Nuevo Manual de Operaciones TN

TRULY NOLEN CHILE S.
MANUAL DE OPERACIONES
TRULY NOLEN CHILE S.A.

2012
www.trulynolen.cl
TRULY NOLEN CHILE S.A
Este manual fue realizado para cubrir la necesidad de tener una gua para el manejo de una parte importante de nuestra compaa, permitiendo que usted tenga una amplia visin de lo que puede llegar a lograr, poniendo en prctica lo que aqu le entregamos. Este manual ha sido ordenado y dividido de manera que pueda ser utilizado sin ningn inconveniente por una persona que recin empiece a involucrarse con toda la parte operacional de la compaa. El objetivo fundamental es traspasar a usted toda la experiencia obtenida a travs de los aos y as lograr llevar con mayor facilidad las funciones administrativas. Este gran material cont con la valiosa colaboracin especial del personal de la oficina de VIA DEL MAR.
NO INICIAR LA PROGRAMACION EN EL COMPUTADOR, SIN ANTES HABER LEIDO LA TOTALIDAD DEL MANUAL ESTE NO ES UN LIBRO. ES UN MANUAL DE CONSULTA CONSTANTE
Ao 2012
www.trulynolen.cl 2
ndice
Actividades de Programacin Casa Particular, documentos Obligatorios Certificados de Control de Plagas Cierre de Mes Comisiones a Tcnicos Cmo se imprimen? Comprobante de Ejecucin, Creacin Comprobantes de Ejecucin, Cierre Comprobantes de Ejecucin, Nulos Depsitos diarios, envo a Contabilidad Depsitos enviados por Contabilidad, cuadratura con pago de facturas Envo de Documentos a Oficina Central Exportar a Excel desde el programa Roger Facturas Filosofa de la compaa Impresin Impresin de listados, Comprobantes de ejecucin. Impresin de Programa de servicios Informe depsitos diarios, Rebajar facturas pagadas en Casa matriz o en otras sucursales Informes ISO Ingreso al sistema Roger o Dynamic Insumos Cmo se ingresan? Maestro de Facturacin, Cmo Cobrar? Maestro de Facturacin, creacin Maestros y Parmetros NORMAS TRULY NOLEN Nota de Servicio Cmo se ingresan al Sistema? Programa de Trabajo Cmo se ingresa? Programa de trabajo, revisin manual Programa del Mes Siguiente, creacin Programa del Mes Siguiente, impresin Programa mensual Cmo se crea? PROGRAMACIN Programacin Mensual Cmo se genera? Sucursal Cmo se ingresan? Ventas nuevas 7 19 47 85 45 30 32 97 90 93 96 67 79 4 39 41 43 91 94 11 37 89 86 70 6 20 28 58 66 60 54 10 56 24 17
www.trulynolen.cl
En 1938 Truly Nolen se estableci en Miami, Florida. Fue conocido principalmente al comienzo como una compaa de control de roedores. Cuando la experiencia aument, el tamao de la compaa cambio considerablemente. Hoy la compaa se ha expandido a ms de 81 oficinas a travs de los Estados Unidos y 55 oficinas en 33 pases alrededor del mundo. Este crecimiento se debe principalmente a los clientes satisfechos que recomiendan el excelente servicio de Truly Nolen. El auto ratn es conocido en el mundo entero, y es nuestra marca registrada ms distintiva. Muchos artculos han sido escritos acerca de los autos de ratn y eso ha sido publicado en peridicos, revistas y televisin. Lo importante es que el cliente relacione que detrs de esa imagen existe una empresa profesional de servicios de alta calidad.
Filosofa de la compaa
El servicio al cliente La meta nmero uno de la compaa es la satisfaccin al cliente. Nosotros Como compaa debemos sobresalir como lderes en el mercado de Control de Plagas, ofreciendo el mejor servicio posible. Exceder expectativas es nuestro lema y se debe hacer un gran esfuerzo en cada uno de nuestros clientes que se atienden o estn en vas de atenderse. La seguridad tanto en productos qumicos como en personal. Tenemos una obligacin y un compromiso para ser ambientalmente amigables y asegurar a nuestros clientes y empleados una mxima seguridad. El uso de productos bajo en toxicidad le provee a Truly Nolen las herramientas para no slo ser efectivo, sino tambin proteger a nuestros clientes, nuestros tcnicos y los recursos naturales del ambiente. Control de Plagas Silencioso Una ventaja comparativa importante es ofrecer servicios inodoros, duraderos y efectivos. Esto est avalado por un estndar probado que es bsico para nuestro xito. Cuando salimos de la casa o del negocio de un cliente, no debera haber olor o prueba visual que estuvimos all. Los productos y procedimientos que usamos estarn silenciosamente haciendo el trabajo sin interferencia para el cliente y el medio ambiente. Adquiera y conserve a los clientes Ningn negocio puede continuar o puede crecer sin que aumenten sus clientes. Conservar a estos clientes es an ms importante. Est comprobado una y otra vez que cuesta ms dinero adquirir nuevos clientes que conservar los que usted ya tiene. La carta recordatoria y el control de calidad Todo el mundo necesita poder medir el progreso. Nuestra forma de medir el progreso y entender lo que nuestros clientes quieren, debe ser, llamarles varias veces al ao y pedir un informe de cmo estamos desempendonos. Esto caer en la categora de calidad de servicio y exceder las expectativas del cliente. Esta herramienta es fundamental y muy efectiva en la conservacin del cliente.
www.trulynolen.cl
El entrenamiento No es un gasto, sino que una inversin. Firmemente creemos esto y hemos probado que reducir el rechazo del empleado mientras se conserva al cliente. El entrenamiento continuo de las ltimas tcnicas es esencial en el negocio de Control de Plagas. Las nuevas innovaciones dentro de la compaa junto con productos nuevos en el mercado estn constantemente siendo introducidas. El refuerzo de normas de poltica de la empresa y mantenimiento de estndar son tambin importantes de mantener en las mentes de los empleados.
Protocolos establecidos Nuestra imagen corporativa no es lo nico que debe diferenciar a Truly Nolen del mercado de Control de Plagas. Nuestro servicio ha mantenido el liderazgo del estndar para la industria de control de plagas por muchos aos atrs y contina haciendo eso hoy. Nuestro servicio es efectivo en todas las condiciones y en contra de todos los tipos plagas que afectan a las personas. Tenemos un departamento de Investigacin y Desarrollo que est constantemente revisando productos nuevos, su efectividad y su habilidad para ser usados dentro de nuestras lneas para un servicio de calidad. Nunca experimentamos con nuestros clientes. Este Manual fue realizado por la necesidad de tener una gua para el manejo de una parte importante de nuestra compaa, permitiendo que usted tenga una amplia visin de todo lo que podemos llegar a lograr, poniendo en prctica lo que aqu le entregamos. Este manual ha sido ordenado y dividido de manera que pueda ser utilizado sin ningn inconveniente por una persona que recin comience a involucrarse con toda la parte operacional de la Empresa. El objetivo fundamental es traspasar a usted, toda la experiencia obtenida a travs de los aos y as lograr llevar con mayor facilidad temas que antes eran muy complicados.
GLOSARIO O.C. E T C.E. ESC. C.P.
: : : : : :
OFICINA CENTRAL ENTER TABULACION COMPROBANTE DE EJECUCION ESCAPE (VUELVE ATRS) CASAS PARTICULARES
www.trulynolen.cl
NORMAS TRULY NOLEN

A) Todos los servicios que se realicen por una vez, deben ser cobrados en forma inmediata, antes de ejecutar el servicio. B) Los servicios de Palomas, Termitas, etc, o sea servicios especiales, deben ser cancelados ANTES de realizar la visita del tcnico (puede ser con cheque o efectivo). El ejecutivo de cuentas es el encargado de este cobro. C) Si algn cliente tiene deuda de dos meses en adelante, recomendamos suspender los servicios por no pago. D) No podr crear ningn cliente, si el cdigo no es asignado directamente por OC. E) El programa DYNAMIC solo funciona con maysculas, de otra manera su trabajo ser perdido. F) Los comprobantes que sean nulos, deben ser programados en forma inmediata, tratando de NO dejar pasar 24 hrs. Para reprogramar el servicio. G) Los C.E. tienen que ser impresos en la semana con un da de anticipacin y el fin de semana se imprime desde el viernes hasta el lunes, Jams se debe imprimir COMPROBANTES DE EJECUCIN PARA ms de dos das (con excepcin de los fines de semana largos), como tampoco el mes completo, debido a que la programacin es activa el 100% en todo su quehacer, por lo cual no se puede determinar con muchos das, ya que esta vara constantemente, (suspensin del servicio, cambio de horario, cambio de nombre encargado, etc.) H) Los C.E. deben ser presentados ante el cliente, en forma ordenada, sin rayones, ni correcciones manuales etc. H) Los Clientes que realicen servicios por una vez, siempre se les deber adjuntar al C.E. del primer servicio la factura que le corresponda. I) Las Casas Particulares programadas que se facturan debern ir con la factura de cobro correspondiente y el documento de garanta de Casa Particular para ser cancelada en forma inmediata, adjuntarla al C.E. k) Bajo ninguna circunstancia los Tcnicos pueden realizar servicios con Comprobantes de Ejecucin en Blanco. l) Ningn Tcnico debe realizar servicio control de plagas en un transporte que no sea de propiedad o contratado por Truly Nolen Chile S.A. ya que estaramos expuestos a una gran sancin por el Servicio de Salud.
www.trulynolen.cl
LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE PROGRAMACION SON:

Actividades diarias Con el listado servicios a efectuar, confirmar servicios programados para el da sub siguiente (dos das mas). El da viernes o vsperas de un feriado deben considerarse los das consecutivos hasta el prximo hbil. A ms tardar a las 12,00 hrs. Imprimir comprobantes de ejecucin y programacin del da siguiente, el da viernes o vsperas de un feriado deben considerarse los das consecutivos hasta el prximo hbil. Se deben ingresar todos los comprobantes recibidos al sistema DYNAMIC. Se deben reprogramar e ingresar los comprobantes nulos. Se debe archivar ordenados por cdigo y sucursal todos los comprobantes despus de ingresado al sistema dynamic. Los comprobantes nulos deben archivarse separados en la parte trasera del archivador despus de abrir la queja correspondiente y anotar motivo de anulacin y fecha de reprogramacin en el comprobante. Al ingresar los comprobantes de ejecucin se debe marcar los que van a generar certificados de control de plagas. Cobrar y mantener el maestro al da. Enviar a O.C. archivo CRC, antes de las 12:00 hrs., a santiago10@trulynolen.cl Con la informacin que dejan los vendedores en el reporte diario. Una vez aprobado por el Agente o Gerente.
Actividades semanales Los das lunes o mircoles solicitar facturas anticipadas de los servicios realizados. Imprimir certificados que se adjuntan a facturas
Actividades quincenales El da 15 se debe comparar el listado de servicios realizados. Con el mes anterior para asegurarse de que no queden clientes fuera de programacin, esto se debe realizar en conjunto con el agente o jefe superior directo. El da 15 se debe realizar revisin final de facturas emitidas el mes anterior, para asegurarse que no existen servicios sin cobrar, para esto se debe ingresar al maestro en la pgina del mes a revisar y verificar que todos los servicios tengan un nmero de factura asociado, incluyendo las cuentas nacionales, que deben ser ingresadas al maestro con la informacin enviada por la Oficina Central.
www.trulynolen.cl
Actividades mensuales El da 20 del mes se deben entregar los comprobantes de ejecucin de los clientes con cuenta nacional a oficina central. El da 25 del mes se debe generar la programacin del mes siguiente. Se deben revisar que los servicios programados estn de acuerdo con calendarios de programacin enviados a clientes. El da 29 se debe empezar a confirmar servicios del primer da del mes siguiente. Enviar pre cierre cuando lo solicite oficina central. El ltimo da hbil deben quedar ingresados todos los comprobantes de ejecucin devueltos. El primer da hbil del mes, antes del medio da deben estar ingresados todos los comprobantes de ejecucin del mes anterior para generar el cierre Informacin ISO: Esto se debe enviar antes del 5 de cada mes a Agente o Gerente para que de V B y posterior a esto se enve a las personas correspondientes en Oficina Central. Informacin que se enva Registro nulos del mes Planilla registro reportes de control de plagas Planilla registro control de calidad Das detenidos y trabajados de cada vehculos Hoja de vida de cada vehculos Mantencin de vehculos Contratos y espordicos nuevos Detalle de clientes nuevos con contrato
Actividades habituales Contratos: Cada vez que vendan servicios por contratos. Solicitud de cdigo: A clientes nuevos que no estn ingresados en el sistema dinamix. Verificando antes con el Rut. Si al ingresar el Rut no est registrado, solicitar cdigo a Oficina Central, solo a clientes que necesitan FACTURA.
www.trulynolen.cl
Presupuestos: cuando el ejecutivo los solicite siempre y cuando este est con el v b de Gerencia o Agente.
- Carpetas de cliente: A cada cliente nuevo (que no mantenga contrato con la Empresa) se le Debe crear una carpeta la cual debe tener los siguientes documentos en su Interior: Nota de servicio firmada por el cliente Contrato con la firma de cliente Presupuesto que se le realizo al cliente Certificados que se le hayan emitido Reportes de visita cualquier tipo de documentacin relacionada con el cliente ya sea, planos, rdenes de compra, etc. Carpeta personal nuevo: Se debe crear una carpeta cada vez que ingrese un trabajador nuevo (tcnico, secretaria o ejecutivo etc.) esta debe contar con los siguientes documentos: Contrato de trabajo Contrato confidencialidad Ficha de ingreso Fotocopia de Cedula de identidad por ambos lados Certificado de antecedentes Certificado de estudios Ttulo profesional (si tuviese) Certificado afiliacin AFP Certificado afiliacin Fonasa o Isapre Induccin firmada Evaluacin induccin Descripcin de Cargo firmada Entrega del Reglamento interno firmada Hoja de vida del conductor (tcnicos) Licencia de conducir (tcnicos) Declaracin simple de salud (tcnicos) Entrega de uniforme y elementos de seguridad (tcnicos) Entrega de Libro Tcnico (tcnico)
www.trulynolen.cl
PROGRAMACIN
El objetivo fundamental de la programacin es llevar un control riguroso y exacto de los resultados de la compaa en sus diferentes partes que integran la plena satisfaccin del Cliente. Esto se basa en poder brindar un servicio puntual, peridico, adecuado, etc., o sea EFICIENTE. Adems de satisfacer todos los requerimientos de nuestra compaa en lo relacionado a control de qumicos, horarios, comisiones, tcnicos y vendedores, utilidades de cada cliente, descanso de tcnicos, optimizacin de los recursos materiales, en fin apoyarnos en nuestra gestin de jefatura de oficina. Esto nos transportar a tener una programacin ordenada y planificada, tanto en el tiempo de cada servicio como la ruta por Tcnico, as podemos anticiparnos ante cualquier imprevisto, ya sea por garanta, servicios nuevos, etc. Si logramos cumplir los objetivos antes descritos, obtendremos una oficina, ms eficiente y casi totalmente automatizada, simplificando el diario vivir. La Programacin es la integracin de todos nuestros clientes bajo los siguientes antecedentes: Sucursales Servicios contratados Frecuencia Horarios Personas encargadas Insumos Valores, etc. Esta informacin se organiza de tal manera que permite optimizar el tiempo de trabajo en la programacin, automatizando los factores constantes (antecedentes del cliente, valor, servicio contratado, etc.) y utilizando el criterio para los factores variables (ruta, horarios de servicio, da, mes, etc.) por lo tanto la programacin es la utilizacin de los recursos de produccin en forma eficiente y eficaz. Al tener una programacin anticipada y organizada, podemos demostrar lo fundamental que es el Cliente para nosotros, al atenderlo con rapidez, con horarios flexibles para su conveniencia y dando el tiempo necesario para cada servicio. Adems nos permite revisar con gran agilidad los programas deseados, ya que la informacin que estos nos reflejan facilita la optimizacin de todos nuestros recursos. La lgica de la programacin la hemos obtenido, a travs de todos estos aos tratando de lograr la coordinacin total de este tema. Lo fundamental de todo se basa en la conciencia y el tiempo que le dediquemos al saber Programar.
www.trulynolen.cl
10
Cmo ingresar al sistema Roger o Dynamic?

Hacer doble click en el icono que se encuentra en el escritorio
SOLO SE USARN MAYUSCULAS PARA TRABAJAR EN EL PROGRAMA
Ingresar Nombre de Usuario, ejemplo: VICTORIA Ingresar Clave, ejemplo: VALPO Clic en ACEPTAR.
Confirmar fecha (mes) y ao, haciendo click en ACEPTAR.
www.trulynolen.cl
11
Nos encontraremos con la siguiente pantalla:
En este programa trabajaremos solo en la opcin Sistemas Anexos, de la barra de tareas, solo esta opcin ocupamos para trabajar en administracin. Al seleccionar esta opcin se desplegarn otras opciones, que son: Control de Gestin, Control de pedidos, Adquisiciones y Control de servicios. Como se puede ver en la imagen:
Solo trabajaremos con la opcin Control de servicios, las otras opciones no se utilizan.
www.trulynolen.cl
12
Aqu podremos generar listados de comprobantes de ejecucin, imprimir los comprobantes de ejecucin, imprimir el programa de servicios a realizar, etc. en la opcin Tareas de Impresin, en las otras opciones podremos: generar la programacin del mes, ingresar la UF, ver la tabla de vendedores y de insumos, ingresar garantas, en conclusin todo lo que respecta al rea programacin y administracin.
En el programa ocuparemos solo cinco de los iconos que muestra la imagen anterior para trabajar en la programacin: que son: Cuentas, Empresas, Clave, Fecha, Programa. Para que usaremos cada unos de estos iconos, a continuacin se detalla el uso de cada uno de estos: Cuentas: si hacemos click sobre este icono, podemos ingresar ya sea, por Nombre, Rut o cdigo al cliente que buscamos. (si es por nombre siempre se debe ingresar con mayscula, de lo contrario no lo buscara).
www.trulynolen.cl
13
Empresas: este icono nos sirve cuando queremos cambiarnos de Empresa, ejemplo la Empresa N (1) TRULY NOLEN CHILE S.A. Son todos los clientes a los cuales se les emiten facturas. (2) TRULY NOLEN CHILE C.P., generalmente son las casas particulares, aqu solo se ingresan clientes con boletas. El resto de las empresas que aparecen en la lista no las utilizamos. Una vez seleccionada la Empresa en la cual queremos trabajar hacer click en actualizar.
En esta pantalla si presionamos Parmetros Sucursal, nos muestra la siguiente pantalla donde podemos actualizar o ingresar la informacin de la Sucursal que debe salir impresa en el Certificado de Control de plagas, direccin, telfono, nmero de resolucin y Representante Tcnico.
www.trulynolen.cl
14
Fecha: Aqu podemos cambiarnos de mes, ya que cuando ingresamos al sistema el sistema solicita confirmar el mes en que queremos trabajar, para poder revisar algn servicio realizado meses anteriores, buscamos en esta opcin el mes y ao y hacemos clic en Aceptar.
Clave: Se usa para cambiar de usuario.
www.trulynolen.cl
15
Programa: En esta opcin podemos ver el programa del mes completo, o por: vehculo, tcnico, rango de zonas y cd/suc. Generalmente se ve por vehculo. Adems aqu podemos ingresar los comprobantes de ejecucin (cerrarlos y poner los insumos), es mucho mas rpido que en la opcin de cuentas, ya que nos muestra toda la programacin del da del vehculo que seleccionemos.
www.trulynolen.cl
16
CMO INGRESAR NUEVAS VENTAS AL SISTEMA?

La nica forma permitida de ingresar nuevas ventas es a travs de la NOTA DE SERVICIO en la que deben estar todos los cuadros completos, firmada por el ejecutivo de ventas y autorizada por el Agente o Gerente, al ser recibida por programacin debe verificarse que cumpla con los requisitos indicados, en caso de incumplimiento programacin debe rechazarla para y devolverla para correccin. La informacin que se debe informar es la siguiente: AGENCIA DONDE SE REALIZO LA VENTA PRESUPUESTO ASOCIADO A LA VENTA FECHA EN QUE SE REALIZO LA VENTA CODIGO UNICO ASIGNADO POR OFICINA CENTRAL DE TRULY NOLEN RAZON SOCIAL : Nombre del Cliente, el que se usa para facturar RUT el que se usa para facturar. DIRECCIN FACTURACIN : Direccin a la que se facturar NOMBRE FANTASIA : Nombre del Local (optativo) CONTACTO : Nombre de la persona a cargo del Contrato TELEFONO DEL CONTACTO: Telfono de la persona a cargo del Contrato DIRECCIONES SERVICIOS: Direccin donde se realiza el servicio, fono de donde se realiza el servicio, frecuencia del servicio, contacto de donde se realiza el servicio, sucursal (asignada por Truly Nolen) y observacin
Nota: Si hay ms de una direccin, incluido en el mismo precio, se agrega en esta misma nota de servicio. Si son precios por sucursal se efecta una nota de servicio por cada direccin. - Luego viene el rea que se indica duracin de contrato y programacin (la programadora), ojo con la frase de garanta, solo en esas condiciones es vlida. CUADRO REQUERIMIENTOS DE SERVICIO. o SERVICIO BASICO: se refiere a un servicio muy sencillo que no requiere nada especifico o SER.AUDITABLES, HACCP, GMP,A&B, etc. o LAYOUT: si requiere plano con ubicacin de equipos y cebaderas o PROGRAMA ESPECIAL: indica si hay o no un programa detallado o especial que se adjunto a la nota de servicio o LOS DEMAS ITEM, deben estar completos segn requerimiento del cliente, por supuesto si estn considerados en el presupuesto. o ENTREGA DE INFORMES, SI ES SI o NO, si es SI, definir frecuencia de estos informes. o TRAMP.CAP.ESPECIALES, para alguna plaga no habitual de nuestros servicios, indica cantidad Aprox. o CERTIFICADOS, se indica donde se entregan. CUADRO SERVICIOS. o DESRATIZACION: Indica cantidad Aprox. De tipo de cebaderas o de captura consideradas en presupuesto. Indica si las zonas que se indican estn si o no consideradas en la venta. o DESINSECTACION RASTREROS: Indica si los sectores indicados estn incluidos o no. o MOSCAS/MOSQUITOS Indica si las zonas estn o no incluidas Si en el cuadro hay equipos UV o trap fly (tf) en esas reas, debe indicar la cantidad y el modelo, por ejemplo 4 equipos 1x1 o 8 equipos tf. SANITIZACION, idem. SERVICIOS ESPECIALES, si no incluye debe estar tarjado este cuadro.
www.trulynolen.cl
17
CUADRO DOCUMENTOS ADJUNTOS. o Este lo completa la programadora, con todos los documentos que recibi, mnimo contrato y presupuesto o documento confirmacin del cliente y presupuesto, por supuesto si hay equipos UV o cebaderas auditables, debe incluir los anexos respectivos. FINALMENTE EL CUADRO VALORES EN UF, indica el valor neto (siempre es el que se ingresa en el sistema), el IVA y total (solo como referencia) Si es aprobada por parte del cliente, el cuadro inferior a la derecha debe estar completo en su totalidad. TODAS LOS RECUADROS CON OPCION SI o NO DEBEN ESTAR COMPLETOS, SI ES SI SE REALIZA, SI ES NO NO SE HACE, OBJETIVO EVITAR MALOS ENTENDIDOS.
EL FORMULARIO ESTA HECHO EN 4 COPIAS: o ORIGINAL : CLIENTE O PROGRAMADORA o COPIA 1 (VERDE) : COPIA EJECUTIVO DE CUENTAS O QUIEN CERRO EL NEGOCIO. o COPIA 2 (ROSA) : CARPETA CLIENTE o COPIA 3 (BLANCA): EN ESTA COPIA NO SALE EL PRECIO, ESTA SE DEBE ADJUNTAR A LOS PRIMEROS SERVICIOS POR LO MENOS DURANTE LO 2 PRIMEROS MESES, ES RESPONSABILIDAD DE LA PROGRAMADORA ADJUNTARLA AL C.E. Ejemplo: -
www.trulynolen.cl
18
TRPTICO DE GARANTIA CASA PARTICULAR

Es obligatorio, cuando se ingresa un servicio para una casa particular debe tener adjunto el trptico de Garanta Casa Particular, que debe indicar: Nombre del Cliente, RUT del Cliente, Fecha, Direccin y Telfono del Servicio. Servicios: Deben venir marcado los cuadros correspondientes a los Servicios a realizar Sectores : Deben venir marcados sectores incluidos Superficie Aproximada debe indicarse en metros cuadrados. Cdigo : Cdigo interno Truly Nolen (si es con boleta se asigna en sucursal, si es con factura lo asigna Oficina Central). Lo completa la programadora al programar el servicio. Sucursal : Nmero interno Truly Nolen (si es con boleta se asigna en sucursal, si es con factura lo asigna Oficina Central). Lo completa la programadora al programar el servicio. Ejecutivo de Cuentas : Nombre del vendedor Valor Cobrado : Precio con IVA del servicio, en el sistema se ingresa el Neto que se indica en la Nota de Servicio Comprobante Ejecucin N : Nmero de Comprobante de Ejecucin que se emiti. Lo completa la programadora al imprimir el Comprobante. Boleta Factura : Debe estar marcado lo que corresponda N : Debe anotarse nmero de factura o boleta segn corresponda. Lo completa la programadora al adjuntar antes de entregar documento al tcnico que va a realizar el servicio Precauciones : Debe indicar marcando el cuadro correspondiente si hay nios o mascotas en la casa a realizar el servicio. Observaciones : si las hay Firma del Cliente: debe solicitarla el Tcnico junto a la firma del Comprobante de Ejecucin despus de realizado el Servicio. El Tcnico desprende la colilla del medio, deja el trptico al Cliente y trae adjunto al comprobante la colilla firmada. Ejemplo:
www.trulynolen.cl
19
Al recibir una NOTA DE SERVICIO se chequea que cumpla con la informacin obligatoria, que est firmada por el ejecutivo y autorizada con firma del agente o Gerente, se debe chequear en los contrato que venga adjunto presupuesto y autorizacin del cliente que puede ser Contrato Truly Nolen, Orden de Compra, el presupuesto firmado por el Cliente indicando la aceptacin de este, la Nota de Servicio firmada como aceptacin o en ltimo caso un correo electrnico que especifique claramente sectores a tratar, precio y duracin del contrato. En el caso de los espordicos debe indicar el pago del servicio, debe estar realizado antes de la ejecucin del servicio . Para dar comienzo al ingreso de una nueva Nota de Servicio se debe chequear si el Cliente existe en el sistema para hacerlo se deben seguir los siguientes pasos: Ingresar al programa DYNAMIC Ingresar a icono cuentas, (encerrado en la imagen con crculo rojo)
Nos mostrar la siguiente pantalla:
Marcar aceptar
www.trulynolen.cl
20
Y buscar por RUT presionando con el mouse en la tercera lnea donde dice R.U.T.
Ingresar el Rut indicado en la NOTA DE SERVICIO Si existe solicitar por correo solo el nmero de la Sucursal a Oficina Central en la siguiente planilla . Si no existe solicitar por correo Cdigo a Oficina Central en la siguiente planilla .
Truly Nolen Chile S.A. Sucursal : Solicitud de Ingreso Cdigo: Direccin factura : Zona: Vendedor : Sucursal: Razn Social: Comuna: Valor : Servicios : Direccin Servicio: Telfono: Frecuencia Rut: Ciudad: -
Se llenan todos los cuadros excepto Cdigo y Sucursal si el cliente no existe, si existe se deja sin ingresar solo el nmero de sucursal, que ser informado en correo de respuesta. Cuando se recibe correo ingresar nuevo cliente de la siguiente manera
www.trulynolen.cl
21
Ir al Icono de Cuentas, dar aceptar, aparecer la lista con los clientes, en la barra que vemos est la opcin Crear, hacer click sobre esta opcin y seleccionar Cuentas, como vemos en la siguiente imagen:
Automticamente veremos lo siguiente:
www.trulynolen.cl
22
Ingresar aqu los datos que tenga la nota de servicio. Este tem consta de dos partes, Datos Generales y Datos Anexos. Datos Generales: Rut. Nombre o Razn Social cod. (Este asignado desde Oficina Central) Direccin: de Facturacin Nombre de Contacto: quien contrato el servicio Telfono etc. Y por ultimo pinchar en la opcin cliente. Datos Anexos: Fecha de ingreso Pas: cdigo de pas (56) rea: cdigo de rea ej.: 32 cuando es Via del Mar Telfono Vendedor: cdigo de vendedor. GRABAR Y ACEPTAR
Nota: Siempre que aparece el siguiente cuadro , despus de un campo en el que debe ingresar informacin, permite buscar la alternativa deseada.
www.trulynolen.cl
23
Ahora hay que crear la sucursal: Buscar en el icono cuentas el cliente que acabamos de crear, ya sea por nombre o por el cdigo. en el ejemplo que muestra la imagen, lo buscamos por Nombre: VICTORIA MOLINA ACUA
Presionar F10, aparecer lo siguiente:
Hacer clic en la x para salir de la busqueda.
www.trulynolen.cl
24
Completar los campos ingresando la siguiente informacin: Cdigo Sucursal: El nmero de sucursal asignado por Oficina Central Seremi: Una S si se trata de un cliente que se debe informar en el Informe Seremi. Zona: Cdigo de la comuna o sector en se realzar el servicio Certificado: Una S si se le debe emitir Certificado de Control de Plagas. Direccin: Direccin en que se realizar el servicio Comuna/Ciudad: Comuna y Ciudad en que se realizar el Servicio Telfono-1: Nmero de telfono donde se confirma Servicio Telfono-2: Otra alternativa de nmero de telfono para contactar Cliente. Contacto: Nombre de la persona con quin se deben confirmar los servicios. Tipo de Contrato: Elegir segn corresponda, Mensual o Espordico.
www.trulynolen.cl
25
Hacer Clic en la pestaa Datos Anexos y aparecer lo siguiente:
Completar los campos con la informacin que corresponda de la siguiente manera. Fecha/Reaj: si se trata de un Pronto pago se ingresa la fecha de la ltima facturacin. Si se pacto el precio en pesos ($) ingresar la fecha del ltimo reajuste. Si no dejar en Blanco Tipo de precio: Se indica 1 cuando esta sucursal emite factura, se indica 2 cuando esta sucursal se factura en otra, como el caso de las cuentas Nacionales, tambin se usa 2 para los Pronto pago. Comisin: no es necesario completar este campo. Valor: Ingresar el valor neto indicado en la Nota de Servicio. Cuando se ingresa en UF se ingresa de la siguiente forma: si son 5 UF, se debe ingresar 5,0. Si es en pesos se ingresa de la siguiente forma ej.: $ 15.000+IVA se ingresa 15000, sin puntos ni comas. Meses/duracin: la cantidad de meses que dura el contrato. Frecuencia: la cantidad de servicios que se realizaran en el mes. Tipo de importacin: se debe elegir alternativa de facturacin segn corresponda al tipo de facturacin Factura este mes: emite factura con fecha del ltimo da del mes de ejecucin del servicio. No graba: se usa cuando se factura en otra sucursal (tipo precio 2) Factura prximo mes: emite factura con fecha del primer da del mes siguiente de ejecucin del servicio. Facturacin Parcial: se usa para las facturas que se piden anticipadas Pronto Pago: se usa cuando cliente paga todo el ao anticipado, en una factura. Nacional: se usa para las cuentas naciones, se facturan solo en casa matriz Vendedor: cdigo del vendedor Fecha/Contrato: los campos que no estn detallados, se deben completar con la informacin solicitada. Servicios contratados: ingresar los cdigos de los servicios contratados Correspondencia: se usa cuando la factura se entrega en una direccin distinta a la de facturacin. Y Grabar, Aceptar.
www.trulynolen.cl
26
Lugares Tratados Se presiona esta opcin en el campo CERTIFICADO se indico S que indica que se emitir Certificado de Control de Plagas, aparecer la siguiente pantalla
Se debe completar la siguiente informacin que aparecer en el Certificado de Control de Plagas Representante Legal: Nombre del Representante Legal del Cliente, se usa cuando el Cliente lo solicita, es obligatorio en los Certificados de Control de Plagas para demolicin. RUT: Nmero del RUT del representante Legal del Cliente, es obligatorio cuando se ingreso el nombre. Sectores: Se debe agregar o eliminar los tiques dependiendo lo que corresponda, se puede modificar el contenido de los cuadros con nombres y se pueden agregar sectores. Cebos bloque: se debe ingresar el nmero de estaciones cebaderas que contienen cebo en formulacin bloque, instaladas en el recinto del cliente. Cebos pellets: se debe ingresar el nmero de estaciones cebaderas que contienen cebo en formulacin pellets, instaladas en el recinto del cliente. Cebos Lquido: se debe ingresar el nmero de estaciones bebederas que contienen cebo en formulacin liquido, instaladas en el recinto del cliente.
www.trulynolen.cl
27
Ya tenemos creado el cliente y la sucursal, ahora debemos ingresar el programa anual de trabajo, si se trata de un cliente con contrato, para lo que debemos presionar el cuadro Programa en la pantalla sucursal, tiene la figura del escarabajo Truly Nolen
Aparecer la siguiente pantalla
www.trulynolen.cl
28
Servicio: indicar el cdigo de servicio a contratado, existen combinaciones de servicios para usar cuando el programa incluye ms de 1 servicio, tienen cdigo de 80 al 99, ver tabla procesos. Valor: este campo no se debe ingresar nada Cuadro meses. En el primer cuadro bajo el mes se debe ingresar el nmero de vistas que se harn en este programa, cada una generar un comprobante de ejecucin. En el segundo cuadro bajo el mes nmero de semana en que se har la primera visita, ejemplo si se indica que se atender los das jueves y se ingres en este cuadro un 2, emitir comprobante para el segundo jueves del mes. Patente Vehculo Cdigo: indicar cdigo del vehculo que se usar para realizar el servicio. Da de la Semana: elegir da de la semana (Lunes, Martes..) en que se programar el servicio. Cdigo del Tcnico: nmero del Tcnico que ejecutar el servicio.
Luego presionar el cuadro
y grabar presionando el cuadro
Se pueden ingresar ms de un programa por sucursal de acuerdo a lo que se indique en la nota de servicio.
www.trulynolen.cl
29
Ahora hay que crear el Comprobante de Ejecucin : Si se trata de un cliente con contrato al que se le ingres programa de trabajo Ingresar en pantalla Programa de Trabajo de la sucursal, ingresar a Procesos y presionar la opcin Agregar al programa Mensual
Con esto se crearn los comprobantes de ejecucin que se indican en el programa de trabajo. Para Crear comprobantes de Ejecucin para los servicios espordicos o para una garanta de servicio, Deber seguir los siguientes pasos: Para esto debemos estar en la pantalla principal:
Ir a sistemas anexos, luego seleccionar la opcin Control de servicios, Ingresos y procesos, hacer click sobre la opcin Ingreso de garantas.
www.trulynolen.cl
30
Nos mostrara la siguiente pantalla:
En la fecha, la cual aparece de color rojo en la imagen, modificar esta si es necesario, ya que siempre mostrar la fecha del da que estemos. Una vez ingresada la fecha hacer click sobre el visto que esta al costado derecho de la fecha. Despus de esto completar los campos que aparecen en blanco, al ingresar el cdigo y presionar enter, aparecer automticamente, el Rut y el Nombre, el resto completar el resto de los campos y para finalizar el ingreso de programacin del servicio presionar Agregar y luego el icono que aparece con una imagen de un disquete, para grabar. Con esto hecho ya tenemos el servicio programado.
www.trulynolen.cl
31
RECEPCION E INGRESO AL SISTEMA ROGER DE COMPROBANTES DE EJECUCION DE SERVICIOS YA REALIZADOS

Al recepcionar los comprobantes de ejecucin realizados, revisarlos, que tengan la hora de trmino, la firma de cliente, insumos que utilizaron en el servicio (este debe aparecer registrado en la parte posterior del comprobante.) adems se debe revisar si el comprobante viene con alguna observacin o nota, ya sea de parte del cliente o del tcnico, como por ejemplo queja del cliente u observacin del tcnico indicando que qued algo pendiente. En el caso que lleguen comprobantes nulos informarlos a Gerencia, anular en el sistema ingresando en el rea donde se ingresa el cdigo del tcnico modificarlo por el cdigo 504 (nulo) y reprogramar. Ingreso al Roger: existen dos formas, veremos la ms habitual y rpida. En la pantalla principal, ir al icono de programa, (icono de color rojo con auto ratn).
Hacer click sobre este icono
www.trulynolen.cl
32
Nos mostrara una pequea ventana, donde podremos seleccionar de que forma ver el programa de servicios, ya sea por vehculo, tcnico, rango de zonas, cod/sucursal. Habitualmente se realiza por vehculo. Una vez seleccionada la opcin, Aceptar Veremos la siguiente pantalla:
www.trulynolen.cl
33
Aqu podemos ver el mes completo, pero debemos seleccionar el da que estamos cerrando los c.e. Si los comprobantes que necesitamos cerrar son del da 26, posarse sobre la primera x que registra este da Nota: si tenemos servicios programados en el da que queremos revisar, y estn fuera del rango de horario que nos muestra la pantalla del programa mensual, que son 6:00 a 29:00 hrs., estos no aparecern en la lista donde muestra el detalle de servicios. (pantalla pequea de la derecha), por ende debemos ir al cliente, sucursal, buscar el c.e. del da y cerrarlo. Nos abrir otra ventana, la que observamos a la derecha en la imagen.
(Imagen aumentada)
Si queremos cerrar el comprobante de ejecucin de Club naval de campo, hacemos doble click sobre este.
www.trulynolen.cl
34
Nos mostrar la siguiente pantalla:
Aqu nos muestra la misma informacin que tiene impresa el comprobante. Corroborar que sea el mismo nmero de c.e., en el caso de que el cliente tenga mas de una sucursal con servicios el mismo da. Y tambin el tcnico, en caso que por algn motivo lo haya realizado un tcnico diferente al que estaba programado. Para cerrar este comprobante, debemos completar el campo Hor/Ter, de color amarillo, anotar la hora de termino que aparece en el comprobante de ejecucin. Hacer click en la opcin Aplicar, (solo en algunos equipos) decir que si cuando nos pregunte si estamos seguros de modificar lnea.
www.trulynolen.cl
35
Si nos damos cuenta, en la ltima lnea marcada de color azul, ahora nos aparece una x, luego de esto Guardar, nos mostrara una pequea ventana, Grabacin terminada, Aceptar. Como vemos a continuacin
Nos mostrar la siguiente pantalla, donde ingresaremos los insumos utilizados en este cliente.
www.trulynolen.cl
36
Aqu debemos ver la parte posterior de la copia de comprobantes donde aparecen los insumos, ingresar cada uno de estos y grabar cada vez que ingresemos un insumo. Ejemplo:
www.trulynolen.cl
37
En el campo donde dice Insumo, ingresar el cdigo del insumo y enter, ingresar la cantidad indicada en el c.e., en el campo de servicio, ingresar cdigo de procedimiento y enter, hacer click en Agregar, Guardar. Nos trasladara la informacin al parte inferior de la pantalla, como muestra la imagen, y nos dejara los campos en blanco para ingresar otro insumo. Si hubieran mas insumos, repetir los mismos pasos. Con esto el comprobante est cerrado, si queremos verificar al terminar con todos los comprobantes del da y vehculo seleccionado, nos vamos al icono de programa (auto ratn), seleccionamos nuevamente el da y vehculo que recin trabajamos, nos posamos sobre la primera x y nos debe aparecer cada cliente con una x. Como vemos en la imagen.
www.trulynolen.cl
38
COMO IMPRIMIR
1.- Comprobantes de ejecucin. Para imprimir comprobantes de ejecucin lo haremos por da y vehculo. Ir a la pantalla inicial
Luego ir a Sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin, impresin de comprobantes de ejecucin, presionar por da/vehculo. Como vemos en la siguiente imagen:
Veremos lo siguiente:
www.trulynolen.cl
39
Pinchar sobre la opcin ordenxda, todos, vehculo, da con nmero, ej.: 10, Ult.N C/E ingresar el ultimo numero de comprobante que aparece registrado. Luego Aceptar. Preparar impresora con formulario Comprobantes de Ejecucin pre impreso y tamao de letra impresora en 10 Automticamente nos dirigir a la siguiente pantalla:
Seleccionar el tamao del papel, y si queremos imprimir directo o solo revisar en pantalla, generalmente seleccionamos impresin directa. Luego de haber seleccionado esto hacer click en Aceptar. Imprimir todos los comprobantes del da y vehculo seleccionado anteriormente.
www.trulynolen.cl
40
2.- Impresin de listados Comprobantes de ejecucin . Esto lo usamos para revisar la cantidad de servicios que llevamos realizados, tambin para revisar la cifra que llevamos (venta). Con el se hacemos las revisiones quincenales e informamos venta final. Ir a la pgina inicial, Sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin, comprobantes de ejecucin, como nos muestra la imagen: listado de
Hacer click sobre la opcin Listado comprobantes ejecucin. Nos mostrara la siguiente pantalla.
www.trulynolen.cl
41
Seleccionar aqu las opciones segn como desee imprimir el listado, si es por orden de cod. de cliente, da, tcnico o zona, tambin si necesita solo lo realizado, lo pendiente o todo. Etc. Cuando ya est con las opciones que necesita seleccionadas, Aceptar, aparecer la pantalla para seleccionar como queremos imprimir o en revisar este listado en pantalla. Si optamos por impresin en disco para ver el listado en pantalla aparecer de la siguiente forma: Si necesita hacer la revisin quincenal debe seleccionar orden por cliente y marcar la opcin todos. Si va a informar venta se debe marcar orden por cliente seleccionar Comprobantes realizados.
www.trulynolen.cl
42
3.- Impresin de Programa de servicios Ir a la pantalla inicial, sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin, servicios a efectuar. Como muestra la imagen:
Hacer click sobre la opcin Servicios a efectuar. Nos dirigir a la siguiente pantalla:
Seleccionar Orden x da, todos, el rango de fechas que necesitamos, vehculo (cdigo) enter, y Aceptar.
www.trulynolen.cl
43
Nos mostrar la pantalla que nos permite seleccionar el tamao del papel y si queremos imprimir directo o solo revisar en pantalla. Una vez seleccionado esto Aceptar. Para dar un ejemplo, seleccionamos la opcin impresin en disco para poder revisar en pantalla, se debe ver as:
El programa de trabajo por vehculo debemos imprimirlo completo (desde el primer da del mes al ltimo), a principio de mes. Este listado se archiva en una carpeta y se usa para confirmar ver carga de trabajo para programar o adelantar nuevos servicios.
www.trulynolen.cl
44
4.- Impresin de Pago comisiones a Tcnicos Este listado lo usamos para revisar la cifra que lleva cada tcnico, para poder llevar un control de las comisiones, y poder equiparar las comisiones, para que al realizar el cierre de mes no estn con tanta diferencia un tcnico de otro. Tambin lo ocupamos a fin de mes, para imprimir y que se adjunte a la liquidacin de sueldo de los tcnicos. Ir a la pantalla inicial, sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin, pago comisiones tcnicos, como vemos en la siguiente imagen:
Hacer click sobre la opcin pago comisiones a tcnicos, nos dirigir automticamente a la siguiente pantalla:
Seleccionar comprobantes realizados, Tcnico (cdigo de tcnico), y Aceptar.
www.trulynolen.cl
45
Nos mostrar la pantalla de Parmetros de impresin, que nos permite seleccionar el tipo de papel, y tipo de impresin, una vez seleccionada la opcin que necesitamos. Aceptar. Nos debe aparecer de esta forma:
Se deben imprimir 2 copias, una se le entrega al Tcnico cuando se le entrega el sueldo y la otra debe quedar archivada firmada junto a la liquidacin de sueldo del Tcnico.
www.trulynolen.cl
46
CERTIFICADOS DE CONTROL DE PLAGAS

Primero debemos ingresar al cliente, sucursal, en el campo donde dice Certificado, completar con una S, Grabar.
NOTA: En el caso que sean clientes que ya estn creados hay que ir completando la informacin a medida que se ingresan los c.e. Luego de esto, tambin en la sucursal, pero en el tem Datos Anexos,
www.trulynolen.cl
47
Aqu debemos ingresar las reas donde se realizan servicios, para que puedan aparecer al imprimir el certificado de control de plagas, por lo tanto vamos a hacer click en Lugares tratados. Veremos la siguiente pantalla:
Aqu debemos ingresar la cantidad de cebos rodenticidas, ya sea bloque, pellet o liquido, tambin seleccionar las reas que se realizan, si las reas que aparecen como predeterminadas no son las que necesitamos, se pueden modificar, es importante que las reas que queremos que aparezcan en el certificado estn marcados, ya que de lo contrario no las asumir como seleccionadas. Para terminar con esta tarea, Aceptar Nota: Esta informacin se ingresa por nica vez. Si se trata de un cliente con certificado por demolicin se debe ingresar Nombre y Rut del representante legal del Cliente. Despus lo nico que nos queda para los prximos meses es en el comprobante de ejecucin del ltimo servicio, poner S en el campo de certificados. Como veremos a continuacin. Cuando estemos cerrando el comprobante de ejecucin:
www.trulynolen.cl
48
Como podemos ver en la imagen, aparece un campo de Certificado, completar con una S, y Grabar, nos dirigir a la pantalla donde se ingresan los insumos, ingresar y Guardar. Una vez que terminamos de ingresar todos los c.e. tenemos que grabar los certificados, de la siguiente manera: 1.- Sistemas Anexos, control de servicios, Ingresos y procesos,
Nos aparece una pequea pantalla pidiendo el rango de fecha, Aceptar.
www.trulynolen.cl
49
Nos aparece un Aviso: Proceso Grabacin terminado, Aceptar. Volver a la pantalla inicial. 2.- Sistemas Anexos, control de servicios, Maestros y parmetros, Certificados.
www.trulynolen.cl
50
Nos aparece un cuadro: Ingrese fecha a buscar, Aceptar.
Nos aparecer la lista con los certificados que grabamos.
Hacer doble click sobre cualquiera de los registros, nos aparecer lo siguiente:
www.trulynolen.cl
51
Hacer click en la opcin Imprimir, nos mostrara lo siguiente:
www.trulynolen.cl
52
Seleccionar la opcin Certificados por rango, nos mostrar una pequea pantalla:
En el campo N Certificado preimpreso, anotar el ultimo certificado impreso, seleccionar el rango de fecha. Y Aceptar.
Nos aparece el cuadro de parmetros de impresin, seleccionar tamao e impresin directa. Aceptar. Preparar impresora con formulario pre impreso Certificados Control de Plagas y tamao de letra 12.
www.trulynolen.cl
53
COMO PROGRAMAR? Creacin programa mensual

La generacin del programa mensual se hace la ltima semana del mes anterior para asegurarse que el maximo de programas de servicios este ingresados.(Nuevos Clientes) Ingreso del nombre del primer da del mes Se debe ingresar elnombre del primer da del mes a crear Ponemos fecha del sistema en el mes a crear
(Una forma) Ingresamos a la pantalla Programas Anuales
www.trulynolen.cl
54
Seleccionamos en proceso cambiar primer da
Ingresamos el nombre del primer da (Domingo, Lunes. Etc.)
www.trulynolen.cl
55
CREACION DEL PROGRAMA MENSUAL

Salir y Volver fecha del sistema al mes anterior a crear,
Ingresar a
www.trulynolen.cl
56
Seleccionar Grabacin del Programa
Se puede ingresar un rango de zona especfica, pero lo habitual es que se generen todas las zonas, para hacerlo no se le ingresa valor Si se necesita generar la programacin eliminando la anterior se debe pedir autorizacin a Casa Matriz Al ingresar aceptar se genera la programacin del mes siguiente.
www.trulynolen.cl
57
REVISION MANUAL DEL PROGRAMA LISTADO DEL MES ACTUAL V/S LISTADO MES CREADO
Se debe imprimir listado de ejecucin mes ACTUAL, esto se genera de la siguiente manera; sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin listado comprobantes ejecucin.
Nos mostrara la siguiente pantalla:
www.trulynolen.cl
58
Marcar las opciones, orden por cliente, comprobantes realizados y aceptar Nos dirigir a la siguiente pantalla:
Marcar Impresin Directa
www.trulynolen.cl
59
LISTADO PROGRAMA DEL MES SIGUIENTE

Se debe imprimir listado de ejecucin mes del mes creado, esto se genera de la siguiente manera Cambiar mes de trabajo
Generar listado comprobantes ejecucin
www.trulynolen.cl
60
Nos dirigir a la siguiente pantalla:
Marcar las opciones, orden por cliente, todos y aceptar
www.trulynolen.cl
61
Revisin obligatoria del PROGRAMA MENSUAL

La persona a cargo de la programacin con el agente respectivo deben revisar juntos la programacin del mes, chequeando cliente por cliente para verificar que estn todos los clientes realizados el mes anterior, adems deben eliminarse las garantas los clientes que terminaron contrato y los servicios espordicos, por ltimo reprogramar los servicios generados los das feriados. Nota: si los clientes con contrato tienen programas de trabajo ingresados correctamente y los espordicos fueron ingresados como tal, la revisin se hace muy rpidamente y las modificaciones son las mnimas.
Impresin del programa mensual

Esta tarea es obligatoria y se debe imprimir el mes completo para cada vehculo o ruta programada, se hace de la siguiente manera, sistemas anexos, control de servicios, tareas de impresin, servicios a efectuar.
www.trulynolen.cl
62
Nos dirigira a la siguiente pantalla:
Marcar las opciones Orden por da y Todos El rango de fecha debe ser el primer da del mes hasta el ltimo da Ingresar vehculo a imprimir y aceptar
www.trulynolen.cl
63
Este listado se archiva en una carpeta y se usa para confirmar ver carga de trabajo para programar o adelantar nuevos servicios.
www.trulynolen.cl
64
Programa mensual por vehculo

Y contiene la siguiente informacin: Nombre/Razn Social: Nombre del cliente este con la razn social y no con el nombre de fantasa, ya que estos datos son de la base de datos. Cd.: Cdigo (este asignado cuando crea el cliente) Suc.: Sucursal del cliente (asignada anteriormente despus de crear el registro) C/E: Comprobante de Ejecucin (aparecer el N de C.E. una vez que usted lo imprima) Da: Da en que se program el servicio al cliente Hora: Hora de inicio del servicio programado Direccin Cliente: Esta direccin se obtiene a travs de la sucursal creada. M/A: Duracin del servicio, esta aparece una vez que usted ingrese comprobantes de ejecucin y copie el programa para el mes siguiente. Esto se basa en la hora de trmino que usted, ingresa con cada C.E. realizado, el programa calcular la diferencia entre la hora de inicio y la de trmino dando el tiempo de duracin del servicio anterior. Servicios: Indica en esta parte los servicios de control de plagas, que le corresponden al cliente, este se ingresa al crear la sucursal. Tcnico: Cdigo del tcnico asignado para realizar el servicio. Zona: Zona en que est ingresada la sucursal Contacto: El contacto aparece en el programa del tcnico, bajo el nombre del cliente. Este se ingresa en la sucursal, lo que permite saber el nombre de la persona con quien se confirma el servicio. Telfono: Fono del cliente, este est al lado del contacto y se ingresa en la sucursal.
REVISION CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA (OBLIGATORIA)

El lunes ms cercano al da 15 del mes se debe revisar la quincena lo debe realizar la persona a cargo de la programacin con el agente respectivo deben revisar juntos los servicios realizados y los programados, deben verificar que los nulos estn reprogramados, los servicios de los primeros das del mes estn cerrados y que estn todos los servicios de la segunda quincena programados. Esto se hace con el listado de ejecucin del mes actual versus el del mes anterior.
REVISION VENTA FINAL DE MES (OBLIGATORIA)

Al cierre del mes deben revisar listado de ejecucin la persona a cargo de la programacin con el agente respectivo, verifican que los servicios realizados estn cerrados y analizan si hay servicios que no se hicieron y porque Esto lo hacen con el listado de ejecucin del mes actual versus el del mes anterior.
www.trulynolen.cl
65
GENERACIN DE PROGRAMA MES SIGUIENTE

Esto es fundamental para generar la programacin del mes siguiente, esto se obtiene de la siguiente manera: Ir al mes siguiente, ejemplo: si estamos en Febrero de 2012, ir al icono FECHA y cambiar el mes de ejercicio a Marzo de 2012. y hacer click en ACEPTAR. Luego ir a la pantalla principal Sistemas Anexos, Control de servicios, Maestros y Parmetros, Tabla UF, aparecer la siguiente pantalla:
Donde indica Fecha de la UF, Marcado en la imagen con un ovalo de color rojo, ingresar la UF de fin de mes del mes que se est generando, como en el ejemplo ocupamos el mes de Marzo, ingresamos la fecha del ltimo da de Marzo. (31/03/2012) y en la casilla de abajo: Valor de la UF para esta instancia, excepcionalmente se ingresara con valor 1,0. Y grabar.
www.trulynolen.cl
66
COMO EXPORTAR A EXEL DESDE EL SISTEMA ROGER
En la opcin sistemas anexos, hace click, mostrara tres opciones disponibles: 1.- control de gestin 2.- adquisiciones 3.- control de servicios. Hacer click en control de servicios se desplegaran las siguientes alternativas: Maestros y parmetros Tareas de impresin Ingresos y procesos Exportacin de archivos Seleccionar la opcin tareas de impresin, mostrara las siguientes opciones. Comisiones a vendedores Informe tcnicos Gasto mensual insumos Servicios contratados Costo de ventas Listado comprobantes ejecucin Impresin comprobantes ejecucin Servicios a efectuar Servicios realizados Informe de resultados Imprime facturas servicios Correspondencia Informe seremi
www.trulynolen.cl
67
Seleccionar la opcin listado comprobantes de ejecucin, nos mostrar la siguiente pantalla:
Seleccionar el rango de fecha que queremos revisar, e indicar si queremos ver solo una rango de zona, (en el campo donde indica zona menor y zona mayor) poner el cdigo de la zona que necesitamos, de la misma forma con los otros campos, cd. Cliente, mes, vehculo, etc. Y finalmente hacer click en aceptar cuando ya hayamos seleccionado como queremos generar el listado. Aparecer la siguiente pantalla:
www.trulynolen.cl
68
Aqu seleccionamos el tipo (tamao) del papel, si queremos imprimir directo o solo impresin en disco, como queremos exportar a exel, debemos seleccionar la opcin de impresin en disco, en el tipo de orientacin, si es vertical u horizontal y tipo de orden, si es alfabtico o numrico. Una vez que seleccionamos el tamao del papel y el tipo de impresin en disco, hacer click en aceptar. Nos mostrara lo que gener:
Hacer click sobre el icono que muestra la imagen con el crculo rojo, nos generar automticamente la informacin en un archivo exel.
www.trulynolen.cl
69
Maestros y Parmetros
Para ingresar, consultar o modificar contenidos de las tablas del sistema, desde la pantalla principal ingresar a SISTEMAS ANEXOS, CONTROL DE SERVICIOS, MAESTROS Y PARMETROS,
Se debe seleccionar la tabla deseada
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE VENDEDORES SISTEMAS ANEXOS CONTROL DE SERVICIOS MAESTROS Y PARMETROS TABLA VENDEDORES
www.trulynolen.cl
70
Mostrar la siguiente pantalla
Ingresar informacin del vendedor y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin el vendedor a modificar, pincharlo con el
mouse modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar
que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
71
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE TCNICOS

Para ingresar, consultar o modificar contenidos de las tablas del sistema, desde la pantalla principal ingresar a SISTEMAS ANEXOS, CONTROL DE SERVICIOS, MAESTROS Y PARMETROS, seleccionar
TABLA TCNICOS
Mostrar la siguiente pantalla.
Ingresar informacin del tcnico en el cuadro comisin debe ingresar valor 4 y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin el tcnico a modificar, pincharlo con el mouse, modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
72
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE VEHCULOS

TABLA VEHCULOS
Ingresar informacin del vehculo y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin el vehculo a modificar, pincharlo con el mouse, modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
73
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE INSUMOS

TABLA INSUMOS
Ingresar informacin del insumo y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin el insumo a modificar, pincharlo con el mouse, modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
74
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE PROCESOS O SERVICIOS

TABLA PROCESOS
Ingresar informacin del proceso o servicio y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin el proceso o servicio a modificar, pincharlo con el mouse, modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
75
INGRESO O MODIFICACION CODIGOS DE ZONA

TABLA DE ZONAS
Ingresar informacin de la zona y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba. Si se necesita modificar, buscar en el cuadro con informacin la zona a modificar, pincharla con el mouse, modificar los campos deseados y presionar cuadro grabar que est en la lnea de arriba.
www.trulynolen.cl
76
CREACION TABLA UF EN SERIE

TABLA U.F. NOTA: Antes de realizar este proceso se debe saber el valor del IPC del mes anterior, normalmente los primeros das del mes la prensa lo informa apenas se genera.
Con el mouse marcar cuadro Ingreso en serie Ingresar Fecha de la UF 10mes a crear y ao y apretar enter
www.trulynolen.cl
77
Mostrar la siguiente pantalla
Ingresar el valor del IPC y enter (el separador de decimales se debe ser coma) Ya temos creado los valores diarios hasta el da 9 del mes siguiente .
www.trulynolen.cl
78
FACTURAS
TODOS LOS LUNES O MIERCOLES ANTES DE LAS 11 HRS. (TENIENDO YA LA UF DE FIN DE MES), HASTA QUE PIDAN EL PRECIERRE DESDE OFICINA CENTRAL. 1.- PRIMERA SOLICITUD DE FACTURAS ANTICIPADA: Exportar desde sistema Roger todos los servicios realizados hasta el ltimo da de servicios realzados e ingresados en sistema a la fecha, de todas las zonas. (se enva solo 1 archivo) Eliminar de este los clientes valor 1 y 0 Eliminar todos los clientes nacionales Enviarlo a Oficina Central a Srta. Paula Menares o en su defecto a Claudia Agredo. Enviar adjunto tambin los archivos Eje01(MES)(AO) y SUCUR1(la que aparece con mayscula) Nota: solo llegaran los servicios que estn cerrados en el sistema de lo contrario no llegar la factura. 2.- SEGUNDA Y/O TERCERA SOLICITUD DE FACTURAS ANTICIPADAS: Exportar desde el Roger todos los servicios realizados hasta el ltimo da de servicios realizados e ingresados en sistema Roger a la fecha, de la zona que corresponda a la programadora (se enva solo 1 archivo) Eliminar de este los clientes valor 1 y 0 Eliminar todos los clientes nacionales Copiar en archivo exel generado desde el Roger, la solicitud anterior el la fila siguiente del ultimo registro. Ej.: 1 SOLICITUD DE FACTURA
CLIENTE CLINICA REACA S. CLINICA REACA S. CORPORACION EDUCA EXP. Y COM. SAN D EXP. Y COM. SAN D SERVIPORT LTDA. TURISMO NUEVO MUN AQUI COD SUC TEC X C.E DIA FECHA DIRECCION 1 ANABAENA N336,J.DEL MAR 1 ANABAENA #336 1 VICTOR DOMINGO SILVA 145 1 PHILLIPI 465 PORTALES 1 PHILLIPI 465 PORTALES 1 MARTINEZ CRUZ 351 1 MUELLE PRAT S/N NETO 41834 309576 74674 144329 83669 87852 41834
50503 50503 50571 50938 50938 53828 54044
55 57 53 51 53 51 50
611 X 611 X 612 X 607 X 607 X 613 X 613 X
4309 Sab 4310 Sab 4305 Sab 4331 Sab 4332 Sab 4328 Sab 4327 Sab
www.trulynolen.cl
79
EXEL. Cambiar el color de lo pegado (da lo mismo el color es para diferenciar). Ir a barra de herramientas a Datos, ordenar, ordenar por cod. y por suc. Aceptar.
As quedara:
www.trulynolen.cl
80
Lo que esta negro es lo generado para solicitar, y lo rojo seria lo ya solicitado. Eliminar todo los clientes que este en ambos colores Ej.:
Revisar en conjunto con las programadoras de las zonas, cuando esto este revisado. Enviarlo a Oficina Central a Srta. Paula Menares o en su defecto a Claudia Agredo. Enviar adjunto tambin los archivos SUCUR-01 y Eje01-(MES).A(AO), ejemplo si mando informacin de mayo 2012 el archivo Eje01 lo encuentro con este nombre Eje01-05.A12. Esta informacin la encuentro en la Carpeta archivo5 de la Carpeta Dynamic Nota: solo llegaran los servicios que estn cerrados en el sistema de lo contrario no llegar la factura. 2.- RECEPCION DE FACTURAS (ENVIADAS DESDE OFICINA CENTRAL) Revisar listado adjunto a las facturas versus facturas para corroborar que todo este correcto, valores, direccin, razn social. Adjuntar a la factura el comprobante de ejecucin original, correspondiente segn cdigo y sucursal de cliente, si la sucursal tiene ms de un servicio adjuntar la totalidad de los comprobantes de ejecucin, ejemplo: molinera cabildo: cod.52232 suc. 53, tiene cuatro servicios mensuales, la factura debe llevar los cuatro comprobantes de ejecucin, en algunos casos facturamos con el primer servicio y cuando la factura llega no est la totalidad de los comprobantes de ejecucin. Hacer certificados a clientes que corresponda. Hacer listado de entrega con el nmero de factura y nombre de a quien se entrega, al da siguiente debe ser revisada la entrega, si no fue hecha informar al Agente. Despachar las facturas.
www.trulynolen.cl
81
3.- CUARTAS COPIAS RECEPCIONADAS: Revisar que estn de vuelta todas las cuartas copias entregadas para despacho. Ingresar en maestro si es que este ya est generado Archivar segn cdigo y sucursal. 4.- PRE CIERRE FACTURACION: AL RECIBIR EL MAIL DESDE OFICINA CENTRAL SOLICITANDO EL ENVIO DE ARCHIVOS PARA PRECIERRE (este generalmente llega con 2 o 3 das de anticipacin) ANOTAR EN CALENDARIO OUTLOOK. Enviar el da indicado, los archivos SUCUR-01 y Eje01-(MES).A(AO), ejemplo si mando informacin de mayo 2012 el archivo Eje01 lo encuentro con este nombre Eje01-05.A12. Esta informacin la encuentro en la Carpeta archivo5 de la Carpeta Dynamic Cuando Oficina Central enve por mail el archivo (exel) para corregir, imprimir desde el Roger el listado de ejecucin general, (no por zona). Solo los servicios realizados hasta el ltimo da ingresado al sistema. Con este impreso cotejar comparativamente lo que estn enviando desde Oficina Central con lo que tenemos impreso, si hay alguna diferencia indicarla en la columna que dice observaciones (en el archivo exel que envan de Oficina Central) ya sea si el cliente no se debe facturar porque es pronto pago ya facturado y las diferencias de valores se indican en UF no en pesos. Una vez revisado y corregido se enva de vuelta a Oficina Central a Srta. Paula Menares. Estas acciones son prioritarias no se pueden hacer esperar, apenas llega el correo para correccin deben dejarse todas las actividades para enviar cuanto antes la informacin correjida, para no atrasar toda la facturacin. 5.- SOLICITUD DE CIERRE FACTURACION: Exportar desde Roger todos los servicios realizados hasta el ltimo da de servicios realzados e ingresados en sistema la fecha, por zona. (se enva solo 1 archivo a Oficina Central) Eliminar de este los clientes valor 1 y 0 Eliminar todos los clientes nacionales que se facturan directo en Oficina Central. Copiar en archivo exel generado desde Roger, las solicitudes anteriores, ms las facturas que llegaron automticamente con el pre cierre, en la fila siguiente del ultimo registro. Ej.:
CLIENTE CLINICA REACA S. CLINICA REACA S. CORPORACION EDUCA EXP. Y COM. SAN D EXP. Y COM. SAN D SERVIPORT LTDA. TURISMO NUEVO MUN AQUI
COD
SUC
TEC
X C.E
DIA
FECHA
DIRECCION 1 ANABAENA N336,J.DEL MAR 1 ANABAENA #336 1 VICTOR DOMINGO SILVA 145 1 PHILLIPI 465 PORTALES 1 PHILLIPI 465 PORTALES 1 MARTINEZ CRUZ 351 1 MUELLE PRAT S/N
NETO 41834 309576 74674 144329 83669 87852 41834
50503 50503 50571 50938 50938 53828 54044
55 57 53 51 53 51 50
611 X 611 X 612 X 607 X 607 X 613 X 613 X
4309 Sab 4310 Sab 4305 Sab 4331 Sab 4332 Sab 4328 Sab 4327 Sab
www.trulynolen.cl
82
EXEL. Cambiar el color de lo pegado (da lo mismo el color es para diferenciar). Ir a barra de herramientas a Datos, ordenar, ordenar por cod. y por suc. Aceptar.
As quedara:
Lo que esta negro es lo generado para solicitar, y lo rojo seria lo ya solicitado. Eliminar todo lo que este en ambos colores Ej.:
www.trulynolen.cl
83
Revisar en conjunto con las programadoras de las zonas, cuando esto este revisado. Enviarlo a Oficina Central a Srta. Paula Menares o en su defecto a Claudia Agredo. Enviar adjunto tambin los archivos SUCUR-01 y Eje01-(MES).A(AO), ejemplo si mando informacin de mayo 2012 el archivo Eje01 lo encuentro con este nombre Eje01-05.A12. Esta informacin la encuentro en la Carpeta archivo5 de la Carpeta Dynamic Solo que ac se copian todas las solicitudes de facturas y se incluye lo que llegue con el pre cierre, (cuando llegue el pre cierre, anotar en algn archivo lo que llega, ya que no viene con una hoja que indique las facturas que enviaron) para que no se pidan facturas duplicadas. Nota: solo llegaran los servicios que estn cerrados en el sistema de lo contrario no llegar la factura.
www.trulynolen.cl
84
CIERRE DE MES
UNA VEZ TERMINADO TODOS LOS SERVICIOS DEL MES ACTUAL, SE DEBE REALIZAR EL CIERRE DE MES.
Cada programadora debe corroborar que todos los servicios de su zona estn cerrados. Generar desde el Roger el listado de ejecucin de todo el mes incluyendo pendientes, exportar esto a Excel, para as poder darse cuenta de lo que aun no aparece como realizado. Una vez chequeado este listado y verificando que estn todos los comprobantes cerrados en el sistema, generar listado de ejecucin nuevamente desde el Roger y exportar a Excel, esta vez sin pendientes. Se debe anotar en cada uno de los servicios la factura que se gener para asegurarse que no queden servicios sin facturar. Eliminar todos los valores 1 y 0. El listado se debe exportar desde el Roger tanto los clientes con facturas (empresa N 1) Como para las boletas, (empresa N 2) Imprimir listado de ejecucin desde el Roger, de las facturas y boletas. Luego imprimir un listado general (todas las zonas juntas) desde el Roger, de las facturas (01)TRULY NOLEN CHILE S.A. y boletas (2) TRULY NOLEN CHILE C.P. La suma de todas las zonas, me debe coincidir con el total final del mes. De lo contrario hay algn cliente con la zona mal ingresada en sistema. Imprimir el listado de comisiones de los tcnicos (todos) Estos listados se imprimen por tcnico tanto en las facturas (empresa N 1) y boletas (empresa N 2) La suma de los listados de los informes de todos los tcnicos tambin tiene que coincidir con el total general. Nota: los comprobantes nulos, cod. Tcnico 504, NO SE CIERRAN, solo se reprograman. Se deben solicitar las facturas que no se alcanzaron a incluir en el pre cierre, enviando un detalle de estas y adjuntando los archivos SUCUR-01 y Eje01-(MES).A(AO), ejemplo si mando informacin de mayo 2012 el archivo Eje01 lo encuentro con este nombre Eje01-05.A12. Esta informacin la encuentro en la Carpeta archivo5 de la Carpeta Dynamic
www.trulynolen.cl
85
GENERACIN DE MAESTRO
Este sistema esta creado para llevar el control de todas las facturas de clientes, el cual consta de hojas de calculo distribuidas por: nulas, meses-ao de servicio, y un resumen. Este archivo debe estar siempre al da, para tener una cobranza optima. Aqu se ingresan todas las facturas nulas, facturas segn mes y ao, y tambin se rebajan los pagos realizados por los clientes. A continuacin se detalla paso a paso la generacin de maestro por mes. Exportar desde el Roger el listado de ejecucin de servicios, de todo el mes; tanto de las boletas (empresa N 2 o casas particulares, y de las Empresas o Facturas (empresa N 1) Ya generado el listado abrir el archivo Maestro de la zona que corresponda, y copiar sta informacin en la hoja del mes a crear, (no en el resumen). Poner filtro a esta hoja y filtrar en la columna del monto o valor neto, filtrar los valores 0 y 1, y eliminar las filas. Tiene que quedar completo hasta la columna tipo (tipo de cliente: si es contrato (C), boleta (B), espordico (E) o contrato nuevo (CN). Luego se debe llevar esta informacin al resumen Cmo hago esto?:en el resumen se tienen que desactivar todos los filtros, ubicarse en la ultima fila con registro, bajo esta hacer la formula que indique (='MesAo'!letra de la columna y numero de fila ) Ej.: ='Agosto 2009'!A2, ENTER. Ya hecha la formula correctamente, en el resumen, arrastrar hacia abajo una cantidad de filas aproximadas a la cantidad de clientes que tenga la zona, (ejemplo: si via tiene 10 cliente, arrastrar la formula diez u once columnas mas abajo), despus seleccionar todo lo que se copio hacia abajo y arrastrar estas formulas hacia la derecha hasta la columna valor total que aparece destacada con otro color, (esto tambin nos indica que en estas columnas no podemos realizar cambios, si se quiere modificar alguna informacin, se debe realizar en el mes, para que automticamente sea cambiado en el resumen). En las columnas que estn destacadas con otro color (en la imagen calipso), ingresar en la columna Q, NO, y copias hacia abajo hasta el ultimo registro, (revisar despus en los depsitos si algn cliente pago anticipada la factura y rebajar, para no cobrar nuevamente). En la columna AO, ingresar el ao y copiar hasta el ultimo registro del mes que esta mos generando. En la columna MES, ingresar mes-ao, Ej.: ene-09, feb-09, etc., y copiar hacia abajo hasta el ultimo registro del mes. En la columna U ACCION Ingresar L (llamar), y copiar hacia abajo hasta el ultimo registro. Esta accin a medida que se va llamando para cobrar, se va modificando, ya sea la accin: confirmar (C), Vale Vista (VV), retirar (R), documentado a fecha (D), no est claro (?). La fecha de accin se debe ingresar en todas las facturas, est se puede poner dependiendo de la fecha de emisin de la factura, calculando unos das antes del vencimiento, ejemplo, las facturas con fecha de emisin de 10-08-09, se pueden ingresar con fecha de accin de 07-09-09, obviamente fijndose que no sea sbado, domingo o festivo. las columnas se completan con la informacin de cada cliente, telfono, contacto, encargado, mail. (ver informacin del cliente de los meses anteriores, si es nuevo sacar esto de la nota de servicio)
www.trulynolen.cl
86
Ingresar en la hoja del mes correspondiente los datos de la factura, fecha de emisin de factura, nmero de factura, monto total, etc., lo que solicita la hoja del mes.
www.trulynolen.cl
87
Nulas: todas las facturas nulas se ingresan al maestro, en la hoja que lleva por nombre nulas. Ingresar todos los datos que solicita esta hoja.
www.trulynolen.cl
88
COMO LO UTILIZO PARA COBRAR

Nota: a medida que lleguen las facturas, ingresarlas en el maestro, en la hoja del mes que corresponda. (SEGN LO QUE INDICA LA GLOSA DE LA FACTURA, NO LA FECHA DE EMISION DE ESTA) PARA COBRAR USAMOS EL RESUMEN DEL MAESTRO.
Como se observa en la imagen esta pagina u hoja, se maneja con filtros, en la columna que indica fecha de accin filtrar la fecha del da que vamos a cobrar, si estamos a 2 de septiembre de 2009, filtrar la fecha 02-09-2009. Dependiendo lo que indique en la columna accin llamar al cliente para cobrar o confirmar el pago de factura. Si la accin que tenemos es retirar, enviar a retirar pago. Si es vale vista informar por mail a Jefe superior para que gestione el retiro en Oficina Central, indicando en este correo el cliente, detalle de factura y en que banco esta disponible el vale vista. Rebajar diariamente los depsitos y pagos que realizan los clientes. Tanto los depsitos realizados directamente en la sucursal, como los informados desde Oficina Central por Sr. Juan Jos Palacios.
www.trulynolen.cl
89
Envo depsitos diarios a Contabilidad Despus de realizados los depsitos, cuando estn de vuelta en la oficina deben ser informados por correo electrnico a Oficina Central, esto debe quedar hecho antes de terminar el da laboral, se usa una planilla Excel que despus se imprime, se corchetean los comprobantes de depsito y se archivan ordenados por fecha. Nota : se debe hacer un comprobante de depsito por cada pago recibido.
Truly Nolen Chile S.A. 96.591.760-8 Oficina :
COMPROBANTE DE INGRESO
FECHA : Detalle depsitos
Nombre Razn Social R.U.T. Cdigo Suc N Factura Valor
Hecho Por
www.trulynolen.cl
90
Como Rebajar facturas pagadas en Casa matriz o en otras sucursales Diariamente administracin manda a todas las sucursales el detalle de recaudacin, esta planilla contiene la meta mensual, recaudacin diaria y porcentaje logrado correspondiente a cada sucursal
En la fila marcada con la flecha roja se indica el nmero de pgina en que se informa el detalle delos depsitos recibidos en oficina central y a que sucursal fue asignado. En la fila marcada con la flecha azul se indica la fecha del da del mes en que se efectu el depsito. Ejemplo Si quiere revisar los depsitos hechos el da 13 de junio, se debe revisar la pgina 9, se encontrar la informacin que se detalla a continuacin.
www.trulynolen.cl
91
En la columna A: se indica la sucursal a la que se asign el depsito, segn detalle 10 1N 1P 1S 2 3 4 5P 5T 7 6A 6I 11 En En En En En En En Santiago Oriente Santiago Norte Santiago Poniente Santiago Sur Via del Mar Talca Concepcin Puerto Montt Temuco La Serena Antofagasta Iquique Rancagua la columna B: se informa nombre del Cliente la columna C: se informa nmero de factura la columna B: se informa Monto Pagado. las columnas H, I y J : se informa los depsitos por aclarar la columna H: se informa el cdigo de la sucursal a la que se le asign el pago. la columna I: se informa el monto por aclarar la columna J: se informa el detalle del monto por aclarar
www.trulynolen.cl
92
Cuadratura de depsitos enviados por Contabilidad El departamento de Contabilidad informa peridicamente los depsitos recibidos, detallando la fecha del depsito, la sucursal a la que fue asignado, tipo de documento, nmero documento, razn social y monto
Esta informacin debe ser revisada con el pago de las facturas registrados en el maestro, se deben mandar al Departamento de Contabilidad las aclaraciones de los Depositos por aclarar, y de los que estn marcados sin informacin Nmero de Documento.
www.trulynolen.cl
93
INFORMES ISO
HOJA DE VIDA DE VEHICULO: Este informe debe ser enviado antes del 10 de cada mes a Gerente de Operaciones. Esta informacin la entrega el Supervisor Tcnico o el Agente (est en las carpetas de los vehculos), al tener la informacin se debe copiar al formulario correspondiente. PROGRAMA ANUAL DE MANTENCION DE VEHICULO : Este informe debe ser enviado antes del 10 de cada mes a Gerente de Operaciones. Esta informacin la entrega el Supervisor Tcnico o el Agente (est en las carpetas de los vehculos), al tener la informacin se debe copiar al formulario correspondiente. INFORME PRESUPUESTOS: planilla con detalle de presupuestos realizados en el mes. al tener la informacin se debe copiar al formulario correspondiente. Se debe enviar al Gerente de Ventas antes del 10 de cada mes. INFORME ESPORADICOS V/S CONTRATOS: Este informe debe ser enviado antes del da 10 de cada mes al Gerente General y se completa con el total de ventas espordica y el total de venta con contrato, (se incluye toda la venta, no solo la del mes). DIAS DE VEHICULOS DETENIDOS: Este informe debe ser enviado antes del 10 de cada mes a Gerente de Operaciones. Esta informacin la entrega el Supervisor Tcnico o el Agente. (est en las carpetas de los vehculos), al tener la informacin se debe copiar al formulario correspondiente. CONTRATOS NUEVOS: Este informe se completa con la informacin de los contratos nuevos del mes correspondiente, con las notas de servicios. Y se enva antes del 10 de cada mes a Gerente de Ventas. INFORME DE VENTAS: Este informe se completa con la informacin de los contratos nuevos y espordicos (NO incluyendo casas, tampoco espordicos de clientes con contrato) del mes correspondiente, con las notas de servicios. Y se enva antes del 05 de cada mes a Gerente de Ventas. CONTROL DE QUEJAS: Este informe se completa con la informacin de las quejas que se han abierto durante el mes correspondiente, Y se enva antes del 10 de cada mes a Gerente de Ventas. PLANILLAS DE CONTROL DE CALIDAD: Este informe se completa con la informacin de los controles de calidad que se han realizado durante el mes correspondiente, Y se enva antes del 10 de cada mes a Gerente de Operaciones. Se deben haber realizado por lo menos 2 por cada Tcnico. PLANILLAS DE REPORTE DE VISITA CONTROL DE PLAGAS: Este informe se completa con la informacin de los reportes de visita control de plagas que se han realizado durante el mes correspondiente, Y se enva antes del 10 de cada mes a Gerente de Ventas. PORCENTAJE NULOS: ingresar en este archivo todos los comprobantes de ejecucin nulos (de todas las zonas) que hayan durante el mes, ordenados por tcnico y por causa de anulacin, ya sea que este quedo nulo por programacin, por cliente, o por el tcnico. Nota: la formula hay que cambiarla mensualmente dependiendo la cantidad de nulos que hayan.
www.trulynolen.cl
94
Como indica en la imagen mas abajo, la formula encerrada en un ovalo, esta dividida por la cantidad total de comprobantes nulos, esto tambin indicado en la imagen mas abajo encerrada en un circulo. sta formula se debe realizar en las tres columnas, encerradas en el ovalo grande.
www.trulynolen.cl
95
ENVIO DE DOCUMENTOS
Para mejorar el despacho y recepcin de documentos desde el 1 de Enero el envo de valijas debe venir con una cartula que indique su contenido, por ejemplo:
Memorndum N Sucursal: Fecha: Se adjunta la siguiente documentacin: Marisol Muoz: 6 liquidaciones de sueldo, 1 Contrato para firma, 1 formulario de vacaciones, etc. Juan Jos Palacios: Rendicin fondo fijo N de Roberto Molina: 3 cuartas copias, 2 facturas para despacho, etc. . . Claudia Agredo : 2 facturas nulas Nombre y firma del Jefe Esta caratula debe incluirse siempre, independiente de los memos que se dirigen a las personas a las que se les manda documentacin, porque el contenido ser chequeado por la recepcionista, lo aprobar con una firma, en los casos que el contenido tenga algn inconveniente har una anotacin en el mismo documento, en los 2 casos se escanear y lo enviar por correo electrnico a la sucursal correspondiente, una vez recibido por la sucursal se debe imprimir y archivar, ya que no se recibir ningn requerimiento posterior sin envo de este documento. Con el mismo objetivo aclaro a quin se le debe la documentacin Marisol Muoz: Originales de facturas de proveedores por pagar y pagadas. Adems todos los documentos del personal como liquidaciones de sueldo firmadas, licencias mdicas, formularios de vacaciones, contratos para firma y firmados, autorizacin de cargas familiares, formulario de prstamo, cartas de amonestacin, lista asistencia a capacitacin. Juan Jos Palacios: Fondo fijo. Roberto Molina: Cuartas copias de facturas para retiro de pago o archivo en oficina central, facturas para despacho. Claudia Agredo : Facturas nulas, aclaracin de depsitos Paula Menares: Documentos para Andrs Salinas y comprobantes de ejecucin cuentas nacionales. La informacin enviada debe venir ordenada dependiendo a quien se enva con una sub cartula o memo dirigido a esa persona. Ejemplo, toda la documentacin enviada a Marisol Muoz junta y adelante el memo o cartula que detalla lo que se le adjunta con un clip para que no se mezcle con la documentacin enviada otras personas.
www.trulynolen.cl
96
COMPROBANTES DE EJECUCION NULOS Cuando la secretaria recibe un Comprobante de ejecucin nulo debe tomar las siguientes acciones inmediatas, independiente de la causa que provoc la no ejecucin del Servicio: Reprogramar de manera inmediata el servicio ingresando al sistema computacional el nuevo servicio. Anotar inmediatamente en el comprobante fecha, hora, mvil y tcnico del nuevo servicio. Indicar en comprobante por qu razn esta nulo. Evaluar si corresponde abrir reporte de queja segn se indica ms adelante. Anotar visto que indique que se hicieron todas las acciones indicadas. Archivar comprobante
Generacin de reportes de queja a travs de Comprobantes de Ejecucin Truly Nolen en su procedimiento de produccin establece claramente: 1.- EJECUCIN DEL SERVICIO 1.1 Cuando el rea tcnica recibe el comprobante de ejecucin por parte de la secretaria, al llegar al lugar del servicio registra la factibilidad del servicio. 1.1.1 Si el servicio es no factible el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG-001 es generado por el Tcnico como nulo y lo entrega a programacin para que lo ingrese al sistema como comprobante nulo, luego la Secretaria vuelve a programar el servicio segn se indica en en el procedimiento y almacena en el archivo de comprobantes nulos anotando en ste fecha de reprogramacin, mvil y cdigo del tcnico que realizar el servicio. (Servicio no factible: se genera un servicio no factible cuando: Las condiciones de terreno no son aptas para la ejecucin del servicio. No se tiene acceso al lugar de ejecucin. Cuando el cliente no se encuentra con la disponibilidad o fsicamente en el terreno al momento de ejecucin. Por responsabilidad de Truly Nolen en este caso la Secretaria registra genera una queja en el formulario Reporte de Quejas F-GG-PV-001 y se le entrega al Agente, procediendo as al Procedimiento de Post Venta, P-GG-PV-003.) 1.1.2 Si hay factibilidad, el servicio lo ejecuta el Tcnico de acuerdo al Manual de Entrenamiento. Si es pertinente se apoya en el uso de las Hojas de Seguridad y Fichas tcnicas (Documentos externos). 1.2 Al terminar la ejecucin del servicio el Tcnico completa el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG001 con la firma del cliente, los datos de hora de inicio y trmino del servicio y el detalle de productos utilizados. 1.2.1 El Cliente puede estar conforme con el servicio o puede poner observaciones al servicio prestado por Truly Nolen.
www.trulynolen.cl
97
1.2.2 El Tcnico puede generar, si es necesario, observaciones en el comprobante de ejecucin para que quede constancia de las anomalas del Cliente. 1.3 Los tcnicos entregan a La Secretaria el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG-001firmado por el cliente. 1.4 La Secretaria revisa el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG-001.
1.4.1 Si el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG-001 est conforme, ste es archivado por la Secretaria y lo ingresa al sistema Dynamicx Truly segn como lo indica el Manual de Operaciones. 1.4.2 Cuando el Comprobante de Ejecucin F-GG-PG-001 tiene algn tipo de no conformidad la Secretaria registra sta como queja en el formulario Reporte de Quejas F-GG-PV-001 y se le entrega al Agente, procediendo as al Procedimiento de Post Venta, P-GG-PV-003. Algunos ejemplos de comprobantes nulos por responsabilidad de Truly Nolen: Servicio no confirmado con el cliente. Tope de horario con otro servicio Tcnico no se presenta a realizar servicio Tcnico llega atrasado. Tcnico queda en panne en la ruta. Tcnico no llega con el material y/o productos necesarios para la realizacin del servicio Servicio a realizar no es el indicado en el comprobante. Horario de servicio no es el indicado en el comprobante. Etc. Algunos ejemplos de generacin de quejas por observaciones encontradas en Comprobantes de Ejecucin Cualquier observacin del Cliente, ya sea referido al servicio contratado o a un nuevo requerimiento (de documentacin, tratamiento adicional, horario, retraso, etc.) Observaciones del tcnico que se refieren a aumento de las plagas tratadas
www.trulynolen.cl
98

Nuevo Manual de Operaciones TN

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Nuevo Manual de Operaciones TN

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

TRULY NOLEN CHILE S.

TRULY NOLEN CHILE S.A.

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

GLOSARIO O.C. E T C.E. ESC. C.P.

TRULY NOLEN CHILE S.A

NORMAS TRULY NOLEN

TRULY NOLEN CHILE S.A

LAS ACTIVIDADES DEL AREA DE PROGRAMACION SON:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Cmo ingresar al sistema Roger o Dynamic?

SOLO SE USARN MAYUSCULAS PARA TRABAJAR EN EL PROGRAMA

Confirmar fecha (mes) y ao, haciendo click en ACEPTAR.

TRULY NOLEN CHILE S.A

Nos encontraremos con la siguiente pantalla:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Clave: Se usa para cambiar de usuario.

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

CMO INGRESAR NUEVAS VENTAS AL SISTEMA?

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRPTICO DE GARANTIA CASA PARTICULAR

TRULY NOLEN CHILE S.A

Nos mostrar la siguiente pantalla:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Automticamente veremos lo siguiente:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Presionar F10, aparecer lo siguiente:

Hacer clic en la x para salir de la busqueda.

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Hacer Clic en la pestaa Datos Anexos y aparecer lo siguiente:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Aparecer la siguiente pantalla

TRULY NOLEN CHILE S.A

Luego presionar el cuadro

y grabar presionando el cuadro

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Nos mostrara la siguiente pantalla:

TRULY NOLEN CHILE S.A

RECEPCION E INGRESO AL SISTEMA ROGER DE COMPROBANTES DE EJECUCION DE SERVICIOS YA REALIZADOS

Hacer click sobre este icono

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

Nos mostrar la siguiente pantalla:

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A

TRULY NOLEN CHILE S.A