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CONCEPTOS ARCHIVO: Un archivo es un conjunto de informacin binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1.

Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta informacin. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres almacenados en forma de octetos (o bytes). Este archivo se guarda en el disco duro con la forma: "name_of_file.ext" (nombre_del_archivo.ext). ".ext." representa la extensin, la cual constituye una manera de reconocer el tipo de programa que se necesita para abrir el archivo (nota: esto no ofrece garantas respecto del tipo de archivo, ya que cuando se modifica la extensin, el tipo de archivo no cambia). El largo del nombre y de la extensin puede variar segn el sistema operativo: 8 caracteres para el nombre y 3 para la extensin en DOS y Windows 3.1. 256 caracteres para el nombre y la extensin en Windows 95, 98 y NT. 256 en sistemas UNIX. En consecuencia, en DOS o en Windows 3.1, un archivo de Windows 9x tendr un nombre acortado compuesto por los primeros 6 caracteres del nombre seguidos de ~x, donde x representa una cifra que aumentar cada vez que un archivo lleve el mismo nombre. Esto significa que si un archivo con el nombre "archivo~1" ya existe, el siguiente llevar el nombre "archivo~2". Adems el archivo tiene un encabezado en el que se almacena informacin adicional, como el tipo y, en especial, el tamao. Tambin contiene un carcter al final del archivo que indica que la informacin que sigue a dicho carcter no pertenece al mismo archivo. CLASES DE ARCHIVO: ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin administrativa. El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas debern transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la TRD correspondiente. Debern transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su produccin-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se relacionarn las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el nmero de folios. Con la ejecucin de estas transferencias no slo se descongestionan las oficinas sino que se establecer un vnculo ms estrecho entre los Archivos de Gestin y el Archivo Central. El calendario de transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre los productores de la documentacin y el Jefe del Archivo Central. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la disposicin final y procedimientos previstos en la TRD. ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica. DOCUMENTOS: Un documento es la propia informacin y su medio de soporte, y el conjunto de documentos de una organizacin se denomina documentacin, independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un sistema de gestin. Un documento cumple con determinados objetivos, algunos ejemplos de stos son: 1. Comunicacin de la informacin: como una herramienta para la comunicacin y la transmisin de la informacin. El tipo y la extensin de la documentacin depender de la naturaleza de los productos y procesos de la organizacin, del grado de formalidad de los sistemas de comunicacin y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organizacin, as como de su cultura. 2. Evidencia de la conformidad: aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente. 3. Compartir conocimientos: con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organizacin. Entre los documentos ms relevantes para los diversos sistemas de gestin, ya sea de calidad (ISO 9000), de medio ambiente (ISO 14000), de inocuidad y seguridad de los alimentos (ISO 22000), o salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), se pueden mencionar a los siguientes: Poltica de la calidad Manual de Gestin Ambiental Plan HACCP

Procedimientos operativos para control de peligros ocupacionales Registros de control de procesos Informes de auditoras internas Registros de revisin por la direccin.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: El documento de archivo se refiere al resultado de una accin y es definido por distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institucin o individuo durante la trayectoria de su comisin o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y conservado como prueba e informacin, es decir, su finalidad es cumplir con alguna gestin. Por su parte en el Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado en 1993 por la Direccin de Archivos Estatales Espaoles, lo define como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. En este mismo orden de ideas, la conceptualizacin de documento de archivo se hace ms extensa a cualquier expresin testimonial de lenguaje, forma o soporte distinto (oral, escrita, textual, grfica, manuscrita, impresa, codificado, sonora, imagen y electrnica, etc.), que adems tenga elementos diferenciadores, es decir que sea de carcter seriado (documentos que se producen como resultado de una actividad repetitiva y que con el tiempo confirman las series documentales) la gnesis (es decir que sean propios del organismo o institucin que los produjo) y de carcter seriado (que su informacin sea nica y exclusiva). DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos Son unidades estructuradas de informacin registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de informacin. DOCUMENTO ELECTRONICO: Un documento electrnico es un documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico o magntico, y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital, que puede ser ledo, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetizacin. SOPORTES DOCUMENTALES: Todos los profesionales del mundo de la archivstica y la gestin documental saben de la importancia del soporte documental, y de su relacin con la informacin documental que transmiten. Segn la NODAC (Norma de Descripcin Arxivstica de Catalunya), "un

suport s el medi fsic utilitzat per en registrar la informaci, i els materials ms emprats sn el paper, el pergam, i el plstic". Ahora bien, con la implantacin de las nuevas TIC (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones) y su vertiginoso desarrollo, podemos sealar que dichos ejemplos de soportes documentales que nos ofrece la NODAC, quedan totalmente desfasados actualmente. Ahora es el momento de las PDA, libros electrnicos, tablets, mviles, Smartphone,... soportes documentales que reproducen informacin de un modo abismalmente rpido respecto a los tradicionalmente utilizados. LEGISLACION ARCHIVISTICA: La archivstica desde hace mucho se ha agenciado de la legislacin para las diversas reas en las que se desarrolla el trabajo archivstico, su importancia va cobrando cada vez ms adeptos, fundamentalmente, en lo se refiere a la proteccin del patrimonio documental de la Nacin; las leyes sobre sistemas nacionales de archivos; y las normas tcnicas emanadas de los organismos oficiales competentes, revestidos de facultades otorgadas por la misma ley y autorizados a expedir dispositivos legales, que tambin forman parte de la Legislacin Archivstica de un pas. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica). La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo en su organizacin si no tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo. Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son: Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la informacin que contiene. Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta. Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

ARCHIVO DE GESTION: El Archivo de gestin son los fondos documentales existentes en los archivos de los rganos de gobierno y las unidades administrativas y servicios de la institucin en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, previa a su ingreso en el Archivo General. En los archivos de gestin se conservan todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la unidad administrativa mientras dure la tramitacin de los asuntos a los que hacen referencia, y a lo largo del perodo de tiempo que para cada serie venga determinado por el calendario de conservacin. La conservacin y la custodia de estos archivos son responsabilidad del Jefe de la unidad correspondiente, quien debe designar uno o ms encargados -los Coordinadores de Archivo- que asuman las funciones de clasificacin, ordenacin, descripcin, seguimiento, transferencias y otros aspectos tcnicos establecidos por el Archivo General. Por tanto, s se forma en la unidad administrativa, mientras que no necesariamente toda su informacin tiene que ser documentacin de apoyo informativo (puede haber informacin de este tipo pero adems habr muchos ms tipos de documentos que son resultado de su actividad). ARCHIVO CENTRAL: El archivo central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histrico que son transferidos por las diferentes oficinas de la universidad nacional de acuerdo con el informe de valorizacin emitido por la direccin general del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio de los usuarios. ARCHIVO HISTORICO: Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico. Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservacin y servicio de los documentos. Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos. UNIDADES DE INFORMACION: Bibliotecas Archivos Museos

Centros de documentacin Empresas informativas, Atendidas por especialistas en informacin Sirven productos y/o servicios de informacin a las organizaciones donde se ubican Se encarga del sistema de informacin de las organizaciones: documentalistagestor.

VALORACION DOCUMENTAL: La valoracin es realizada en el Archivo de Concentracin cuando los documentos han concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios as como su consulta espordica, volvindose objeto de anlisis por un grupo interdisciplinario que incluye de manera obligatoria al especialista en la materia Archivstica, el cual emitir su dictamen con base en distintas perspectivas. El Archivo General de la Nacin considera la valoracin documental como el proceso de anlisis de la informacin desde diferentes pticas, y a partir de los resultados de dicho anlisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignndosele tiempo y espacio de conservacin o eliminacin Tambin dicho rgano normativo en materia de archivos a nivel federal considera que hay valoracin primaria, que es el anlisis de los documentos para determinar su valor primario en su etapa activa, como son Administrativos, Legal y Jurdico, Contable y Fiscal, igualmente la determinacin de los plazos y modalidades de uso de los documentos. FONDOS ACUMULADOS: Hace algn tiempo los procesos archivsticos no eran tan valorados y el tratamiento documental no reciba una mayor relevancia, no obstante, a la postre ello derivo en conflictos de diversa ndole que afecto no solo a las instituciones pblicas sino tambin privadas en mltiples aspectos tanto econmicos como legales debido a su carencia de organizacin documental. Los artculos octavo, noventa y cinco en su numeral 8- de la constitucin poltica colombiana propone, con carcter de obligatoriedad, la proteccin de los recursos culturales y por extensin se entiende como potencial recurso cultural los fondos documentales de empresas pblicas como privadas pues puede existir, aunque sea en estado latente, documentacin relevante que por ende es patrimonio cultural de una u otra forma. As, es preciso realizar programas de gestin documental unitotales e integrales que incluyan actividades administrativas, tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final lo que incluye, en efecto, la implementacin de lineamientos para la organizacin de fondos acumulados y su consecutiva intervencin.

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL: Son los documentos que determinan, de cada serie documental, su cdigo, denominacin, rgano productor, funcin administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su Transferencia, conservacin y eliminacin. Las aprueba la Comisin General de Valoracin Documental o, en su caso, el Archivo General de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Canarias, y se publican en el Boletn Oficial de Canarias. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos: Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. GESTION DOCUMENTAL: Se entiende por gestin documental el conjunto normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: Sistema de gestin documental (en ingls, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestin de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrnicos o imgenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organizacin clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la informacin almacenada en una base de datos. La combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices almacenados en una base de datos permite el acceso rpido mediante diversos

mtodos a la informacin contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y adems de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imgenes o vdeos. Los sistemas de gestin de documentos comnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, as como capacidades de recuperacin e indexacin. El trmino tiene algn traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestin de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestin de Activo Digital. PRODUCCION: Creacin y diseo de documentos Medios y tcnicas de produccin y de impresin (maquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CDROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

RECEPCION: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. DISTRIBUCION: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario:

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envi de los mismos. TRAMITE: Curso del documento desde su produccin o su recepcin hasta el cumplimiento de su funcin admistrativa. ORGANIZACIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

CLASIFICACION: Podemos clasificar el software de gestin documental en funcin de su complejidad. Los administradores de archivos, como el explorador de Windows, son software de gestin documental, aunque muy rudimentarios. Permiten las operaciones bsicas de la gestin documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la informacin. Sin embargo, no son capaces de relacionar la informacin ni de proveerla de un contexto. Una aplicacin de gestin documental permite relacionar los documentos entre s y darles una semntica comn. Ha de posibilitar la bsqueda de informacin dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados. En sntesis, provee una base operativa de colaboracin. Esto quiere decir que una aplicacin de gestin documental est orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organizacin, por ejemplo la gestin documental es un elemento de un sistema CRM, ERP o una visin mixta de ambos. ORDENACION: Para el Archivo General de la Nacin la ordenacin es la operacin de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. Cada documento producido cuenta con caractersticas internas y externas, las primeras cuentan con elementos que permiten establecer un mtodo de ordenacin, puesto que cuentan con fecha de elaboracin, en ocasiones con folio, asunto, nombre, rea geogrfica, etc. La amplia gama que ofrece la ordenacin por medio de mtodos, permite elegir el ms conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institucin, de manera que podemos tambin combinar ms de un mtodo es el caso alfanumrico intercalando letras y nmeros para dejar mayor referencia generando ms de un punto de acceso. DESCRIPCION: Esta actividad en teora solo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del que hacer archivstico, cuyo propsito es transmitir la informacin contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a travs de la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin histrica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y especifico (fondo, seccin, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de instrumentos de descripcin que se detallan ms adelante. CONSULTA: consiste en buscar lo que otros han dicho sobre el problema que ests investigando. Es fundamental para la actividad acadmica por varias razones: 1 Si tus ideas ya las tuvieron otros, ya las escribieron y publicaron, no tiene ningn sentido que lo vuelvas a hacer; en el peor de los casos te pueden acusar de plagio. 2 Si vas a proponer una nueva explicacin de algo, no basta decirlo. Necesitas explicar

porqu es mejor tu explicacin, que otras que se han dado. 3 Normalmente es al tratar de decir lo que est mal en las explicaciones existentes, que se le ocurren a uno mejores soluciones. El examen de las fortalezas y debilidades de las propuestas existentes es de los mejores motores de la creatividad. 4 Al examinar otras explicaciones, obtienes posibles objeciones a tus propias ideas y al resolver esas objeciones se fortalece tu propia teora. A menos que encuentres alguna objecin fatal, que demuestre que tu propia explicacin est equivocada, en cuyo caso hay que volver a empezar. CONSERVACION: Los archivos de la administracin debern implementar un sistema de conservacin en cada una de las fases en el ciclo vital de los documentos, en los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes, se deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma y mantenimiento del soporte y texto mediante medidas de restauracin de los documentos de archivo. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION: Conservacin de documentos. Comprende las estrategias y tcnicas especficas, relativas a la proteccin de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daos y el abandono de los documentos. FACTORES DE DETERIORO DE DOCUMENTOS: El deterioro del papel son aquellas condiciones de tipo fsico qumico y bioqumico que alteran la estructura del papel son: 1. Altas Temperaturas 2. Humedad relativa elevada. 3. Infeccin por mohos (hongos), bacterias, insectos, roedores.

Altas Temperaturas. de condiciones ptimas

Los microorganismos requieren para su desarrollo de temperatura, humedad y concentracin de nutrientes.

Los Mohos (Hongos).

Son microorganismos vegetales de estructura compleja crecen en forma de redes de fibras entrelazadas llamadas "micelios" y levantan cuerpos fructferos que producen esporas de mohos, las bacterias y los mohos prosperan en condiciones calurosas y hmedos.

Los Insectos Roedores.

Son destructivos en documentos y libros, causan deterioro fsico y las condiciones para que los mohos y bacterias ataquen la estructura del papel. Generalmente se controlan los insectos y roedores por medio de la fumigacin con productos qumicos tales como: El bromuro Metilo, El Oxido de Etileno y el Oxido de Propileo en preparaciones adecuadas, as como productos insecticidas en aerosol tareas preventivas contra el deterioro que no se han aplicado en las oficinas del Registro Civil Municipal, la apariencia amarillenta es un ndice del grado de deterioro del papel. Por todo lo anterior, El Registrador Civil Municipal debe velar porque los libros de Inscripcin del Registro Civiles mantengan debidamente ordenado en sus respectivos estantes procurando mantener las condiciones ambientales adecuadas para evitar su deterioro y con el apoyo de las autoridades centrales del RNP, que se implementen peridicamente las medidas preventivas para evitar el deterioro de los documentos. UNIDADES DE CONSERVACION: Los documentos de un archivo deposito no se colocan nunca directamente sobre la estantera o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservacin, cuya finalidad es protegerlos del roce, el polvo, la luz o cualquier otro agente que atente a su buena conservacin. DEPOSITOS DE ARCHIVO: Local o lugar destinado exclusivamente para la administracin, organizacin de los documentos de archivo.