LAS CUENTAS Nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una

empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan sencillo y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. Ejemplo caja, bancos, proveedores. ESQUEMA DE LA CUENTA T La forma ms simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta T. Sus partes son: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los dbitos 3. Haber, el lado derecho, para registrar los crditos REGISTRO EN LA CUENTA T Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en l DEBE. Acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del HABER. MOVIMIENTO DEBITO. Es la suma de los valores registrados en l Debe de una cuenta. MOVIMENTO CREDITO. Movimiento crdito es la suma de los valores registrados en el Haber. SALDOS EN LA CUENTA T. Saldo de una cuenta es la diferencia entre el valor registrado en la columna del DEBE y los valores registrados en la columna del HABER. SALDO DEBITO: Una cuenta tiene saldo DEBITO, cuando el movimiento dbito es mayor que el movimiento crdito. SALDO CREDITO: Una cuenta tiene saldo CREDITO cuando el movimiento crdito es mayor que el movimiento dedito.

EL SISTEMA CONTABLE PARTE DEL PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LA PARTIDA DOBLE. Toda transaccin u operacin que se presente, mueve al menos dos cuentas: una que se debita y otra que se acredita. Esto con el fin de representar el equilibrio consistente en que a cada entrada de recursos corresponde una salida de recursos. Al realizar cualquier operacin mercantil, encontramos que esta afecta por lo menos , dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1 : Venta de contado de un terreno por $25.000.000 al vender de contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta de Activo, aumenta, por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que es una cuenta de activo, disminuye, por lo tanto, se acredita.

Ejemplo 2: Compra de mercancas a crdito por valor de $3.500.000 La cuenta COMPRAS aumenta debitndose. Al recibir la mercanca se debe pagar ese valor. Como la mercanca es comprada a crdito, las deudas con los proveedores aumentan. Luego PROVEEDORES se acredita.

Los ejemplos anteriores ayudan a explicar el principio universal de LA PARTIDA DOBLE, base del sistema de la contabilidad moderna, segn el cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos. ASIENTOS CONTABLES Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable se pueden presentar dos tipos de asientos : Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito. Asiento Compuesto: Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o

ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo : El asiento del ejemplo 1, se registra as :

CODIGO 1105 1504

CUENTAS CAJA TERRENO

DEBE

HABER $25.000.000 $25.000.000

Ejemplo de movimiento de cuentas de activo y patrimonio. Tres socios aportan dinero en efectivo: $1.000.000, $2.000.000 y $4.000.000, respectivamente. Al contabilizar estos aportes, se debe hacer un registro para dar entrada de los recursos de efectivo que ha ingresado a la empresa mediante la apertura de la cuenta CAJA que muestra un del efectivo. La contrapartida corresponde al registro crdito en la cuenta de APORTES cuyo registro en el haber representa un aumento del patrimonio. Entonces, el asiento contable quedar as: CODIGO 1105 3115 CUENTA CAJA APORTESSOCIALES DEBITO $7.000.000 $7.000.000 CREDITO

Ejemplo de movimiento de cuentas de activo e ingresos.

La empresa ABC realiza una venta de mercancas a crdito, por la suma de $2.000.000 La venta a crdito representa una entrada de recursos a una cuenta de activo del balance denominada cuenta por cobrar. Por otro lado, la empresa hace una entrega de bienes en calidad de venta, lo cual le constituye un ingreso operacional, cuyo registro va a una cuenta nominal de ingresos denominada Comercio al por

mayor y al por menor.

CODIGO 1305 4135 ---

CUENTA CLIENTES CCIO AL POR MAY/MENOR

DEBITO $2.000.000

CREDITO

$2.000.000

Ejemplo de movimiento de cuentas de activo y costos / gastos La empresa ABC cancela servicio de telfono por la suma de $150.000 de contado . Este pago afecta una cuenta nominal de gastos y una cuenta real o de balance llamada Bancos. CODIGO 5135 1110 CUENTA SERVICIOS BANCOS-DEBITO $150.000 $150.000 CREDITO

Ejemplo de movimiento de cuentas de activo y pasivo. La empresa ABC , adquiere para su uso, una camioneta, por la suma de $8.000.000, a crdito. Las cuentas involucradas en esta transaccin son dos cuentas reales. Se incrementa el activo, con la entrada del vehculo y a la vez se incrementa el pasivo con un registro de salida a una cuenta por pagar.

CODIGO CUENTA 1540 TRANSP 2205 PROVEED. NAC. EQUIPO

DEBITOS $8.000.000

CREDITOS

$8.000.000

Ejemplo de movimiento de una cuenta de pasivo y una de patrimonio.

Uno de los socios de la empresa ABC, decide retirarse. la empresa autoriza la entrega de sus aportes generando una cuenta por pagar al socio, ya que en el momento no tiene recursos para el respectivo pago. El socio habia efectuado un aporte de $1.000.000. En esta operacin se genera el movimiento de dos cuentas reales. Se incrementa el pasivo, porque se genera una cuenta por pagar a uno de los socios, a la vez que hay disminucin del patrimonio en el mismo valor.

CODIGO 3115 2355

CUENTA APORTES SOCIALES DEUDAS CON SOCIOS

DEBITOS $ 1.000.000

CREDITOS

$1.000.000 $1.000.000

Ejemplo de movimiento de pasivos y costo / gasto La Empresa ABC adquiere mercancas para la venta, en la suma de $10.000.000 para cancelar en 45 das. La transaccin se registra con una entrada por el dbito a la cuenta nominal de costos denominada Compras de mercancas y como contrapartida, una salida a una cuenta de pasivo denominada proveedores. DEBITOS COMPRAS DE M/CIAS PROVEEDORES $10.000.000 $10.000.000 CREDITOS

L A--ECUACION --PATRIMONIAL

Contablemente, debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una frmula matemtica conocida con el nombre de ECUACION PATRIMONIAL. Esta frmula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del Pasivo o de Patrimonio. ECUACION PATRIMONIAL ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PATRIMONIO =ACTIVO-PASIVO Ejemplo: Flores Asociados y Ca Ltda, suministra la siguiente informacin: posee $2.000.000 en una cuenta bancaria, $7.000.000 en artculos para la venta, $5.000.000 en cuentas por cobrar por venta de mercancas $9.000.000 en un terreno y obligaciones bancarias por $1.000.000, debe a proveedores la suma de $3.000.000. Determinar el patrimonio de la empresa.

FLORES ASOCIADOS & CIA LTDA

ACTIVOS Bancos Mercancas Cuentas por cobrar Terreno Obligaciones bancarias Proveedores TOTALES 23.000.000 2.000.000 7.000.000 5.000.000 9.000.000

PASIVOS

PATRIMONIO

1.000.000 3.000.000 4.000.000 = 19.000.000

Se debe tener en cuenta que en la ecuacin patrimonial solo intervienen las cuentas reales: Activo, Pasivo y Patrimonio.

MODIFICACIONES EN LA ECUACION PATRIMONIAL La ecuacin patrimonial puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del Activo, Pasivo o Patrimonio, ejemplo : El 19 de noviembre Flores Asociados & Ca Ltda, cancel su obligacin bancaria $1.000.000. Los cambios en la ecuacin patrimonial se muestran as : FLORES ASOCIADOS & CIA LTDA CUENTAS Bancos Mercancas Cuentas por cobrar Terreno Obligaciones bancarias Proveedores TOTALES 22.000.000 ACTIVOS 1.000.000 7.000.000 5.000.000 9.000.000 0 3.000.000 3.000.000 = 19.000.000 PASIVOS = PATRIMONIO

En la transaccin anterior no se modifica el valor del patrimonio, respecto del primer ejemplo, contina siendo $19.000.000, porque las cuentas que se afectan son una de activo (bancos) y una de pasivo (obligaciones bancarias), por la suma de $1.000.000 Ahora veamos un ejemplo donde el resultado de la ecuacin patrimonial es modificado, como consecuencia del retiro de uno de los socios. Uno de los socios de la empresa Flores Asociados y Ca Ltda se retira, este tena un aporte de $5.000.000, la empresa no cuenta con disponibilidad de efectivo para cancelar, por lo tanto genera un pasivo a favor del socio, en una cuenta denominada Cuenta por pagar..

FLORES ASOCIADOS & CIA LTDA CUENTAS Bancos Mercanca Cuentas por cobrar Terreno Obligaciones bancarias Proveedores Cuentas por pagar TOTALES 22.000.000 ACTIVOS 1.000.000 7.000.000 5.000.000 9.000.000 0 3.000.000 5.000.000 8.000.000 = 14.000.000 PASIVOS = PATRIMONIO

CUENTAS REALES O DE BALANCE Las cuentas reales son denominadas as por representar un bien o un derecho de propiedad de la empresa, una obligacin o compromiso que tiene la empresa con terceras personas o una obligacin que tiene con sus dueos o propietarios ACTIVO Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la empresa, representados en dinero. Los Activos se caracterizan: 1. 1. 2. 3. 4. Son de propiedad de la empresa. Estn en capacidad de generar beneficios o servicios. Estn bajo el control de la empresa. Generan un derecho a reclamacin.

PASIVO Representa las obligaciones contradas por la empresa con terceras personas, para ser canceladas en el futuro.

Los Pasivos se caracterizan por: 1. La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de realizarse un pago en el futuro. 2. Existe una deuda con un beneficio cierto. PATRIMONIO Representa la diferencia entre el Activo menos el Pasivo, est constituido por los aportes del dueo o propietario y las utilidades y reservas constituidas de las utilidades, con un fin especfico o por mandato de la ley. El Patrimonio se caracteriza por: 1. Estar constituido por el aporte inicial y los aportes adicionales que hayan realizado los dueos de la empresa. 2. Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO Son las que se utilizan para registrar los hechos econmicos que al finalizar el periodo determinan un aumento o una disminucin del Patrimonio, de all su denominacin de cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para el inicio del nuevo periodo volver a ser afectadas por los Ingresos, Costo de Venta y Erogaciones necesarias para generar un ingreso denominados Gastos. INGRESOS Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia. GASTOS Toda erogacin necesaria que realiza la empresa para efectuar una venta o prestar un servicio, es decir para obtener un ingreso. COSTO DE VENTA Representa el valor de adquisicin (costo) de los artculos o bienes adquiridos por la empresa para la venta. CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION Su funcin es acumulativa y permiten controlar las erogaciones incurridas para la fabricacin de un producto y estn constituidas por La Materia Prima Directa, La Mano de Obra Directa y Los Cargos Indirectos. CUENTAS DE ORDEN O MEMORANDO Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan bienes de propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su ciclo. PLAN UNICO DE CUENTAS Para el registro de las operaciones utilizaremos el Plan nico de Cuentas reglamentado por el decreto 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. El plan nico de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la Informacin contable y por consiguiente su claridad, con fiabilidad y comparabilidad.

El plan nico de cuentas est conformado por: Un catlogo de Cuentas. Descripcin de las Cuentas. La Dinmica como operan las cuentas. CATALOGO DE CUENTAS Contiene la relacin condensada y clasificada de las clases, grupos, las cuentas, subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, costo de venta, costos de Produccin y Cuentas de Orden identificando cada clase con un digito. Su estructura est basada en niveles as: Clase.. Para el primer digito Grupo.. Identificado con dos dgitos Cuenta. Conformado por cuatro dgitos Subcuenta.. Est constituido por seis dgitos Auxiliares Estn constituidas por 7 dgitos o mas Para comprender su estructura bsica fcilmente, vamos a examinar cmo se encuentran asignados a cada una de las clases los 9 dgitos: PARA EL BALANCE GENERAL 1. 1. ACTIVO 2. PASIVO 3. PATRIMONIO PARA EL ESTADO DE RESULTADOS 4.INGRESOS 5.GASTOS 6.COSTO DE VENTA PARA EL COSTO DE PRODUCCION

7. COSTO DE PRODUCCION PARA LAS CUENTAS DE ORDEN 8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA DESCRIPCION Mediante la descripcin expresaremos o detallamos los conceptos de las diferentes clases, los grupos y las cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones que deben registrarse en cada una de las cuentas. DINAMICA Sealan la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los diferentes movimientos contables que las afectan.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad econmica de la empresa a lo largo de un perodo de tiempo. La legislacin mercantil establece cules son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son: Libro inventario o de Balances Los libros de balances (en ingls balance sheet) reflejan la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor. Libro Diario El libro diario (en ingls journal) es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronolgico, todas las operaciones de la actividad econmica empresarial, segn se van produciendo en el tiempo. La anotacin de un hecho econmico en el libro diario se denomina "asiento". Cada asiento debe reflejar la informacin referida a un hecho econmico completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los asientos por definicin deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las cantidades anotadas en un asiento en l debe han de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un asiento est cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las consecuencias del hecho econmico. Libro Mayor

Este libro (en ingls ledger) recoge la informacin ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en l se recogen para cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas y es ms fcil de llevar. LIBROS AUXILIARES: Existen otros libros que se denominan auxiliares o subdiarios:

El Libro de Compra y Venta. Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Sus columnas ms importantes son: |Fecha Proveedor o Cliente N Documento/Neto/IVA/TOTAL El Libro de Caja. lo particular de este libro es que maneja tanto los ingresos(entradas) como egresos (salidas) de la caja.

Conservacin Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor aadido, auxiliares, etc), as como la documentacin y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros. En Colombia el plazo Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.

MARIA TERESA BER7NAL BETANCOURT.