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Microsoft Excel 97 - lng.

Ledda Larcher
Laboratorio de lnformtica Facultad de Agronoma y Agroindustrias - Ao 2003
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EXCEL 97
Grficos
Los grficos son, sin duda, una de las herramientas ms vistosas y potentes de
Excel. Veremos su creacin y su formato. Excel 97 incorpora gran nmero de mens
contextuales que aparecen al pulsar el botn derecho del ratn.
EI asistente para grficos
El primer paso para la generacin de un grfico es la eleccin de los datos que
queremos representar.
El Asistente para grficos no es ms que un conjunto de cuadros de dilogo que
nos permiten la realizacin de un grfico paso a paso. En cada cuadro de dilogo, Excel
nos pedir conformidad a unos datos que nos ir presentando. Tambin nos permitir
cambiar y agregar elementos a nuestro grfico.
Hay dos maneras de llamar al Asistente para grficos. La
primera de ellas, aunque seguramente no la que usar ms
frecuentemente, consiste en seleccionar el comando Grfico del
men lnsertar.
La segunda forma de acceder al Asistente para grficos es
a travs del botn que se encuentra en la barra de herramientas.
Tanto en un caso como en el otro, llegaremos a un cuadro de dilogo, que es el primer
paso del Asistente para grficos al que antes hacamos mencin.
En este primer cuadro, tenemos todos los grficos disponibles, as como los
subtipos incluidos en ellos. Disponemos de 14 tipos diferentes de grficos.
Seleccione el tipo ms conveniente para los datos que va a representar. Para ver
una imagen preliminar, haga clic sin soltar el botn del ratn en el botn Presionar para
ver muestra, que se encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de grfico
cambia por otro denominado Muestra que le presentar su grfico. Una vez elegido el
grfico, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso de elaboracin del
grfico.
Tipos de grficos
disponibles
Subtipo de grficos
Hacer clic aqu para ver una
muestra del grfico elegido
Clic aqu para continuar
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Una vez hecho esto, Excel le presenta un nuevo cuadro de dilogo; bajo la
lengeta Rango de datos, vemos la apariencia de nuestro grfico, as como el rango de
celdas marcado en la hoja de clculo; desde la lengeta Serie, podemos comprobar las
series que forman parte de nuestro grfico.
El siguiente paso del Asistente para grficos muestra un cuadro de dilogo, en l
vemos 6 lengetas diferentes, cada una de las cuales hace referencia a alguno de los
elementos del grfico. Dependiendo del grfico que hayamos seleccionado, el contenido
de cada una de estas fichas ser diferente.
En la primera ficha, Ttulos, podemos definir el ttulo que tendr el grfico y los
ttulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el caso de haber seleccionado alguno
de los grficos en tres dimensiones, podemos definir el ttulo de cada uno de los tres ejes.
Desde la ficha Eje, podemos definir qu ejes queremos que aparezcan en nuestro
grfico y cules no. Adems de los ejes, Excel nos permite incluir en nuestro grfico
Lneas de divisin que ayudan a ver los valores que alcanzan los datos, la inclusin de
lneas secundarias a veces sobrecarga la representacin de los datos, pero puede ser
interesante para saber entre qu valores se hallan los mismos.
Clic aqu para modificar el
rango de datos para el grfico
Solapa serie, para ver o modificar el
grfico
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La Leyenda es otro de los elementos fundamentales en un grfico. Excel nos
permite hacer que sta aparezca as como definir en qu parte del grfico vamos a
representarla.
La ficha Rtulos de datos, nos ayuda a una mejor comprensin de los datos
representados, podemos hacer que junto a las series aparezca el valor que representan.
Si en la ltima ficha Tabla de datos, activamos la casilla Mostrar tabla de datos,
veremos cmo en la parte inferior del grfico aparece una tabla con los datos que han
dado origen al grfico.
Al elegir alguna opcin dentro de cada solapa, podr ver a la derecha del cuado
una vista previa del grafico que se insertar en la hoja
Una vez seleccionadas las opciones adecuadas de estas fichas haremos clic en el
botn Siguiente. De esta manera llegamos al ltimo paso del Asistente para grficos.
Se nos muestra un cuadro de dilogo, Excel nos ofrece la posibilidad de situar el
grfico como un objeto en la hoja de clculo en la que nos encontramos o como una hoja
independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las dos opciones y haga clic en
Terminar.
Modificacin de un grfico existente
En la barra de mens aparece ahora una nueva opcin: Grfico. Al hacer clic
sobre l, vemos que tiene comandos agrupados en la parte superior. Si seleccionamos
cualquiera de ellos aparecen cuadros de dilogo que se
corresponden con los vistos con anterioridad.
Si, al decidir la ubicacin del grfico, selecciona la
opcin Como objeto en la hoja activa, comprobar cmo el grfico le aparece delimitado
por una lnea continua.
Para activar el grfico, slo hace falta hacer clic una vez sobre l. Al hacerlo,
aparecen unos pequeos cuadrados negros en las esquinas de la lnea que delimita el
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grfico y en el punto central de las mismas. Si hace clic en ellos y arrastra, puede cambiar
el tamao del grfico dentro de la hoja de clculo.
Para agregar una nueva serie al grfico, es suficiente seleccionarla en la hoja de
clculo, copiarla y pegarla en el grfico. Para eliminar una serie del grfico puede
seleccionarla en l y apretar la tecla <Supr> de su teclado.
Si queremos ver un grfico incrustado en nuestra hoja de clculo como una
ventana independiente, basta con activarlo y seleccionar el comando Ventana de grfico
del men Ver.
Dar formato a un grfico
Cada uno de los elementos que forman parte del grfico que acabamos de crear
puede adoptar un formato a nuestro gusto. Al ir desplazando el ratn sobre nuestro
grfico, ste nos mostrar un pequeo recuadro con el nombre de la zona sobre la que
estamos. De esta manera sabemos lo que seleccionamos si hacemos clic con el ratn.
Cuando tenemos el grfico seleccionado, las opciones que los mens nos
presentan son diferentes. As, por ejemplo, el men Formato pasa a tener solamente dos
comandos. El segundo de ellos es fijo, Hoja. El primero vara segn sea el elemento del
grfico que tengamos seleccionado. Al seleccionar este primer comando nos va a
aparecer siempre un cuadro de dilogo con una o varias fichas segn el elemento
seleccionado.
Otra manera de dar formato a uno de los elementos del grfico es, una vez
seleccionado, hacer clic en el botn que aparece al lado de la lista desplegable de los
elementos del grfico. Este botn es equivalente al comando anterior.
rea del grfico
Las opciones que tenemos para aplicar formato al rea del grfico, presenta tres
fichas, alguna de las cuales veremos que son comunes a otros elementos del grfico.
Doble clic aqu
para modificar el
formato de eje de
valores
Doble clic aqu
para modificar el
formato de rea
de trazado
Doble clic aqu para
modificar el formato de eje
de categora
Doble clic aqu
para modificar el
formato de
entrada de
leyenda
Doble clic aqu para
modificar el formato de
rea del grfico.
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La etiqueta Tramas nos
permite actuar sobre los bordes y el
rea del grfico. En la casilla Muestra
podemos ir comprobando los efectos
de las opciones que vayamos
eligiendo antes de que los cambios se
actualicen en nuestro grfico. Si hace
clic en el botn llamado Efectos de
relleno, aparece un cuadro de
dilogo, en l, Excel 97 nos presenta
cuatro nuevas fichas con opciones
para dar una apariencia an ms
profesional a nuestros grficos.
Desde estas fichas tiene acceso a
nuevas prestaciones que Excel 97 le
presenta para dar una apariencia ms
profesional a nuestros grficos. Estas
nuevas facilidades, como los degradados, texturas, tramas e imgenes de fondo, ya se
utilizaban en otras aplicaciones de Microsoft.
La siguiente ficha, Fuente, es la misma que vimos en capitulo anterior. Desde la
ficha Propiedades, podemos determinar si el grfico se mover y cambiar de tamao al
hacerlo las celdas sobre las que est situado y si se va a imprimir con la hoja de clculo.
Por defecto, se mueve y cambia de tamao con la hoja y siempre se imprime con ella.