Innovacin Operacional: Proyectos de Reduccin de Costos basados en Innovacin Abierta

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Cmo usar herramientas de tipo social applications, pero en la empresa

Los wikis y knowledgebases son herramientas colaborativas para capturar y sistematizar conocimiento

Los blogs y foros son herramientas colaborativas para capturar y sistematizar opiniones

Los webstorms son herramientas colaborativas para capturar, evaluar y priorizar IDEAS

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El desafo est en capturar y evaluar muchas ideas de un numero grande de personas

IDEAS PROYECTOS PROYECTOS VIABLES

RESULTADOS $$$$
Business Case Mejoramiento Captura

Capturar muchas ideas de un nmero GRANDE de personas

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Administrar el pipeline transformar muchas ideas en algunos proyectos viables

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Implementar los proyectos viables

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webstorming: el poder de las masas, pensando creativamente

Porqu hacer brainstorming

cuando.

Puedes hacer webstorming?

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Esta plataforma es un ACELERADOR del proceso de generacin de ideas

Ideas innovadoras

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Para que se puede usar un webstorm?

o Obtener feedback de clientes internos y externos: calidad de servicio, procesos, clima organizacional, ideas de mejora.

o Capturar ideas innovadoras de todo el personal: nuevos productos o servicios, eficiencia operacional, responsabilidad social, control de riesgos, reduccin de costos.
o Desarrollar eventos virtuales paralelos y complementarios a conferencias o reunionesen vivo. o Crear un sistema de apoyo a la gestin de proyectos colaborativos con el personal de la empresa. o Hacer innovadoras campaas de marketing, realacionamiento y fidelizacin de clientes, del tipo escuchamos a nuestros cliente.
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Quin lo est haciendo?

Abierto en internet

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Quin lo est haciendo?

Con el canal o partners

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Quin lo est haciendo?

En todos los negocios est pasando

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Quin lo est haciendo?

Con el personal de la empresa

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Co-innovarInnovacin abierta es hacer participar a personas de dentro o fuera de la empresa en un proceso para

o o o o o o o o o o o
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Innovar en el desarrollo de productos Innovar en los modelos de negocios Innovar en los servicios Innovar en la tecnologa Innovar en el manejo de las comunidades Innovar en capacitacin Innovar en eficiencia operacional Innovar para reducir costos Innovar en los servicios de soporte tcnico Innovar.. Innovar..
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Cmo funciona?

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Un webstorm es un evento online que ocurre en un sitio web personalizado

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La plataforma trae funcionalidades para ingresar, ver, ordenar, evaluar y priorizar ideas

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Los formularios de ingreso son personalizables de acuerdo al tipo de idea

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Tambin hay funcionalidades de gestin del portafolio de ideas e innovaciones

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Hay funcionalidades de gestin de la participacin y colaboracin

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Se utilizan complementos metodolgicos y tcnicos para movilizar a los participantes

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Se utilizan complementos metodolgicos y tcnicos para capacitar a los participantes

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Los sitios incluyen multimedia y otros recursos atractivos (videos, audio)

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Los sitios ofrecen funcionalidades para comunicacin y networking

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WebStorm es una plataforma SaaS (Software as a Service) de clase mundial

Implementacin y soporte autorizado en Chile: TRANSFORME Consultores

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Quines lo usan?

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Programas de Innovacin Operacional TRANSFORME

o Nuestros Programas de Innovacin Operacional y Reduccin de Costos son proyectos de 12 semanas de duracin, basados en la participacin intensa del personal a travs de la plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodologa para generar un portafolio de ideas de ahorro y reduccin de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:
Diseo e Implementacin del Programa Campaa de Recoleccin y Seleccin de Ideas Creacin de Proyectos Lanzamiento de la campaa, envo de materiales de apoyo Realizacin de eventos y actividades presenciales Operacin da a dia del webstorm Servicios de soporte y mesa de ayuda para usuarios Reuniones de Comit para evaluacin y filtro de ideas Interaccin permanente con los usuarios Envos de Training CLIPS y comunicados para apoyar proceso de generacin de ideas Evaluacin y Business Case de Paquetes de Decisin

Constitucin del Comit de Programa Diseo detallado de las actividades del Programa Diseo del workflow de ideas Preparacin de materiales de capacitacin y comunicacin Implementacin de la plataforma WebStorm Pruebas y puesta en marcha Carga de base de datos de usuarios y creacin sistema de registro

Preparacin de Paquetes de Decisin a partir de las ideas aprobados Evaluacin preliminar (tcnica y economica), anlisis de riesgos de cada PD Presentacin al Comit de Programa

2 semanas Consultores
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7 semanas Todos
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3 semanas Consultores
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Enfoque metodolgico para facilitar la generacin de ideas (I)

o La participacin del personal se apoya con algunas herramientas metodolgicas que aseguran que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se entregan va email o sesiones de capacitacin tipo webinar o communicator a todos o grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaa. Se trata esencialmente de listas de preguntas o checklists, que les permiten cuestionar el valor agregado de los procesos, actividades y relaciones en su rea y explorar formas alternativas de desarrollarlas a menor costo. Estas metodologas estimulan la generacin de ideas de ahorro que pueden representar entre un 3% y 10% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un Programa.
AVA (Anlisis de Valor de Actividades) Es un cuestionario que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su rea de trabajo, para cuestionar el valor agregado de la actividad ARA (Anlisis de Relacin de Actividades) Es un cuestionario que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su rea de trabajo, para cuestionar la forma en que se dan las relaciones de un proceso con otro, dentro o fuera de su propia rea de trabajo AVT (Anlisis de Valor de Terceros) Es un cuestionario que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su area de trabajo, para cuestionar el valor agregado por todos los terceros (contratistas, proveedores) en que est delegada la realizacin de partes de los procesos de su rea
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Enfoque metodolgico para facilitar la generacin de ideas (II)

o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y de capacitacin para movilizar al personal a participar durante la campaa de recoleccin de ideas. La planificacin detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos ser definido durante la etapa de implementacin del Programa.
Comunicados y boletines Utilizacin de Outlook email para el envo de comunicados informativos y motivacionales a todos los participantes

TrainingCLIPS Utilizacin de Outlook email para el envio de mensajes interactivos o cortos educativos con contenidos asociados al Programa, que generan trfico hacia el sitio web de la campaa (WebStorm) Utilizacin de WEBINAR para capacitar a la gente en las metodologas de apoyo.

Premios e Incentivos La campaa de recoleccin deber premiar a la idea ms votada por los participantes, la idea mejor evaluada por el Comit, y a la persona que ms participe en el WebStorm. La aplicacin provee toda la funcionalidad para llevar el control de puntajes por votaciones y participacin

Eventos presenciales Se aprovecharn los eventos presenciales (reuniones de gerencia de todo tipo) ya planificados con el personal en cada local o localidad del cliente para motivar la participacin. Los gerentes y miembros del Comit de Programa harn actividades presenciales especficas relacionadas con el Programa

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Entregables
Inversin Valor Presente N ideas en Ahorro Anual Paquete de Decisin Estimada NETO al 10% - 5 Paquete Estimado US$ US$ aos OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 COMERCIAL 2 231,098 796,403 OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 MEDIO AMBIENTE 1 140,000 482,464 RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 347,650 LEGAL 2 90,245 311,620 TI 1 90,000 58,500 256,973 CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 34,462 TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 Reduccin de Personal Estimada 14 3 1 0 3 0 2 1 0 0 1 1 0 26

El resultado entregable de esta consultora consta de dos informes finales al cliente:

Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el webstorm, con los datos recibidos directamente de los usuarios Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisin para los cuales se realiz una evaluacin y business case, ms una completa ficha de implementacin por cada Paquete de Decisin evaluado, listo para su anlisis, aprobacin e implementacin en la empresa.

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Entregables
Nombre de la Idea Eliminacin de contratos de guas de convoy Esta idea tiene dos posibilidades de implementacin: 1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las camionetas guas a todos, eliminar el contrato actual con 2 camionetas y dos recursos, y armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en forma eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con GPS, monitorear posicin de los camionesetc. Este servicio slo se usara en invierno, eliminando adems las camionetas gias en verano. En este caso el menor costo de los contratos debe financiar la unidad propia. Descripcin general de la Idea o Paquete de Decisin 2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los costos de camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro requiere que los contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se puede incentivar que los contratistas ms pequeos sumen fuerzas y financien un nico sistema. Considerar tambin solamente operacin invierno si es que es viable por temas de seguridad. hay demaisados guias en el camione SC: eliminar todo convoy y hacerlo todo via digital GPS, el dispatch esta en el camino...., la idea es usar TETRAm hay avance en elproyecto Metas y objetivos especficos a lograr Impacto o ahorro cuantitativo NETO anual Impacto cualitativo (positivo) esperado Inversin aproximada Reducir el costo total del contrato actual de camionetas gia, sin aumentar otros costos 128,108 Optimizacin de recursos y reduccin significativa de costos Inversion seria la tecnologa. 40k como referencia.Sergio Lobo mandarle la info de MxT Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guas deban recurrir a guas propios aumentando sus costos. Riesgo tcnico no existe por cuanto los convoyes van siempre acompaados en cualquier modalidad. Riesgo de liability debe ser considerado y analizado por los abogados para tratar el tema de accidentes que puedan suceder, cuando Barrick presta el servicio. Materiales peligorsos van con su propia guia... cargas vienen aseguradas, vehiculos asegurados,
Ingresos

Proyecto

Contrato de Avalanchas P. Zuloaga Aos 0 -10,000 -14,000 1 2 3 4 5

Inversin Ingresos Costos nuevos Flujo neto NPV @

Capacitacin de brigada propia (4 personas) Viaje a conocer mejores prcticas Francia/Canad Dejar de pagar el contrato APM / voladuras

128,108 128,108 128,108 128,108 128,108 -24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

0% 5% 10%
Mejoramiento Servicios en Caminos P. Zuloaga

616,540 505,372 419,664

Proyecto

Aos Inversin Capacitacin de brigada propia avalanchas (4 personas) Viaje a conocer mejores prcticas Francia/Canad Comprar material supresor nuevo para pruebas Pruebas en terreno material supresor Hardware de la Unidad de Control de Caminos Software e implementacin Sistema de Control de Flotas Dejar de pagar el contrato APM / voladuras Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita Eliminacin contrato actual camionetas gua Soporte anual licencias software 0% 1,243,540 5% 1,007,428 10% 825,980 0 -10,000 -14,000 -5,000 -10,000 -7,500 -95,000 1 2 3 4 5

Costos Flujo neto NPV @

128,108 25,900 128,000 -5,000 -141,500 277,008

128,108 25,900 128,000 -5,000 277,008

128,108 25,900 128,000 -5,000 277,008

128,108 25,900 128,000 -5,000 277,008

128,108 25,900 128,000 -5,000 277,008

Principales Riesgos asociados a la Implementacin

Cada Paquete de Decisin se entrega con la descripcin y evaluacin de todas todas las ideas que lo componen, adems del business case completo del Paquete.

Medida de Performance o Reduccin Significativa de Costos KPI asociada al paquete Plazo de Ejecucin Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009 Estimado (meses) Responsable de Fase 3: P. Zuloaga Evaluacin

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Cmo funcionan nuestros servicios?

Estrategia y Diseo del Programa Implementacin Tecnolgica WebStorm

TRANSFORME aplica un enfoque llave en mano para un Programa basado en WebStorm

Implementacin Materiales y Comunicacin Interna

Administracin, Operacin y Soporte de las Plataformas Tecnolgicas implementadas

Desarrollo y Administracin del Programa de Captura de Ideas

Lanzamiento

Desarrollo

Cierre

Desarrollo Business Case

1 semana
Workshops, entrevistas y reuniones de trabajo Definicione clave: mbito o cobertura, categoras, premios, duracin, incentivos, comunicacin complementaria TRANSFORME Consultores 2009

1 semana
Trabajo en plataforma TI Sesiones de validacin Definicin y constitucin del Comit interno del Cliente Workshops y reuniones de trabajo

7 semanas

3 semanas

Trabajo directo en plataformas (servidores, administracin Formalizacin de Paquetes de Decisin de contenidos) Clculo de business Reuniones de gestin de Programa, interaccin con case participantes Desarrollo Paquetes de Animacin y desarrollo del programa Decisin Reporting gerencial permanente Plan de implementacin Interaccin con el Comit interno del Cliente a cargo del Programa, filtro y evaluacin de ideas www.transforme.cl +56 2 5709401

Organizacin del Programa

o Nuestros Programas de Innovacin Operacional y Reduccin de Costos funcionan en base a un equipo profesional con la siguiente estructura:

Comit de Programa
Director de Proyecto x TRANSFORME y Consultor Senior Sr. Guillermo Beuchat Director de Proyecto x CLIENTE TBD Otros Gerentes del Cliente

o
Administrador de Programa Sr. nnn Consultor Senior Evaluacin de Proyectos Sr. nnn

o
Consultores Implementacin BrightIdea Sr. Nicholas Selk Sr. Paul Tran Consultor Soporte Plataforma BrightIdea Sr. Nicholas Selk

Se constituye un Comit de Programa integrado por los Directores de Proyecto de TRANSFORME y el cliente, ms representantes de las reas relevantes del cliente. Esta estructura supone una dedicacin de 3050% para el Director de Programa nombrado por el Cliente por las 12 semanas La consultora de implementacin es realizada directamente por consultores de Bright Idea (USA)
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Algunos clientes de Programas Participativos de Innovacin Operacional

CMPC OPEX areas de backoffice solamente 300 participantes 400+ ideas levantadas 94 proyectos 12 paquetes de decisin Ahorro anual US$ 10,8 millones/ao 12% del OPEX afectado Reduccin labor cost 13% La inversin requerida en TI, finiquitos y otros fue de US$ 4 mm, payback fue de 5 meses Chilesat (ahora TELMEX) Toda la compaa, OPEX Completo 100 participantes 120+ ideas levantadas 16 proyectos 13 paquetes de decisin Ahorro anuales US$ 5,4 millones/ao 36,5% del OPEX afectado Reduccin labor cost 43% La inversin requerida fue de US$ 2,9mm, payback fue de 7 meses BARRICK Minerals Chile y Argentina, OPEX procesos (sin contratos mayores) 400 participantes 150+ ideas levantadas 46 proyectos 15 paquetes de decisin Ahorro anual US$ 10,1/ao 3,3% del OPEX afectado Sin reduccin significativa de labor cost Inversin requerida es US$ 3,6mm, payback estimado 5 meses CONAFE (proyecto en curso, 3 meses) Toda la compaa, OPEX completo 40+ ideas ya levantadas 104 participantes
** datos a la fecha

Monto aproximado de ahorro US$ 1,2/ao

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Propuesta de valor
o Nuestra firma propone implementar un Programa Participativo de Innovacin Operacional y Reduccin de Costos, basado en el uso de la plataforma de webstorming y las herramientas metodolgicas adicionales requeridas. Este programa tendra las siguientes caractersticas generales:

Participantes Nnn personas en todas las tiendas y operaciones en Chile, organizadas en grupos Nivel supervisor hacia arriba Todos con acceso a internet

Duracin 12 semanas de Programa en total 7 semanas para la campaa de recoleccin de ideas (WebStorm activo)

Metodologas y Herramientas
WebStorm AVA, ARA, AVT TrainingCLIPS Email Actividades presenciales

Entregables Informe final con todas las ideas recopiladas Informe final con detalle de los Paquetes de Decisin y Plan de Implementacin

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Contacto
Guillermo Beuchat Shaw
Socio TRANSFORME Consultores
Tel: +5625709401 Cel: +56998730717 Skype: gbeuchat LINKEDIN: http://cl.linkedin.com/in/transforme SLIDESHARE: http://www.slideshare.net/gbeuchat EMAIL: gbeuchat@transforme.cl www.transforme.cl

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