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JUSTIFICACION El presente trabajo est elaborado en base a la materia de Diagnstico Organizacional durante el cuatrimestre Enero- Abril, 2010 a cargo

de la Lic. P.O. Ma. Esther Morazn Palma, durante la cual se llev a cabo un Diagnstico Organizacional de la Empresa Albarrn Albarrn y Asociados, S.C., con la finalidad de detectar las necesidades o problemas de la organizacin y en base a esto proponer estrategias de mejora, las cuales contribuirn a un mejor desempeo respondiendo a las necesidades que se presentaron. Cabe destacar que para la elaboracin de ste Diagnstico fue necesario utilizar diversos instrumentos que proporcionaron datos informativos especficos acerca de la situacin de la empresa, como cuestionarios y entrevistas aplicados al personal que labora en la institucin, as como al Director General de la misma. Asimismo los instrumentos arrojaron informacin relevante y significativa que permitieron analizar, tanto las causas como los factores que intervienen en la formacin de necesidades detectadas dentro de la Empresa, para posteriormente formular de manera adecuada, un plan de accin que permita trabajar con las reas de oportunidad de la empresa, con el fin de corregirlas y asi lograr un desarrollo laboral optimo dentro de ella. OBJETIVO Realizar un Diagnostico de Direccin Administrativa en una Empresa y por medio de ste, obtener resultados sobre los factores que afectan un rea determinada, con el fon de proponer estrategias de mejora de acuerdo a las reas de oportunidad detectadas.

INTRODUCCION Las organizaciones existentes siempre requieren de una mejora continua en distintos mbitos como son las reas administrativas, de produccin o en los mismos procedimientos que utiliza, ya sea en la forma de tratarse los unos a los otros o en la elaboracin del producto o servicio que sta ofrece. De tal manea que este proyecto se realiza con la finalidad de aplicar de manera objetiva y prctica los temas sobre Diagnstico Organizacional, mismos que son tiles para localizar

un problema en el funcionamiento o direccin de la empresa, lograr atenderlo a tiempo y evitar que siga avanzando. sta prctica es de gran importancia para la organizacin, ya que de la posibilidad de detectar cualquier problema y darle una solucin por parte de los que estn involucrados en ste, as mismo, modificarlos ayudara a mejorar el desempeo laboral y/o el ambiente de trabajo dentro de la organizacin. Cabe destacar que si ste anlisis no se lleva a cabo, la empresa y los consultores no se daran cuenta de las problemticas que se presentan dentro de la empresa, en la cual hay que poner vital importancia para el logro de un xito prometedor como organizacin. Entonces el Diagnostico Organizacional es un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la Empresa en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. Normalmente, se emprende una tarea de diagnstico organizacional cuando una organizacin tiene problemas actuales, o bien necesidades de cambio para desafos que se anticipan, y no hay completa claridad sobre cules son los problemas y cmo resolverlos. Un diagnstico organizacional debe servir para desarrollar hiptesis fundamentadas sobre la organizacin y sus problemas, que sirvan como base para tomar acciones realistas conducentes a resultados deseados. Finalmente, el diagnstico es tambin un proceso de colaboracin entre los miembros de la organizacin y el consultor para recabar informacin pertinente, analizarla e identificar un conjunto de variables que permitan establecer conclusiones.

GENERALIDADES DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica.

La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su eliminacin o disminucin, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeacin operativa. Procedimiento General del Diagnstico El objetivo del diagnstico organizacional es someter a la organizacin a un auto-anlisis que le permita identificar sntomas presentes en la organizacin, y a travs de ellos, encontrar los problemas que podramos llamar de fondo, y que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional. Como en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones y problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan importantes como el de identificar y resolver el problema. El procedimiento general del Diagnstico Organizacional consta de los siguientes pasos:

Paso 1. SELECCIN DEL GRUPO DE TRABAJO Para conocer la problemtica de una organizacin es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes caractersticas: Conocimiento del sistema Que sea representativo de los componentes del sistema Que incluya gente con poder de decisin. Este grupo no deber ser de ms de 20 personas, ni incluir ms de tres jerrquicos. El grupo ptimo es de 10 a 12 personas. Paso 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO Ya que en un diagnstico se dirn los sntomas que pueden considerarse como agresivos

para una persona, o bien que puede haber una atmsfera donde la gente sienta temor, es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite. Decir lo que piensa Respetar las ideas de los dems Analizar las ideas por su propio valor Paso 3. GENERACIN DE SNTOMAS INDIVIDUALES Es una reunin ad-hoc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los sntomas que a su juicio se estn produciendo en el funcionamiento de la compaa. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un sntoma. Un sntoma es: Un fenmeno revelador de una enfermedad Una seal o indicio de una cosa que est sucediendo o que va a suceder. Una manifestacin de funciones alteradas. Sin embargo, hay que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado, y que una situacin puede ser problemtica o no dependiendo de su impacto de las personas y en la empresa. El facilitador del diagnstico debe procurar que los sistemas generados durante la reunin posean ciertas caractersticas: que sea claro, especfico, concreto y controlable. La importancia de estas caractersticas debe ser fuertemente enfatizada, dada la utilizacin posterior que se les dar a los sntomas. Es claro ver que un sntoma ambiguo o poco preciso no da mucha informacin sobre el problema, y que poco podemos hacer con respecto a un sntoma sobre el cual no se tiene control. Paso 4. GENERACIN DE LA LISTA COLECTIVA

Una vez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasar a generar la lista colectiva de sntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento:

a) Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, dir un sntoma a la vez

b) El facilitador escribir los sntomas en hojas de rota folio. c) Se continuar de esa manera hasta que todos pasen

Conviene que el facilitador haga las siguientes recomendaciones:

Debemos escuchar al compaero Debemos evaluar la idea, sntoma o problema y no a la persona que lo diga Debemos hablar con nosotros mismos Debemos ser especficos: decir lo importante y lo relevante Debemos evitar estar a la defensiva Se evitan discusiones en esta etapa del procedimiento. Si algn miembro del grupo est en desacuerdo con algn sntoma puede externarlo diciendo: Estoy en desacuerdo. El sntoma se pondr entre parntesis para denotarlo como sntoma no aceptado por todos. Slo se pueden pedir aclaraciones al sntoma. Adems, no se deber de corear los desacuerdos, con que alguien lo diga es suficiente. Se entiende que los sntomas sin parntesis son de todos, es decir, se est de acuerdo que es un sntoma real o que cuando menos no se tiene opinin al respecto. Si algn sntoma que se diga los hace pensar en otro sntoma, conviene apuntarlo en la lista individual. Si algn sntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para evitar duplicidad de sntomas. Paso 5.PROCESO DE SNTESIS Y GENERACIN DE PROBLEMAS

Existen diversas maneras de efectuar el proceso de sntesis para la definicin de problemas. Dado que la sntesis depende en ltimo caso de la creatividad de la persona involucrada en el proceso, es necesario escoger con cuidado a las personas que participarn en esta parte. Estas personas debern conocer muy bien el sistema ya que debe evitarse mal interpretar un sntoma o sobre-generalizarlo.

A continuacin se presentan 3 mtodos que se han encontrado tiles en la definicin de problemas: Sntesis por agrupacin Sntesis por estructuracin Sntesis por subsistemas

Paso 6.CLASIFICACIN Y JERARQUIZACIN DE PROBLEMAS

Una vez que se estructuraron los sntomas en problemas, la sesin se inicia con una presentacin de los problemas al grupo de planeacin. El facilitador lee la definicin inicial de los problemas, por ejemplo desarrollo, motivacin y entrenamiento de personal. El facilitador responde las preguntas del grupo relacionadas con la ubicacin de algunos sntomas, si alguno est mal ubicado se cambia al lugar mas apropiado. Posteriormente el facilitador pide que cada miembro del grupo estructure los problemas por orden de importancia usando para ello una forma, donde los resultados son presentados en una matriz.

Paso 7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES.

Posteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, el nmero de ellos depende del tamao del grupo, se recomienda que cada subgrupo no tenga ms de 6 personas ni menos de 3. A cada grupo se les asigna un nmero de problemas y se les hacen una serie de preguntas.

Paso 8. GENERACIN DE UN PLAN DE TRABAJO.

Enseguida se definen los responsables, el tiempo y el presupuesto necesario para implantar las acciones, usando formas similares a la forma 4 de diagnstico

organizacional. Finalmente se plantean reuniones peridicas para revisar el avance en la solucin de problemas.

Mtodos y tcnicas Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la difusin de mensajes. Las tcnicas aplicables son: Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una conversacin personal con los miembros de una organizacin.

Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros mtodos; y facilita el anlisis estadstico. La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin organizacional Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro ms del grupo (observacin participante), o bien por observarlos desde fuera (observacin no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptacin y evitar en lo posible que su presencia interfiera o perturbe de algn modo las actividades cotidianas del grupo. Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensin y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.

Anlisis de documentos. El investigador reunir una coleccin de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la informacin que contienen sobre la historia y caractersticas de la organizacin, y que lo llevarn a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma. Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una discusin dirigida. Dramatizacin. Proporciona datos sobre la percepcin que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo. Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad. Tcnicas cuantitativas aplicables: Encuesta. La informacin recogida por medio de esta tcnica puede emplearse para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El mtodo que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario. Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos: Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente. Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la informacin. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente

y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor. Etapas del Diagnstico Organizacional Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales: 1. Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos: La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos utilizados. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observacin). La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la estabilidad del sistema.

2. Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar dos aspectos claves: El almacenamiento apropiado de los datos. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

3. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin.

RESUMEN CAPITULOS

ANTECEDENTES La empresa Albarrn Albarrn y Asociados, S.C., es una empresa creada hace ms de 17 aos. Naci de la inquietud del C.P.C. Agustn Francisco Albarrn Carranza por ofrecer Servicios Contables, de Consultora y Auditora Fiscal y

Administrativa principalmente, con el fin de brindar a los usuarios servicios de calidad a travs del trabajo profesional continuo. Es una identidad jurdica independiente, por lo que puede comprar, vender pedir crditos, producir servicios (especficamente) y firmar contratos. Es una Sociedad Civil, por lo tanto est destinada a la explotacin de un negocio o profesin y en ste caso, su constitucin se encuentra pblica ante notario; su denominacin social se acompaa de la expresin Sociedad Civil (S.C.); no se exige un capital mnimo, y ste est formado por las aportaciones de los dueos; tiene un total de 2 socios los cuales aportan dinero y bienes y es administrada por uno ellos; las prdidas y ganancias se reparten conforme a lo pactado. Por su tamao se clasifica como una microempresa, ya que el nmero de empleados no sobrepasa los diez, donde estn en funcin diversos puestos, tales como director general, auxiliar administrativo y auxiliar contables, entre otros. Su giro la clasifica como una empresa de Servicios, pues ofrecen productos y/o servicios intagibles, pero cuya finalidad es lucrativa. Dentro de los servicios que ofrecen se encuentran: Contabilidad General Comprende el procesamiento de transacciones contables codificndolas en las plizas correspondientes, capturando stas en un paquete contable, para posteriormente imprimir los reportes financieros para la toma de decisiones, clculo de impuestos provisionales y anuales, llenado de los formatos correspondientes, envo de las declaraciones informativas mensuales, elaboracin de nminas e impresin de las mismas, atencin de requerimientos y asesora personalizada, va telefnica y/o correo electrnico.

Procesamiento de Nminas

Este servicio comprende el procesamiento por medios electrnicos de los sueldos y dems prestaciones que su empresa pague a los trabajadores, calculando los impuestos y contribuciones de seguridad social que correspondan a los trabajadores y a la propia empresa. Adems se imprimen los reportes respectivos como son: la nmina y los recibos correspondientes. Asesora Fiscal Comprende el asesoramiento personalizado y va telefnica de las disposiciones fiscales vigentes, analizando los estmulos que en su momento puedan ser aplicados a la empresa, cuidando que la misma cumpla oportuna y suficientemente con sus obligaciones fiscales y as, evitar sanciones y molestias por parte de las autoridades fiscales. Asesora Contable Comprende la supervisin de la correcta aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, cuidando la correccin y oportunidad de la informacin financiera para la toma de decisiones. Los fines que se persiguen al efectuar esta supervisin son : a) Propiciar principios y mtodos que permitan un grado mayor de eficiencia, b) Obtener informacin constante, veraz y oportuna, c) Propiciar la vigilancia del correcto funcionamiento, registro y control de las operaciones, d)Contribuir a un eficiente control interno, e)Cumplir con las obligaciones fiscales correcta y oportunamente. Control Interno Bsicamente este servicio consta de la elaboracin e implantacin de controles internos que aseguren el flujo de la informacin, la optimizacin de los recursos y el control para la proteccin de los activos, y as eliminar errores del personal que se traducen en prdida de tiempo y dinero. Dictamen Fiscal

Con el objeto de dar cumplimiento a la obligacin que expresamente en las disposiciones fiscales recae en ciertos contribuyentes de hacer dictaminar sus estados financieros por contador pblico registrado, le ofrecemos este servicio con el fin de emitir una opinin sobre la situacin financiera y fiscal en que se encuentra la empresa dictaminada, entregando a las autoridades fiscales dicha opinin conjuntamente con el anlisis de los rubros examinados, de acuerdo con los lineamientos que las mismas autoridades requieren. Este mismo servicio se ofrece a aquellos contribuyentes que sin estar obligados a dictaminarse, optan por hacerlo.

Dictamen Financiero Comprende el examen de los estados financieros de la empresa, para que los directivos de la misma cuenten con una opinin externa de la veracidad y correccin de la informacin sobre la cual toman decisiones, incluye adems; anlisis del control interno, informe de problemas detectados, carta de observaciones y sugerencias para el mejoramiento de sus procedimientos de control.

Auditorias Especiales Este servicio consta en revisar alguna cuenta o grupo de cuentas en particular, para tal efecto dicha auditoria se realiza a base de pruebas selectivas o bien detalladamente. Esta clase de auditoras pueden deberse, entre otros casos, a los siguientes: determinar la correccin o incorreccin de una cuenta, localizacin de un fraude, cambio de funcionarios encargados de la administracin, liquidacin de una empresa, un juicio mercantil, etc.

Albarrn Albarrn y Asociados, S.C. tiene como misin Ser el Centro de Servicios lder en su tipo, ofreciendo experiencia, calidad,

oportunidad, profesionalismo y seriedad en nuestro trabajo, que se traduzca en una sana recomendacin a nuestra empresa. Por otro lado, dise su visin para ayudar a los miembros de la organizacin a ver hacia el futuro, lo cual ayuda a la empresa a tener aspiraciones y metas a largo plazo; sta es: Permanecer en el sector como una organizacin lder, que genere al sector empresarial tranquilidad, seguridad y proyecciones a largo plazo, con una visin global ante la nueva economa del conocimiento y la mente factura.

ASPECTOS GENERALES DEL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

CONCLUSIONES a) Involucrar a los miembros de la organizacin en el proceso de toma de decisiones en base a un modelo horizontal. b) Integracin de equipos de trabajo en las diferentes reas de la organizacin. c) Crear, fortalecer y mantener diversos canales de comunicacin organizacional, a travs de los cuales fluya la informacin referente al rendimiento y el entorno competitivo que rodea a la organizacin. d) Desarrollo de una identidad organizacional que aumente los niveles de compromiso y responsabilidad a lo largo de toda la estructura ocupacional de la organizacin. e) Fortalecimiento del proceso de socializacin organizacional con el objeto de mejorar el contrato psicolgico entre el individuo y su organizacin. El resultado de todos estos cambios es el surgimiento de una organizacin prototipo ms horizontal, menos jerrquica y ms flexible. Una organizacin que permita a sus miembros tomar iniciativas en asuntos de su entorno inmediato, tales como la

reduccin de los costes, mejora de la calidad y satisfaccin de las necesidades de los clientes.