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Consultora de TICs Anlisis de las etapas del proceso de la Consultora

Presenta: Apolinar Gonzlez Osvaldo Balbuena Saldivar Daniela Gpe. Contreras Antonio Andrs Gustavo Catedrtica: L.I. Mara De Los ngeles Martnez Morales 7mo. Semestre Grupo A

TUXTEPEC, OAX., 12 de Octubre del 2013

Introduccin El proceso de consultora, como todo proceso, empieza con los preparativos. stos son la fase inicial del proceso y del contrato de consultora en s. Mientras los procesos van avanzando, el consultor y el cliente establecen los primeros contactos, y tratan de aprender lo ms que sea posible el uno del otro. Juntos examinan el porqu el cliente tuvo que acudir al consultor, y con ello, el enfoque que el consultor llevar a cabo a lo largo del proceso. Se considera que los preparativos son en gran parte una etapa para adaptarse, donde el cliente quiere asegurarse de que el consultor que desea contratar es adecuado. El consultor establece el contacto de una forma muy prctica, se dirigen a los clientes sin que stos lo hayan solicitado. ste tipo de contacto puede despertar el inters del cliente y con ello lograr que el nombre del consultor sea recordado en el futuro. El consultor que tiene mucha informacin sobre un cliente en especfico, puede mostrarle que conoce de sus problemas e intenciones y que tiene un servicio que ofrecerle. En la mayora de los casos, el cliente establece el primer contacto con el consultor. Esto significa que el cliente est consciente de que existen problemas en su organizacin que tienen que ser resueltos cuanto antes. Adems, el cliente puede recurrir al consultor por distintas razones, como por ejemplo, por la fama del consultor, es decir, que el consultor haya trabajado antes con un amigo del cliente, y ste decida contratar sus servicios.

Desarrollo Las primeras reuniones que tengan el cliente y el consultor no significan que ya sea algo concreto, ni que ya se est contratando. Sin embargo, es una oportunidad de conquistar por completo la confianza del cliente. Estas reuniones iniciales ameritan que el consultor se prepare a fondo. Sin ms, la nica informacin que requiere son los hechos de orientacin acerca del cliente, su ambiente, y los problemas que caracterizan a su sector empresarial. Las reuniones sirven tambin para que cada parte se conozca, y se establezcan as relaciones de confianza. El consultor debe saber cmo estimular al cliente para que hable de su organizacin, sus dificultades, expectativas y lo que espera. Es conveniente que se empiece por hablar primero de la situacin general y despus de manera particular. Con ello, el consultor tiene como objetivo principal, convencer al cliente de que sta eligiendo lo que es conveniente para su organizacin. Para tomar una decisin, el cliente quiz desee verificar el trabajo que se propone con otros clientes, y es muy probable que pida referencias. El contrato llega cuando el cliente y el consultor acuerdan trabajar juntos en un proyecto. Despus de concretarse un contrato, la siguiente etapa es el diagnstico. El diagnstico consiste en examinar el problema que el cliente debe afrontar y los objetivos que se tratan de alcanzar. Para esto, el consultor pone al descubierto las fortalezas y debilidades que ocasionan el problema. Tambin debe preparar la informacin necesaria para decidir qu camino se deber tomar para la solucin del problema. En la etapa de Diagnstico se replantean los problemas y objetivos que se tienen para alcanzar. Muchas veces, los servicios de un consultor son solicitados sin que se tenga una verdadera estimacin del problema y los objetivos que se desean

alcanzar. Cuando el trabajo se inicia, el consultor descubre que en realidad el cliente busca algo distinto a lo que se haba estipulado. La capacidad con que cuenta el cliente para lograr su objetivo es un punto importante del que se precisa saber si este cuenta con los recursos materiales, financieros y sobre todo los conocimientos tcnicos necesarios para solucionar una situacin. Luego de un diagnostico y tras el desarrollo de la investigacin se analizaran las posibles futuras soluciones que ayudaran a determinar si se podra resolver el problema y de qu manera hacerlo. Este evento se vincula con la fase siguiente de planificacin de la accin. El objetivo del diagnostico es preparar la accin. A lo largo de la investigacin se reunirn, registraran y analizaran alternativas o prximas soluciones, a esto se le conoce como plan para la recoleccin de datos, tal recopilacin se ha de preparar determinando exactamente que datos se requieren. El consultor debe explicar al cliente porque desea obtener dichos datos, con base a un diagnostico, los hechos o datos requeridos pueden estar basados en la obtencin de cifras globales y si fuese necesario, se realizara a travs de la obtencin de datos ms detallados. Los datos han de recabarse de a cuerdo a un periodo determinado, el consultor determinara si ha de reunir una informacin total o nicamente una seleccin, posteriormente dichos datos han de organizarse y agruparse tomando en cuenta el uso final al que se destinaran con respecto a los acontecimientos, el personal, los materiales, los recursos, insumos, productos y procedimientos. Luego de la agrupacin, los datos debern reflejarse a travs de una tabulacin. Algunos de los mtodos de recoleccin de informacin son los cuestionario, tiles para obtener un nmero limitado de hechos sencillos. Las entrevistas tambin son ciertamente la tcnica ms utilizada para la recopilacin de datos, junto con la recuperacin de los datos registrados. Al planificar las entrevistas, el consultor determina qu datos desea obtener, de quin, cundo, dnde y cmo (actuar antes, durante y despus de la entrevista). La observacin puede ser una alternativa para recabar informacin que no puede ser obtenida de forma inmediata. Luego de la recoleccin de datos o informacin, es necesario llevar a

cabo un anlisis de los hechos para determinar si es necesario llevar a cabo una correccin para posteriormente realizar una seleccin, el siguiente paso ser llevar a cabo una clasificacin de los datos, este punto comienza antes de que se inicie el descubrimiento de los hechos, mediante criterios para la organizacin y tabulacin de los datos, otros criterios y ajustes de la clasificacin se pueden realizar durante la investigacin de los hechos y posterior a ello. Una vez que los datos han sido organizados, se realiza un anlisis para determinar ciertas proporciones, relaciones y tendencias, a su vez se lleva a cabo un anlisis causal que permite descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los acontecimientos, con la finalidad de proporcionar un medio para planificar los cambios y las mejoras. Luego de la terminacin del diagnostico, el siguiente paso es la planificacin de la accin, esto es, la bsqueda de ideas e informacin para la elaboracin de las posibles soluciones al problema diagnosticado. En esta fase, es sumamente importante que el cliente participe de forma ms activa que en la fase del diagnostico. El objetivo consiste en descubrir todas las soluciones interesantes y factibles para posteriormente someterlas a una evaluacin preliminar antes de comenzar el trabajo de diseo y planificacin detallado sobre una propuesta. La experiencia personal por parte del consultor es un arma importante en este caso, porque le permite examinar mtodos que han sido aplicados y utilizados con xito en otras partes. El consultor debe de sentarse a dialogar con el cliente y sus personas allegadas es decir directivos o las personas ms importantes dentro de la empresa, para tomar presentar los informes y tomar las decisiones que cambiaran el rumbo de esta misma, para el mejoramiento y prolongacin de mejores alternativas, por eso es importante que se destaquen las ideas donde un punto importante de la lectura es la seleccin ya que de ellas se basan las propuestas ms congruentes donde todos estarn de acuerdo si se llegan a tomar o no dicha accin, cabe destacar que antes de tomar una decisin de dichas ideas innovadoras, estas mismas se analizaran y se tomaran a fondo para viabilidad de ellas, deben de ser interesantes y congruentes ya que una vez hecho esto se tomara una evaluacin donde en este mismo caso se tiene una escala para tomar en cuenta esas

propuestas ms destacables, cabe mencionar un punto importante que el consultor debe de estar bastante concentrado para el trabajo que est realizando en ese momento, donde debe mencionar si va a o no ocurrir algn peligro que se pueda tomar, donde dichas propuestas e ideas no sern posibles completarse, ante esto el consultor debe estar capacitado para decir estas posibles anomalas que se puedan presentar en un futuro cercano y en tanto el cliente debe recibir una descripcin esttica del plan como debe ser cuando este se aplique a esto le llamamos un plan de aplicacin, una vez esto el equipo debe de tomar una decisin y ver si el consultor seguir o no contribuyendo a la aplicacin. Una vez pasado y visto por las ideas y haber llegado a tomar una decisin nos involucramos en el siguiente punto que es la aplicacin de la propuesta que se destac por el cliente y la empresa donde es la cuarta fase de nuestro proceso de consultora, el cual se define por los esfuerzos del consultor y del cliente, y si no se aplican el proceso mismo no puede considerarse por completado, en esto tambin debe de tomarse en cuenta que el consultor no debe de participar en dicho proceso ya que se debe de tomar en cuenta que su contrato posiblemente este terminando ah, con lo que el cliente tendra que seguir imponiendo una pequea para beneficio del consultor, solamente en algunos casos como si se encuentra complicada la aplicacin el consultor esta nicamente en las tareas ms difciles o para verificar que se estn llevando los procesos adecuadamente y poder dar posibles orientaciones, tomar en cuenta que una vez completado el trabajo el consultor en dicha empresa y despus para posibles apoyos se encuentra en otro caso, definir al nuevo cliente que el consultor no ha completado la tarea de la anterior y que se debera de avocar hasta que se solucione por completo dicha aplicacin, Al planificar un cometido y negociar un contrato, el cliente y el consultor no deben olvidarse de definir qu entienden por aplicacin y por resultados. Por eso es importante que se realice una capacitacin y un perfeccionamiento del personal del cliente para que estos mejoren el rendimiento y el resultado de la empresa de la aplicacin que se llev a cabo. Por ltimo, destacamos a la

terminacin donde damos por hecho la tarea del consultor y vemos que el propsito se ha alcanzado y que la ayuda de la consultora no es necesaria, es donde el consultor tiene la responsabilidad de decirle a la empresa del cliente que debe retirarse, pero el cliente puede pedir ayuda en un algn momento donde un nuevo problema pueda surgir a un plan futuro. En esta misma fase se realizan los que son la evaluacin que es para determinar si se han alcanzado los objetivos y si estos resultados obtenidos justifican a aquellos recursos que se utilizaron, tambin hay que destacar los benficos que se obtienen a corto y largo plazo, donde el cliente se dar cuenta si en verdad funciono el trabajo del consultor o no, y dicha accin puede beneficiarla, ya que se irn formando mejores relaciones del consultor para posibles nuevos clientes es donde tendr nuevas oportunidades de trabajo y creara buenos impactos en los clientes.

Conclusin Al trmino de su trabajo, el consultor enva informes al cliente, en los cuales incluye el cometido, basado en un estudio de diagnostico. Tambin incluye informes sobre la marcha del trabajo, y la presentacin de propuestas, para que el cliente tome una decisin y pase a la fase de aplicacin. Cualquiera de esos informes se puede presentar, aunque tambin existe un informe final, en el que el consultor se retira de la organizacin que lo contrat. El proceso de consultora aunque es largo, ayuda a las organizaciones y a los clientes a obtener beneficios tanto en la empresa como en su persona. Es importante llevar a cabo cada una de estas etapas de manera correcta, para que sea ms fcil llegar a la solucin de los problemas que el consultor encuentre.

Referencias Kurb, M. (2005). La consultora de Empresas (3 ed.). Mxico: Limusa.