1

Curso de Conciliacin Bancaria. Contenido. Primera leccin. Conciliacin de cuentas. Segunda leccin. Antecedentes de la Conciliacin bancaria. Tercera leccin. Conciliacin de bancos. Cuarta leccin. Ejemplo prctico. Quinta leccin. Elementos complementarios. Sexta Leccin. Datos para una prctica.

Primera leccin. Conciliacin de cuentas. El sistema de registro contable, en su fase final, permite la elaboracin de la informacin financiera, informacin que debe ser veraz y confiable. Al menos, son dos los documentos informativos, el Balance General y el Estado de Resultados de Operacin, mismos que deben ser formulados por medio de la informacin particular de cada cuenta contable que los forman. Cada una de ellas debe estar respaldada por su saldo respectivo y un desglose o descripcin de su contenido en un documento auxiliar llamado relacin analtica debidamente comprobada. Como ejemplo tenemos la cuenta Documentos por Cobrar, perteneciente al Activo Circulante del Balance General ste presenta en dicho rubro un saldo global, que debe ser analizado en un anexo, describiendo la situacin individual de cada pagar y/o letra de cambio y su monto correspondiente, la suma total deber ser igual al saldo del Mayor y del Balance. Se llama Relacin de Documentos por Cobrar, Asi cada saldo de cada cuenta debe ser conciliado con la informacin de cada relacin analtica. Si en la comparacin surgen diferencias, se deben buscar las causas que las originaron y emitir los documentos correctivos, para registrar los cambios en donde corresponda y obtener la igualdad de los saldos. A sto se le llama conciliacin de cuentas.

Segunda Leccin. Antecedentes de la conciliacin bancaria. La Conciliacin Bancaria es un caso especial de conciliacin de cuentas. La empresa suscribe un convenio formal, con una institucin de crdito (banco), para que sta le custodie, salvaguarde y le devuelva las entregas de dinero que aqulla le haga. Esta relacin se da mediante depsitos y retiros, a travs de medios adecuados. Habiendo tres personas que intervienen: El librador La empresa. El librado el banco. El beneficiario el receptor del retiro de dinero.

2
La empresa elabora una ficha de depsito para hacer la entrega de dinero al banco, quien sella y firma de recibido (es el comprobante de la transaccin). Tambin emite cheques, a favor del beneficiario, que el banco paga a su presentacin (el comprobante es un recibo, una factura entre otros). Estas entradas y salidas de efectivo, la empresa y el banco, las registran en su contabilidad. Situacin que genera dos cuentas corresponsales, que se llevan mutuamente y sus movimientos deben coincidir a determinada fecha. Esto se logra cotejando o verificando o confrontando dichos movimientos, partida por partida, eliminado las que sean iguales y atendiendo las partidas no correspondidas. A sto se le llama conciliacin bancaria. Por lo tanto, conciliacin de bancos es comparar dos movimientos financieros, de cuentas recprocas, y de saldos contrarios, haciendo que en un momento dado, dichos saldos sean iguales aplicando las diferencias que se hayan encontrado. La empresa, en forma independiente al movimiento global, asentado en los libros principales, debe llevar un libro auxiliar de bancos, donde anotar las partidas individuales que componen el movimiento mensual. Similar al siguiente: Empresa X. Libro Auxiliar de Bancos. Banco X. Fecha Concepto 1 Ene Depsito. PI = Pliza de ingreso. REF PI23 DEBE $ X HABER SALDO $ X

El banco tiene la obligacin de enviar a la empresa, mes a mes, un estado de cuenta, en un folio donde estn impresos los movimientos del periodo, parecido al siguiente formato: Banco X. Estado de Cuenta. Hoja ______ Mes ________ Resumen. Saldo al: $ X Cargos X1 Abonos X2 Saldo al: $ X

Movimientos del mes. Fecha Concepto Sumas:

$ $

Deudor X X1

$ $

Acreedor X X2

Tercera Leccin. Conciliacin de bancos. Objetivo. Presentar en la informacin financiera el saldo correcto del efectivo disponible, a una fecha determinada, identificando las diferencias entre la cuenta de la empresa y la del banco, corriendo los asientos de ajuste en libros, en base a la informacin que arroje la conciliacin. Tipos de conciliaciones. Conciliacin aritmtica. Consiste en ligar o conectar, en forma numrica, los saldos, utilizando las diferencias encontradas. Partiendo del saldo de la empresa para llegar al saldo del banco o viceversa. Conciliacin contable. La conciliacin aritmtica se realiza sin importar a quien le corresponde corregir dichas diferencias en sus respectivos registros de contabilidad. Para sto se utiliza la conciliacin contable, que es un documento formal donde la informacin presenta la distribucin de las partidas no correspondidas, tanto de la empresa como del banco. Haciendo las anotaciones convenientes que permitan elaborar las plizas de correccin del saldo en libros de la empresa y los avisos para que el banco haga lo propio, en su caso. Clases de movimientos. Las causas que generan la desigualdad en los saldos al corte de las cuentas son: A. B. C. D. E. Aplicacin de criterios distintos que originan diferencias en los clculos. Los asientos no se corresponden. Los avisos se reciben y/o envan en forma extempornea. Falta de aviso de la contracuenta que corre los asientos. Errores y omisiones en el registro de las partidas.

Esto genera dos tipos de movimientos: Empresa. Banco. Cargos no correspondidos por Cargos no correspondidos por la el banco. empresa. Crditos no correspondidos por Crditos no correspondidos por la el banco. empresa.

Anlisis de movimientos. En base a lo anterior se tiene el siguiente anlisis:

Empresa

Banco

Conciliacin Aritmtica: Cargos no correspondidos por el banco. Depsitos en trnsito. Remesas de dinero hechas por la empresa en forma extempornea, enviadas por correo o que no hayan llegado al banco. Errores por dbitos en libros. Por cualquier causa. Crditos no correspondidos por el banco. Cheques en trnsito. Cheques emitidos no cobrados por el beneficiario en el banco. Errores por crditos en libros. Por cualquier causa. Cargos no correspondidos por la empresa. Notas de dbito. Cargos no considerados en libros, por intereses, comisiones, documentos descontados devueltos, cheques de clientes devueltos, etctera. Errores por cargos en bancos. Por cualquier causa. Crditos no correspondidos por la empresa. Notas de crdito del banco. Abonos no considerados en libros, por intereses ganados, descuentos de documentos, etctera. Errores por crditos en bancos. Por cualquier causa.

- Cargados +
en libros.

No abonados en estado.

Igual al anterior.

Igual al anterior.

Abonados - No caren libros. gados en estado. Igual. Igual.

+ +

5
Procedimiento esquemtico. 1. Verificacin de conciliacin del mes anterior. Plizas de correccin aplicadas en libros. 2. Recopilacin de documentos para conciliacin actual. Relacin de depsitos en trnsito mes anterior. Relacin de cheques en trnsito mes anterior. Libro auxiliar y estado de cuenta. Otras relaciones. 3. Confrontar las partidas del estado de cuenta contra las del auxiliar. Cancelando las que correspondan. Identificando las no correspondidas. 4. Elaborar relacin de diferencias. En borrador para aplicar conciliacin aritmtica (o formal). 5. Elaborar conciliacin aritmtica. Saldo auxiliar a saldo del banco: Saldo en libros a ______ $ X Diferencias. (+/-) X ----------Saldo en estado de cuenta. X ======= Saldo estado de cuenta a saldo del auxiliar: Saldo del banco a _______ $ X Diferencias. (-/+) X ----------Saldo en libros. $ X =======

6. Elaborar conciliacin contable. Para la determinacin de saldos correctos.

6
Empresa X. Conciliacin contable. Empresa. Debe mes anterior. $ X (+) (-) (-)

Conceptos. Saldos a: Diferencias

Mes: actual Saldos. Banco. Debe Haber $ X (+)

Haber

Sumas. Saldos correctos. Sumas iguales.

$ $

X X X

$ $

X X X

$ $

X X X

$ $

X X X

7. En base a la distribucin de diferencias, segn conciliacin contable, se elaboran las plizas de correccin, para su aplicacin en libros. 8. Termina conciliacin.

Cuarta leccin. Ejemplo prctico. El siguiente ejemplo se refiere a la realizacin de una conciliacin bancaria de una supuesta empresa en operacin. Una vez verificada la situacin de la conciliacin del mes anterior, se tienen los siguientes documentos. Empresa X. Relacin de depsitos en trnsito. Mes de: Febrero/2006. Fecha. Concepto. Feb. 28 Ficha de depsito. Empresa X. Fecha. Feb. 25 17 Relacin de cheques en trnsito. Concepto. Cheque No. 13. 14. Suma: Importe. $ 1,000 500 $ 1,500

Importe. $ 2,000

Ao del 2006 Fecha. Haber Saldo $ 10,000 Feb. 28 Depsito. $ 2,000 Mar. 2 11,000 Mar. 2 Ch. No. 15. $ 1,000 500 10,500 Mar. 5 Ch. No. 16. Depsito. 700 Mar. 7 Mar. 7 Ch. No. 17. 1,000 10,200 1,200 11,400 Mar. 20 Depsito. Mar. 21 Depsito. 800 12,200 2,000 10,200 Mar. 25 Ch. No. 18. Ch. No. 19. 1,000 9,200 Mar. 30 Mar. 31. Depsito. 1,000 10,200 Nota. El libro auxiliar de bancos, se puede manejar en un libro columnar o en tarjetas de diario si es en forma manual o en un programa informtico, en su caso. .

Empresa X. Libro auxiliar de Bancos. Concepto. Ref. Debe

Saldo a Feb. 28 $ 9,500 CR $ Movimientos del mes. Fecha. Concepto. Mar. 2 Abono. Mar. 5 Ch. No. 14. Mar. 5 Ch. No. 16. Mar. 5 Abono. Mar. 8 Abono. Mar.14 Ch. No. 15. Mar.14 Ch. No. 17. Mar.21 Abono. Mar.22 Abono. Mar.23 Ch. No. 13. Mar.31 Servicio telefnico. Mar.31 I.V.A. s/ gasto. Mar.31 Intereses cta. productiva. Mar.31 I.V.A. Sumas:

Banco X. Estado de Cuenta. Cargos. 4,230 $

Abonos. 6,930

Hoja 1: Mes: Marzo/06. $ 12,200 CR Deudor. $ Acreedor. 2,000

500 500 2,000 700 1,000 1,000 1,200 800 1,000 200 30 200 30 6,930

4,230

Ejecucin de la conciliacin. A. Teniendo a la mano el estado de cuenta y el mayor auxiliar, se procede a confrontar partida por partida los movimientos. B. Para sto se cancela cada partida anotndole un smbolo a conveniencia. Como ejemplo tenemos: Para las partidas que se corresponden. Para las partidas no correspondidas (diferentes en cantidad). Sern parte de la relacin de diferencias. C. Una vez hecho lo anterior, los documentos quedan como sigue:

(ver detalle abajo) Banco X. Estado de Cuenta. Saldo a Feb. 28 Cargos $ 9,500 CR $ 4,239 $ Movimientos del mes. Fecha. Concepto. Mar. 2 Abono. Mar. 5 Ch. No. 14 Mar. 5 Ch. No. 16 Mar. 5 Abono. Mar. 8 Abono. Mar.14 Ch. No. 15 Mar.14 Ch. No. 17 Mar.21 Abono. Mar.22 Abono. Mar.23 Ch. No. 13. Mar.31 Servicio telefnico. Mar.31 I.V.A. s/gasto. Mar.31 Intereses cta. productiva. Mar-31 I.V.A. s/int.

Hoja: 1 Mes: Marzo/06. Abonos Saldo a Mar. 31 6,930 $ 12,191 CR Deudor. (*) $ 500 500 1.000 1,009 1,000 200 30 $ Acreedor. 2,000 2.000 700 1,200 800

200 30 $ 6,930

Sumas:

4,239

Fecha. Feb. 28/06 Mar. 2 Mar. 2 Mar. 5 Mar. 7 Mar. 7 Mar. 20 Mar. 21 Mar. 25 Mar. 30 Mar. 31

Empresa X. Libro auxiliar de Bancos. Concepto. Ref. Debe Depsito. Ch. No. 15 Ch. No. 16 Depsito. Ch. No. 17 Depsito. Depsito. Ch. No. 18 Ch. No. 19 Depsito. $ 2,000 $ 700 1,200 800 1,000

Haber $ 1,000 500 1,000 2,000 1,000

Saldo 10,000 11,000 10,500 10,200 11,400 12,200 10,200 9,200 10,200

Empresa X. Relacin de depsitos en trnsito. Fecha. Feb. 28 Concepto. Ficha de depsito. Mes de: Febrero/06. Importe. (*) $ 2,000

Fecha. Feb. 25 Feb. 27

Empresa X. Relacin de cheques en trnsito. Concepto. Ch. No. 13 Ch. No. 14

(*)

Importe. $ 1,000 500 $ 1,500

(*) Corresponden a partidas en trnsito, mes anterior.

Hecha la confrontacin de partidas, se elabora la relacin de partidas no correspondidas, en borrador.

10

Relacin de diferencias.

Conciliacin de marzo/06.

Mar. 7 Diferencia en Ch. No. 17, fue de $ 1,000 debiendo ser por $ 1,009 s/g estado del banco. Mar. 25 Ch. No. 18 en trnsito. Mar. 30 Ch. No. 19 en trnsito. Mar. 31 Depsito en trnsito. Mar. 31 Gasto por servicio telefnico. Mar. 31 I.V.A. s/ gasto serv. Tel. Mar. 31 Intereses ganados cta. de ch. Mar. 31 I.V.A. s/ intereses.

9 2,000 1,000 1,000 200 30 200 30

Se elaboran las relaciones de depsitos y cheques en trnsito. Empresa X. Relacin de depsitos en trnsito. Concepto. Depsito s/g ficha No. 23341.

Fecha. Mar. 31/06

Importe $ 1,000

Fecha Mar. 25/06 Mar. 30

Empresa X. Relacin de cheques en trnsito. . Concepto. Ch. No. 18. Ch. No. 19.

$ $

Importe. 2,000 1,000 3,000

Luego se formula la conciliacin aritmtica, como sigue:

(Ver detalle a continuacin)

11

Empresa. Conciliacin aritmtica. Saldo del banco a Mar. 31/06. Cargos no correspondidos en libros. Diferencia en Ch. No. 17, error no abonado en libros. Gasto por serv. Telefnico. I.V.A. s/ serv. Tel. Abonos no correspondidos en libros. Intereses ganados en cta. productiva de ch. I.V.A. s/ intereses. Cargos no correspondidos en estado de cuenta. Suma relacin de depsitos en trnsito. Abonos no correspondidos en estado de cuenta. Suma de relacin de cheques en trnsito. Saldo en libros a Mar. 31/06.

$ + + + -

12,191 9 200 30 200 30

1,000

3,000 10.200

A continuacin se elabora la conciliacin contable que permitir la determinacin de los saldos correctos y la elaboracin de las plizas de correccin en libros. Como sigue:

(Ver detalle a continuacin)

12
Empresa X. Conciliacin contable. Empresa. Conceptos. Saldos a: Feb.28. Debe $10,200 9 $ $ 3,000 200 30 1,000

Mes: Marzo/06. Saldos. Banco. Debe Haber $ 12,191

Haber

Diferencia Cheque No. 17. (1) $ Relacin depsitos en trnsito. Relacin cheques en trnsito. Gasto por serv. Tel. I.V.A. s/gastos. Intereses ganados cta. chqs. 200 I.V.A. s/ intereses. 30 Sumas. $10,430 Saldos correctos. Sumas iguales.

239

$ 3,000 $ 13,191

$10,191 $10,191 $10,430 $10,430 $13,191 $ 13,191

(1) Elaborar y registrar plizas de correccin, considerando los criterios de la empresa.

Quinta Leccin. Elementos Complementarios.

Es importante al iniciar la conciliacin bancaria, verificar a conciencia que la conciliacin del mes anterior est finalizada, porque todas la diferencias fueron tomadas en cuenta y todos los registros arrojan el mismo saldo. Con el estado de cuenta del banco en la mano y el libro auxiliar de bancos y un lpiz se van sealando las partidas una por una, mediante un smbolo como se dijo a eleccin del conciliador, identificando aqullas que son iguales en cantidad, siendo stas las partidas correspondidas, no habiendo problemas con ellas. Por lo tanto, las partidas no correspondidas sern las que presenten cantidades diferentes, de mas o de menos, stas deben identificarse plenamente anotndolas en una relacin en borrador, su contenido permitir al final la elaboracin de la conciliacin aritmtica, la conciliacin contable y los plizas de correccin del saldo del banco en libros. En este sentido es esencial, que la empresa tenga los comprobantes respectivos. Tener presente que las diferencias resultantes pueden ser muchas y de diferente ndole, que pueden afectar resultados y otros costos u otros productos, por tanto es conveniente conocer las causas que las originan y ejecutar las medidas necesarias para su aplicacin contable, y evitar que se repitan, en lo posible, en movimientos subsiguientes o realizar su recuperacin, en su caso.

13

Por otra parte, los cheques son ttulos de crdito que previenen una orden incondicional de pago a la vista, que al ser presentado al cobro puede no pagarlo el banco por insuficiencia de fondos, y una vez requisitado como cheque sin fondos, el beneficiario podr recuperar su monto en forma judicial, con las consecuencias inherentes. Se debe poner suficiente atencin en tener correcto siempre el saldo de bancos, porque slo as se evitar que resulten sobregiros en un momento dado. Una informacin financiera confiable apoya eficazmente a la toma de decisiones. La conciliacin bancaria se da porque para la empresa es dinero propio y para el banco es dinero ajeno, y los movimientos y saldos, a determinada fecha, deben ser iguales. sto da certeza y seguridad a la informacin, por so el estudiante debe conocer el procedimiento para llevar a cabo la conciliacin de bancos.

Sexta Leccin. Datos para una Prctica. En los documentos siguientes se presenta informacin, para que el estudiante pueda realizar una prctica personal, con el fin de que, por si solo, lleve a cabo una evaluacin de lo aprendido, sobre todo si ejecuta sta en forma correcta. Es un ejercicio sencillo, pero que pretende, precisamente, concluir el curso con la aplicacin de los conocimientos adquiridos.

1)Documentos antecedentes.

Fecha Mayo 27 29 31

Empresa ABC, S. A. Relacin de depsitos en trnsito al 31 de Mayo del 2006. Concepto Importe Ficha de depsito No. 55. $ 1,000 63. 500 71. 2,000 $ 3,500 Suma:

14

Fecha Marzo Abril Mayo

25 15 28 29 10 22 28

Empresa ABC, S. A. Relacin de cheques en trnsito al 31 de Mayo de 2006. Concepto Importe Cheque No. 333 David Silva. $ 125 458 Andrs Soler. 240 483 Luisa Lpez. 310 490 Luz Prez. 150 505 Paz Picos. 220 540 Casa Urrea, S.A. 1,510 561 Hugo Leyva. 600 579 Dora Daz. 335 $ 3,490 Suma:

2) Documentos de fin de mes.

Fecha Mayo 31 Junio 2 2 5 5 5 5 9 9 12 12 12 21 25 27 27 29 29 30

Concepto Cheque No. Depsito. Depsito. Cheque No. Depsito. Cheque No. Depsito. Cheque No. Depsito. 584.

Empresa ABC, S. A. Banco del Norte, S. A. Libro auxiliar de Bancos. Ficha DEBE $ 85 86 585. 586. 587. 588. 589. 590. 591. 87 592. 593. 594. 595. 88 596. 89 4,000 2,000 3,000 $ 1,000 5,000

HABER $ 200

SALDO 50,000 50,800

2,000 300 150 450 700 1,200 100 5,000 6,000 900 100 2,000

53,350 52,200

53,900 48,900 42,900 41,900 41,900 45,900

15

Banco del Norte, S. A. Estado de cuenta. Mes: Junio del 2006. Hoja 1 Resumen. Saldo al 31-05-06 $ 49,990 CR $ Movimientos del mes. Fecha Concepto Junio 2 Abono. 4 Cheque No. 6 Abono. Cheque No. 9 12 Abono. 21 Cheque No. 25

Cargos 17,875

Abonos 12,500

Saldo al 30-06-06 $ 44,615 CR Deudor Acreedor $ 1,000 500 2,000 1,000

584. 585. 586. 333. 458. 587. 588. 589. 590. 592. 593. 540. Sumas:

200 2,000 300 125 240 5,000 150 450 700 1,200 3,000

5,000 6,000 1,510 $ 17,875 $

12,500

3)Recomendaciones. Aplicar el procedimiento visto en el curso. Teniendo cuidado de seguir paso por paso la secuencia. Seleccionar los smbolos para identificar las partidas correspondidas y no correspondidas a eleccin del conciliador. Recordar que las importantes son las que no corresponden por el motivo que sea. Sern las que permitan que los registros arrojen saldos iguales.

En un caso real, se emiten muchos cheques y se efectan muchos depsitos y se realizan otras operaciones convenidas entre empresa y

16
banco y muchas veces se registran o no o el banco no da los avisos a tiempo o se hacen remesas y envos de comprobantes por correo, todo sto provoca que los saldos corresponsales no sean iguales a fin de mes, lo que obliga a llevar a cabo la conciliacin bancaria. Por ltimo, dejo constancia de mi reconocimiento para todos los autores de libros de texto de contabilidad general y financiera, ya que sus aportaciones son muy importantes para poder realizar trabajos como ste, aunque sean mnimos.