AJUDA PROGRAMA DE VALIDAO E ASSINATURA

LEMBRETE: Para questes acerca de preenchimentos de campos da EFD, leia o Guia Prtico da EFD que est disponivel para download no endereo http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-fiscal/download.htm

APRESENTAO DO PROGRAMA .................................................................................................2 Apresentao ................................................................................................................2 O que h no programa ..................................................................................................2 Diagramas de utilizao ...............................................................................................3 ESPECIFICAES TCNICAS ........................................................................................................4 Instalao e desinstalao do programa ......................................................................4 Ambiente tecnolgico ....................................................................................................4 Orientaes gerais .........................................................................................................5 MENUS DO PROGRAMA .............................................................................................................6 Menu Escriturao Fiscal..............................................................................................6 Menu Contribuinte........................................................................................................13 Menu Tabelas................................................................................................................14 Menu Configuraes.....................................................................................................17 Menu Sobre...................................................................................................................17 BARRA DE FERRAMENTAS .......................................................................................................18 TECLAS DE ATALHO ...............................................................................................................18 BOTES................................................................................................................................19 UTILIZANDO O PROGRAMA VALIDADOR ...................................................................................20 Visualizao de Relatrios ou Escriturao................................................................20

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PROGRAMA DE VALIDAO E ASSINATURA DA EFD

Apresentao do programa
Apresentao
A Escriturao Fiscal Digital - EFD, instituda pelo Convnio ICMS n 143/2006 e Ajuste SINIEF 02/2009 deve ser apresentada pelas pessoas jurdicas e fsicas (produtores rurais), contribuintes do ICMS e/ou IPI. O Programa de Validao e Assinatura (PVA) da EFD possibilita: 1. Importao de dados, a partir da gerao de um arquivo de acordo com a descrio de leiaute estabelecida em Ato COTEPE; 2. Edio de dados; 3. Validao do arquivo, conforme regras de negcios aplicadas; 4. Correo dos erros detectados na validao; 5. Visualizao da escriturao; 6. Impresso de relatrios; 7. Gravao do arquivo para entrega; 8. Exportao de arquivos; 9. Assinatura digital; 10. Transmisso do arquivo via Internet. As informaes esto agrupadas em blocos, registros e campos que contm os dados de documentos fiscais, registros de apurao e demais informaes econmico-fiscais, obedecendo s especificaes tcnicas que constam do Manual de Orientao anexo ao Ato COTEPE. As regras de validao podero ser alteradas, includas ou excludas a qualquer tempo, sem qualquer prvio aviso, visto que as mesmas tm por nica finalidade a verificao da integridade do arquivo e consistncia das informaes. Aps a gravao, a EFD dever ser transmitida via Internet. Para tanto, o declarante deve buscar, no endereo eletrnico das Administraes Tributrias, a verso atualizada do programa Receitanet(download) e instal-la em seu computador. Para a transmisso da EFD, obrigatria a assinatura digital da declarao, mediante a utilizao de certificado digital vlido, podendo ser utilizado: o e-CNPJ da empresa (verificao somente dos oitos primeiros caracteres); e-CPF do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou e-CPF de procurao eletrnica.

O que h no programa
O PVA possui um conjunto de telas com navegao interativa, permitindo uma viso completa da EFD, possibilitando a escolha da seqncia de preenchimento dos registros ou consulta por meio dessas telas, que podem ser abertas para maior detalhamento. A navegao entre os campos dos registros feita pela tecla <TAB>.

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O PVA possibilita tambm a importao de dados, total ou parcial, em meio magntico, para posterior complemento por digitao. O PVA no executa a juno de arquivos parciais de um mesmo perodo. Por exemplo: importao do arquivo contendo a base de dados das notas fiscais de entradas e, posteriormente, a importao das sadas realizadas por meio de cupons emitidos por ECF. Aps a importao, a EFD pode ser complementada ou corrigida mediante digitao. O PVA sugere sempre a atualizao das tabelas, visto que, para a transmisso necessrio que as tabelas estejam sempre atualizadas. O arquivo ser somente disponibilizado para assinatura, quando validado com sucesso, isto , sem nenhum erro (O arquivo poder conter Advertncias e este no impedimento para a assinatura e transmisso). Para a transmisso, necessrio que o arquivo esteja validado em verso atualizada do PVA e das tabelas utilizadas. Por fim, o PVA possui diversos relatrios para acompanhamento do preenchimento e correo da escriturao, alm de relatrios de visualizao que exibem os dados em formato semelhante ao dos livros fiscais em papel.

Diagramas de utilizao
Digitao de um arquivo da EFD Cadastrar contribuinte Cadastrar Bloco 0 Criar EFD registros

Editar registros Verificar pendncias Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir EFD Recibo da Transmisso

Importao de um arquivo EFD Importar EFD (arquivo texto) Pgina 3 de 23

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Verificar Pendncias Editar registros Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir Recibo da transmisso

Especificaes tcnicas
Instalao e desinstalao do programa
Pr-condio para a instalao: antes de instalar o Programa de Validao e Assinatura (PVA), necessrio que j esteja instalada a mquina virtual Java (JVM) da Sun Microsystems (J2SE), verso 5.0 ou superior. Para mais informaes, consulte o stio da Sun Microsystems (http://www.sun.com). Instalao do PVA: recomendvel verificar a possvel presena de vrus no equipamento antes da instalao. Fechar todos os aplicativos, as protees de tela e a barra de atalho do Office que podem interferir na instalao. Para a instalao, execute os seguintes passos: 1) No menu Iniciar, clicar em Executar e, em seguida, digitar o endereo para onde foi baixado o programa validador.exe. 2) Seguir as instrues do programa de instalao. A instalao pode tambm ser feita dando um clique duplo no arquivo e seguindo as instrues apresentadas. Desinstalao do PVA : Para a desinstalao, o usurio deve: 1) Clicar em Iniciar -> Todos os Programas -> Programas SPED -> SPED FISCAL X.X -> Desinstalar (onde X.X, indica a verso do PVA). 2) Seguir as instrues do programa de desinstalao. Para instalao ou desinstalao, opcionalmente, poder ser utilizada a funo Adicionar ou Remover Programas do Windows.

Ambiente tecnolgico
A seguir, so descritos os requisitos mnimos de hardware e software para a execuo do PVA.

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Hardware 1. Processador PENTIUM ou superior; 2. Velocidade (clock interno) de 133 MHZ; 3. Memria RAM de 32 MB; 4. Espao disponvel em disco rgido; 5. Monitor VGA, configurao para 800 x 600 pixels e, no mnimo, 256 cores; 6. Placa de vdeo com 1 MB de memria; 7. Mouse serial padro; Software - Requisitos: 1) Windows 98SE ou superior com acesso Internet. 2) Programa Java instalado. 3) Receitanet para transmisso do arquivo. O declarante deve buscar no endereo http://www.receita.fazenda.gov.br uma verso atualizada desse programa (download) e instal-lo em seu computador.

Orientaes gerais
Equipamentos com caractersticas que no atendam aos requisitos mnimos descritos nos tpicos Hardware e Software podem estar sujeitos a erros aleatrios e/ou lentido na execuo do programa. Nos sub-formulrios para preenchimento de novas informaes os campos obrigatrios so indicados com o termo Campo obrigatrio ao fundo e a figura alocada direita do campo. A informao de campo obrigatrio indica que o preenchimento desse campo ser sempre obrigatrio, o que no quer dizer, em nenhuma hiptese, que o preenchimento dos demais campos esteja dispensada. Sempre que houver informao para o campo, o mesmo dever ser preenchido, evitando desta forma, a entrega de arquivos de substituio futuramente. Nos sub-formulrios que contm as informaes j gravadas, a indicao de campo obrigatrio feita com o sinal * (asterisco) alocado direita do campo. Aps edio de um registro necessrio Salvar. Para os campos obrigatrios, durante a digitao, a verificao de seu contedo efetuada em tempo real, isto , aplicando as regras de validao do campo. Na ocorrncia de erro de contedo, o sinal permanece visvel direita do campo.O sinal permanece tambm quando o contedo do campo ir gerar Advertncia. Na edio de um registro, para o preenchimento de campos que constam de tabelas do contribuinte ou da EFD importada, clique no boto (hint: Pesquisar) e ser disponibilizada a opo de pesquisa no cadastro ou na escriturao fiscal do contribuinte existente no perodo. O combo-box do programa permitem a seleo da informao pelo preenchimento dos primeiras letras do campo. Enquanto o PVA estiver no modo em edio (utilizando a funo Criar ou Importar e editar) e forem efetuadas quaisquer alteraes, para que estas sejam refletidas na visualizao dos relatrios, clicar no cone da barra de ferramentas localizada na parte superior dos mesmos (aba Relatrios). Para navegao entre os campos do registro, utilize a tecla <TAB>.

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Todos os blocos e registros referentes ao perfil de enquadramento da empresa sero disponibilizados para edio e/ou alterao. No ser admitido arquivo complementar para uma EFD transmitida, devendo sempre o arquivo de substituio ser apresentado integralmente. Devero ser apresentados todos os registros, inclusive o bloco E de apurao, visto que o programa no efetua clculos, ou seja, no preenche automaticamente os campos dos registros de apurao. Ao executar a funo Verificar Pendncias de Escriturao Fiscal, o programa informa os valores calculados dos dbitos e crditos, podendo os mesmos, a critrio do contribuinte, serem informados no Bloco E. Os registros no disponibilizados para edio ou alterao, tais como - registros de abertura e fechamento de blocos, registros de controle (bloco 9) - sero preenchidos automaticamente pelo programa, quando for gerado um arquivo para entrega.

Menus do programa
O PVA apresenta os seguintes menus: 1. Escriturao Fiscal 2. Contribuinte 3. Tabelas 4. Cpias de Segurana 5. Configuraes 6. Sobre.

Menu Escriturao Fiscal

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Itens do menu Escriturao Fiscal Nova: permite que o usurio digite uma Escriturao Fiscal Digital (funo Criar) ou que faa a importao de uma EFD (funo Importar), validada ou no, assinada ou no e transmitida ou no. Caso o arquivo j tenha sido assinado e transmitido, o programa ir importar o arquivo somente para visualizao, no impedindo, porm, a sua alterao. Caso seja editado, o programa altera o estado da escriturao de Somente Visualizao para Em edio. Todos os controles de segurana sero alterados.

CRIAR UMA ESCRITURAO FISCAL DIGITAL

O Programa Validador permite ao usurio a digitao da EFD de todo o perodo de apurao. Esta opo tambm acessvel, por meio do cone ou tecla de atalho: <Ctrl> + <N>. Ao ser selecionada a opo Criar, o PVA lista todos os contribuintes, cadastrados anteriormente no programa via digitao, bem como, permite o cadastramento do declarante, para que seja selecionado o informante da EFD. Aps preenchimento dos campos obrigatrios, ao pressionar o boto OK, o programa informa a mensagem: Escriturao criada com sucesso. Uma vez cadastrado o informante do arquivo e se selecionado a aba Escriturao disponibilizada para digitao todos os registros e blocos.Ao abrir a EFD criada, inicia-se, a estruturao da EFD para aquela escriturao fiscal, disponibilizando duas opes: Relatrios ou Escriturao. Inicialmente, o programa mostra os registros de nvel 1 (Blocos) disponveis para a seleo do que se quer digitar ou complementar. Observao: Caso as tabelas do Bloco 0 sejam utilizadas em outros perodos de apurao, necessrio que essas tabelas sejam cadastradas atravs do menu Contribuinte. Os dados cadastrados atravs deste menu, no sero reutilizados em outros perodos. Para digitao dos registros de nvel hierrquico inferior aos que so visualizados inicialmente, necessrio selecionar o registro de nvel hierrquico imediatamente superior clicando no registro selecionado. Para alterar o contedo de um registro necessrio um clique duplo no registro selecionado e ser disponibilizado um formulrio para a correo. O arquivo importado pode ser complementado por meio de digitao. Ao criar ou importar uma EFD, o validador verifica sempre se existe no banco de dados uma escriturao do contribuinte para o mesmo perodo. Caso exista, emite a mensagem: Escriturao j existe no banco de dados do sistema. Para importar/criar esta escriturao ser necessrio excluir a escriturao existente. Obs.: necessrio sempre atualizar as tabelas antes de iniciar a validao de contedo, pois, somente ser transmitido os arquivos que forem validados com as tabelas devidamente atualizadas.

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IMPORTAO DE ARQUIVO
Para efetuar uma importao, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a opo Nova e a funo Importar. Ser apresentada a tela Importar Escriturao Fiscal para que seja indicada a localizao do arquivo da Escriturao que se deseja importar. b) O programa no permite a importao de um mesmo arquivo do mesmo perodo de apurao ainda que este novo arquivo seja de substituio; c) Ser apresentada a tela de progresso da operao, permitindo que o usurio cancele a operao a qualquer momento. d) O arquivo no ser importado enquanto forem detectados erros de estrutura. Observe-se ainda que, apenas parte do leiaute definido no Ato COTEPE n 38/09, estar em vigor a partir de janeiro de 2010, e as demais alteraes somente a partir de perodos de apurao a partir de julho de 2010. e) Caso o arquivo no apresente erros de estrutura, o programa apresentar a mensagem A importao foi concluda com xito. A escriturao no apresenta erros de estrutura. Deseja fazer a validao de contedo agora?. Se o usurio optar por no fazer a validao de contedo, a importao finalizada, devendo ser reiniciada com a opo Verificar Pendncias. Se o usurio optar por continuar a validao, o programa executa a validao de contedo, apresentando ao final o relatrio Pendncias da Validao - com a mensagem: A escriturao fiscal possui erros de validao. Corrija os erros e valide novamente, quando detectados erros de contedo ou advertncias, ou com a mensagem: A escriturao fiscal foi importada com sucesso, no caso do arquivo no apresentar erros. Aps a concluso da validao de estrutura do arquivo, ser exibida uma mensagem para a atualizao de tabelas externas. Ativando a opo Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar pendncias, o PVA atualizar as tabelas externas automaticamente. Quando na validao forem constados erros ou advertncias, o relatrio poder ser salvo em planilhas do tipo Excel, bastando para isso o usurio clicar no boto , localizado na parte inferior do relatrio. Os campos dos registros, nos quais foram detectados os erros ou advertncias, podero ser acessados diretamente no relatrio de pendncias, bastando para isso, clicar no link existente entre o campo e o registro considerado. O campo do registro desejado estar ressaltado com bordas vermelhas e disponvel para que a correo seja efetuada. Para retornar ao relatrio de pendncias, clique na aba Relatrios; No relatrio de pendncias da primeira validao possvel a visualizao da linha do arquivo texto onde est o erro ou advertncia. f) Se a EFD for validada com sucesso habilitada a funcionalidade: Assinatura com Certificado Digital, para posterior transmisso do arquivo.

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As advertncias no impedem a assinatura e transmisso do arquivo, enquanto que os erros impedem a utilizao das demais funcionalidades do programa. Para correo de erros poder ser utilizada a funcionalidade EDITAR.

DIGITAO DA EFD
Aps o cadastramento inicial do declarante do arquivo, e ao selecionar a aba Escriturao o PVA disponibiliza para digitao todos os registros estabelecidos para o perfil informado no registro de abertura da EFD utilizando o leiaute estabelecido para aquele perodo. Inicialmente visualizado os seguintes agrupamentos: Abertura da Escriturao; Documentos fiscais de entradas/aquisies; Documentos fiscais de sadas/prestaes; Apuraes; Inventrio Fsico; Informaes gerais. Obs.: Inicialmente sero disponibilizados os registros de nvel 2 para posteriormente serem disponibilizados os seus registros filhos. Durante a digitao o programa disponibiliza para seleo as informaes das tabelas do contribuinte cadastradas atravs do menu Contribuinte. Em Abertura da Escriturao podero ser digitados os registros referentes a informaes complementares do declarante (Registros 0000, 0005, 0015 e 0100) e tabelas utilizadas pelo declarante (Registros 0150, 0190, 0200, 0400, 0450 e 0460). Os registros filhos somente sero disponibilizados aps digitao do registro Pai. Em Documentos fiscais de entradas/aquisies podero ser digitados os registros referentes aos documentos fiscais de entradas e/ou aquisies. Em Documentos fiscais de sadas/prestaes podero ser digitados os registros referentes aos documentos fiscais de sadas ou prestaes de servios. Em Apuraes sero disponibilizados para digitao ou correo todos os registros referentes a apuraes do ICMS, ICMS ST e IPI. Em Inventrio fsico so disponibilizados os registros referente ao Inventrio. Em Informaes Gerais sero disponibilizados todos os registros do Bloco 1. Gerao dos registros analticos: Aps digitao de um documento, quando selecionada a opo de Salvar, o programa gerar automaticamente os registros analticos, somente os campos de possveis totalizaes dos registros de itens e portanto dever ser complementado pelo usurio. Reclculo das apuraes: O PVA permite o reclculo ou a gerao do registros de apurao do ICMS e ICMS Substituio Tributria, gerando ou corrigindo os respectivos registros de apurao, considerando as datas informadas no registro 0000 e os dados informados na EFD. A opo disponvel atravs do menu Escriturao Fiscal.

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Abrir: permite ao usurio a visualizao de uma EFD importada ou a edio ou alterao da escriturao. Para visualizao da EFD, utilizando o PVA, necessrio que a mesma tenha sido importada, ainda que com erros de validao. Por meio do menu Escriturao Fiscal (ou pela tecla de atalho ou cone), clique na opo Abrir Escriturao Fiscal, selecionando o arquivo EFD. Os registros constantes no arquivo podero ser visualizados utilizando-se da aba Escriturao, e sero disponibilizados atravs de agrupamentos de informaes. Ex. Em abertura da escriturao podero ser visualizados os agrupamentos: Informaes cadastrais e Tabelas. Todos os documentos fiscais de entradas esto disponveis na opo Documentos fiscais de entradas/aquisies. Para a seleo de um documento basta clicar uma nica vez no registro e sero disponibilizados os registros filhos de nvel hierrquico imediatamente inferior e assim por diante. Para correo do registro, um clique duplo disponibilizar para digitao um formulrio de entradas de dados. Para a correo necessrio que a EFD esteja em modo de edio (Os campos so visualizados com o sombreamento em branco). O salvamento das correes no de forma automtica, devendo o usurio clicar no boto Salvar ou Fechar. Verificar Pendncias: permite ao usurio a verificao de pendncias de um arquivo digitado, em digitao ou importado. Aps preenchimento dos registros da EFD ou importao de um arquivo, necessrio que a EFD passe pelo processo de validao de seu contedo e, para isto, deve ser selecionada a opo Verificar Pendncias, opo do menu Escriturao Fiscal, ou o cone apropriado da barra de ferramentas. Observe sempre se as tabelas utilizadas pelo programa esto atualizadas. Se constatada a existncia de erros ou advertncias, o programa ir gerar um relatrio de pendncias, demonstrando a linha do erro existente (somente quando existe o relacionamento entre o arquivo avaliado e o arquivo texto importado) e criando um link para o registro que contm o erro para possibilitar a sua correo (o campo que contm o erro fica em destaque com as bordas em vermelho). Efetuada a correo do campo, para retornar ao relatrio de pendncias, clique na aba Relatrios. Esse relatrio de erros poder ser salvo em arquivo compatvel com o programa Excel (tabela) ou PDF. Ser exibida uma mensagem para a atualizao de tabelas externas. Ativando a opo Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar pendncias, o PVA atualizar as tabelas externas automaticamente. Caso o arquivo seja importado e validado com sucesso (sem qualquer complemento ou correo via digitao), a assinatura do arquivo ser alocada ao final do arquivo texto original. Este arquivo dever ser mantido pelo prazo estabelecido na legislao. A escriturao fiscal digitada ou o arquivo alterado utilizando as funcionalidades do programa, somente ser disponibilizada para assinatura aps

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gerao de um arquivo para entrega (Menu Escriturao Fiscal opo Gerar arquivo para entrega). Gerar arquivos para entrega: permite ao usurio a gerao de arquivo no formato texto delimitado por |(pipe), a partir da edio ou alterao de uma escriturao fiscal. Opo obrigatria para todo arquivo importado e modificado por meio de digitao. Assinatura: A assinatura com certificado digital somente poder ser feita em arquivo validado com sucesso, ainda que contenha advertncias, no permitindo a assinatura quando enquanto o arquivo contiver erros apontados durante a validao de contedo. Assinar: esta funo do PVA permite assinar o arquivo j validado com sucesso. No ser permitida a assinatura sem a importao ou digitao de dados utilizando o PVA. Para que a assinatura seja vlida, necessrio a utilizao de certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora em conformidade com as regras da ICP-Brasil, podendo ser utilizado: o eCNPJ (verificao somente dos oitos primeiros caracteres); e-CPF do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou procurao eletrnica. No incio da transmisso, ser verificado se a assinatura do arquivo vlida, conforme cadastro de pessoas autorizadas a assinar pela empresa. Para assinar uma EFD, siga os passos: A partir do menu Escriturao Fiscal, ao selecionar a funo Assinar Escriturao Fiscal, ser apresentada a tela Assinar Escriturao com a lista das Escrituraes Fiscais existentes no banco de dados; O usurio dever selecionar na lista apresentada o arquivo que deseja assinar e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir; Na tela seguinte Lista de Certificados, o usurio dever selecionar o certificado da pessoa que assinar o arquivo e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir. Caso no existam certificados, ser exibida a mensagem: Nenhum certificado com as caractersticas necessrias foi encontrado; Para assinar a escriturao fiscal, o certificado precisa atender aos seguintes requisitos: ser A1 ou A3, pertencer ICP-Brasil. Clique no boto para prosseguir ou no boto para desistir; Ser exibida a tela para a digitao da senha do certificado; Ao final, ser apresentada a mensagem Escriturao assinada com sucesso. Para visualizar os dados do certificado digital da assinatura do arquivo, utilize a opo Abrir escriturao e, na aba Relatrios, a opo Assinatura. Excluir: esta opo permite excluir a assinatura da Escriturao Fiscal.

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Transmitir: permite ao usurio a transmisso do arquivo assinado pelo contribuinte ou pelo seu representante legal para o ambiente nacional do SPED ou para a SEFAZ. O programa utiliza o programa Receitanet disponibilizado por rgo oficial, para efetuar o envio da escriturao fiscal via Internet. O usurio dever fazer download e instalar a verso atualizada do Receitanet, disponvel no endereo da Secretaria da Receita Federal do Brasil (http://www.receita.fazenda.gov.br) ou das Administraes Tributrias Estaduais. Somente poder ser transmitida a escriturao que estiver assinada com certificao digital vlida. Para transmitir um arquivo, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a funo Transmitir Escriturao Fiscal; Ser apresentada a tela Transmitir Escriturao com a lista das EFD existentes na base de dados do programa. b) O usurio dever selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista apresentada e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir. Ser apresentada a tela de progresso da operao. Aps o trmino da operao, ser exibida a mensagem: Este arquivo (CNPJ da empresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de entrega via internet est disponvel no seu computador junto com o arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opo correspondente no programa. Excluir: permite ao usurio a excluso de todos os dados referentes a um ou mais arquivos da EFD. Para excluso de vrias EFD do banco de dados, utilize a tecla <CTRL> e selecione mais de uma EFD com o mouse. Para a excluso de uma ou mais EFD, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a funo Excluir Escriturao Fiscal. Ser apresentada a tela Excluir Escriturao com a lista das escrituraes existentes na base de dados do sistema; b) O usurio dever selecionar uma ou mais escrituraes (para excluso mltipla de contribuintes, utilize a tecla <Ctrl> e selecione as EFD) da lista apresentada e clicar no boto para excluir a(s) escriturao(es) fiscal(is) ou no boto para desistir. Aps clicar no boto , o programa apresenta a tela de aviso, informando que a excluso da Escriturao Fiscal no implica excluso do arquivo original, apresentando as opes para excluir ou para desistir; c) Para desistir da operao, o usurio deve clicar no boto . Consultar situao no SPED: permite ao usurio, quando conectado Internet, consultar a situao de escrituraes fiscais digitais na base de dados do servidor do SPED Fiscal em ambiente nacional. O sistema verificar a existncia do arquivo da escriturao fiscal selecionado no repositrio. Aps verificao, o sistema retorna com o resultado da pesquisa.

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Visualizar Recibo da Transmisso: permite ao usurio a visualizao do recibo da EFD transmitida. Dever ser informada pelo usurio a localizao do arquivo relativo ao recibo de transmisso. Exportar: Permite a exportao da EFD em arquivo texto da EFD, importada e/ou alterada. No exportada a assinatura do arquivo, visto que, quando o arquivo assinado o arquivo texto que contm a assinatura, j est disponvel em diretrio definido pelo usurio. Obs.: Esse arquivo que contm a assinatura deve ser arquivado pelo contribuinte no prazo estabelecido pela legislao fiscal. Sair: ao ser clicada a opo, o programa encerrado.

Menu Contribuinte
Os dados cadastrados (informaes do contribuinte e de tabelas) nesta opo podero ser aproveitados em Escriturao Fiscal Digital de outros perodos.

Itens do menu Contribuinte 1. Cadastrar Contribuinte: Opo utilizada para cadastrar dados gerais de identificao do contribuinte, que podero ser usados para criao ou edio das escrituraes deste contribuinte. Devero ser preenchidas todas as informaes do contribuinte: nome empresarial, CNPJ ou CPF, cdigo de municpio, inscrio estadual, indicador de atividade (se industrial ou no) e inscries municipal e na SUFRAMA, quando houver. 2. Abrir Cadastro: opo utilizada para abrir e atualizar os dados de um contribuinte j cadastrado. Estas informaes destinam-se ao preenchimento de registros da EFD deste e de outros perodos e compem basicamente os dados necessrios previstos no Bloco 0 do leiaute. Podero ser cadastradas todas as tabelas do contribuinte, independente de serem aplicadas na EFD do perodo, uma vez que, ao gerar o arquivo para entrega, o PVA somente ir considerar os registros vinculados ao arquivo. Aps selecionada a opo Abrir Cadastro, escolha o contribuinte para o qual as informaes sero digitadas. O programa Validador abre a opo Contribuinte (clicar em Contribuinte e Dados do Contribuinte), ficando ento disponibilizados para preenchimento os registros referentes a informaes do contribuinte e tabelas. Todos os dados do contribuinte cadastrados desta forma podero ser utilizados nas EFD de perodos posteriores ou serem transferidos para outra mquina do usurio (utilizar menu Cpia de Segurana opo Cadastro do contribuinte - Gerar e, para a restaurao, utilizar a opo Restaurar). Importante

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ressaltar que, se os dados forem cadastrados diretamente no preenchimento da EFD (Menu Escriturao Fiscal opo Nova funo Criar), os mesmos no sero transferidos para o cadastro e conseqentemente, no sero aproveitados em perodos posteriores. 3. Fechar Cadastro: opo utilizada para encerrar a digitao das informaes do contribuinte. 4. Excluir Cadastro: opo utilizada para excluso do cadastro de um contribuinte. A excluso do cadastro no exclui a(s) escriturao(es) fiscal(is) digitada(s).

Menu Tabelas
Permite a atualizao das tabelas externas utilizadas pelo PVA, quando o equipamento est conectado Internet. Manter sempre as tabelas atualizadas, pois ser verificada a utilizao das tabelas atualizadas no momento da transmisso. Menu Tabelas -> Atualizar Tabela Para atualizar tabelas, utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

Na opo Atualizao de Tabelas, caso o usurio queira que as atualizaes sejam realizadas automaticamente, marque a opo: Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar as pendncias. Se as tabelas j se encontram atualizadas, um aviso ser exibido. Caso contrrio, uma lista de tabelas ser disponibilizada para atualizao. Podem ser selecionadas as que o contribuinte utilizar ou todas as tabelas desatualizadas. As tabelas devero estar atualizadas no momento da validao por solicitao do usurio atravs do menu Tabelas ou antes da validao de contedo. No sero transmitidas as EFDs validadas com a utilizao de tabelas desatualizadas. Menu Cpia de Segurana Permite a gerao e restaurao de cpia de segurana de contribuintes ou de escrituraes fiscais digitais. A cpia de segurana no valida para fins fiscais, visto que o arquivo transmitido sempre um arquivo texto onde a assinatura alocada. Menu Cpia de Segurana -> Escriturao fiscal Para criao de uma cpia de segurana da EFD de um contribuinte utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

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Itens do menu Cpia de Segurana -> Escriturao Fiscal 1. Gerar: para criar uma cpia de segurana de uma EFD, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cpia de Segurana (ou cone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opo Escriturao Fiscal - Gerar Cpia de Segurana; II. Ser apresentada a tela Gerar Cpia de Segurana com a lista de escrituraes existentes no banco de dados do PVA, inclusive as EFD em edio; III. O usurio dever selecionar a EFD que deseja gerar cpia de segurana e clicar no boto ou no boto para desistir da operao; IV. Em seguida, abrir-se- uma janela, possibilitando ao usurio escolher o local e o nome do arquivo de segurana a ser gerado. O arquivo gerado ter a extenso: .sped; V. O usurio dever informar o nome do arquivo e o local onde ser feita a cpia de segurana e clicar no boto . Aps a gravao ser apresentada uma tela de aviso com a mensagem: Cpia de segurana gravada com sucesso. 2. Restaurar: permite a restaurao das escrituraes fiscais por meio de um arquivo de cpia de segurana gravado pelo sistema. Para a gerao de cpia de segurana de uma escriturao fiscal, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cpia de Segurana - opo Escriturao Fiscal - selecionar a funo Restaurar; II. Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para o usurio selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cpia de Segurana criada anteriormente possui a extenso .sped. Aps a seleo, clicar no boto ; III. Caso j tenha sido gerado um arquivo de EFD para entrega na Cpia de Segurana, ser solicitado ao usurio o nome e local do arquivo onde ser restaurada a EFD para posterior transmisso ao ambiente SPED. Aps a confirmao, clicar no boto ou no boto para desistir da operao; IV. Aps a restaurao, o sistema exibe a mensagem Cpia de Segurana Restaurada com Sucesso. Caso a escriturao escolhida j exista na base de dados, o sistema mostra a seguinte mensagem Escriturao j existe no repositrio de dados do sistema. Para restaurar a cpia de segurana ser necessrio sobrescrever a escriturao existente. Deseja faz-lo?, indagando ao usurio se deseja ou no sobrescrever a escriturao existente. Caso confirme a operao, a restaurao da cpia de segurana ser iniciada e, ao final, apresentar a mensagem: Cpia de Segurana restaurada com sucesso. Caso contrrio, a operao ser abandonada. Menu Cpia de Segurana -> Cadastro de Contribuintes Para criao de uma cpia de segurana do cadastro de um contribuinte, utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

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Itens do menu Cpia de Segurana -> Cadastro de Contribuintes 1. Gerar Cpia de Segurana do Cadastro de Contribuintes: permite ao usurio a gerao de uma cpia de segurana das informaes do cadastro do contribuinte e de outras informaes existentes no sistema, exceto as escrituraes fiscais, para guarda ou transferncia para utilizao em outra mquina. Para gerar uma cpia de segurana dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cpias de Segurana (ou cone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opo Cadastro de Contribuintes - Gerar; II. Ser apresentada a tela Gerar Cpia de Segurana com a lista de contribuintes existentes no banco de dados do PVA; III. O usurio dever selecionar o Contribuinte do qual deseja gerar cpia de segurana e clicar no boto ou no boto para desistir da operao; IV. Em seguida abrir-se- uma janela, possibilitando ao usurio escolher o local e o nome do arquivo de segurana a ser gerado. O arquivo gerado ter a extenso: .sped; V. O usurio dever informar o nome do arquivo e o local onde ser feita a cpia de segurana e clicar no boto . Aps a gravao, ser apresentada uma tela de aviso com a mensagem: Cpia de segurana gravada com sucesso. 2. Restaurar Cpia de Segurana: permite a restaurao dos cadastros de contribuintes por meio de um arquivo de cpia de segurana gravado anteriormente pelo sistema. Para restaurar uma cpia de segurana dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: I. Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para o usurio selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cpia de Segurana criada anteriormente possui a extenso .sped Aps a seleo, clicar no boto ; II. Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para que o usurio confirme o arquivo a ser restaurado. Aps a confirmao, clicar no boto ou no boto para desistir da operao; III. Aps a restaurao, o sistema exibe a mensagem Cpia de Segurana Restaurada com Sucesso. Caso os dados do contribuinte j existam na base de dados, o sistema alertar sobre a substituio dos dados existentes, indagando ao usurio se deseja ou no sobrescrever as informaes existentes. Caso confirme a operao, a restaurao da cpia de segurana ser iniciada e, ao final, apresentar a mensagem: Cpia de Segurana restaurada com sucesso. Caso contrrio, a operao ser abandonada. Obs.: A cpia de segurana gerada pelo PVA deve ser utilizada somente para a transferncia das informaes entre os computadores, O arquivo a ser mantido em guarda pelo prazo decadencial o arquivo transmitido e o seu respectivo recibo. Pgina 16 de 23

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Menu Configuraes
Esta opo permite alterar os parmetros pr-determinados do sistema e alterar sua configurao para que sejam efetuadas as atualizaes de tabelas de forma automtica, antes de executar a funcionalidade: Verificao de Pendncias. Menu Configuraes -> Configurar Aplicao O PVA permite a configurao da quantidade de erros e advertncias a serem detectadas. O padro estabelecido 1000 (um mil) erros e advertncias , podendo ser alterado para o limite mximo de 5000 (cinco mil). A correo dos erros no implica em correo do arquivo todo, pois, os valores alocados podem incorrer em outras regras de validao.

Menu Sobre
Esta opo permite o acesso ao Ajuda do PVA e a visualizao da verso do PVA em uso e mostrada na figura abaixo:

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Barra de ferramentas
A barra de ferramentas est disposta horizontalmente logo abaixo da barra de menus e permite acessar rapidamente as seguintes funes do programa:

- Criar nova escriturao - Importar escriturao - Abrir escriturao - Verificar pendncias - Assinar escriturao - Excluir assinatura - Transmitir escriturao

- Consultar situao da escriturao - Gerar arquivo da escriturao - Excluir escriturao - Gerar cpia de segurana - Restaurar cpia de segurana - Sair do programa

Teclas de atalho
O PVA possibilita o acesso s funcionalidades tambm por meio de teclas de atalho, sem a necessidade de utilizao do mouse. As teclas de atalho esto disponveis para todas as funes existentes na barra de menus. Menu Escriturao Fiscal: Funo Criar Escriturao Fiscal Importar Escriturao Fiscal Abrir Escriturao Fiscal Verificar Pendncias Gerar arquivo para entrega Assinar Escriturao Fiscal Excluir Assinatura da Escriturao Fiscal Transmitir Escriturao Fiscal Consultar Situao da Escriturao Excluir Escriturao Fiscal Visualizar Recibo de Transmisso Sair Menu Contribuinte Funo Cadastrar contribuinte Abrir cadastro Fechar cadastro Excluir cadastro Tecla de atalho Ctrl + Shift + N Ctrl + Shift + A Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + E Tecla de atalho Ctrl + N Ctrl + I Ctrl + A Ctrl + V Ctrl + G Ctrl + S Ctrl + X Ctrl + T Ctrl + C Ctrl + E Ctrl + R Alt + F4

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Menu Tabelas Funo Atualizar Tabelas Menu Cpia de Segurana Funo Gerar Cpia Segurana EFD Restaurar Cpia Segurana EFD Gerar cpia Segurana Cadastro Restaurar cpia Segurana Cadastro Menu Configuraes Funo Configurar aplicao Menu Sobre Funo Ajuda Sobre Tecla de atalho F1 Ctrl + O Tecla de atalho Ctrl + L Tecla de atalho Ctrl + P Ctrl + U Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + U Tecla de atalho Ctrl + Shift + Z

Outras teclas de atalho disponveis nos hint.

Botes
Para INSERIR REGISTROS, selecione o registro e clique no boto (hint: Inserir novo registro). Para excluir um registro, clique no boto (hint: excluir registro). A excluso de um registro pai implica na excluso de todos os registros filhos existentes. Ex.: excluir um registro C100 implica a excluso dos registros C170 e C190 respectivos. No sero excludos os registros do bloco 0. Para alteraes de contedo de campo, clique no campo ou na caixa de opes e efetue a alterao desejada, salvando a alterao efetuada. Para copiar dados previamente cadastrados do contribuinte , utilize o boto (hint: Copiar dados do cadastro do contribuinte). Para navegao entre os registros, utilize os botes: - Voltar ao primeiro registro; - Voltar um registro; - Avanar um registro; - Ir para o ltimo registro. Ao preencher os registros dos Blocos C e D, o PVA pode transferir alguns valores dos campos do registro para o registro analtico, bastando para isso clicar no boto (hint: Gerar Registros Analticos), localizado abaixo do ttulo do registro. O Validador Pgina 19 de 23

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prepara e transfere alguns valores para o registro analtico, porm, o usurio informado que: Ateno: Nem todos os campos do registro analtico sero gerados automaticamente, alguns campos do registro devero ser preenchidos manualmente. Ex.: o campo Valor da Operao dever ser preenchido manualmente.

Utilizando o programa Validador

O PVA ser utilizado pelo contribuinte para a gerao, validao, assinatura com certificado digital e transmisso para o ambiente SPED. No ser recepcionado o arquivo no validado pelo PVA oficial, bem como arquivo no assinado ou assinado por pessoa no autorizada. Aps a transmisso, essencial que o usurio aguarde o retorno do recibo de transmisso. No tero validade jurdica arquivos que contenham a EFD sem o respectivo recibo de transmisso.

Visualizao de Relatrios ou Escriturao

Depois de aberta a EFD, o PVA permite ao usurio selecionar as opes de visualizao de Relatrios ou Escriturao que se localizam no frame esquerdo do PVA, dispostos em duas abas. Aba Relatrios:

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RELATRIOS: por meio dessa opo, o programa permite a visualizao, por relatrios pr-definidos, de informaes prestadas na EFD. 1. Relatrios - Dados da Escriturao: Nessa opo, o programa apresenta os dados da escriturao aberta, permitindo ao usurio a visualizao das seguintes informaes: contribuinte, CNPJ/CPF, inscrio estadual, perodo da escriturao, finalidade do arquivo (se original ou substituta), estado do arquivo (importada com erros, validada, assinada ou transmitida), localizao do arquivo e identificao do arquivo (hash code). 2. Relatrios de Registros Fiscais Documentos: Nessa opo, o programa permite a visualizao dos registros fiscais dos documentos: 1. entradas de mercadorias e aquisio de servios: corresponde ao Livro de Registro de Entradas. As informaes para a exibio no relatrio so extradas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatrio, so apresentadas totalizaes dos valores de operao, de ICMS, ICMS Substituio Tributria e IPI, sumarizados na combinao CST_ICMS, CFOP e alquota de ICMS; 2. sadas de mercadorias e prestao de servios: corresponde ao Livro de Registro de Sadas. As informaes para a exibio no relatrio so extradas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatrio, so apresentadas totalizaes dos valores de ICMS, ICMSST e IPI, sumarizados na combinao CST_ICMS, CFOP e alquota de ICMS; 3. Relatrios de Registros Fiscais Apurao de ICMS: Nesta opo, o programa permite a visualizao dos registros fiscais de apurao do ICMS devido por Operaes Prprias, ou da apurao do ICMS devido por Substituio Tributria, ou se h saldo credor a transportar para o perodo subseqente. As informaes constantes da visualizao so originadas dos registros E100 e registros filhos, para ICMS Operaes Prprias, e registros E200 e registros filhos, para ICMS Substituio Tributria, respectivamente; 4. Relatrios de Registros Fiscais Apurao do IPI: podero ser visualizadas as consolidaes de valores por perodo de apurao (agrupadas na combinao CFOP + CST_IPI), apresentadas nos registros E500 e respectivos registros filhos, bem como os registros fiscais do IPI, por perodo de apurao, segundo informado no registro E520. 5. Relatrios Inventrio Fsico: O programa permite a visualizao dos dados referentes ao Inventrio apresentado. 6. Relatrios Outras informaes: O programa permite a visualizao dos registros fiscais informados no Bloco 1. 7. Relatrios Visualizar Pendncias: permite a visualizao das inconsistncias na escriturao fiscal apontadas durante o processo de validao da escriturao. Neste relatrio, quando o erro for de contedo, disponibilizado um link (no campo que contm o erro) diretamente para o registro pai que

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contm o erro, permitindo a sua correo pelo validador. Aps a correo e validao, necessrio gerar um arquivo para entrega. 8. Relatrios Visualizar Assinatura: permite visualizar informaes referentes assinatura digital aplicada ao arquivo da escriturao fiscal. 9. Relatrios Visualizar Recibo da Transmisso: permite a visualizao de informaes do recibo de entrega do arquivo da escriturao fiscal, quando transmitida com sucesso. Aba Escriturao:

ESCRITURAO: Esta opo permite ao usurio visualizar cada um dos registros apresentados na EFD ou, quando selecionado o modo de edio, alterar dados da EFD importada. A digitao ou correo de dados somente possvel atravs de subformulrios, que sero disponibilizados atravs de um Clique Duplo no registro. 1. Escriturao Abertura da escriturao Nesta opo, podero ser disponibilizados para visualizao ou digitao, os registros referentes a: Informaes cadastrais e Tabelas do contribuinte, todos do Bloco 0;

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2. Escriturao Documentos fiscais de entradas / aquisies de servios: permite a visualizao ou digitao dos documentos fiscais de entradas de mercadorias ou servios. Se disponibilizado os registros Pai dos documentos. 3. Escriturao Documentos fiscais de Sadas/Prestaes permite a visualizao ou digitao dos registros fiscais de sadas ou prestaes de servios. 4. Escriturao Apuraes permite a visualizao ou digitao dos registros apresentados no Bloco E, por perodo de apurao dos impostos: ICMS, ICMSST e IPI. 5. Escriturao Inventrio fsico permite a visualizao ou digitao dos dados informados no Bloco H e dos registros filhos. 6. Escriturao Informaes gerais - permite a visualizao ou digitao dos dados informados no Bloco 1 e dos respectivos registros filhos.

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