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GUIA SEMANA 1 Proyecto, Calendario, Tareas, Diagrama de Gant Índice de contenido 1. Generalidades 2

GUIA SEMANA 1 Proyecto, Calendario, Tareas, Diagrama de Gant

Índice de contenido

1.

Generalidades

2

3.

Calendario Laboral 3. 1 Creación de un nuevo calendario Laboral

3

4

3.2

Informe de Calendario Laboral

7

4.

Creación de Tareas en Microsoft project

8

4.1

Relaciones entre predecesoras

9

5.

Diagrama de Gant

12

6.

Cuanto dura mi proyecto?

13

6.

Tips para cambiar sábado a día laboral

15

7.

Bibliografía y enlaces realcionados

16

Elaboró Luz Elena Ruiz G. Instructora Virtual – Sena Regional Quindío Versión - 2010

GUIA SEMANA 1 Proyecto, Calendario, Tareas, Diagrama de Gant

1. Generalidades

Project es un programa licenciado bajo Windows, que tiene un ambiente muy similiar a excel. De hecho permite importar y exportar datos desde excel. Por lo tanto, entraremos en materia de creación de un proyecto que equivale a crear un nuevo archivo en project.

Las guías están trabajadas en la versión 2.007 de project. Quien esté trabajando con la versión 2.003 tiene algunos pequeños cambios que son fáciles de entender con un tanto de criterio y sentido común como es en general el ambiente windows.

Video demostración de project

http://office.microsoft.com/es-es/project/HA101672713082.aspx

Con respecto a la definición y ampliación de nuestro conocimiento sobre PROYECTOS DE OBRA les sugiero leer el enlace:

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra

2. Creación de un nuevo proyecto

Archivo/nuevo

2. Creación de un nuevo proyecto Archivo/nuevo Establecer fecha de inicio o finalización del proyecto: Al

Establecer fecha de inicio o finalización del proyecto:

Al crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo en la cual esté programado el comienzo de la primera tarea, o una fecha de fin; fecha en la que está programado que se complete la última tarea del proyecto.

En nuestro caso tendremos fija la fecha de inicio del proyecto. Para fijar la fecha de inicio del proyecto:

Desde Proyecto/Información del Proyecto

Ingrese la fecha de Inicio 3. Calendario Laboral Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft

Ingrese la fecha de Inicio

Ingrese la fecha de Inicio 3. Calendario Laboral Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office

3. Calendario Laboral

Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project

Calendarios base:

Calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este último especifica los períodos laborables y no laborables para un sólo recurso.

Calendarios de proyectos:

Calendario base utilizado para un proyecto

Calendarios de tareas:

Calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programación; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto.

Calendarios de recursos:

Calendario en el que se especifica el período laborable y no laborable de un único recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que éste último especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso. Los recursos son de tipo: Trabajo/Material/Costo

El calendario del proyecto aplica para todas las tareas y recursos del proyecto, siempre y cuando no se definan calendarios específicos para una tarea o un recurso. Cuando una tarea contiene recursos para los cuales se ha definido un calendario este puede afectar el calendario de la tarea.

3. 1 Creación de un nuevo calendario Laboral

Project define la duración de las tareas de acuerdo a las horas de la jornada laboral configuradas desde Herramientas/Opciones/calendario

duración de las tareas de acuerdo a las horas de la jornada laboral configuradas desde Herramientas/Opciones/calendario

La información de esta ficha debe ser consistente con el calendario creado, tanto en la jornada laboral como en la hora predeterminada de entrada y salida

NO OLVIDE REVISAR EL DOCUMENTO DISCUSIÓN SOBRE MANEJO

NO OLVIDE REVISAR EL DOCUMENTO DISCUSIÓN SOBRE MANEJO

FUNCIONAL DEL CALENDARIO LABORAL EN PROJECT

NO OLVIDE REVISAR EL DOCUMENTO DISCUSIÓN SOBRE MANEJO FUNCIONAL DEL CALENDARIO LABORAL EN PROJECT

Una vez configurada la jornada laboral vamos a definir el nuevo calendario

Una vez configurada la jornada laboral vamos a definir el nuevo calendario

Se recomienda crear un calendario laboral específico para cada proyecto.

Desde Herramientas/Calendario Laboral

Herramientas/Calendario Laboral Crear calendario Laboral

para cada proyecto. Desde Herramientas/Calendario Laboral Herramientas/Calendario Laboral Crear calendario Laboral
Desde semanas laborales, predeterminado, ir a Detalles para cambiar los detalles de cada día del

Desde semanas laborales, predeterminado, ir a Detalles para cambiar los detalles de cada día del nuevo calendario Para todos los días de lunes a viernes: Pararse en el día lunes sostener control/shift/ alt y bajar señalando hasta el viernes, las nuevas horas de las jornadas laborales, si para todos los días son iguales.

las jornadas laborales, si para todos los días son iguales. Cambiar las horas bajar a la

Cambiar las horas bajar a la tercera línea vacía y dar clic en aceptar, de esta manera hemos cambiado de lunes a viernes

Para que todo el proyecto tome el nuevo calendario ir nuevamente a Proyecto/Información del proyecto, elegir el calendario creado para el proyecto.

del proyecto, elegir el calendario creado para el proyecto. En el caso de que una tarea

En el caso de que una tarea específica tenga otro calendario se puede cambiar el calendario para esa tarea. Esto también sirve para que el calendario de recursos no vaya a afectar el calendario de tareas. Dando doble clic en la tarea se abre el cuadro de información de la tarea, en la ficha avanzados se puede asignar un calendario a una tarea. Les recomiendo estudiar las ayudas que trae el programa sobre Calendario laboral.

NO OLVIDEN LEER EL DOCUMENTO DE DISCUSIÓN PARA EL FORO DE

NO OLVIDEN LEER EL DOCUMENTO DE DISCUSIÓN PARA EL FORO DE

CALENDARIO LABORAL ANTES DE REALIZAR ESTA ACTIVIDAD.

NO OLVIDEN LEER EL DOCUMENTO DE DISCUSIÓN PARA EL FORO DE CALENDARIO LABORAL ANTES DE REALIZAR

Tome sus propias decisiones si requiere hacer cambios al calendario laboral que define en el punto 1 de la Actividad 1, y el calendario laboral que debe ser creado en MSProject, sustente su decisión.

3.2 Informe de Calendario Laboral

Para obtener informe del calendario creado en Mproject

Informe/Informes

informe del calendario creado en Mproject Informe/Informes Desde Generales Días laborales Envíe el informe del

Desde

Generales

creado en Mproject Informe/Informes Desde Generales Días laborales Envíe el informe del calendario creado ( es

Días laborales

en Mproject Informe/Informes Desde Generales Días laborales Envíe el informe del calendario creado ( es posible

Envíe el informe del calendario creado (es posible que le muestre dos páginas el de base y el creado, vaya a la página 2 donde ve el informe del nuevo calendario, en la página 1 verá el estándar)

4. Creación de Tareas en Microsoft project

Una tarea es una actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas. Para definir con más eficacia las tareas, tenga en cuenta las pautas siguientes:

Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento. Debería desglosarlas en un mayor detalle en las áreas de más riesgo. Asegúrese de que las tareas tienen claros criterios para su finalización. Defina las tareas que son sean breves comparadas con la duración total del proyecto. Las tareas más breves le permiten calcular más fácilmente el tiempo y los recursos. Evite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas

Para crear una tarea, simplemente tenemos que escribir el nombre de la tarea en cada fila.

El número de la izquierda es el ID que identificará la tarea en el proyecto

izquierda es el ID que identificará la tarea en el proyecto Inmediatamente Project pondrá duración estimada
izquierda es el ID que identificará la tarea en el proyecto Inmediatamente Project pondrá duración estimada

Inmediatamente Project pondrá duración estimada de un día (estimada se identifica con el signo ?

Luego podemos dar doble clic en una fila lo cual nos abrirá un cuadro de diálogo de información de la tarea

abrirá un cuadro de diálogo de información de la tarea Podemos marcar las duraciones como estimadas,

Podemos marcar las duraciones como estimadas, teniendo en cuenta que nuestro proyecto es un plan que aún no se ha realizado y al cual le queremos hacer seguimiento, marcando el flag estimada en la información de la tarea.

Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca una nueva tarea. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y, a continuación, especifique el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se renumeran automáticamente después de la inserción.

Cuando ingrese duraciones inmediatamente project irá generando el diagrama de Gant

4.1 Relaciones entre predecesoras

La pestaña “Predecesoras” permite crear vínculos entre tareas.

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo

se

relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos

de

relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una

tarea al finalizar otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas de comienzo y fin de

las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos de

delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha específica.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que

una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea

colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí

y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Cimentaciones" debe iniciar apenas finalice la tarea "Localicación y replanteo", lo cual indicaria una relación FC con cero días de posposición ó retraso.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencias entre tareas : relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una

Dependencias entre tareas: relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].)

El campo Predecesoras enumera los números de Id. de tarea de las cuales depende la tarea antes de poder comenzar o finalizar. Cada predecesora está

vinculada a la tarea por un tipo específico de dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o posposición. Si no hay tiempo de adelanto o posposición este valor lo toma automáticamente project como 0 (cero)

T

este valor lo toma automáticamente project como 0 (cero) T Definen los vínculos de dependencia en

Definen los vínculos de dependencia en el tiempo entre Tareas del proyecto. Se pueden escribir directamente en el campo predecesoras por sus siglas o definir desde la pestaña predecesoras en Información de la Tarea

El campo Pos, se ingresa tiempos de anticipación o posterioridad que se puedan tener para la tarea, con respecto a la otra.

Un ejemplo de vista abreviada de predecesoras 1FC+1d. En ocasiones se pueden presentar problemas los signos (.) ó (,) que se tengan definidos en el sistema, en algunos se puede usar (;)

5. Diagrama de Gant Cuando se ingresa a project por defecto estamos en la vista de Diagrama de Gant, la cual puede observarse así

la vista de Diagrama de Gant, la cual puede observarse así El diagrama de Gantt, gráfica

El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.

En la actualidad, los informes de diagramas de Gant si muestran las relaciones entre actividades (Predecesoras/Sucesoras), gracias a los desarrollos de software especializado para programación y control de proyectos.

Para visualizar el diagrama de Gant como informe vaya a Archivo/vista preliminar

de Gant como informe vaya a Archivo/vista preliminar Ajuste 1 en 1 ya que el proyecto

Ajuste 1 en 1 ya que el proyecto es pequeño y asi podrá visualizarlo todo en una sola página.

Asi observará el resultado del informe: El informe como pueden observar es diferente a la

Asi observará el resultado del informe:

El informe como pueden observar es diferente a la vista que se obtiene de Gant cuando se ingresa a Project

la vista que se obtiene de Gant cuando se ingresa a Project Recuerde que mostrar solamente

Recuerde que mostrar solamente las barras NO DICE NADA DE SU PROYECTO, debe mostrar como mínimo las tareas, es recomendable mostrar también las duraciones en el digrama de gant.

Cuando un proyecto es pequeño como el nuestro, es recomendable ver todo el proyecto en una sola vista. Esto se logra desde Presentación Preliminar/Configurar página.

No tiene ningún objetivo presentar simplemente las barras del diagrama de Gant.

Puede mostrarse inclusive con nombres de tareas y tabla de entrada.

6. Cuanto dura mi proyecto?

No es necesario crear una tarea adicional como PROYECTO, para saber con precisión cuanto dura el mismo. Les recomiendo en el curso crear SOLO LAS TAREAS SOLICITADAS EN CADA ACTIVIDAD para que puedan observar mejor las retroalimentaciones y su aprendizaje sea más sencillo.

Para ver la duración total de su proyecto vaya a Proyecto/Información del Proyecto/Estadísticas

sea más sencillo. Para ver la duración total de su proyecto vaya a Proyecto/Información del Proyecto/Estadísticas
E n estadísticas ver el campo DURACIÓN ACTUAL.

En estadísticas ver el campo DURACIÓN ACTUAL.

E n estadísticas ver el campo DURACIÓN ACTUAL.

Información adicional

Como realizar los informes para envío de evidencia, es una competencia adicional, realmente no es parte del curso, pero muchos han mejorado la manera de hacer informes con estas simples instrucciones.

Pueden crear su informe en documento de texto y luego imprimirlo en PDF. Este es el formato que presenta menos problemas para ser descargado en la plataforma.

No se trata de transformar Project a texto como muchos

preguntan.

Es simplemente realizar un informe similar a lo que

ven en esta guía.

Pueden descargar con confianza un programa que les permita imprimir documentos en PDF que son software libre, les recomiendo:

http://pdfcreator.softonic.com/

Si tienen Windows 7 PDF creator no funciona entonces pueden descargar:

http://primopdf.uptodown.com/

6. Tips para cambiar sábado a día laboral

6. Tips para cambiar sábado a día laboral NO olvide revisar el documento propuesto para el

NO olvide revisar el documento propuesto para el foro CALENDARIO LABORAL

En la práctica con los estudiantes he notado que aunque se hagan todos los pasos project no toma sábado como día laboral, esto a mi también me ocurrió. He buscado en los foros de project y no he encontrado nada que indique si es una inestabildad de project. Este punto es de suma importacia ya que el calendario Estandar de project no tiene el sábado como día laboral lo cual si es frecuente en nuestro medio. Esto no nos permitiría tener un cronograma real en el tiempo.

Muchos estudiantes han pensado que esto ocurre porque el sábado tenga una jornada laboral más corta, pero les comento que esto no tiene nada que ver con ello.

Si alguien encuentra información relevante al respecto les agradezco que la compartan en el FORO PERMANENTE

Les envío los siguientes tips para que prueben quienes hayan tenido problemas para que project tome el cambio de sábado a día laboral, les recuerdo que lo prueben con una actividad que inicie lunes de duración 6 días, que no se fíen de las barras, que debemos fiarnos de la tabla de entrada: COMIENZO/FIN/DURACION

- Abrir un proyecto nuevo

- Cambiar el calendario antes de dar nombre al proyecto

- Seguir las recomendaciones de la guía para que los cambios en el

calendario si queden guardados, tales como, bajar a un campo vacío antes de guardar.

- Ir a información del proyecto y asignar el calendario al nuevo proyecto

- Guardar el proyecto con el nombre que hayan elegido.

Espero esta información sea de utilidad para todos. Lo que si les aseguro es que cuando lo logren, project no volverá a molestar al respecto :-)

7. Bibliografía y enlaces realcionados

No olviden consultar las Ayudas de Microsoft Project 2007

Diagrama de Gant http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt

Importar desde excel (Este no es tema del curso)

http://office.microsoft.com/es-hn/project/HP430079283082.aspx

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms181676.aspx

http://www.arquitectuba.com.ar/curso-microsoft-project-gratis/establecer-

dependencias-y-delimitaciones-de-tareas/

http://www.mailxmail.com/curso-manual-project/dependencia-tareas

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