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VILLEDA BARRERA DIANA

1505

N29

COMUNICACIN EN LA ORGANIZACION

Universidad Nacional Autnoma de Mxico

Facultad de Estudios Superiores Iztacala

Modulo: Administracin I

Profesor: Dr. Carlos Javier Arnaiz Toledo

Alumna: Villeda Barrera Diana

NL: 29

VILLEDA BARRERA DIANA COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN

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COMUNICACIN EN LA ORGANIZACION

LA COMUNICACIN SISTEMA NERVIOS DE LA ADMINISTRACION Deriva del latn "cum", con, y "munus", don: significa pues, algo que se participa a otros a la manera de un don o un regalo; algo que, antes de comunicarse, era exclusivamente nuestro, y despus de la comunicacin es del dominio de todos los dems. Su definicin "Comunicacin es un proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros". a) Es un proceso: la mayor parte de las fallas en la comunicacin dependen de que creemos que, con emitir una orden, pasar un informe, etc. b) Nosotros: en la comunicacin necesariamente transmitimos en ltimo trmino un acto psquico. c) Ideas, sentimientos, deseos: en la comunicacin transmitimos estas tres clases de actos psquicos d) Son conocidos y aceptados: la comunicacin busca que los dems sepan bien lo que queremos transmitirles e) Por otros: -esto implica que la comunicacin es esencialmente bipolar Sus elementos 1. Fuente de la comunicacin 2. Receptor de la comunicacin 3. Canal de la cornunicacin 4. Contenido de la comunicacin 6. Ambiente de la comunicacin Barreras de la comunicacin La comunicacin en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo , debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente eficaz, la principales barreras son las siguientes: Psicolgicas: Emociones. Valores Hbitos de conducta. Percepciones. Fsicas: Ruidos. Semntica: Smbolos (palabras, imgenes, acciones) con distintos significados. Otros: Interrumpir. Cambiar de tema. Tangencializaciones. No escuchar. Interpretaciones. Responder a una pregunta con otra pregunta. Rotulaciones.

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ESPECIES DE LA COMUNICACION 1. Por razn de los canales que sigue, y de su contenido, se divide en formal o informal. La primera es la que lleva un contenido querido u ordenado por la empresa, a travs de los canales sealados por sta. La informal, por el contrario, no se refiere a las cosas que la empresa desea se comuniquen, ni sigue los canales fijados. 2. Por razn del receptor puede ser individual o genrica, segn que vaya dirigida a una persona concreta, o en general a un grupo, sin precisar nombres de persona. De suyo la primera es mucho ms enrgica. 3. Por razn de la obligatoriedad que se espera en la respuesta, puede ser imperativa, exhortativa o informativa. La primera exige una respuesta precisa: una accin, una omisin, un cambio de actividad. La segunda espera alguna accin, sin imponerIa obligatoriamente. La tercera, simplemente comunica algo, sin sealar en concreto nada que se espere, al menos en un plazo inmediato. 4. Por razn de su forma puede ser oral, escrita, o grfica. La primera puede ser personal, telefnica, por interphone, etc. Importa escoger el tipo de comunicacin ms adecuado en cada caso. 5. Por su sentido puede ser vertical u horizontal, segn que se realice dentro de una lnea de mando, o entre varias lneas. La primera se subdivide en descendente y ascendente. La comunicacin vertical descendente est formada por: Polticas. Reglas. Instrucciones. rdenes. Informaciones. La comunicacin vertical ascendente puede comprender aspectos tales como: Reportes. Informes. Sugestiones. Quejas. Entrevistas (de ingreso, de ajuste, de salida). Encuestas de actitud, etctera. La comunicacin horizontal comprende: Juntas. Comits. Consejos. Mesas Redondas Asambleas, etctera.

VILLEDA BARRERA DIANA PRINCIPIOS DE LA COMUNICACION

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PRINCIPIO DE LA RESPONSABILIDAD: Es responsable del xito de la comunicacin aquel en quien se origina la misma. PRINCIPIO DE LA ADAPTACION: La comunicacin debe adaptarse no la persona que la da la fuente sino quien la recibe. PRINCIPIO DE LA EFECTIVIDAD: La comunicacin debe usar aquel canal que sea ms efectivo para realizarla. PRINCIPIO DE LA BILATERALIDAD: La comunicacin es tanto ms perfecta cuanto ms sea posible tener una respuesta completa por parte del receptor. PRINCIPIO DE LA INTEGRIDAD: El mensaje debe llegar ntegro y sin distorsiones de la fuente al receptor. PRINCIPIO DE LA CIRCUNSTANCIONALIDAD: Es evidente que el ambiente en el que se transmite el mensaje condiciona que este llegue adecuadamente al receptor.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN DE EN LAS ORGANIZACIONES La mayor parte de la actividad humana se desarrolla a travs de la comunicacin, en cualquiera de sus cuatro niveles: intrapersonal, interpersonal, grupal o colectiva. La mayora de nuestros actos cotidianos son actos de comunicacin; gracias a sta nos relacionamos con los individuos o grupos que integran nuestro entorno, para cumplir diferentes fines. Cuando el hombre, como ser racional, descubri la necesidad de actuar en conjunto para desarrollar tareas que requeran una fuerza mayor a la de un individuo, recurri a la comunicacin para coordinar las actividades de varias personas. Coordinar la accin conjunta, en todos los mbitos, se debe a los procesos de comunicacin que se producen entre los protagonistas de dicha accin. Cuando el hombre sedentario evoluciona y crea otro tipo de organizaciones, requiere, por lo tanto, diferentes medios para comunicarse y coordinar sus actividades. En la medida en que las relaciones se tornan ms complejas, surge la necesidad de contar con medios de comunicacin adecuados para el nivel de desarrollo de esas relaciones. En este contexto se ubica el impresionante desarrollo de los medios al servicio de la comunicacin, que permiten enlazar a individuos de todo el mundo en pocos segundos. La tecnologa desarrollada por el hombre se ha incorporado con xito a la difusin de mensajes, y ahora es posible que stos recorran el mundo con una velocidad imposible de imaginar hace apenas unos aos. En el mbito organizacional, el desarrollo de la comunicacin no ha sido simultneo al avance y la complejidad de las organizaciones, este ltimo elemento dificulta, hoy en da, los procesos de comunicacin dentro de las mismas, a pesar de que tales procesos resultan de vital importancia para la consecucin de objetivos.

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La teora de la informacin (Shannon y Weaver ) En 1948, Shannon y Weaver lanzaron una teora matemtica de la comunicacin, casi al mismo tiempo que Laswell, elaboran su frmula de cinco elementos. Se trata de un modelo de comunicacin o, ms exactamente, de una teora de la informacin pensada en funcin de la ciberntica, la cual es el estudio del funcionamiento de las mquinas, especialmente las mquinas electrnicas. Cuando Shannon habla de informacin, se trata de un trmino con un sentido completamente diferente del que nosotros le atribuimos generalmente (noticias que nos traen diariamente la prensa, la radio y la TV). Se trata para l de una unidad cuantificable que no tiene en cuenta el contenido del mensaje. El modelo de Shannon se aplica entonces a cualquier mensaje, independientemente de su significacin. Esta teora permite sobre todo estudiar la cantidad de informacin de un mensaje en funcin de la capacidad del medio. Esta capacidad se mide segn el sistema binario (dos posibilidades, O 1) en bite (bnary digits) asociados a la velocidad de transmisin del mensaje, pudiendo esta velocidad ser disminuida por el ruido. El modelo de Shannon se representa por un esquema compuesto por cinco elementos: una fuente, un transmisor, un canal, un receptor, un destino. Dentro de este modelo incluimos el ruido, que aporta una cierta perturbacin. Objetivos del modelo: * Mejorando la velocidad en la creacin y transmisin de los mensajes. * Mejorando la capacidad de los canales de la comunicacin. * Codificacin eficaz de los mensajes, que evite la ambigedad y los ruidos entre emisor y receptor. Eje: El lenguaje informtico es hoy en da uno de los ms eficaces. En este contexto de Shannon comienza a desarrollarse el uso militar e interno de la red. A partir de los trabajos de Shannon hay una reflexin posterior de Weaver bastante interesante, este plantea 3 niveles distintos que corresponden a 3 problemas diferentes a la hora de estudiar el proceso de la comunicacin.

1er Nivel: Tcnico 2 Nivel: Semntico 3er Nivel: De la eficacia, efectividad. 1er Nivel; Con que precisin pueden transmitirse los smbolos de la comunicacin? En este nivel se analiza la fidelidad en la transmisin de los mensajes escritos, visuales de sonido etc. Sin este nivel no se pueden plantear los dems. El nivel tcnico es esencial. 2 Nivel: Con que precisin los smbolos que se trasmiten son recibidos con el significado deseado? El problema esta en el grado de adecuacin entre el mensaje enviado y el recibido. Aqu se da por supuesto que el emisor emite una informacin que debe ser recibida por el receptor e interpretada con la intencin del

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emisor. Interpretacin satisfactoria teniendo en cuenta la referencia del significado previsto por el emisor. 3er Nivel: Con que efectividad el significado recibido afecta a la conducta del receptor en el sentido deseado? La teora matemtica se preocupa por el xito con que el mensaje llega al receptor. Este xito se mide midiendo los efectos. Se vuelve a poner el proceso comunicativo en el desarrollo persuasivo. Esto nos demuestra que cuando emitimos un mensaje tratamos de influir en el receptor. Con esta limitacin de niveles Weaver nos aclara los conceptos, la teora matemtica se centra en los problemas del 1er Nivel tcnico. Los elementos del modelo de Shannon y Weaver a) La fuente: es el elemento emisor inicial del proceso de comunicacin; produce un cierto nmero de palabras o signos que forman el mensaje a transmitir. Por ejemplo, puede ser la persona que, habiendo descolgado el telfono y marcado el nmero, comienza a hablar. Puede ser, del mismo modo, el parlante de la radio o de la TV. b) El transmisor: es el emisor tcnico, esto es el que transforma el mensaje emitido en un conjunto de seales o cdigos que sern adecuados al canal encargado de transmitirlos. As, en nuestro ejemplo, el transmisor transformar la voz en impulsos elctricos que podrn ser transmitidos por el canal. c) El canal: es el medio tcnico que debe transportar las seales codificadas por el transmisor. Este medio ser, en el caso del telfono, los cables, o la red de micro-ondas utilizada por la empresa telefnica en comunicaciones internacionales. d) El receptor: tambin aqu se trata del receptor tcnico, cuya actividad es la inversa de la del transmisor. Su funcin consiste entonces en decodificar el mensaje transmitido y vehiculizado por el canal, para transcribirlo en un lenguaje comprensible por el verdadero receptor, que es llamado destinatario. Es entonces el aparato telefnico, el receptor de radio o el televisor. d) El destinatario: constituye el verdadero receptor a quien est destinado el mensaje. Ser entonces la persona a quien se dirige el llamado telefnico o el conjunto de personas audiencia de radio o de TV. f) El ruido: es un perturbardor, que parasita en diverso grado la seal durante su transmisin: nieve en la pantalla de TV, fritura o lloro en un disco, ruidos de interferencia en la radio, tambin la voz demasiado baja o cubierta por la msica; en el plano visual puede ser una mancha sobre la pantalla, un cabello en el objetivo del proyector, una falla de registro grfico, etc. Tambin se debe considerar, muy especialmente, el ruido no tcnico. Esto es, aquel que proviene del contexto psicosocial. Todos los elementos precedentes son considerados como ruidos que pueden, entonces, provenir del canal, del emisor, o del receptor, del mensaje, etctera. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL FORMAL

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La accin coordinada y el trabajo en equipo contribuirn a lograr los objetivos estratgicos. Los procesos de comunicacin permiten a al organizacin mantener la coordinacin entre sus distintas partes y alcanzar as su caracterstica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan, 1986). La comunicacin es adems un instrumento de cambio ya que permite la introduccin, difusin, aceptacin e interiorizacin de los nuevos valores y pautas de gestin que acompaan el desarrollo organizacional.. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organizacin y que la participacin reciba el adecuado reconocimiento, de este modo la comunicacin al incrementar la posibilidad de participacin, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad se convierte en un factor de integracin, motivacin y desarrollo personal. Todo ello contribuir a una mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido en la organizacin, as que en la bsqueda de la Calidad Total aparece como elemento fundamental de partida: la comunicacin. La buena gestin de una comunicacininterna debe alcanzar un objetivo bsico: cubrir las necesidades de comunicacin que presentan los individuos o grupos que conforman la organizacin. La comunicacin efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organizacin, la comunicacin debe fluir en todos los sentidos. COMUNICACIN INFORMAL Este estilo de relaciones est basada en la espontaneidad, no en la jerarqua, surge de la interaccin social entre los miembros y el desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicacin informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, segn como se emplee. De forma positiva, ayuda a la cohesin del grupo y a dar retroinformacin sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. Este tipo de comunicacin aporta incuestionables beneficios a las personas implicadas en ellas y son tiles a la organizacin. Pensemos en la comunicacin que se desarrolla en el contexto de grupos informales en trminos de refuerzo de la cohesin grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organizacin, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes. De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organizacin. Allport y Postman lo definen como enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser credo, transmitido de una persona a la otra, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud. Las disfunciones se producen cuando la cohesin se desarrolla en torno a las normas contrarias a las pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorologa y dan lugar a un conocimiento generalizado y errneo sobre temas que afectan a la organizacin o sobre incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de: los procesos de distorsin a que estn expuestos, a la extrema rapidez con que circulan y el gran tamao de la audiencia y su capacidad de convencimiento y credibilidad. BIBLIOGRAFIA : Reyes Ponce, Agustin. Administracin Moderna, Mxico, Limusa, 2010. Pags: 390-398