SEGUIMIENTO DE CAMBIOS EN WORD Imagine esta situacin.

Un compaero de trabajo le enva un documento que usted necesita inspeccionar y hacer correcciones de ser necesario. Si usted enva de vuelta el documento, su compaero tendr que revisarlo en su totalidad para saber en donde fueron realizados los cambios. Esto puede ser un reto si el documento es muy extenso. Usted puede informarle donde fueron realizados los cambios al agregar notas en pies de pgina, o hacer resaltar los cambios, o cualquier otra manera que usted se imagine. Sin embargo, esto crea una complicacin innecesaria. Word ofrece la herramienta Tracking Changes (Seguimiento de Cambios). Las modificaciones son mostradas en el documento usando globos con informacin o tachando partes del texto que fueron cambiadas o borradas. Vea el siguiente ejemplo: CMO ACTIVAR EL SEGUIMIENTO DE CAMBIOS 1. Abra el documento que desea revisar. 2. Haga clic sobre Tools en su barra de Men, y luego haga clic sobre Track Changes. 3. Comience a realizar los cambios en su documento. Conforme usted modifica el documento, ver aparecer globos con informacin cuando haya realizado un cambio de formato al documento. Cuando borre texto, en vez de desaparecer, ser tachado. Texto agregado ser mostrado en rojo y subrayado (a menos que se especifique de otra manera). CMO DESACTIVAR EL SEGUIMIENTO DE CAMBIOS 1. Haga clic sobre Tools en su barra de Men, y luego haga clic sobre Track Changes. 2. A partir de este momento, cualquier cambio que usted realice en su documento, no ser mostrado como se explic anteriormente. Si desea volver a activar el seguimiento de cambios, repita el paso 1 una vez ms. Nota: Cuando usted desactiva el seguimiento de cambios, esto no eliminar los seguimientos hechos anteriormente. ACEPTAR O RECHAZAR LOS CAMBIOS Usted tiene dos opciones:

a) Puede hacer un clic derecho sobre uno de los cambios realizados o sobre uno de los globos. Luego ver un men aparecer. Haga clic sobre Accept Change (aceptar el cambio) o Reject Change(rechazar el cambio): b) Otra manera de aceptar o rechazar cambios es utilizando la barra de seguimiento:

Haga clic sobre el botn Siguiente o Anterior para desplazarse entre cada uno de los cambios. Luego haga clic sobre el botn Aceptar Cambio o Rechazar Cambio como se muestra en la imagen.

Si usted hace clic sobre Aceptar Cambio, el cambio propuesto se llevar a cabo. Si usted hace clic sobre Rechazar Cambio, el cambio propuesto ser descartado y el texto original permanecer sin modificaciones. DISPLAY FOR REVIEW (DESPLEGAR PARA REVISIN) Si desea saber cmo se ve su documento con todos los cambios propuestos, o antes de que los cambios se hayan realizado, utilice la opcin Display for Review como se muestra en la imagen anterior. Haga clic sobre cualquiera de las siguientes opciones:

Final muestra el documento con todos los cambios propuestos incluidos Original muestra el documento como estaba antes de que se hiciera algn cambio Markups muestra todos los cambios propuestos

CAMBIANDO LA MANERA EN QUE EL SEGUIMIENTO ES EFECTUADO Si a usted no le agrada la manera en que Word le hace ver los cambios efectuados (por ejemplo, el color rojo le desagrada, o la tacha le dificulta leer el texto), usted puede controlar la manera en que los cambios son mostrados. Para lograrlo, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el botn Show de su barra de Seguimiento: 2. Luego, haga clic sobre Options. Ver la siguiente ventana aparecer: La ventana de Track Changes (Seguimiento de Cambios) le ofrece diferentes opciones: La seccin Markup le permite cambiar la manera en que las inserciones, eliminaciones, cambios en el formato y cambios en las lneas sern mostradas. De igual manera, usted puede elegir el color para cada una de ellas. Por ejemplo, si usted hace clic sobre la caja Insertions (inserciones), en vez de subrayado, usted puede mostrar el texto que se agregue en negritas, o con subrayado doble o tachado, etc. Utilice la caja Color para cambiar el color a uno de su agrado. La seccin Balloons le permite controlar la posicin de los globos, as como el ancho y el lugar en donde debern aparecer. 3. Una vez que haya hecho todos los cambios, haga clic al botn OK para terminar. DIFERENTES VISTAS DE UN DOCUENTO Normal: En Microsoft Word, la vista Normal es la vista predeterminada, que se utiliza para escribir, modificar y dar formato al texto. La vista Normal muestra el formato del texto pero simplifica el diseo de la pgina, de forma que se puede escribir y modificar rpidamente. En este modo no es posible ver la zona de mrgenes por lo cual no se puede ver en el mismo los encabezados de pgina ni los pie de pgina. El documento no se ve tal como se imprimir. Si un documento se presenta en otra vista, puede pasar a la vista Normal haciendo clic en Normal en el men Ver. Diseo en Pantalla: La vista Diseo en pantalla, una nueva caracterstica de Microsoft Word, optimiza el diseo con el fin de hacer que la lectura en pantalla resulte ms sencilla. El texto aparece ms grande y se ajusta en la ventana, en vez de

mostrarse como realmente se imprime. De forma predeterminada, la vista Diseo en pantalla incorpora un panel de desplazamiento que se puede cambiar de tamao, denominado Mapa del documento, que muestra el esquema de la estructura del documento. Al hacer clic en un tema del esquema del documento, se puede saltar inmediatamente a esa parte del documento. Para pasar a la vista Diseo en pantalla, haga clic en Diseo en pantalla en el men Ver. Diseo de Pgina: La vista Diseo de pgina muestra la forma en que los objetos aparecern en la pgina impresa. Esta vista resulta til para modificar los encabezados y los pies de pgina, ajustar los mrgenes y trabajar con columnas, objetos de dibujo y marcos. Para pasar a la vista Diseo de pgina, haga clic en Diseo de pgina en el men Ver. Esquema: La vista Esquema permite ver fcilmente la estructura de un documento y mover, copiar y reorganizar texto arrastrando ttulos. En la vista Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los ttulos principales o se puede expandir para ver el documento completo. Para pasar a la vista Esquema, haga clic en Esquema del men Ver. Documento Maestro: Los documentos maestros permiten organizar y modificar un documento largo de una forma ms sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro con captulos. Utilice la vista Documento maestro para agrupar varios documentos de Microsoft Word en un documento maestro. De este modo, se pueden realizar cambios en un documento largo, como agregar un ndice o una tabla de contenido o crear referencias cruzadas, sin tener que abrir cada uno de los documentos individuales. Para pasar a la vista Documento maestro, haga clic en Documento maestro del men Ver.

FORMULAS DE CLCULO DE WORD Microsoft Excel no es la nica aplicacin de MS Office que permite usar frmulas, con Microsft Word tambin podrs realizar clculos y usar frmulas (antes de que lo preguntes, a da de hoy Power Point no lo permite). Las frmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un clculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las frmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuacin. CMO INSERTAR UN CLCULO EN WORD En Word podemos insertar un clculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word. Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar informacin del sistema, referencias, frmulas. en nuestro caso slo vamos a tratar la opcin de generar frmulas que nos permitan almacenar un clculo.

Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el nmero de segundos al ao = 365*24*60*60:

Clic donde desees que Word imprima la informacin. Presiona CTRL + F9 para insertar un par de caracteres de campo ({ }). Inserta la frmula entre las llaves, {=365*24*60*60} Pulsa F9.

Tambin podemos realizar los mismos pasos a travs de la opcin para insertar un campo del men de Word. CMO INSERTAR UNA FRMULA EN UNA TABLA DE WORD Algo bastante comn es tener que insertar tablas con nmeros y clculos de totales, medias etc. La opcin ms comn es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opcin si tienes que realizar clculos complejos. Sin embargo si slo quieres crear una pequea tabla con algunos nmeros, puede que sea ms rpido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva frmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:

Sitate dentro de la celda en la cual deseas incluir la frmula En el men de Word, dentro del submen Tabla, selecciona Frmula Aparecer una ventana y Word automticamente rellenar la frmula en funcin de los nmeros que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla. Nos permite tambin dar formato al nmero, es una opcin interesante para que el resultado final sea aun mejor. Pulsa el botn aceptar y la formula se insertar en la tabla.

NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por ejemplo, LEFT dentro de una frmula de SUMA (o similar) sumar todas las celdas que estn a su izquierda, si dentro de unos das aadimos columnas a nuestra tabla la frmula seguir funcionando. ACTUALIZACIN DE LAS FRMULAS Para actualizar una frmula o un campo en Word, slo tienes que situarse dentro del campo/frmula y pulsar F9. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho y pulsar actualizar campos.

Si slo tienes una frmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los clculos al tener que actualizar una a una todas frmulas. ACTUALIZACIN DE TODAS LAS FRMULAS Para actualizar todas las frmulas al mismo tiempo slo tienes que seguir los siguientes dos pasos:

Selecciona todo pulsando la combinacin de teclas CTRL + E. Pulsa F9. Automticamente se actualizarn todas las frmulas seleccionadas.

SMARTART Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. La mayor parte del contenido que se crea con programas de Microsoft Office 2013 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de promover la accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar uno. Si usa versiones de Microsoft Office anteriores a Office 2007, puede perder gran cantidad de tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga la apariencia adecuada y para aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento. Con los elementos grficos SmartArt, podr crear ilustraciones con la calidad de un diseador con solo hacer clic unas cuantas veces. Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automticamente al nuevo diseo. Tambin puede agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite dos o quizs cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el borde original del diseo del elemento grfico SmartArt. A continuacin aprender a crear un grfico SmartArt: 1 Haga clic en la ficha Insertar.

2 En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. 3 En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en algn elemento grfico, por ejemplo Proceso. 4 Elige algn grfico a insertar. 5 Haga clic en Aceptar. 6 En el Panel de texto, Escribir aqu el texto, escriba algn texto en especial. Cada vez que escriba el texto, automticamente el grfico va tomando forma. Si necesita transmitir ms de dos ideas, use otro diseo que tenga ms de dos formas para texto, como el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o los tipos de elementos grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por ejemplo, un diseo con flechas hacia la derecha, como Proceso bsico del tipo Proceso, no significa lo mismo que un elemento grfico SmartArt con flechas en crculo, como Ciclo continuo del tipo Ciclo.