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MS Project Bsico

Introduccin
Es importante mencionar que aunque este curso no enseara a hacer proyectos, se mencionaran conceptos y se explicaran caractersticas o partes fundamentales de un proyecto, el curso esta orientado a ensear a utilizar la herramienta Project para hacer un proyecto. Todos realizamos proyectos en nuestras vida, pintar la casa, arreglar el jardn, son ejemplos de proyectos, pero en esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo comn y que tiene principio y fin. Se escucha fcil verdad por ejemplo pintar la casa requiere tareas como comprar la pintura, limpiar paredes, pintar etc; requiere recursos, como contratar un pintor o en ocasiones los hijos, requiere costos como el valor de las cubetas de pintura, el solvente, las brochas, etc. ahora imaginemos que el proyecto es pintar un Centro Comercial de tres pisos y 150 locales y debe ser terminado en tres meses para que los locales estn listos para la temporada navidea, esto requiere una excelente combinacin de Planificacin, Manejo de Recursos, Costos y un seguimiento del proyecto. Entrando en materia a continuacin conoceremos las diferentes versiones de Project Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar informacin de los proyectos. Project Professional 2003, es una versin que posee todas las caractersticas de la versin estndar y adems puede ser utilizado con Project Server provee ms funcionalidad de planeacin y comunicacin. Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboracin, reportes de otras PCs. Project Web Access, esta orientado a trabajar desde Internet Explorer. Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solucin de Microsoft para la Administracin de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management. En este curso utilizaremos la versin Project Professional 2003 En la primera parte del curso se aprender el entorno de trabajo y las herramientas, a continuacin se ensea a trabajar con tareas, a manejar recursos, establecer costos y finalmente se explican las opciones que se tienen para darle seguimiento al proyecto

Administracin de Proyectos con Ms Project

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El Entorno de Trabajo
Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando clic en el men Inicio de Windows, luego clic en Programas, posicionamos el cursor en Microsoft Office y finalmente clic en Microsoft Project. La seleccin se vera de la siguiente manera:

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic en el botn cerrar de la ventana de ayuda , la ventana de Project se vera as:

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La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin de una fila con una columna se reconoce como Campo.

El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.

La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera ms accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar.

La Barra de Formato
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Esta barra permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Botn

Descripcin Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada Muestra todas las subtareas o por nivel. Determina el tipo y tamao de la fuente. Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado. Determina si el texto est alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente. Aplica el filtro especificado por el usuario Activa o desactiva el autofiltro Activa el asistente de Diagramas de Gantt

La Barra Estndar

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La barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botn

Nombre Abre un Project archivo nuevo de

Abre un archivo existente Guarda un archivo Busca un archivo Imprime un archivo seleccionado Muestra la vista preliminar de la impresin. Corrige la ortografa Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles. Copiar formato Deshacer la ltima accin. Insertar un hipervnculo Vincula o Desvincula tareas. Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos Muestra el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Muestra la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Abre el cuadro Asignar Recursos de dilogo

Publica la informacin del proyecto, con Project Server

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Agrupa las tareas segn diversos criterios Aleja o acerca la vista Muestra la tarea seleccionada Copia una imagen hacia el proyecto Muestra la ayuda de Office Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles, haga clic en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barra que desea ver, o clic en Personalizar.

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La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogo Ms vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el men Ver. VISTAS DESCRIPCIN Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programacin en formato de diagrama de flujo. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas especficas y para definir el perfil del trabajo. Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. Lista de recursos e informacin relacionada. Introduce y modifica informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo. Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. Utilice esta vista para mostrar informacin acerca del costo y de la asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

Vista Calendario
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Vista Diagrama de Gantt

Vista Uso de tareas

Vista Grfico de Recursos


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Vista Hoja de Recursos

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