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GOBIERNO REGIONAL HUNUCO

GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL


SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIAGNSTICO SITUACIONAL DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA

PARA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN


Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena Hunuco 2013

INDICE

INTRODUCCIN............................................................................................................................. 4 1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................... 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIN - HUANUCO ....................................... 6 UBICACIN GEOGRFICA DE LA DRE-HUANUCO ............................................. 6 OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO ............................................................................. 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .............................................................................. 7 VISION .............................................................................................................................. 8 MISION ............................................................................................................................ 8

MARCO TEORICO ............................................................................................................... 10 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. PROCESO ...................................................................................................................... 10 MACRO PROCESOS ................................................................................................... 11 METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES ............................................................. 14 ESTANDARES ISO ...................................................................................................... 19

3. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIN HUANUCO ......................................................................................................... 22 3.1. 3.2. PROCESOS IDENTIFICADOS ................................................................................... 22 CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO .................................................. 26

3.3. ANALISIS E INTERPRETACIN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA DREHCO 26 3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS ................... 26

3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS ........................................................................................ 28 3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS ...................................................................................................................... 29 3.3.4. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS OPERATIVOS............................................................................................................................ 31 3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE APOYO 33 3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO ................................................................ 34 3.4. APORTACIN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489, etc.) 35 3.4.1. 3.4.2. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR ........................................................... 36 NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO ............................... 36 2

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 37 RECOMENDACIONES................................................................................................................. 38 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 39 ANEXO ............................................................................................................................................ 39

INTRODUCCIN

En el presente informe se desarrollar el estado situacional de avance de implementacin del Proceso de Simplificacin Administrativa de la Direccin Regional de Educacin de la Regin de Hunuco, con detalle de diagnstico de su sistmica organizacional, para lo cual se utiliz el mtodo de la Arquitectura Orientada a Regulaciones basado en la Metodologa de Sistemas Viables AORMSV, analizando la Clasificacin de sus Macro Procesos, Tipos de Procesos y Priorizacin de cada uno de los procesos identificados en el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA), Manual de Procedimientos

Administrativos (MAPRO) u Texto nico de Servicios No Exclusivos (TUSNE) de cada Unidad Orgnica de la entidad pblica en Estudio. Tambin se realiz un Anlisis de los resultados encontrados en el desarrollo del Cuadro de Simplificacin Administrativa de la Direccin Regional del Educacin de la Regin de Hunuco. As mismo se realiz la propuesta de creacin de nuevos procesos de acuerdo a las Leyes y Estndares ISO vigentes, con el fin de aportar en el mejoramiento de sus Macro Procesos de la Institucin.

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

1. ASPECTOS GENERALES 1.1. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIN - HUANUCO1 La (DRE2) Direccin Regional de Educacin del Gobierno Regional de Hunuco, como Organismo Pblico es un rgano desconcentrado con dependencia tcnica y normativa del Ministerio de Educacin, y presupuestalmente y administrativamente depende del Gobierno Regional de Hunuco comprendiendo el mbito territorial de la Regin de Hunuco.

La finalidad de la Direccin Regional de Educacin de Hunuco, es promover la educacin, la cultura, el deporte, la recreacin, la ciencia y la tecnologa.

La DRE asegura los servicios educativos y los programas de atencin integral con calidad y equidad de su mbito jurisdiccional, para lo cual coordina con las Unidades de Gestin Educativa Local y convoca la participacin de los diferentes sectores, teniendo en cuenta los planes de desarrollo regional y las caractersticas peculiares de la jurisdiccin.

1.2. UBICACIN GEOGRFICA DE LA DRE-HUANUCO Departamento Provincia Distrito Entidad Direccin : Hunuco : Hunuco : Hunuco : Direccin Regional de Educacin - Hunuco : Jr. Progreso N 462 - Hunuco

1.3. OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO3

Informacin obtenida del portal web http://www.drehuanuco.gob.pe DRE. Siglas de: Direccin Regional de Educacin - Hunuco 3 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Educacin Hunuco
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a. Formar ciudadanos y ciudadanas con capacidad para formular su proyecto de vida basado en valores ticos, mediante la participacin activa de la familia, la escuela y la sociedad civil. b. Reorientar el rol de los medios de comunicacin mediante acciones de sensibilizacin relacionadas a la recuperacin de valores y difusin de programas educativos adecuados a la realidad local, regional y nacional. c. Desarrollar en el educando actitudes emprendedoras, competencias tcnico productivas y habilidades empresariales, articulando las instituciones educativas con los centros de produccin e implementando talleres laborales. d. Fortalecer la participacin activa del educando en la gestin escolar a travs del Municipio Escolar, Consejo Educativo Institucional y otras formas de participacin. e. Mejorar la calidad de la educacin mediante la gestin eficiente y el buen desempeo pedaggico acorde con el avance cientfico tecnolgico, promoviendo una cultura de evaluacin. f. Promover conductas y estilos de vida saludables mediante acciones educativas de promocin y prevencin, actividades deportivas y socio culturales, y el fortalecimiento del ncleo familiar a travs de las Escuelas Promotoras de Salud e implementacin de Departamentos de Orientacin Psicopedaggicas en las instituciones educativas de la regin. g. Mejorar los hbitos de nutricin, fomentando una adecuada cultura nutricional aprovechando la existencia de productos de la zona con alto valor nutritivo. 1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL4

Figura 1.4.1: Organigrama Estructural de la Direccin Regional de Educacin - Hunuco Fuente: Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de

Educacin - Hunuco.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Educacin Hunuco

1.5. VISION5 Nuestra visin es generar una educacin accesible, equitativa, humanista, integral, sostenible y de calidad de nios, nias, adolescentes, jvenes y adultos saludables, con autoestima, lderes, emprendedores, asertivos, democrticos, crticos, competitivos, que valoran y se identifican con su cultura y lengua, utilizando adecuadamente los recursos y adelantos cientficotecnolgicos en el desarrollo de la Regin. 1.6. MISION 6 Promover el desarrollo competitivo y sostenible de la actividad educativa, en concordancia con la poltica nacional, regional y local, impulsando la calidad educativa, con enfoque curricular internacional en forma gradual, para mejorar la calidad de vida del poblador rural.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco
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CAPITULO II
MARCO TEORICO

2. MARCO TEORICO La motivacin de contar con una herramienta metodolgica que nos permita encontrar las deficiencias en la estructura organizacional, se parece a descubrir los huecos de una red de tuberas de agua, en el cual, si no parchamos los huecos de la tubera, se desperdiciar parte del flujo de agua en el trayecto. Lo mismo sucede con las unidades orgnicas, las cuales estn interconectadas a travs de los procesos, cuyos enlaces necesitan ser validados en concordancia con los estndares internacionales ISO, para ello se desarrolla el marco terico de la AOR-MSV y luego se aplica este enfoque para un anlisis exhaustivo de las limitaciones y deficiencias estructurales.

Figura 2.1: Detalle de una Tubera Rota. Fuente: Internet.

2.1. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias. Es habitual hablar de proceso, de secuencia de actividades, de que involucran inputs y outputs y todo ese conjunto de conceptos conocidos por muchos. Para el analista, la identificacin de sus elementos es ms til que el concepto en s. Aqu presentar una definicin bsica de lo que es un proceso y de los elementos que lo componen, a la luz de la ptica con la que se viene trabajando en este tratado.

Proceso es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas entre s que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o
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autorregulan bajo modelos de gestin particulares para obtener elementos de salida o resultados esperados . Las entradas al proceso pueden ser iniciales o intermedias. Asimismo, los resultados o salidas a lo largo del proceso pueden ser intermedios o finales. La presencia e interaccin de los elementos que lo componen conforman un sistema de trabajo, al cual puede denominarse Sistema de gestin del proceso. En el sector pblico pueden haber tres clases de procesos: TUPA, MAPRO y TUSNE, los cuales pueden clasificarse en tres categoras de sub procesos: Estratgicos, Operativos y Apoyo. 2.2. MACRO PROCESOS Son supra sistemas que estn representados por los procesos ms grandes que engloban a un conjunto de sub procesos ms importantes de una organizacin. Dependiendo del tipo de organizacin, son esbozados para representar lo ms resaltante desde el punto de vista de perspectivas organizacionales. De acuerdo a la AOR-MSV, para el caso de anlisis del Gobierno Regional Hunuco, se han definido 10 tipos de Macro Procesos, de acuerdo al rol que desempean y que a continuacin me permito definir:

Ente Humano Detalle de los Sistemas Humanos 1 Sistema Muscular 2 Sistema seo 3 Sistema Respiratorio 4 Sistema Digestivo 5 Sistema Excretor o Urinario 6 Sistema Circulatorio 7 Sistema Hormonal o Endocrino 8 Sistema Nervioso 9 Sistema Reproductor 10 Sistema Inmunolgico

Ente Institucional Detalle de los Macro Procesos Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Proceso de Comunicacin Organizacional Macro Proceso de Gestin de Capacidades Humanas Macro Proceso de Gestin de Legajo Institucional Macro Proceso de Mejora Contnua Macro Proceso de Evolucin Ciberntica Organizacional Macro Proceso de Coordinacin Organizacional Macro Proceso de Recursividad Sistmica Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Figura 2.2.1: Detalle de los Macro Procesos del Modelo AOR-MSV. Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV (ver Anexo).

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A continuacin se precisan cada uno de los Macro Procesos para la adecuada clasificacin de los procesos (TUPA, MAPRO, TUSNE) en una de las familias de los Macro Procesos esbozados: Macro Proceso AOR-MSV M1: Macro al Proceso Modo de Identificacin de Procesos orientados a la razn de ser de la cuyo servicio se brinda

Servicio

Usuario, institucin

representa la analoga con el principalmente a los usuarios externos. Sistema Muscular Humano. M2: Macro Proceso de Procesos orientados a mejorar la

Mejoramiento

de infraestructura existente de la organizacin inmobiliario, equipamiento,

Infraestructura, representa la (mobiliario, analoga seo. M3: Macro Proceso con el

Sistema etc.), clave para dar soporte a los servicios operativos. de Procesos adecuada que permiten brindar entre una la

Comunicacin

comunicacin y el con

Organizacional, representa la organizacin analoga con el Sistema principalmente

entorno los

externo, Actores

Respiratorio. M4: Macro de Proceso

multisectoriales involucrados. de Procesos que permiten mejorar las

Gestin Humanas, analoga Digestivo. M5:

Capacidades habilidades tcnicas, metodolgicas, ticas, representa la etc., del personal de la institucin, de modo

con

el

Sistema tal que permita transformar la organizacin en base al conocimiento de avanzada.

Macro

Proceso de

de Procesos

orientados con basado

gestionar al

los

Gestin Institucional, analoga

Legajo documentos, la institucional

nfasis en

legajo de

representa el

estndares

con

Sistema calidad de gestin documentaria.

Excretor o Urinario. M6: Macro Proceso de Mejora Procesos orientados a implementar mejoras Continua, analoga representa con el la a todo nivel, organizativo, metodolgico,

Sistema tecnolgico, de recursos, etc., en todas las unidades orgnicas.

Circulatorio.

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M7:

Macro

Proceso

de Procesos orientados a regular la asignacin

Evolucin

Ciberntica de recursos econmicos a las unidades

Organizacional, representa la orgnicas basadas en objetivos, metas y analoga con el Sistema lineamientos institucionales.

Hormonal o Endocrino. M8: Macro Proceso de Procesos orientados a garantizar una

Coordinacin Organizacional, adecuada respuesta de sobrevivencia frente representa la analoga con el a Sistema Nervioso. M9: Macro Proceso eventos inesperados, de riesgo u

desastres. de Procesos que garantizan la creacin y

Recursividad

Sistmica, gestin de sedes desconcentradas a menor

representa la analoga con el escala en la zona de intervencin territorial Sistema Reproductor. M10: Macro Proceso de la organizacin. de Procesos orientados al cumplimiento de la

Monitoreo

Regulatorio, normativa vigente de la organizacin para

representa la analoga con el las diversas unidades orgnicas. Sistema Inmunolgico.


Cuadro 2.2.1. Identificacin de los Tipos de Macro Procesos Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

SUB PROCESOS Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica para cumplir un propsito. Un Subproceso es un Proceso por s mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso ms grande. Tambin Conjunto de actividades de un proceso que, a su vez, constituyen procesos diferenciados y cuya identificacin es til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sub Procesos Estratgicos: Destinados a establecer y controlar las metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los dems procesos, es decir, indican cmo se deben realizar para que se pueda

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lograr

la

visin de

la

empresa.

Son

conocidos

tambin

como

procesos visionarios y son liderados por la alta direccin. Sub Procesos Primarios u Operativos: Son aquellos que impactan directamente sobre la satisfaccin del cliente y cualquier otro aspecto de la misin de la organizacin. Son procesos operativos tpicos como los de venta, produccin y servicio post- venta. Tambin se les conoce como procesos misionales porque son los sustentan la razn de ser del negocio. Sub Procesos de soporte: Son procesos que no estn ligados directamente a la misin de la organizacin, pero resultan necesarios para que los procesos primarios y estratgicos puedan cumplir sus objetivos. Son procesos transversales a toda la organizacin. De alguna manera los procesos estratgicos son procesos de soporte, pues deben estar igualmente apoyando que los procesos primarios se diseen y realicen para satisfacer el mercado objetivo y responder a las estrategias de diferenciacin o de valor agregado. Entonces podemos precisar que los procesos de una unidad orgnica pueden ser clasificados en uno de los tres tipos de sub procesos: estratgico, operativo o de apoyo, y que stos a su vez pertenecen a una familia de macro procesos ancestrales a nivel de supra sistemas de procesos. 2.3. METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES El origen y significado actual de los conceptos de Metodologa del Sistema Viable, es de algunos autores que se inician oficializando una comparacin desde la biologa hacia las organizaciones. Para hablar del modelo MSV debemos remontarnos a la Ley de la Variedad Requerida, establecido por W. Ross Ashby. La diversidad interna de cualquier sistema de autorregulacin debe coincidir en variedad y complejidad con las de sus entornos. Cualquier sistema de control debe ser tan variado y complejo como el entorno que va a ser controlado.

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Figura 2.3.1: Modelo MSV propuesto por Stafford Beer. Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

Uno de ellos, Stafford Beer, bosqueja la idea de la existencia de un abecedario de la gestin. Esta idea se basa en la conceptualizacin de trminos clave para la explicacin de la misma en expresiones ms biolgicas. Acstica, Biologa, Ciberntica, Demografa, Ingeniera, Fluidos y Gentica son algunos delos aspectos en los que enfatiza este autor para explicar la forma de adaptacin de las organizaciones a sus diferentes entornos, especficamente el del medio ambiente. Beer utilizo los conceptos de ciberntica para desarrollar un modelo conocido como Sistema viable en el que representa: la estructura, las actividades, las interrelaciones y flujos de informacin en las

organizaciones. Estos criterios son un conjunto de principios y leyes de organizacin, usando como referencia la Ley de Requisito de Variedad, en la que

se plantea la capacidad para mantenerse dentro de un conjunto de objetivos deseados. El mtodo de diseo se hace mediante el establecimiento de la Identidad Organizacional, el Modelamiento de los lmites estudio de organizacionales discrecin y

del sistema y de los niveles estructurales, el

autonoma y el estudio de los mecanismos de control.


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Lo que permite la realizacin ptima de este modelo dentro de las empresas est basado en que es una herramienta de complejidad que rompe el esquema jerrquico de entenderse dentro dela organizacin e involucra la realizacin de identidad organizacional.

Figura 2.3.2: Tipos de Procesos dentro de la Estructura Organizacional Tradicional. Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

En base a la tesis Doctoral de la AOR-MSV, se definen seis funciones por cada tipo de procesos tal como se detalla en la Figura 03. Para clasificar los procesos dentro de una de las seis funciones establecidas por AORMSV, se debe de tener en cuenta lo siguiente (ver Cuadro 1): Funcin AOR-MSV Modo de Identificacin

F1: Funcin Operativa, procesos que Generalmente son procesos que se les se refieren a la implementacin de ingresa un insumo y genera un producto o tareas bsicas; aquellas que servicio y apoyan de manera directa a la
misin de la organizacin.

componen las actividades primarias y definen la razn de ser de la

institucin. F2: Funcin de Coordinacin, Aquellos Son procesos que coordinan

procesos, actividades o mecanismos que distribucin de recursos, homogenizan permiten lograr armona en la realizacin o estandarizan procedimientos, de las tareas bsicas. Regula la operacin articulan operaciones en el rea a travs de planes, procedimientos,

(alinean esfuerzos).

requisitos, programas, etc.

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F3:

Funcin

de
fresca

Monitoreo,
para y

son Procesos u Actividades que tienen

procesos
informacin

alternos

recolectar como objetivos asesorar, evaluar y confiable comunicar

aspectos

relevantes

al

directamente de la fuente que permite mecanismo de adaptacin (Funciones realizar seguimiento de lo que est 6, 5 y 4) para evidenciar posibles sucediendo.

prdidas de control en la organizacin. son procesos cuyas

F4: Funcin de Direccin, procesos Generalmente que representa de a velar diaria los

entes instancias que tienen capacidad de por la decisin en las actividades primarias. las

encargados administracin

de

actividades primarias. Establecen tres canales: Negociacin de recursos, comportamiento corporativo y

rendicin de cuentas. F5: Funcin de Inteligencia, son Generalmente se son procesos cuyas y que

procesos que representan a los entes instancias encargados de desarrollar modelos comentar del ambiente, explorar

renen

debatir

nuevos

elementos

nuevos pueden mejorar y actualizar prcticas y

servicios, entre

productos, con el

tecnologas, procesos en la organizacin. objetivo de

otros,

mantener la viabilidad de la institucin en el ambiente. F6: Funcin de Poltica, es el encargado Generalmente


de definir la identidad de la organizacin, generan

son

procesos

que

instancias que dictan las

dar clausula a los ciclos de aprendizaje y polticas y directrices globales de la garantizar buenas comunicaciones entre organizacin los sistemas de control e inteligencia.
Cuadro 2.3.1. Identificacin de las Funciones de los Tipos de Procesos Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

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Figura 2.3.3: Desglose de las seis funciones del MSV para los Tipos de Procesos. Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV.

INDICADORES DE GESTION Los indicadores de gestin son medidas utilizadas para determinar el xito de un proyecto o una organizacin. Los indicadores de gestin suelen establecerse por los lderes del proyecto u organizacin, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeo y los resultados. Los indicadores de gestin suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reduccin de costos en manufactura. Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestin.

Segn los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de gestin se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeo financiero, de flexibilidad, de utilizacin de recursos, de calidad de servicio y de innovacin. Los dos primeros son de "resultados", y los
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otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

Otros los clasifican en tres dimensiones: econmicos (obtencin de recursos), eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u objetivos).Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestin es el Tablero de Control de Mando (Balanced Score Card), que plantea la necesidad de hacer seguimiento, adems de los tradicionales indicadores financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y perspectiva de mejora continua. Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeo basndose exclusivamente en indicadores financieros clsicos (aumento de ventas, disminucin de costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho ms amplio, que incluya otras variables de inters para la organizacin. Criterios para establecer indicadores de gestin Para que un indicador de gestin sea til y efectivo, tiene que cumplir con una serie de caractersticas, entre las que destacan: Relevante (que tenga que ver con los objetivos estratgicos de la organizacin), Claramente Definido (que asegure su correcta recopilacin y justa comparacin), Fcil de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la misma organizacin a lo largo del tiempo), Verificable y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos para obtenerlo). 2.4. ESTANDARES ISO La Organizacin Internacional de Normalizacin o ISO (del griego, (isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricacin (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicacin para todas las ramas industriales a excepcin de la elctrica y la electrnica. Su funcin principal es la de buscar la

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estandarizacin de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (pblicas o privadas) a nivel internacional. La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 164 pases, sobre la base de un miembro por pas, con una Secretara Central en Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), con sede en Ginebra, est compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomits encargados de desarrollar las guas que contribuirn al mejoramiento. A continuacin se listan los principales estndares metodolgicos revisados en el anlisis de los Procesos por parte de la Unidad de Desarrollo Institucional de la SGDIS: ISO 27001 - Seguridad de la Informacin ISO 14001 - Sistemas de Gestin Ambiental ISO 9001 - Sistemas de Gestin de la Calidad ISO 20000 - Sistemas de Gestin de la Calidad en Servicios de TI ISO 15489 Sistema de Gestin Documentaria en las

Organizaciones OHSAS 18001 Sistema de Seguridad y Salud Laboral PMI - Metodologa de Gestin de Proyectos BPM - Metodologa de Gestin de Procesos EFQM - Metodologa Europea de la Excelencia ITIL - Metodologa de Gestin de Servicios de TI AOR-MSV - Metodologa de Arquitectura Orientada a Regulaciones

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CAPITULO III
DIAGNSTICO SITUACIONAL

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3. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIN HUANUCO

3.1. PROCESOS IDENTIFICADOS A continuacin se listar los procesos identificados en el entorno de simulacin de laboratorio SGDIS, realizado en cada Unidad Orgnica de la Direccin Regional de Educacin Hunuco, la misma que deber ser actualizado y validado por dicha unidad orgnica descentralizada, para afinar los parmetros de diagnstico preliminar AOR-MSV.
Direccin Regional de Educacin Proceso de Autorizacin del Funcionamiento de Instituciones Educativas Pblicas y Privadas Proceso de Formulacin del Presupuesto Educativo de la Regin Proceso de Evaluacin del Presupuesto Educativo de la Regin Proceso de Suscripcin de Convenios Para el Mejoramiento de Calidad Educativa en la Regin Proceso de Identificar Prioridades de Inversin de Infraestructura Educativa Proceso de Incentivar la Creacin de Centros de Recursos Educativos y Tecnolgicos en la Regin Proceso de Cumplimiento de la poltica y normatividad educativa en su mbito jurisdiccional Proceso de asesoramiento y asistencia tcnico pedaggico, institucional y administrativa a las Instituciones y Programas Educativos de su jurisdiccin Proceso de Implementacin Para Modernizar, Desconcentrar y Fortalecer la Gestin Administrativa de las Instituciones, Centros y Programas Educativas Proceso de Formulacin de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional Proceso de Ejecucin de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional Proceso de Evaluacin de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional Proceso de Evaluacin de los servicios en los centros educativos, culturales, recreacionales y deportivos Consejo Participativo Regional Proceso de Canalizar la Participacin de la Sociedad Civil en la Gestin Educativa del Gobierno Regional Proceso de Desarrollo de mecanismos de vigilancia social y de rendicin de Cuentas que Aseguren la Transparencia de la Gestin Educativa Regional.

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Proceso de Establecer canales de informacin, comunicacin y dialogo en materia educativa entre la poblacin y el gobierno regional. Proceso de Coordinacin entre los Consejos Participativos Locales de Educacin y el Consejo Nacional de Educacin. Proceso de Promover Convenios Entre la Direccin Regional de Educacin y las Organizaciones Regionales en Beneficio del Servicio Educativo. Oficina de Gestin Administrativa Proceso de formulacin del Presupuesto de Bienes y Servicios en Coordinacin con la Direccin de Gestin Institucional Proceso de Evaluacin de Suministros y de los Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles Proceso de formulacin Proyectos de Resoluciones Sobre Aspectos Financieros y Contables. Proceso de Verificacin de las conciliaciones bancarias y extractos bancarios Proceso de Participacin en las comisiones de licitacin pblica, concurso pblico de precios y de adquisiciones directas Proceso de Coordinacin con los Directores de Centros y Programas Educativos Sobre la correcta aplicacin de la acciones del personal Proceso de Autorizacin de las planillas de remuneraciones Proceso de Supervisin del Cumplimiento de las Normas y Procedimientos de los Sistemas a su Cargo. Proceso de Programacin de capacitacin y actualizacin de personal directivo y administrativo de la Sede de la Direccin Regional de Educacin Proceso de Evaluacin de capacitacin y actualizacin de personal directivo y administrativo de la Sede de la Direccin Regional de Educacin Oficina de Control Institucional Proceso de Control Interno Posterior a los Actos y Operaciones de la Entidad, Sobre la Base de los Lineamientos y Cumplimiento del Plan Anual de Control Proceso de Fiscalizacin de los estados financieros y presupuestarios de la entidad, as como la gestin de la misma, de conformidad con las pautas que seale la Contraloria General Proceso de Ejecucin de acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga a la Contraloria General Proceso de Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno Proceso de Atencin de denuncias que formulen los funcionarios y servidores pblicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad Proceso de Formulacin del Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General. Proceso de Ejecucin del Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General. Proceso de Evaluacin del Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General.

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Proceso de Ejecucin del seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control Proceso de Verificacin del cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta. Proceso de Formulacin del presupuesto anual del rgano de Control Institucional para su aprobacin correspondiente por la entidad. Proceso de Cumplimiento de los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contralora General. Oficina de Asesoria Juridica Prestar asesoramiento jurdico - legal al Despacho Directoral y dems rganos del sector educacin. Proceso de Ejecucin de la defensa judicial preliminar y por delegacin del Procurador Pblico del Ministerio de Educacin. Proceso de Representacin legal de la Direccin Regional de Educacin de Hunuco Proceso Sistematizar y difundir la legislacin del Sector Educacin Proceso de Absolver las consultas de carcter legal que le sean formuladas. Proceso de asistencia tcnica al rgano de Direccin Regional, en el campo del Derecho Laboral y otros procedimientos requeridos por la jurisprudencia vigente. Proceso de Validacin de los Proyectos de Resolucin que los rganos, Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideracin Proceso de Reformulacin de los Proyectos de Resolucin que los rganos, Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideracin Direccin de Gestin Pedaggica Proceso de Coordinacin de las actividades que desarrolla la Direccin a su cargo. Proceso de Elaboracin de Polticas de Supervisin, Monitoreo y Verificacin de las Acciones Tcnico pedaggicos del mbito Regional Proceso de Coordinacin para la Realizacin de Estudios de Investigacin Destinados al Desarrollo de la Educacin Procesos de Gestin para la Suscripcin de Convenios para Lograr el Apoyo y Cooperacin de la Comunidad con las Actividades del Sector Educacin en Nuestra Regin Proceso de asesoramiento en Asuntos de Gestin Pedaggica. Proceso de Elaboracin de los Programas Especiales Escolarizados y No Escolarizados. Proceso de Elaboracin de sistemas de Evaluacin Curricular, Orientados al Mejoramiento del Servicio educativo. Proceso de Coordinacin de acciones para la adecuacin de los contenidos curriculares y Programas Educativos acorde con las caractersticas del mbito regional. Proceso de Programacin de capacitacin y actualizacin de docentes Proceso de Evaluacin del desarrollo de las actividades educativas 24

Proceso de Formulacin de la Adecuacin de Polticas educativo, cultural, recreacional y de prevencin a las realidades de su mbito jurisdiccional Proceso de orientacin Para la preparacin y Adecuacin de Normas, Directivas y Otros Instrumentos Tcnico Pedaggicos. Proceso de Formulacin de los Planes Curriculares de los Diferentes Niveles y Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones Educativas de su Jurisdiccin. Proceso de Evaluacin de la Ejecucin de los Planes Curriculares de los Diferentes Niveles y Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones Educativas de su Jurisdiccin. Direccin de Gestin Institucional Proceso de Coordinacin de las actividades que desarrolla la Direccin a su cargo. Proceso de Formulacin del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional de la Direccin Regional de Educacin. Proceso de Elaboracin del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional de la Direccin Regional de Educacin. Proceso de Coordinacin de los programas de cooperacin tcnica. Proceso de Evaluacin del avance de la Ejecucin Presupuestaria y las Metas Proceso de Autorizacin de Proyectos de Resoluciones que Impliquen Afectacin y Modificacin Presupuestaria Proceso de Coordinacin de las Acciones de Racionalizacin en los Aspectos Administrativos Proceso de Evaluacin de los Aspectos de Infraestructura, Equipamiento Educativo e Inversin Sectorial Proceso de Coordinacin de la Planificacin a nivel regional Proceso Evaluacin del estudio sobre la distribucin de plazas docentes y administrativas de los Centros y Programa Educativos Estatales Unidad de Gestin Educativa Proceso de Formulacin de la Poltica Educativa Regional y la nacional Proceso de Ejecucin de los Proyecto Educativos en concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que corresponde, de los Gobiernos Locales. Proceso de Evaluacin de los Proyecto Educativos en concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que corresponde, de los Gobiernos Locales. Proceso de Supervisin de las Actividades y Servicios que Brindan las Instituciones Educativas, Preservando su Autonoma Institucional Proceso de Asesoramiento para la Gestin Pedaggica y Administrativa de las Instituciones Educativas Bajo Jurisdiccin, Fortaleciendo su Autonoma Institucional. Proceso de Asesoramiento en la Formulacin, Ejecucin y Evaluacin del Presupuesto Anual de las Instituciones Educativas.

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Proceso de Ejecucin de Estrategias y Programas Efectivos de Alfabetizacin, de Acuerdo con las Caractersticas Socio Culturales y Lingsticas de Cada Localidad Proceso de Formulacin de su Presupuesto en Atencin a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional Proceso de Ejecucin de su Presupuesto en Atencin a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional Proceso de Evaluacin de su Presupuesto en Atencin a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional Proceso de Evaluacin de necesidades de capacitacin del personal docente y desarrollar Programas de Capacitacin, s como Brindar Facilidades para la Superacin Profesional. Proceso de Formulacin de Proyectos Para el Desarrollo Educativo Local y Gestionarlos Ante las Instituciones de Cooperacin Nacional e Internacional. Proceso de Comunicacin para Informar a las Entidades Oficiales Correspondientes y a la Opinin Pblica de los Resultados de su Gestin.
Cuadro 01. Cuadro de Proceso Identificados de la DRE en Laboratorio SGDIS. Fuente: TUPA y MAPRO ideal de la DRE - Hunuco. (Ver en anexo)

El listado de procesos se obtuvo de los procedimientos listados del TUPA, MAPRO, MOF, ROF de la DRE Hunuco, a los cuales se les han aadido procesos complementarios para compensar las deficiencias encontradas de acuerdo al enfoque AOR-MSV, dando un resultado de 85 procesos analizados.

3.2. CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO Ver en archivo Excel SimplificacinAdministrativaDRE.xls

3.3. ANALISIS E INTERPRETACIN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA DRE-HCO

3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS

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N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Macro Proceso Macro Proceso Servicio al Usuario Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Proceso de Comunicacin Organizacional Macro Proceso de Gestin de Capacidades Humanas Macro Proceso de Legajo Institucional Macro Proceso de Mejora Continua Macro Proceso de Evolucin Ciberntica Organizacional Macro Proceso de Coordinacin Organizacional Macro Proceso de Recursividad Sistmica Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio Total

Unidades

Porcentaje % 1 1.18 1 4 3 0 1.18 4.71 3.53 0.00 18.82 1.18 29.41 0.00 40.00 100.00

16 1 25 0 34 85

Cuadro 02: Cuadro de Macro Procesos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 02: Diagrama de Barra de Macro Procesos DRE Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 03: Diagrama de pasteles de Macro Procesos DRE Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS

UNIDAD ORGANICA Direccin Regional de Educacin Consejo Participativo Regional Oficina de Gestin Administrativa Oficina de Control Institucional Oficina de Asesora Jurdica Direccin de Gestin Pedaggica Direccin de Gestin Institucional Unidad de Gestin Educativa Total

Puntaje Porcentaje Priorizacin % 133 21.52 23 58 139 51 81 62 71 618 3.72 9.39 22.49 8.25 13.11 10.03 11.49 100

Cuadro 03: Cuadro de Priorizacin de los proceso de la Unidades Orgnicas Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

28

Figura 04: Priorizacin de los proceso de la Unidades Orgnicas DRE Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 05: Porcentajes de Priorizacin de los procesos de la Unidades Orgnicas Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS

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Proceso Estratgico F6 Poltica o Identidad

N procesos

Porcentaje 2 7.69 8 30.77 19.23 3.85 23.08 15.38 100

F5 Inteligencia o Planificacin 5 F4 Control o Direccin 1 F3 Monitoreo 6 F2 Coordinacin 4 F1 Operacin 26 Total


Cuadro 04: Cuadro de Procesos Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 06: Proceso Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 07: Porcentaje de Proceso Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.4. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS OPERATIVOS


Operativo F6 Poltica o Identidad 14 F5 Inteligencia o Planificacin 7 F4 Control o Direccin 12 F3 Monitoreo 9 F2 Coordinacin 5 F1 Operacin 49 Total
Cuadro 05: Cuadro de Procesos Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

N procesos

Porcentaje % 2 4.08 28.57 14.29 24.49 18.37 10.20 100

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Figura 08: Proceso Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 09: Porcentaje Procesos Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE APOYO


Apoyo F6 Poltica o Identidad 2 F5 Inteligencia o Planificacin 3 F4 Control o Direccin 1 F3 Monitoreo 2 F2 Coordinacin 1 F1 Operacin 10 Total
Cuadro 05: Cuadro de Procesos de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

N procesos

Porcentaje % 1 10 20 30.00 10.00 20.00 10.00 100

Figura 08: Proceso de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 09: Porcentaje de los Procesos de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO


Tipos de Proceso Estratgico 49 Operativo 10 Apoyo 85 Total
Cuadro 06: Cuadro de Procesos Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

N de Procesos 26

Porcentaje % 30.59 57.65 11.76 100

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Figura 10: Sub Proceso Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 11: Porcentajes de los Sub Proceso Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.4. APORTACIN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489, etc.)

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3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR Se recomienda incluir nuevos procesos con el fin que la DRE-Hunuco pueda acreditarse en los Estndares ISO ms relevantes para la

institucin.

3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO Ver en archivo Excel SimplificacinAdministrativaDRE.xls

PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA FUNCIONAL (En proceso de elaboracin) Figura: Nuevo Organigrama Propuesto Fuente: Elaboracin Propia del Grupo

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CONCLUSIONES

Se ha utilizado una tcnica avanzada de ciberntica organizacional MSV propuesto por Beer y mejorado va AOR-MSV, el cual ha permitido detectar las deficiencias estructurales en las unidades orgnicas, tanto a nivel de procesos, funciones como instancias mismas.

No existen Macro Procesos de Legajo Institucional, Macro Procesos de Recursividad Sistmica; asimismo existen escasos procesos orientados al Macro Proceso de Servicio al Usuario, Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura, lo cual no permite una adecuada gestin de la institucin.

En la Direccin Regional de Educacin de la Regin Hunuco Procesos estn mayormente orientados a ser Procesos

sus

Operativos de

cumplimiento de normativas de trabajo, ya que en su Estructura Orgnica las Direcciones estn ubicadas en la Lnea de Desarrollo. Sin embargo los procesos no estn orientados con la OHSAS 18001, motivo por el cual se recomienda alinearlos con los estndares internacionales. La Direccin Regional de Educacin Regin Hunuco descuida el tema de informar a la opinin pblica sobre su informacin organizacional, o en otras palabras no cumple con la exigencia de la Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica del Per, esto se evidencia por la falta de publicacin de las herramientas de gestin documentaria en su pgina web institucional.

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RECOMENDACIONES Siendo el anlisis realizado en un entorno de laboratorio de la Unidad de Desarrollo Institucional de la SGDIS, se hace necesario validar los procesos mapeados con el estado actual de la DRE, para tomar acciones correctivas en cuanto a la estructura organizacional.

Se hace necesario que la DRE Hunuco implemente una Unidad de Asesora en Sistmica Organizacional para una mejor Estructura Organizacional y adecuada implementacin de Macro Procesos orientados a la certificacin de sus procesos (MAPRO, TUPA, TUSNE) a estndares internacionales.

Incluir nuevos procesos de Polticas y Control de Tipo OperativoEstratgico, ya que actualmente es una debilidad en la DRE Hunuco.

Se hace necesario realizar un auto diagnstico de los procesos de la DRE utilizando el enfoque AOR-MSV, que permita visualizar la orientacin de la sistmica organizacional en su conjunto, con miras a una acreditacin internacional de las ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489 entre otras.

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BIBLIOGRAFIA Direccin Regional de Educacin Regin de Hunuco. [En Lnea]: (http://www. drehuanuco.gob.pe, 3 de Octubre 2013).

Portal de Transparencia y acceso a la informacin pblica del MINEDU. [En lnea]: (http://www.minedu.gob.pe/ , 03 de Octubre. 2013).

Tesis Doctoral en Gestin Empresarial Propuesta de una Arquitectura Orientada a Regulaciones AOR para la Mejora de la Gestin Empresarial en las PYMES, Dr. Aland Bravo Vecorena, UNHEVAL 01-10-2013.

Metodologa

de

Sistemas

Viables.

[En 27

lnea]: de

(http://ingenieriadesistmas.wordpress.com/r-sistemas-viable/, Septiembre.2011).

Procesos

Macro

Procesos.

[En

lnea]:

(http://blog.pucp.edu.pe/item/19744/que-es-un-proceso-definicion-yelementos, 27 de Septiembre.2011).

ANEXO

ANEXO 1. TUPA DE LA DRE - HCO. ANEXO 2. ORGANIGRAMA DEL DRE - HCO. ANEXO 3. MAPRO del MINEDU. ANEXO 4. MOF DE LA DRE HCO.

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