Está en la página 1de 20

AUDITORA DE SISTEMAS Ao de la Consolidacin Econmica y Social Del Per

Universidad Nacional Federico Villarreal Profesionales formando profesionales Facultad de Ciencias Financieras y Contables Escuela Profesional de Contabilidad

AUDITORA AL SISTEMA DE PERSONAL DE UNA EMPRESA


Profesor Curso Alumnos : Domingo Hernndez Celiz : Auditora de Sistemas : Lavarello Vsquez, Luis Tafur Quintanilla, Mike Ao Seccin : Quinto : B

Lima, 2010

AUDITORA DE SISTEMAS

2. CUESTIONARIO PARA PERSONAL


Por favor, conteste a las siguientes preguntas que a continuacin se hacen, marcando con una cruz (X) en los espacios pertinentes o escriba en los espacios en que se le solicite mayor informacin, para lo cual encontrar un espacio en blanco. Si no le alcanza, puede usted ampliar la informacin en una hoja anexa anotando el nmero de la pregunta a la cual usted responde. Puede marcar todas las opciones que considere coinciden con su punto de vista, a no ser que en la pregunta se seale otra cosa. 1. Cuantos aos tiene en el puesto? a) 1 a 3 aos b) 3 a 5 aos c) 5 a 10 aos d) Ms de 10 aos 2. Qu es innovar? 3. Quines considera que pueden realizar innovacin ? Marque hasta 5 opciones, que considere ms importantes. a) Los jvenes b) Los nios c) Los adultos d) Los hombres e) Las mujeres f) Los polticos g) Los investigadores h) Los directivos o autoridades i) Los estudiantes j) Los profesores k) Los inventores l) Los artistas m) Otros (anote) ______________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Cuando escucha la palabra innovacin en qu piensa? Marque hasta 3 opciones, que considere ms importantes. a) Tecnologa b) Internet c) Inventos d) Escuela e) Desarrollo f) Investigacin

AUDITORA DE SISTEMAS

g) Competencia h) Empresas i) Cambio j) Mejora k) Otra (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 5. Cules son las fases de un proceso de innovacin?

6. Cules podran ser algunas caractersticas del proceso de innovacin educativa? Marque hasta 3 opciones, que considere ms importantes. a) Eficacia. b) Funcionalidad. c) Originalidad. d) Creatividad. e) Novedad. f) Diversidad. g) Prctica diferente. h) Todas las anteriores. i) Otra (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 7. Cmo beneficia la innovacin en los procesos que usted efecta? Marque hasta 3 opciones, que considere ms importantes. a) Previene o anticipa situaciones. b) Diagnstica problemas. c) Facilita la solucin de problemas d) Facilita el desempeo. e) Agiliza procesos. f) Satisface necesidades g) Otros (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 8. Cmo influye la innovacin en la calidad en el servicio? Marque una opcin. a) Lo mejora. b) Lo deja igual. c) Le genera problemas. d) Satisface las demandas de los estudiantes. e) Otros (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 9. Qu relacin existe entre innovacin y cambio?

AUDITORA DE SISTEMAS

10. Qu obstculos se ha encontrado, durante un proceso de innovacin? Marque hasta 2 opciones. a) La direccin. b) La administracin. c) El presupuesto. d) La tecnologa. e) Falta de apoyo. f) Otras (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 11. Considera usted que en su rea de trabajo se lleva a cabo innovacin? Marque una opcin. a) Siempre b) Casi siempre c) Algunas veces d) Nunca Por qu? (anote) _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 12. Cmo puede un administrativo innovar en una institucin educativa? 13. Relate alguna experiencia reciente de innovacin en su puesto. 14. Bajo su perspectiva es necesaria la innovacin en su prctica profesional? a) S. b) No. Por qu? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 15. Qu tipo de beneficio le han proporcionado? Marque hasta 3 opciones, que considere ms importantes. a) Aumento de la participacin b) Aumento del trabajo c) Motivacin dentro de la institucin d) Facilitar el intercambio de informacin e) Acceso rpido y eficaz a la informacin f) Mejora de la calidad de lo se hace g) Incremento salarial h) Bonos especiales

AUDITORA DE SISTEMAS

i) Desarrollo Personal j) Desarrollo Profesional

3. MODELO DE MEMORANDO:

MEMORANDO N Seor Asunto auditor Referencia : Fecha :

1036-OAI-PANA-2010

ARMANDO ICHIKAWA SHIMIZU Gerente General : Contratacin de profesional Plan Anual de Control 2010 : 05 de abril de 2010

Es grato dirigirme a usted, para manifestarle que de acuerdo al Plan Anual de Control aprobado para el ao 2010 ste rgano de Control Institucional debe ejecutar el Examen Especial al Sistema de Costos para la prestacin de servicios que brinda PANA, por lo que resulta necesaria la contratacin de un profesional que cumpla las actividades de Auditor Encargado de la referida accin de control. En tal sentido, agradecer se sirva disponer lo pertinente a fin que se lleve a cabo el proceso de seleccin correspondiente de acuerdo a los trminos de referencia detallados en el anexo adjunto.

Atentamente,

AUDITORA DE SISTEMAS

ANEXO AL MEMORANDO N 1036-OAI-PANA-2010 TRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION DE AUDITOR ENCARGADO DEL EXAMEN ESPECIAL AL SISTEMA DE COSTOS PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS QUE BRINDA PANA Objeto: Seleccionar y contratar por locacin de servicios a un profesional para que preste los servicios de Auditor Encargado del Examen Especial al Sistema de Costos para la prestacin de servicios que brinda PANA Perfil Profesional requerido: Capacidad para prestar servicios al Sector Privado. Ttulo Profesional de las especialidades de contabilidad, economa o administracin. Colegiatura del respectivo Colegio Profesional con una antigedad mnima de 5 aos. Experiencia en el ejercicio de la Auditora con nfasis en la ejecucin de las siguientes actividades: Desarrollo de las fases de la Auditora Gubernamental de: Planificacin, Ejecucin y Formulacin del Informe. Formulacin del Memorando de Planeamiento, Programas de Auditora y Memorando de Control Interno. Redaccin y Comunicacin de Hallazgos de Auditora y posterior evaluacin de las aclaraciones y comentarios, para ser considerados en el Informe Final. Formulacin de Informes Finales de las acciones de control llevadas a cabo. Capacitacin comprobada en la Escuela Nacional de Control. No tener vnculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con funcionarios o directivos de PANA, an cuando stos hayan cesado en sus funciones durante los ltimos aos; as como no haber desempeado en la empresa, durante los cuatro aos anteriores, funciones financieras, contables o asesora en estas materias (Declaracin Jurada) Ausencia de antecedentes sobre sancin por falta administrativa disciplinaria comprobada, antecedentes judiciales, penales o procesos de determinacin de responsabilidades, as como mantener proceso judicial pendiente con el Estado, por razones funcionales con carcter preexistente a su contratacin.

AUDITORA DE SISTEMAS

Actividades a desarrollar: 1. Elaborar y someter a la aprobacin del Jefe de la Oficina de Auditora Interna de PANA, el Plan de Auditora, Memorando de Planeamiento y Programa de la accin de control a ejecutarse. 2. Desarrollar y ejecutar la accin de control de acuerdo a la planificacin especfica aprobada por el Jefe de la Oficina de Auditora Interna de PANA. 3. Elaborar los papeles de trabajo que sustenten los resultados de la accin de control ejecutada, con la calidad y claridad exigidas por la normativa que regula el ejercicio de la auditora. 4. Formular el Memorando de Control Interno, bajo la supervisin del Jefe de la Oficina de Auditora Interna. 5. Elaborar conjuntamente con el Jefe de la Oficina de Auditora Interna de PANA el informe resultante de la accin de control realizada. Perodo de contratacin: 60 das calendarios. Monto referencial: S/. 8 000,00, (Ocho mil y 00/100 nuevos soles), por todo el perodo de contratacin, incluido impuestos, que sern pagados de la siguiente forma: S/. 4 000,00 a los 30 das de la contratacin, contra la presentacin de un informe de avance y la conformidad del Jefe de la Oficina de Auditora Interna S/. 4 000,00 a los 60 das de la contratacin, contra la presentacin del borrador del informe final de la accin de control a realizar y la conformidad del Jefe de la Oficina de Auditora Interna.

AUDITORA DE SISTEMAS

4. PROGRAMA GENERAL DE AUDITORA


Qu Es Un Sistema De Personal? Constituye un sistema de muchas actividades interdependientes, toda actividad influye en otra y otras ms. Cuando las actividades esta interrelacionadas forman un sistema. Un sistema consta de dos o ms partes que interactan, pero poseen lmites claros y precisos. Las principales funciones se encuentran ligadas con el personal. Los objetivos son: Regular de manera justa y tcnica las fases de las relaciones de trabajo en una organizacin. Elevar la productividad del personal, promover la eficacia y eficiencia. Proporcionar una fuerza laboral eficiente para alcanzar los planes y objetivos organizacionales. Satisfacer requisitos de bienestar de los trabajadores, crear condiciones satisfactorias de trabajo. Facilitar el rendimiento organizacional. Resolver los problemas que se susciten. Polticas de Personal: El personal se reclutar en el ambiente dentro de la organizacin. Los requisitos de fuerza de trabajo se basan en el intelecto de los trabajadores y fuerza fsica. Crear un ambiente favorable alas personas que se estn incorporando recin a la empresa. Habr lnea de carrera con perfecto planeamiento y distribucin de personal. La remuneracin se basar en la evaluacin que se ha hecho de la labor y los salarios en el mercado de trabajo. Los programas de beneficios sociales sern entregados a la ltima norma vigente.

AUDITORA DE SISTEMAS

La higiene y seguridad son las mejores ya que se cuenta con una gran cantidad de trabajadores. Llevar un buen control y reglamentacin para los trabajadores. As mismo se sientan seguros y motivados. La base de datos del personal ser actualizada a diario por un sistema propio implantado por el rea de sistemas.

5. CEDULAS DE TRABAJO
CEDULA DE TRABAJO: La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para

documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cdula y el diseo adecuado de las cdulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas: Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice. Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organizacin. Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado. Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los objetivos para los cuales fue diseado. Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se esta considerando tambin se expresan en forma clara.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

AUDITORA DE SISTEMAS De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista: Por su uso Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal. Por su contenido Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin. POR SU USO: Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales

AUDITORA DE SISTEMAS

de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. POR SU CONTENIDO: Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido esta ms o menos definido. Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos estn: Planificacin de auditoria Hojas de trabajo Cdulas sumarias o de resumen Cdulas de detalle Cdulas narrativas Cdulas de hallazgos Cdulas de notas Cdulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditada. Entre los que figuran:

Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas

AUDITORA DE SISTEMAS

Planes de trabajo Programacin de actividades


Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al rea auditada. Algunos de estos son: Confirmaciones de saldos Interpretaciones autnticas y normativa publicada Decretos de creacin de unidades Opiniones Jurdicas Opiniones Tcnicas NDICES DE AUDITORA Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se integrarn en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distincin o clasificacin, se sealan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ngulo superior derecho con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de ndices. Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como clasificarlas por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar de que cdulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos, teniendo un orden lgico y flexible. El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas. sta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los expedientes o la consulta de determinado rengln, cifra o concepto. A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.

AUDITORA DE SISTEMAS

NDICES A B C D E F G H

CONCEPTO ANTECEDENTES DE LA REVISIN INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES SERVICIOS PERSONALES RUBRO ADQUISICIONES RUBRO DE OBRA PBLICA FONDOS Y VALORES CASOS ESPECIALES SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES

Cedula de Relacin de Personal del rea de Sistemas:

AUDITORA DE SISTEMAS Cedula de Relacin de Personal de Horas Extras Mes Junio:

6. INFORME DE AUDITORA
INFORME DE AUDITORIA N 050-2010

Objetivo de la Auditoria: Esta auditoria se realiza en cumplimiento a la solicitud formulada por la gerencia general de PANA SA en su Nota N 178/04 - SJU II. La auditoria llevar a cabo la revisin de la eficacia y la eficiencia de las polticas y las prcticas de gestin del rea Recursos Humanos. El objetivo de esta auditoria ser identificar el grado de contribucin del departamento de personal a la organizacin y de esta manera

AUDITORA DE SISTEMAS

mejorar la imagen profesional del departamento. A la vez estimular una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros del departamento de personal, clarificando los deberes y responsabilidades de estos.

Alcance: El alcance de la auditoria a PANA SA involucr a todas las unidades administrativas y al personal que integran la Direccin General como son: al representante de la direccin para el Sistema de Gestin de la Calidad, la Direccin Acadmica, la Direccin de Extensin, Direccin de Planeacin, la Direccin Administrativa y la misma Direccin General. Estas reas han sido auditadas, con sus respectivos procedimientos y servicios, en sus instalaciones, ellos son:

Metodologa de la auditoria:

AUDITORA DE SISTEMAS

Esta auditoria se realizo de acuerdo con el Procedimientos de Auditoria Internas, del Sistema de Gestin de Calidad. Este procedimiento nos indica que debemos evaluar y obtener evidencias objetivas del cumplimiento o no cumplimiento con el Estndar y su Manual, por medio de: a. Entrevista con el personal b. Revisin de documentos c. Revisin de las actividades del personal d. Revisin de registros de calidad e. Demostracin de la propia actividad

Desarrollo de la auditoria: Durante los das 1 y 2 de setiembre se llevo a cabo la auditoria interna de calidad del sistema en la direccin general, llevando a cabo la agenda de trabajo definida previamente con el equipo auditor:

AUDITORA DE SISTEMAS

En cada una de las reas de trabajo se aplicaron las listas de verificacin previamente diseadas por los auditores, durante la jornada de trabajo se entrevistaron, adems de los responsables de las reas y departamentos, al personal que contribuye o participa directa o indirectamente en los procesos auditados utilizando la metodologa descrita con anterioridad. Al trmino de la jornada de trabajo fueron convocados a la sala de capacitacin, el personal que complementa la planilla de la direccin general, con la finalidad de realizar una entrevista general con todos ellos. El inicio y trmino se realizo sin contratiempos, realizndose las reuniones de inicio y cierre de la auditoria. Criterios de la auditoria: Los criterios que se aplicaron en el proceso de auditoria fueron de conformidad con los establecidos en la Norma ISO 9001-2000, los

AUDITORA DE SISTEMAS

procedimientos y los documentos de la Direccin General de PANA SA Hallazgos: Los hallazgos que se encontraron son de conformidad con el levantamiento de las no conformidades y observaciones de acuerdo a los criterios, estos se anexan en las lista de verificacin de cada rea o departamento auditado. De manera general encontramos que: Se encontr que no se tiene autorizado y distribuido el manual de calidad del sistema, por consiguiente, no se contaba con una versin en ninguna de las reas auditadas, a excepcin de la del Representante de la Direccin. La mayora del personal, tiene bien identificado los procedimientos en los cuales participa, as como la poltica de calidad y los objetivos que sigue el sistema en cada una de las reas, de igual manera se tiene personal que no ha podido identificar la poltica ni los objetivos de calidad. En varios de los procedimientos no se haban implementado adecuadamente los registros que tienen declarados en los mismos. En alguna de las entrevistas se logra percibir que en algunas reas no se manejan los conceptos de calidad con claridad, inclusive, se tiene confusin sobre los mismo y la interpretacin que se tienen esta al margen de lo que establece la norma. No se ha logrado identificar los requerimientos del cliente en varios de los procedimientos, con ello, no se ha implementado los mecanismo para determinar el grado de satisfaccin que se tiene por el servicio ofrecido. Se encontr que existen algunos de los procedimientos declarados que no se tiene aun distribuidos, estos no se ubicaron en la lista maestra de control de documentos.

AUDITORA DE SISTEMAS

Vario del personal no tiene su perfil de puestos, desconoce sus funciones y responsabilidades, adems de no contar con el nombramiento del puesto respectivo.

Observaciones y aspectos relevantes: Se tiene un adecuado sistema de trabajo en el cual todo el personal ha sabido identificar las actividades que realiza, incluyendo en su mayora las actividades que realiza en funcin del o los procedimientos en los cuales participan. Se presentaron los procedimientos operativos de las reas auditadas, faltando algunos procedimientos operativos por desarrollar, mismos que se encuentran indicados en la matriz de responsabilidades del Manual de Calidad. Falta la elaboracin del Plan de Calidad. Falta la actualizacin del la Lista Maestra del Control de Documentos. Falta la documentacin respectos a los perfiles de puestos (funciones y responsabilidades), as como los nombramientos correspondientes. Sugerencias: Brindar una mayor capacitacin del personal, en aspectos del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin General. La implantacin del Sistema de Gestin de Calidad y su difusin correspondiente. Mayor apoyo por parte de las Directivas de la Direccin General. Conclusiones:

AUDITORA DE SISTEMAS

Una vez que se presento el equipo auditor en el transcurso de la reunin de apertura de la auditoria y se realizo la misma, fueron presentados los hallazgos en la reunin de cierre de la primer auditoria de la gestin del rea de recursos humanos, se concluye que solamente hace falta reforzar algunas reas de trabajo y por ende al personal que ah labora, y tomar las acciones correctivas necesarias y hacer el control y seguimiento respectivo para la mejora de los procesos empresariales.