Introduccin Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse

adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sinterizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.

Formularios Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "ao de nacimiento", se espera que sea llenado con un nmero vlido para un ao, etc. Los formularios presentan una visin ordenada de mltiple informacin sobre algo, y son tiles para llenar bases DE datos. Partes del formulario Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin. Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro.

El uso o funcin La funcin del formulario es que sirve para guardar informacin en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clsico es el de las pginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar informacin. Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de informacin, como por ejemplo: Crear un formulario de registro para conocer quines son sus usuarios. Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios. Disear un formulario web para actualizar una base de datos. Desarrollar una herramienta de bsqueda para buscar en el sitio web. Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso. Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio. A travs de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas de verificacin, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas desplegables. Despus de rellenar un formulario, a travs del botn denominado Enviar la informacin se enviar a un "gestor de formulario" que puede hacer varias cosas con los datos: Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos ms tarde. Enviar los datos por correo electrnico directamente al administrador de la web. Aadir la informacin desde los formularios a la base de datos Introducir directamente los datos en una pgina web del sitio. Es importante crear una pgina de confirmacin que informe al usuario de que los datos han sido recibidos y aceptados. Igualmente esta pgina de confirmacin proporciona al usuario un enlace para

volver a la pgina principal o a la pgina desde la que se hizo la encuesta. Clasificacin de formularios Determinar para cada caso cul clasificacin es ms conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica. Nmero correlativo: asignar un nmero de cdigo a todos los formularios. ste es poco flexible y se desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas. Por rea emisora: Asignar a cada departamento un millar de nmeros, de cdigos o una centena de acuerdo a la magnitud. Compras: 0000 al 0999 Contabilidad 1000 al 1999 Ventas 2000 al 2999 Asignar los dgitos caractersticos a cada rea y un nmero correlativo. Compras 01 XXXX Contabilidad 02 XXXX Ventas 03 XXXX Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fcil ubicacin del formulario por parte del usuario. Sistemas de control de formularios Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Pasos para la elaboracin de un formulario. Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que le corresponde.

Consideraciones generales para la elaboracin de un formulario Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el formulario. Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a mquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo. Tipos de formularios Formularios Pre-impresos. Los formularios que se envan a una industria grfica para su confeccin, pueden ser de diferente tipo: Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quin se solicite el trabajo (industria grfica o imprenta), el sistema de impresin vara entre mquinas tipogrficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la informacin a consignarse normalmente es manuscrita o mquina de escribir. Hojas Continuas. Son formularios cuya produccin se realiza en mquinas rotativas. Permiten que la informacin que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc. Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje depender del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentacin, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportacin del contenido sin riesgos Formularios electrnicos Los formularios electrnicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible disear un formulario electrnico de manera que contenga informacin de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrnicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificacin de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratn para que aparezca una "X" en la casilla adecuada. Tambin es posible especificar una serie de respuestas "por omisin" en campos especficos, con vistas a facilitar an ms la labor de cumplimentacin del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretacin de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Adems, si la computadora est conectada a una red, los formularios electrnicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando as por completo la necesidad de los formularios en papel. Windows viene con muchos programas accesorios tiles, incluyendo un procesador de texto elemental (WordPad), un programa de grficos (Paint) y un programa de comunicacin (HyperTerminal). Tambin proporciona varias herramientas tiles, como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible disear formularios electrnicos que garantizan una rpida y correcta recogida de informacin.

Conclusin Un formulario es una pagina con espacios vacos con la finalidad de ser rellenados por una persona que requiera de su uso, ya sea para solicitud de empleo, solicitud de prstamo, etc. escribiendo informacin personal. Tambin se utiliza en informtica para referirse al conjunto de campos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarn para su posterior uso o manipulacin.

Indice Introduccion..1 Formularios....2 Partes del formulario....2 Uso o Funcion ...3 . Clasificacion de Fromulario..4 Sistema de control de formulario..4 Pasos para la elaboracin de un formulario ..4 Consideraciones generales para la elaboracin de formularios.5 Tipos de formularios.5 Conclusion7

Instituto Universitario Juan Pablo Prez Alfonzo IUTEPAL Maracaibo

Jessica Vera C.I. 18384439