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Anlisis ponderacin competencia Gerencia de Evaluaciones Ambientales

FUNDAMENTACIN TERICA DE LA PROPUESTA DE PONDERACIN PARA DETERMINAR LA COMPETENCIA DEL PERSONAL DE LA GEA La propuesta se basa en el anlisis elaborado por funcionarios de la GEA y aprobado por la Gerencia en abril de 2007. El anlisis tuvo su origen en las disposiciones sealadas en las Normas de Auditora Gubernamental vigentes, principalmente en lo que establece la NAG 211 referida a la competencia. Como parte de este trabajo se plantearon dos objetivos, el primero relacionado con la realizacin del anlisis de la citada norma y el segundo con la determinacin de los parmetros que permitiran determinar la competencia de los auditores gubernamentales de la Gerencia de Evaluaciones Ambientales. Resultado del anlisis se concluy definiendo los parmetros para evaluar la competencia, los mismos son: capacidad tcnica, entrenamiento y experiencia. Para cada uno de estos parmetros se definieron los aspectos a considerar en la evaluacin, estos se sealan a continuacin: CAPACIDAD TCNICA: Formacin de Pregrado: contempla la carrera profesional del auditor, la informacin del contenido curricular respectivo y el tema de tesis o proyecto de grado con que obtuvo el grado de licenciatura. Formacin de post grado: contempla el grado y el tema o rea en la que se desarrollaron los respectivos estudios, la informacin curricular y el tema de tesis o proyectos con que se obtuvo el post grado correspondiente. Cursos, talleres y seminarios: contempla los cursos realizados en el CENCAP que por lo general estn relacionados con la Ley 1178 y los sistemas de administracin y control, y los cursos, talleres o seminarios realizados fuera de la CGR en temas varios. Otros: contempla actividades relacionadas con: publicaciones, docencia, ayudantas, exposiciones sobre temas varios. ENTRENAMIENTO. Cursos, talleres y seminarios: contempla los cursos, talleres o seminarios relacionados con el entrenamiento del funcionario en lo que compete a la auditora ambiental gubernamental, los mismos pueden ser desarrollados en el CENCAP o en otros lugares.
1 Elaborado por: CAC Ruta de archivo: c: /Document1.doc Fecha: 09/12/2008

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EXPERIENCIA. En Auditora ambiental. Contempla la experiencia del funcionario en la CGR en lo que corresponde a la realizacin de auditoras, seguimientos o apoyos en temas varios. Sobre temas relacionados con el objeto de auditora. Contempla la experiencia del funcionario fuera de la CGR en actividades relacionadas con los posibles objetos de auditora. En base a estos parmetros se estableci un modelo de cuadro que contempla toda esta informacin para cada funcionario de la GEA. Esta informacin registrada llega a ser como la ficha base de informacin de la competencia de cada uno de los auditores de la Gerencia. Esta ficha es actualizada cada ao complementando las actividades nuevas que haya realizado el funcionario, lo que permitira posiblemente modificar su competencia respecto de algunos temas de auditora. Un funcionario regular de la GEA luego de llenar su ficha de competencia tiende a actualizar informacin en los siguientes parmetros: Capacidad tcnica. Formacin de post grado Cursos, talleres y seminarios tanto del CENCAP como externos Otros: posiblemente publicaciones, docencia o exposiciones. Entrenamiento. Cursos, talleres y seminarios tanto del CENCAP como externos sobre auditora ambiental. Experiencia. Sobre auditora ambiental. La informacin de la ficha actualizada del auditor, es la base para la ponderacin de competencia propuesta. La ponderacin se desarrolla en una tabla de clculo que permite incluir valores cualitativos y cuantitativos respecto de cada uno de los factores de cada parmetro de competencia definido. A continuacin se presenta una explicacin detallada de la forma de valorar cada factor de cada parmetro y su incidencia en la ponderacin final. Cabe notar que la propuesta de ponderacin tiene la versatilidad de aplicar a cualquier tema de auditora, seguimiento o apoyo que se pretenda realizar, por lo que esta ponderacin no est en funcin de los temas o reas de evaluacin.
2 Elaborado por: CAC Ruta de archivo: c: /Document1.doc Fecha: 09/12/2008

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La explicacin se desarrollar por parmetro y por cada factor involucrado. CAPACIDAD TCNICA Formacin de Pregrado (FPRE). Este factor se evala primeramente de manera cualitativa, pretende identificar de manera preliminar si la formacin de pregrado del auditor est relacionada de alguna manera con el tema a evaluar. Para ello nos formulamos la pregunta de si existe relacin? en la formacin de pregrado (incluye las materias cursadas y el tema de tesis o proyecto de grado) con el tema de evaluacin. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe determinar si esta relacin es de apoyo, directa o ambas. De apoyo, cuando las materias cursadas o el tema de tesis o proyecto de grado no estn directamente relacionados con el tema, pero sin embargo el conocimiento adquirido a travs de estos puede ser til y en consecuencia servir de apoyo en la evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de uno (1). Es directa cuando las materias cursadas o el tema de tesis o proyecto de grado estn directamente relacionados con el tema. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de dos (2). Ambas, cuando se encuentra ambas relaciones es decir que existen materias que estn directamente relacionadas y tambin existen materias de apoyo incluido el tema de tesis o proyecto de grado. En este caso se asigna una puntuacin de 3. Ver diagrama de flujo en figura 1 del anexo. Formacin de Post grado (FPOST). Este factor se evala primeramente de manera cualitativa, se pretende identificar de manera preliminar si la formacin de post grado del auditor est relacionada de alguna manera con el tema a evaluar. Para ello nos formulamos la pregunta de si existe relacin? en la formacin de post grado (incluye las materias cursadas y el tema de tesis) con el tema de evaluacin. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe determinar si esta relacin es de apoyo, directa o ambas. De apoyo, cuando las materias cursadas o el tema de tesis no estn directamente relacionados con el tema, pero sin embargo el conocimiento adquirido a travs de
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estos puede ser til y en consecuencia servir de apoyo en la evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de uno (1). Es directa cuando las materias cursadas o el tema de tesis estn directamente relacionados con el tema. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de dos (2). Ambas, cuando se encuentra ambas relaciones es decir que existen materias que estn directamente relacionadas y tambin existen materias de apoyo incluido el tema de tesis. En este caso se asigna una puntuacin de tres (3). Cursos, talleres y seminarios (CTS). Este factor se evala primeramente de manera cualitativa, se pretende identificar de manera preliminar si estas actividades estn relacionadas de alguna manera con el tema a evaluar. Para ello nos formulamos la pregunta de si existe relacin? en los temas de los cursos, talleres o seminarios realizados por el funcionario con el tema de evaluacin. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe determinar si esta relacin es de apoyo, directa o ambas. De apoyo, cuando los temas de los cursos externos a la CGR que ha realizado el funcionario no estn directamente relacionados con el tema, pero sin embargo el conocimiento adquirido a travs de estos puede ser til y en consecuencia servir de apoyo en la evaluacin. Cabe notar que en este grupo incluyen adems los cursos de la ley 1178 y los sistemas de administracin y control dictados por el CENCAP, estos temas siempre sern de apoyo, pues no pueden ser objeto de la auditora pero en muchos casos forman parte de alguno de los aspectos a evaluar, por lo que el conocimiento adquirido es importante, pero al no estar directamente relacionados, su contribucin es slo de apoyo Si el funcionario ha realizado cursos del CENCAP u otros cursos que sean slo de apoyo, entonces se asigna una puntuacin de uno (1). Si es de apoyo y directa, cuando adems de los cursos del CENCAP el funcionario ha realizado cursos, talleres o seminarios sobre temas directamente relacionados con el tema de evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de tres (3). Otros. Este factor se evala primeramente de manera cualitativa, se pretende identificar de manera preliminar si el funcionario ha realizado otras actividades como publicaciones,
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docencia, ayudantas, exposiciones sobre temas relacionados de alguna manera con el tema a evaluar. Para ello nos formulamos la pregunta de si existe relacin? en los temas de otras actividades realizadas con el tema de evaluacin. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe determinar si esta relacin es de apoyo, directa o ambas. De apoyo, cuando los temas de estas otras actividades no est directamente relacionado con el tema de evaluacin, pero sin embargo el conocimiento adquirido a travs de estos puede ser til y en consecuencia servir de apoyo en la evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de uno (1). Es directa cuando los temas de estas otras actividades estn directamente relacionados con el tema de evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de dos (2). Ambas, cuando se encuentra ambas relaciones es decir que existen temas de otras actividades que estn directamente relacionadas y tambin existen actividades que son de apoyo. En este caso se asigna una puntuacin de tres (3). ENTRENAMIENTO Cursos, talleres y seminarios (CTS o act.). Este factor est relacionado con la preparacin o entrenamiento del funcionario de la GEA en lo que es la auditora ambiental gubernamental. En consecuencia se entiende que el conocimiento que el auditor adquiera en este campo no est directamente relacionado con los temas de la auditora, si no con el proceso de su ejecucin, por lo que los cursos, talleres, seminarios u otras actividades que pudiera realizar al respecto, representan herramientas de apoyo para el auditor de la GEA. Existen dos situaciones particulares en la GEA que forman parte del entrenamiento, estas son actividades relacionadas con el manejo de equipos y software para cartografa y diseo de mapas y por otro lado, actividades relacionadas con el manejo de equipos de evaluacin fsico qumica de agua. Estas actividades no estn directamente relacionadas con el proceso de la auditora ambiental, pero son tambin herramientas de apoyo para temas que pudieran requerir de este conocimiento. Por tanto tambin se evaluar dentro de este parmetro estas actividades que tambin son de entrenamiento para el auditor que debe cumplir con estas actividades. Llevarlo a entrenamiento En el caso de este factor se pretende determinar si el funcionario cuenta con estas herramientas, para ello nos formulamos la pregunta de si el funcionario ha realizado? cursos, talleres, seminarios u otras actividades de entrenamiento. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0).
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De ser afirmativa la respuesta la evaluacin es cuantitativa ya que no es posible evaluar la relacin de los cursos de entrenamiento en auditora ambiental con el tema de auditora. En consecuencia la evaluacin se cuantifica en funcin del nmero de cursos, talleres o seminarios de entrenamiento que tiene el auditor. Por tanto: Si el auditor cuenta con tres o ms actividades relacionadas, se asigna una puntuacin de dos (2), este valor se ha determinado porque el entrenamiento en auditora es un parmetro de apoyo, de acuerdo a la explicacin anterior. Si el auditor cuenta con una o dos actividades relacionadas, se asigna una puntuacin de uno (1). Si el auditor cuenta con entrenamiento en las situaciones particulares y se requiere de este entrenamiento para el tema de auditora a evaluar, se asigna una puntuacin de uno (1) en actividades, si corresponde. Ver diagrama de flujo en figura 2 del anexo. EXPERIENCIA En auditora ambiental (AA, S, A). Este factor est relacionado con la experiencia del funcionario en la ejecucin de auditoras ambientales (AA), seguimientos (S) o apoyos (A) sobre temas que estn directamente relacionados con el objeto de auditora. Por las caractersticas de este parmetro, se entiende que esta experiencia corresponde a la que el auditor ha adquirido durante el tiempo que trabaja en la GEA y corresponde a todos los trabajos que este ha realizado sobre auditora ambiental gubernamental. Dado que este factor est directamente relacionado con el tema de evaluacin, se considera pertinente evaluar la experiencia del funcionario respecto del tema en cuestin. Para ello nos formulamos la pregunta de si el funcionario ha realizado AA, S o A? sobre el tema que se pretende evaluar. De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe establecer un valor y se ha considerado pertinente establecer un nmero mnimo de trabajos ya sean estos AA, S o A que aseguren que el auditor conoce del tema y que inclusive tiene la posibilidad de optimizar el proceso que se pretende ejecutar. En consecuencia: Si el auditor cuenta con dos o ms trabajos (AA, S o A) sobre el tema, se asigna una puntuacin de tres (3). Se asigna este valor porque este factor est directamente relacionado con el tema a evaluar. El nmero asignado de dos trabajos como mnimo, se ha determinado en funcin a la cantidad de auditoras y seguimientos que se ejecutan por ao, por ejemplo en promedio se realiza una a dos auditoras por ao y adems los temas son varios por
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lo que un tema puede no evaluarse en periodos que pueden sobrepasar fcilmente el ao. Esto significa que parte de los funcionarios por su antigedad pueden no haber trabajado nunca en algunos temas. Por otro lado, haber realizado trabajos sobre un tema en ms de una ocasin, permite asegurar que el funcionario conoce mnimamente el tema que va a evaluar, situacin que corresponde a una fortaleza que se debe considerar en la ponderacin. Si el auditor ha realizado slo un trabajo en el tema, se asigna una puntuacin de uno (1). Sobre temas relacionados con el objeto de auditora (EXT). Este factor est relacionado con la experiencia del funcionario en trabajos realizados fuera de la Gerencia de Evaluaciones Ambientales, es decir corresponde a la experiencia externa (EXT) adquirida por el funcionario. En este caso, dado que la experiencia del funcionario puede ser diversa, se pretende evaluar la relacin de esta experiencia con el tema a evaluar en una AA, S o A. Para ello nos formulamos la pregunta de si existe relacin? entre la experiencia externa del funcionario con el tema que se pretende evaluar, es decir ha realizado trabajos sobre temas relacionados? De ser negativa la respuesta se asigna una puntuacin de cero (0). De ser afirmativa la respuesta se debe determinar si esta relacin es de apoyo, directa o ambas. De apoyo, cuando la experiencia externa del funcionario, es decir los trabajos realizados no est directamente relacionada con el tema, pero sin embargo la experiencia obtenida puede ser til y en consecuencia servir de apoyo en la evaluacin. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de uno (1). Es directa cuando la experiencia externa del funcionario, es decir los trabajos realizados estn directamente relacionados con el tema. Si se encuentra esta relacin se asigna una puntuacin de dos (2). Ambas, cuando se encuentra que el funcionario tiene experiencia de trabajo en aspectos que pueden ser de apoyo y adems tiene experiencia de trabajos relacionados directamente con el tema a evaluar. En este caso se asigna una puntuacin de tres (3). Ver diagrama de flujo en figura 3 del anexo.

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DE LA PONDERACIN FINAL La forma de evaluar cada parmetro, explicada a detalle en el acpite anterior, ha sido incorporada en una planilla de clculo, la que permite automticamente determinar los valores de acuerdo a una ponderacin cualitativa y cuantitativa, segn corresponda. La suma de las ponderaciones parciales se refleja en un valor total. La ponderacin mxima que puede obtener un funcionario de cumplir con todos los requisitos para cada parmetro sera de 20, en el caso opuesto de 0, por tanto la ponderacin oscila entre 20 y 0 puntos. Este rango de ponderacin ha permitido establecer un valor mnimo que debe obtener un funcionario para determinar su competencia en la evaluacin de un determinado tema. Los funcionarios que obtienen una ponderacin igual o por encima del 50% de la ponderacin total, es decir >10 puntos, significa que el funcionario es competente para trabajar en el tema que se pretende evaluar. Los funcionarios que alcancen esta ponderacin seran los ms adecuados para conformar el equipo que trabajar en el tema. Si los funcionarios alcanzan una ponderacin menor al 50% de la ponderacin, es decir <10, significa que los funcionarios no aplican para trabajar en el tema que se pretende evaluar. CONCLUSIONES Los resultados de esta ponderacin permiten determinar los siguientes aspectos: Los funcionarios competentes para evaluar un determinado tema. La posibilidad de conformar un equipo en funcin a las ponderaciones ms altas respecto del tema que se pretende evaluar. Tiene la versatilidad de ajustarse a la cantidad de funcionarios con los que cuenta la gerencia, situacin que permitira definir cuantos equipos se pueden conformar y de cuantas personas, ello tomando en cuenta los resultados obtenidos en la ponderacin. El cuadro puede emplearse para evaluar cualquier tema de auditora, seguimiento o apoyo. Permite identificar las deficiencias en cuanto a la cantidad de funcionarios competentes para evaluar un determinado tema. Los resultados finales muestran si existe un dficit de personal con un perfil especfico.
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