CURSO TALLER PMP GESTION DE PROYECTOS PMI RESUMEN CAP.

3 / PMBOK 2008

Prof.: Ing CIP Paul Villacorta, PMP ingpaulvillacorta.blogspot.com IX Ciclo Facultad Ing. Sistemas e Ing. Industrial / UTP

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CAPITULO 3: PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe: Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzas los objetivos. Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir los requisitos. Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados. Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo. Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente se enmarcan en una de las siguientes 2 categoras: Los procesos de direccin de proyectos aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensin bsica acerca de cmo generar el producto especificado. Los procesos de direccin de proyectos se aplican globalmente y a todos los grupos de industrias. Buenas prcticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicacin de los procesos de direccin proyectos aumenta las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos. Los directores del proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada proceso, as como las entradas y salidas que lo constituyen. Los procesos de direccin de proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas como Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos. Grupo del Proceso de Iniciacin. Grupo del Proceso de Planificacin. Grupo del Proceso de Ejecucin. Grupo de Proceso de Seguimiento y Control.

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Grupo de Proceso de Cierre. 3.1 INTERACCIONES COMUNES ENTRE PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTO Los procesos de direccin de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Los grupos de procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de gua para aplicar conocimientos y habilidades apropiados en materia de direccin de proyectos durante el proyecto. Dado que la direccin de un proyecto es un esfuerzo finito, el Grupo del Proceso de Iniciacin comienza el proyecto mientras que el Grupo del Proceso de Cierre lo finaliza.

Cuando el proyecto est dividido en fases, los grupos de procesos interactan dentro de cada fase.

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3.2 GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTO Estos cinco grupos de procesos cuentan con dependencias bien definidas y normalmente se los ejecuta en la misma secuencia en cada proyecto. Los grupos de procesos no son fases del proyecto. Cuando proyectos complejos o de gran tamao son separados en subproyectos o fases diferenciadas, por lo general, todos los grupos de procesos se repetirn en cada fase o subproyecto. 3.3 GRUPO DE PROCESO DE INICIACION Dentro de los procesos de iniciacin, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Esta informacin se plasma en el acta de constitucin del proyecto (Project Charter) y registro de interesados. La documentacin que respalda esta decisin tambin puede contener la declaracin inicial del alcance del proyecto, los entregables, la duracin del proyecto y una proyeccin de los recursos para el anlisis de inversin de la organizacin.

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3.3.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase. 3.3.2 Identificar a los Interesados Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y en documentar informacin relevante a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. 3.4 GRUPO DEL PROCESO DE PLANIFICACION Est compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planificacin y , posiblemente, algunos de los procesos de iniciacin. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del proyecto recibe generalmente el nombre de planificacin gradual. El equipo del proyecto debe estimular la participacin de todos los interesados pertinentes durante la planificacin del proyecto y en el desarrollo del plan para la direccin y documentos del proyecto.

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3.4.1 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. 3.4.2 Recopilar Requisitos Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

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3.4.3 Definir el Alcance Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. 3.4.4 Crear la EDT Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de dirigir. 3.4.5 Definir las Actividades Es el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. 3.4.6 Secuenciar las Actividades Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. 3.4.7 Estimar los Recursos de las Actividades Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. 3.4.8 Estimar la Duracin de las Actividades Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. 3.4.9 Desarrollar el Cronograma Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 3.4.10 Estimar Costos Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. 3.4.11 Determinar el Presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costos autorizados. 3.4.12 Planificar la Calidad Es el proceso por el cual identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, y se documentan la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos.

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3.4.13 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la direccin de personal. 3.4.14 Planificar las Comunicaciones Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones. 3.4.15 Planificar la Gestin de Riesgos Es el proceso para el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. 3.4.16 Identificar Riesgos Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus caractersticas. 3.4.17 Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. 3.4.18 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos Es el proceso que consiste en analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. 3.4.19 Planificar la Respuesta a los Riesgos Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. 3.4.20 Planificar las Adquisiciones Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores. 3.5 GRUPO DEL PROCESO DE EJECUCION Est compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

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Durante la ejecucin del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la planificacin y que se vuelva a establecer la lnea base. Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de recursos, as como en los riesgos no anticipados. 3.5.1 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto. 3.5.2 Realizar Aseguramiento de Calidad Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuadas.

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3.5.3 Adquirir el Equipo del Proyecto Es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y a formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. 3.5.4 Desarrollar el Equipo del Proyecto Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeo en el proyecto. 3.5.5 Dirigir el Equipo del Proyecto Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto. 3.5.6 Distribuir la Informacin Es el proceso para poner la informacin relevante a la disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo al plan establecido. 3.5.7 Gestionar las Expectativas de los Interesados Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. 3.5.8 Efectuar Adquisiciones Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. 3.6 GRUPO DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Est compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El grupo de procesos de Seguimiento y Control incluye: Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas. Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparndolas con el plan para la direccin del proyecto. Influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios.

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Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las reas que requieren ms atencin. 3.6.1 Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto Es el proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto. 3.6.2 Realizar Control Integrado de Cambios Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto. 3.6.3 Verificar el Alcance Este proceso consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado.

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3.6.4 Controlar el Alcance Es el proceso por el que se da seguimiento el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. 3.6.5 Controlar el Cronograma Es el proceso por el que se da seguimiento a la situacin del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. 3.6.6 Controlar Costos Es el proceso por el que se da seguimiento a la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. 3.6.7 Realizar Control de Calidad Es el proceso por el que se da seguimiento y se registran los resultados de la ejecucin de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios. 3.6.8 Informar el Desempeo Es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre el desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. 3.6.9 Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se da seguimiento a los riesgos identificados, se da seguimiento a los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evala la efectividad del proceso contra riesgos a travs del proyecto. 3.6.10 Administrar las Adquisiciones Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario. 3.7 GRUPO DEL PROCESO CIERRRE Est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.

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En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente: Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador. Realizar una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase. Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso. Documentar las lecciones aprendidas. Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organizacin. Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin del proyecto para ser utilizados como datos histricos. Cerrar las adquisiciones.

3.7.1 Cerrar el Proyecto o Fase Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de direccin de proyecto para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. 3.7.2 Cerrar las Adquisiciones Es el proceso de finalizacin de cada adquisicin del proyecto.

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