Manual de Procedimientos Comerciales AS400

Objetivos: 1. 2. 3. Conocer los mdulos del sistema AS400 que conciernen al rea comercial. Estandarizar procedimientos a seguir por parte de Ejecutivos de Ventas y Coordinadores de Plantel. Unificar criterios y polticas con el rea administrativa.

El AS400 es el sistema que se utiliza para llevar un control especfico sobre los grupos, alumnos, prospectos, pagos, etc. El sistema est conformado por mdulos. Cada mdulo cuenta con una serie de opciones (funciones) que los habilita a realizar los procesos necesarios.

DA2005 (Registro de prospectos)

En este mdulo se pueden encontrar a los prospectos que han solicitado informacin en alguna de nuestras sucursales, franquicias o en Tele marketing.

Cuando damos informacin a los visitantes o a quienes nos llaman, antes de capturar sus datos, debemos asegurarnos de que no hayan estudiado o solicitado informes anteriormente en otro horario o en otra sucursal. Para hacer esto, es necesario realizar una bsqueda que d como posible resultado la informacin de nuestro prospecto. De esta forma nos aseguramos de evitar tener informacin duplicada y ambigedad en los totales de llamada, visitas y entrevistas; as como de quin debe recibir crdito por atender a esta persona. Si la persona est ya dada de alta debemos visualizar sus datos para determinar si debemos actualizarlos o inscribirlo (si as lo desea el prospecto en cuestin). Se puede buscar en nuestra base de datos utilizando diferentes criterios de bsqueda: Por Clave de plantel + 5 nmeros (OT01249) Por RFC. Por Apellido Paterno Por Apellido Materno Por Nombre Por Combinaciones de los anteriores utilizando signos de interrogacin finales. Ejemplo:

Resultado de la bsqueda:

Se puede ser tan especfico como escribir el nombre completo, o tan general como tan solo poner uno de los apellidos. Si ya nos hemos asegurado de que la informacin del prospecto no ha sido capturada con anterioridad, debemos proceder a darlo de alta. Para esto, entramos en el DA2005 y se utiliza la tecla F6 (alta de prospectos). Capturamos primero el apellido paterno, despus el materno y por ltimo el o los nombres.

Despus capturamos el RFC utilizando los siguientes criterios:

 Para formar el RFC usamos la primera letra del apellido paterno; primera vocal de apellido paterno; primera letra de apellido materno; primera letra del primer nombre; ao de nacimiento (dos dgitos); mes (dos dgitos); da (dos dgitos). Ejemplo: o RFC: o RFC: Alejandro Guevara Rojas y Bravo. 20 de Diciembre de 1968. GUBA681220 Ricardo Alejandro Frot Prez. 9 de Junio de 1971. FOPR710609

Cuando el primer nombre de un prospecto masculino es Jos, se omite la J y se utiliza la primera letra del segundo nombre. Ejemplo: o Jos Manuel Balmori Perez. 15 de Diciembre de 1977. RFC: BAPM771215

Cuando el primer nombre de un prospecto femenino es Mara, se omite la M y se utiliza la primera letra del segundo nombre. Ejemplo: o Maria Fernanda Ruiz Rodriguez. 20 de Junio de 1993. RFC: RURF930620

Cuando la combinacin de letras produce una palabra ofensiva, se cambia la ltima letra en el RFC por una X. Ejemplo: o Azalia Lopez Campos. 26 de Mayo de 1974. RFC: LOCX840907

Es importante evitar el uso de acentos y diresis para que todos manejemos la informacin de forma estandarizada. Por ejemplo, el nombre del siguiente alumno debera acentuarse, tanto en el primer nombre como en sus apellidos; sin embargo, no lo ponemos as en el sistema: (Simn Gmez Prez)

Si el apellido utiliza una conjuncin o una preposicin, stas no deben formar parte del RFC. Ejemplo: Leonardo Isaias Fernandez De la Torre. 07 de Septiembre de 1986. RFC: FETL860907

Despus de capturar los nombres y RFC, debemos capturar el resto de la informacin personal de nuestro prospecto.

Hay que capturar el medio publicitario por el cual el prospecto nos contact. Esta informacin se ingresa en el campo de llamadas o visitas, segn sea el caso. Los EV pueden hacerlo en ambos rubros. Los Coordinadores slo pueden registrar informes dados va telefnica. Esto es con el fin de un control estricto para pago de comisiones. Para insertar el medio publicitario debemos utilizar la funcin F4, la cual despliega una lista con las diferentes opciones. Con 1 seleccionamos la opcin adecuada y con enter confirmamos la eleccin:

Cuando el medio publicitario ha sido seleccionado, el Coordinador o Evaluador puede entrevistar al prospecto e indicar el nivel adecuado para que comience sus cursos. Cuando la entrevista ha sido incluida, se debe registrar el resultado de esta en el AS 400. Primero es necesario localizar al prospecto en el sistema (como ya se ha explicado). Con Opcin 2 (CAMBIO), se selecciona al prospecto:

En seguida aparece un men con las diferentes opciones que se pueden utilizar para complementar la informacin de nuestro prospecto. Los EV solo actualizan los Datos Generales y los Medios de Comunicacin en caso de requerirlo. Los Evaluadores o Coordinadores actualizan los Datos Generales e ingresan el resultado de la entrevista:

Ejecutivos de Venta:

Coordinadores

Despus, el Evaluador (Coordinador) registra el resultado de la Entrevista Acadmica. Es muy recomendable hacer una anotacin que nos ayude en el seguimiento comercial sobre el horario y tipo de curso que nuestro prospecto desea.

Por otra parte, si el prospecto requiere algn curso que no est programado se puede registrar de qu curso se trata y promoverlo para lograr formar este curso. Esto lo hacemos con la opcin 8 (F8= Preferencias):

Es una buena idea utilizar las listas de opciones F4 para evitar datos incorrectos. Cuando la captura se termina, esta informacin se transfiere al DA4080 desde donde se puede visualizar y dar el seguimiento correspondiente a la solicitud del grupo hecha con anterioridad. Al trmino de la entrevista, si la persona va a inscribirse en ese momento, debemos asignarle un nmero de matrcula. Para hacer esto, necesitamos utilizar la opcin 7 (7=Ingreso a Plantel), la siguiente pantalla surgir:

En caso de ser necesario se pueden cambiar los datos que aparecen en blanco (RFC). En algunas ocasiones tambin necesitamos capturar la homo clave, que es un nmero de tres dgitos (nmeros o letras) que complementa el RFC y es asignado por Hacienda cuando un contribuyente se da de alta. Con Enter confirmamos la seleccin y el prospecto ya ha sido asignado un nmero de matrcula. Por otra parte, el prospecto tal vez decida no tomar su Entrevista en ese momento. El objetivo final del Ejecutivo de Ventas es conseguir que los prospectos hagan la Entrevista Acadmica, para que los coordinadores puedan convencerlos de que se inscriban en el curso. Para dar seguimiento a los prospectos se puede tener acceso a las listas de personas que cada Ejecutivo de Ventas ha atendido. Para hacer el seguimiento, entra al DA2005 y activa la funcin 14 (shift + F2). Seleccione el perodo y el cdigo del Ejecutivo de Ventas.

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En este caso, estamos pidiendo la lista de llamadas y de visitas que el usuario P51ESC atendi del 1 de diciembre al 10 de diciembre de 2007. La impresora entra para enviar el informe a la cola de impresin. El sistema avisa cuando la impresin est lista:

Con F11 eliminamos este mensaje y entonces se puede ver el informe en el mdulo MA522 seleccionando la opcin 5 (Visualizar).

En este caso, el Ejecutivo de Ventas debe llamar a cada uno de los nombres que estn marcados con una P (Prospecto). Los nombres marcados con A (Alumnos) ya se han inscrito y han recibido un nmero de matrcula. El expediente demuestra nmeros de telfono de los prospectos. Es el trabajo del Ejecutivo de Ventas convencerles de que vengan y tomen la entrevista. De modo similar se puede supervisar el desempeo en el rea de ventas por parte de los Evaluadores y los Coordinadores. En el mdulo DA2005 activa la funcin 16 (F16= Evaluaciones). Selecciona los das y al entrevistador:

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En este caso, estamos pidiendo la lista de las entrevistas que hizo el usuario P51ACC del 1 de diciembre de 2007 al 10 de diciembre de 2007. La impresora envia el informe a la cola de impresin. El sistema avisa cuando la impresin est lista.

Con F11 eliminamos este mensaje y entonces puedes ver el informe en el mdulo MA522 seleccionando la opcin 5 (Visualizar).

El informe dice que esta persona hizo 9 entrevistas. 6 de ellos se inscribieron (marcados con una A), esto significa que l tiene 66% de xito de personas que entrevista a personas que inscribe. De aqu tambin puede hacer seguimiento comercial para llamar y convencer a los otros tres prospectos de que se inscriban.

DA2006 (Autorizaciones de comisiones)

Hay ocasiones en las que el sistema no detecta que un alumno debe ser pagado como comisin. Cuando eso ocurre se requiere de una autorizacin especial que se encuentra en el mdulo DA2006. Ah aparecen solamente aquellas personas cuya informacin no ha sido entendida por el sistema y requieren de una autorizacin especial por parte del Director de Plantel o de quin est a cargo de las comisiones de los Ejecutivos de Ventas.

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DA2010 (Registro de alumnos)

El mdulo DA2010 es el lugar donde se almacena la informacin de los alumnos asignados al plantel. Aqu se puede obtener y actualizar informacin de los alumnos que estn o han estudiado en esa sucursal en particular. Con la opcin 2 (2= Cambio) se pueden activar los datos a terceros para los alumnos que requieren facturas. Primero debemos encontrar al alumno que requiere el cambio. Se realiza una bsqueda igual a la que se hizo en el DA2005. En cuanto lo hayamos encontrado usamos la opcin 2:

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De ser necesario, cambiamos o actualizamos las partes indicadas en blanco. Con enter avanzamos a la siguiente pantalla:

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Ubicamos el cursor en R.F.C. Tercero, con F4 se despliega un listado de Registros de empresas y personas para la facturacin:

En la lnea blanca buscamos a la Razn Social o el nombre de quin recibir la factura. En caso de no aparecer, necesitamos dar de alta a un tercero nuevo. Para esto usamos F6.

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Aqu llenamos los espacios en blanco (preferentemente debemos copiarlos de la copia de un registro proporcionada por el alumno). En la siguiente pantalla se capturan los datos fiscales que aparecern en la factura. Los campos en blanco son obligatorios mientras que los que estn en verde son opcionales. Al terminar la captura se presiona intro.

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Los datos fiscales tambin pueden ser actualizados en el mdulo DA0120 (Registro de terceros).

En el DA2010 tambin reservamos los lugares de alumnos que pagan algn curso con anticipacin. Para este efecto se utiliza la opcin 3 (3= Espera). Despus seleccionamos datos complementarios y llenamos la siguiente pantalla. Al finalizar oprime intro para confirmar la informacin y enviarla al mdulo DA2034, que es la lista de espera.

Con la opcin 5 se puede visualizar la informacin del alumno sin poder cambiarla. Si el alumno recibe facturas debemos seleccionar si queremos ver los Datos Generales y/o los Datos de Tercero.

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DA2020 (Registro de grupos)

La mayora de los grupos se reinscriben (abren) de manera automtica. Sin embargo, cuando abrimos grupos nuevos debemos hacerlo con el uso del DA2020. En su mayora son grupos de PRE e Intro, pero se puede abrir cualquier nivel y cualquier tipo de curso que nos haga falta dada la demanda en el plantel. Para abrir un grupo nuevo necesitamos abrir el mdulo DA2020. Aqu escribimos el periodo y el tipo de curso que deseamos abrir. Por ejemplo, es posible abrir los grupos semi-intensivos para el mes de enero de 2008.

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Despus de encontrarlos, seleccionamos el grupo de horarios donde se encuentra el curso que deseamos abrir, por ejemplo los No Pico:

Aqu, con F6 (F6= Alta) abrimos el nivel, horario, saln y cupo del nuevo grupo:

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Ahora ya es posible entrar al grupo con el DA2030 y asignar alumnos.

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DA2030 (Control de grupos)

En este mdulo controlamos a los grupos de los diferentes horarios y tipos de cursos de la sucursal en uso. Es aqu donde asignamos alumnos, abrimos, cerramos, etc.

Es posible entrar a cada grupo para trabajar con los alumnos ah asignados. En la Pantalla Control de Grupos, aparece la lista de grupos con informacin general. Esta operacin permite realizar cinco acciones especficas: 1=Asignacin. 3=Kardex 4=Baja 5=Visualiza 6=Anotaciones Adicionalmente es posible realizar otras operaciones con las siguientes funciones: F6 Asigna Alumno F8 Calificaciones F9 Reg. Alumno F13 Bajas del Grupo F17 Consulta Alumno F21 Cobranza

Para asignar a un alumno al grupo que le corresponde primero debemos llamar al grupo correcto. Esto puede hacerse de diferentes maneras. Por horario, por tipo de curso o por fecha de inicio. Si queremos asignar a un alumno al nivel 3 de las 10:10 a.m., debemos ingresar esa informacin en los campos blancos:

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Con intro confirmamos la seleccin y el grupo deseado aparece como la primera opcin en el desplegado. En la orilla izquierda (Opc.) digitamos 1 para entrar al grupo:

Cuando entramos al grupo se puede ver a quienes ya estn asignados (si alguien ya est inscrito) y con F6 obtenemos una bsqueda para asignar al alumno en cuestin. Los criterios de la bsqueda son los mismos que para buscar prospectos.

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Cuando lo encontremos, se asigna poniendo 1 junto a su nombre y pulsamos intro. Despus pulsamos F12 para regresar a la pantalla del grupo y la alumna ya qued inscrita:

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En este mismo men se puede hacer lo opuesto. Se puede des-asignar a un alumno que quiera cambiarse de horario, que necesite cambiar de nivel, que se cambi de sucursal, etc. Para hacerlo, solo necesitamos cambiar el 1 por 4 y confirmar la decisin:

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Este procedimiento es posible antes de la generacin de deuda. Cuando ya se ha generado, debemos expresar una razn del por qu se est dando de baja al alumno, si es D.O., cambio de horario, nivel, plantel, reevaluacin y/o repite nivel. Con 1 seleccionamos y con enter confirmamos, despus reconfirmamos con S/N:

Adems de asignar y dar de baja a los alumnos, tambin se puede ver si presentan algn saldo. Esto es importante por el seguimiento comercial que hacemos con los alumnos. Solo necesitamos usar la funcin F21 (shift F9). De esta forma aparecern los integrantes del grupo y el saldo que presentan. En caso de que algn alumno solicite factura, en vez del nombre del alumno, aparecer el nombre o razn social a quin se factura ese curso:

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En este ejemplo se puede ver que Ana Silvia Jimnez Jcome tiene un saldo deudor de $1,100; por otra parte, Lisset Ramrez Salazar tiene un saldo deudor de $330.00. Es importante acercarnos a estos alumnos y averiguar cual es la razn de sus retrasos e invitarlos a que se pongan al corriente. Con la opcin 7 visualizamos sus pagos en los diferentes periodos:

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En caso de que el alumno deudor ya no asista a clases, debemos llamarle por telfono y tratar de convencerlo de que regrese por lo menos a que termine el nivel en curso. De no ser posible, hay que darle de baja como Drop Out. Un Drop Out es aquella persona que tiene saldo deudor y ha faltado cinco das consecutivos. Es muy importante hacer esto en los das sealados por los calendarios administrativos para evitar mantener inscrito a un alumno que no haya liquidado su curso. Al momento de dar de baja a algn alumno, es muy importante escribir anotaciones que nos permitan hacer seguimiento a los alumnos. Cuando los cursos acaban, cualquier estudiante que reprueba o no acab el curso en su totalidad debe ser dado de baja de la lista. Esto se hace entrando en el DA2030 y seleccionando al alumno con la opcin 6 (6=Anotaciones). En esta pantalla ponemos la razn por la que estamos bajando al alumno as como el perodo y el nivel en el que lo estamos haciendo. Esto es importante por qu aquellos alumnos que interrumpen sus estudios por dos cursos necesitan ser reevaluados antes de poder continuar.
TQR FF MUp D.O. = = = = Tiene Que Repetir Falta Final Make Up Drop Out = = = = El alumno tiene que repetir el nivel que acaba de tomar. El alumno no ha tomado el examen final El alumno tiene que tomar el Make Up exam El alumno dej de venir al curso (asegrate de especificar el por qu

Una vez que se haya hecho la anotacin, necesitamos dar de baja al alumno de la lista usando la opcin 4 (4=Baja).

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El mensaje permanecer visible en la pantalla del DA2030 mientras no lo borremos. Para borrarlo solo necesitamos entrar al recado y darlo de baja con 4:

Adems de trabajar con alumnos, tambin se puede trabajar con los grupos. Por ejemplo, se puede asignar salones a los grupos para saber qu nivel se imparte en cada horario en qu saln. Para hacer esto, slo necesitamos entrar al grupo y con 2 (Modificar grupo) asignamos el saln y nmero de integrantes en l.

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En ocasiones necesitamos cancelar grupos. Esto se hace tambin en el DA2030. Para cancelar un grupo, primero tenemos que cerrarlo. Para hacer esto, primero hay que encontrarlo en el DA2030. Por ejemplo, si queremos cancelar el nivel 5 de 11:40 a 13:00

Despus debemos seleccionar el grupo con 3 (Cerrar Grupo), intro. Esto hace que se renueve la pantalla; debemos llamar al grupo de nuevo. En esta ocasin ya aparecer como cerrado; lo seleccionamos con 5 (Cancelar Grupo), intro. La pantalla se renueva otra vez y el grupo ha sido cancelado. En caso de ser un grupo sin seguimiento pendiente se puede depurar. Seguimos el procedimiento de encontrar el grupo y lo eliminamos con 7 Eliminar Grupo, intro. Los grupos deben ser cancelados en su mayora antes de que se genere la deuda del curso. De otra forma se generan Notas de Crdito que desestabilizan el seguimiento de la contabilidad del plantel.

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DA2031 (Monitoreo de errores)

El DA2031 es un mdulo que nos ayuda a detectar alumnos inscritos en algn grupo sin tener un pago de anticipo. Cuando un caso as se presenta, es de vital importancia averiguar que est pasando, o que pas antes de dar de baja al alumno. Existen varias posibilidades sobre qu puede estar mal y como corregirlo. Entra el mdulo DA2031 y completa la informacin para el curso que quieres checar. Tienes que pedir un informe por cada tipo de curso/horario. Utiliza la tecla F4 para sacar la lista de horarios para que uses el cdigo correcto.

El informe ser enviado para hacer una impresin. Puedes visualizarlo entrando al mdulo MA522 y seleccionando el archivo con la opcin 5 (5=Visualizar)

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En el ejemplo de este reporte, puedes ver que el primer grupo no tiene ningn alumno asignado sin pagos. El grupo siguiente, sin embargo, tiene a Mario Covarrubias Melo registrado como No Existe Pago de Anticipo. Esto significa que debemos verificar con el rea Administrativa si el pago no ha sido capturado, si re requiere hacer un cambio de periodo, si se captur el pago en un periodo equivocado, si no es el caso, en necesario buscar a Sal y descubrir si l toma el semi Intro a las 7:00. Si es as, tiene que hacer su pago. Si por alguna razn no toma el curso, necesitamos darlo de baja del grupo. De igual forma hay que checar cada uno de los tipos de cursos antes de la fecha inicial.

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DA2034 (Registro de alumnos pendientes de asignar a grupo)

Como se presento en el DA2010, es posible asignar alumnos a lista de espera. Una vez que los grupos estn abiertos, debemos mandar a estos alumnos a sus respectivos grupos. Para hacer esto, visualizamos la lista de espera en el mdulo DA2034. Con 1 escogemos al alumno por asignar. Esto hace que aparezca una pantalla similar a la del DA2030. Aqu buscamos al grupo indicado en las anotaciones y el alumno es asignado; automticamente, tambin desaparece de la lista de espera y ahora se encuentra en la lista del grupo.

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DA2036 (Registro de calificaciones)

En este mdulo almacenamos las calificaciones de todos los grupos una vez que el curso ha terminado. Puedes acceder al mdulo de las calificaciones (DA2036) seleccionndolo directamente en el men principal del AS/400. Puedes tambin entrar a cualquier grupo en el DA2030 activar la funcin 8 (F8=Calificaciones). Una vez que ests en la lista de grupos, selecciona el grupo donde deseas registrar las calificaciones con la opcin 1 (1=Selecciona). Esta es la pantalla para registrar calificaciones:

Los Coordinadores y/o Ejecutivos de Ventas tienen que registrar las calificaciones de los estudiantes as como sus faltas. Se registran las calificaciones orales que son 10, 8, 6 4 y las calificaciones escritas se registran como valor numrico (7.9/6.7/8.2/10.0 etc.). El nmero se debe poner como 7.9 y no 7,9 o 79. En el nivel 12, solamente se registran las calificaciones orales y una calificacin de TOEIC (no hay calificacin escrita). La calificacin de TOEIC es un nmero de tres cifras. Hay tambin un espacio para que las faltas sean registradas. Cuando un alumno toma un examen make up, el resultado se registra en el espacio proporcionado para ese propsito. Las calificaciones y las faltas deben estar en el sistema dos das despus del fin del curso y para el lunes despus del final del curso de sbado. Despus de ingresar las calificaciones, la pantalla se debe de ver as:

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Digita Enter para terminar la captura de las calificaciones. Para los grupos de nivel 12, solamente se capturan las calificaciones orales y las faltas. Se terminar la captura cuando reciban los resultados de TOEIC.

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Tan pronto como los resultados de TOEIC lleguen a la sucursal, se deben registrar. Ten cuidado de no alterar las calificaciones orales o las faltas.

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DA5025 (Monitoreo de alumnos asignados en ms de un grupo)

El DA5025 es un mdulo que permite ver si ha asignado algn alumno en dos grupos. Cuando esto sucede, tenemos que determinar en qu grupo permanecer asignado y darlo de baja del otro. Abre el mdulo DA5025 del men principal y aparecer la siguiente pantalla.

Presiona enter. Este proceso se lleva varios minutos para realizar la impresin. Una vez que aparezca el mensaje siguiente, puedes ir al mdulo MA522 para ver el informe.

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Ahora, ve al MA522 y encuentra el informe. Seleccinalo con la opcin 5 (5=Visualizar). Muestra a cualquier alumno que aparezca en dos grupos.

El grupo que aparece en la lista es el grupo en donde el alumno fue asignado en segundo lugar. Debemos encontrar al estudiante y preguntarle en cul de los dos grupos tomar las clases. Una vez que sepamos eso se puede darlo de baja del grupo donde no corresponde.

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DA2040 (Control de alumnos inscritos a la SEP)

La mayora de los planteles estn incorporados a SEP. Para poder llevar un control adecuado sobre sus documentos. Con este programa el usuario puede dar de alta a los alumnos que soliciten diploma o bien cualquier asunto relacionado con la SEP. Con la opcin 2=Cambia rea Administrativa: El usuario podr modificar datos de estatus de pago, de fotos, de observaciones, etc.

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Con la opcin 6=rea Comercial, el usuario podr actualizar el grupo asignado.

F06=Alta: Con esta funcin el usuario podr dar de alta a los alumnos que soliciten su inscripcin a la SEP.

En ocasiones recibimos visitas de supervisores de la SEP y nos solicitan diferentes reportes. Ellos nos harn saber con anticipacin cul de los siguientes datos necesitan para sus estadsticas:

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F14=Reportes por Edades: Con esta funcin el usuario podr obtener un reporte de los alumnos inscritos a la SEP por Edades y periodo.

F15=Reportes por Sexo: Con esta funcin el usuario podr obtener un reporte de los alumnos inscritos a la SEP por Sexo y periodo.

F16=Reportes por Horario: Con esta funcin el usuario podr obtener un reporte de los alumnos inscritos a la SEP por Horario y periodo.

Una vez preparado el reporte, es posible visualizarlo en el MA522 con la opcin 5.

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DA4010 (Consulta de alumnos)

Muchos de los alumnos interrumpen sus estudios por algn tiempo. Cuando han transcurrido dos cursos o ms hay que hacer un level-check para asegurarnos de que el alumno ha mantenido el nivel adecuado para continuar donde se qued. Para verificar cuando fue la ltima vez que estudi esta persona con nosotros, se puede verificar su historial acadmico en el DA4010. Para ver el historial buscamos al alumno por nmero de matrcula o por nombre y/o apellidos:

Con 1 seleccionamos al alumno y se puede ver los cursos que ha tomado y si actualmente est activo. Si no est activo, se puede ver cuando tomo un curso por ltima vez y decidir si debemos realizar la re-evaluacin.

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En este mdulo quedan registradas las calificaciones asignadas en el DA2036 as que se puede ver sus calificaciones usando la funcin F21 (SHIFT+F9).

Aqu se puede ver que Viridiana Vidales Buenrostro (MR00095) estudi el nivel EE1 y tuvo de calificacin oral 8 y escrita 9.0; en el EE2 su calificacin oral fue 10 y escrita 9.6; no ha tomado el nivel EE3. El ltimo curso que tom fue en Octubre de 2007. No estudi en Noviembre ni en Diciembre. Si regresa en Enero, deber ser re-evaluada. Cuando un alumno necesita cambiar de sucursal es necesario transferir sus datos a su nueva sede. Si el alumno no est activo o si su deuda no ha sido generada, solo necesitamos usar la opcin 2 (2= Cambio de Plantel) y escribir las letras del nuevo plantel:

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Los datos personales de nuestra alumna ya han sido transferidos y pueden visualizarse y actualizarse en el DA2010 correspondiente al plantel de Cuernavaca. Si la deuda ya ha sido generada, este cambio se realiza desde el DA2030 y se requiere de la autorizacin del plantel que recibir al alumno en uno de sus grupos.

BDA4015 (Consulta de conteos por plantel)

En el DA4015 vemos el nmero de alumnos asignados a los grupos de un cierto periodo y lo desglosa por tipo de curso y horario. Primero hay que seleccionar el ao y el curso que queremos visualizar:

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Aqu se puede ver que hay 57 alumnos en total, de los cuales 8 son nuevas inscripciones y 49 son alumnos anteriores. Todos ellos distribuidos en 49 grupos. Este nmero puede ser impreciso. Para asegurarnos hay que cotejarlo con el reporte del conteo, el cual es una impresin de los alumnos asignados y que tienen algn pago registrado. Para generar esta impresin la mandamos al MA522 con la opcin 2 (2= reporte del conteo).

El sistema nos avisa cuando el reporte est listo:

Y ahora se puede visualizarlo en el MA522 con la opcin 5. (para eliminar el mensaje de que el reporte est listo, presiona F11):

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Aqu se puede ver que solo hay 56 alumnos asignados con pago registrado contra 57 que vimos en el DA4015. Es necesario averiguar qu alumno y por qu razn no tiene pago registrado para que cuando llegue el cierre del periodo, tanto el DA4015 como el conteo y el reporte del DA4015 coincidan en todos sus aspectos.

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DA4020 (Consulta corporativa de grupos)

En este men se puede ver los grupos existentes en todos los horarios en cada una de los planteles. Esta herramienta es muy til cuando algn alumno necesita cambiar de sucursal. As podremos informarle sobre que opciones tiene para seguir estudiando en cualquiera de nuestras escuelas. Por ejemplo, si nuestro alumno se va a vivir a Chihuahua y est actualmente en el nivel 5 debemos seleccionar ese plantel y visualizar todos los grupos del nivel 5:

De esta forma sabemos que se puede ofrecerle cualquiera de los siguientes horarios:

El alumno podr decidir qu horario le conviene ms para seguir estudiando. Una vez que haya decidido hacemos el cambio desde el DA2030 y esperamos la autorizacin por parte del otro plantel. En cuanto se autorice, el alumno es dado de baja en su antiguo grupo y, simultneamente es dado de alta en el nuevo.

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DA4060 (Consulta de control de grupos)

En este control de grupos se puede visualizar alumnos exactamente igual que en el DA2030, sin embargo, lo que no se puede hacer son modificaciones como asignar o dar de baja alumnos. En otras palabras, es meramente informativa.

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DA4080 (Consulta universal de cursos deseados)

Cuando un alumno se interesa en alguno de los cursos y no lo tenemos programado, se puede asignarlo a una lista que nos permite dar seguimiento al nmero de personas interesadas en tal nivel. De esta forma se puede evaluar el potencial del grupo y decidir programarlo o no. Esta lista es el resultado de la captura de datos en el DA2005 con opcin 8

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DA4090 (Consulta programacin fechas de periodos de grupos)

Cuando estamos abriendo grupos nuevos para periodos venideros y no sabemos las fechas de inicio y trmino consultamos el DA4090. Aqu est contenida la informacin de los diferentes periodos. Con la opcin 1 visualizamos los detalles del tipo de curso seleccionado. Por ejemplo, los SEMI PICO del periodo de Enero 08:

Con la opcin 3 se puede visualizar los cursos que se han abierto con caractersticas similares. Por ejemplo los BLM que se han dado son:

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DA5040 (Reporte de alumnos no reinscritos)

El DA5040 te ayuda a comparar a los alumnos que estn reinscritos actualmente y a los que estuvieron inscritos en un curso anterior. La lista que se obtiene entrando a este mdulo contiene los nombres de los alumnos que estaban con usted en el pasado pero no estn estudiando actualmente. Para hacer esto, entra el mdulo DA5040 del men principal. Se desplegar la siguiente pantalla:

En la primera seccin (Periodo de Consulta,) escribe el curso actual por ao y mes. En la segunda seccin (Periodos de Comparacin,) escribe las fechas del ltimo curso que deseas comparar. En el ejemplo siguiente, estamos comparando el curso del septiembre de 2005 al curso del junio de 2005.

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Al entrar al mdulo MA522, se puede imprimir una lista como sta:

De esta lista se puede llamar a los alumnos que ya no estn estudiando con nosotros e invitarles a que vuelvan. En la lista tenemos los nmeros de telfono, el nivel y el curso que tomaron, en este caso, en junio. Si comparamos ms de dos perodos anteriores, es importante comparar ambas listas para no duplicar nombres ya que esto significa que se puede terminar llamando a alguna persona ms de una vez. Es tambin una buena idea verificar a los estudiantes con el DA4010 para asegurarnos de que los alumnos no estn activos en algn grupo o sucursal diferente.

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