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GOBIERNO REGIONAL HUNUCO

GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL


SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIAGNSTICO SITUACIONAL DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA

PARA DIRECCIN REGIONAL DE AGRICULTURA


Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena Hunuco 2013

INDICE

INTRODUCCIN............................................................................................................................. 4 1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................... 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2. DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA - HUANUCO .................................. 6 UBICACIN GEOGRFICA DEL DRTPE-HUANUCO ............................................ 6 OBJETIVOS DEL DRA-HUANUCO ............................................................................ 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .............................................................................. 7 VISION .............................................................................................................................. 8 MISION ............................................................................................................................ 8

MARCO TEORICO ............................................................................................................... 10 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. PROCESO ...................................................................................................................... 10 MACRO PROCESOS ................................................................................................... 10 METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES ............................................................. 14 ESTANDARES ISO ...................................................................................................... 19

3. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA HUANUCO .................................................................................................... 22 3.1. 3.2. PROCESOS INDETIFICADOS ................................................................................... 22 CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRA-HCO .................................................. 24

3.3. ANALISIS E INTERPRETACIN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA DRAHCO 25 3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS ................... 25

3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS ........................................................................................ 26 3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS ...................................................................................................................... 28 3.3.4. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS OPERATIVOS............................................................................................................................ 29 3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE APOYO 31 3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO ................................................................ 32 3.4. APORTACIN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489, etc.) 33 3.4.1. 3.4.2. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR ........................................................... 34 NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRA-HCO ............................... 34 2

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 35 RECOMENDACIONES................................................................................................................. 36 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 37 ANEXO ............................................................................................................................................ 37

INTRODUCCIN

En el presente informe se desarrollar el estado situacional de avance de implementacin del Proceso de Simplificacin Administrativa de la Direccin Regional de Agricultura de la Regin de Hunuco, con detalle de diagnstico de su sistmica organizacional, para lo cual se utiliz el mtodo de la Arquitectura Orientada a Regulaciones basado en la Metodologa de Sistemas Viables AORMSV, analizando la Clasificacin de sus Macro Procesos, Tipos de Procesos y Priorizacin de cada uno de los procesos identificados en el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA), Manual de Procedimientos

Administrativos (MAPRO) u Texto nico de Servicios No Exclusivos (TUSNE) de cada Unidad Orgnica de la entidad pblica en Estudio. Tambin se realiz un Anlisis de los resultados encontrados en el desarrollo del Cuadro de Simplificacin Administrativa de la Direccin Regional del Agricultura de la Regin de Hunuco. As mismo se realiz la propuesta de creacin de nuevos procesos de acuerdo a las Leyes y Estndares ISO vigentes, con el fin de aportar en el mejoramiento de sus Macro Procesos de la Institucin.

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

1. ASPECTOS GENERALES 1.1. DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA - HUANUCO1 La (DRA2) Direccin Regional de Agricultura del Gobierno Regional de Hunuco, como Organismo Pblico es un rgano desconcentrado con dependencia tcnica y normativa del Ministerio de Agricultura, y presupuestalmente y administrativamente depende del Gobierno Regional de Hunuco comprendiendo el mbito territorial de la Regin de Hunuco; constituyndose en el ente rector encargado de observar las polticas regionales agrarias, generando bienes y servicios de excelencia a los sectores productivos agrarios, con nfasis en la familia campesina y el pequeo productor, promoviendo, en un ambiente sostenible, el

crecimiento y desarrollo competitivo con equidad social e identidad cultural.

1.2. UBICACIN GEOGRFICA DEL DRTPE-HUANUCO Departamento Provincia Distrito Entidad Direccin : Hunuco : Hunuco : Amarilis : Direccin Regional de Agricultura - Hunuco : Calle Calicanto N 145 - Amarilis

1.3. OBJETIVOS DEL DRA-HUANUCO3 a. Impulsar el desarrollo de la asociatividad y de la actividad empresarial en el agro, bajo un enfoque de cadenas productivas y de cluster. b. Consolidar la institucionalidad agraria, pblica y privada, articulando la intervencin de la poltica sectorial en los tres niveles de gobierno, generando una descentralizacin efectiva y su orientacin

Informacin obtenida del portal web http://www.huanucoagrario.gob.pe DRA. Siglas de: Direccin Regional de Agricultura - Hunuco 3 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco
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al productor agrario, a travs de un desarrollo rural con enfoque territorial. c. Fomentar la innovacin agraria y el desarrollo tecnolgico en el agro. d. Promover la capitalizacin agraria y la modernizacin productiva en el sector. e. Consolidar la mejora de las condiciones de sanidad agraria; y la calidad e inocuidad de los alimentos. f. Promover el desarrollo productivo en las pequeas unidades de produccin agraria, con criterios de focalizacin y gradualidad, a fin de generar economas rurales sostenibles, bajo un enfoque inclusivo. g. Contribuir a la seguridad alimentaria nacional, basados en la oferta nacional competitiva de alimentos. h. Mejorar la eficiencia de la gestin del agua y su uso sostenible, bajo un enfoque de cuencas. i. Promover el manejo eficiente de los recursos: suelo, forestal y fauna silvestre, conservando su biodiversidad y respetando a las comunidades campesinas y nativas, bajo un enfoque de desarrollo sostenible. 1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL4

Figura 1.4.1: Organigrama Estructural de la Direccin Regional de Agricultura - Hunuco Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco
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Fuente: Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de

Agricultura - Hunuco.

1.5. VISION5 Nuestra visin es convertir a Hunuco en una regin lder de la actividad agraria, en la macro regin Nor-Centro-Oriente. 1.6. MISION 6 Promover el desarrollo competitivo y sostenible de la actividad agraria, en concordancia con la poltica nacional, regional y local, impulsando la asociatividad y el fortalecimiento de las organizaciones agrarias, con enfoque de cuencas en armona con el medio ambiente, para mejorar la calidad de vida del poblador rural.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco
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CAPITULO II
MARCO TEORICO

2. MARCO TEORICO

2.1. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias. Es habitual hablar de proceso, de secuencia de actividades, de que involucran inputs y outputs y todo ese conjunto de conceptos conocidos por muchos. Para el analista, la identificacin de sus elementos es ms til que el concepto en s. Aqu presentar una definicin bsica de lo que es un proceso y de los elementos que lo componen, a la luz de la ptica con la que se viene trabajando en este tratado.

Proceso es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas entre s que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o autorregulan bajo modelos de gestin particulares para obtener elementos de salida o resultados esperados . Las entradas al proceso pueden ser iniciales o intermedias. Asimismo, los resultados o salidas a lo largo del proceso pueden ser intermedios o finales. La presencia e interaccin de los elementos que lo componen conforman un sistema de trabajo, al cual puede denominarse Sistema de gestin del proceso. En el sector pblico pueden haber tres clases de procesos: TUPA, MAPRO y TUSNE, los cuales pueden clasificarse en tres categoras de sub procesos: Estratgicos, Operativos y Apoyo. 2.2. MACRO PROCESOS Son supra sistemas que estn representados por los procesos ms grandes que engloban a un conjunto de sub procesos ms importantes de una organizacin. Dependiendo del tipo de organizacin, son esbozados para representar lo ms resaltante desde el punto de vista de perspectivas organizacionales.

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De acuerdo a la AOR-MSV, para el caso de anlisis del Gobierno Regional Hunuco, se han definido 10 tipos de Macro Procesos, de acuerdo al rol que desempean y que a continuacin me permito definir:

Ente Humano Detalle de los Sistemas Humanos 1 Sistema Muscular 2 Sistema seo 3 Sistema Respiratorio 4 Sistema Digestivo 5 Sistema Excretor o Urinario 6 Sistema Circulatorio 7 Sistema Hormonal o Endocrino 8 Sistema Nervioso 9 Sistema Reproductor 10 Sistema Inmunolgico

Ente Institucional Detalle de los Macro Procesos Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Proceso de Comunicacin Organizacional Macro Proceso de Gestin de Capacidades Humanas Macro Proceso de Gestin de Legajo Institucional Macro Proceso de Mejora Contnua Macro Proceso de Evolucin Ciberntica Organizacional Macro Proceso de Coordinacin Organizacional Macro Proceso de Recursividad Sistmica Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Figura 2.2.1: Detalle de los Macro Procesos del Modelo AOR-MSV. Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV (ver Anexo).

A continuacin se precisan cada uno de los Macro Procesos para la adecuada clasificacin de los procesos (TUPA, MAPRO, TUSNE) en una de las familias de los Macro Procesos esbozados: Macro Proceso AOR-MSV M1: Macro al Proceso Modo de Identificacin de Procesos orientados a la razn de ser de la cuyo servicio se brinda

Servicio

Usuario, institucin

representa la analoga con el principalmente a los usuarios externos. Sistema Muscular Humano. M2: Macro Proceso de Procesos orientados a mejorar la

Mejoramiento

de infraestructura existente de la organizacin inmobiliario, equipamiento,

Infraestructura, representa la (mobiliario, analoga seo. con el

Sistema etc.), clave para dar soporte a los servicios operativos.

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M3:

Macro

Proceso

de Procesos adecuada

que

permiten

brindar entre

una la

Comunicacin

comunicacin y el con

Organizacional, representa la organizacin analoga con el Sistema principalmente

entorno los

externo, Actores

Respiratorio. M4: Macro de Proceso

multisectoriales involucrados. de Procesos que permiten mejorar las

Gestin Humanas, analoga Digestivo. M5:

Capacidades habilidades tcnicas, metodolgicas, ticas, representa la etc., del personal de la institucin, de modo

con

el

Sistema tal que permita transformar la organizacin en base al conocimiento de avanzada.

Macro

Proceso de

de Procesos

orientados con basado

gestionar al

los

Gestin Institucional, analoga

Legajo documentos, la institucional

nfasis en

legajo de

representa el

estndares

con

Sistema calidad de gestin documentaria.

Excretor o Urinario. M6: Macro Proceso de Mejora Procesos orientados a implementar mejoras Continua, analoga representa con el la a todo nivel, organizativo, metodolgico,

Sistema tecnolgico, de recursos, etc., en todas las unidades orgnicas.

Circulatorio. M7: Macro Proceso

de Procesos orientados a regular la asignacin

Evolucin

Ciberntica de recursos econmicos a las unidades

Organizacional, representa la orgnicas basadas en objetivos, metas y analoga con el Sistema lineamientos institucionales.

Hormonal o Endocrino. M8: Macro Proceso de Procesos orientados a garantizar una

Coordinacin Organizacional, adecuada respuesta de sobrevivencia frente representa la analoga con el a Sistema Nervioso. M9: Macro Proceso eventos inesperados, de riesgo u

desastres. de Procesos que garantizan la creacin y

Recursividad

Sistmica, gestin de sedes desconcentradas a menor

representa la analoga con el escala en la zona de intervencin territorial Sistema Reproductor. de la organizacin.

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M10:

Macro

Proceso

de Procesos orientados al cumplimiento de la

Monitoreo

Regulatorio, normativa vigente de la organizacin para

representa la analoga con el las diversas unidades orgnicas. Sistema Inmunolgico.


Cuadro 2.2.1. Identificacin de los Tipos de Macro Procesos Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

SUB PROCESOS Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica para cumplir un propsito. Un Subproceso es un Proceso por s mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso ms grande. Tambin Conjunto de actividades de un proceso que, a su vez, constituyen procesos diferenciados y cuya identificacin es til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sub Procesos Estratgicos: Destinados a establecer y controlar las metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los dems procesos, es decir, indican cmo se deben realizar para que se pueda lograr la visin de la empresa. Son conocidos tambin como

procesos visionarios y son liderados por la alta direccin. Sub Procesos Primarios u Operativos: Son aquellos que impactan directamente sobre la satisfaccin del cliente y cualquier otro aspecto de la misin de la organizacin. Son procesos operativos tpicos como los de venta, produccin y servicio post- venta. Tambin se les conoce como procesos misionales porque son los sustentan la razn de ser del negocio. Sub Procesos de soporte: Son procesos que no estn ligados directamente a la misin de la organizacin, pero resultan necesarios para que los procesos primarios y estratgicos puedan cumplir sus objetivos. Son procesos transversales a toda la organizacin. De alguna manera los procesos estratgicos son procesos de soporte, pues deben estar igualmente apoyando que los procesos primarios se
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diseen y realicen para satisfacer el mercado objetivo y responder a las estrategias de diferenciacin o de valor agregado. Entonces podemos precisar que los procesos de una unidad orgnica pueden ser clasificados en uno de los tres tipos de sub procesos: estratgico, operativo o de apoyo, y que stos a su vez pertenecen a una familia de macro procesos ancestrales a nivel de supra sistemas de procesos. 2.3. METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES El origen y significado actual de los conceptos de Metodologa del Sistema Viable, es de algunos autores que se inician oficializando una comparacin desde la biologa hacia las organizaciones. Para hablar del modelo MSV debemos remontarnos a la Ley de la Variedad Requerida, establecido por W. Ross Ashby. La diversidad interna de cualquier sistema de autorregulacin debe coincidir en variedad y complejidad con las de sus entornos. Cualquier sistema de control debe ser tan variado y complejo como el entorno que va a ser controlado.

Figura 2.3.1: Modelo MSV propuesto por Stafford Beer. Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

Uno de ellos, Stafford Beer, bosqueja la idea de la existencia de un abecedario de la gestin. Esta idea se basa en la conceptualizacin de trminos clave para la explicacin de la misma en expresiones ms
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biolgicas. Acstica, Biologa, Ciberntica, Demografa, Ingeniera, Fluidos y Gentica son algunos delos aspectos en los que enfatiza este autor para explicar la forma de adaptacin de las organizaciones a sus diferentes entornos, especficamente el del medio ambiente. Beer utilizo los conceptos de ciberntica para desarrollar un modelo conocido como Sistema viable en el que representa: la estructura, las actividades, las interrelaciones y flujos de informacin en las

organizaciones. Estos criterios son un conjunto de principios y leyes de organizacin, usando como referencia la Ley de Requisito de Variedad, en la que

se plantea la capacidad para mantenerse dentro de un conjunto de objetivos deseados. El mtodo de diseo se hace mediante el establecimiento de la Identidad Organizacional, el Modelamiento de los lmites estudio de organizacionales discrecin y

del sistema y de los niveles estructurales, el

autonoma y el estudio de los mecanismos de control. Lo que permite la realizacin ptima de este modelo dentro de las empresas est basado en que es una herramienta de complejidad que rompe el esquema jerrquico de entenderse dentro dela organizacin e involucra la realizacin de identidad organizacional.

Figura 2.3.2: Tipos de Procesos dentro de la Estructura Organizacional Tradicional. Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

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En base a la tesis Doctoral de la AOR-MSV, se definen seis funciones por cada tipo de procesos tal como se detalla en la Figura 03. Para clasificar los procesos dentro de una de las seis funciones establecidas por AORMSV, se debe de tener en cuenta lo siguiente (ver Cuadro 1): Funcin AOR-MSV Modo de Identificacin

F1: Funcin Operativa, procesos que Generalmente son procesos que se les se refieren a la implementacin de ingresa un insumo y genera un producto o tareas bsicas; aquellas que servicio y apoyan de manera directa a la
misin de la organizacin.

componen las actividades primarias y definen la razn de ser de la

institucin. F2: Funcin de Coordinacin, Aquellos Son procesos que coordinan

procesos, actividades o mecanismos que distribucin de recursos, homogenizan permiten lograr armona en la realizacin o estandarizan procedimientos, de las tareas bsicas. Regula la operacin articulan operaciones en el rea a travs de planes, procedimientos,

(alinean esfuerzos).

requisitos, programas, etc.

F3:

Funcin

de
fresca

Monitoreo,
para y

son Procesos u Actividades que tienen

procesos
informacin

alternos

recolectar como objetivos asesorar, evaluar y confiable comunicar

aspectos

relevantes

al

directamente de la fuente que permite mecanismo de adaptacin (Funciones realizar seguimiento de lo que est 6, 5 y 4) para evidenciar posibles sucediendo.

prdidas de control en la organizacin. son procesos cuyas

F4: Funcin de Direccin, procesos Generalmente que representa de a velar diaria los

entes instancias que tienen capacidad de por la decisin en las actividades primarias. las

encargados administracin

de

actividades primarias. Establecen tres canales: Negociacin de recursos, comportamiento corporativo y

rendicin de cuentas. F5: Funcin de Inteligencia, son Generalmente son procesos cuyas
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procesos que representan a los entes instancias encargados de desarrollar modelos comentar del ambiente, explorar

se

renen

debatir

y que

nuevos

elementos

nuevos pueden mejorar y actualizar prcticas y

servicios, entre

productos, con el

tecnologas, procesos en la organizacin. objetivo de

otros,

mantener la viabilidad de la institucin en el ambiente. F6: Funcin de Poltica, es el encargado Generalmente


de definir la identidad de la organizacin, generan

son

procesos

que

instancias que dictan las

dar clausula a los ciclos de aprendizaje y polticas y directrices globales de la garantizar buenas comunicaciones entre organizacin los sistemas de control e inteligencia.
Cuadro 2.3.1. Identificacin de las Funciones de los Tipos de Procesos Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

Figura 2.3.3: Desglose de las seis funciones del MSV para los Tipos de Procesos. Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV.

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INDICADORES DE GESTION Los indicadores de gestin son medidas utilizadas para determinar el xito de un proyecto o una organizacin. Los indicadores de gestin suelen establecerse por los lderes del proyecto u organizacin, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeo y los resultados. Los indicadores de gestin suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reduccin de costos en manufactura. Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestin.

Segn los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de gestin se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeo financiero, de flexibilidad, de utilizacin de recursos, de calidad de servicio y de innovacin. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

Otros los clasifican en tres dimensiones: econmicos (obtencin de recursos), eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u objetivos).Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestin es el Tablero de Control de Mando (Balanced Score Card), que plantea la necesidad de hacer seguimiento, adems de los tradicionales indicadores financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y perspectiva de mejora continua. Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeo basndose exclusivamente en indicadores financieros clsicos (aumento de ventas, disminucin de costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho ms amplio, que incluya otras variables de inters para la organizacin. Criterios para establecer indicadores de gestin Para que un indicador de gestin sea til y efectivo, tiene que cumplir con una serie de caractersticas, entre las que destacan: Relevante (que tenga que ver con los objetivos estratgicos de la organizacin), Claramente
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Definido (que asegure su correcta recopilacin y justa comparacin), Fcil de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la misma organizacin a lo largo del tiempo), Verificable y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos para obtenerlo). 2.4. ESTANDARES ISO La Organizacin Internacional de Normalizacin o ISO (del griego, (isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricacin (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicacin para todas las ramas industriales a excepcin de la elctrica y la electrnica. Su funcin principal es la de buscar la estandarizacin de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (pblicas o privadas) a nivel internacional. La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 164 pases, sobre la base de un miembro por pas, con una Secretara Central en Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), con sede en Ginebra, est compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomits encargados de desarrollar las guas que contribuirn al mejoramiento. A continuacin se listan los principales estndares metodolgicos revisados en el anlisis de los Procesos por parte de la Unidad de Desarrollo Institucional de la SGDIS: ISO 27001 - Seguridad de la Informacion ISO 14001 - Sistemas de Gestion Ambiental ISO 9001 - Sistemas de Gestion de la Calidad ISO 20000 - Sistemas de Gestion de la Calidad en Servicios de TI ISO 15489 Sistema de Gestion Documentaria en las

Organizaciones PMI - Metodologa de Gestion de Proyectos


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BPM - Metodologia de Gestion de Procesos EFQM - Metodologia Europea de la Excelencia ITIL - Metodologia de Gestion de Servicios de TI AOR-MSV - Metodologia de Arquitectura Orientada a Regulaciones

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CAPITULO III
DIAGNSTICO SITUACIONAL

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3. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA HUANUCO

3.1. PROCESOS INDETIFICADOS A continuacin se listar los procesos identificados en entorno de simulacin de laboratorio de cada Unidad Orgnica de la Direccin Regional de Agricultura Hunuco, la misma que deber ser actualizado y validado por dicha unidad orgnica descentralizada, para afinar los parmetros de diagnstico preliminar AOR-MSV.

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Proceso de Auto Evaluacin Institucional de la OPP Proceso Asesoramiento en la formulacin de planes de desarrollo regional agrario Proceso Asesoramiento en la ejecucin de planes de desarrollo regional agrario Proceso Asesoramiento en la evaluacion de planes de desarrollo regional agrario Proceso de gestin presupuestaria (formulacion,seguimiento, evaluacion y ejecucion) Proceso de elaboraracion los documentos de gestin Proceso de actualizacion los documentos de gestin Proceso evaluacin de la gestin agraria regional en base a resultados Proceso de evaluacion de los efectos de la poltica macroeconmica sobre el sector agrario regional. Proceso de mejora de gestin en el Sector Pblico Agrario Proceso de gestin de alianzas estratgicas con entidades pblicas y privadas nacionales e internacionales. Proceso de formulacion de proyectos de inversion Proceso de gestion de proyectos de inversion Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de formulacion de nuevas funciones o unidades organicas Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de Gestin de Trmite Documentario Proceso de Gestin de Indicadores de Desempeo OFICINA DE ESTADISTICA AGRARIA E INFORMATICA Proceso de Elaboracion y Difusion de Informacion Estadistica Agroeconomicas Proceso de Gestion de Sistemas Informaticos (Administracion, Mantenimiento e Implementacion) Proceso de Administracion Operacin y Mantenimiento del Centro de Datos Proceso de Gestion de los Sistemas de Difusion (internet,radio, portal web, etc) Proceso de Elaboracion de metodologas o normas para el mejoramiento de la calidad y cobertura de la informacin en alianza con el sector publico y privado. Proceso de recopilacin y acopio de la informacin estadstica agraria Proceso de Gestin de Indicadores Agroeconomicos 22

Proceso de generacion de conocimientos y tecnologia en materia agricola, industrial y comercial. Proceso de Seguridad de la Informacin (ISO 27001) Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes OFICINA DE ASESORA JURDICA Proceso de Asesoramiento Legal (Opiniones y Recomendaciones) en los Diversos Procedimientos del Sector Pblico Agrario Proceso de Formulacion y Elaboracion de Proyectos de Normas y Ordenanzas sobre Asunto Agrarios Proceso de Elaboracin de Propuestas de Resoluciones, contratos y otros documentos Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de monitoreo de casos juridicos en ejecucion Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA HIDRAULICA Y GESTION DEL MEDIO AMBIENTE Proceso de Gestin de Trmite Documentario de la DIHGMA Proceso de Gestin de Indicadores de Desempeo de la DIHGMA Proceso de Formulacion de Proyectos y Estrategias orientadas al Manejo del Recurso Hidrico Proceso de Formacion y Capacitacion en el Manejo del Recurso Hidrico Proceso de Formulacion de Estudios de Preinversin de Infraestructura Hidrulica Proceso de Elaboracin de Estrategias Regionales Respecto al Cambio Climtico Proceso de Evaluacion de los Estudios de Impacto Ambiental en Sector Agrario Proceso de Sistematizacion de Informacin para el Aprovechamiento de los Recursos Naturales Renovables Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de Formulacion de Alianzas Estrategicas para la Formacion del Sector Agrario OFICINA DE ADMINISTRACION Proceso de Administracion de Recursos de las Unidades Organicas Proceso de organizacin de Archivo Proceso de Elaboracion y Envio de Balances y Estados Financieros Proceso de mejora de gestin en el Sector Pblico Agrario Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de Gestion Patrimonial Proceso de Gestion de Remuneracicones y Pensiones de la DRA DIRECCION DE COMPETITIVIDAD AGRARIA Proceso de Capacitacion en Materia de Cadena Productiva y Comercializacion Proceso de Difusion de los Servicios Financieros y de Seguro a las organizacion agrarias y las unidades productivas orientadas a la exportacin. Proceso de Gestin de Indicadores Agroeconomicos Proceso de Estudio del Mercado Agrario Proceso de Elaboracion y Difusion de Informacion Agraria y Climatologica a los Agentes Economicos Agrarios 23

Proceso de Gestin de Indicadores de Desempeo de la DCA-DRA Proceso de Formulacion de estrategias que promuevan la Competitividad Agraria Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de Apoyo a la Competitividad Productiva Proceso de Creacion e implementacion de redes entre los Agentes Agroeconomicos Proceso de Gestion de Tramite Documentario DIRECCION DE EXTENSION AGRARIA Proceso de formulacion de la politica de extesion agraria Proceso de transmision y difusion de tecnologia y conocimientos agricolas, industriales y comerciales Proceso de conservacin y proteccin de los recursos genticos de la agrobiodiversidad Proceso de zonificacin de cultivos, crianzas y sistemas agroforestales Proceso de gestion de lneas de financiamiento de cooperacin tcnica y financiera nacional e internacional en apoyo a la extensin e investigacin Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de desarrollo de politicas de asistencia tecnica a travez de programas y proyectos Proceso de seguimiento de plagas y enfermedades en cultivos y crianzas DIRECCION DE COMUNIDADES Proceso de formulacion de la politica agraria saneamiento fsico-legal de las comunidades Proceso de saneamiento fsico-legal de las comunidades campesinas y nativas Proceso de administracion y seguimiento de la titulacion de las comunidades campesinas y nativas y su posterior inscripcin registral Proceso de clasificacion y archivo de las fichas tcnias del proceso de titulacin Proceso de coordinacion interna y verificacion del estado actual Proceso de alineamiento con las normas legales y politicas vigentes Proceso de evaluacion y asesoria en consultas tecnicos legales Proceso de Gestin de Indicadores de Desempeo de la DDC
Cuadro 01. Cuadro de Proceso Identificados de la DRA en Laboratorio SGDIS. Fuente: TUPA y MAPRO ideal de la DRA - Hunuco. (Ver en anexo)

El listado de procesos se obtuvo de los procedimientos listados del TUPA, MAPRO, MOF, ROF de la DRA Hunuco, a los cuales se les han aadido procesos complementarios para compensar las deficiencias encontradas de acuerdo al enfoque AOR-MSV, dando resultado a 84 proceso analizados.

3.2. CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRA-HCO Ver en archivo Excel SimplificacinAdministrativaDRA.xls


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3.3. ANALISIS E INTERPRETACIN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA DRA-HCO

3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS


N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Macro Proceso Macro Proceso Servicio al Usuario Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Proceso de Comunicacin Organizacional Macro Proceso de Gestin de Capacidades Humanas Macro Proceso de Legajo Institucional Macro Proceso de Mejora Continua Macro Proceso de Evolucin Ciberntica Organizacional Macro Proceso de Coordinacin Organizacional Macro Proceso de Recursividad Sistmica Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio Total Unidades 7 1 9 3 2 15 18 14 1 Porcentaje % 8.33 1.19 10.71 3.57 2.38 17.86 21.43 16.67 1.19

14 84

16.67 100.00

Cuadro 02: Cuadro de Macro Procesos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 02: Diagrama de Barra de Macro Procesos DRA Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 03: Diagrama de pasteles de Macro Procesos DRA Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS

UNIDAD ORGANICA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO OFICINA DE ESTADISTICA AGRARIA E INFORMATICA OFICINA DE ASESORA JURDICA DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA HIDRAULICA Y GESTION DEL MEDIO AMBIENTE OFICINA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE COMPETITIVIDAD AGRARIA DIRECCION DE EXTENSION AGRARIA DIRECCION DE COMUNIDADES Total

Puntaje Porcentaje Priorizacin % 181 18.93 141 70 137 14.75 7.32 14.33

90 143 108 86 956

9.41 14.96 11.30 9.00 100

Cuadro 03: Cuadro de Priorizacin de los proceso de la Unidades Orgnicas Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 04: Priorizacin de los proceso de la Unidades Orgnicas DRA Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 05: Porcentajes de Priorizacin de los procesos de la Unidades Orgnicas Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

27

3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS


Proceso Estratgico Poltica o Identidad Inteligencia o Planificacin Control o Direccin Monitoreo Coordinacin Operacin Total N procesos 6 5 3 4 4 6 28 Porcentaje 21.40 17.86 10.71 14.29 14.286 21.429 100

F6 F5 F4 F3 F2 F1

Cuadro 04: Cuadro de Procesos Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 06: Proceso Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

28

Figura 07: Porcentaje de Proceso Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.4. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS OPERATIVOS


Operativa Poltica o Identidad Inteligencia o Planificacin Control o Direccin Monitoreo Coordinacin Operacin Total N procesos 3 4 3 4 4 5 23 Porcentaje % 13.00 17.39 13.04 17.39 17.39 21.74 100

F6 F5 F4 F3 F2 F1

Cuadro 05: Cuadro de Procesos Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

29

Figura 08: Proceso Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 09: Porcentaje Procesos Operativos Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

30

3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE APOYO


Apoyo Poltica o Identidad Inteligencia o Planificacin Control o Direccin Monitoreo Coordinacin Operacin Total N procesos 7 4 4 5 3 9 32 Porcentaje % 21.88 12.50 12.50 15.63 9.375 28.13 100

F6 F5 F4 F3 F2 F1

Cuadro 05: Cuadro de Procesos de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 08: Proceso de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 09: Porcentaje de los Procesos de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO


Tipos de Proceso Estratgico Operativo Apoyo Total N de Procesos 28 23 32 83 Porcentaje % 33.73 27.71 38.55 100

Cuadro 06: Cuadro de Procesos Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

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Figura 10: Sub Proceso Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

Figura 11: Porcentajes de los Sub Proceso Estratgicos, Operativos y de Apoyo Fuente: Elaboracin Propia del Grupo de trabajo

3.4. APORTACIN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489, etc.)

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3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR Se recomienda incluir nuevos procesos con el fin que la DRA-Hunuco pueda acreditarse en los Estndares ISO ms relevantes para la

institucin.

3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRA-HCO Ver en archivo Excel SimplificacinAdministrativaDRA.xls

PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA FUNCIONAL (En proceso de elaboracin) Figura: Nuevo Organigrama Propuesto Fuente: Elaboracin Propia del Grupo

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CONCLUSIONES

Se ha utilizado una tcnica avanzada de ciberntica organizacional MSV propuesto por Beer y mejorado va AOR-MSV, el cual ha permitido detectar las deficiencias estructurales en las unidades orgnicas, tanto a nivel de procesos, funciones como instancias mismas.

La gran mayora de los Macro Procesos estn orientados al Macro Proceso Servicio al Usuario, el cual esto indica que Direccin est enfocada al Servicio del Empleador en el Per.

En la Direccin Regional de Agricultura de la Regin Hunuco

sus

Procesos estn mayormente orientados a ser Procesos Estratgicos ms que Operativos, ya que en su Estructura Orgnica las Direcciones estn ubicadas en la Lnea de Desarrollo. La Direccin Regional de Agricultura Regin Hunuco descuida el tema de informar a la opinin pblica sobre su informacin organizacional, o en otras palabras no cumple con la exigencia de la Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica del Per.

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RECOMENDACIONES Siendo el anlisis realizado en un entorno de laboratorio de la Unidad de Desarrollo Institucional de la SGDIS, se hace necesario validar los procesos mapeados con el estado actual de la DRA, para tomar acciones correctivas en cuanto a la estructura organizacional.

Se hace necesario que la DRA Hunuco implemente una Unidad de Asesora en Sistmica Organizacional para una mejor Estructura Organizacional y adecuada implementacin de Macro Procesos orientados a la certificacin de sus procesos (MAPRO, TUPA) a estndares internacionales.

Incluir nuevos procesos de Polticas y Control de Tipo OperativoEstratgico, ya que actualmente es una debilidad en la DRA Hunuco.

Se hace necesario realizar un auto diagnstico de los procesos de la DRA utilizando el enfoque AOR-MSV, que permita visualizar la orientacin de la sistmica organizacional en su conjunto, con miras a una acreditacin internacional de las ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489 entre otras.

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BIBLIOGRAFIA Direccin Regional de Agricultura Regin de Hunuco. [En Lnea]: (http://www.huanucoagrario.gob.pe, 3 de Octubre 2013).

Portal de Transparencia y acceso a la informacin pblica del MINAG. [En lnea]: (http://www.minag.gob.pe/portal/, 03 de Octubre. 2013).

Tesis Doctoral en Gestin Empresarial Propuesta de una Arquitectura Orientada a Regulaciones AOR para la Mejora de la Gestin Empresarial en las PYMES, Dr. Aland Bravo Vecorena, UNHEVAL 01-10-2013.

Metodologa

de

Sistemas

Viables.

[En 27

lnea]: de

(http://ingenieriadesistmas.wordpress.com/r-sistemas-viable/, Septiembre.2011).

Procesos

Macro

Procesos.

[En

lnea]:

(http://blog.pucp.edu.pe/item/19744/que-es-un-proceso-definicion-yelementos, 27 de Septiembre.2011).

ANEXO

ANEXO 1. TUPA DE LA DRA - HCO. ANEXO 2. ORGANIGRAMA DEL DRA - HCO. ANEXO 3. MAPRO del MINAG. ANEXO 4. MOF DE LA DRA HCO.

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