TEMA 7.

EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIN DE LOS DOCUMENTOS. FORMACIN DEL EXPEDIENTE ADMISNITRATIVO.
1. 1.1. 1.2.

EL REGISTRO DOCUMENTOS.

DE

ENTRADA

SALIDA

DE

EL REGISTRO DE DOCUMENTOS PRESENTACIN, RECEPCIN, DOCUMENTOS:

ENTRADA

SALIDA

DE

I. LA FUNCION DE REGISTRO II. LA COMPULSA DE COPIAS III. DOCUMENTOS TRANSMITIDOS POR TELEFAX IV. RECEPCIN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS V. ACCESO ELECTRNICO A LOS CIUDADANOS VI. REGISTROS ELECTRNICOS VII. COLABORACIN Y COORDINACIN ENTRE LOS REGISTROS La ventanilla nica Adhesin al convenio marco de ventanilla nica

2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. 3. FORMACIN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.
3.1. CONCEPTO DE EXPEDIENTE 3.2. LA FORMACIN DEL EXPEDIENTE 3.3. LA SERIE DOCUMENTAL

1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS.

.1. EL REGISTRO DE DOCUMENTOS
Se entiende por documento en papel toda declaracin de voluntad, conocimiento o deseo de persona fsica o jurdica, o escrito o comunicacin oficial de un rgano o unidad administrativa, manifestada por escrito en tal soporte material y dirigido a cualquier rgano de las AAPP. Debern ser registrados todos los documentos que sean recibidos en las oficinas que realicen las funciones de registro. Y no sern objeto de registro: a) la documentacin complementaria que se acompae al documento que es objeto de registro, b) los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa o anloga; c) aquellos que carezcan de los requisitos mnimos legalmente establecidos; d) los escritos administrativos o comunicaciones oficiales que se transmitan entre rganos o unidades administrativas a las que prese su servicio un mismo registro. Cuando se deniegue el registro de un documento, y a solicitud del interesado, la oficina donde se pretenda realizar el registro, emitir inexcusablemente una diligencia haciendo constar el motivo, el peticionario, la naturaleza del documento, y la fecha y hora de presentacin, que ser entregado al mismo quedando copia en la unidad. La funcin de registro se llevar a cabo por medios informticos, debiendo estar las unidades que la realicen interconectadas entre s, constituyendo el Sistema de Registro nico de la AAPP. Esta funcin se practicar a travs de un libro de entrada y un libro de salida de documentos. Los registros han de cerrar cada da y los asientos han de quedar ordenados cronolgicamente segn el orden de presentacin o salida de los documentos. Los lugares donde se pueden presentar documentos en soporte papel son los siguientes: En los registros de los rganos a que se dirijan. En los registros de los rganos administrativos de las CCAA. En los registros de los Organismo Autnomos de ellas dependientes. En los registros de los rganos de la AGE. En los registros de las Corporaciones Locales que hayan suscrito el correspondiente Convenio para actuar como registro concertado. En las oficinas de correos, de acuerdo con su legislacin especfica. En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el extranjero, conforme a su normativa.

1.3.
I.

PRESENTACIN, DOCUMENTOS:

RECEPCIN,

ENTRADA

SALIDA

DE

LA FUNCION DE REGISTRO

Comprende las siguientes figuras; 1.

Recepcin y asiento de entrada inicial. Deber practicarse el correspondiente asiento

en el libro de entrada, dicho asiento reflejar al menos los siguientes datos: Fecha y hora de presentacin.
2

Fecha y hora de registro de entrada. Nmero de registro. Naturaleza del documento y referencia a su contenido. Identificacin de la persona u rgano de la AAPP que lo presente o enve. Identificacin del rgano de la AAPP a la que se dirige.

2. Validacin mecnica de entrada inicial. Se imprimir en la primera pgina del documento registrado y constar la identificacin de la oficina administrativa que realiza las funciones de registro, el nmero de registro de entrada, que ser correlativo en su serie respetando el orden de presentacin, y la fecha y hora de registro. Si el documento presentado va acompaado de una copia, sobre sta se imprimir idntica validacin mecnica de entrada inicial a la de su original, que servir de justificante al interesado. Si no se presenta copia y el interesado pide recibo acreditativo de la presentacin, la oficina de registro deber expedir un recibo en el que conste el remitente, el rgano o unidad destinatario y un extracto del contenido del documento. Cuando en el momento de recepcin del documento existiera imposibilidad material o tcnica para la validacin mecnica de entrada inicial, se proceder a la validacin Manual del original y, en su caso, de la correspondiente copia, mediante sello de presentacin con fecha y hora, sin perjuicio de hacer consta tal eventualidad en el asiento de registro que posteriormente se practique. 3. Traslado de documentos. Una vez realizadas las funciones materiales de registro de entrada, la oficina emitir sin dilacin los documentos presentados a los rganos a los que preste su servicio de registro cuando fueran los competentes para su tramitacin. 4. Validacin mecnica de salida exterior. Los asientos que se practiquen en el libro de salida reflejarn los mismos datos que el libro de entrada, haciendo referencia a las circunstancias de la salida, e irn dirigidos al particular interesado o a la AAPP destino. 5. Sellado de la documentacin complementaria. Cuando el documento presentado para registrar vaya acompaado de documentacin complementaria, y siempre a peticin del interesado, las copias que aporte aqul debern ser objeto estampacin por la unidad que realice la funcin de registro con sello identificador de la oficina, a efectos de acreditar su efectiva aportacin. II. LA COMPULSA DE COPIAS Se entiende por copias compulsadas los duplicados de toda documentacin pblica o privada sobre las que el funcionario ante el que presentan hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con aquella de la que es copia. El sello de compulsa se extender sobre cada una de las pginas de que consten las copias de la documentacin, incluyendo anverso y, en su caso, reverso. Dicho sello expresar la fecha en que se realiza la compulsa e identificar al funcionario que la expida.
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Sern compulsadas, a solicitud del interesado, las copias de la documentacin que haya sido expedida por los rganos de la AAPP. Se compulsar la documentacin ajena, tanto pblica como privada, en el momento en que vaya a incorporarse a procedimientos que se inicien o tramiten en cualquier AAPP. La documentacin deber ser compulsada por el personal destinado en las oficinas que presten el servicio de registro. III. DOCUMENTOS TRANSMITIDOS POR TELEFAX

Podrn ser transmitidos por telefax los siguientes documentos: a) Las solicitudes de subvenciones, ayudas o becas, salvo que, de forma excepcional y por razones de complejidad de la solicitud o de la naturaleza de la documentacin a acompaar, expresamente se excluya esta posibilidad en la convocatoria. b) Los recursos administrativos. c) Las sugerencias o quejas, en relacin con el funcionamiento de las AAPP. d) Aquellos otros escritos de iniciacin que permita la normativa o resolucin que regule cada procedimiento especfico. La opcin de utilizar este medio es libremente elegida por el ciudadano. La transmisin habr de realizarse a aquellos nmeros oficiales de telefax existentes en la Oficinas y Puntos de Informacin y Atencin al Ciudadano y en aquellos rganos especficamente habilitados para el registro. Se procurar que el envo se efecte mediante una nica transmisin o marcacin telefnica. Si con una transmisin se pretendiese la presentacin de dos o ms solicitudes de uno o ms interesados se indicar en la cartula. Se practicar el asiento de entrada sobre el escrito o cartula teniendo por fecha y hora de presentacin aqulla que automticamente se haya impreso por el aparato receptor. Si con una transmisin se recibiesen varias solicitudes se proceder a practicar un asiento de entrada por cada una de ellas, con las correspondientes validaciones mecnicas en la primera hoja de cada escrito. Se registran tambin los documentos transmitidos por telefax, con plena eficacia jurdica y sin necesidad de perfeccionamiento ulterior, salvo disposicin en contrario, que se dirijan entre s los rganos de la AAPP. IV. RECEPCIN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

La creacin de los Libros de Sugerencia y Quejas tiene como finalidad dejar constancias de las quejas y sugerencias que los ciudadanos formulen en relacin con el funcionamiento de los servicios pblicos y los rganos administrativos. Deber tener por objeto la mejora de la calidad de los servicios, el incremento de la eficiencia de los elementos personales y materiales de la AAPP o el ahorro del gasto pblico, la simplificacin o supresin de trmites que sean innecesarios, cualquier otra medida que suponga un mayor grado de satisfaccin. El objeto de las quejas ser poner de manifiesto los retrasos, desatenciones o anomalas que se observen. En ningn caso tendrn la calificacin de recurso administrativo, ni su interposicin paralizar plazos, ni condiciona el ejercicio de los dems derechos que puedan ejercer los interesados.
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El libro se ubicar en los rganos que por su relacin con el ciudadano se considere necesario y en las unidades de informacin y atencin. Su existencia se sealizar de forma visible y accesible. La AAPP llevar el control de stas, tanto de servicios centrales como perifricos. Podrn ser formuladas a travs de medios electrnicos, informticos y telemticos, segn normativa. Y formuladas tanto por personas fsicas como jurdicas, individuales o colectivas. Podrn ser annimas las sugerencias, y en las quejas debe constar nombre, apellidos y direccin o correo electrnico. El rgano receptor dar traslado a travs del Buzn Virtual de Sugerencias y Quejas al rgano competente. El rgano competente previas aclaraciones que estime oportunas, contestar al promotor sealando su posicionamiento e indicando las actuaciones pertinentes. El plazo de contestacin ser como mximo un mes desde la recepcin de la queja por el rgano competente. Terminado el plazo se remitir copia de la sugerencia y contestacin al interesado o titular del rgano. Admitida a trmite la queja, el rgano competente podr requerir al interesado para que en el plazo que se seale, aclare o subsane la misma, con indicacin de que si as no se hace se archivar sin ms trmite. Si la queja afecta al personal al servicio de las AAPP el rgano competente dar traslado de la misma al afectado y al jefe de la unidad que dependa o, en su caso, al inmediato superior jerrquico, para que en el plazo de cinco das expongan los hechos, tiempo durante el que quedar interrumpido el plazo de contestacin. El rgano competente contestar la queja en el plazo de 15 das desde su recepcin. En la contestacin se indicarn las actuaciones o medidas adoptadas. Y no ser susceptible de ningn tipo de recurso. Se dar traslado de la misma al interesado, al titular del rgano directivo o de sus equivalentes. Si el ciudadano no recibe comunicacin en el plazo establecido podr dirigirse a la Inspeccin de Servicios, que llevar a cabo las actuaciones necesarias tendentes a conocer los motivos de la falta de contestacin e instando a que sta se produzca. V. ACCESO ELECTRNICO A LOS CIUDADANOS

Los fines establecidos en la Ley 11/2007 de 22 de junio son: 1. Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electrnicos. 2. Facilitar el acceso por medios electrnicos de los ciudadanos a la informacin y al procedimiento administrativo, con especial atencin a la eliminacin de barreras que limiten dicho acceso. 3. Crear las condiciones de confianza en el uso de los medios electrnico. 4. Promover la proximidad con el ciudadano y la transparencia administrativa. 5. Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de la AAPP, incrementado la eficacia y eficiencia mediante el uso de las tecnologas de la informacin.

6. Simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participacin y mayor transparencia. 7. Contribuir al desarrollo de la sociedad de la informacin en el mbito de las AAPP y en la sociedad en general. Las AAPP podrn utilizar los siguientes sistemas para su identificacin electrnica y para la autenticacin de los documentos electrnicos que produzcan: a) Sistemas de firma electrnica basados en la utilizacin de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrnica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras. b) Sistemas de firma electrnica para la actuacin administrativa automatizada. c) Firma electrnica del personal al servicio de las AAPP. d) Intercambio electrnico de datos en entornos cerrados de comunicacin, conforme a lo especficamente acordado entre las partes. VI. REGISTROS ELECTRNICOS Visto en el tema 6. VII. COLABORACIN Y COORDINACIN ENTRE LOS REGISTROS

Dentro de la funcin de registro tiene una importancia capital la colaboracin y coordinacin

entre registros.
La ventanilla nica

Los convenios de ventanilla nica, permiten una mayor fluidez y acercamiento de los
ciudadanos a las AAPP. El objeto del Convenio de Ventanilla nica se encuentra constituido por; 1. La determinacin de medidas e instrumentos de colaboracin. 2. El intercambio de las bases de datos e instrumentos de informacin y atencin al ciudadano. 3. La simplificacin e integracin de los trmites y procedimientos en que participen las administraciones firmantes. 4. El establecimiento de un marco general de obligaciones para permitir la presentacin en los registros de las Entidades Locales de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la AGE y a las de las CCAA. Adhesin al convenio marco de ventanilla nica La adhesin de las Entidades Locales al Convenio Marco de Ventanilla nica se llevar a cabo a travs de la formalizacin del Protocolo de Adhesin que se incluir en el Convenio firmado entre la AGE y la CCAA respectiva.

A. En el mbito de la funcin de registro y de atencin al pblico, las

obligaciones que asumen las Entidades Locales son:

1) Admitir en sus registros cualesquiera solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidas a los rganos de la AGE y los de las CCAA o a las entidades de Derecho Pblico vinculadas no dependientes de aqullas con independencia de su localizacin territorial. 2) Dejar constancia en sus registros de la entrada de dichas solicitudes con indicacin en sus asientos de su nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, interesado u rgano remitente, persona u rgano al que se dirige, as como una referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra. 3) Remitir inmediatamente los documentos, una vez registrados, dentro de los tres das siguientes a su recepcin, a los destinatarios de los mismos.

B. Otras obligaciones que asumirn la AGE y las de las CCAA:

1) Proporcionar informacin sobre los rganos que integran sus respectivas Administraciones y sobre sus Entidades vinculadas o dependientes de las Entidades Locales que se adhieran al Convenio Marco, as como actualizarla peridicamente. 2) Facilitar instrumentos de informacin al ciudadano sobre las funciones y actividades de los rganos de sus respectivas Administraciones y sobre sus Entidades vinculadas o dependientes de las Entidades Locales que se adhieran al Convenio Marco. 3) Prestar asistencia tcnica y colaboracin sobre organizacin o informatizacin de los Registros a las Entidades Locales que se adhieran al Convenio Marco. C. Las Administraciones estatal y autonmica, as como las Entidades Locales

que adhieran, se comprometen a promover intercambios de informacin sobre sus respectivas organizaciones y competencias, as como las funciones, prestaciones y servicios al ciudadano (lo que supone una interconexin para la atencin e informacin al ciudadano y el desarrollo de acciones coordinadas pala constitucin de puntos de informacin. D. La tendencia a la simplificacin de trmites y procedimientos. E. El desarrollo de las actuaciones precisas para establecer progresivamente una red de espacios comunes de registros que permita la prestacin de servicios integrados de informacin, orientacin, atencin y tramitacin.
Las AAPP intervinientes se comprometen en el ejercicio de sus competencias a: 1. Articular medidas instrumentos de colaboracin para la implantacin coordinada y normalizada de una red de espacios comunes de registros. 2. Establecer un marco general de obligaciones para permitir la presentacin de solicitudes en los Registros de las Entidades locales. 3. Establecer compromisos para intercambiar, compartir r integrar medios e instrumentos de informacin al ciudadano; y en particular, para la agregacin o sindicacin, cuando resulte posible, de determinados contenidos de las pginas de internet de la responsabilidad de los intervinientes.

4.

Configurar progresivamente la prestacin conjunta de servicios de gestin mediante la simplificacin e integracin de los trmites y procedimientos y la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas de informacin que los soporten.

F.

Podrn negociarse y en su caso, formalizarse con corporaciones de derecho pblico con fines coincidente con los objetivos del Convenio, los instrumentos jurdicos apropiados para regular su participacin en las acciones derivadas del mismo.

La colaboracin entre las AAPP firmantes y adheridas en lo referente a la prestacin de servicios por el medio presencial se articular a travs de Oficinas Integradas de registro y atencin al ciudadano. Las Oficinas Integradas se clasificarn, en funcin de sus capacidades y del nivel de servidos que presten en las siguientes categoras: a) Oficinas de contacto: prestacin de servicios de nivel primario consistentes en recepcin, registro y remisin de comunicaciones del ciudadano. b) Oficinas de informacin personalizada al ciudadano: adems de los servicios expresados en las oficinas de contacto, desarrollo de servicios de nivel intermedio consistentes en la atencin y orientacin personalizada al ciudadano sobre los servicios pblicos e informaciones ms relevantes de la AAPP intervinientes. c) Oficinas de gestin integral: adems de los propios de las categoras anteriores, asumen un nivel avanzado definido por la prestacin de servicios integrales de gestin que comprendan la tramitacin conjunta de procedimientos y trmites de competencia de las distintas AAPP intervinientes. Las oficinas se ubicarn aprovechando las infraestructuras pblicas pertenecientes a las AAPP intervinientes y respetando las adscripciones orgnica y funcional existentes as como su identificacin institucional, que coexistir con el smbolo que se determine por los firmantes de los Convenios para identificar su pertenencia a la red de Oficinas Integradas de registro y atencin de la ciudadana. G. Las distintas administraciones pblicas, estatales o autonmicas se

comprometen a emprender actuaciones conducentes a:

a) La implantacin coordinada de tecnologas, sistemas y aplicaciones que garanticen la compatibilidad informtica y la coordinacin de sus respectivos registros. b) Posibilitar que los ciudadanos puedan acceder a los servicios electrnicos a travs de los medios y la asistencia puestos a disposicin en las oficinas de registro. c) El desarrollo en sus respectivos mbitos de las acciones que permitan la transmisin telemtica. En particular, las Entidades Locales que se adhieran a los convenios de colaboracin en la funcin de registro se comprometen a: a) Configurar su registro como oficinas de contacto, admitiendo de forma gratuita la presentacin de solicitudes y dems.
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b) Dejar constancia en sus registros de la entrada de las solicitudes y dems, con indicacin en sus asientos de su nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de presentacin, interesado u rgano remitente, persona u rgano al que se dirige, referencia al contenido del escrito. c) Remitir los documentos una vez registrados dentro de los tres das siguientes de su recepcin, directamente a los rganos destinatarios. H. Las diferentes administraciones se comprometen a estudiar y adoptar

medida de colaboracin para procurar la cooperacin entre los servicios de registro de las mismas a travs de internet.

2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIN DE DOCUMENTOS.

Viene regulado en los arts. 156 a 159 ROFRJEL. Conforme al art.156, el funcionario encargado del Registro cuidar, bajo su que exija la Ordenanza reguladora de la Tasa local, los cuales se inutilizar estampando sobre ellos la fecha de entrada. Si el documento no reuniera los datos exigidos o faltara el reintegro debido, se requerir a quien lo haya firmado para que en plano de diez das subsane la falta o acompae los documentos preceptivos, con apercibimiento de que, si as no lo hiciere, se archivar sin ms trmite. Conforme al art. 158, los escritos podrn presentarse del o los documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean originales, por testimonio o por copia del original que cotejar el Encargado del Registro. Toda persona que presente un documento en el Registro podr solicitar recibo gratuito o copia sellada del documento.

3. FORMACIN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.

3.1. CONCEPTO DE EXPEDIENTE
Se entiende por expediente administrativo una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Los documentos que lo componen se ordenan de acuerdo a la tramitacin de los asuntos, que puede o no corresponder a la ordenacin cronolgica, sino a la del cursus procedimental determinado por la norma a que est sujeto. Dicha tramitacin puede estar reglada o no, y dar lugar a uno u otro tipo de expediente: Expediente sometidos a procedimiento Expediente no reglados

Los expedientes constituyen la unidad documental bsica en todo tipo de archivos.

3.2. LA FORMACIN DEL EXPEDIENTE

Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Estructura del expediente, ha de ser lgica, coherente y cronolgica, ordenndose de

acuerdo al trmite seguido. Los criterios debern ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.

Cada expediente debe de estar contenido en una carpetilla o guarda exterior en donde se anotarn todos los datos que identifiquen el expediente; nombre oficina de tramitacin, fecha de iniciacin o finalizacin, resumen del
asunto, nmero de documento, cdigo del cuadro de clasificacin con la denominacin de la serie y la signatura.

Se ha de evitar la extraccin de documentos originales de los expedientes en tramitacin a solicitud de terceros, se fotocopiarn y devolvern inmediatamente a su
lugar.

Si fuera necesario extraer un documento original adems de apuntarlo en libro de prstamos habr de quedar en su lugar un testimonio, haciendo constar
el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, fecha e indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior recuperacin.

Los tipos de documentos que forman parte de un expediente administrativo podrn ser:

Documentos que integran un expediente, documentos que han sido producidos por
la misma oficina y otros recibidos en ella. stos ltimos los conservaremos en forma de original, mientras que los otros al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa. Expedientes informativos, se caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo, si bien se forman a partir de documentos originales de la Institucin que han de ser conservados y organizados en los archivos de gestin durante su primera etapa. Se pueden ordenar por orden cronolgico o por grupos temticos, segn complejidad y extensin. Los documentos de la misma naturaleza se separarn en subcarpetas. Es aconsejable manejar el expediente completo para evitar fraccionarlo o extraviarlo. Cada expediente ir individualizado en una carpetilla en cuya portada se har constar su ttulo o entrada descriptiva, fechas de iniciacin o conclusin y nmero de orden. Segn la ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios Pblicos el expediente electrnico se define como el conjunto de documentos electrnicos correspondiente a un procedimiento, cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga. El foliado de estos expediente de llevar a cabo mediante un ndice electrnico, firmado por el rgano segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente y permitir su recuperacin, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos. La remisin de expediente podr ser

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sustituida por la puesta a disposicin del expediente electrnico, teniendo el interesado derecho a obtener una copia del mismo.

3.3. LA SERIE DOCUMENTAL

Constituyen el segundo nivel de agrupacin de los documentos en los archivos de gestin y se forman a partir de un conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad. La repeticin de tipos documentales (expediente) da lugar a series en cada una de las oficinas productoras de documentacin en virtud de las actividades encomendadas. Cada serie documental se incorpora en el cuadro de clasificacin de la organizacin administrativa de que se trate con sus dgitos y ttulo normalizado, el cual se fija previamente por Archivo Intermedio para cada una de las Unidades que remiten documentacin semiactiva. La correcta organizacin de las series documentales agiliza tanto el trabajo de la organizacin de la documentacin en el Archivo de Gestin, como en el proceso de transferencia a la siguiente fase de conservacin.

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