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5.10. CATALOGO DE CUENTAS

El catalogo tiene varias facilidades, como lo son, tipo de cuenta sin importar su codificacin, manejo de centro de costo/gasto, manejo de distintas monedas, buscador por tipo de cuenta, por descripcin entre otros.

5.10.1. Tipos y ttulos de balance para las cuentas.

Los tipos de cuenta son los que utiliza el sistema, para saber cmo tratarlas dentro de los auxiliares, por ejemplo en el auxiliar de cxc (3.1. Operaciones de cobro) solo se podrn consultar cuentas de tipo Por cobrar, en el auxiliar de liquidacin de tarjetas (3.2.Cobros de Tarjetas de Crdito) solo mostrar las cuentas de tipo Tarjetas de crdito adems de esta funcin, el escoger el tipo correspondiente permite mostrar correctame nte las cuentas en los estados financieros. Los tipos de cuenta para el catalogo, alfabticamente ordenados son: Activos Fijos Capital Inicial Clientes Casa Costo de Ventas Depreciacin Acumulada Dividendos Pagos Efectivo Estadsticas Gastos Ingresos Inventario Memorando Obligacin a Largo Plazo Otras Obligaciones Corrientes Otros Activos Otros Activos Corrientes Por Cobrar Por Pagar Tarjetas de Crdito Utilidades Retenidas

Los estados financieros (Balance General y Estado de Resultados) se pueden ver desglosados por tipo de cuenta o sumarizado por titulo de balance, a diferencia de los tipos de cuenta el titulo de balance no interfiere con ningn funcionamiento del sistema. Los ttulos de balance, ordenados segn corresponde contablemente son: ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo en Caja y Banco - O. Corr. Efectivo en Banco Efectivos por Cobrar a Corto Plazo Cuentas por Cobrar a Corto Plazo Pagos Anticipados a Suministrador Inventarios Valor de los Inventarios - Desgaste de tiles y Herramientas Pagos de Dividendos a Cta Utilidad Pagos a Cuentas de las Utilidades Otros Activos Circulantes Activos Fijos Activos Fijos Tangibles Valor de los A.F.T. - Depreciacin de los A.F.T. Activos Fijos Intangibles AFT en Ejecucin o Inversiones Mat. Otros Activos Activos Diferidos Prdidas y Faltantes en Investigacin Cuentas por Cobrar DiversaOperac.

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Cuentas de Activos del Proceso Inv. Otros TOTAL DE PASIVOS Y CAPITAL PASIVOS Pasivos Circulantes Efectos por Pagar a Corto Plazo Cuentas por Pagar a Corto Plazo Cobros Anticipados Provisin para Cuentas Incobrables Otros Pasivos Circulantes Otros Pasivos Efectos por Pagar a Largo Plazo Obligaciones a Largo Plazo

Sobrantes en Investigacin Cuentas por Pagar Diversas Cuentas de Pasivos del Proceso Inv Otros CAPITAL Capital Social Autorizado Acciones por Emitir Capital en Acciones Acciones Suscritas Utilidades Retenidas Perdidas Reservas

La nica consideracin es que las cuentas de Ingreso, Costo de Ventas y Gastos si tienen su tipo definido, pero para el titulo de balance esos tipos de cuenta deben enlazarse a Perdidas.

5.10.2. Niveles de cuenta.

Para configurar el catalogo se tienen 3 niveles para trabajar: Nivel 1: Mayor, en esta cuenta se estipula un tipo de cuenta y titulo de balance, en ella no se podr hacer apuntes contables, se utiliza para que se sumaricen en ella los totales del nivel 2 que sean hijas de esta. El tamao de la nomenclatura de la cuenta mayor est estipulado en el tem de parmetros generales 5.1. Nivel2: Estructura, esta cuenta es hija del nivel 1, heredando el tipo de cuenta y titulo de balance de esta, en ella tampoco se pueden hacer apuntes contables, se utiliza para que se sumen en ella los saldos de las cuentas que estn debajo de ella que sera el nivel 3. Esta no est limitada en tamao solo debe contener los primeros dgitos de la cuenta mayor a la que pertenece. Nivel3: Cuenta de Plan, esta cuenta es hija del nivel 2, hereda el tipo de cuenta y titulo de balance de esta, en ella es en la que se realiza el apunte contable y tampoco tiene limitacin en tamao solo debe contener los dgitos de la cuenta mayor y estructura a la cual pertenece. Si es deudora o acreedora se puede configurar a gusto a pesar que este en una estructura o mayor diferente, es importante tambin definir la moneda que va a utilizar la cuenta.

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5.10.3. Manejo y creacin de centro de costos/gastos.

Este es un trmino que se tiende a confundir, los centros de costos/gastos son por lo general cdigos para departamentos, puntos de venta, sucursales, maquinaria, vehculos con el fin de poner ligar varios centros de costo/gasto a una sola cuenta y no tener que crear una cuenta diferente de gasto de suministros de papel, por ejemplo, para cada uno de los departamentos o si tienen muchos vehculos una cuenta de gasto de combustible por cada vehculo. Donde tienden a confundir, es que estos centros de costo/gasto no solo son para cuentas de costo o gasto, estos centros tambin se pueden y en algunos casos para el sistema se tienen que ligar a cuentas de ingreso e inventario o cualquier tipo de cuenta si as lo requieren. El manejo de centros de costo/gasto a nivel del sistema, es obligatorio de manejar cuando se tiene el modulo de inventarios, se debe crear un centro de costo para los departamentos/lugares donde se controle la existencia o gasto/costo de inventario, como lo son, bodega, cocina, restaurante, departamentos administrativos para suministros, ama de llaves, taller y para este caso adems de cuentas de gasto y costo estos centros tienen que estar ligados a las cuentas de tipo inventario. Para los clientes que tienen el modulo de planilla, es obligatorio tener los centros de costo/gasto de los departamentos creados, estos centros se ligan solo a las cuentas de gasto que involucran el proceso de pago de salarios. El sistema contable tiene un reporte de Costo por Ingreso donde nos muestra el ndice de costo/ingreso , es el tem 1.8 del manual, pero para que funcione este reporte se debe de asociar las cuentas de ingreso al centro que corresponde, no solo las de costo. Como crear un centro de costo.

Paso 1: Para ingresar a la pantalla

darle doble clic al tem CONFIGURACION: Catalogo de Cuestas.

Paso 2: Se le da clic el botn C.

Costo o Gasto

Paso 3: Luego se le da clic en nuevo (hoja en blanco). Esto nos posiciona sobre la columna Cdigo donde se digitara un cdigo deseado para el centro y en el campo Descripcin el nombre del centro. Para finalizar se le da clic en guardar (disquete).

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5.10.4. Como crear cuentas mayor.

La cuenta mayor es de nivel 1, explicado en el tema 5.10.2.

Paso 1: Para ingresar a la pantalla darle doble clic al tem CONFIGURACION: Catalogo de Cuentas. Paso 2: Se le da clic al botn Plan de cuentas Paso 3: Luego se le da clic al botn M de mayor. Paso 4: En el campo Cuenta se digita la numeracin de la cuenta (se permiten letras), de la longitud estipulada
en el tem 5.1. El campo Titulo un nombre para la cuenta mayor, en Tipo se selecciona el que corresponda al igual que en Titulo de balance, se le da check en Deudora si las cuentas hijas se van a comportar como deudora o no se cliquea indicando que son acreedoras, el check de Apertura Obligatoria siempre se debe cliquear y por ultimo Apertura por C. Cto o Gto se cliquea si todas las cuentas hijas van a abrirse por centro de costo, es recomendable que el detalle de que si son cuentas por centro de costo o gasto se realice mejor al nivel 2 de estructura.

Paso 5: Se le da clic en guardar (disquete). Paso 6: Si al darle guardar no se ve la cuenta en la pantalla, es solo de refrescar la pantalla escogiendo la opcin Todo y luego clic al botn Aplicar. Si ya est en la opcin Todo seleccione cualquier otra y luego se coloca nuevamente en Todo seguido por Aplicar.

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5.10.5. Como crear cuentas de estructura.

La cuenta mayor es de nivel 2, explicado en el tema 5.10.2.

Paso 1: Para ingresar a la pantalla darle doble clic al tem CONFIGURACION: Catalogo de Cuentas. Paso 2: Se le da clic al botn Plan de cuentas Paso 3: Luego se le da clic al botn e de estructura. Paso 4: En el campo Cuenta se digita la numeracin de la cuenta (se permiten letras), el tamao no esta restringido sin embargo se aconseja homogeneidad entre las cuentas de estructura para un mayor orden y los primeros dgitos deben ser de la cuenta mayor a la que pertenece . El campo Titulo un nombre para la cuenta estructura, el Tipo se hereda de la cuenta mayor y no se debe cambiar, el Titulo de balance se hereda pero si se puede cambiar, se le da check en Deudora si la cuenta se va a comportar como deudora o no se cliquea indicando que es acreedora, el check de Apertura Obligatoria siempre se debe cliquear y por ultimo Apertura por C. Cto o Gto se cliquea si todas las cuentas hijas van a abrirse por centro de costo, es recomendable que el detalle de que si son cuentas por centro de costo o gasto se realice en este nivel 2 y no en el de mayor. Paso 5: Se le da clic en guardar (disquete). Paso 6: Si al darle guardar no se ve la cuenta en la pantalla, es solo de refrescar la pantalla escogiendo la opcin Todo y luego clic al botn Aplicar. Si ya est en la opcin Todo seleccione cualquier otra y luego se coloca nuevamente en Todo seguido por Aplicar.

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5.10.6. Como crear cuentas de plan.

La cuenta de plan es de nivel 3, explicado en el tema 5.10.2.

Paso 1: Para ingresar a la pantalla darle doble clic al tem CONFIGURACION: Catalogo de Cuentas. Paso 2: Se le da clic al botn Plan de cuentas Paso 3: Luego se le da clic al botn P de plan. Paso 4: En el campo Cuenta se digita la numeracin de la cuenta (se permiten letras), el tamao no esta restringido sin embargo se aconseja homogeneidad entre las cuentas de plan para un mayor orden y los primeros dgitos deben ser de la cuenta mayor + los de estructura a la que pertenece. El campo Titulo un nombre para la cuenta de plan, se le da check en Deudora si la cuenta se va a comportar como deudora o no se cliquea indicando que es acreedora, el campo Mda es para especificar que tipo de moneda es la que maneja la cuenta, es importante escoger la correcta para su correcto manejo en el sistema. Paso 5: Se le da clic en guardar (disquete). Paso 6: Si al darle guardar no se ve la cuenta en la pantalla, es solo de refrescar la pantalla escogiendo la opcin Todo y luego clic al botn Aplicar. Si ya est en la opcin Todo seleccione cualquier otra y luego se coloca nuevamente en Todo seguido por Aplicar.

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