GESTO DE DOCUMENTOS

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal n 8.159, de 8/1/1991). A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Fases da Gesto de Documentos

As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao.

1) 1 Fase (Produo)

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo.

2) 2 Fase (Utilizao)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

3) 3 Fase (Avaliao e Destinao)

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

Gesto de Documentos Correntes

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio. Assim, devido ao intimo relacionamento dessas reas de trabalho, julgou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: Protocolo; Expedio; Arquivamento; Emprstimo e consulta; e Destinao. Pgina 1

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1) Protocolo
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. Protocolo , na definio da terminologia arquivstica brasileira, denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. A atividade de protocolo tpica da fase corrente , pois nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento e Classificao; Registro e Autuao; Expedio e Distribuio; Controle e Movimentao.

1.1. Recebimento e Classificao

Recebimento a etapa que consiste no recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente dos diversos setores do rgo quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Nesta etapa deve-se efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. Classificao os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos, nem particulares) que forem recebidos em envelopes fechados devero ser abertos pelo Setor de Protocolo e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. Dever ser verificado a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio.

1.2. Registro e Autuao

Registro o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados sero utilizados quando da localizao do documento por parte do interessado. Autuao o procedimento no qual os documentos so transformados em processos. Tal operao exige a insero de capa especifica, a numerao das pginas que iro constituir o processo e ainda a atribuio de um nmero que o identificar. Na prtica, esta atividade conhecida como abertura ou formao de processos. (um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao ). APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 2

1.3. Expedio e Distribuio

a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Distribuio a remessa dos documentos s unidades responsveis sobre a matria neles tratadas, dentro do prprio rgo. Expedio o envio de documento para outro rgo ou outra instituio.

1.4. Controle da tramitao e Movimentao

a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-los com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na sua tramitao. Tal movimentao realizada por meio de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo). Cabe ainda ao protocolo verificar se no houve erro na numerao das pginas dos processos que derem entrada no mesmo, devolvendo-os para correo, se necessrio. Tal numerao importante, pois no se admite a retirada de folhas de processos, devendo as mesmas serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

2) Mtodos de Arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. 1) TIPOS DE ARQUIVAMENTO a posio em que so dispostas as fichas e documentos e no a forma dos mveis onde se faz a guarda dos mesmos. So eles: Horizontal e Vertical. A) Horizontais os documentos so acondicionados um sobre os outros e armazenados, sobre estantes, escaninhos e caixas. Sendo amplamente utilizado para: plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar quaisquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. Arquivos Pombais so aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotis, de prdios, restaurantes, etc. Arquivos Sargento so tubos metlicos utilizados pelo exrcito em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura, etc. Arquivos-Fole sua forma que pode ser considerada de transposio do tipo horizontal. Os documentos so guardados em uma espcie de pasta com subdivises horizontais, depois carregado verticalmente. Arquivos Verticais so aqueles em que os documentos so guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papis. Pgina 3

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Os arquivos de ao do tipo vertical so indicados para a guarda de correspondncia e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. B) Verticais os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Os arquivos verticais so mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em ao com gavetas, deslizantes, estantes, etc.) 2) SISTEMA DE ARQUIVAMENTO A. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice. uma caracterstica dos mtodos que organizam documentos por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico). B. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. uma caracterstica dos mtodos que organizam os documentos por nmero (numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex). C. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados: Alfabtico Geogrfico Numricos Bsicos Ideogrficos Numricos Variadex Automtico Soudex Mneumnico Rneo Pgina 4 Simples Cronolgico Digito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo ou Indexao coordenada

Padronizados

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Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos: 1) MTODOS BSICOS a) Mtodo alfabtico (organiza a partir de nomes); b) Mtodo numrico, que se divide em: * numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento); * cronolgico (organiza por data); ou * dgito-termimal. b) Mtodo geogrfico (organiza pelo local de produo); d) Mtodo Ideogrfico (quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica (dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex).

MTODOS BSICOS SISTEMA DIRETO A. Mtodo Alfabtico

mtodo mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao. O mtodo alfabtico um SISTEMA DIRETO, pois no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento. REGRAS DE ALFABETAO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras , chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplos: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: BARBOSA, Joo CABRAL, Pedro lvares SANTOS, Paulo VASCONCELOS, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 5

Exemplos:

Arquivam-se:

Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira TEIXEIRA, TEIXEIRA, TEIXEIRA, TEIXEIRA, Anbal Marilda Paulo Vitor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplos: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Camilo MONTE VERDE, Paulo VILLA-LOBOS, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplos: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: SANTA RITA, Waldemar SANTO CRISTO, Luciano SO PAULO, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplos: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: VIEIRA, J. VIEIRA, Jonas VIEIRA, Jos 5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplos: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 6

Arquivam-se: ALMEIDA, Pedro de ANDRADE, Ricardo d CMARA, Lcia da COUTO, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplos: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: ALMEIDA FILHO, Antnio RIBEIRO JNIOR, Paulo VASCONCELOS SOBRINHO, Joaquim VIANA NETO, Henrique Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: ABREU FILHO, Jorge ABREU SOBRINHO, Jorge ABREU NETO, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplos: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: CAMPOS, Milton (Ministro) FERREIRA, Andr (Professor) PEREIRA, Paulo (General) TEIXEIRA, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplos: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 7

Jorge Schmidt Arquivam-se: AUBERT, Georges CHURCHILL, Winston MLLER, Paul SCHMIDT, Jorge

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas. Exemplos: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: CAPRI, Giulio di DE PENEDO, Chales DU PONT, Chales MAC ADAM, John OBRIEN, Gordon 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplos: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplos: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 8

ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplos: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The)

Arquivam-se:

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplos: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3) 14. Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Exemplos: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Felix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Felix Alves

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B. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico do sistema direto a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. (2) Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplos: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto

Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais. Exemplos: CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson Pgina 10

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No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados. Exemplos: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe) Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplos: PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal VANTAGEM Busca direta. Fcil manuseio. CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio DESVANTAGEM Exige duas classificaes local e nome do correspondente.

SISTEMA INDIRETO C. Mtodo Ideogrfico (Assunto)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser aplicados levando-se em considerao seus nomes ou nmeros a eles atribudos. Desta forma, veremos que o mtodo ideogrfico pode ser ALFABTICO ou NUMRICO. Estes, por sua vez, separam-se em dicionrio ou enciclopdico, no caso dos alfabticos e decimal ou duplex, no caso dos numricos. Em qualquer tipo, o mtodo ideogrfico caracteriza-se por ser indireto, pois exige a adoo de um ndice alfabtico que permita localizar o documento desejado. No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massas de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica. APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 11

D. Mtodo Numrico
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.

Numrico Simples
Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica. (2) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Nesse mtodo, para cada documento atribudo um nmero, a partir do qual sero organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecer a partir de um nome, este mtodo exige a adoo de um ndice alfabtico, tambm chamado de onomstico, que permitir identificar o nmero de cada documento e, assim, possibilitar sua localizao. Os mtodos que se utilizam de ndices so chamados de INDIRETOS. Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando utilizada a matrcula do funcionrio ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes so organizados por seus nmeros. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

Numrico Cronolgico (data)

Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. (2) Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. (3) Podemos citar como exemplo de utilizao do mtodo numrico-cronolgico a organizao de pronturios mdicos feita por instituies de sade que, normalmente, se utilizam da data de nascimento do paciente, informao esta que ser necessria quando da localizao dos referidos documentos.

Numrico-dgito-terminal
Algumas instituies, ao organizar seus documentos a partir de nmeros a eles atribudos, deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais nmeros so extremamente grandes e difceis de se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal. Este mtodo consiste em decompor o nmero do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos dgitos. Vejamos o exemplo a seguir: Nmero do documento: 834695 APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 12

Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95. Este documento ser arquivado na pasta relativa queles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminaro em 95, os documentos sero organizados a partir dos dois dgitos imediatamente anteriores (no caso 46). Este mtodo apresenta como vantagem maior rapidez na localizao dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com nmeros difceis de serem memorizados.

MTODOS PADRONIZADOS E. Variadex

o mtodo alfabtico, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemnico) s letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores so atribudas em funo da 2 letra do nome de entrada no arquivo. As guias so coloridas e as notaes alfabticas. Exemplo: LETRAS CORES O, P, Q e abreviaes azul SOUTO NETO, Carolina Cores convencionadas: A D e abreviaes ouro ou laranja E H e abreviaes rosa ou amarelo I N e abreviaes verde O Q e abreviaes azul R Z e abreviaes palha ou violeta

as cores so cambiveis, de acordo com as nossas convenincias

OBSERVAO: No precisa memorizar a tabela acima. Numa provra, aparece um nome especifico, e a basta ao candidato usar as regras de alfabetao, e atribuir a cor em funo da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova;

F. Automtico
Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, nmeros e cores.

G. Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhana da pronncia, apesar de a grafia ser diferente.

H. Mnemnico

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Usa-se para codificar os assuntos atravs da combinao de letras em lugar de nmeros. As letras so consideradas smbolos, pelo fato de este mtodo pretender auxiliar a memria do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais gil, a recuperao da informao.

I. Rneo
Combina letras, nmeros e cores. Est obsoleto. ATENO: os mtodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nvel mdio. Caem mais para cargos de nvel superior ou para concursos envolvendo a rea Arquivstica, ligados aos profissionais da rea. Mesmo assim, o mnimo que o concursando deve saber identific-los (VASM-R, esto lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os mtodos automtico e soundex no serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os mtodos mnemnico e rneo estarem obsoletos.

3) Emprstimo e Consulta
Outro aspecto que envolve a segurana dos arquivos diz respeito a consulta e emprstimo. De modo geral, adotado o seguinte critrio: documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram. Recomenda-se ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos jamais sejam retirados das pastas por emprstimo. Para facilitar a consulta, o arquivista poder assinalar na pasta, com uma tira de papel, onde se encontra o documento desejado. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo, entretanto, ser renovados mediante sua apresentao ao Arquivo. Nesta fase dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta, juntamente com o recibo de dossi. O emprego da guia-fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no-devolvidas no prazo estipulado. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Quando um documento retirado do arquivo para emprstimo, consulta, fornecimento de informao ou juntada, usa-se o guia-fora em substituio ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem retirou, data, setor ou, no caso de juntada, n do processo da juntada.

4) Destinao
Os documentos aps terem cumprido seu papel operacional deixam de ser objeto de consulta at que, com o decorrer do tempo, tem consulta praticamente nula. No devemos manter os documentos em nico local, devido ao congestionamento nos arquivos, no sendo funcional, surgindo ento a necessidade de enviar estes documentos para um local de guarda. APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 14

Destinao de documentos: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais a serem preservados permanentemente. Avaliao e Destinao de documentos Processo de anlise e seleo de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases correntes e intermedirias e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A avaliao de um documento feita atravs da anlise e seleo do mesmo, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalizao dos arquivos. A avaliao deve ser feita na fase corrente, a fim de se distinguirem no s os documentos de valor eventual, de eliminao sumria, como os de valor informativo e probatrio. Numa avaliao, primeiro observamos o valor probatrio dos documentos. A destinao um conjunto de operaes subseqentes fase de avaliao, visando encaminh-los guarda temporria (transferncia) ou permanente (recolhimento), eliminao ou microfilmagem. Observaes: De acordo com o prazo de guarda, os documentos tm as seguintes caractersticas: Guarda eventual de interesse efmero, sem valor administrativo para o rgo. Guarda temporria possuem valor administrativo, retido por um tempo especifico. Guarda permanente considerados de suma importncia, possuem valores probatrio e informativo. Instrumento de destinao H dois instrumentos bsicos: tabela de temporalidade e lista de eliminao. Os instrumentos de destinao que gerenciam a documentao correspondem a Tabela de Temporalidade Documental, Cronograma de Transferncia Documental e Ata de Descarte ou Termo de Eliminao. Tabela de Temporalidade Documental Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que define/determina e controla os prazo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, prevendo sua destinao final. O primeiro procedimento para elaborao da Tabela consiste na constituio da Comisso de Avaliao que deve ser formada por:

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 membros permanentes: responsvel pelo arquivo, advogado, profissional da rea de organizao & sistemas; membros variveis: responsvel pelos documentos da rea que est sendo avaliada, profissional com conhecimento dos documentos avaliados. Comisso cabe a avaliao da documentao da rea, considerando o fluxo documental, o plano de classificao, legislao vigente, necessidade de consulta e constituio da organizao e do setor detentor da documentao. Aps esta etapa a Tabela deve ser proposta, conferida e aprovada pelos responsveis, enviada para o rgo competente para aprovao, podendo ento ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sempre que for necessrio, para incluir um documento novo ou sofrer alterao do prazo de guarda.

ORGANIZAO DOS ARQUIVOS

Quando uma instituio resolver organizar seu arquivo, necessrio, em um primeiro momento, realizar uma campanha de sensibilizao que atinja todos os funcionrios, nos mais diversos nveis hierrquicos, a fim de que todos estejam envolvidos no projeto. A organizao do arquivo do rgo ocorre em quatro etapas. A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho: Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento.

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1) LEVANTAMENTO DE DADOS O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre sua documentao. H, ainda, a necessidade de se conhecer os dados relativos documentao que circula no rgo. O levantamento da produo documental pode ser feito atravs de questionrios, observaes e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, muito importante que se conhea a legislao da empresa. Qual o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem seguir a algum critrio de arquivamento pr-estabelecido? Damos incio a um levantamento da produo documental. Com relao documentao, necessrio conhecer e analisar dados como: O gnero da documentao (textual, iconogrfico, sonoro, etc.); As espcies mais freqentes (ofcios, relatrios, faturas, projetos, etc.); Os modelos e formulrios em uso; A quantidade e o estado de conservao do acervo; Os mtodos de arquivamento adotados para os documentos; A existncia de registros e protocolos; A mdia de arquivamentos dirios; O controle de emprstimo de documentos; A existncia de normas ou manuais de arquivos.

Alm dos dados relativos documentao, o especialista encarregado de organizar o arquivo da instituio precisa conhecer ainda: O nmero de empregados encarregados do arquivo, seu nvel de escolaridade e formao profissional; A quantidade do equipamento existente, modelo e estado de conservao; A situao fsica do arquivo extenso da rea ocupada, condies de iluminao e umidade, estado de conservao das instalaes e tipo de proteo contra o incndio.

2) ANLISE DOS DADOS COLETADOS Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se requisito essencial que os envolvidos neste processo conheam a documentao que eles tm em mos, analisando as informaes coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos ( podemos chamar isso de diagnstico da situao documental.) 3) PLANEJAMENTO Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA_2011 Pgina 17

plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto s necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: a) Posio do arquivo na estrutura da instituio; b) Centralizao ou descentralizao; c) Coordenao dos servios de arquivo; d) Escolha de mtodos de arquivamento adequados; e) Estabelecimento de normas de funcionamento; f) Recursos humanos; g) Escolha das instalaes e do equipamento; h) Constituio de arquivos intermedirio e permanente; i) Recursos financeiros. Nesta etapa devem ser propostas solues cabveis para eliminar os problemas encontrados na anlise dos documentos. Deve ser feito um plano arquivstico traandose metas necessrias para que os objetivos sejam alcanados. Fundamental tambm a elaborao de um cronograma de trabalho, permitindo o controle dos prazos das sequncias em que sero desenvolvidas as aes. 4) CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO E COORDENAO DOS SERVIOS DE ARQUIVO Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente. importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados. Entende-se por arquivo centralizado aquele que, alm de reunir a documentao em apenas um local, centraliza tambm as atividades de controle dos documentos (protocolo). J nos arquivos descentralizados, tem-se a reunio de documentos nos diversos setores que compem a instituio. No entanto, as atividades de controle devem ser centralizados em apenas um local (protocolo). Em ambos os casos (arquivos centralizados ou descentralizados), a atividade de controle ser sempre centralizada em um nico local (protocolo).

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PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS

As atividades de conservao so tpicas dos arquivos permanentes. Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Pgina 19

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1) LOCAL DO ARQUIVO Para a construo de um arquivo, o ideal um local elevado, com o mnimo de umidade, em rea isolada, com previso de ampliao futura e precauo contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possvel, deve ser no-inflamvel, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. 2) AGENTES EXTERNOS QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS a. Fsicos-qumicos A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental. LUZ a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos. A luz do dia deve ser abolida na rea de armazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. Observao: a luz no inconveniente para a boa conservao do papel, desde que sua intensidade seja controlada. Ela exerce uma importante ao germicida sobre determinados microorganismos e igualmente nociva para alguns insetos. O excesso de iluminao e, sobretudo, certas radiaes so fatores de deteriorao. UMIDADE / TEMPERATURA esses dois fatores esto intimamente ligados vida do papel e agem conjuntamente na deteriorao do mesmo. Temperatura demasiadas altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra sua temperatura ideal na casa aproximada de 22C. No deve sofrer oscilaes, mantendo entre 20 e 22C. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. A umidade alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento do mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%. Portanto, o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, contribuem para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros e umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos). AR SECO outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento do mofo. POLUIO DO AR a poluio atmosfrica, presente nas cidades, contribui para a degradao do papel. Constituda de um conjunto de gases, vapores e poeiras dispersas no ar, provm das indstrias e de processos diversos de combusto.

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POEIRA E GASES contribuem para o envelhecimento prematuro dos papeis. A poeira composta de partculas em suspenso que penetram nas fibras do papel. Quando este manuseado faz-se sentir a sua ao cortante. As emanaes deletrias dos gases tambm destrem as fibras do papel.

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