Diagnostico Sobre La Calidad en La Universidad de Antioquia

DIAGNSTICO SOBRE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Equipo de Apoyo MECI Universidad de Antioquia
Medelln Noviembre de 2009
TABLA DE CONTENIDO
1 ANTECEDENTES...................................................................................................5 2 OBJETIVOS............................................................................................................8 2.1 OBJETIVO GENERAL.....................................................................................8 2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................................8 3 ALCANCE DEL ESTUDIO...................................................................................10 4 METODOLOGA...................................................................................................10 5 DESARROLLO DEL ESTUDIO...........................................................................10 5.1 ETAPA 1. PLANEAR LA EJECUCIN DEL TRABAJO................................13 5.2 ETAPA 2: EJECUTAR EL DIAGNSTICO INTERNO..................................13 5.3 ETAPA 3: REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROYECTO................................59 5.4 ETAPA 4: REALIZAR AJUSTES NECESARIOS...........................................59 6 CONCLUSIONES.................................................................................................60 7 RECOMENDACIONES.........................................................................................64
INTRODUCCION
Como contribucin al logro de la meta 1 Implementar un sistema de gestin integral ajustado a la realidad de la Universidad de Antioquia del objetivo estratgico 1 Desarrollar un modelo de gestin acadmico y administrativo moderno al servicio de las funciones misionales, del tema estratgico 5 Gestin universitaria del Plan de Desarrollo 2006-2016 de la Universidad, el Comit Coordinador de Control Interno de la Universidad de Antioquia, dentro de las actividades a ejecutar para el logro de uno de los objetivos planteados para el ao 2010, se propuso ejecutar un diagnstico sobre el estado actual de la calidad en la Universidad de Antioquia; para lo cual se deleg en el Equipo de Apoyo MECI su ejecucin. El Equipo MECI, a travs de un convenio interno, cont con la prestacin de los servicios de un asesor del Grupo Regional ISO para la orientacin en el desarrollo del mismo. El presente documento se desarrolla basado en la metodologa que se defini para la ejecucin del proyecto y se presentan los resultados obtenidos a partir de la informacin recopilada desde las temticas definidas para la elaboracin del presente estudio, las cuales a su vez estn relacionadas con la calidad y con las lneas estratgicas contenidas en el Plan de Desarrollo de la Universidad de Antioquia. Desde el nombre mismo del diagnstico se ha puesto la palabra calidad entre comillas, ya que se parti del concepto de no tener una definicin clara para dicho trmino por parte de los mltiples actores que existen en la UdeA, de igual manera dicho concepto es utilizado de manera diferente por las distintas reas y procesos que intervienen en el quehacer de la Universidad. Si bien es cierto que existe un consenso internacional sobre el concepto del trmino calidad; dada la complejidad de las actividades en la Universidad, se considera que debe ser
construido el concepto de calidad para la Universidad de Antioquia, de tal manera que represente las mltiples posiciones dentro de los procesos universitarios y que a su vez tenga un carcter concreto y holstico.
ANTECEDENTES
Se relacionan a continuacin algunos de los elementos que se tomaron como antecedentes para el proyecto y que tiene la Universidad a manera de oportunidades y de fortalezas a la fecha de este estudio: La Universidad se encuentra con Acreditacin Institucional por un perodo de 9 aos (2003-2012) y actualmente est en el proceso de autoevaluacin para la renovacin de dicha acreditacin, a partir de los factores y caractersticas definidos por el Consejo Nacional de Acreditacin. La Universidad se encuentra actualmente en el diseo, desarrollo e implementacin del proyecto Transformacin Organizacional, el cual tiene como objetivo el diseo de un sistema de gestin integral con tres componentes: el modelo de operacin por procesos, el modelo de gestin y el modelo de gobernabilidad. Dentro del diseo de un sistema de trabajo por procesos se ha construido el mapa orgnico de procesos (MOP), el cual crea la necesidad de que deben ser intervenidos los procesos, la tecnologa y la cultura organizacional. Varias Unidades de la Universidad cuentan con un sistema de gestin de la calidad basado en ISO 9001 o estn en proceso de implementarlo. Varios laboratorios de la Universidad en sus diferentes facultades, cuentan con un sistema de gestin de la calidad basado en ISO/IEC 17025 o estn en proceso de implementarlo. Actualmente en la Universidad de Antioquia existen varios grupos de investigacin clasificados por COLCIENCIAS de acuerdo con el documento
Modelo de Medicin de Grupos de Investigacin, Tecnolgica o de Innovacin, Julio de 2008. Actualmente la Universidad de Antioquia cuenta con varios programas de pregrado acreditados por el MEN o en proceso de acreditacin. acreditacin se obtiene mediante el cumplimiento Dicha de los requisitos
establecidos en el documento Lineamientos para la Acreditacin de Programas, Noviembre de 2006 del Consejo Nacional de Acreditacin (CNA). Actualmente la Universidad de Antioquia cuenta con varios programas de posgrado en procesos de autoevaluacin y evaluacin por pares nacionales e internacionales. En la Universidad de Antioquia existen laboratorios de salud que prestan servicios de extensin, los cuales tienen Certificado de Habilitacin otorgado por la Direccin Seccional de Salud de Antioquia, ste les confiere el permiso para prestar los servicios relacionados con su funcin. Los siguientes elementos describen la necesidad del proyecto, el cual a su vez es slo un insumo muy pequeo para la transformacin organizacional que vive la Universidad y la cual est planteada en el Plan de Desarrollo 2006-2016: La Universidad de Antioquia carece actualmente de un sistema integrado de gestin y de un modelo de gestin integral formalizado, sobre el cual se pueda hacer la articulacin y la puesta en comn de los temas relacionados con la calidad. La ausencia de polticas, lineamientos o directrices institucionales con respecto a la unificacin de la gestin de la calidad en la Universidad de Antioquia (existe la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005, por la 6
cual se crea el Comit Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia, pero ste no opera actualmente). La Universidad de Antioquia carece de un diagnstico actualizado sobre el tema de la calidad desde un punto de vista holstico, el cual permita conocer las herramientas implementadas para la gestin de la calidad en diferentes procesos, dependencias, unidades administrativas, unidades acadmicas que estn relacionadas con la docencia, la investigacin y la extensin. El concepto de la calidad es manejado de manera diferente por los distintos estamentos que componen la Universidad. De manera independiente y desarticulada varias unidades administrativas o acadmicas de la Universidad han implementado sistemas de gestin; unas con el nimo de mejorar sus procesos y otras con el nimo de mejorar y de obtener una certificacin. En la Universidad de Antioquia como organizacin, no existe un sistema de gestin para los temas ambiental, de seguridad y salud ocupacional, de la informacin y comunicacin, entre otros. A nivel nacional e internacional existen diferentes modelos, referentes, normas, criterios o requisitos para implementar sistemas de gestin o buenas prcticas organizacionales que permitan certificar procesos, acreditar mtodos o ensayos de laboratorio, acreditar programas acadmicos, clasificar grupos de investigacin y acreditar la institucin como un todo.
OBJETIVOS
2.1
OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnstico de la situacin actual del tema de la calidad, de la gestin de la calidad y del concepto de calidad que tienen algunos expertos, de acuerdo con temticas identificadas en la Universidad de Antioquia.
2.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
Obtener un consolidado de las diferentes formas en que se ha desarrollado las actividades de gestin de la calidad en la Universidad, tales como: acreditacin institucional, procesos de certificacin, acreditacin de laboratorios, acreditacin de programas acadmicos, clasificacin de grupos de investigacin, habilitacin de laboratorios para prestacin de servicios de salud, entre otros.
Tener un consolidado de las diferentes herramientas, normas o referentes que se utilizan al interior de la Universidad para implementar la gestin de la calidad, tales como: requisitos de acreditacin institucional, Norma ISO 9001 y NTCGP 1000 para Gestin de la Calidad, Norma ISO 14001 para Sistemas de Gestin Ambiental, Norma OHSAS 18001 para la gestin de la seguridad y salud ocupacional, Norma ISO/IEC 17025 para la Gestin de la Calidad en Laboratorios, requisitos de acreditacin para programas acadmicos, habilitacin de laboratorios en el rea de salud, entre otros.
Definir cules y cuntos grupos de investigacin estn clasificados por COLCIENCIAS, la clasificacin y la facultad a la cual pertenecen, y cunto grupos de investigacin de la Universidad no estn clasificados en COLCIENCIAS a la fecha de ejecucin de ste proyecto.
Conocer cules y cuntos programas de pregrado estn acreditados por el MEN, su perodo de vigencia de la acreditacin y la facultad a la cual pertenecen.
Conocer cules y cuntos programas de posgrado han realizado procesos de autoevaluacin y evaluacin por pares nacionales e internacionales.
Conocer el nivel de calidad acadmica de la Universidad y de los estudiantes de ltimo semestre, a partir de los resultados obtenidos en los exmenes de Calidad de la Educacin Superior (ECAES).
Construir una matriz de correlacin entre los requisitos que plantean las diferentes herramientas, normas o referentes que se utilizan al interior de la Universidad para implementar la gestin de la calidad.
Conocer cules Unidades Administrativas y Acadmicas de la Universidad han participado en proyectos de implementacin de sistemas de gestin de la calidad o de buenas prcticas organizacionales que les permiten ser ms eficientes y eficaces en el desarrollo de sus planes de trabajo.
Conocer cules y cuntos servidores universitarios tienen conocimiento en temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la calidad. Este producto ser un insumo para el plan de formacin que administra el Proceso Gestin del Talento Humano.
Tener un consolidado de los diferentes aplicativos informticos, ya sean diseados al interior de la Universidad o software comercial, que existen en las diferentes unidades de la Institucin para la administracin de la informacin y el seguimiento asociado a las actividades de la gestin de la calidad.
Lograr una aproximacin al concepto de la calidad en la Universidad de Antioquia, a partir del conocimiento y de la apropiacin que tienen algunos expertos de diversas temticas.
ALCANCE DEL ESTUDIO
El diagnstico objeto de este proyecto est dirigido a la conformacin de un inventario a nivel interno en la Universidad de Antioquia sobre el tema de la calidad.
METODOLOGA
La metodologa aplicada durante el desarrollo del proyecto se explica en el anexo 1 de este documento, su aplicacin forma parte fundamental de este informe en el numeral siguiente.
DESARROLLO DEL ESTUDIO
En la etapa inicial del proyecto se elabor un plan de trabajo, en el cual se definieron las siguientes etapas y actividades:
10
FASE
ETAPA 1. Planear la
ACTIVIDAD Definir los elementos y los componentes del proyecto. Definir pasos y metodologa del trabajo. Elaborar el plan de trabajo (cronograma). Definir y elaborar los instrumentos para la ejecucin del diagnstico. Definir el contexto del proyecto dentro de la UdeA (qu es la Universidad de Antioquia, cul es su funcin misional, sus lneas estratgicas y qu comits o grupos existen formalmente constituidos y cuyo tema de inters es el de la calidad, el concepto de calidad utilizado desde diferentes mbitos y en el marco de una Universidad)
A. PLANEAR
ejecucin del trabajo
2. 3. 1.
B. HACER
Ejecutar el diagnstico interno
2.
Elaborar el normograma: Requisitos legales de origen externo aplicables a la funcin de la Universidad en el tema de la calidad y actos administrativos internos de en los temticas: investigacin, procesos Acreditacin extensin, relacionados con el tema de la calidad.
3.
Elaborar docencia
el y
inventario calidad en
institucional,
administrativos.
Elaborar cuadro de correlacin o compatibilidad entre los diferentes modelos utilizados en la Universidad de Antioquia con respecto a las temticas. 4. Seleccionar las fuentes de informacin interna. Consultar referentes y contactos. Consultar a travs de diferentes medios (web y otros) sobre el estado actual de cada una de las Unidades Administrativas y Acadmicas de la Universidad con respecto al tema de la calidad. 5. Consultar sobre cules y cuntos servidores universitarios tienen conocimiento en temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la calidad. 6. Realizar un consolidado de los diferentes aplicativos informticos ya sean diseados al interior de la Universidad o software comercial, que existen en las
11
FASE
ETAPA diferentes
ACTIVIDAD unidades de la
Institucin
para
la
administracin de la informacin asociada a la gestin de la calidad en las diferentes temticas. 7. Disear, realizar y analizar la encuesta estratificada sobre el concepto de calidad algunos expertos seleccionados de acuerdo a las temticas tratadas en este estudio. 8. Recolectar informacin interna. Definir la agenda de entrevistas y reuniones con contactos. Realizar las reuniones y entrevistas con los contactos. Incluye reunin con la Comisin de Mejores Prcticas de la Universidad de Antioquia. Incluye un inventario de los diferentes aplicativos informticos ya sean diseados al interior de la Universidad o software comercial que existen en las diferentes unidades de la Institucin para la administracin de la informacin asociada a la gestin de la calidad en las diferentes temticas objeto de este proyecto, y un inventario sobre cules y cuntos servidores universitarios tienen conocimiento en temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la calidad. 9. Tabular y analizar la informacin producto de las entrevistas y consultas. Llevar la informacin a los formatos e instrumentos definidos para la recoleccin de la informacin, tabular y realizar grficos. 10. Elaborar el informe y proponer recomendaciones a partir del diagnstico interno. 11. Elaborar el informe final y proponer directrices para la unificacin de la calidad en la UdeA (esquemas, modelos, sistemas de gestin). 12. Presentar el informe final socializacin.
12
FASE
ETAPA Realizar 1. 2. 1.
ACTIVIDAD Hacer seguimiento al proyecto por parte del grupo ejecutivo. Revisar el informe final y los resultados del proyecto por parte del CCCI de la UdeA. Aprobacin final. Ajustar el estudio en las diferentes etapas y de acuerdo a lo que se defina en la etapa de verificacin y en caso de ser necesario.
C. VERIFICAR
seguimiento al proyecto Realizar ajustes necesarios
D. AJUSTAR
5.1
ETAPA 1. PLANEAR LA EJECUCIN DEL TRABAJO
Como producto de la planeacin del trabajo se defini la metodologa y se elabor el Plan de Trabajo a desarrollar, el cual se indica en el anexo 2 de este documento; adems se disearon los instrumentos para la recoleccin de la informacin (ver anexo 3).
5.2
ETAPA 2: EJECUTAR EL DIAGNSTICO INTERNO
5.2.1
Definir contexto del proyecto: En el anexo 4, Contexto UdeA, se define el contexto de la Universidad, y en el anexo 5 se establecen los grupos o comits institucionales relacionados con el tema de la calidad en la Universidad.
5.2.2
Elaborar el normograma: El anexo 6 contiene los requisitos legales de origen externo y actos administrativos internos relacionados con las temticas de calidad desarrolladas en este trabajo.
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5.2.3
Elaborar el inventario de temticas: Las siguientes son las temticas seleccionadas para desarrollar el trabajo; la correlacin entre los diferentes modelos que son o podran ser utilizados en la Universidad de Antioquia se relacionan en el anexo 7.
INVENTARIO DE TEMTICAS
Lnea Estratgica
Temtica Implementacin de sistemas de Gestin y de control de manera institucional Modelo de Operacin por Procesos (dentro del proceso de transformacin organizacional) Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia
Evidencia/Temtica Acreditacin Institucional por parte del Ministerio de Educacin Nacional Modelo de Operacin por Procesos implementado y operando SGC implementado y operando, y certificado si as se decide
Modelo (referente) Lineamientos del CNA que contienen factores y caractersticas Modelo de Gestin Integral de la UdeA.
NTCGP 1000/NTC-ISO 9001
Institucional
Docencia
Autoevaluacin y evaluacin por parte de la Contralora General de Antioquia Polticas de Responsabilidad responsabilidad social social implementadas y operando SGSYSO implementado y Seguridad y Salud operando, y certificado si Ocupacional as se decide SGA implementado y Sistema de Gestin operando, y certificado si Ambiental as se decide Acreditacin de programas "calidad" en el de pregrado por parte del pregrado MEN Acreditacin de Maestra y Doctorado por parte del "calidad" en Maestra MEN, una vez sean y Doctorado aprobados por el CNA los lineamientos para el efecto Exmenes de Calidad de "calidad" en la la Educacin Superior educacin superior (ECAES) Sistema de Control Interno
MECI 1000
Gua ISO 26000
OHSAS 18001 NTC-ISO 14001 Lineamientos del CNA que contienen factores y caractersticas Lineamientos (documento en revisin)
Decreto 1781 de 2003
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INVENTARIO DE TEMTICAS Lnea Estratgica Temtica Evidencia/Temtica Modelo (referente)
Investigacin
Clasificacin grupos de investigacin por COLCIENCIAS "calidad" de los procesos administrativos "calidad" de los procesos de laboratorio "calidad" en las pruebas de laboratorios de ensayo Cumplimiento de requisitos mnimos para los laboratorios prestadores de servicios de salud
Modelo de medicin de grupos de investigacin, tecnolgica o Clasificacin de los grupos de innovacin 2008, que de investigacin en las contiene la estructura de la categoras A1, A, B, C, o D convocatoria de grupos de investigacin cientfica o tecnolgica 2008 Certificacin de procesos Norma NTC-ISO 9001 Certificacin de procesos Acreditacin de Laboratorios
Norma NTC-IEC 17025
Extensin
Habilitacin en salud otorgada por la DSSA
Resolucin 1043 de 2006Ministerio de la Proteccin Social Requisitos definidos por la SIC para patentes y marcas. Requisitos definidos por la Direccin Nacional de Derechos de Autor Norma NTC-ISO 9001
Registro de patentes, Patentes, marcas y marcas y derechos derechos de autor de autor concedidas y en trmite Administrativo "calidad" de los procesos Certificacin de procesos
5.2.4
Seleccionar las fuentes de informacin interna: Como fuentes de informacin para la recoleccin de datos se identificaron inicialmente sitios web, publicaciones y personas a entrevistar y en el desarrollo del trabajo se consultaron otras fuentes que se consideraron como necesarias para complementar informacin. Las fuentes de consulta para el desarrollo del proyecto, se pueden identificar a partir de la informacin recopilada durante la ejecucin del mismo; dichos documentos se encuentran en carpetas en medio magntico, y hacen parte de la copia de respaldo que tiene el Equipo de Apoyo MECI como soporte de este estudio.
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5.2.5
Consultar sobre cules y cuntos servidores universitarios tienen conocimiento en temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la calidad: No fue posible obtener informacin sobre este tema debido a que en la Universidad las capacitaciones relacionadas en el tema de la calidad han sido brindadas por las diferentes Unidades Acadmicas o Administrativas y la informacin no se ha centralizado a travs del Por declaracin verbal de Departamento de Relaciones Laborales.
funcionarios del Departamento de Relaciones Laborales se conoci que las bases de datos de aos anteriores al 2008 se daaron y no existe copia de respaldo que soporte esta informacin. No obstante, se evidencia que los servidores de la universidad no son ajenos a un proceso de la cultura de la calidad que se viene gestando, ya sea a partir de la implementacin de sistemas de gestin de calidad de manera independientes en reas o procesos, as como a partir de los procesos de capacitacin coordinados por el Equipo de Apoyo MECI sobre el tema de gestin del riesgo, fundamentos en gestin de la calidad basado en la NTCGP 1000, en la implementacin del sistema de control interno basado en el MECI y del proceso de diseo e implementacin del modelo de operacin por procesos en el marco del proyecto de transformacin organizacional.
5.2.6
Consolidar informacin sobre los diferentes aplicativos informticos que existen en las diferentes unidades de la Institucin para la administracin de la informacin asociada a la gestin de la calidad en las diferentes temticas, ya sean diseados al interior de la Universidad o adquiridos como software comerciales.
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Sobre los aplicativos informticos que existen en las diferentes unidades de la Institucin para la administracin de la informacin asociada a la gestin de la calidad en las diferentes temticas se recopil la siguiente informacin: Vicerrectora Administrativa: El Sistema de Gestin de la Calidad de la Vicerrectora cuenta con el software SIGER (Sistema de Indicadores de Gestin y Evaluacin de Resultados) para el manejo de los indicadores. Tanto las acciones correctivas, preventivas y de mejora, como las quejas reclamos y sugerencias, se controlan mediante formularios tipo web a los cuales se accede mediante el portal de la Universidad. Sistema Bibliotecas: Cuenta con una plataforma denominada MAMBO ADMINISTRATIVO para la administracin documental del Sistema de Gestin de la Calidad, adems ha desarrollado aplicaciones a partir de un lenguaje de programacin llamado PHP mediante las cuales los funcionarios autorizados acceden mediante la intranet a la consulta y manejo de indicadores de gestin, producto no conforme, acciones correctivas, preventivas, de mejora y de proteccin, comunicacin con el usuario, auditora de calidad, capacitacin, seleccin de documentos, ingreso de usuarios, calificador de servicios. procesos. Las dems unidades acadmico administrativas que cuentan con sistemas de gestin de la calidad implementados, no cuentan con un software para la administracin, control y seguimiento del mismo, dichas actividades se realizan de manera manual, en archivos de office. Este aplicativo permite adems generar correos de alerta a los responsables de los
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5.2.7
Disear, realizar y analizar la encuesta estratificada sobre el concepto de calidad algunos expertos seleccionados de acuerdo a las temticas tratadas en este estudio.
Se realiz una encuesta en el mes de noviembre de 2009 con el fin de tener una aproximacin al concepto de la calidad en la Universidad de Antioquia, a partir de la apropiacin del conocimiento que tienen expertos de diversas temticas en la Institucin. Entre las preguntas que considera la encuesta est el concepto de calidad que estos expertos consideran aplicable a la UdeA. En el siguiente cuadro se relacionan las 20 personas seleccionadas para la elaboracin de la encuesta. Doce (12, el 60%) de ellas respondieron:
Lnea Estratgica Datos generales del encuestado Temtica No Nombre encuestado David Stephen Fernndez Mc Cann Martha Lopera Oscar Sierra Rodrguez Luis Javier Castro Naranjo Jairo Humberto Restrepo Zea Jorge Mario Panesso Luis Fernando Garca Moreno Jos Daniel Moncada Patio Claudia Patricia Serna Giraldo Luis Gonzalo Medina Prez Cargo Jefe de Programacin Acadmica y Desarrollo Pedaggico Docente (Coordinador Comit Acreditacin y Autoevaluacin) Gestora Ambiental Vicerrector de Docencia Docente Departamento de Ginecologa y Obstetricia (Integrante Comisin de Mejores Prcticas) Vicerrector de Investigacin Director Cientfico SIU Coordinador Grupo de Investigacin A1: Grupo de Inmunologa Celular e Inmunogentica (GICIG) Coordinador Grupo de Investigacin A: Grupo de Investigacin en Informacin, Conocimiento y Sociedad Coordinadora Grupo de Investigacin B: Investigaciones Pirometalrgicas y de Materiales-GIPIMME Coordinador Grupo de Investigacin C: Grupo de Investigacin sobre Conflictos y Violencias Coordinador Grupo de Investigacin D: Ciencias Aplicadas a la Actividad Fsica y el Deporte GRICAFDE
Institucional
"calidad" Institucional Gestin ambiental "calidad" en pregrado y posgrado Investigacin
1 2 3
Docencia
Investigacin
5 6 7 8 9 10
11 Gustavo Ramn Suarez
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Lnea Estratgica
Datos generales del encuestado Temtica No Nombre encuestado Cargo Coordinador Grupo que existe en la universidad pero que no est clasificado en COLCIENCIAS: somos palabra, formacin y contextos Vicerrectora de Extensin y/o Asistente (David Hernndez) Jefe Centro de Extensin Facultad de Medicina Bacteriloga (Responsable del proceso de habilitacin en salud) Asesora laboratorios
12 Nancy Ortiz
"calidad" en la extensin Extensin "calidad" del servicio de los laboratorios "calidad" del servicio de los laboratorios
13
Mara Helena Vivas Lpez
14 Alfredo Gmez Cadavid 15 Olga Giraldo 16 Esperanza Arenas
Extensin
Publicacin de patentes, marcas y derechos de autor
17
Jorge Alberto Jaramillo Prez Rubn Alberto Agudelo Garca
Coordinador Programa Gestin Tecnolgica
18
Vicerrector Administrativo Asistente de la oficina de Planeacin, integrante del equipo de Transformacin Administrativa (Anterior coordinador de calidad de la Vicerrectora Administrativa) Representante SGC Sistema de Bibliotecas
Administrativo
"calidad" de los 19 Julio Cesar Garca procesos administrativos 20 Olga Gmez
Los resultados de la encuesta se representan en los siguientes grficos: Pregunta No. 1: Cul es el concepto de "calidad" que Usted maneja en su rea de trabajo?
19
C u l es el concepto de "ca lida d" que Usted m a neja en su rea de tra ba jo?
1 (8% ) 3 (25% ) 4 (33.33% )
Satisfaccin del cliente C umplimiento de requisitos
4 (33.33% )
Sistema de Gestin
Integra cumplimiento de requisitos, satisfaccin del cliente ysistemas de gestin
20
Comentario: La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan. Para efectos del estudio se definieron cinco lneas estratgicas (institucional, docencia, investigacin, extensin y administrativa); los funcionarios que respondieron la pregunta estn en reas de trabajo que tienen relacin con las cuatro ltimas lneas estratgicas; de la primera lnea no se tuvo respuesta por parte de los funcionarios seleccionados. Pregunta No. 2: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted maneja en su rea de trabajo?
C onoceUstedreferente sapropia dosquenossirvan pa rag estiona ryaplica r el conceptode"ca lidad" que Ustedm a nejaensu reade traba jo?
1(8% )
2 (17% ) 9 (75% )
Si
No
No responde
Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la pregunta anterior Estndares de la CLSI (Clinical Laboratory Standarization International) para laboratorios clnicos ISO 15189 NTC-ISO/IEC 17025 NTC-ISO 9001
21
Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la pregunta anterior Buenas Prcticas de Manufactura para Bancos de Sangre Guas del Consejo Nacional de Acreditacin SUGI (Sistema Universitario de Gestin Integral) NTCGP 1000 NTC-ISO 14001
Pregunta No. 3: Cual es el concepto de "calidad" que Usted considera se debe manejar en la UdeA?
C ua l es el concepto de "ca lida d" que Usted considera se debe m a neja r enla UdeA ?
5 (41% )
2 (17% ) 2 (17% ) 3 (25% )
Cumplimientode requisitos
Satisfaccin del cliente
Excelenciaen lo que hacemos Se debe crear un concepto propio paralaUdeA
Comentario: La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan, lo cual es lgico si se analiza de manera independiente, pero tambin nos dice que hay una carencia en la concepcin del concepto de la calidad de manera ms institucional, integral y holstica. El 41% de los encuestados considera que se debe construir un concepto integral de la calidad para la Universidad.
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Pregunta No. 4: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted considera se debe manejar en la UdeA?
C onoceUstedreferentesa propia dosquenossirva npa ra g es tiona rya plica r el concepto de"ca lida d" que Us ted considerasedebem a neja r enlaUdeA? 1(8% )
2 (17% ) 9 (75% )
Si
No
No responde
Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la pregunta anterior

Universidades a nivel nacional e internacional que han adoptado prcticas interesantes Universidades de calidad, las mejor escalafonadas a nivel mundial Sistemas de calidad de algunas Universidades Europeas y de Instituciones de Investigacin de Alemania. Por ejemplo la Sociedad Fraunhofer, la Sociedad Leibniz o diversas Universidades tales como Munich, Karlsruhe o Konstanz. Los documentos que soportan la transformacin organizacional y los productos de la fase de diseo del Mapa Orgnico de Procesos NTC-ISO 9001 NTC 5254 NTC 18001 NTCGP 1000 NTC-ISO 14001
Comentario: Los encuestados nos aportan otros modelos o referentes aplicables a las temticas especificas en su rea de trabajo, y que se deben tener en cuenta dentro del desarrollo del modelo de gestin integral de la Universidad, ya que ste 23
no solo se construye bajo la base de cumplimiento de requisitos de gestin, sino dentro del cumplimiento de estndares especficos para cada actividad. Pregunta No. 5: Considera Usted que en su rea se "trabaja con calidad"?
ConsideraUsted que en su rea se "tra baja con ca lida d"?
3 (25% ) 9 (75% ) Si No
Pregunta No. 6: Por qu considera Usted que en su rea se "trabaja con calidad"?
R az onespor lascualeslosencues tadosres pondieron "S I" alapreg unta: Por qucons ideraUs tedqueen s u reas e"trabajacon calidad"?
1(11% ) 1(11% ) 2(22% )
Implem entacin de SGC en la UdeA Cum plim iento de requisitos
5(56% )
Satisfaccin del cliente Oportunidad en el servicio
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R az onespor lascualeslosencues tadosres pondieron "NO" alapreg unta: Por qucons ideraUs ted queen s u reano s e"trabajacon calidad"?
Faltaoportunidad en el servicio, 1 (33% )
Faltatrabajo en equipo, 2 (67% )
Comentario: Considerando que los servidores seleccionados son personas responsables de procesos claves y expertas en las temticas definidas para los propsitos de este estudio, no se puede obviar que tres de ellos respondieron que en su rea no se trabaja con calidad y que se debe a la falta de oportunidad en el servicio y a la falta de trabajo en equipo, dos de los atributos que internacionalmente se deben de tener para la prestacin de un servicio con calidad en una organizacin. Pregunta No. 7: Cules son los atributos o caracterstica que definen la "calidad" en el desarrollo de sus actividades? Ver resultados de esta pregunta en el anexo 8 de este documento. Comentario: Los encuestados proponen 32 atributos necesarios para la prestacin de un servicio con calidad, siendo 5 de ellos los que representan el 36% del total: confiabilidad de los resultados, oportunidad en la prestacin del servicio, oportunidad en la prestacin del servicio, confidencialidad, claridad y eficacia. La
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confiabilidad y la oportunidad son atributos de la eficacia, lo cual nos dice que en general la caracterstica predominante que define la calidad en la prestacin de los servicios en la Universidad, es la eficacia; la cual se entiende como el cumplimiento de los objetivos propuestos. Pregunta No.8: Cules atributos o caractersticas considera Usted que hacen falta "para tener calidad en el desarrollo de sus actividades"?
Culesatributoso caracters tic ascons ideraUs ted quehacen falta "paratener calidaden el des arrollo des usactividad es "?
Mejorar lascompetenciasdel personal
1 (9% ) 1 (9% ) 1 (9% ) 1 (9% )
1 (9% )
1 (9% )
Procesosde mejoracontinua Mejorar el climalaboral-actitud Integralidadentreprocesos Mejorar laoportunidad Incrementoen el nm ero de docentes, mejorar lasrem uneraciones salariales Mejorar laatencinalasnecesidadesde losusuarios.
5 (46% )
La siguiente es la opinin de la Docente Nancy Ortiz, Coordinadora del Grupo de Investigacin Somos Palabra, Formacin y Contextos: "Lo que hacemos como docentes e investigadores no siempre puede evaluarse en trminos de la relacin de objetivos-resultados, la produccin de saber desde una ptica cualitativa no paradigmtica transita por la comprensin, la interpretacin, la congruencia y la crtica, lo que en muchas ocasiones desva el quehacer investigativo de los objetivos prefijados. Comprensin, interpretacin, congruencia y crtica seran precisamente los atributos", la cual no est includa en el grfico anterior, ya que es una posicin muy particular y que no responda directamente a la pregunta formulada.
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Comentario: Cinco (46%) de los servidores Universitarios encuestados identifica los procesos de mejora continua como el aspecto ms necesario para tener calidad en el desarrollo de sus actividades; lo cual tiene amplia relacin con la creacin de una cultura de la calidad alrededor de un modelo de gestin integral diseado a partir de un enfoque por procesos. Lo anterior puede ser generado por la implementacin de un sistema de gestin integral. Pregunta No.9: Considera Usted que en la UdeA se "trabaja con calidad"?
Comentario: A pesar de que el nmero de encuestados es poco significativo para la poblacin universitaria, pero al mismo tiempo conociendo que los que respondieron la encuesta son personas responsables de procesos claves en la universidad; llama la atencin que slo el 50% de ellos considera que en la universidad se trabaja con calidad.
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Pregunta No.10: Por qu considera Usted que en la UdeA se trabaja con calidad?
Razones por la cuales 6 de los 12 encuestados opinan que en la UdeA "SI" se "trabaja con calidad" Considero que el concepto de calidad se maneja de manera fragmentada en la institucin, aun de manera muy reactiva, con compromisos poco genuinos por parte de algunos directivos y funcionarios, conflictos de inters, etc. De otro lado, s podemos identificar ahora varios lderes de calidad y funcionarios, con un compromiso manifiesto y sentido de pertenencia, insatisfechos con el status quo, con deseos de que todo salga muy bien. Por la dedicacin, la trayectoria y el alto nivel de formacin de nuestros empleados. Sin embargo, es necesario evaluar el nivel de calidad que nos exigen nuestros colaboradores y usuarios. Porque se cumple con los requisitos establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional, los entes de Control y los usuarios de los servicios Universitarios. Considero que existen muchos aspectos por mejorar para garantizar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de dichos requisitos. Porque la comunidad universitaria trabaja en forma mancomunada para alcanzar los objetivos institucionales. Hay un norte, hay un plan de desarrollo, hay objetivos, metas, estrategias, hay una misin y visin claramente establecidas Porque siempre se est pensando en la excelencia. Los procedimientos son claros y bien documentados, los procesos son dirigidos por personas debidamente capacitadas. La vinculacin de docentes tiene un procedimiento muy claro que garantiza transparencia y pretende que sus profesores sean de alto nivel de excelencia. Y as las investigaciones que se conducen se realizan con seriedad, y son de nivel internacional. Debido a la transformacin organizacional que se est llevando a cabo actualmente en la Universidad, los funcionarios, hemos adoptado la disciplina de la Calidad, a pesar de la complejidad de las diferentes lneas estratgicas y de la lentitud de dicho proceso.
Razones por la cuales 2 de los 12 encuestados opinan que en la UdeA "NO" se "trabaja con calidad" 1 Porque hace falta claridad en los procesos, falta compromiso y liderazgo, hay insatisfaccin. Porque no existe an una cultura del servicio y de la calidad sustentado en procesos transparentes y efectivos acordes con las necesidades de usuarios y clientes de los servicios derivados de la Universidad. Los aspectos polticos, normativos propios de la Universidad y el manejo excesivamente burocrtico de los procesos hacen del sistema de gestin de la Universidad un sistema que no va a la par con la dinmica de la Universidad en otros procesos misionales ms avanzados tales como los de investigacin o transferencia de tecnologa.
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Razones por la cuales 3 de los 12 encuestados opinan que slo en algunas reas de la UdeA se "trabaja con calidad" Porque se trabaja con calidad en las reas donde se tienen 1 requerimientos, en las dems no. Porque el cambio se percibe especialmente en servicio, atencin, 2 eficiencia. Debera incrementarse el nmero de reas que conozcan y practiquen la nocin de calidad integral. Adems porque hay poco trabajo en equipo, no se establecen metas de mejoramiento o si se establecen no se 3 evalan oportunamente. Hay mucha competencia desleal, gran tendencia hacia el conflicto estril y a dilatar los tiempos de ejecucin de las tareas.
Nota: Uno de los encuestados no respondi a la pregunta anterior. Pregunta No.11: Para Usted cules son los atributos o caracterstica que definen la "calidad" en la UdeA? Ver resultados de esta pregunta en el anexo 9 de este documento. Comentario: Los encuestados proponen 23 atributos necesarios para la prestacin de un servicio con calidad en la Universidad de Antioquia, siendo 8 de ellos los que representan el 56% del total: atencin/satisfaccin al usuario, pertinencia, oportunidad, responsabilidad, conciencia de lo pblico/proyeccin social, sentido de pertenencia, eficiencia y Caractersticas de calidad definidas en el estatuto y derivadas de la implementacin de SGC en la UdeA. Dos (2) de los ocho (8) representan el 21% del 56%, ellos son: sentido de pertenencia y eficiencia. El primero tiene relacin con la gobernabilidad y la actitud manifiesta; el segundo tiene relacin con el uso ptimo de los recursos.
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Pregunta No.12: Cules atributos o caracterstica que definen la "calidad" considera Usted que hacen falta en la UdeA?
C u lesa tributoso ca racterstica quedefinenla "ca lida d",consideraUstedquehacenfa ltaenlaUdeA?

Uso racional de los recursos
1 (8% ) 2 (17% ) 2 (17% )
1 (8% )
1 (8% ) 1 (8% ) 2 (17% )
Mejoram iento del clim a laboralactitud Satisfaccin de los usuarios
Oportunidad en el servicio
Mejoram iento continuo, continuidad en los procesos y actualizacin Mayores recursos econm icos/Mejor rem uneracin de docentes y em pleados Actitud crtica y comprensiva de nuestros contextos No responde
2 (17% )
Comentario: El grupo de encuestados respondi esta pregunta ms refirindose a debilidades o faltantes, que a caractersticas o atributos de calidad consideradas como necesarias para tener "calidad" en la UdeA. Comentario final: La muestra seleccionada de veinte (20) personas y las doce (12) personas que respondieron a la encuesta no constituyen una muestra representativa para los propsitos perseguidos. En la medida de lo posible se hace necesario repetir el ejercicio y si es necesario hacer ajustes a la encuesta, una vez que haya avanzado un poco ms en el desarrollo de las capacitaciones sobre el tema de gestin del riesgo, gestin de la calidad y en el proyecto de transformacin organizacional, de tal manera que en la Universidad exista una base de sensibilizacin y conocimiento alrededor de los fundamentos para la creacin de una cultura de la calidad.
30
5.2.8
Recolectar la informacin, consolidarla en los instrumentos respectivos, tabular y elaborar grficos: El anexo 10 de este documento contiene las bases de datos recopiladas mediante el uso de los instrumentos, las cuales luego de ser tabuladas arrojaron los siguientes resultados:
5.2.8.1
Lnea estratgica Institucional. Temtica: Implementacin de sistemas de gestin y de control de manera institucional.
Acreditacin Institucional:
La ley 30 de 1991 establece las condiciones de aseguramiento de la calidad para las instituciones de educacin superior; en su artculo 53 crea el Sistema Nacional de Acreditacin y se refiere precisamente a la acreditacin de instituciones, la cual es de carcter voluntario. La acreditacin es el acto por el cual el Estado adopta y hace pblico el reconocimiento que los pares acadmicos hacen de la comprobacin que efecta una institucin sobre la calidad de sus programas acadmicos, su organizacin y funcionamiento y el cumplimiento de su funcin social. Es un mecanismo para la bsqueda permanente de ms altos niveles de calidad por parte de las instituciones que quieran acogerse a l para el fortalecimiento de su capacidad de autorregulacin y para su mejoramiento1. Como resultado del compromiso de la Universidad de Antioquia con este proceso, el Ministerio de Educacin Nacional, mediante Resolucin No. 2087 del 5 de septiembre de 2003 resuelve acreditar institucionalmente a la Universidad, por un perodo de nueve (9) aos, siendo la primera universidad pblica en el pas y la segunda de una institucin en el mbito nacional en acceder a este
1
http://www.cna.gov.co/cont/acr_alt_cal/index.htm
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reconocimiento, adems una de las dos universidades con el perodo de acreditacin mayor asignado hasta el momento. Desde el mismo momento en el que se obtuvieron los resultados de la autoevaluacin, se ha venido trabajando en la implementacin de planes de mejoramiento y con un mayor esfuerzo, luego de recibir el informe de evaluacin externa de acreditacin institucional. El Comit Tcnico de Autoevaluacin y Acreditacin Institucional responsable entre otros aspectos de promover la bsqueda permanente, sincera y efectiva de la excelencia acadmica, ha realizado un continuo seguimiento a la implementacin del Plan de Mejoramiento y Mantenimiento Institucional, mediante la verificacin del cumplimiento de las acciones planteadas desde el ao 2003. Actualmente trabaja en la elaboracin de una propuesta metodolgica y de un balance de acciones a 2009, con miras a iniciar la autoevaluacin institucional 2010-2011 y como parte del proceso de reacreditacin en el ao 2012. Modelo de Operacin por transformacin organizacional) procesos (dentro del proceso de
En el ao 2004 el Consejo Superior de la Universidad de Antioquia aprob elaborar la formulacin del proyecto Sistema Universitario de Gestin Integral SUGI cuyo objetivo fundamental es el de orientar las actividades acadmico administrativas de la Universidad de Antioquia hacia un modelo de gestin por procesos, para el cumplimiento de su misin Institucional en concordancia con los principios de la funcin pblica para satisfacer con efectividad las necesidades de la sociedad. En el marco del Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016 Una universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas, el tema estratgico 5 Gestin universitaria, se tiene como objetivo Desarrollar un
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modelo de gestin acadmico y administrativo moderno al servicio de las funciones misionales, para lo cual se ha planteado la meta Implementar un sistema de gestin integral ajustado a la realidad de la Universidad de Antioquia y como estrategia se ha definido Desarrollar y poner en marcha el Sistema Universitario de Gestin Integral. Es as como se viabiliza la primera etapa del proyecto que consisti en el diseo de un sistema de trabajo por procesos para el logro de los objetivos misionales y la ejecucin del Plan de Desarrollo de la Universidad mediante la definicin de un mapa orgnico de procesos y una estructura organizacional, la elaboracin del plan para la gestin del Sistema de Informacin y Tecnologa Informtica SITI y el plan para la asimilacin del cambio. Tomando como orientacin estratgica la innovacin en productos y/o servicios y mediante la utilizacin de una metodologa denominada Organizaciones Orientadas por Procesos Sistmicos OOPS, se elabor el Mapa Orgnico de Procesos, el cual es adoptado por el consejo Superior Universitario en el Acuerdo 354 del 29 de abril de 2008. El Mapa Orgnico de Procesos se considera como uno de los niveles dentro de la arquitectura del modelo de operacin para la Universidad y ha permitido determinar para la Institucin macroprocesos, sus articulaciones y su relacin con el contexto o Tringulo Esencial Institucional (TEI); consta de 7 procesos, cuatro de ellos a cargo de la operacin (misionales) y tres habilitadores, entendidos como propulsores de las competencias que distinguirn a la Universidad de Antioquia como protagonista de la estrategia conducente al ao 2016. En el mes de noviembre del ao 2008, se asigna un grupo de analistas de planeacin para la conformacin de un equipo de transformacin organizacional y administrativa, el cual se ha dedicado desde entonces a planificar la segunda etapa del proyecto denominada Transformacin Organizacional que incluye la
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adopcin de la estructura arquitectnica del modelo de operacin para la Universidad entregada en diciembre del ao 2007 por la primera etapa del proyecto SUGI. Dicha estructura ha sido revisada y refinada por el equipo de transformacin organizacional administrativa, el cual ha incorporado elementos complementadores del Mapa Orgnico de Procesos hacia el modelo de gestin integral tales como el modelo de gestin y el modelo de gobernabilidad, la propuesta del modelo de competencias para la asignacin de personas a los equipos de trabajo que operarn los nuevos procesos, la propuesta de estructura orgnica para viabilizar la direccin del modelo de operacin a nivel de macroprocesos y lneas decisionales, revisin y propuesta tcnica para la estructuracin de las reas de articulacin y la viabilizacin normativa de la adopcin a travs del Acuerdo Superior 365 del 28 de julio de 2009 que faculta al Rector para iniciar la adopcin de los macroprocesos haciendo las modificaciones a que se diere lugar dentro del marco legal vigente 2 Durante el ao 2009 el equipo de transformacin organizacional administrativa ha desarrollado sus actividades con miras hacia el entendimiento del verdadero significado del cambio que traer para la Universidad la adopcin del Mapa Orgnico de Procesos; es por sto que estructur una metodologa para la adopcin del Mapa con el fin de posibilitar el trnsito, de manera gradual, de un modelo de operacin con procesos aislados a un modelo de gestin integrado en la Universidad y as gestar la Universidad bajo condiciones de participacin colectiva por parte de los miembros de la comunidad Universitaria. Con el fin de ir adoptando los nuevos modelos propuestos conservando el orden metodolgico establecido para cada uno de los macroprocesos, se definieron actividades, tiempos requeridos y se estructur un plan general de transformacin en los componentes administrativo, cambio cultural y comunicaciones. A partir de este plan se conformaron planes detallados para cada macroproceso, iniciando
2
Resumen actividades desarrolladas ao 2009 equipo de transformacin organizacional.
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con el primer macroproceso a adoptar, el de Desarrollo Institucional. Cada plan cuenta con las siguientes etapas: refinamiento administrativo para el macroproceso, identificacin y preparacin de talento humano para el desarrollo de macroproceso, diseo de instrumentos y requerimiento de recursos, preparacin y ejecucin de la operacin. Al finalizar el ao 2009 se cuenta por parte del equipo de organizacional administrativa de los siguientes productos: Refinamientos del modelo de operacin: Caracterizacin del Mapa Orgnico de Procesos MOP, precisin sobre las reas de articulacin, ficha de caracterizacin del Macroproceso de Desarrollo Institucional, criterios para la articulacin de las Unidades Bsicas de Manejo (UBM), mapa de articulacin de las Unidades Bsicas de Manejo del Macroproceso de Desarrollo Institucional, banco de Proyectos de la Transformacin Organizacional, fichas de caracterizacin de recursos, propuesta para la identificacin de competencias, competencias por Unidades Bsicas de Manejo, fichas de caracterizacin del Banco de Proyectos para la adopcin del Macroproceso de Desarrollo Institucional. Refinamientos de los modelos de gestin y de gobernabilidad: Resultados de los Foros de Gobernabilidad 3P y 5P, fundamentos del modelo de gestin de la Universidad de Antioquia. Aprestamiento para la transformacin: Actores y roles para la transformacin organizacional, responsabilidad y autoridad de los equipos de la transformacin organizacional, Acuerdo Superior 354 del 29 de abril de 2008, Acuerdo Superior 365 del 28 de julio de 2009. Estructuracin del plan de transformacin: Plan General de la Transformacin Organizacional, Manual de adopcin del MOP para la Universidad de Antioquia. transformacin
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Macroproceso de Desarrollo Institucional: Plan de Adopcin del Macroproceso de Desarrollo Institucional. Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia
Debido a que en la Universidad de desarrolla la cultura de la calidad en algunas Dependencias, a que se ha venido implementado de manera aislada sistemas de gestin de calidad hasta lograr su certificacin y ante la inquietud de otras por trabajar en el tema; se crea mediante la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005, el Comit Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia, con funciones direccionadas bsicamente hacia la promocin, coordinacin, implementacin, mantenimiento, articulacin, evaluacin y mejora de los sistemas de gestin de la calidad en las unidades administrativas. Con la entrada del proyecto SUGI, que contempla la estructuracin de un modelo de gestin por procesos Institucional, dicho Comit pierde el enfoque inicial para el que fue creado y genera la necesidad de articular los esfuerzos en el tema de calidad a dicho proyecto. Posteriormente a la entrada en vigencia del Modelo MECI 1000:2005 en la Universidad, se propone que las temticas asociadas al tema de la calidad sean tratadas en el Comit Coordinador de Control Interno haciendo alusin a la Circular N1000-002-07 expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Posteriormente, en el ao 2008 se elabora un borrador de Acuerdo Superior Por el cual se actualiza y ampla la normatividad del Sistema de Control Interno y se integra el Comit Coordinador del Sistema de Control Interno con el Comit Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia, al cual se han realizado varias revisiones, pero a la fecha no ha sido presentado para su aprobacin. En el artculo 18 de este borrador de acuerdo superior, se describen entre otras, las siguientes funciones:
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Literal e. Establecer criterios, definir y coordinar mecanismos y estrategias, para la integracin de los Sistemas de Gestin de la Calidad implementados en las unidades administrativas, los laboratorios y todas aquellas dependencias o reas, hacia la implementacin del Sistema de Gestin Integral. Literal f. Proponer estrategias para el desarrollo del Sistema de Gestin Integral que permitan la articulacin del Sistema de Control Interno, los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como establezcan. La Universidad de Antioquia actualmente no cuenta con un sistema de gestin de la calidad nico, ni tampoco ha adoptado ningn modelo o referente para la implementacin del mismo. La ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, no obliga a la Universidad a implementar el sistema de gestin de la calidad ni a cumplir con los requisitos definidos en la Norma NTCGP 1000:2009 y queda a consideracin del Consejo Superior Universitario la adopcin de la misma. Sin embargo, el proyecto de transformacin organizacional que se desarrolla actualmente en la Universidad va en la bsqueda del diseo e implementacin de un modelo de gestin integrado, el cual estara estructurado por tres componentes: el modelo de operacin por procesos, el modelo de gestin y el modelo de gobernabilidad. Para los expertos en el tema de gestin de la calidad y de sistemas de gestin integral, el modelo de gestin que actualmente implementa la Universidad dentro del proyecto de transformacin organizacional, contiene la arquitectura general necesaria para poder cumplir con los requisitos definidos tanto en la Norma internacional ISO 9001 como en la Norma nacional NTCGP 1000, ambas normas referencian los requisitos para implementar un sistema de gestin de la calidad. Se recomienda que dentro del equipo de transformacin organizacional se cuente con la participacin de expertos en sistemas de gestin de la calidad y sistemas con otros Sistemas de Gestin que se
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de gestin integral, de tal manera que esto permita que el diseo detallado de los modelos de gestin arriba mencionados contengan los elementos requeridos para cumplir los requisitos referenciados en las normas para sistemas de gestin de la calidad y porque no para la adopcin a futuro de otros modelos o normas aplicables a otros sistemas de gestin, como es el caso de la Norma ISO 14001 para la gestin ambiental, la Norma OHSAS 18001 para la seguridad y salud ocupacional, la gua ISO 26000 de responsabilidad social, la Norma ISO/IEC 20000 para la gestin de servicio de tecnologa de la informacin y ISO/IEC 27001 para sistema de gestin de seguridad de la informacin. Lo anterior permitira que el modelo de gestin integrado de la Universidad est diseado de tal manera que sea capaz de dar respuesta a los requisitos de estos sistemas de gestin, no mirados necesariamente desde la ptica de la certificacin de ellos, sino como referentes internacionales validados y que se han constituido en mejores prcticas. Sistema de Control Interno al
La Universidad de Antioquia, como organizacin pblica, ha estado atenta
desarrollo constitucional del Sistema de Control Interno, y en virtud de ello, contempl en el Estatuto General (Acuerdo Superior 1 de 1994), artculo 111, que Corresponde a la mxima autoridad de la Institucin la responsabilidad de establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno segn la Ley. Este Sistema debe adecuarse a la naturaleza, la estructura y la misin de la Universidad. En concordancia con lo anterior, el Rector en Acta de Compromiso con el Control Interno, del 29 de julio de 2005, comprometi a la Institucin con el diseo, implementacin, seguimiento y evaluacin del Control Interno y convoc a los niveles directivo, ejecutivo y todos los servidores pblicos a poner en marcha los mtodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la misin de la Universidad. 3
3
Resolucin Rectoral 27137 de diciembre 5 de 2008
38
Posteriormente, luego de que la presidencia de la repblica adoptara el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, en el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno, la Universidad de Antioquia, mediante Resolucin Rectoral 21862 del 20 de diciembre de 2005, adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y a travs de la Resolucin 22639 del 22 de junio de 2006, el respectivo Manual de Implementacin, en lo que no fuera contrario a la autonoma universitaria. El cumplimiento a las anteriores disposiciones se hace oficial mediante la Resolucin Rectoral 27137 de diciembre de 2008, en la cual el Rector de la Universidad de Antioquia declara diseado e implementado el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Como prueba del mejoramiento y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, la Oficina de Control Interno, con base en las directrices que en esta materia expide cada ao el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, ha realizado la Evaluacin del Sistema de Control Interno mediante el reporte del Informe Ejecutivo Anual y es as como desde el ao 2006 ha mostrado un mejoramiento en los resultados obtenidos, as: en el ao 2006 el 52%, en el ao 2007 el 60% y en el ao 2008 el 97.86%. La Alta Direccin de la Universidad, en compromiso con la implementacin de los planes de mejoramiento propuestos a partir de los resultados de cada evaluacin ha dado continuidad al proyecto, orientado por el Equipo de Apoyo al mejoramiento y sostenibilidad del MECI 1000:2005.
Responsabilidad Social
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En la Universidad de Antioquia han existido iniciativas relacionadas con el tema de responsabilidad social desde algunas facultades y se han desarrollado proyectos de manera aislada. Hacia el mes de septiembre del 2009, la Vicerrectora de Extensin conforma el Grupo Interdisciplinario de Responsabilidad Social, el cual fue presentado formalmente al Comit Rectoral a finales del mes de noviembre y recientemente ante el Comit Acadmico de la Universidad. Este Comit fue creado con el fin de promover la calidad tica y la sostenibilidad del desempeo universitario, mediante la articulacin y divulgacin de la produccin que en docencia, investigacin y extensin realiza la Universidad de Antioquia en el mbito de la Responsabilidad Social, con el propsito de proporcionar claridad conceptual y generar las polticas, estrategias e indicadores universitarios en la materia. Participan en este grupo las Facultades de Comunicaciones, Educacin, Ingeniera y Ciencias Econmicas, la Escuela de Microbiologa, el Instituto de Filosofa, el Departamento de Trabajo Social y el Programa IDA (Programa multidisciplinario de integracin docente asistencial) bajo la coordinacin de la Vicerrectora de Extensin. El reto actual del grupo lo constituye la articulacin de polticas y prcticas institucionales de responsabilidad social, el cual esperan lograr mediante la implementacin de acciones relacionadas con las actividades de fortalecimiento de la claridad conceptual sobre la responsabilidad social, la transformacin de la Universidad de Antioquia en un organismo consultivo en Polticas Pblicas de Responsabilidad Social y el acompaamiento a las directivas universitarias en la inclusin del componente de Responsabilidad Social en las lneas de actuacin de la Universidad; tambin se tiene considerada la participacin en el ajuste final y lanzamiento de la Gua ISO 26000. Comit Tcnico ICONTEC.
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Seguridad y salud ocupacional
Referente a la adopcin por parte de la Universidad de un modelo de gestin que permita armonizar los requisitos existentes en seguridad y salud ocupacional, se nos inform desde el Departamento de Seguridad Social que en el ao 2005 se realiz por parte de la Aseguradora de Riesgos Profesionales SURATEP, el Diagnstico OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, con el fin de evaluar, a la fecha, el estado de cumplimiento de la norma NTC OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). El diagnstico se desarroll para los procesos educativos desarrollados en la ciudad universitaria y no incluy la totalidad de las verificaciones en campo ni entrevistas al personal operativo. Los siguientes son los resultados obtenidos frente al grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma de referencia.
NOMBRE POLITICA PLANIFICACION PARA LA IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y CONTROL DE RIESGOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS OBJETIVOS PROGRAMA DE GESTION EN S&SO ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACION Y COMPETENCIA CONSULTA Y COMUNICACIN
CRITERIO 4.2.
PUNTOS POSIBLES 20
PUNTOS REALES 14
CALIFICACIN 70%
PONDERADO 5%
4.3.1.
26
11
42%
4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4.1.
8 18 10 10
1 0 4 4
13% 0% 40%
35%
35% 40%
4.4.2. 4.4.3.
14 12
2 7
14% 58%
41
NOMBRE DOCUMENTACION CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS CONTROL OPERATIVO PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS MEDICION Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEO ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS REGISTROS Y ADMINISTRACION DE REGISTROS AUDITORIA REVISION POR LA GERENCIA PUNTAJE TOTAL
CRITERIO 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7.
PUNTOS POSIBLES 4 12 10 16
PUNTOS REALES 2 11 8 6
CALIFICACIN 50% 92% 80% 38%
PONDERADO
4.5.1.
12
50%
4.5.2.
12
58% 20%
4.5.3. 4.5.4. 4.6.
10 18 16 228
8 0 0 91
80% 0% 0% 43% 5% 100%
Se obtuvieron las siguientes calificaciones: Promedio simple: 43% Promedio ponderado: 35.7% Desde el Departamento de Seguridad Social se inform que aunque por ahora no se tiene proyectada la implementacin de esta norma, dentro del sistema de gestin de calidad de la Vicerrectora Administrativa se tienen procedimientos documentados que dan cumplimiento a algunos de los requisitos de este estndar. Sistema de Gestin Ambiental
En el ao 1990 mediante la Resolucin Rectoral 0741 del 14 de agosto, se crea el Comit Ambiental de la Universidad de Antioquia y a partir del ao 2001 se viene 42
tratando de estructurar el Sistema Gestin Ambiental; inicialmente, mediante la Resolucin Rectoral 14672 del 5 de mayo se crea una Comisin para estructurar el Sistema, posteriormente mediante Acuerdo Superior 288 del 12 de abril de 2005 (derogado por el Acuerdo Superior 351 de enero 29 de 2008) se estructura el Sistema Gestin Ambiental y se establece la Poltica Ambiental para la Universidad de Antioquia. Adicionalmente, mediante la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005 que crea el Comit Institucional de Gestin de la Calidad, se establece como una funcin de ste: Servir de vnculo entre los Sistemas de Gestin de la Calidad certificados y la Comisin creada para estructurar el Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de la Universidad de Antioquia, as como con otros Sistemas de Gestin que se establezcan. Actualmente, y a pesar de que la Universidad mediante los anteriores actos administrativos ya mencionados ha demostrado su propsito de contribuir con la estructuracin de un Sistema de Gestin Ambiental a nivel institucional, hoy se cuenta nicamente con la operacin del Comit Operativo para el Manejo Integral de los Residuos, creado mediante la Resolucin Rectoral 14671 de Mayo 22 de 2001. Algunos de los retos planteados por el Comit son: Realizar el diagnstico ambiental en la Universidad, disear y mejorar de manera continua el Plan de Manejo Integral de Residuos Slidos y velar por su ejecucin, realizar campaas de capacitacin peridicas y elaborar informes y reportes a las autoridades de vigilancia y control. Hoy se tienen logros importantes como la disminucin de la tasa de aseo y el mejoramiento de la educacin ambiental de la comunidad universitaria en general; se han divulgado protocolos sobre el manejo de residuos slidos, se tiene un manejo integrado de plagas y se ha trabajado en el ahorro de agua potable.
43
Cabe resaltar los esfuerzos que en el tema ambiental viene realizado la Facultad de Medicina, en la cual se ha conformado el Grupo Administrativo de Gestin Ambiental y Sanitaria GAGA, el cual cumple la funcin de ente integrador de los diferentes comits de la Facultad (Bioseguridad, Emergencias, Calidad, Subcomisin de Espacio Fsico y Grupo Gestor para Buenas Prcticas Clnicas), para trabajar de manera eficiente en torno al objetivo comn de mejorar la infraestructura fsica, la calidad de los servicios de la Facultad y el bienestar de la comunidad universitaria4. Autoevaluacin del Sistema Universitario de Extensin
La Universidad desde finales del ao 2008 viene construyendo una propuesta para la autoevaluacin del Sistema Universitario de Extensin, mediante el cual se pueda realizar la redefinicin de indicadores, el acopio y anlisis de informacin de los resultados de la gestin de extensin en cerca de treinta temticas especficas, as como el contacto con especialistas nacionales e internacionales, que dio lugar a la creacin de la Ctedra Abierta de Extensin de la cual se nutre el proceso de autoevaluacin que tiene como finalidad contar con los insumos para la acreditacin de la Universidad en el ao 2012, as como la evaluacin con pares internacionales que le permitan a la Universidad fortalecer la extensin con referentes de calidad en el mbito global. Es de destacar igualmente el papel de excelencia demostrado por la Universidad en los indicadores SUE del Ministerio de Educacin Nacional, en los cuales, ao tras ao, la Universidad mostr su mejoramiento continuo y se constituye hoy, en la mejor universidad del Sistema Universitario Estatal en materia de Extensin. Dichos indicadores se han ampliado a partir del ao 2009, a otras reas antes no contempladas en el sistema como la gestin tecnolgica, la cultura, entre otros, que permitirn mostrar los desarrollos institucionales en la materia.
4
Boletn informativo Facultad de Medicina, edicin No.135 de Septiembre de 2009.
44
5.2.8.2
Lnea estratgica Docencia. Temtica: Calidad en el Pregrado y Posgrado.
C A L ID A DE NE LP R E GR A D O A c red ita c ind eP r og r a m a sA c a d m ic os

72 (100% ) Informacin vigente a noviembre de 2009
48 de 72 (67% ) 42 de 48 (87.5% ) 25 de 48 (52% ) 6 de 48 (12.5% )
T otal Prog ramas de Preg rado
Prog ramascon acreditacin inicial
Prog ramas reacreditados
Prog ramascon certificad o de acreditacin vig ente
Prog ramas s in certifica d o de acreditacin vig ente
AC R E D IT AC IONE SVIGE NT E S P rog ra m a sdeP reg ra do UdeA

;0
Acreditacin vigente; 42 Programas no acreditados; 24 (33% ) Programas acreditados; 48 (67% )
Acreditacin vencida; 6
Comentarios: Para el desarrollo del diagnstico slo se tuvieron en cuenta los programas presenciales-activos ofrecidos en la Sede Medelln y no se tuvieron en cuenta las tecnologas. Estos son los 72 programas que aparecen al grfico anterior.
45
De los 72 programas de pregrado presenciales-activos ofrecidos en la Sede Medelln, actualmente se encuentran 42 (58%) de ellos con acreditacin vigente.
En la pgina web del CNA (Consejo Nacional de Acreditacin) aparecen 44 programas publicados como acreditados, la razn para considerar slo 42 en este informe es que en la pgina web se tiene publicada doble informacin para el programa Ingeniera Electrnica, el Coordinador del programa opina que una de ellas puede ser sobre la renovacin del registro calificado (se envi consulta al CNA pero no se obtuvo respuesta); la otra diferencia es en el programa de Nutricin y Diettica, ste aparece publicado en la pgina web a pesar de que su certificado de acreditacin est vencido.
Segn se nos inform desde la oficina de Admisiones y Registro, los programas no acreditados son programas muy antiguos que se cerrarn cuando los alumnos actualmente inscritos culminen los estudios.
La licenciatura en Educacin Bsica con nfasis en Ciencias Naturales y Educacin Ambiental no aparece en el listado de programas acreditados del CNA y cuenta con acreditacin vigente segn Resolucin 6670 de Octubre 30 de 2006 por 7 aos; desde la facultad se envi solicitud de correccin a esa entidad.
46
CAL ID ADEN EL POS GRAD O

Autoeva lua cin y E valua cin de P rog ra m a s
155 (100% )
95 (61% )
22 (14% ) 2 (1% )
Total program as de posgrado Autoevaluacin en proc eso Autoevaluacin culm inada
7 (5% )
Listos para evaluacin por pares nacionales
20 (13% )
9 (6% )
Informacin vigente a noviembre de 2009
Evaluacin por pares nacionales culm inada
Evaluados por pares internacionales
Sin iniciar proceso
Comentarios: En la Universidad se ofrecen actualmente 155 programas de posgrado. El grfico muestra la cantidad y el porcentaje de programas que se encuentran a la fecha de este estudio en las diferentes etapas de autoevaluacin y evaluacin. De los 155 programas de posgrado de la Universidad, 60 (39%) de ellos se encuentran en alguna de las etapas de autoevaluacin y evaluacin y 95 (61%) estn sin iniciar el proceso. Adjunto a este informe se entrega un CD con la informacin consolidada en Excel, donde se muestra de manera detallada el nombre de los programas por Unidad Acadmica y la etapa en que se encuentran. Actualmente en Colombia el proceso de autoevaluacin y evaluacin de programas de posgrado es de carcter voluntario y no tiene lineamientos aprobados para su aplicacin; a la fecha existe un documento en discusin publicado por el CNA denominado Lineamientos para la acreditacin de alta
47
calidad de programas de maestra y doctorado, el cual es liderado por la Universidad de Antioquia.
5.2.8.3
Lnea estratgica Investigacin. Temtica: Clasificacin Grupos de Investigacin por Colciencias.
INV ES TIGACIN
GruposdeInvestig ac in Universida ddeAn tioquia
255(100%)
31(12%)
51 (20%) 25 (10%)
41 (16% )
53 (21% ) 3 (1%)
51(20%)
Grupos de Investigacin UdeA
Categora A1
Categora A
Categ ora B
Categ ora C
Categora D
Sin clasificar por Colciencias
Otros grupos en la UdeA
Comentarios: En COLCIENCIAS figuran 204 grupos de investigacin clasificados y que se presentaron en la ltima convocatoria del ao 2008 y cuyos resultados fueron publicados en el mes de junio del 2009. En la Universidad existen adems otros 51 grupos que no aparecen clasificados en COLCIENCIAS. No fue posible consolidar informacin referente al tema de la calidad de la totalidad de los grupos de investigacin, pues no se cuenta con una base de datos con ubicacin y telfono de los lderes de los grupos, se alcanz solamente a adelantar parte de la consecucin de estos ltimos datos.
48
Se visitaron 49 grupos de investigacin en sus respectivos laboratorios; la siguiente es la relacin de la participacin de algunos de ellos en procesos de calidad:
SGC BASADO EN LA NORMANTCISO 9001:2009 1 13 1 0 15 SGC BASADO EN LA NORMA NTC ISO/IEC 17025 1 1 0 2 4
ETAPA En etapa de planeacin En etapa de documentacin En etapa de implementacin Certificado o Acreditado Total/SGC
TOTAL/ETAPA 2 14 1 2 19
De los 49 laboratorios visitados donde operan grupos de investigacin, 17 (35%) se encuentran en alguna de las etapas de implementacin del sistema de gestin de calidad y 2 de ellos (4%) se encuentran acreditados. Cabe destacar el Grupo de Investigacin Alimentacin y Nutricin Humana, que estando netamente dedicado a la investigacin, ha iniciado el proceso de implementacin de un sistema de gestin de calidad bajo la Norma NTC-ISO 9001:2009. Los dems grupos que han iniciado este proceso, adems de desarrollar la investigacin, ofrecen servicios de extensin actualmente.
49
5.2.8.4
Lnea estratgica Extensin. derechos de autor.
Temticas: Patentes, marcas y
PAT E NT E S , MAR CAS Y D E R E CH OS D E AUT OR Univers ida d de Antioquia
21 14 4
Patentes
Marcas
Derecho de Autor
P ATENTES , MARC ASY DEREC HOSDEAUTORC ONC EDIDAS YENTRMITE Un iversid add e An tioq u ia
17 10 4 4 4
Patentes concedidas
Patentes en trm ite
Marcas concedidas
Marcas en trm ite
Derechos de autor concedidos
Comentarios: La Universidad cuenta hoy con el Manual de Patentes, Gua de Propiedad Intelectual y Patentes para Gestores Tecnolgicos e Investigadores de la Universidad. Este manual fue elaborado por el Programa Gestin Tecnolgica adscrito a la Vicerrectora de Extensin y se considera como un complemento al Estatuto de Propiedad Intelectual (Resolucin Rectoral 21231de 2005).
50
De acuerdo con el Manual de Patentes, Gua de Propiedad Intelectual y Patentes para Gestores Tecnolgicos e Investigadores de la Universidad, se define:
Patente: Certificado que otorga el Gobierno de un pas, en el cual se le reconoce al titular de la patente que ha realizado una invencin y, por lo tanto, le pertenece, dndole por un tiempo determinado el derecho exclusivo de impedir que terceras personas, sin su consentimiento, exploten, comercialicen o produzcan su invencin en el territorio en el cual se obtuvo la proteccin. Marca: Es todo signo perceptible capaz de distinguir en el mercado los productos o servicios producidos o comercializados por una persona, de los productos o servicios idnticos o similares de otra persona. Derechos de autor: Es la rama de la Propiedad Intelectual mediante la cual se otorga un reconocimiento al autor de obras literarias, cientficas y artsticas. Protege exclusivamente a la forma de expresin de una idea y no a la idea misma.
Adjunto a este informe se entrega un CD con la informacin consolidada en Excel, donde se muestra de manera detallada su descripcin, la informacin del certificado y la Unidad a la cual est adscrita la patente, marca o derecho de autor.
51
5.2.8.5
Lnea estratgica Extensin. Temtica: Calidad en los servicios de salud.
S istem aOblig a toriodeGa ra ntade laC a lida den S a lud

La bora toriospres tadoresde s ervic ios de s a lud Univers ida d de Antioquia 20 (100% ) 16 (80% )
4 (20% )
Total laboratorios prestadores de servicios de salud habilitados
PAMEC im plementado
PAMEC en proceso de im plem entacin
Comentarios: Todos los laboratorios prestadores de servicios de salud visitados tienen el distintivo que entrega la DSSA al momento de registrar sus servicios, el cual constituye la habilitacin para prestar el servicio y compromete al laboratorio a garantizar unas condiciones mnimas de seguridad, de manejo del riesgo y de dignidad para los usuarios, sin las cuales no se pueden ofrecer ni contratar los servicios de salud. El Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad en Salud (Decreto 1011 de 2006) considera otros dos aspectos: "Sistema nico de Acreditacin" y "Sistema de Informacin para la Calidad"; el primero se implementa a nivel de IPS y actualmente lo est haciendo la IPS Universitaria; sobre el segundo aspecto, se manifest por parte de algunos funcionarios entrevistados que no se tiene conocimiento sobre cmo implementarlo, y actualmente no es exigencia de la DSSA.
52
La evidencia de implementacin del PAMEC en los 4 laboratorios que prestan servicios de salud, se tiene a travs de las auditoras realizadas por el ICONTEC. De acuerdo al estudio de campo realizado se pudieron percibir los siguientes riesgos: El proceso en la DSSA sobre la habilitacin para las entidades prestadoras de servicios cuenta con un riesgo: que los prestadores ofrezcan sus servicios sin garantizar el cumplimiento de los requerimientos de la DSSA, pues se registran ante la DSSA llenando un formulario donde presentan el PAMEC y se comprometen a cumplir con lo dispuesto en l, pero la visita de la DSSA para verificar su cumplimiento se puede demorar aos, atienden por quejas o urgencias. No se tiene un responsable designado para hacerse cargo del proceso de habilitacin de los laboratorios prestadores de servicios de salud ante la DSSA; la Universidad cuenta con una persona que ha asumido esta funcin para la etapa inicial del proceso, pero no hay un responsable para hacer seguimiento y asegurar la permanente actualizacin de los servicios, as como la implementacin del PAMEC en cada laboratorio. Cierre de los servicios en laboratorios de salud de la Universidad por no cumplir con los requisitos legales en cuanto a implementacin del PAMEC y actualizacin de sus servicios ante la DSSA.
53
5.2.8.6
Lnea estratgica Extensin. Temtica: Calidad de los procesos de centros o grupos de extensin.
C AL IDADDEL OSP ROC ES OSDEC ENTROS O GRUP OSDEEXTENS IN

S IS T E MA DEGE S T I NDECALIDADB AJOLA N O R MA N T C-IS O900 1:2 0 09 La bora toriosUnivers ida ddeAnt ioqu ia
96 (100% )
51 (53% ) 37 (39% ) 2 (2% )

Total laboratorios visitados Sin iniciar proceso En etapa de documentacin En etapa de implementacin
6 (6% )
Certificado
Comentarios: Para el anlisis de los laboratorios se tom como base la informacin sobre la ubicacin fsica de stos entregada por el Departamento de Sostenimiento. Se visitaron los 198 laboratorios de la base de datos, en 53 de ellos no se pudo obtener informacin por estar cerrados en el momento de la visita (se hicieron varias visitas y siempre se encontraron cerrados), 49 de ellos (includos los que estn ubicados en la SIU) hacen parte de los grupos de investigacin y para propsitos de este estudio se consideraron dentro de la temtica investigacin, por ser sta su actividad principal; por lo tanto, para efectos del proyecto, se hizo el anlisis en los 96 laboratorios restantes.
54
CALID ADEN LOSLAB OR AT OR IOS DE INS PECCIN, ME DICIN O ENS AYO

S IS T E MA DEGE S T IO NDECALIDADB AJOLA NOR MA NT CIS O/IE C17 02 5 Labora toriosUnivers ida ddeAntioqu ia
62 (100% ) 54 (87% )
3 (5% )
1 (2% )
En etapade implementacin
4 (6% )
Laboratorios acreditables
Sin iniciar proceso
En etapade documentacin
Acreditado
Nota: Se consideran laboratorios acreditables bajo la Norma NTC ISO/IEC 17025, aquellos que en el desarrollo de sus actividades prestan servicios externos que involucran la realizacin de pruebas, ensayo o mediciones. Comentario: Es posible que existan otros laboratorios acreditables en la Universidad, diferentes a los 62 aqu relacionados, lo anterior se debe, como ya se dijo en el prrafo anterior, a que no fue posible realizarles la entrevista. Los 62 laboratorios estn adscritos a diferentes unidades acadmicas, informacin que se encuentra adjunta a este informe y en medio magntico (anexo 10). Se observa que 54 (85%) de los 62 laboratorios acreditables de la Universidad, no han iniciado procesos de implementacin de sistemas de gestin de la calidad. En este grfico no estn relacionados aquellos laboratorios que han iniciado procesos de implementacin dentro del proyecto certificacin y acreditacin de laboratorios liderado por el profesor Nelson Orozco, stos se relacionaron en el grfico anterior a ste, ya que los avances a la fecha se han hecho en la implementacin de la Norma ISO 9001. 55
S IS T E MA DEGE S T I NDECALIDADB AJOLA NO R MA NT C-IS O900 1:2 0 09 Unida desAca dm ic a sUnivers ida ddeAn tio quia
C AL IDADDEL OSP ROC ES OSEN L OSP RINC IP A L ES C ENTROS OGRUP OS DE EXTENS IN
24 (100% ) 19 (79% )
2 (8% )
1 (4% )
1 (4% )
1 (4% )
Total principales grupos de extensin
Sin iniciar proceso
En etapa de planeacin
E n etapa de documentacin
En etapa de im plementacin
Certificado
Nota: La recopilacin de informacin que origin el grfico anterior se hizo slo en los principales centros o grupos de extensin de la UdeA, del tipo CESET de la Facultad de Ingeniera o el Centro de Extensin del Instituto de Educacin Fsica. No fue posible identificar todos los subgrupos que se conforman dentro de cada unidad acadmica y la informacin de stos no est centralizada en el grupo principal. No obstante se listan a continuacin otros grupos, servicios o unidades que dependen de los centros de extensin de las facultades o directamente de la facultad, en los cuales se han iniciado procesos de implementacin de sistemas de gestin de la calidad:
FACULTAD
GRUPO, CENTRO, UNIDAD O SERVICIO DE EXTENSIN Grupo Regional ISO DRAI (Departamento de Recursos de Apoyo e Informtica) Centro de Simulacin Unidad de Fotodermatologa
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001 EN ETAPA DE DOCUMENTACIN CERTIFICADO X X X X
Facultad de Ingeniera
Facultad de Medicina
56
FACULTAD
GRUPO, CENTRO, UNIDAD O SERVICIO DE EXTENSIN
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001 EN ETAPA DE DOCUMENTACIN X X CERTIFICADO
Facultad de Medicina
Servicio de Vacunacin Central de esterilizacin
Nota: Es posible que a la fecha de este diagnstico otros centros o grupos de extensin estn iniciando procesos de implementacin de sistemas de gestin de la calidad y no se vean aqu representados, seguramente debido a la dificultad que se tuvo en la identificacin de los grupos que existen al interior de las facultades y a su ubicacin fsica. 5.2.8.7 Lnea estratgica Administrativo. procesos administrativos. Temtica: Calidad de los
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001 UNIDADES ADMINISTRATIVAS Dependencias Dependencias Dependencias Dependencias sin iniciar en etapa de en etapa de con procesos proceso de documentacin implementacin certificados implementacin X X X X X
Rectora Vicerrectora General Secretara General Vicerrectora de Docencia Vicerrectora de Docencia (Oficina de Admisiones y Registro) Vicerrectora de Docencia (Sistema Bibliotecas) Vicerrectora Investigacin de
X X X X
Vicerrectora de Investigacin (Direccin Administrativa de la SIU) Vicerrectora de Extensin
57
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001 UNIDADES ADMINISTRATIVAS Dependencias Dependencias Dependencias Dependencias sin iniciar en etapa de en etapa de con procesos proceso de documentacin implementacin certificados implementacin X X X X X X X X X 11 1 0 5
Vicerrectora de Extensin (Programa de Gestin Tecnolgica) Vicerrectora Administrativa Direccin de Asesora Jurdica Direccin de Bienestar Universitario Direccin de Control Interno Direccin de Planeacin Direccin de Posgrados Direccin de Regionalizacin Direccin de Relaciones Internacionales Total: 17
Comentario: Se observa que 11 (65%) de las 17 Unidades Administrativas que aparecen relacionadas en el portal de la Universidad, no han iniciado procesos de implementacin de sistema de gestin de la calidad (SGC). Se resalta el hecho que la Vicerrectora Administrativa, la cual agrupa varios departamentos, tiene implementado y certificado un SGC desde hace 9 aos, el cual sigue manteniendo y mejorando continuamente. Es posible que en la actualidad algunas Unidades Administrativas estn a la espera de la implementacin del modelo de gestin integral de la Universidad, el cual est siendo diseado y construido por el equipo de transformacin organizacional y que a la fecha cuenta con un producto esencial, que es el mapa orgnico de procesos (MOP). Sobre ste la Universidad tendr una transformacin organizacional hacia el enfoque basado en procesos, donde varias
58
Unidades Administrativas estarn articuladas a uno o varios macroprocesos del MOP. No se encuentran aqu relacionadas, como Unidades Administrativas, las actividades de tipo administrativo que se ejecutan en las facultades. Es posible considerar cada facultad como una Unidades Administrativa que bien podra implementar un SGC para la adecuada gestin de sus procesos. A la fecha slo la Facultad de medicina ha iniciado con este proceso. 5.3 ETAPA 3: REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROYECTO
El seguimiento al desarrollo del proyecto se realiz de acuerdo con lo planificado en el Plan de Trabajo, mediante la revisin peridica por parte de los directivos del Equipo de Apoyo MECI y la coordinacin del convenio. El proyecto cont con varias reuniones de coordinacin y seguimiento entre el Equipo de Apoyo MECI y el Grupo Regional ISO, de estas reuniones quedaron como evidencia actas e informes parciales, en algunas ocasiones se presentaron informes al Comit Coordinador de Control Interno.
5.4
ETAPA 4: REALIZAR AJUSTES NECESARIOS
Una vez presentado el informe final al Equipo de Apoyo MECI y al Comit Coordinador de Control Interno es posible que este diagnstico requiera de algunos ajustes y detalles, como as mismo de la ampliacin del alcance del mismo, ya que este se considera como un diagnstico tipo inventario, el cual da unos elementos mnimos para generar acciones o un plan de trabajo.
59
CONCLUSIONES
La modernizacin acadmico-administrativa que propone una transformacin organizacional hacia un modelo de gestin integral y que cuenta ya con productos como el Mapa Orgnico de Procesos, sera quien pueda propiciar la adopcin de un modelo de gestin referente para la implementacin de un sistema de gestin integral para la Universidad en bsqueda de la eficacia, eficiencia y efectividad en sus procesos administrativos, acadmicos, de investigacin y de extensin. La mayora de las unidades acadmico administrativas que cuentan con sistemas de gestin de la calidad implementados, no cuentan con un software para la administracin, control y seguimiento del mismo, dichas actividades se realizan de manera manual, en archivos de office. A pesar de que el nmero de personas que participaron en la elaboracin de la encuesta, es poco significativo para la poblacin universitaria, pero al mismo tiempo conociendo que los que respondieron la encuesta son funcionarios responsables de procesos claves en la universidad; llama la atencin que slo el 50% de ellos considera que en la universidad se trabaja con calidad. Los encuestados propusieron 23 atributos necesarios para la prestacin de un servicio con calidad en la Universidad de Antioquia, siendo 8 de ellos los que representan el 56% del total: atencin/satisfaccin al usuario, pertinencia, oportunidad, responsabilidad, conciencia de lo pblico/proyeccin social, sentido de pertenencia, eficiencia y Caractersticas de calidad definidas en el estatuto y derivadas de la implementacin de SGC en la UdeA. Dos (2) de los ocho (8) representan el 21% del 56%, ellos son: sentido de pertenencia y eficiencia. El primero tiene relacin con la presencia o ausencia de gobernabilidad y la actitud
60
positiva o negativa manifiesta; el segundo tiene relacin con el uso ptimo de los recursos.
Se relacionan algunas conclusiones a manera de limitantes que tuvo el proyecto en su desarrollo del mismo: No se cont con las personas que inicialmente se haba requerido para la ejecucin de actividades de tipo operativo. Se requeran para el buen desarrollo del mismo al menos una persona con el mismo perfil del Analista adscrito al diagnstico. De la Oficina de Planeacin no enviaron la persona que haba prometido. Al no contarse con informacin consolidada y actualizada sobre los laboratorios de la UdeA (slo base de datos del Departamento de Sostenimiento en cuanto a ubicacin fsica de ellos), se tuvieron que recorrer la totalidad de ellos para obtener informacin sobre su coordinador, telfono, misin, implementacin de SGC. Falta de identificacin fsica de los laboratorios; muchos no tienen el nombre expuesto ni su nomenclatura. No contar con una base de datos sobre todos los grupos que realizan actividades de extensin en la UdeA (actualmente se trabaja en su conformacin). En el momento de recoleccin de la informacin las pginas web de la mayora de las facultades contenan informacin desactualizada o incompleta, sobre temas como programas vigentes, laboratorios, grupos de
61
investigacin, grupos de extensin; lo que requiri consultar por otros medios y hacer revisin permanente de las pginas web. No contar con una base de datos actualizada sobre grupos de investigacin requiri depurar la publicada por Colciencias, ya que la suministrada por Vicerrectora de Investigacin mostraba diferencias con la anterior en la asignacin de nombres de los grupos. No fue posible consolidar informacin referente al tema de la calidad de los grupos de investigacin, pues no se cuenta con una base de datos con ubicacin y telfono de los lderes de los grupos, se alcanz solamente a adelantar parte de la consecucin de estos ltimos datos. La falta de centralizacin de la informacin referente a capacitacin en temas de calidad, no permiti tener conocimiento de cuntos servidores de la universidad se han capacitado sobre este tema. De 20 encuestas que fueron enviadas a personas claves de la UdeA en lo relacionado con el tema objeto del diagnstico, slo se respondieron 12. Por peticin de personas entrevistadas durante la recopilacin de la informacin, se relaciona estos dos comentarios: El grupo de investigacin Inmunomodulacin es uno de los muchos grupos de la Universidad sin espacios fsicos, funciona en los laboratorios que le faciliten algn espacio. El Laboratorio Anlisis de Residuos de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales en 20 aos que lleva funcionando, nunca ha recibido apoyo de la Universidad (Vicerrectora de Extensin), por eso considera que mucho menos les darn recursos para implementar un SGC.
62
Se relacionan algunas conclusiones a manera de fortalezas que tuvo el proyecto en el desarrollo del mismo: La mayora de personas entrevistadas en los laboratorios de la Universidad y que no tienen implementado un SGC, muestran inters en participar de estos procesos y aseguran que si no lo hacen es por falta de recursos. La disposicin de las personas para brindar la informacin requerida en el desarrollo del estudio. Conformacin de grupos al interior de la UdeA para trabajar sobre el tema de calidad (GAGA, CCCI, Equipo de Transformacin Organizacional, entre otros). El compromiso del Grupo Regional ISO, el cual se evidenci en la colaboracin para conseguir un monitor de la Facultad de Ingeniera para colaborar en la ejecucin de tareas operativas. El compromiso de los integrantes del Equipo MECI en el desarrollo de las actividades, as como en la actitud demostrada de manera permanente durante el desarrollo del estudio.
63
RECOMENDACIONES
Con base en los resultados de este estudio y a partir de las diferentes temticas en la cuales se clasific el mismo, se recomienda hacer un comparativo con indicadores nacionales e internacionales para escalafonar la Universidad.
La implantacin de un modelo de gestin integral como el diseado por el proyecto de transformacin organizacional, requiere de unos tiempos para la adopcin y verificacin que no necesariamente requieren de la espera de todos los procesos y unidades que deseen iniciar con la implementacin de buenas prcticas en gestin organizacional. Es posible que estos adelantos sean un valor agregado para cuando se de la articulacin.
Se recomienda que dentro del equipo de transformacin organizacional se cuente con la participacin de expertos en sistemas de gestin de la calidad y sistemas de gestin integral, de tal manera que sto permita que el diseo detallado de los modelos de gestin arriba mencionados contengan los elementos requeridos para cumplir los requisitos referenciados en las normas para sistemas de gestin de la calidad y porque no para la adopcin a futuro de otros modelos o normas aplicables a otros sistemas de gestin, como es el caso de la Norma ISO 14001 para la gestin ambiental, la Norma OHSAS 18001 para la seguridad y salud ocupacional, la gua ISO 26000 de responsabilidad social, la Norma ISO/IEC 20000 para la gestin de servicio de tecnologa de la informacin y ISO/IEC 27001 para sistema de gestin de seguridad de la informacin. Lo anterior permitira que el modelo de gestin integrado de la Universidad est diseado de tal manera que sea capaz de dar respuesta a los requisitos de estos sistemas de gestin, no mirados necesariamente desde la ptica de la certificacin de
64
ellos, sino como referentes internacionales validados y que se han constituido en mejores prcticas. Los factores y caractersticas contenidas en los lineamientos para la acreditacin institucional deberan ser los componentes rectores en la implementacin del modelo de gestin integral, toda vez que estos incluyen y en ellos confluyen todos los prerrequisitos para tener calidad como institucin universitaria, que se complementan y relacionan con los requisitos de estndares nacionales e internacionales de la calidad. Se recomienda darle relevancia, destinar recursos y formalizar los procesos de implementacin de los sistemas de gestin en la temticas de: calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional, calidad en laboratorios; de tal manera que se diseen e implanten dichos sistemas, los cuales a la vez deben cumplir con los requisitos de normas nacionales e internacionales y que de manera paralela con este diseo, se articulen al MOP como elemento referente en la creacin del Modelo de Gestin Integral de la Universidad. Para una siguiente fase de este estudio se debe contemplar el anlisis de los resultados obtenidos en los exmenes de Calidad de la Educacin Superior (ECAES), con el fin de conocer el nivel de calidad acadmica de la Universidad y de los estudiantes de ltimo semestre. Este anlisis no se elabor ya que recientemente se presentaron las pruebas y no se han publicado los resultados.
65
ANEXOS ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 ANEXO 7 ANEXO 8 ANEXO 9 ANEXO 10 Metodologa proyecto Plan de trabajo Instrumentos para la recoleccin de la informacin Contexto UdeA Instancias de participacin Normograma Correlacin entre modelos de gestin Encuesta pregunta 7 Encuesta pregunta 11 Base de datos conformadas
66

Diagnostico Sobre La Calidad en La Universidad de Antioquia

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DIAGNSTICO SOBRE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

Equipo de Apoyo MECI Universidad de Antioquia

Medelln Noviembre de 2009

ALCANCE DEL ESTUDIO

DESARROLLO DEL ESTUDIO

ejecucin del trabajo

Ejecutar el diagnstico interno

seguimiento al proyecto Realizar ajustes necesarios

ETAPA 1. PLANEAR LA EJECUCIN DEL TRABAJO

ETAPA 2: EJECUTAR EL DIAGNSTICO INTERNO

NTCGP 1000/NTC-ISO 9001

Gua ISO 26000

Decreto 1781 de 2003

INVENTARIO DE TEMTICAS Lnea Estratgica Temtica Evidencia/Temtica Modelo (referente)

Norma NTC-IEC 17025

Habilitacin en salud otorgada por la DSSA

"calidad" Institucional Gestin ambiental "calidad" en pregrado y posgrado Investigacin

11 Gustavo Ramn Suarez

Mara Helena Vivas Lpez

14 Alfredo Gmez Cadavid 15 Olga Giraldo 16 Esperanza Arenas

Publicacin de patentes, marcas y derechos de autor

Jorge Alberto Jaramillo Prez Rubn Alberto Agudelo Garca

Coordinador Programa Gestin Tecnolgica

"calidad" de los 19 Julio Cesar Garca procesos administrativos 20 Olga Gmez

Integra cumplimiento de requisitos, satisfaccin del cliente ysistemas de gestin

2 (17% ) 2 (17% ) 3 (25% )

Satisfaccin del cliente

Excelenciaen lo que hacemos Se debe crear un concepto propio paralaUdeA

Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la pregunta anterior

ConsideraUsted que en su rea se "tra baja con ca lida d"?

Satisfaccin del cliente Oportunidad en el servicio

Faltatrabajo en equipo, 2 (67% )

1 (9% ) 1 (9% ) 1 (9% ) 1 (9% )

C u lesa tributoso ca racterstica quedefinenla "ca lida d",consideraUstedquehacenfa ltaenlaUdeA?

1 (8% ) 2 (17% ) 2 (17% )

1 (8% ) 1 (8% ) 2 (17% )

Mejoram iento del clim a laboralactitud Satisfaccin de los usuarios

Resumen actividades desarrolladas ao 2009 equipo de transformacin organizacional.

La Universidad de Antioquia, como organizacin pblica, ha estado atenta

Resolucin Rectoral 27137 de diciembre 5 de 2008

Seguridad y salud ocupacional

4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4.1.

CRITERIO 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7.

CALIFICACIN 50% 92% 80% 38%

4.5.3. 4.5.4. 4.6.

80% 0% 0% 43% 5% 100%

Boletn informativo Facultad de Medicina, edicin No.135 de Septiembre de 2009.

Lnea estratgica Docencia. Temtica: Calidad en el Pregrado y Posgrado.

C A L ID A DE NE LP R E GR A D O A c red ita c ind eP r og r a m a sA c a d m ic os

48 de 72 (67% ) 42 de 48 (87.5% ) 25 de 48 (52% ) 6 de 48 (12.5% )

T otal Prog ramas de Preg rado

Prog ramascon acreditacin inicial

Prog ramas reacreditados

Prog ramascon certificad o de acreditacin vig ente

Prog ramas s in certifica d o de acreditacin vig ente

AC R E D IT AC IONE SVIGE NT E S P rog ra m a sdeP reg ra do UdeA

Acreditacin vigente; 42 Programas no acreditados; 24 (33% ) Programas acreditados; 48 (67% )

CAL ID ADEN EL POS GRAD O

Informacin vigente a noviembre de 2009

Evaluacin por pares nacionales culm inada

Evaluados por pares internacionales

Sin iniciar proceso

calidad de programas de maestra y doctorado, el cual es liderado por la Universidad de Antioquia.

Lnea estratgica Investigacin. Temtica: Clasificacin Grupos de Investigacin por Colciencias.