumentos de descripcin Elaborar manuales y material divulgativo Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas Elaborar planes y programas de administracin de documentos Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el archivo Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin Formar usuarios internos y externos Gestionar documentos y archivos Gestionar el repositorio de documentos Gestionar series documentales Gestionar sistema de calidad Gestionar transferencias documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Llevar a cabo relaciones interadministrativas Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos Participar en la elaboracin de proyectos Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

103

Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo Realizar consultas y bsquedas
SELECCIN TRANSFERENCIA VALORACIN 1 1 1

COMPETENCIAS

GEST

ADMI

GEST

ADMI

GEST

ADMI

Disear, analizar y actualizar bases de datos Administrar bases de datos Administrar compras, suministros y recursos necesarios Administrar usuarios del sistema de gestin Administrar y explotar el sistema de gestin de documentos Administrar y gestionar el cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales Adquirir de fondos histricos Adquirir y controlar las bases de datos de legislacin en red Analizar, clasificar y describir unidades documentales Asesorar actividades en archivo Asesorar en materia de organizacin Asesorar sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras Atender a los usuarios internos y externos Automatizar los procesos de trabajo Colaborar como personal docente en actividades formativas regladas Colaborar en proyectos de administracin y gestin de documentos Controlar el acceso a la informacin en archivos Controlar el prstamo de documentacin y archivos Controlar la sala de consulta y lectura
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Controlar y programar la digitalizacin de documentos Coordinar informacin en el archivo Coordinar y efectuar la organizacin de fondos Coordinar y realizar la ordenacin de los documentos en el archivo fsico Coordinar y realizar memorias anuales Crear y mantener la sede web del archivo Definir y planificar actividades de signaturizacin Digitalizar documentos Dirigir, controlar y programar la descripcin de documentos Disear sistemas de clasificacin corporativa Disear y planificar proyectos archivsticos Disear y realizar proyectos de difusin Efectuar el seguimiento de estudios e investigaciones Efectuar la direccin tcnica y de recursos humanos del servicio Efectuar la grabacin de datos Efectuar la normalizacin de la descripcin archivstica Elaborar el presupuesto anual y controlar la ejecucin del gasto Elaborar estadsticas de seguimiento de servicios Elaborar informes tcnicos Elaborar instrumentos de descripcin Elaborar manuales y material divulgativo Elaborar normas tcnicas, guas y directrices de buenas prcticas Elaborar planes y programas de administracin de documentos Establecer criterios y normas para las transferencias e ingreso de la documentacin en el archivo Establecer las condiciones de prstamos de documentos para su consulta Establecer las normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin
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Formar usuarios internos y externos Gestionar documentos y archivos Gestionar el repositorio de documentos Gestionar series documentales Gestionar sistema de calidad Gestionar transferencias documentales Gestionar y resolver incidencias relacionadas con el sistema de archivos Identificar los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados Implantar sistemas de gestin electrnica de documentos Llevar a cabo relaciones interadministrativas Marcar las directrices para la correcta instalacin de los documentos Participar en grupos de normalizacin de procesos archivsticos Participar en la elaboracin de proyectos Participar en reuniones, encuentros y eventos del rea de actuacin Planificar, organizar y gestionar el sistema archivstico Prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos Publicar textos tcnicos en circuitos de distribucin profesional Racionalizar los procesos y metodologa de trabajo Realizar consultas y bsquedas
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10.- REFERENTES PARA LA FORMACIN PROFESIONALES DE ARCHIVSTICA.

EN

LOS

PERFILES

Un paso ms en la identificacin de las caractersticas de los perfiles profesionales relacionados con el mbito de la archivstica conlleva la identificacin y valoracin de los aspectos cognitivos fundamentales para el desempeo laboral. Partiendo de la necesidad de contar con un programa formativo mnimo, se procedi a considerar el grado de importancia de determinados contenidos para la capacitacin profesional de los trabajadores, programa que necesariamente debe verse complementado con la cualificacin para la consecucin de competencias especficas identificadas. Para llevar a cabo esta actividad se procedi a solicitar a las personas participantes en el estudio la valoracin de la importancia que determinados conocimientos, muchos de ellos vinculados a materias o campos de saber, son requeribles a unos u otros profesionales, teniendo en cuenta la diferencia de sus responsabilidades y funciones. Al igual que se ha efectuado en el caso de las competencias de desempeo profesional se ha efectuado una identificacin de niveles de exigencia en el conocimiento para la actividad propia a cada uno de los perfiles: gestor de archivos y documentos o administrador de archivos, con independencia de que su actividad se pueda vincular a un tipo u otro de organizacin (administracin, empresa,) y entendiendo que el desempeo en una u otra implica la adecuacin del trabajador a las peculiaridades de la misma, al igual que sucede con cualquier actividad profesional de carcter tcnico.

10.1.- REFERENTES FORMATIVOS EN EL PERFIL DE GESTOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS. En lo que respecta al Gestor de Archivos y Documentos, se constata una identificacin de conocimientos requeridos con notables diferencias entre los mismos, siendo numerosos aquellos que tienen una mayor relevancia, pero al

mismo tiempo identificndose otros que siendo considerados de poca o muy poca importancia no parecen constituir la base de la formacin propia al perfil profesional. En la siguiente tabla se procede a la consideracin de cada uno de los elementos formativos identificados, utilizando el mismo sistema de clasificacin que en el caso de las competencias profesionales: mxima (Mx), muy alta (M A), alta (A), media (M), baja (B) o muy baja (M B), partiendo de la consideracin de los valores medios obtenidos por cada uno de ellos en una escala de valoracin creciente (0 = ninguna; 10 = mxima). Elementos Cognitivos de Valoracin Mxima Fondos y documentos de la Administracin Pblica. Fondos y documentos de instituciones y empresas. Sistemas y mtodos de descripcin y recuperacin de documentos e informacin. Rgimen jurdico de los documentos y de los archivos. Derechos de acceso a los documentos y a la informacin. Sistemas de gestin electrnica de documentos. Seguridad y criptografa de los documentos electrnicos. Proteccin de datos. Elementos Cognitivos de Valoracin Muy Alta Derecho administrativo. Sistemas de gestin de documentos. Sistemas y mtodos de identificacin de fondos y de series. Sistemas y mtodos de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos. Derechos de propiedad intelectual. Sistemas normalizados de intercambio de documentos. Estructura de la informacin. Tcnicas de gestin y de direccin.

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Elementos Cognitivos de Valoracin Alta Sistemas de clasificacin y archivo. Derecho civil y mercantil. Teora y sistemas de organizacin. Anlisis y diseo de circuitos administrativos. Anlisis, diseo y normalizacin de documentos. Historia de la archivstica. Tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Tcnicas de formacin. Prevencin, conservacin y restauracin de documentos. Elementos Cognitivos de Valoracin Media Reprografa y tcnicas de sustitucin. Historia de las instituciones. Instalaciones y equipamiento de archivos. Utilizacin de recursos multimedia. Tcnicas de difusin y dinamizacin cultural. Mtodos estadsticos. Elementos Cognitivos de Valoracin Baja Mtodos y tcnicas de investigacin. Historia nacional. Elementos Cognitivos de Valoracin Baja Paleografa y diplomtica. Latn.

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10.2.- REFERENTES FORMATIVOS EN EL PERFIL DE ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS. En el caso del Administrador de Archivos, tal y como se recogen en las tablas de sntesis que se presentan a continuacin, se constatan dos aspectos fundamentales: en primer lugar el incremento en la exigencia de los conocimientos requeridos para el desempeo profesional acorde a su nivel de responsabilidad y, en segundo lugar, la ausencia de elementos conceptuales que se identifiquen con las valoraciones ms bajas. Estas cuestiones, unidas a la identificacin efectuada de las competencias, pone de relieve la diferenciacin prctica entre este perfil y el de gestor de archivos y documentos, establecindose una discrepancia de nivel tanto en los aspectos de carcter formativo, de referencia terica, como en los competenciales, de referencia prctica. Elementos Cognitivos de Valoracin Mxima Fondos y documentos de la Administracin Pblica. Fondos y documentos de instituciones y empresas. Sistemas y mtodos de descripcin y recuperacin de documentos e informacin. Rgimen jurdico de los documentos y de los archivos. Derechos de acceso a los documentos y a la informacin. Proteccin de datos. Sistemas y mtodos de identificacin de fondos y de series. Sistemas y mtodos de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos. Tcnicas de gestin y de direccin. Sistemas de clasificacin y archivo. Historia de la archivstica. Elementos Cognitivos de Valoracin Muy Alta Sistemas de gestin electrnica de documentos.

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Derecho administrativo. Prevencin, conservacin y restauracin de documentos. Reprografa y tcnicas de sustitucin. Mtodos y tcnicas de investigacin. Elementos Cognitivos de Valoracin Alta Sistemas de gestin de documentos. Anlisis y diseo de circuitos administrativos. Anlisis, diseo y normalizacin de documentos. Tcnicas de formacin. Instalaciones y equipamiento de archivos. Seguridad y criptografa de los documentos electrnicos. Derechos de propiedad intelectual. Sistemas normalizados de intercambio de documentos. Derecho civil y mercantil. Teora y sistemas de organizacin. Historia de las instituciones. Historia nacional. Paleografa y diplomtica. Estructura de la informacin. Tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Elementos Cognitivos de Valoracin Media Tcnicas de difusin y dinamizacin cultural. Mtodos estadsticos. Latn. Utilizacin de recursos multimedia.

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En el siguiente grfico, a modo de ejemplificacin de las diferencias, puede apreciarse las discrepancias en las valoraciones de los distintos elementos conceptuales identificadas para uno u otro perfil, aprecindose cmo las discrepancias no slo se producen en aquellos aprendizajes de carcter ms clsico, como pueden entenderse en aquellos relacionados con la historia, el latn o la paleografa, sino con otros de carcter tcnico que implican un conocimiento en profundidad de procesos de organizacin y anlisis: mtodos y tcnicas de investigacin, instalacin y equipamientos de archivo, reprografa y tcnicas de sustitucin, estructura de la informacin, sistemas de clasificacin y archivo o tcnicas de difusin y dinamizacin cultural.

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Grfico 10.- Diferencias en las valoraciones, segn perfil, de las elementos cognitivos para el desempeo profesional.

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11.-RECURSOS DE INFORMACIN SOBRE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTICA.


Entre los aspectos que ms preocupan en el desarrollo de una actividad profesional se encuentra la posibilidad de acceder a informacin actualizada sobre las tendencias y evoluciones que inciden sobre la misma, posibilitando la adaptacin a los cambios y la anticipacin de necesidades identificadas. Situacin que desde la perspectiva de quienes pretenden acceder al ejercicio laboral, puede entenderse como un inters por obtener referencias de aquellos elementos que pueden condicionar, de forma positiva o negativa, la incorporacin a la actividad profesional. Es indudable que el acceso a la informacin sobre tendencias, necesidades formativas y posibilidades de insercin o de desarrollo profesional constituyen un conjunto de elementos de inters para la consecucin de objetivos profesionales de distinta naturaleza, por lo que el acceso a estos recursos posibilita la toma de decisiones responsables para la prctica profesional, resultando facilitadores de la misma. Las posibilidades de consulta y participacin existentes en la sociedad de la informacin hacen que esta tarea tenga una perspectiva distinta, siendo preciso contar con referencias contrastadas que agilicen, de forma objetiva, la tarea de acceso a informacin actualizada, oportuna, pertinente y objetiva. Es con este propsito que se procede a la incorporacin de un conjunto reducido de enlaces, de mbitos distintos, que no slo orientan el acceso a informacin sobre la actividad en archivstica, sino que agilizan el proceso que cada persona quiera desarrollar en consonancia con sus objetivos.

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MBITO NACIONAL Archivstica y Sociedad. Observatorio: http://observatoriodeprospectivaarchivistica.blogspot.com/

Red IRIS. Foro sobre Archivstica. https://listserv.rediris.es/cgi-bin/wa?A0=ARXIFORUM

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Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de documentos www.archiveros.net

Federacin Espaola de Archiveros. Bibliotecarios. Arquelogos. Muselogos y Documentalistas (ANABAD) www.anabad.es

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AsociacindeArchiverosyGestoresdedocumentosdelPrincipadodeAsturias(AAPA www.archiverosdeasturias.com

Mesa de Trabajo de Archivos

http://www.ssreyes.org/es/portal.do?NM=4&IDM=143

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Asociacin de Archiveros de Catalua http://www.arxivers.com/

Asociacin de Archiveros de Castilla-Len http://www.acal.es/

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Asociacin de Archiveros de Valencia http://www.arxiversvalencians.org/home.html

MBITO INTERNACIONAL Consejo Internacional de Archivos www.ica.org

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Portal Europeo de Archivos http://www.archivesportaleurope.eu/index.action

Sociedad Australiana de Archivstica http://www.archivists.org.au/SafariHTML/Shell/Open/Command

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Archivos Nacionales de los Estados Unidos http://www.archives.gov/

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12.- CONSIDERACIONES GENERALES


La administracin de documentos4 de y en las organizaciones, soportada en la ciencia Archivstica, y pese a su relacin con otras disciplinas y actividades, presenta rasgos de identidad que permite identificarla como una actividad profesional con entidad propia, tanto desde la perspectiva histrica como en el quehacer del ejercicio profesional, establecindose su mbito de actuacin en: Todo lo relativo a la gestin, desde una perspectiva global e integradora, de los archivos, combinando aspectos tericos y prcticos relacionados con los mismos. Que dispone de tcnicas adecuadas para su tratamiento, gestin, administracin, comunicacin, actualizacin, seguimiento, control, acceso, difusin y vinculacin con actividades documentales. Que combina la funcin jurdica con la administrativa y el tratamiento tcnico. Que se desarrolla en contextos diversos (institucionales, administrativos, histricos, empresariales,) y que tiene por objeto colectivos de diferentes intereses (ciudadanos, administracin, empresas, investigadores,). Que posibilita el establecimiento de una relacin directa entre productores de documentos y usuarios, con diversos fines, de la misma. Que centra su trabajo en documentos de diferente naturaleza y soporte, por lo que precisa de la actualizacin y evolucin en las tcnicas de tratamiento. Que se integra en el quehacer cotidiano de la utilizacin de documentos, por lo que precisa desarrollar estrategias que permitan dar respuesta satisfactoria a demandas variadas. Que combina, de forma complementaria, procedimientos de trabajo tradicionales con aquellos que se fundamentan en las nuevas tecnologas, incorporando sistemas de calidad y seguridad de creciente consideracin.
4

Entantoqueprobatoriosdederechosyobligacionesentrepartes.

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Que ocupa un importante lugar en la construccin de la sociedad de la informacin, ya que trata de la racionalizacin y gestin de los documentos, generados por y necesarios para toda actividad cotidiana, combinando la perspectiva diacrnica y la sincrnica.

La formacin existente en los estudios universitarios, pese a la demanda profesional de archiveros en el sector pblico y en el privado, presenta claros niveles de insuficiencia y de escasa identidad proporcional a su realizacin profesional, siendo una muestra de ello: El reducido nmero de universidades que ofertan estudios vinculados a la actividad. La incorporacin de los estudios de Archivstica en otros de aspectos ms globalizador y que lleva a la prdida de imagen de la actividad profesional, cuando no a que se difuminen en otros mbitos profesionales (documentacin, biblioteconoma,). La reducida carga de crditos que, proporcionalmente, se incorporan en los planes de estudio que se desarrollan acordes a la disciplina, hasta el punto de que la formacin ofrecida en algunos de los estudios no se corresponde con el nivel acadmico exigido por la administracin del Estado. Las carencias y ausencias de identidad formativa llevan a la consideracin del archivero como una profesin no titulada, siendo preciso el desarrollo de las competencias y conocimientos necesarios a travs de actividades de postgrado o los canales de formacin no reglados. Mxime cuando se constata que la formacin universitaria, adems de reducida, presenta un conjunto de aspectos negativos relevantes: escasez de crditos en archivstica, insuficiencia de prcticas profesionales y desajustes entre la formacin y las exigencias socio-profesionales, fundamentalmente en los aspectos metodolgicos, actualizacin de tcnicas y adecuacin a nuevos contextos de relacin.

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La perspectiva europea presenta una serie de caractersticas generales que permitira reorientar la actividad formativa espaola: formacin de postgrado, impartida de forma exclusiva y con independencia de otras titulaciones, enmarcada en departamentos y reas de conocimiento especficas, posibilitando la incorporacin de personas procedentes de otros estudios mediante la habilitacin de espacios formativos de acceso o equiparacin, con una duracin que oscila entre uno y dos aos. Las personas vinculadas a la actividad archivstica muestran hoy en da una clara diferenciacin en el ejercicio de sus responsabilidades respecto de aquellas ocupaciones que socialmente tienden a identificarse con su quehacer profesional. Situacin de indiferenciacin social que se ha visto reforzada por la formacin acadmica que se ha relacionado con actividades profesionales tales como las de bibliotecario, documentalista y archivero, para las que durante dcadas se ha establecido la pertinencia de contar con estudios universitarios relacionados con ciertas titulaciones del rea de las humanidades. El desempeo profesional en archivstica se vincula con un una serie de actividades que se relacionan con diferentes contextos profesionales, pese a que el vnculo ms estrecho se establezca con el mbito administrativo y pueda pensarse en un determinismo entre la actividad profesional y ste contexto de desarrollo. Tal y como se pone de manifiesto a partir de la opinin de los profesionales de la archivstica, su actividad tiene una estrecha relacin con: - La gestin de documentos y archivos histricos. - La gestin de documentos y archivos de la administracin pblica. - La formacin en archivstica y gestin de documentos. - Los archivos en medios de comunicacin, hospitales y empresas audiovisuales. - La consultora, custodia y organizacin de informacin documental. - La actividad de investigacin de apoyo. - La gestin de documentos y archivos en empresas privadas.

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- La gestin en procesos administrativos.

La consideracin de la valoracin actual y su perspectiva a medio plazo segn la opinin de los profesionales en archivstica, su actividad se incrementar en los aspectos relativos a: La gestin de procesos administrativos. La gestin de documentos y archivos en empresas. La investigacin de apoyo: informtica, referencial e histrica. El desarrollo de empresas de consultora y custodia. La gestin de archivos en medios de comunicacin, hospitalarios y musicales.

Partiendo de la identificacin de estos mbitos de actividad se pueden conocer, debido a su perspectiva de crecimiento, los espacios de evolucin de la actividad ocupacional, lo que repercutir en nuevas formas de entender la capacitacin necesaria para el desempeo de sus competencias. El anlisis de las actividades profesionales en archivstica ha posibilitado la identificacin de un conjunto de reas funcionales cuya consideracin se ha mantenido en diferentes anlisis e investigaciones. Partiendo de las mismas se ha procedido a identificar cules son las actividades que presentan mayores niveles de dificultad, procediendo a su diferenciacin en el momento actual y en la previsin a medio plazo.

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Grfico 11.- Distribucin de la valoracin de dificultades segn reas funcionales.

La previsin de dificultades en el desempeo de las tareas propias al ejercicio profesional, como se pone de relieve en el grfico anterior, es siempre mayor que la que se realiza respecto del momento actual, destacando la anticipacin que se realiza en las tareas relacionadas con la coordinacin, la gestin electrnica, la seguridad, la gestin de la calidad y la difusin. La identificacin de competencias para el ejercicio de la profesin ha posibilitado la identificacin de reas funcionales no consideradas inicialmente. Esta situacin se fundamente en la consideracin de unidades competenciales especficas que permiten una descripcin de detallada de la actividad profesional, procedindose con posterioridad a la vinculacin con las reas funcionales de referencia, lo que ha permitido una mayor diferenciacin en su identificacin, pasando sta de ocho a trece, tal y como se recoge en la siguiente tabla.

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Tabla 10.- Relacin de reas funcionales en las actividades de archivstica.

reas Funcionales Clasificacin Consulta Coordinacin Descripcin Difusin Gestin de la Calidad Gestin Electrnica Identificacin Prstamo Seguridad Seleccin Transferencia Valoracin

Incorporacin Incorporacin Incorporacin Incorporacin Incorporacin

El trabajo realizado sobre la identificacin de competencias, tomando en consideracin las reas funcionales, y el hecho de contar con la participacin de diferentes mbitos productivos, pese a la importancia de aquellos que desempean su actividad en relacin con las administraciones, ha permitido establecer la identificacin de dos perfiles profesionales diferenciados: el gestor de archivos y documentos y el administrador de archivos y documentos. Diferenciacin que se ve reforzada por los niveles de formacin existentes para la prctica profesional, estudios de grado y de postgrado, as como por la constatacin de que otras clasificaciones tradicionalmente usadas tienen que ver con los niveles de contratacin relacionados con la administracin y no conllevan un perfil de desempeo laboral y, complementariamente, con el hecho de que en el ejercicio de la actividad profesional se establece una diferenciacin mnima (dos perfiles) en base a la responsabilidad asumida y la capacitacin requerida para su desempeo. Un elemento que permite visualizar las diferencias existentes, desde una perspectiva prctica, se encuentra en la identificacin de las dificultades por reas

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funcionales a partir de la consideracin de uno u otro perfil, establecindose, como se muestra en el siguiente grfico, alternancias en las valoraciones que guardan estrecha relacin con los requerimiento de unos u otros.
Grfico 12.- Distribucin de las valoraciones de dificultad segn perfiles y reas funcionales.

Un elemento que claramente permite establecer diferencias entre el perfil de gestor y el de administrador de archivos y documentos se encuentra en la valoracin del nivel de competencia requerible para el desempeo de sus funciones, aprecindose diferencias cuantitativas y cualitativas en todas las reas funcionales. En el caso del gestor de archivos y documentos priman las reas funcionales de transferencia, prstamo, consulta, identificacin, valoracin, descripcin y gestin de la calidad, mientras que en el perfil de administrador de archivos y documentos

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lo hacen las reas de seleccin, clasificacin, transferencia, identificacin, valoracin, seguridad y descripcin. En todo caso se parte de la base de las diferencias relativas entre reas de un mismo perfil, lo que no supone que el resto de reas sean consideradas de baja importancia en el ejercicio de la actividad profesional. Es de resaltar la importancia operativa del rea funcional de coordinacin, sobre manera en el perfil del administrador de archivos y documentos, ya que en la misma se identifican cuarenta y tres competencias de desempeo, de las cuales once tienen una importancia mxima o muy alta. La identificacin de los niveles identificados en las competencias a desarrollar en la responsabilidad profesional establece claras diferencias entre unos profesionales y otros, las cules se hacen evidentes en cada una de las reas funcionales, ya sea por la competencia en s o por el requerimiento que se hace de la misma. Este hecho se hace ms resaltable al prestar atencin a las competencias que, con independencia del rea funcional, tienen un mayor nivel de relevancia para la actividad profesional. Mientras que en el caso del gestor de archivos y documentos la mxima valoracin se corresponde con prestar asistencia tcnica a usuarios del sistema de gestin de archivos y atender al pblico, en el perfil del administrador de archivos y documentos se identifican catorce competencias que tienen que ver, fundamentalmente, con el establecimiento de normas, criterios, procedimientos de control, anlisis y gestin de los elementos propios a la actividad. La formacin para la realizacin de la actividad profesional constituye un elemento ms de identificacin y diferenciacin de los perfiles de gestor y administrador de archivos y documentos. Partiendo de la pertinencia de contar con una capacitacin adecuada, especfica y acorde a las actividades definidas por la archivstica, se procede a la identificacin de una serie de elementos cognitivos, de mxima importancia, que son identificados para ambos perfiles:

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- Derechos de acceso a los documentos y la informacin. - Fondos y documentos. - Proteccin de datos. - Rgimen jurdico de documentos y archivos. - Sistemas y mtodos de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos.

En el caso de los gestores de documentos y archivos se considera importante contar con formacin, a nivel elevado, sobre los siguientes aspectos: - Derecho administrativo. - Derecho de la propiedad intelectual. - Estructura de la informacin. - Sistema de gestin documental. - Sistemas normalizados de intercambio de documentos. - Sistemas y mtodos de identificacin de fondos y series. - Tcnicas de difusin y dinamizacin cultural. - Tcnicas de gestin y direccin.

Al tomar en consideracin el perfil del administrador de documentos y archivos debe prestarse atencin a la capacitacin en: - Historia de la archivstica. - Sistemas y mtodos de descripcin y recuperacin de documentos e informacin. - Sistemas y mtodos de valoracin, seleccin y eliminacin de documentos. - Tcnicas de gestin y direccin. - Derecho administrativo. - Mtodos y tcnicas de investigacin, prevencin, conservacin y restauracin de documentos. - Reprografa y tcnicas de sustitucin. - Sistemas de gestin electrnica de documentos.

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Prestando atencin a las competencias especficas, con el fin de complementar los procesos formativos a desarrollar para lograr una mejor capacitacin de los profesionales, se constata la necesidad de intensificar recursos dirigidos tanto al perfil de gestor como al de administrador de documentos y archivos en los relativo a: - Administracin y gestin del cuadro de clasificacin y valoracin de series documentales. - Gestin de series documentales. - Gestin de transferencias documentales.

Si se presta atencin al perfil especfico de gestor de documentos y archivos se resalta la importancia de la formacin en: - Diseo, anlisis y actualizacin de bases de datos. - Anlisis, clasificacin y descripcin de unidades documentales. - Asesoramiento sobre la gestin de documentos al personal de las unidades tramitadoras. - Creacin y mantenimiento de la sede web del archivo. - Gestin y resolucin de incidencias relacionadas con el sistema de archivos. - Realizacin de consultas y bsquedas.

En el caso de los administradores de documentos y archivos se resalta la importancia de la formacin relativa a: - Gestin de documentos y archivos. - Control del acceso a la informacin en archivos. - Coordinacin de la informacin en el archivo. - Coordinacin de la organizacin de fondos. - Identificacin de los procesos administrativos, de anlisis y categorizacin de los documentos generados. - Implantacin de sistemas de gestin electrnica de documentos.

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Las reas funcionales en las que se especifican un mayor nivel de competencias, tanto para un perfil como para otro, se relacionan con las de clasificacin, coordinacin, descripcin, difusin y seguridad, por lo que deben ser identificadas como aquellas que constituyen un referente bsico en la definicin de procesos formativos.

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13.- REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y DOCUMENTALES.

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